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TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES EN LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI - COLOMBIA MARÍA SOLEDAD BASTIDAS JARAMILLO LUISA FERNANDA GAVIRIA PADILLA UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA – CALI FACULTAD DE INGENIERÍA ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS SANTIAGO DE CALI 2016 PhD. Luis Felipe Granada – Director PhD. Ronald Rojas Alvarado – Codirector
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TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES EN LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI - COLOMBIA
MARÍA SOLEDAD BASTIDAS JARAMILLO
LUISA FERNANDA GAVIRIA PADILLA
UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA – CALI
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
SANTIAGO DE CALI
2016
PhD. Luis Felipe Granada – Director PhD. Ronald Rojas Alvarado – Codirector
TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES EN LA PLANEACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI - COLOMBIA
MARÍA SOLEDAD BASTIDAS JARAMILLO
LUISA FERNANDA GAVIRIA PADILLA
Trabajo de Grado Presentado como Requisito para Optar el Título:
Especialista en Gestión Integral De Proyectos
UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA – CALI
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
SANTIAGO DE CALI
2016
PhD. Luis Felipe Granada – Director
PhD. Ronald Rojas Alvarado – Codirecto
3
2016
Nota de Aceptación
Presidente del Jurado
Jurado
Jurado
Cali 17/02/2016 (27/02/2016
4
Dedicamos este Trabajo de Grado: en primer lugar a Dios por habernos permitido lograr un nuevo propósito en nuestra vida personal y profesional. A nuestras familias por acompañarnos y apoyarnos siempre, a nuestros profesores por ayudarnos a recorrer este camino, a la Compañía a la cual pertenecemos por concedernos el espacio para asistir a las clases y a nuestros compañeros de estudio por compartirnos sus conocimientos y experiencias.
5
TABLA DE CONTENIDO
Págs.
INTRODUCCIÒN ............................................................................................................................ 11
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................................. 12
1.1. PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA ............................................................................. 13
2. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 14
2.1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................... 14
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................. 14
3. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................................... 15
4. MARCO DE REFERENCIA ...................................................................................................... 16
4.1. ANTECEDENTES ........................................................................................................... 16
4.2. MARCO CONCEPTUAL................................................................................................... 18
4.3. MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 19
4.3.1 Identificación de Variables .......................................................................................... 19
4.3.2 Estructura de Planeación............................................................................................ 25
4.3.3 Estructura de Efectuar................................................................................................ 29
4.3.4 Estructura de Programar ............................................................................................ 32
4.3.5 Estructura de Controlar .............................................................................................. 39
4.3.6 Estructura de Cerrar ................................................................................................... 42
5. METODOLOGÏA ..................................................................................................................... 45
6. RESULTADOS ....................................................................................................................... 46
6.1. BASE DE DATOS ........................................................................................................... 46
6.2. IDENTIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS UTILIZADAS ........................................................... 47
6.3. ANÁLISIS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS ................................................................. 49
6.3.1 Análisis general de las preguntas ................................................................................... 49
7. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 60
8. BIBLIOFRAFÍA ............................................................................................................................................... 61
9. ANEXOS…………………………………………………………………………………………………………....62
6
LISTA DE TABLAS
Págs.
Tabla 1. Estructura de los diferentes autores de acuerdo a los libros consultados………………………... 16
Tabla 2. Estructura de los diferentes autores de acuerdo a Tesis y Monografías consultadas…………... 17
Tabla 3. Estructura de los diferentes autores de acuerdo a los artículos consultados…………………. ….17
Tabla 4. Breve historia sobre la administración de proyectos………………………………………………….19
Tabla 5. Herramientas y técnicas en la Gestión de Adquisiciones según autores de libros………………..20
Tabla 6. Herramientas y técnicas en la Gestión de Adquisiciones según Tesis y
Monografías…………....21
Tabla 7. Herramientas y técnicas en la Gestión de Adquisiciones según Artículos de
Revista………........22
Tabla 8. Herramientas empleadas en la Gestión de Adquisiciones de acuerdo a los
autores……………..23
Tabla 9. Tabla resumen de las técnicas utilizadas en la Gestión de Adquisiciones en la planeación y
seguimiento de los proyectos en las organizaciones de Cali –
Colombia…………………………………….45
7
LISTA DE FIGURAS
Págs.
Figura 1. Aspectos considerados en la Metodología de Dirección de Proyectos.
Figura 2. Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas……..25
Figura 3. Pilares de la ACS……………………………………………………………………………………......29
Figura 4. Efectuar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas………………….......30
Figura 5. Flujo de Proceso primer pilar Planificación……………………………………………………….......31
Figura 6. Muestra el proceso de abastecimiento en cuanto a la estructura de programar en la Gestión de
Adquisiciones……………………………………………………………………………………………………......33
Figura 7. Módulo de materiales Sistema SAP…………………………………………………………………...35
Figura 8. Ejemplo módulo de materiales Comercial Sistema CGUNO…………………………………….....37
Figura9. Ejemplo módulo de materiales Sistema SIIGO……………………………………………………….37
Figura10.Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas……………………..39
Figura 11. Metodología propuesta para la evaluación y selección de proveedores………………………...40
Figura 12. Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas…………………....41
Figura 13. Muestra los pasos claves en el cierre del contrato…………………………………………………42
Figura 14. Tipo de encuesta realizada en la Gestión de Adquisiciones a las diferentes Compañías de la
ciudadde Cali…………………………………………………………………………………………………….….46
Figura 15. Muestra de las 36 Preguntas realizadas numeral 44 del formato de encuestas…………….….48
Figura 16. Análisis del proceso de gestión de compras…………………………………………………….….49
Figura 17.Muestra de las 36 Preguntas realizadas numerales 45 y 46 del formato de encuestas………..49
Figura 18.Análisis de las herramientas utilizadas para elaborar el Plan de Gestión de adquisiciones……50
Figura 19. Análisis de la pregunta A………………………………………………………………………………51
Figura 20. Análisis de la pregunta B………………………………………………………………………….......52
Figura 21. Análisis de la pregunta C………………………………………………………………………….......52
Figura 22. Análisis de la pregunta D……………………………………………………………………………...53
Figura 23. Análisis de la pregunta E………………………………………………………………………………53
Figura 24. Análisis de la pregunta F………………………………………………………………………………54
Figura25.Muestra de las 36 Preguntas realizadas numeral 47 del formato de encuestas…………………54
8
LISTA DE FIGURAS
Págs.
Figura26. Análisis de la pregunta A……………………………………………………………………………....55
Figura 27. Análisis de la pregunta B………………………………………………………………………………55
Figura 28. Análisis de la pregunta C……………………………………………………………………………...56
Figura 29. Análisis de la pregunta D…………………………………………………………………………...…56
Figura 30. Muestra de las 36 Preguntas realizadas numeral 48 del formato de encuestas……………..…57
Figura 31. Análisis de la pregunta A………………………………………………………………………………57
Figura 32. Análisis de la pregunta B………………………………………………………………………………58
Figura 33. Análisis de la pregunta C……………………………………………………………………………...58
9
LISTA DE ANEXOS
Págs.
