Técnicas de Planeación y Control

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL

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Sesión No. 10

Nombre: Sistemas de control administrativo. Primera parte.

Objetivo: Al finalizar la sesión, los estudiantes podrán analizar una organización

tomando como base los síntomas que muestran que pueden estar fuera de control y en

qué grado.

Contextualización

¿Cómo podrías determinar si una organización aplica el control o está fuera de control?

A lo largo del tema, has visto que en el

proceso de planeación se estipulan las

acciones y estrategias para efectuarlas y

poder dar cumplimiento a los objetivos que

quieren alcanzarse.

La etapa de control es una parte

fundamental en el proceso administrativo. Con la planeación se comienza y con

el control se finaliza.

Por lo tanto, durante la sesión será relevante que te quede claro la relación entre

planeación y control, en qué consiste éste y su influencia en las estrategias,

cuando una empresa puede estar fuera de control y el nivel de control que se

debe ejercer por parte de los ejecutivos.

También es necesario que veas los tipos de control y sus características, así

como los objetivos que persigue el control administrativo.

Al final, aprenderás que, sin el elemento de control en el proceso administrativo,

es difícil cumplir las metas propuestas.

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Introducción al Tema

¿Puedes decir en qué se relacionan la planeación y el control?

En el proceso administrativo, el control es el paso final. En la planeación

estratégica también. En ambos casos, es el que da el cierre. Esto habla de la

enorme importancia de éste.

Planeación y control son inseparables. Al planear, se toman decisiones sobre lo

que se quiere obtener en el futuro; para que esto de resultado, deben vigilarse

las acciones que se llevan a cabo para lograrlo y de esto se encarga el control.

La planeación efectiva necesita de control.

Un principio de calidad dice que todo lo que no se mide no se puede controlar, y todo lo que no se puede controlar, no se puede medir (Torres, p. 241.)

Si bien este tema está enfocado al trabajo en las organizaciones, también te

servirá porque en general en la vida, si lo piensas bien, para concretar nuestros

objetivos, tenemos que seguir todos los elementos del proceso de administración:

Planeación, organización, dirección y control

http://arelinet.wikispaces.com/Planeaci%C3%B3n

La planeación

efectiva

necesita de

control.

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Explicación Naturaleza e importancia del control administrativo

¿Cuánto control debe ejercer una organización?

El control administrativo representa el seguimiento o

vigilancia de las acciones que se llevan a cabo para

lograr los objetivos y estrategias planteados por la

gerencia. También involucra la evaluación, que es la

medición y comparación de resultados obtenidos contra

los resultados esperados.

Aunque las estrategias estén bien formuladas, muchas veces los planes no se

realizan o no se tiene el resultado esperado porque la ejecución de la misma no

fue la correcta o la más adecuada. Por esto se necesita de la etapa de control.

Tener estrategias correctas no significa que se estén efectuando correctamente.

Un sistema de control eficaz debe ser flexible, es decir, adaptarse a los cambios

del entorno, no permanecer rígido sólo porque todo parece estar funcionando

bien.

Dentro de la etapa de control podemos

considerar la medición, la cual asigna

números a una cualidad, propiedad o

cantidad para poder ser medida.

Una empresa fuera de control no puede funcionar.

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Si bien hay indicadores que muestran que una organización puede estar fuera

de control, lo importante es concentrarse en cuánto control aplican y de qué tipo.

Ni que haya un control en exceso, ni que falte.

Torres (2014) establece los síntomas que una

organización muestra cuando está fuera de control:

La dirección es poco estricta, ya que no valora

o pone ejemplo de la necesidad del control.

No hay políticas por escrito.

Falta acuerdo en los estándares de

soluciones.

Los empleados sienten su puesto en riesgo de despido si dan malas

noticias.

Faltan revisiones/evaluaciones periódicas del desempeño.

No hay acceso fácil al sistema de información.

Falta una ética cultural.

