CURSO: GESTION DE PROYECTOS I

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO

SUSTENTABLE

TAREA 3:

CUESTIONARIO

M.V.Z. LUIS ROBERTO DIAZ ROMERO

TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS

ENERO, 2017

1. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos para desarrollar

la función de planeación. Proporcione algunos ejemplos específicos.

El gerente de un proyecto debe planear las actividades que se van a desarrollar para cumplir

el objetivo y lograr las metas; por ejemplo, una vez que tenga conformada alguna

actividades debe delegar las responsabilidades de cada función y actividad al equipo

colaborativo.

Además de conjuntar un equipo de responsables de las diferentes actividades y en conjunto

con ellos delimitar los alcances de cada un tarea a realizar.

El gerente debe hacer explicito a los participantes del proyecto cada una de las actividades

con el fin de mantener informados a todos como es que se llevaran a cabo las actividades y

esto de pauta para que se cumplan en tiempo y forma.

• Definir con claridad el objetivo del proyecto

• Realizar acuerdos con los clientes

• Comunicar al equipo

• Encabezar el desarrollo del plan

• Hacer participar al equipo

• Presenta el plan al cliente para su aprobación

• Realiza la administración del proyecto

2. Describa 10 acciones que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de realizar la

función de organización. Proporciónense ejemplos específicos.

• Informar a las personas que colaboran en el proyecto las actividades

específicas.

• Informar a todos los colaboradores los objetivos con claridad del proyecto.

• Delegar funciones

• Delegar responsabilidades a los coordinadores de actividades.

• Nombrar líderes de las distintas actividades.

• Motivar al equipo

• Mantener informado sobre los avances

• Organizar reuniones periódicamente con el fin de conocer los avances o

limitaciones de cada actividad.

3. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de desarrollar la

función de control. Proporcione ejemplos específicos.

• Pone en marcha un sistema de información

• Compara el progreso con lo esperado dentro del plan

• Distingue los logros

• Supervisa el avance de tareas asignadas entre el progreso y costo

• Realiza reuniones periódicas para la revisión del proyecto

• Lleva acciones correctivas en caso q el progreso sea menor al planeado

• Obtiene información y asesoría de los miembros del equipo para acciones

correctivas

• Identifica los problemas o conflictos para llevar a cabo acciones.

• Interviene y es proactivo resolviendo problemas antes de que empeoren

• Toma un papel de liderazgo en la planeación organización y control del

proyecto

• Hace participar a su equipo.

4. ¿Cuáles son algunas habilidades esenciales para un gerente de

proyectos efectivo? ¿Cómo se pueden desarrollar estas habilidades?

Un gerente de proyecto debe tener la capacidad de liderazgo, comunicación, debe permitir

el desarrollo de la personas colaboradoras, manejo de relaciones interpersonales, manejo

del estrés, administración del tiempo y destreza para la solución de problemas.

Para desarrollar estas habilidades se necesita vivir la experiencia de dirigir alguna

actividad, además de siempre buscar la opinión de otras peruanas escuchando y acepando

críticas o consejos de mejora, con la participación en programas de mejora, además de que

la lectura ayuda mucho a la destreza de ciertas habilidades.

• Obtener Experiencia

• Buscar retroalimentación

• Realizar una autoevaluación

• Entreviste a gerentes de proyectos

• Participar en programas de capacitación

• Unirse a organizaciones

• Leer

• Ofrecerse como voluntario

5. Describa por qué un gerente de proyectos necesita tener buenas habilidades de

comunicación oral y escrita.

Un gerente debe tener habilidad de comunicación oral para poder expresar las ideas del

proyecto a las personas colaboradoras, ya sea de forma directa o en forma escrita, bebe

hacer explícita la idea principal de cada objetivo para que en conjunto se lleve a cabo las

actividades y se logren cumplir en tiempo.

De esta manera lograra hacer reuniones periódicas y que se vean reflejados los avances y

logros obtenidos.

Se dice que se aprende más escuchando que hablando.

La mayor parte del tiempo escuchan las expectativas y las necesidades expresadas por el

cliente.Dentro de una comunicación efectiva necesita mantener informado y determinar si

existen cambios en las expectativas

Una comunicación efectiva establece la credibilidad y crea confianza. Para que el gerente

notifique si existe un cambio o reasignación de puesto temporal o definitivo

Es necesario mantener una comunicación constante para que los miembros estén

actualizados y si existieran cambios e realicen para reajuste.

Deberá crear un ambiente que fomente la comunicación oportuna y abierta

6. ¿Qué se quiere decir con los términos habilidades interpersonales?

Hace referencia a que a demás de la relación formal que se tenga con las personas

colaboradoras en el proyecto se debe tener un acercamiento informal para conocer las

capacidades de cada persona.

Esto ayuda a conocer los intereses personales y descubrir el sentir de las personas que

colaboran en el proyecto, de esta forma se puede elegir a los líderes de cada actividad y

delegar responsabilidades.

Son las habilidades con las cuales el gerente cuenta para poder desarrollar una relación con

cada persona del proyecto y que de esta manera exista una cordialidad y de esta manera

conozca la manera de pensar, las preocupaciones, como se sienten en relación a distintos

ámbitos entre ellos el trabajo así como puntos de vista q favorezcan al proyecto.

De esta manera influirá sobre el pensamiento y las acciones de otros para llegar al fin

común q es el éxito.