Anexo 1. Cuadro comparativo de variables independientes por autor, tesis-monografía y artículos de
revista………………………………………………………………………………………………………………...62
Anexo 2. Identificación de la Covariable Planeación de acuerdo a los autores de libros, tesis-monografías
y artículos de revista………………………………………………………………………………………………..63
Anexo 3. Identificación de la Covariable Efectuar de acuerdo a los autores de libros, tesis-monografías y
artículos de revista………………………………………………………………………………………………….64
Anexo 4. Identificación de la Covariable Programar de acuerdo a los autores de libros, tesis-monografías
y artículos de
revista……………………………………………………………………………………………........65
Anexo 5. Identificación de la Covariable Controlar de acuerdo a los autores de libros, tesis-monografías y
artículos de revista………………………………………………………………………………………………….66
Anexo 6. Identificación de la Covariable Cerrar de acuerdo a los autores de libros, tesis-monografías y
artículos de revista………………………………………………………………………………………………….67
Anexo 7. Herramientas para la Gestión de Adquisiciones Vs Estructura…………………………………….68
Anexo 8. Modelo de solicitud de Compra…………………………………………………………………….…..69
Anexo 9. Modelo de cuadro comparativo de proveedores…………………………………………………......70
Anexo 10. Formato para la creación o actualización de proveedores………………………………………...71
Anexo 11. Esquema de Riesgos en las adquisiciones………………………………………………………….72
Anexo 12. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Planeación de
acuerdoa los autores……………………………………………………………………………………….………73
Anexo 13. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Efectuar de
acuerdoalaslecturasconsultada……………………………………………………………………………….….74
Anexo 14. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Programar de
acuerdoa las lecturas consultadas………………………………………………………………………….…….75
Anexo 15. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Controlar de
acuerdo a las lecturas consultadas……………………………………………………………………………….76
Anexo 16. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Cierre de
acuerdoalaslecturasconsultadas……………………………………………………………………………….…77
10
RESUMEN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto “implementación de técnicas de gestión en las
áreas de gerencia de proyectos en organizaciones” del Profesor Ronald Rojas Alvarado de la
Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería Industrial de la
Universidad de San Buenaventura Cali. El propósito de esta investigación es identificar y
documentar algunas herramientas y técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones para las fases
de planeación y seguimiento de los proyectos. Se trata de un estudio del tipo descriptivo, el cual
puntualiza el desarrollo o evolución de la gestión de las adquisiciones a partir de la revisión de la
literatura especializada. La recolección de la información se realizó a través de la búsqueda de base
de datos especializadas y de Internet, a partir de la cual se seleccionaron 15 artículos científicos de
los últimos seis años; así mismo, se estudiaron diferentes guías, estándares, metodologías y
modelos de certificación tales como: la guía de buenas prácticas PMBOK, el estándar ISO21500, la
metodología PRINCE2 y el sistema de certificación IPMA.
En consecuencia, se procedió a redactar la monografía considerando qué herramientas y técnicas
existen para la gestión de las adquisiciones, en las fases de planeación y seguimiento de los
proyectos. Los resultados muestran las herramientas más destacadas, identificando además
ventajas, desventajas, campo de aplicación y recomendaciones de cómo y cuándo hacer uso para
su máximo provecho. Se concluye que las herramientas y técnicas son necesarias para una buena
gestión de las adquisiciones que permiten establecer un trabajo sistémico que favorece la
planeación y el seguimiento adecuado de los proyectos.
11
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto implementación de las técnicas utilizadas en la
gestión de adquisiciones en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali
– Colombia del Profesor Ronald Rojas Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de
Proyectos del Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali. El
objetivo de la investigación es documentar las herramientas de gestión de adquisiciones, utilizadas
en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos, usadas en las diferentes organizaciones de
la ciudad de Cali que satisfaga las expectativas de los clientes.
El PMI ha desarrollado un libro denominado PMBOK y esta guía identifica lo que constituye el
cuerpo de conocimiento en gerencia de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas,
cuyo conocimiento es aplicable a la mayoría de los proyectos y cuyos lineamientos y prácticas
pueden mejorar el éxito en la iniciación y ejecución de cualquier proyecto.
Debido a que se carece de una metodología y unas herramientas definidas para la administración y
ejecución de proyectos, su manejo depende más de la habilidad y conocimiento del Gestor que
lidera la iniciativa. Tampoco se cuenta con herramientas de gestión de adquisiciones en la gerencia
o dirección de proyectos que permitan reportar el avance y estado del proyecto con soportes
objetivos, se comuniquen los riesgos y su forma de mitigarlos, se controlen los cambios, se
consolide y unifique el acervo de procesos de la organización, se documente la información del
proyecto, así como las lecciones aprendidas para que en proyectos futuros no se vuelvan a cometer
los mismos errores o se tomen las buenas experiencias vividas y se implementen en proyectos por
desarrollar.
12
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Una de las grandes falencias detectadas en muchas organizaciones consiste en que cada área
actúa como un ente independiente de todo el resto de la organización, generando poca
comunicación o comunicación inadecuada en la compañía, falta de conocimiento del desarrollo de
otras áreas y malos resultados al entregar el producto final de un proyecto al cliente. Por lo anterior,
el desarrollo de la cadena de suministros propone que las empresas deben integrar todas sus áreas
o eslabones existentes (mercadeo, ventas, compras, finanzas, producción, logística etc.), pues éstos
no deben ser vistos como entes independientes sino interdependientes, para alcanzar el éxito en las
operaciones. Así mismo, se deben tener en cuenta en los diferentes procesos desarrollados a los
proveedores y a los clientes de la compañía, pues éstos son claves en el crecimiento óptimo de las
organizaciones. En toda esta interacción propuesta de procesos se debe dar relevancia a la
generación de un flujo rápido de información y materiales en toda la empresa, para lograr crear un
sistema que facilite el flujo adecuado de ambos aspectos. Un sistema óptimo de gestión sería aquel
que logre no sólo una buena comunicación dentro de la organización, sino que también tenga en
cuenta el contexto externo como lo son los clientes. Por otro lado, en cuanto al flujo de materiales,
un buen sistema sería uno que no sólo logre la organización interna de producción de la empresa,
sino que logre también un adecuado engranaje con sus proveedores. Entre otros de los muchos
beneficios, también se tiene el establecimiento de buenos contactos para la compañía, identificar las
oportunidades de proyectos potenciales y la creación de estrategias que se ajusten al contexto que
vivencia la compañía. Fuente (Tesis, 2015).
El proceso de compras y abastecimiento es uno de los eslabones iniciales de las cadenas de
suministro, constituye un mecanismo importante dentro de la estructura productiva de los proyectos,
en el cual la oportunidad en el aprovisionamiento de bienes y servicios se considera trascendental.
El proceso de compras es considerado vital para el desarrollo de las cadenas de abastecimiento. Su
estructura, funcionamiento y las diversas relaciones que se sostienen con los demás eslabones de la
cadena, constituyen un aspecto determinante y punto de partida para el rendimiento de todos los
procesos involucrados en la elaboración de un producto o servicio. Fuente (Prado, 2014).
13
En la mayor parte de sectores económicos, las compras de bienes y servicio representan más del
60% de los ingresos totales de las organizaciones y en algunos sectores superan el 80%. Es
probable que estas cifras aumenten en el futuro debido a la tendencia de las organizaciones a
subcontratar lo que no forma parte de sus competencias fundamentales. Fuente (CDI). El moderno
enfoque de la cadena de suministros refleja la atención actual al carácter sistémico de los negocios.
En esta nueva perspectiva es de vital importancia monitorear el mercado de suministros, identificar y
seleccionar proveedores, y establecer relaciones con diferentes miembros de la cadena de modo
que fortalezcan la posición de la propia organización o de la PMO y agreguen mayor valor al
consumidor final. Fuente (Tesis, 2015).
En el reporte de los resultados del estudio “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project Management
Institute” realizado por la PMSURVEY.ORG se observa en la sección de procesos y metodología,
que para el 45.0% de las organizaciones el área de gestión de las adquisiciones está considerada
como parte de la metodología en la Dirección de Proyectos, quedando por debajo de áreas como
alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos, comunicaciones, recursos humanos e integración como se
puede ver en la figura 1.
Figura 1. Aspectos considerados en la Metodología de Dirección de Proyectos.
Fuente: “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project Management Institute”
De acuerdo con lo anterior se plantea la siguiente pregunta:
1.1. PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA ¿Cuáles son las técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones en la planeación y seguimiento de
proyectos en las organizaciones de Cali – Colombia?
14
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Iidentificar las técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones, en la planeación y seguimiento de
proyectos en las organizaciones de Cali – Colombia.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Actividades para alcanzar el objetivo principal:
2.2.1. Generar una base de datos digital y/o física con literatura especializada consultada sobre las
técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones, en la planeación y seguimiento de
proyectos.
2.2.2. Identificar las técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones, en la planeación y
seguimiento de proyectos.
2.2.3. Diseñar y aplicar una encuesta que identifique las técnicas utilizadas en la gestión de
adquisiciones, en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali –
Colombia.
