1. GESTIN DOCUMENTAL II TAREA CECILIA LAITON GALEANO DILSA LAITON GALEANO ELSA OJEDA HERRERA DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDO CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA CIDBA - A.V.A. ARMENIA COLOMBIA 2013

2. TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN OBJETIVOS ACTIVIDADES: TAREA 1. Elabore una tarea, en la cual usted le va a explicar a sus compaeros de manera creativa lo siguiente: 2. 3. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas? 4. Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin? 5. Explique en forma escrita y mediante imgenes o fotografas, cada uno de los procesos de la Gestin Documental con su definicin, normatividad y actividades. 6. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestin Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. 7. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012. 8. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. 9. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico) 10. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. 11. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. 3. INTRODUCCION El presente trabajo tiene como finalidad fortalecer nuestro inters por temas especficos contribuyentes como estudiantes C.I.D.B.A y vamos a conocer los procesos de un programa de gestin documental, conocer sobre el ciclo vital de los documentos, sus fases y etapas, conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia, aprender sobre el decreto 2906 de 2012, identificar como se clasifican los archivos y los valores de los documentos. 4. OBJETIVO GENERAL Lograr conocer e interpretar todas las herramientas existentes en el rea de Gestin documental y as entender y poner en practica todos los procesos de un programa de gestin documental y otros temas de gran inters OBJETIVOS ESPECFICOS Conocer los procesos de un programa de gestin documental Aprender el ciclo vital de los documentos Conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia Aprender sobre el decreto 2906 de 2012 Identificar como se clasifican los archivos 5. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas?. Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida til. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creacin), vida productiva (trmite y vigencia), tercera edad y destino final. 6. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DEFINICION Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin , centrales e histricos. 7. IMPORTANCIA DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EN ORGANIZACIONES Gestionar los procesos o programas de gestin documental para promover la conservacin adecuada de toda la documentacin escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilizacin de procedimientos y operaciones Archivsticas. 8. FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 1) Control de Ingreso de la Documentacin. 2) Organizacin del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). 3) Conservacin. 4) Servicio y Control de Prstamo de los documentos. 5) Seleccin y Traslado de la Documentacin al archivo central. 6) Digitalizacin de los Documentos. 7) Atencin de consultas sobre informes estudiantiles. 8) El rea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada conservacin y el control en la produccin documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. 9. SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Recepcin de correspondencia Radicacin de correspondencia Distribucin de la comunicacin al rea correspondiente 10. origen creacin diseo 11. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. 12. Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales 13. comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. Artculos 4, 6, 9 y 14 14. No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda . Circular Interna AGN No.13 de 1999 15. NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir . 16. Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad NTC 4436 17. La correspondencia y dems formas de comunicacin privadas son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Artculo 15. Prrafo 3 18. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica Decreto 2150 de 1995 Artculos 1, 11 y 32 19. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. 20. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculo Sptimo: Comunicaciones Internas Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean stos manuales o automatizados. 21. . Actividad dentro del proceso de Gestin Documental, cuyo fin radica en garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 22. Decreto 22 9 de 1995 Servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 21 50 de 1995 Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin. Acuerdo 06 0 de 2001 Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distrib ucin de las comuni caciones oficiales 23. 3. DISTRIBUCIN Documentos Externos Documentos Internos Documentos Envidos Identificacin de dependencias destinatarias segn competencia Clasificacin, organizacin, enrutamiento y reasignacin de las comunicaciones a las dependencias competentes Registros de control de entrega Identificacin de Dependencias Enrutamiento de documentos a dependencias competentes Registro de control de entrega de documentos internos Definicin de medios de distribucin, (fax, correo electrnico, pgina web, trmite en lnea, correo tradicional, apartado areo,). Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Gestin correo tradicional: Normal, certificado, especial Peso y porteo. Control y firma de guas y planillas de entrega Control de devoluciones. Organizacin de mensajera interna Registro de control de envo de documentos 24. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Constitucin Poltica. Artculo 23. Reglamentacin trmite peticiones.Ley 58 de 1982 Derecho de peticin. Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22. Artculo 25. Derecho de turno. Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. . Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8 26. Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 1. Recepcin de solicitud o trmite Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto 2. Respuesta 27. Documentos de archivo electrnico Los sistemas de gestin de documentos electrnicos deben permitir que los documentos sean gestionados an cuando hayan sido creados con medidas de proteccin como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrnicas y cualquier otro procedimiento informtico 28. confiere es un deber de cada servidor publico custodiar y cuidar los documentos e informacin. Articulo 34 ley del 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Segn Acuerdo AGN No. 042 Octubre 31 de 2002. Artculo segundo. Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin.Acuerdo AGN No. 042 Octubre 31 de 2002 29. Articulo 3 Definiciones Tabla de retencin documental Funcin archivstica Ley 80 de 1989 Articulo 2. Fija las polticas para establecer los reglamentos para garantizar la organizacin y conservacin del patrimonio documental. Ley 594 de 2000 Articulo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin documental. Sera obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin. Ley 294 de 2000 30. Esto nos permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin. Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. 31. CONSTITUCION POLITICA Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra. Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. 32. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales. Artculo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo. Artculo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarn dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extender, pero se reservar en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregrsele al interesado. De los certificados se dejar copia en un libro de papel comn. 33. Artculo 320 Todo individuo tiene derecho a que se le den copias delos documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carcter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn la Constitucin o la ley tengan carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. 34. CONSULTA DE DOCUMENTOS DEFINICION: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. 35. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. 36. "... Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsin del dao o a la correccin del deterioro" 37. Cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevencin y restauracin. 38. Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final. Decreto 1798 de 1990 Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. 39. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservacin. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos. 40. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. 41. Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de y valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin. (AGN, 2006) Qu es la disposicin Final? 42. Encuesta documental Normatividad retrospectiva y vigente Grupo Interdisciplinari o La disposicin final es una de las actividades ms delicadas dentro del proceso de elaboracin de la TRD y/o TVD, pues implica la toma de decisiones sobre la disposicin de los documentos, lo cual resulta, para los casos de seleccin y eliminacin, procesos irreversibles. 43. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Constitucin Poltica de 1991 Artculo 63. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin. Constitucin Poltica de 1991 Artculo 70. 44. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura Constitucin Poltica de 1991 Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado Constitucin Poltica de 1991 Artculo 71. Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936. Proteccin del patrimonio documental y artstico. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. 45. Proceso de la gestin documental Vs Programa de gestin documental 46. DECRETO 2609 DE 2012 Este decreto aplica a todas las entidades pblicas en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, las entidades del estado en las diferentes ramas del poder. La norma se aplica a cualquier tipo de informacin producida o recibida por las entidades pblicas en cualquier soporte (fsico o electrnico) y que se conservan en los diferentes archivos. Es responsabilidad de los empleados pblicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestin de documentos. La coordinacin de la gestin documental se realizara por la secretaria general a travs la oficina de archivo, la gestin de los documentos se rige bajo los siguientes principios: Planeacin, eficiencia, economa, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupacin, vinculo archivstico, proteccin del medio ambiente, autoevaluacin, coordinacin y acceso, cultura archivstica, modernizacin, interoperabilidad, orientacin al ciudadano, neutralidad tecnolgica, proteccin de la informacin y los datos. 