TAREA UNIDAD UNO

CHRISTIAN DARWIN TÉLLEZ ALARCÓN 80084575 - III Semestre G1

Profesora LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Gestión Documental I G1

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA 2012

INTRODUCCIÓN

Gracias a la Gestión Documental conocemos los procedimientos y

reglamentación para el tratamiento de la documentación producida o recibida

por una organización pública o privada. Todo esto con el fin de asegurar que la

historia, operaciones y actividades de una empresa o un país se registren

adecuadamente, y que se pueda acceder a dicha información de forma ágil,

precisa y oportuna.

1. Como se originó la Gestión Documental.

La Gestión Documental se origina hace miles de años porla necesidad de

organizar, conservar y administrar los documentos en las bibliotecas más

antiguas en los siglo XV al XIX, estos se organizaban de forma muy sencilla

por categorías; posteriormente cuando llega el sistema decimal vemos un

gran avance en el orden especialmente de los libros en las bibliotecas, pero

en el área de los documentos producidos por una institución, empresa o

persona aun no se veía un método para la administración, organización de

estos. Después debido ya a la gran cantidad de información (soporte papel)

que habían en las empresas y bibliotecas; se desarrolla la Gestión

Documental progresivamente juntocon la evolución del ordenador (PC) en

los años 70, sistemas operativos Windows y Macintosh, los dispositivos de

almacenamiento de datos y bases de datos que alojan dichos documentos

en los años 80. A partir de ese momento se pretendió digitalizar la

documentación y gracias a la evolución de las tecnologías de la información

y la comunicación vemos un apoyo a la clasificación y sistematización de

los documentos.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del

concepto que emite el Archivo General de la Nación.

La Gestión Documental trata el control, conservación, mantenimiento,

eliminación y recuperación de toda clase de documentación producida o

recibida por una entidad, de acuerdo a unos parámetros establecidos por

una entidad reguladora gubernamental o internacional.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

• Documento: es todo aquello que contiene información cualquiera se su

soporte y que da testimonio de algún hecho, pensamiento o creación de

algo por un ser humano.

• Documento Archivo: testimonio de una información producida o recibida

por una organización o persona de acuerdo a sus labores o rol

administrativo, fiscal, económico, científico, cultural o histórico.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue

creado?

El Archivo General de la Nación o Archivo Nacional de Colombia es una

entidad gubernamental colombiana vinculada al Ministerio de Cultura

encomendada a la organización y dirección del Sistema Nacional de

Archivos (SNA), para administrar la política archivística en Colombia y de

asegurar, proteger y salvaguardar el patrimonio documental del País y

ponerlo al servicio de la sociedad.

Fue convertido en Archivo General de la Nación gracias a la ley 80 del 22

de diciembre de 1989.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Es un conjunto de instituciones archivísticas públicas, privadas o creadas

por ley, que enlazadas entre sí facilitan la homogenización y normalización

de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de

información, la conservación del patrimonio documental y el acceso de los

ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el país.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos?

La Ley 594 de julio 14 de 2000 donde el Congreso de Colombia dicta la Ley

General de Archivos y otras disposiciones.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21?

Dice en términos generales que las entidades públicas deberán crear

programas de gestión de documentos, teniendo como alternativa el uso de

nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán vislumbrarse los

elementos y procesos archivísticos.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

• Valorar la importancia que tienen los documentos de archivosdentro de

cualquier institución sea pública o privada.

• Buscar la racionalización y control de la producción documental,

basándose en los procedimientos archivísticos, para evitar la producción

de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean

conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

• Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de

calidad que se empleen, para la preservación del medio ambiente.

• Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,

efectiva y exacta.

• Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización

como verdaderas unidades de información útiles no solo para la

administración sino también para la cultura.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental?

Los aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración de un PGD

son:

• Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos

en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y

eficiencia de la administración.

• Económicos: Análisis de condiciones de tipo económico, como la

reducción de costos provenidos de la conservación de documentos

innecesarios y laracionalización de los recursos propuestos para la

gestión documental.

• Archivísticos:aspectos considerados la base del programa; representan

a los dictados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de

documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del

documento, principios de procedencia y de orden original.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión

Documental?