15
3. JUSTIFICACIÓN
Este trabajo entregará una base de datos bibliográfica sobre las diferentes técnicas utilizadas
durante la gestión de las adquisiciones en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos a
nivel macro. Además, aportará un análisis puntual de algunas de las técnicas utilizadas en diferentes
Organizaciones de la Ciudad de Cali y cómo a través de éstas los Gerentes de Proyectos puedan
detectar lo más temprano posibles, desviaciones para la toma de decisiones. Estas técnicas proveen
a la administración de un marco consistente y estandarizado para evaluar la eficiencia del proyecto,
permitiendo definir las mejores prácticas para elaborar un correcto Plan de Gestión de las
Adquisiciones, ayudando a medir mejor el desempeño y el progreso de cada uno de los proyectos.
Igualmente, aportará un método para el análisis conceptual y teórico de técnicas de gestión de
adquisiciones en los proyectos.
16
4. MARCO DE REFERENCIA
4.1. ANTECEDENTES
En las Tablas 1, 2 y 3 se identifican las estructuras aplicadas a la gestión de adquisiciones por
diferentes autores. De acuerdo a libros, monografías y artículos de revista.
Tabla 1. Estructura de diferentes autores de acuerdo a los libros consultados.
Autor Objetivo Método Resultado Conclusión
Jordi Pau i Cos,Ricardo de Navascués y Gasca
Tema: Manual de logistica integral
2001
Satisfacer las necesidades en bienes y servicios de un Cliente y/o Mercado en Cantidad, Calidad, Lugar y Momento
Descriptivo y Metódico
Proceso multidireccional de cambio y mejora en la obtención de resultados.
La logística agrupa las actividades que ordenan los flujos de materiales y recursos.
Ronald H. Bellou Tema: Logistica
Administraciòn de la Cadena de Suministros
2004
Enseñanza de los métodos y principios de la logística de negocios y la cadena de suministros.
Descriptivo y Metódico
Enfoque en la planeación, organización y control de las actividades en la cadena de suministros.
La definición clara y oportuna de las actividades logísticas conlleva a la obtención de productos y servicios de excelente calidad.
Salvador Mercado H. Tema: Compras
Principios y Aplicaciones 2004
Establecer políticas adecuadas de compra, que permitan adoptar decisiones pertinentes.
Mejores prácticas, indicadores de gestión y
análisis comparativo
Factores necesarios a la hora de hacer una compra.
La adecuada administración y control de las compras conlleva al éxito de cualquier empresa o proyecto.
Consucode Tema: Manual de adquisición de bienes y suministros
2005
Facilitar la comprensión de los funcionarios públicos en cuanto a la ley de contratación y adquisiciones del estado.
Descriptivo y Metódico
Paso a paso para la obtención de bienes por parte de los entes estatales.
Manual dividido en capítulos, para una clara explicación del tema.
Project Manangement Institute Tema:
Guia de los fundamentos para la
direcciòn de proyectos 5ta edición. 2012
Identificar la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas que puedan tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto.
Teórico Práctico
Documento formal que describe las normas, métodos, procesos y prácticas establecidas.
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta Edición, proporciona pautas para la dirección de proyectos enfocado en las adquisiciones.
Fuente (H., 2004); (Ballou, 2004); (Ruales, 2011)
17
Tabla 2. Estructura de diferentes autores de acuerdo a Tesis y Monografías consultadas.
Autor Objetivo Método Resultado Conclusión
Quijada y Salazar.Tesis: o Monografía de grado. Tema: Criterios para la
obtención de una gestión de adquisiciones exitosa
en un proyecto. 2009
Obtener un proceso de gestión de adquisiciones exitoso para los proyectos.
Teórico Práctico Pasos durante la gestión de adquisiciones.
Controlar la gestión de adquisiciones para determinar el alcance.
Ulloa, Karem. Tesis o Monografía de grado
Tema: Técnicas y herramientas para la
gestión de abastecimientos 2009
Proponer técnicas y herramientas que pueden ayudar a mejorar la gestión logística del abastecimiento
Lean Construction y el PMI
Identificación de herramientas de evaluación para la gestión de abastecimientos.
Evaluación cuantitativa, Evaluación cualitativa Evaluación integral.
Castellanos,Lesvia. Tesis o Monografía de
grado Tema: Propuesta de
centralización de la gestión de suministros en el departamento de
compras, importaciones y exportaciones. 2011
Proponer la mejor solución para hacer más eficiente y eficaz el proceso de la gestión de suministros.
Descriptivo y Metódico
Participación del Departamento de compras para tener un mejor control, mejores precios y obtener la mejor calidad de los bienes de sus proveedores.
Control efectivo de los suministros.
Acosta y Olarte.Tesis o Monografía de grado
Tema: Estrategia para la certificación del
departamento de cadena de suministros de
acuerdo a la Norma ISO 9000:2008 en Grupo
Quimex SA.de CV 2014
Lograr la certificación ISO 9001:2008 en el área de la cadena de suministros.
Teórico Práctico (Norma ISO 9001:2008)
Certificación ISO 9001:2008 en el área de la cadena de suministros.
Aumento de la productividad y reducción de tiempos en los procesos de cada área.
Fuente (H., 2004); (Ballou, 2004); (Ruales, 2011).
Tabla 3. Estructura de diferentes autores de acuerdo a los artículos consultados.
Autor Objetivo Método Resultado Conclusión
BID (Banco internacional de desarrollo) Tema:
Programa de rehabilitación del Centro Histórico de Quito etapa
2 2005
Ayudar y Contribuir al desarrollo del potencial económico social y cultural del centro histórico de Quito.
Financiación para el desarrollo del proyecto en cuatro componentes: 1. La infraestructura básica. 2. La sostenibilidad social. 3. el desarrollo económico 4. Fortalecimiento Institucional.
Adquisición de obras civiles, adquisición de bienes y adquisición de servicios de consultoría para el desarrollo del proyecto.
Contratar a la industria nacional de Ecuador para el desarrollo del proyecto.
18
Fuente (H., 2004); (Ballou, 2004); (Ruales, 2011)
4.2. MARCO CONCEPTUAL
4.2.1. La evolución del concepto en cuanto a proyectos. En la tabla 4 se presenta una
breve historia acerca de la administración de los proyectos, desde el más antiguo
al más reciente.
Revista Universidad EAFIT Tema:
Propuesta metodológica para el mejoramiento de
procesos utilizando el enfoque Harrington y la
Norma ISO 9004. 2005
Elaboración de una propuesta metodológica para el mejoramiento de procesos, siguiendo el Enfoque Harrington para el mejoramiento de procesos y la Norma ISO 9004 versión 2000, en una compañía de Servicios.
Metodología desarrollada por Harrington y la
Norma ISO 9004:2000
Esquema de mejoramiento para el proceso de las Órdenes de Trabajo.
Identificación de los puntos más críticos y de los problemas más relevantes.
Fundación Económica Aragonesa FUNDEAR
Tema: Buenas Practicas en la gestión de la
cadena de suministros: Estudio Empírico
2006
Confeccionar un compendio de buenas prácticas en logística, con el fin de seleccionar las de mayor impacto y relevancia a la hora de optimizar operaciones.
Mejores prácticas, indicadores de gestión y
análisis comparativo
Listado de buenas prácticas aplicables en la gestión de la cadena de suministros.
Las buenas prácticas permiten establecer sinergias de interés entre los colaboradores de la cadena de suministros.
Revista EIA Escuela de Ingeniería de Antioquia
Tema: Selección de proveedores usando el
despliegue de la función de calidad
difusa. 2011
Plantear una metodología multicriterio para la selección de los proveedores
Herramienta de Calidad QFD-Difuso
Análisis de las necesidades y expectativas del comprador.
Certificación de proveedores; decisión multicriterio; norma ISO 9001:2000; QFD difuso
BID (Banco internacional de desarrollo).Tema:
Políticas y procedimientos de adquisición para proyectos. 2012
Lograr la aplicación de principios básicos como son la economía, eficiencia, transparencia, competencia e igualdad de oportunidades
Método de selección, calidad y costo.
(Calidad, menor costo y presupuesto fijo)
Escogencia de la mejor oferta de adquisición.
Acoger a las políticas del sistema de ejecución de planes de adquisición SEPA.
Franco, Álvaro. Tema: Medición del rendimiento en el proceso de compras y suministros. 2014
Buscar mecanismos importantes en el aprovisionamiento de bienes y servicios, enfocando la empresa en una medición exacta del rendimiento del proceso de abastecimiento y compras
Métodos y Tiempos
Mejoramiento total en la cadena de abastecimiento y aprovisionamiento.