Tipos y características de control

https://books.google.com.mx/books?id=e9PhBAAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=planeaci%C3%B3n+y+control&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwiC9MXRtfPLAhWmlYMKHXeEDCYQ6AEIHjAB#v=onepage&q=planeaci%C3%B3n%2

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Objetivos del control administrativo

El principal objetivo de la etapa de control

administrativo es verificar que se ejecute

el plan tal como se estableció. De esta

forma se pueden detectar errores o

desviaciones en tiempo para corregirlos y

evitar que se repitan.

Esto se hace asegurando que los objetivos planteados y las estrategias y

normas se cumplan, coordinando la acción y reduciendo los gastos al

mínimo, entre otras acciones.

Características de los controles estratégicos y tácticos

Torres, Zacarías y Torres, Helí (2014; p. 250)

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Otros de los objetivos que persigue son:

Evitar el desperdicio, robo o mal uso

de los bienes o recursos

organizacionales, por medio de

registros, división de

responsabilidades o procedimientos

de auditoría.

Estandarizar la calidad de productos/servicios al entrenar al

personal, dar incentivos, hacer inspecciones.

Equilibrar la autoridad que ejercen los ejecutivos al describir cargos,

funciones y responsabilidades; así como normas, políticas, reglas y

sistemas de auditoría.

Medir y evaluar el desempeño de los empleados.

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Conclusión

¿Crees que es fácil aplicar el control a toda la organización?

El control es parte de todo sistema. Regula actividades y comportamientos,

colabora en la coordinación y el orden, establece con qué tanta eficiencia se

usan los recursos, garantiza el logro de objetivos y facilita la ventaja competitiva

entre otras razones de su importancia.

Los ejecutivos involucrados en aplicar el control deben

tener claro que es un medio y no el fin, es decir, no

confundirlo con los objetivos que se persiguen. La etapa

de control tiene sus propios objetivos, si bien el principal

es asegurar que los propósitos planteados, las

estrategias y normas se cumplan.

La medición es un factor importante, sin embargo, debe ser precedido por un

criterio equilibrado, centrado en qué, cómo, cuándo y a quién o qué medir y

cuándo no es necesario hacerlo.

De suma importancia es que la gerencia pueda vislumbrar si la organización

presenta síntomas de falta de control para que pueda poner soluciones prontas.

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Para aprender más

Te invitamos a ver el siguiente video en el que se ejemplifica la etapa del control,

mostrando una parte de la película Monsters Inc.

Amairany, D. (2013). Ejemplo de Control (Monsters inc.) Consultado el 3

de junio de 2016: https://www.youtube.com/watch?v=4AAmRVVi19A

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Actividad de Aprendizaje Instrucciones:

Analiza la empresa donde laboras o la universidad donde estudias, basándote en los síntomas que muestran que pueden estar fuera de control y en qué grado.

Reflexiona sobre la situación y la necesidad del control aportando tus conclusiones.

Elabora una introducción y una conclusión.

La actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente:

• Tus datos generales

• Referencias bibliográficas

• Ortografía y redacción

• Introducción y conclusión

• Análisis.

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Cibergrafía

Castillo, J. (2009). Resumen final Control Administrativo. Consultado el 3 de

junio de 2016:

http://es.scribd.com/doc/11679834/132-RESUMEN-FINAL-Control-

Administrativo-2009-Modificado#scribd

Hitt, M. (2006). Administración. Consultado el 3 de junio de 2016:

https://books.google.com.mx/books?id=t8jx-

iiaNoEC&pg=PA596&dq=control+administrativo&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwiu8

MKAwvPLAhVihYMKHTWkDvcQ6AEIRjAI#v=onepage&q=control%20administrat

ivo&f=false

Ramón, V. (s/f). El control como función administrativa. Consultado el 3 de junio

de 2016:

http://asemsolutions.com/asem/wp-content/uploads/2015/08/El-Control-Como-

Funciona-Administrativa.pdf

Torres, Z., y Torres, H. (2014). Planeación y Control. Consultado el 3 de junio de

2016: https://books.google.com.mx/books?id=e9PhBAAAQBAJ&printsec=frontc

over&dq=planeaci%C3%B3n+y+control&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwiC9MXRtfP

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