Son ocho los pasos o procesos que están interconectados y se desarrollan

en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del

documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico) dentro de

un PGD estos son:

• Producción

• Recepción

• Distribución

• Tramite

• Organización

• Consulta

• Conservación

• Disposición final de documentos

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Ya que las TRD son un instrumento archivístico fundamental que permite la

racionalización de la producción documental y la institucionalización del

ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico

de las entidades, son de gran importancia debido a que son elaboradas y

acogidas para la ejecución del Programa de Gestión Documental, siguiendo

aspectos del Acuerdo AGN 039 de 2002 y etapas como:

• Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales:

estructura organizacional, organigrama vigenteresoluciones etc.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos para

conocer unidades documentales.

• Análisis e interpretación de la información recolectada:identificación de

valores de la documentación, creación y establecimiento de tiempo de

retención y permanencia de series y subseries con sus respectivos tipos

documentales en todo el ciclo vital.

• Elaboración y presentación de la Tabla de RetenciónDocumental para su

aprobación:estopor parte del jefe de archivo para que el comité de

archivo avale la propuesta y las secretarias generales evalúen y

aprueben.

• Aplicación: el representante legal expedirá el acto administrativo, que

ordene su aplicación, la unidad de Archivo capacitará a todos los

servidores públicos de la entidad para la aplicación de la TRD,

documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención

Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el

Presidente del Comité de Archivo o Jefe de Archivo

• Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental:

hecho por la unidad de archivo de cada entidad mediante un

cronograma, además cualquier modificación debe ser acreditada por el

comité de archivo.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce

la implementación de un Programa de Gestión Documental para las

empresas.

Es importante la implementación de un PGD porque reduce costos y

tiempo, ya que evita la acumulación de documentación innecesaria y

optimiza los procesos administrativos dentro de una empresa, algunas de

las ventajas más notables son:

• Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

• Disminución del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

• Descenso de los costes de archivado.

• Búsqueda y recuperación más rápida de un documento.

• Acceso concurrente a un documento.

• Mejora de atención a los clientes.

• Reducción de costes legales.

• Disminución de costes de acceso a la documentación.

• Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión

documentalespecíficos.

• Aumento en la satisfacción de los usuarios internos.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de

Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es

necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas

proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como

las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un

cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su

explicación.

Se toman como ejemplo algunos artículos de la Constitución Política de

Colombia relacionados:

Articulo 8 “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”

Tenemos los documentos históricos que hacen parte de nuestra riqueza patrimonial y debemos conservarlos.

Artículo 15 Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre.

Todos contamos con documentos personales que tenemos el derecho a conservar.

Articulo 20 “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir supensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.

Si nosotros requerimos una información tenemos el derecho a pedirla y a recibirla sin restricciones.

Articulo 23 “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a lasautoridades por motivos de interés general o particular y a obtener prontaresolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizacionesprivadas para garantizar los derechos fundamentales”

Como administradores de una unidad de información o documentación debemos recibir las peticiones que necesite un usuario y darle valor y solución respectiva.

Articulo 27 “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”

El producto intelectual de alguien no es exclusivo de una entidad tenemos acceso a dicha enseñanza, investigación etc.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos.

Algunos derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos están contemplados en:

Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clínicas.

Ley 39 de 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.

Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor.

Ley 57 de 1985 Sobre publicidad y acceso a documentos públicos.

Ley 63 de 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

Ley 6 de 1992 (Art. 74) uso y valor probatorio al disco óptico en documentos probatorios.

Decreto 22150 de 1995 Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y trasmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares entre otros.

Decreto 1094 de 1996 Facturas electrónicas

Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de empleados

Bibliografía

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. El AGN. [En línea] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1057 (consultado: 15 de octubre de 2012) ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Sistema nacional de Archivos. [En línea] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1180 (Consultado: 15 de octubre de 2012) ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Normatividad: Ley 594 de julio 14 de 2000. [En línea] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 (Consultado: 15 de octubre de 2012) MEJÍA MIRIAM Y OTROS. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 2005. http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site=agn&bn=agn_privadoagn ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la implementación de un Programa deGestión Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. 2006. p. 22-28 IBAI SISTEMAS. (2003). [Página Web en Línea]. Disponible en: http://www.ibai-intranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_gestion_documental.php