Utilizar herramientas tecnológicas novedosas para lograr la medición exacta, durante la ejecución del proceso de compras en la cadena de abastecimiento.
19
Tabla 4. Breve historia sobre la administración de proyectos.
AÑO ACONTECIMIENTO / CONCEPTO
1956 Se forma la American Association of Cost Enginers (ahora AACE International)
1957 El método de ruta crítica o Critical Path Method (CPM) inventado por Dupont Corporation
1958 La Armada de los Estados Unidos inventa la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (Program Evaluation and Review Technique o PERT), utilizada para el Proyecto Polaris
1962 El Departamento de Defensa de los Estados Unidos ordena aplicar la Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure, WBS)
1965 Se funda la International Project Management Association (IPMA)
1969 Nace en los Estados Unidos el Project Management Institute (PMI®)
1975 Simpact Systems Limited crea el Método PROMPTII
1984 Se introduce la Teoría de las Restricciones por el Dr. Eliyahu M. Goldratt en su novela “The Goal” (La Meta)
1986 Se nombra a SCRUM como un nuevo estilo de administración de proyectos
1987 Se publica por primera vez la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK®) por el PMI®
1989 Gestión del Valor Ganado (EVM). Liderazgo concedido al Subsecretario de Defensa para Adquisiciones
Se desarrolla el Método de Desarrollo PRINCE a partir de PROMPTII
1996 La Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno del Reino Unido publica PRINCE2®
1997 Se inventa la Dirección de Proyectos con Cadena Crítica (Critical Chain Project Management, CCPM)
1998 El PMBOK® se convierte en un Estándar ANSI
2006 La AACE International lanza el Marco de Gestión de Costo Total (Total Cost Management Framework)
2008 El PMI® lanza la 4° edición del PMBOK®
2009 Revisión a fondo de PRINCE2® por la Oficina de Comercio del Gobierno de Reino Unido
2012 El PMI® lanza la 5° edición del PMBOK®
Fuente (Tesis M. o., 2015)
4.3. MARCO TEÓRICO
4.3.1 Identificación de Variables
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o
adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. La
organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un
proyecto. Fuente: (PMI, 2012)
20
En las tablas 5, 6 y 7 se muestran las herramientas empleadas en la Gestión de adquisiciones de
acuerdo a los autores de libros, tesis-monografías y Artículos consultados en nuestra investigación.
Tabla 5. Herramientas y técnicas en la Gestión de adquisiciones según autores de libros
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a la literatura consultada.
Herramientas
Fas
es
21
Tabla 6. Herramientas y técnicas en la Gestión de adquisiciones según tesis y monografías.
Herramientas
Fas
es
22
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
Tabla 7. Herramientas y técnicas en la Gestión de adquisiciones según Artículos de revista.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
Herramientas
Fas
es
Herramientas
Fas
es
23
La revisión de la literatura especializada permitió interpretar las variables independientes las cuales
están descritas y enumeradas en el Anexo 1. Cuadro comparativo de variables independientes por
autor, tesis – monografías y artículos de revista, de acuerdo al concepto de herramientas expuesta
en las tablas 5, 6 y 7.
En los anexos 2, 3, 4, 5 y 6 se muestran las identificaciones de las Covariables de cada autor, tesis-
monografía y artículos de revista de acuerdo al concepto de herramientas expuesta.
La gestión de adquisiciones consiste en guiar y administrar los procesos de contratación, compras y
logística con la mayor transparencia y eficiencia, para asegurar que los bienes y servicios requeridos
para su operación sean adquiridos en los términos y condiciones más favorables y compatibles con
el precio, calidad requerida y entrega oportuna.
En la tabla 8 se enumeran las herramientas empleadas en la Gestión de adquisiciones descritas en
las tablas anteriores.
No HERRAMIENTAS DESCRIPCIÓN
1 Análisis de hacer o comprar
El análisis de hacer o comprar es una técnica general de gestión utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
2 Juicio de expertos
El juicio de expertos en compras también se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las propuestas de los vendedores.
3 Investigación de mercado La investigación de mercado incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los vendedores específicos.
4 Reuniones
La investigación por sí sola puede no proporcionar la información específica para formular una estrategia de adquisición sin recurrir a reuniones de intercambio de información con oferentes potenciales.
5 Niveles de stock MP y PT Suministrar únicamente los productos necesarios en el momento oportuno, en las cantidades requeridas, con la calidad apropiada y al mínimo costo
6 Planeación y pronóstico de compra
La planificación de compras y la administración de la cadena de suministros se refieren a la proyección de bienes y servicios, ya sea para uso interno o para distribución a usuarios finales externos.
7 Calidad Los autores se refieren a la calidad en cuanto al producto, servicio, tiempo de entrega y cumplimiento de caracterizas solicitadas.
24
Tabla 8. Herramientas empleadas en la Gestión de Adquisiciones en los proyectos de acuerdo a los
autores.
No HERRAMIENTAS DESCRIPCIÓN
9 Técnica Analítica
Las técnicas analíticas pueden ayudar a las organizaciones a identificar la preparación de un proveedor para proporcionar el estado final deseado, a determinar el costo esperado para la elaboración del presupuesto y a evitar sobrecostos debidos a cambios.
10 Negociación adquisiciones La negociación de adquisiciones aclara la estructura, los requisitos y otros términos relativos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.
11 Procedimientos de pedidos y sistema de información
Las propuestas no son más que documentos preparados por el contratista, vendedor o proveedor donde se describe sus habilidades y técnicas para proveer el producto o servicio requerido, en términos de precios o condiciones adicionales de venta.
12 Tiempos
El cronograma del proyecto incluye, por lo menos, una fecha de inicio planificada y una fecha de finalización planificada para cada actividad del cronograma, de acuerdo a los requerimientos.
13 Inspecciones y Auditorias
Las inspecciones y auditorías solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor, tal y como se especifica en el contrato de adquisición, se pueden realizar durante la ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables del vendedor.
14 Sistemas de gestión de riesgos Información relacionada con los riesgos, tal como los riesgos identificados, los propietarios de los riesgos y las respuestas a los riesgos.
15 Registros y documentación Levantamiento de información necesaria en el transcurso del proceso de adquisiciones.
16 Políticas
En la gestión de adquisiciones se debe tener en cuenta que dentro del marco de la implementación del dpto. de compras ajustado a las NIIF las políticas juegan un papel importante en la negociación de los productos o servicios con terceros.
17 Control en la recepción
Revisión y Verificación de los productos entregados en los proyectos que cumplan con las especificaciones solicitadas y contengan los documentos necesarios de acuerdo a las políticas de las compañías
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
8 Coordinación de programas
Dentro del proceso de la Cadena de Suministro está: el planificar, implementar y controlar de forma eficiente y efectiva el almacenaje y flujo directo e inverso de los bienes, servicios y toda la información relacionada con éstos.
25
En el Anexo 7 se muestra cómo interactúan las herramientas utilizadas para una adecuada Gestión
de las adquisiciones de acuerdo a la estructura estudiada.
Los actores del proceso son definidos de forma diferente por los autores, es así como para Santos
(2007), los actores del mismo son:
4.3.2 Estructura de Planeación
En la figura 2 se muestra la Gestión de adquisiciones de acuerdo al PMI en la estructura de
Planeación.
Figura 2. Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
Fuente: (PMI, 2012)
4.3.2.1 Análisis de hacer o comprar: el análisis de hacer o comprar es una técnica general de
gestión utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera
satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas. (PMI,
2012).
Restricciones:
o Se deben tener en cuenta las restricciones al presupuesto.
o Decisión de Adquirir o Alquilar.
o Costos relacionados con la acción tanto directa como indirecta.
26
Análisis de Comprar:
o Tipos de contratos disponibles.
o Reporte de riesgos entre comprador y vendedor para definir el tipo de contrato.
o Términos y condiciones específicos.
o La jurisdicción de acuerdo a la Ley aplicable.
4.3.2.2 Juicio de Expertos: el juicio de expertos es utilizado para analizar de acuerdo a la
experiencia y el conocimiento, el desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la
evaluación de las propuestas de los vendedores. En este caso se debe tener en cuenta que
a la actividad en la Gestión de adquisiciones se debe seleccionar la mejor recomendación,
según la competencia del experto.
