Sistema de Gestión de la

Calidad

Centro: Gestión y Asistencia Administrativa

Programa de Formación: TECNOLOGO EN GESTION UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Proyecto Asociado: Optimizacion de un sistema de información utilizando herramientas tecnológicas.

Fecha: Agosto 9

Versión:100

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1. A continuación se le solicita leer, comprender, definir con sus propias palabras los siguientes términos:

2. . De acuerdo a la empresa escogida, identifique cada uno de los siguientes términos

A. Misión: es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe, es la determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un la empresa para conseguir tal misión. Con la misión conoceremos el negocio al que se dedica la empresa hacia que negocios puede ir encaminada, debe r de l mano con la visión y los valores.la misión nos ayuda a tener una identidad clara y determinada, ayuda a establecer el carácter de la organización haciendo que los trabajadores la respeten en cada una de sus acciones.

Aporta estabilidad y coherencia en las operaciones realizadas, la misión nos indica el ámbito en el que la empresa se va a enfocar, permitiendo tanto a clientes como a proveedores, cómo a personas externas, conocer el área que abarca la empresa.

B. Visión: Es lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización, la visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones que componen l organización, tanto internos como externos. Sé trata de crear un sueño de lo que debe ser el futuro de la empresa, la importancia de la visión es una fuente de inspiración para la empresa y para los miembros que la componen.

C. Objetivos: es una situación deseado que la empresa intenta lograr, son enunciados escritos sobre cosa que se quieren alcanzar en un periodo determinado, las razones para establecer objetivos son: permite enfocar esfuerzos hacia una misma dirección, sirve de guía para la formulación de estrategias, sirve de guía para la asignación de recursos, sirve de base para la realización de tareas y actividades en la empresa, permite evaluar resultados obtenidos con los objetivos propuestos.

De acuerdo al alcense del tiempo podemos decir que los objetivos se pueden clasificar en: Objetivos de largo plazo: sirven para definir el rumbo de la empresa, se hacen generalmente para un periodo de cinco años y tres como mínimo. Objetivos de mediano plazo: son objetivos a nivel de áreas y departamentos, se hacen para un periodo entre uno a tres años. Objetivos de corto plazo: son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en función de los objetivos a mediano plazo, con un plazo no menor un año.

D. Políticas: es un conjunto de normas o de reglas establecidas por l dirección de l misma para regular diferentes apartados del funcionamiento de la empresa. Estas normas pueden incluir desde el comportamiento de los empleados ante clientes hasta la forma de vestir de los trabjadores,estas normas deben ser cumplidas en todo momento.La política de información es un elemento básico para el desarrollo profesional y personal de los empleados, permite conseguir una mayor adecuación

entre los objetivos individuales y los empresariales.

E. Estructura organizacional: (organigrama) es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Para cualquier empresa logre tener un desempeño apropiado, ampliar su cobertura y atrapar así mismo favorable calidad de sus productos.

F. Cultura de la Unidad administrativa:

E. Metas: son propósitos que uno se hace tanto a nivel personal como a nivel colectivo, por ejemplo en una empresa se busca satisfacer las necesidades de los empleados y de todas las personas que trabajan en conjunto para formar esa meta, las metas tiene que estar unidas a los objetivos ya que es lo que hace que salga a frote una meta, para alcanzar esa meta se debe escalar muchos peldaños y ser contante en lo que se hace para que se cumpla la meta en las empresas se debe ayudar unos a otros para cumplir las metas de la empresa.

F. Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido. Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

G. Eficiencia. Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.

H. Actividad Económica: Cualquier proceso mediante el cual obtenemos productos, bienes y los servicios que cubren nuestras necesidades.

Las actividades económicas son aquellas que permiten la generación de riqueza dentro de una comunidad (ciudad, región, país) mediante la extracción, transformación y distribución de los recursos naturales o bien de algún servicio, teniendo como fin la satisfacción de las necesidades humanas.

I.Recursos: Los recursos empresariales son los siguientes:

- Recursos materiales: Son los físicos como construcciones, maquinas, equipos instalados, herramientas, materiales consumibles, materias primas etc.

- Recursos financieros: Son los monetarios como el dinero en cajas o en bancos, los créditos, las cuentas por cobrar, etc.

- Recursos humanos: Son las personas que trabajan en la empresa desde el presidente o director, general hasta el más humilde de los operarios.

- Recursos tecnológicos: Son todos los elementos que la empresa utiliza para colocar sus productos en el mercado, así como para planear, organizar, dirigir y controlar sus actividades. Para administrar cada uno de los recursos empresariales, es necesaria un

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área específica de la empresa.

Es pertinente aclarar, que se debe distinguir , entre los recursos empresariales asociados a la creación o a la dirección de una empresa, que serian obra de un individuo y los recursos de dirección, ligados a un grupo de hombres que ejercen en común las responsabilidades de los dirigentes de una empresa.

ECOPETROL

Misión Grupo Empresarial

Encontramos y convertimos fuentes de energía en valor para nuestros clientes y accionistas, asegurando la integridad de las personas, la seguridad de los procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo al bienestar de las áreas donde operamos, con personal comprometido que busca la excelencia, su desarrollo integral y la construcción de relaciones de largo plazo con nuestros grupos de interés.

Visión al 2020 del Grupo Empresarial

Ecopetrol, Grupo Empresarial enfocado en petróleo, gas, petroquímica y combustibles alternativos, será una de las 30 principales compañías de la industria petrolera, reconocida por su posicionamiento internacional, su innovación y compromiso con el desarrollo sostenible.

ObjetivosDe acuerdo con los Estatutos Sociales, el objeto social de Ecopetrol S.A."es el desarrollo, en Colombia o en el exterior, de actividades comerciales o industriales correspondientes o relacionadas con la exploración, explotación, refinación, transporte, almacenamiento, distribución y comercialización de hidrocarburos, sus derivados y productos.

Adicionalmente, forman parte del objeto social de Ecopetrol S.A.:

1) La administración y manejo de todos los bienes muebles e inmuebles que revirtieron al Estado a la terminación de la antigua Concesión De Mares. Sobre tales bienes tendrá, además, las facultades dispositivas previstas en la ley.

2) La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o campos petroleros que, antes del 1º de enero de 2004: a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o, b) estaban siendo operadas directamente por Ecopetrol S.A.

3) La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros que le sean asignadaspor la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH-.

4) Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior, directamente o a través decontratos celebrados con terceros.

5) Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o petroquímico de loshidrocarburos, sus derivados, productos o afines, en instalaciones propias o de terceros, en el territorio nacional y en el exterior.

6) Compra, venta, importación, exportación, procesamiento, almacenamiento, mezcla, distribución, comercialización, industrialización, y/o venta de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines, en Colombia y en el exterior.

7) Transporte y almacenamiento de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines, a través de sistemas de transporte o almacenamiento propios o de terceros, en el territorio nacional y en el exterior, con excepción del transporte comercial de gas natural en el territorio nacional.

8) Realizar la investigación, desarrollo y comercialización de fuentes convencionales y alternas de energía.

9) Realizar la producción, mezcla, almacenamiento, transporte y comercialización de componentes oxigenantes y biocombustibles.

10) Realizar la operación portuaria.

11) Realizar cualquier actividad complementaria, conexa o útil para el desarrollo de lasanteriores.

12) Garantizar obligaciones ajenas cuando ello sea estrictamente necesario dentro del giro de sus negocios y en el marco de su objeto social, previa autorización de su Junta Directiva".

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