EDUARDO BURBANO ARCOS

APRENDIZ EDUARDO BURBANO ARCOS

IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentación de procesos

1) Selección del orden de la documentación: defina mediante una gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.

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2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccione el que debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente debe iniciar su completa documentación, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.

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A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

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CARACTERÍSTICAS DE UN PROCESO Objetivo: Propósito del proceso, que es lo que se pretende lograr o

alcanzar. Responsable: Persona que orienta, observa y mantiene el proceso bajo

control y asigna los recursos necesarios para lograr el objetivo Alcance: determinar la responsabilidad del proceso, de tal manera queFacilite la labor; establece el inicio y el fin del proceso, hace referencia a laprimera y última actividad, puede orientas sobre las inclusiones o exclusiones que afectan el objetivo.

Insumos: Todo lo que requiere como materia prima para ser transformada en producto final. También se requiere como insumo la información necesaria para la transformación y la retroalimentación que permite hacer ajustes al proceso. Se debe determinar quien provee los insumos (cliente interno o externo) y si es posible el producto que provee, para saber con quién interactúa o a quien se dirige para establecer los requisitos.

Productos: Todo lo que entrega el proceso para un cliente (interno oexterno) y que debe responder a las necesidades identificadas para éste,puede ser tangible si es un bien o intangible si es un servicio.

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Se debe conocer a quien se le entrega el producto (cliente interno oexterno), cual es el proceso que lo requiere para saber con quién interactúa.

Recursos: Todo aquello que permite transformar los insumos en productos,clasificados como mano de obra, maquinas, medios logísticos o tecnologíadura o blanda, es decir todo lo que se utiliza pero que no se consume através de la transformación

Duración: Para el cliente es importante la oportunidad en la respuesta o eltiempo que se demora en entregar el producto (tiempo transcurrido desde laactividad de inicio, entrada del insumo, hasta la actividad identificada comofin) entrega del producto o tiempo del ciclo.

Capacidad: Lo que el proceso puede entregar en el tiempo determinado porla duración y establecido como volumen o cantidad de unidades entregadasen relación con el producto ofrecido o las establecidas en los indicadores degestión

Actividades: Acontecimiento específico que se deben ejecutar durante eldesarrollo del proceso (planeación, ejecución, control y retroalimentación).

B. Realice los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación, mantenimiento y mejora continua.

Manual de Calidad: es el documento que específica el Sistema de Gestión de la Calidad, en él se detalla el alcance del sistema de gestión de la calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión, o referencia a los mismos así como la descripción de la interacción entre sus procesos.

Mapa de Procesos: Representación gráfica de la identificación de los procesos de la entidad y se definen sus interacciones. Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operación y los indicadores necesarios para garantizar su control. Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes  procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia como son los formatos e instructivos:           Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos. 

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Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.

 Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en el procedimiento para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros. Todos los documentos del Sistema son controlados de acuerdo a lo establecido por el Procedimiento de control de documentos.

3) Escriba las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

CONCLUSIONES

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en este trabajo analizamos y conocimos afondo la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad

aprendimos que la adecuada implementación del sistema de gestión de la calidad en las organizaciones se desarrolla a partir el manual de calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos, Registros del Sistema.