Tipo de selección:
o Jurídicas por medio de abogados expertos para colaborar con los aspectos,
términos y condiciones específicos de las adquisiciones.
o comercial y técnica, puede aplicarse tanto a los detalles técnicos de los productos,
servicios o resultados adquiridos como a los diferentes aspectos de los procesos de
gestión de las adquisiciones.
o Consultores, Asociaciones técnicas o Profesionales, Grupo industriales, etc.
4.3.2.3 Investigación de mercados: la investigación de mercado incluye el estudio de las
capacidades de la industria y de los vendedores específicos.
Tipos de Investigación:
o Los equipos de adquisiciones pueden hacer uso de la información obtenida en
conferencias, reseñas en línea y una diversidad de fuentes para identificar las
capacidades del mercado.
o El equipo también puede refinar objetivos particulares de adquisición para hacer uso
de las tecnologías en fase de maduración y a la vez equilibrar los riesgos asociados
al espectro de vendedores capaces de suministrar los materiales o servicios
deseados.
4.3.2.4 Reuniones: intercambio de información con oferentes potenciales. Al colaborar con
oferentes potenciales, la organización que compra el material o servicio se puede beneficiar,
27
a la vez que el proveedor puede ejercer su influencia para lograr un enfoque o producto
beneficioso para ambas partes.
4.3.2.5 Niveles de Stock MP y PT: Responder a la demanda obteniendo un óptimo nivel de servicio
al menor coste posible.
Suministrar:
o Los productos necesarios.
o En el momento oportuno.
o En las cantidades requeridas.
o Con la calidad demandada.
o Al mínimo costo.
4.3.2.6 Planeación y Pronóstico de compras: el pronóstico proporciona los datos de entrada para la
planeación y control de todas las áreas funcionales, los niveles de demanda y su
programación afectan en gran medida los niveles de capacidad, las necesidades financieras
y la estructura general del negocio.
La planeación y el control de las actividades requieren estimados precisos de los volúmenes
de productos y servicios.
Métodos de pronósticos:
o Métodos Cualitativos. Utilizan el Juicio, la intuición, las encuestas o técnicas
comparativas para generar estimados cuantitativos acerca del futuro.
o Métodos de proyección histórica. Cuando se dispone de una cantidad razonable de
información histórica y las variaciones de tendencias en las series de tiempo son
estables y bien definidas.
o Métodos Causales. El nivel de la variable pronosticada se deriva del nivel de otra
variable relacionada.
4.3.2.7 Calidad: las actividades de compras se llevarán a cabo de una manera imparcial y abierta,
usando procesos de compra transparentes y abiertos, sondeando adecuadamente el
mercado, evitando especificaciones sesgadas y tratando a todos los proveedores de manera
uniforme y equitativa para que los posibles proveedores y donadores puedan tener
confianza en el resultado del proceso de compras.
28
4.3.2.8 Coordinación de programas: de acuerdo a los pilares de las ACS (Administración de la
Cadena de suministros) Se subdivide en cuatro secciones: planificación, fuente de
suministros, surtido e informes. Cada una de estas secciones se relaciona con informes
específicos.
Pilares según la ACS:
o El primer pilar de la ACS contiene secciones que se centran en los procesos
principales de planificación de la ACS, los cuales incluyen planificación de la
demanda, planificación del suministro, equilibrio de suministro, y demanda y
planificación de logística.
o El segundo pilar contiene secciones que se centran en los procesos de fuentes de
suministro de la ACS e incluyen solicitudes, compras, gestión de proveedores,
administración de las donaciones, gestión de los envíos y gestión de los pagos.
o El tercer pilar se centra en los procesos de surtido, con secciones sobre
almacenamiento, gestión de inventario y distribución y gestión de activos.
o En el cuarto pilar los informes se utilizan en los tres pilares para facilitar las
transiciones y permitir la comunicación.
El proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones identifica aquellas necesidades del
proyecto que se pueden satisfacer mejor o que deben satisfacerse mediante la adquisición
de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, frente a las
necesidades del proyecto que pueden ser resueltas por el propio equipo del proyecto.
Cuando el proyecto obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el desempeño
del proyecto fuera de la organización ejecutora, los procesos desde Planificar la Gestión de
las Adquisiciones hasta Cerrar las Adquisiciones se ejecutan para cada uno de los
elementos que se va a adquirir.
En la figura 3 se identifican los pilares de acuerdo a la ACS.
Figura 3. Pilares de la ACS.
29
Fuente: (Unidos, 2012)
4.3.3 Estructura de Efectuar
Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los vendedores,
seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
En la figura 4 se muestra la Gestión de adquisiciones de acuerdo al PMI en la estructura de
Efectuar.
30
Figura 4. Efectuar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
Fuente: (PMI, 2012)
4.3.3.1 Juicio de Expertos: el juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de
los vendedores. La evaluación de las propuestas puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario de revisión con experiencia en cada una de las áreas cubiertas por los
documentos de las adquisiciones y el contrato propuesto.
Tipos de servicios: conocimientos especializados en disciplinas funcionales tales como la
contratación, servicios legales, servicios financieros, contabilidad, ingeniería, diseño,
investigación, desarrollo, ventas y fabricación.
4.3.3.2 Reuniones: las conferencias (denominadas a veces conferencias de contratistas,
conferencias de proveedores o conferencias previas a la licitación) son reuniones entre el
comprador y todos los posibles vendedores que se celebran antes de la presentación de
ofertas o propuestas. Se utilizan para asegurar que todos los posibles vendedores
comprendan de manera clara y uniforme los requisitos de la adquisición, y que ningún
licitador reciba trato preferente.
4.3.3.3 Coordinación de programas: la planificación de la demanda garantiza que la organización
utilice un proceso formal para la proyección y validación de sus requisitos de bienes y
servicios para la implementación del programa. Los planes de demanda ideales hacen una
proyección realista de qué y cuánto se necesita, cuándo y dónde, y para qué plazo
específico (como un período contable o ciclo de proyecto).
31
En la figura 5 muestra el primer pilar de acuerdo a la ACS en la Planificación como flujo de
proceso.
Figura 5. Flujo de Proceso primer pilar. Planificación.
Fuente: (Unidos, 2012)
Se puede iniciar un proceso de planificación de la demanda en respuesta a la aprobación de
un proyecto o programa o a la actualización anual de un proyecto o programa.
Cada equipo de programa o proyecto y el área funcional de la organización tienen que
revisar sus objetivos para el período de planificación (por lo general, un año) en
colaboración con el gerente del programa o de presupuesto para determinar los bienes y
servicios necesarios para lograr los objetivos para el período.
La definición de los bienes y servicios necesarios se elabora aún más determinando cuándo
y dónde se necesitan los bienes y servicios, y las especificaciones exactas de lo que se
necesita. Este ejercicio es el paso inicial en la planificación de la demanda y da como
resultado el proceso de la demanda.
Cada equipo de programa y área funcional tiene que comunicarse con las unidades de
Finanzas y movilización de recursos respecto a la asignación y a la disponibilidad de
presupuesto y fondos; la información también se compartirá con el departamento de
Suministros para la planificación del suministro.
Las unidades de Compras y Suministros proporcionan información detallada del producto en
función de la experiencia de suministro previa y de toda información de la situación actual
del mercado requerida, así como también de los posibles desafíos respecto a los productos
incluidos en el plan.
32
La unidad de Gestión de Inventario proporciona información sobre la capacidad de
distribución y la gestión de inventario para el movimiento, manejo, almacenamiento y
rendición de cuentas de las entradas.
La unidad de Manejo de Logística ofrece información logística y asistencia para la
proyección de los requisitos de los productos, tiempos de espera de las entregas y
calendarios.
4.3.3.4 Técnica Analítica: las técnicas analíticas ayudan a identificar la preparación de un proveedor
para proporcionar el estado final deseado, a determinar el costo esperado para la
elaboración del presupuesto y a evitar sobrecostos debidos a cambios; mediante el estudio
de la información del desempeño pasado, los equipos pueden identificar áreas de mayor
riesgo que requieran ser monitoreadas de cerca para asegurar el éxito del proyecto.