47. Las entidades deben formular una poltica de gestin documental con los siguientes componentes: marco conceptual, conjunto de estndares, programa de gestin de documentos, cooperacin, articulacin y coordinacin de las diferentes reas. Para la buena gestin de los documentos hay que tener en cuenta las etapas de creacin, mantenimiento y administracin de los documentos, la gestin de los documentos se realizara a partir de los instrumentos archivsticos como el cuadro de clasificacin, tabla de retencin documental, programa de gestin documental, plan institucional de archivos, inventario documental, gestin de documentos electrnicos, mapas de procesos, tablas de control y acceso. La gestin de los documentos debe contemplar los procesos de Planeacin, produccin, gestin y trmite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos, preservacin a largo plazo y valoracin. 48. IMPORTANTE Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestin documental a largo, mediano y corto plazo, la implementacin y seguimiento del PGD es responsabilidad del rea de archivo de la entidad, la entidad debe tener un plan de capacitacin en el alcance y desarrollo del PGD. 49. DECRETO 2609 DE 2012 Las entidades deben tener un sistema de gestin de documentos que les permita organizar, establecer plazos de conservacin, garantizar la autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los documentos y sus agrupaciones documentales. Las caractersticas que debe tener un sistema de gestin documental son confiabilidad, interoperabilidad, seguridad, metadescriptores, adicin de contenidos, diseo y funcionamiento, gestin distribuida (importar y exportar masivamente los documentos hacia otros sistemas), disponibilidad y acceso, neutralidad tecnolgica a travs de estndares que no dependan de la tecnologa. Los sistemas de archivo electrnico deben velar por la disponibilidad y legibilidad, visualizacin e interpretacin de los documentos al igual que su conservacin a largo plazo, se debe asegura una integridad de la informacin en los sistemas de gestin de archivos. 50. DECRETO 2609 DE 2012 La gestin de documentos electrnicos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservacin para mantener su valor testimonial, las caractersticas de los documentos electrnicos de archivo deben tener las siguientes caractersticas, contenido estable, forma documental fija, vinculo archivstico y equivalencia funcional. Para garantizar la presuncin de autenticidad de los documentos electrnicos de archivo las entidades deben definir los procedimientos de proteccin para evitar la prdida o corrupcin de los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamiento y tecnolgico. Se debe garantizar que los documentos de archivo electrnico generados por la entidad no sea modificados a lo largo del ciclo vital mediante la utilizacin de sistemas de seguridad con el fin de conservar a largo plazo 51. DECRETO 2609 DE 2012 La fiabilidad de los documentos electrnicos de archivo es una representacin completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio, los documentos electrnicos y la informacin contenida en ellos debe estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren su registro o medio de registro original, para la conservacin y preservacin de los documentos electrnicos se puede conservar los documentos en sistema anlogo y digital, se debe garantizar la conservacin a travs del ciclo vital del documento electrnico. Los expedientes electrnicos como unidad mnima de archivo deben reflejar a secuencia de la diligencia dentro de un mismo trmite, se adoptara programas de foliacin de expedientes electrnicos. 52. DECRETO 2609 DE 2012 Por ltimo el archivo general de la nacin realizara inspecciones sobre la implementacin y el funcionamiento del programa de gestin documental de las diferentes entidades. 53. DECRETO 2609 DE 2012 54. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. En esta circular habla de la adquisicin de tecnologas en la gestin documental, donde condiciona las entidades que quieren desarrollar un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA). Se deben tener en cuenta los lineamientos consignados en la circular 004 de 2010, donde estable los estndares mnimos en procesos de administracin archivos y gestin de documentos electrnicos. Adems las entidades que requieran adelantar el desarrollo de un SGDEA, debern atender las recomendaciones hechas por el AGN. Las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas deben tener en cuenta los requerimientos de cada entidad y las normas NTC ISO15489-1, NTC ISO15489-2 y el modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos, adems las directrices del consejo internacional de archivos. Para dar cumplimiento a la conservacin de documentos de patrimonio documental del pas deben adoptar estndares de calidad que aseguren su conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo. El SGDEA debern contemplar instrumentos archivsticos como cuadros de clasificacin documental y tablas de retencin documental, armonizando la gestin documental de ambientes fsicos y 55. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico) Archivo de gestin. En este momento el documento va desde su creacin o gestacin hasta cumplir la totalidad del trmite que lo origin. Este momento comprende: Los procesos archivsticos estn ligados al programa de gestin documental, el cual establece los siguientes procedimientos: Produccin documental Recepcin de documentos Distribucin de documentos Tramite de documentos Organizacin de documentos Consulta de documentos Conservacin de documentos Disposicin 56. Archivo central: es aquel donde intervienen propiamente el control y la administracin de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional En esta etapa llevamos a cabo los siguientes procesos Administracin Organizacin Seleccin Descripcin Conservacin Servicio Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explcitamente dice su texto o va implcito en su tipo documental. La vigencia es el momento central en la vida de un documento. 57. Por qu concluye la vigencia? Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. Por disposicin Legal. Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. Porque desaparece el objeto fsico que da razn de ser al documento. Por enterarse del documento, como en el caso de los documentos de carcter informativo. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha. Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es necesario retener el documento (por precaucin) antes de decidir su destino final. 58. Archivo histrico: Es el momento de la conservacin permanente de los documentos con fines histricos de carcter administrativo, poltico, econmico, investigativo o cultural que impiden su destruccin. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institucin. Se habla as mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos, por su trascendencia histrica ms all del mbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservacin del patrimonio cultural. 59. VALOR DOCUMENTAL Valores Primario y Secundario Valores Los valores del documento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado , lo que se denomina Valor Primario ; y adems de la utilidad que puede tener con posterioridad, lo que es el Valor Secundario . Estos son los valores ms reconocidos pero existen otros que pueden desglosarse segn la etapa en la que se encuentre. 60. ARCHIVO DE GESTION Valor Administrativo Es un valor primario , por cuanto el documento da cuenta de una gestin o actividad que requiere ser atentida y que tiene un curso propio, este valor permanece hasta la gestin para la cual fue creado llegue a su fin. ARCHIVO CENTRAL Valor Legal, Jurdico o Probatorio Despus de finalizado el valor administrativo el documento conserva un valor probatorio , es decir es un comprobante legal y jurdico de que la gestin existi o de que la actividad de la que da cuenta se produjo, y testifica la fecha y el lugar en que se sucedi el evento. Este valor tiene trmino en unos tipos documentales y en otros es permanente. 61. ARCHIVO HISTORICO Valor Histrico y Cultural Estos son valores secundarios del documento. Cumplido su ciclo vital, algunos documentos tendrn un valor cultural e histrico permanente y pasaran a formar parte del patrimonio documental, los que no tienen este valor son destruidos al finalizar su ciclo vital, esto es al perder su valor primario. IMPORTANTE: Otros Valores Otros autores diversifican ms las categoras de valor, incluyendo valor fiscal o financiero, pero este no es sino un valor administrativo especfico. De igual forma el Diccionario Terminolgico Archivstico adiciona el Valor Informativo , que es que tienen los documentos usados para consulta o investigacin; y el Valor Intrnseco que est relacionado con el contenido: firmas, sellos, circunstancias de produccin, etc. Pero el primero es un valor secundario y el ltimo es un valor primario. 62. Por su parte este decreto hace referencia a las obligatoriedad de la elaboracin e implementacin de tablas de retencin documental y tablas de valoracin segn la normatividad establecida por el AGN ASPECTOS IMPORTANTES 1. Las tablas tienen aplicabilidad en documentos fsicos y electrnicos. 2 se debe contar con un equipo de trabajo interdisciplinario para la elaboracin 3. Se deben actualizar e implementar de nuevo con cada actualizacin. 63. Es un decreto que modifica por completo la manera conceptual de la ordenacin, clasificacin y descripcin de las entidades. ASPECTOS IMPORTANTES 1. Incluye la documentacin electrnica 2. Estructura de manera clara cada uno de los procedimientos establecidos. 3. Establece mecanismos sistematizados y humanos para optimizar estas tareas. 64. En el desarrollo de la actividad se logr nuevos conocimientos sobre los proceso de un programa de gestin documental, el ciclo vital de los documento y su valor, la unidad de correspondencia importante en las organizaciones, conocer ms a fondo la nuevas normativas en materia archivstica. CONCLUSIONES