7. ¿Cuáles son algunas de las cosas que puede hacer un gerente de proyectos para

ayudar a crear un ambiente en el que un equipo de proyectos se sentirá motivado?

Programar reuniones colaborativas en las que se expresen las experiencias durante la

ejecución de las distintas actividades, puede hacer reconocimientos verbales y/o

recompensas.

De igual forma se puede organizar reuniones de carácter social para dejar de lado la

tensión que pueda crear el desarrollo del proyecto y generar un ambiente sin estrés dentro y

fuera del trabajo.

• Brindarles los recursos necesarios y ejercer control sobre ellos

• Ofrecer estímulos a los miembros del equipo

• Demostrar su interés sincero en su trabajo y ofrecer reconocimiento y

apreciación de su progreso

8. ¿Qué se quiere decir con el término delegar? ¿Por qué delegar es esencial para la

administración de proyectos? Proporciónense algunos ejemplos.

Delegar incluye dar autoridad tanto al equipo de proyectos para que logré el objetivo del

proyecto, como para cada miembro del equipo y así obtener los resultados esperados de su

área de responsabilidad

La delegación es indispensable para un gerente de proyectos efectivo, es parte de su

responsabilidad para la organización del proyecto de esta manera asegura el desempeño

efectivo por parte del equipo y crea condiciones necesarias para la cooperación y trabajo en

equipo

Se les debe de otorgar la autoridad para tomar decisiones con relación al uso de recursos

siempre y cuando se mantenga dentro de las restricciones impuestas por el presupuesto. Se

debe tomar en cuenta la selección de los miembros mejor calificados para la realización ya

que de eso dependerá la autoridad para realizar cada tarea

Seleccionar a ciertas personas que tengan mayor habilidad, potencial y capacidad y darles

autoridad para ejecutar ciertas actividades.

Dentro de un proyecto es importante y fundamental delegar responsabilidades para que

cada actividad se cumpla tal y como se estipula desde el inicio, de igual forma que se

aligere un poco la carga de trabajo del gerente del proyecto y de esta forma se tenga una

mejor organización.

9. ¿Cuáles son algunas barreras a la comunicación?

El no hacer una planeación estratégica del proyecto, no comunicar a los miembros del

equipo las actividades de forma clara así mismo los objetivos. El no tener un acercamiento

con los encargados de realizar las actividades y no conocer los avances de las mismas o no

conocer los obstáculos que se van presentando.

• Tiene más interés personal en la tarea o pieza que lo puede hacer mejor o más

rápido el mismo

• Carece de confianza en la capacidad de otros para hacer el trabajo

• Teme perder el control del trabajo y no sabrá q sucede

• Los miembros del equipo temen a la crítica por los errores o carecen de

confianza en sí mismos

10. ¿Por qué es importante administrar el cambio durante un proyecto?

La repercusión que tiene un cambio sobre el logro del objetivo del proyecto depende de

cuando se identifica el cambio durante el proyecto, por lo general mientras más tarde se

identifican los cambios en el proyecto mayor es su efecto sobre el logro del objetivo

Es importante administrar el cambio desde su concepción identificando la magnitud, si es

un cambio significativo o insignificantico ya que de esto dependerá el rumbo del proyecto.

Los cambios significativos pueden incluso hacer que un proyecto fracase, sin embargo si el

cambio es detectado a tiempo puede redireccionarse el proyecto y cumplir los objetivos del

mismo.

11. Describa algunas formas en las que un gerente de proyectos pueda hacer que un

proyecto sea más divertido y que los miembros del equipo se

sientan más comprometidos.

Invitando a todo el equipo a la participación activa en reuniones, solicitando ideas para la

mejora del proyecto, ideas que aligeren las actividades, motivando a los compañeros a

desarrollar el proyecto de forma entusiasta. Además de motivarlos a sugerir acciones y

sugerencias de cada actividad.

• Comunicación abierta y un clima de confianza

• Tener respaldo y compromiso de los usuarios

• Proporciona respaldos y recompensas

• Mantener una capacitación y crecimiento constante para que tengan más

conocimientos y sean más valiosos

12. Piense en un proyecto en el que ha trabajado. Describa qué hizo el gerente para

que aquél fuera efectivo o ineficaz.

Trabajamos en un proyecto de elaboración de un departamento de capacitación hacia

servicios de alimentación en el sector público el cual fracasó ya que el gerente de proyecto

no puso los objetivos bien claros y a su vez no dio a conocer a todas las personas

involucradas en el proyecto. Aunado a esto el gerente del proyecto no desarrollo las

actividades en función de lo que el cliente estaba demandando. (Alma)

El proyecto en el que tuve la posibilidad de laborar manejo de manera eficaz la formade

trabajo en el cual los puntos mas importantes fueron los siguientes:

• Tuvo los objetivos claros

• Determino y delego responsabilidades por área

• A si como objetivos en especifico

• Tuvo contacto con el cliente para conocer las posibles mejoras o cambios

mientras se desarrollaba el proyecto

• Mantuvo comunicación constante con líderes de área así como personal en

general

• Promovió el trabajo en equipo con comidas y reuniones de convivencia

• Realizo reuniones para conocer puntos de vista y revisar el plan de trabajo

• Manejo metas a corto mediano y largo plazo para cumplir el objetivo

• Incentivo en base a metas cumplidas al personal