4.3.3.5 Negociación Adquisiciones: la negociación de adquisiciones aclara la estructura, los
requisitos y otros términos relativos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo
mutuo antes de firmar el contrato.
En el caso de elementos de adquisición complejos, la negociación del contrato puede ser un
proceso independiente con entradas (p.ej., una lista de asuntos o de elementos pendientes)
y salidas (p.ej., decisiones documentadas) propias. En el caso de elementos de adquisición
sencillos, los términos y condiciones del contrato se pueden fijar con anterioridad y ser
innegociables, y requerir exclusivamente la aceptación del vendedor.
4.3.4 Estructura de Programar
El proceso de compras y abastecimiento, al igual que otros procesos, tales como
producción, transporte y distribución, se convierte en uno de los más susceptibles para la
implementación exploratoria de herramientas que permiten a la empresa seguir ciertos fines,
y cuyos resultados fortalecen la toma de decisiones, sean estas estratégicas, tácticas u
operacionales.
En la figura 6 se muestra el proceso de abastecimiento en cuanto a la estructura de
programar en la Gestión de Adquisiciones.
33
Figura 6. Proceso de abastecimiento a un segundo nivel de detalle
Fuente: (Prado, 2014)
4.3.4.1 Análisis de hacer o comprar: los factores que influyen en las decisiones de hacer o comprar
son los siguientes:
o Las capacidades clave de la organización.
o El valor proporcionado por los proveedores que satisfacen la necesidad.
o Los riesgos asociados al cumplimiento de la necesidad de manera rentable.
o La capacidad comparada internamente con respecto a la comunidad de
proveedores.
4.3.4.2 Negociación de adquisiciones: todas las relaciones legales contractuales se encuadran en
una de las siguientes dos grandes categorías: los contratos de precio fijo o los contratos de
costos reembolsables. Asimismo, existe un tercer tipo híbrido utilizado frecuentemente y que
se denomina contrato por tiempo y materiales.
Tipos de Contratos:
34
o Contratos de precios fijos: esta categoría de contrato implica establecer un precio
total fijo para un producto, servicio o resultado definido que se va a suministrar. Los
contratos de precio fijo también pueden incluir incentivos financieros para quienes
alcancen o superen determinados objetivos del proyecto
o Contratos de Precio Fijo Cerrado (FFP): el tipo de contrato de uso más común es el
FFP. Es el preferido por la mayoría de las organizaciones compradoras dado que el
precio de los bienes se fija al comienzo y no está sujeto a cambios, salvo que se
modifique el alcance del trabajo.
o Contratos de Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF): este acuerdo de
precio fijo confiere cierta flexibilidad al comprador y al vendedor, ya que permite
desviaciones en el desempeño, con incentivos financieros ligados al cumplimiento
de las métricas acordadas.
o Contratos de Precio Fijo con Ajuste Económico de Precio (FP-EPA): este tipo de
contrato se utiliza cuando el período de desempeño del vendedor abarca un periodo
considerable de años. Se trata de un contrato de precio fijo, pero con una
disposición especial que permite ajustes finales predefinidos sobre el precio del
contrato debido a cambios en las condiciones
o Contratos de costos reembolsables: esta categoría de contrato implica efectuar
pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos legítimos y reales en
que pudiera incurrir para completar el trabajo, más los honorarios que representan la
ganancia del vendedor.
o Contrato de Costo Más Honorarios Fijos (CPFF): al vendedor se le reembolsan
todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, a la vez que recibe
el pago de sus honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos del
proyecto estimados al inicio.
o Contrato de Costo Más Honorarios con Incentivos (CPIF): al vendedor se le
reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, y
recibe honorarios con incentivos predeterminados, basados en el logro de objetivos
específicos de desempeño establecidos en el contrato.
35
o Contrato de Costo Más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF): al
vendedor se le reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte de los
honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo
general de desempeño definido e incorporado dentro del contrato.
o Contrato por Tiempo y Materiales (T&M): los contratos por tiempo y materiales son
un tipo híbrido de acuerdo contractual que recoge aspectos tanto de los contratos de
costos reembolsables como de los contratos de precio fijo. A menudo, se utilizan
para el aumento de personal, la adquisición de expertos y cualquier tipo de apoyo
externo cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado preciso del
trabajo.
4.3.4.3 Procedimientos de pedidos y sistema de información: dentro de las herramientas para la
gestión de adquisiciones, existen software que nos permiten ser más eficientes y precisos a
la hora de realizar los procedimientos de un proyecto y manejar un sistema de información
más confiable, como los siguientes presentados en las figuras 7, 8 y 9.
Figura 7. Módulo de materiales Sistema SAP.
36
Fuente: Consultada de los proveedores de SAP.
37
Fuente: Consultada de los proveedores de SAP.
38
Figura 8. Ejemplo módulo de materiales Comercial Sistema CGUNO.
Fuente: Consultada de los proveedores de CGUNO – Sistemas de Información Empresarial.
Figura 9. Ejemplo módulo de materiales Sistema SIIGO.
39
Fuente: Consultada de los proveedores de SIIGO.
El anexo 8 muestra el formato de órdenes de Compra utilizado en algunas organizaciones de la
ciudad de Cali.
4.3.4.4 Tiempos: la información sobre la capacidad de gestión y las limitaciones del inventario
proporcionará una buena base para planificar el flujo del suministro, los calendarios de
entrega y despacho, la frecuencia, los tamaños de los lotes y los requisitos de manejo.
4.3.5 Estructura de Controlar
Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según
corresponda.
En la figura 10 se muestra la Gestión de adquisiciones de acuerdo al PMI en la estructura de
Controlar.
40
Figura 10. Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
Fuente: (PMI, 2012)
4.3.5.1 Calidad: inspeccionar y verificar la conformidad del producto del vendedor. Mediante sistema
de Gestión se evalúa el rendimiento y los acuerdos con el proveedor, teniendo en cuenta los
siguientes puntos:
o El lugar de desempeño del vendedor.
o Los precios.
o Las condiciones de pago.
o El lugar de entrega.
o Los criterios de inspección y aceptación.
o Las garantías.
o El soporte del producto.
o Los límites de responsabilidad.
o Los honorarios y los anticipos.
o La atención al cliente.
4.3.5.2 Inspecciones y Auditorias: de acuerdo al tipo de material o servicio solicitado para el
proyecto, se realizan análisis de proveedores e inspecciones en las entregas de mercancía
o prestación del servicio, en cuanto a la calidad, precio, fechas de entrega y cumplimiento en
las especificaciones del producto o servicio solicitado. Teniendo en cuenta el anexo 9
cuadro comparativo de proveedores y anexo 10 Creación o actualización de proveedores.
41
La selección de proveedores involucra:
o Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores.
o Escoger la mejor.
o Negociar el contrato.
o Adjudicar el contrato.
Muchas veces se seleccionan las alternativas basándose en el menor precio olvidándose de
otros criterios. Para evitar esta situación, el decisor o tomador necesita de una metodología
que le permita evaluar diversas alternativas considerando los criterios cualitativos y
cuantitativos.
En la figura 11 se muestran las alternativas de evaluación basadas en los criterios
cualitativos y cuantitativos.
Figura 11. Metodología propuesta para la evaluación y selección de proveedores.
Fuente: (ROMÁN, 2009)
42
4.3.5.3 Sistema de Gestión de riesgos: en el anexo 11se muestran los riesgos que pudiesen existir
durante el proceso de adquisiciones en un proyecto mediante una matriz de riesgos.
4.3.5.4 Registros y Documentos: los documentos del proyecto susceptibles de actualización deben
ser:
o La documentación de requisitos.
o La documentación relativa a la trazabilidad de requisitos.
o El registro de riesgos.
o El registro de interesados.
4.3.5.5 Control en la recepción: por medio de la Orden de Compra y la ficha técnica del producto o
servicio solicitado, con el acuerdo manejado con el proveedor, se realiza la entrada al
almacén y la salida al proyecto que realizó la solicitud. Se debe tener en cuenta la
aprobación de almacén en cuanto a precio, calidad, características y cantidad solicitada al
proveedor.
4.3.6 Estructura de Cerrar
Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según
corresponda.
En la figura 12 se muestra la Gestión de adquisiciones de acuerdo al PMI en la estructura de
Cerrar.
Figura 12. Cerrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
Fuente: (PMI, 2012)
4.3.6.1 Reuniones: la información de desempeño del trabajo proporciona una base para la
identificación de los problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para
43
posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones. La información de desempeño del
trabajo incluye informar sobre el cumplimiento de los contratos, lo que proporciona a las
organizaciones compradoras un mecanismo para el seguimiento de entregables específicos
esperados y recibidos del proveedor.
4.3.6.2 Negociación Adquisiciones: este proceso implica la verificación de si el trabajo se completó
de forma satisfactoria y correcta. También implica actividades administrativas como la
actualización de los registros para reflejar los resultados finales y el archivo de la
información para su uso futuro.
En la figura 13 se muestran los pasos claves en el cierre del contrato.
Figura 13. Pasos claves en el cierre de contrato
Fuente: (ROMÁN, 2009)
4.3.6.3 Políticas: se deben establecer políticas claras a la hora de realizar las negociaciones y al
momento del cierre del mismo, para mantener la mejor ejecución de los procesos en el tema
de adquisiciones.
44
4.3.6.4 Control en la recepción: mantener las buenas prácticas para el cierre de las adquisiciones y
de esta forma ayudar al cierre de los contratos.
Herramientas y buenas prácticas
o Completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto.
o El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación formal y cierre
o Auditorías de adquisiciones
o Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones
o Documentos organizados
o Localización fácil y sencilla de los documentos
o Archivo adecuado de los documentos
El equipo del proyecto debe:
o Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria
o Actualizar los registros de los resultados finales
o Archivar la información para uso futuro
En los anexos 12, 13, 14, 15 y 16 se analizaron las ventajas y desventajas de las herramientas en la
Gestión de adquisiciones y se identificaron los tipos de situaciones en las cuales se podrían utilizar
las etapas de los proyectos, independientemente si son grandes o pequeños, privados o públicos,
etc.
45
5. METODOLOGÍA Se abordó la investigación con un enfoque cuantitativo y descriptivo de manera objetiva y
sistemática con un análisis estadístico para identificar y detallar las técnicas utilizadas en la
Gestión de adquisiciones en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de
Cali-Colombia según lo establecido por el PMBOK. Logrando recopilar una serie de documentos
para tratar de diseñar la investigación como no experimental y transversal lo cual permite el
desarrollo de la investigación basada en la revisión puntual de 30 documentos clasificados entre
libros, trabajos de grado, artículos, encuestas y la norma de la guía del PMBOK en su última
edición.
Partiendo de lo anterior, la investigación permite seleccionar, detallar y consignar a través de
este documento, la revisión bibliográfica a manera de síntesis de quince (15) trabajos abordados
para el análisis e inclusión de la información relacionada con la gestión de adquisiciones en los
proyectos. De la misma manera este trabajo de investigación, analiza la evolución y aplicación
de los conceptos en los distintos sectores de la economía formulando una herramienta de
sondeo que se utiliza, a través de las encuestas que directamente se están realizando a partir
de la aprobación de la Universidad en la presente promoción; esta encuesta es aplicada a los
encargados de la Gestión de adquisiciones en los proyectos, seleccionados de manera aleatoria
y tomando como base su experiencia en el campo de las adquisiciones, para lograr identificar
los diferentes elementos y situaciones que se presentan cuando se adquieren los diferentes
elementos necesarios para el desarrollo de un proyecto.
De acuerdo a toda la investigación y al registro del material objeto de la misma, apunta a la
consistencia académica desde un enfoque teórico y desde la aplicabilidad en el sentido práctico,
contribuyendo de esta manera a la formulación de líneas de investigación que se podrán aplicar
en el ámbito empresarial y que facilitarán la continuación de la presente iniciativa en las labores
académicas, forjando que a partir de estos documentos se desarrollen y se robustezca mucho
más la información de la Gestión de Adquisiciones para el buen uso en la práctica y en el
desarrollo de los diferentes proyectos.
46
6. RESULTADOS Teniendo en cuenta la documentación estudiada se identifica que todas las actividades
encaminadas a abastecer los elementos necesarios para la correcta ejecución de un proyecto,
tales como: suministros, maquinarias, equipos, herramientas, instalaciones, servicios de
consultoría, etc., garantizan la calidad, oportunidad y los costos, conformando una unidad o
etapa funcional de la gerencia de proyectos denominada gestión de adquisiciones o compras.
Gracias a la revisión bibliográfica y al trabajo de campo realizado, se encuentran una serie de
herramientas descritas anteriormente. A continuación, en la Tabla 16 se indica el objetivo de
cada una de ellas.
6.1. BASE DE DATOS
Tabla 9. Tabla resumen de las técnicas utilizadas por los Gerentes de Proyectos en la gestión
de adquisiciones en la planeación y seguimiento de los proyectos en las organizaciones de Cali-
Colombia.
ESTRUCTURA HERRAMIENTA OBJETIVO
Pla
near
Análisis de hacer o comprar Analizar
Juicio de expertos Modificar y Desarrollar
Investigación de mercado Capacidad de Proveedores
Reuniones Definir Estrategias
Niveles de stock MP y PT Oportunidad
Planeación y pronóstico de compra Proyección
Calidad Calidad de Bienes y servicios
Coordinación de programas Eficacia
Efe
ctua
r
Juicio de expertos Modificar y Desarrollar
Reuniones Definir Estrategias
Coordinación de programas Eficacia
Técnica Analítica Preparación
Negociación adquisiciones Acuerdos con proveedores
Pro
gram
ar Análisis de hacer o comprar Analizar
Negociación adquisiciones Acuerdos con proveedores
Procedimientos de pedidos y sistema de información Propuestas
Tiempos Planificación
47
ESTRUCTURA HERRAMIENTA OBJETIVO
Con
trol
ar
Calidad Calidad de Bienes y servicios
Inspecciones y Auditorias Verificación
Sistemas de gestión de riesgos Riesgos
Registros y documentación Estadísticas
Control en la recepción Revisión
Cer
rar
Reuniones Definir Estrategias
Negociación adquisiciones Acuerdos con proveedores
Políticas Políticas aprobadas
Control en la recepción Revisión
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a la literatura consultada
6.2. IDENTIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS UTILIZADAS
En la figura 14 se muestra el tipo de preguntas utilizadas en las encuestas dirigidas a las
diferentes Compañías de la ciudad de Cali, teniendo en cuenta la estructura encontrada en la
investigación.
Figura 14. Tipo de encuesta realizada en la Gestión de Adquisiciones a las diferentes
Compañías de la ciudad de Cali.
48
49
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a lecturas realizadas.
6.3. ANÁLISIS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS
El análisis de los resultados obtenidos se hizo partiendo de la base de 36 encuestas realizadas
a diferentes Gerentes de Proyectos de las Compañías de la ciudad de Cali.
Para ilustrar las preguntas a continuación se tomará como muestra solo una de las 36
encuestas teniendo en cuenta la estructura previamente definida (Planear, Efectuar, Programar,
Controlar y Cerrar) las cuales se muestran en las figuras 15, 17, 25 y 30. Las demás encuestas
quedarán como archivo documental en la Coordinación de la Especialización en Gestión
Integral de Proyectos.
Figura 15. Muestra de las 36 Preguntas realizadas numeral 44 del formato de encuestas.
Aspectos Generales y Previos
44. ¿Existe un proceso de gestión de compras que abarque desde la decisión de adquirir
productos o servicios hasta el cierre del contrato, con la aceptación formal del cierre y la
recogida de lecciones aprendidas?
Si x
No
NS/NR
50
Análisis de la pregunta 44. De acuerdo a las 36 encuestas realizadas el 66,7% de los Gerentes de Proyectos indicaron que
en las empresas donde laboran actualmente Si existe un proceso de gestión de compras que
abarque desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre del contrato, con la
aceptación formal del cierre y la recogida de lecciones aprendidas. El 27,8% expresó que No y
el 5,6% restante No sabe o No Responde. En la figura 16 se muestra el comportamiento grafico
en el proceso de compras.
Figura 16. Análisis del proceso de gestión de compras.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas
Figura 17. Muestra de las 36 Preguntas realizadas numerales 45 y 46 del formato de encuestas.
Fase de planificar las adquisiciones
45. ¿Qué herramientas utiliza para elaborar el plan de gestión de las adquisiciones en los
proyectos?
UTILIZA
A SAP Para Órdenes de Compra
B ARIBA Para Proyectos de Licitación
C OFFICE
D
51
Análisis de la pregunta 45
El 18,9% de los Gerentes de Proyectos encuestados utilizan SAP como herramienta principal
para elaborar el Plan de Gestión de las Adquisiciones dentro de sus Compañías. Un 5,4%
utiliza el Juicio de Expertos, Capex process, Excel o herramientas propias. El % restante utiliza
otros tipos de herramientas tales como Cotizar por especialistas, Formatos Estándar; Llamadas
telefónicas, Documento físicos entre otros. En la figura 18 se muestra de forma gráfica las
herramientas utilizadas en el plan de gestión de las adquisiciones.
Figura 18. Análisis de las herramientas utilizadas para elaborar el Plan de Gestión de
adquisiciones.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
46. En el siguiente cuadro responda cada pregunta con respecto a la Fase de Planificar las
Adquisiciones.
SI NO NS/NR
A
¿En su organización existe una estructura de desglose que descomponga los trabajos que componen el proyecto y permita evaluar la conveniencia de subcontratar algunos de sus paquetes en función de los riesgos y condicionantes del mismo?
X
B ¿En su organización existe una lista de proveedores precalificados que facilite el proceso de compras y garantice la calidad del servicio?
X
52
C ¿En su organización se establecen en los contratos incentivos asociados a indicadores de desempeño definidos respecto a plazos, costos, mejoras o calidad del producto o servicio?
X
D ¿En su organización se establecen unos documentos de adquisición que garanticen la homogeneidad de las ofertas, la facilidad y consistencia de las evaluaciones comparativas?
X
E ¿En su organización se definen criterios de valoración de ofertas alineados con los objetivos claves del proyecto?
X
F ¿En su organización existe un procedimiento de evaluación de ofertas y adquisición de contratos que definan los pasos a dar, los roles y responsabilidades en la toma de decisiones?
X
Análisis de la pregunta 46
De acuerdo a la pregunta A numeral 46 el 63,9% de los Gerentes de Proyectos encuestados
respondieron Si, mientras que el 30,6% expresó que No existe una estructura de desglose y el
5,6% restante No sabe o No Responde. En la figura 19 muestra de forma gráfica el resultado de
la pregunta A.
Figura 19. Análisis de la pregunta A.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
De acuerdo a la pregunta B el 94,4% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 5,6% restante expresaron que en sus Organizaciones No existe una lista de
53
proveedores precalificados. En la figura 20 se muestra de forma gráfica el resultado de la
pregunta B.
Figura 20. Análisis de la pregunta B.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
De acuerdo a la pregunta C el 34,3% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 54,3% expresó que en sus organizaciones No se establecen en los
contratos incentivos para los proveedores y el 11,1% restante No sabe o No Responde. En la
figura 21 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta C.
Figura 21. Análisis de la pregunta C.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
54
De acuerdo a la pregunta D el 80,6% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 13,9% expresó que No y el 5,6% restante No sabe o No Responde. En la
figura 22 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta D.
Figura 22. Análisis de la pregunta D.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
De acuerdo a la pregunta E el 69,4% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 22,2% expresó que No y el 8,3% restante No sabe o No Responde. En la
figura 23 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta E.
Figura 23. Análisis de la pregunta E.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
55
De acuerdo a la pregunta F el 80,0% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron Si,
mientras que el 14,3% expresó que No y el 5,6% restante No sabe o No Responde. En la figura
24 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta F.
Figura 24. Análisis de la pregunta F.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
Figura 25. Muestra de las 36 Preguntas realizadas numeral 47 del formato de encuestas.
Controlar las Adquisiciones
47. En el siguiente cuadro responda cada pregunta de la Fase de Gestión del Contrato de
Adquisición
SI NO NS/NR
a ¿En su organización se controlan los trabajos subcontratados de igual forma que los trabajos realizados en la organización?
X
b
¿En su organización existe un proceso para la gestión de los diferentes tipos de contratos que garantice una adecuada asignación de responsabilidades, control y seguimiento del avance del proveedor en plazos, alcance, calidad, riesgos en las diferentes áreas del proyecto?
X
c
¿En su organización se realizan revisiones de desempeño de las adquisiciones para evaluar su progreso, ya sean auditorias de calidad, inspecciones u otras formas recogidas en el contrato?
X
d ¿En su organización se mantiene un registro de comunicaciones, incidencias, reportes, etc. asociadas al contrato?
X
56
De acuerdo a la pregunta A el 83,3% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 16,7% restante expresó que No. En la figura 26 se muestra de forma gráfica
el resultado de la pregunta A.
Figura 26. Análisis de la pregunta A
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
De acuerdo a la pregunta B el 74,3% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 17,1% expresó que No y el 8,3% restante No sabe o No Responde. En la
figura 27 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta B.
Figura 27. Análisis de la pregunta B.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
57
De acuerdo a la pregunta C el 77,8% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 13,9% expresó que No y el 8,3% restante No sabe o No Responde. En la
figura 28 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta C.
Figura 28. Análisis de la pregunta C.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
De acuerdo a la pregunta D, el 71,4% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 22,9% expresó que No y el 5,6% restante No sabe o No Responde. En la
figura 29 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta D.
Figura 29. Análisis de la pregunta D.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
58
Figura 30. Muestra de las 36 Preguntas realizadas numeral 48 del formato de encuestas.
Cerrar las Adquisiciones
48. En el siguiente cuadro responda cada pregunta de la Fase de Cierre
SI NO NS/NR
a
¿En su organización existe un procedimiento establecido para la aceptación formal del producto o servicio, el cierre administrativo del contrato que recoja, indexe y archive toda la documentación del contrato?
X
b
¿En su organización existe un proceso de auditoría al área de compras encaminado a identificar fortaleza y oportunidades de mejora desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre de los contratos?
X
c
¿En su organización se actualizan los activos de los procesos de la organización incorporando lecciones aprendidas al proceso de compras, archivando toda la información para su uso en futuros proyectos, mejorando o simplificando los procesos y procedimientos actuales?
X
De acuerdo a la pregunta A el 91,4% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 5,7% expresó que No y el 2,8% restante No sabe o No Responde. En la
figura 31 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta A.
Figura 31. Análisis de la pregunta A
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
59
De acuerdo a la pregunta B el 65,7% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron Si,
mientras que el 22,9% expresó que No y el 11,1% restante No sabe o No Responde. En la figura
32 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta B.
Figura 32. Análisis de la pregunta B.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
De acuerdo a la pregunta C el 47,2% de los Gerentes de Proyectos encuestados respondieron
Si, mientras que el 38,9% expresó que No y el 47,2% restante No sabe o No Responde. En la
figura 33 se muestra de forma gráfica el resultado de la pregunta C.
Figura 33. Análisis de la pregunta C.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las encuestas realizadas.
60
6.3.1 ANÁLISIS GENERAL DE LAS PREGUNTAS.
6.3.1.1 Aspectos Generales y previos:
De acuerdo a las encuestas realizadas, se evidenció que el 66.7% de los Gerentes de proyectos
conocen y manejan el proceso de gestión de adquisiciones como herramienta en el desarrollo de los
proyectos, sin tener en cuenta las lecciones aprendidas en algunos casos.
6.3.1.2 Fase de planificar las adquisiciones:
Se evidenciaron varios tipos de herramientas utilizados, observando que el 18,9% utiliza el SAP de
acuerdo a los cronogramas de proyectos, pero no se tiene un control o seguimiento de las compras,
debido a que los sistemas o herramientas mencionados en la pregunta, solo son herramientas de
tipo generador de órdenes de acuerdo a las necesidades del proyecto, pero no como un sistema de
control y seguimiento de la gestión en cuanto a costo vs presupuesto, porque no está teniendo un
control específico.
En cuanto a los parámetros de contratación, incentivos y estructura en la gestión de adquisiciones
los gerentes de proyectos se basan en las políticas planteadas en las organizaciones. En cuanto a
los incentivos solo el 34,3% los establecen queriendo decir que no se evidencian el manejo de
indicadores para medir la eficiencia y eficacia en la gestión con los proveedores.
6.3.1.3 Fase de gestión del contrato de adquisiciones:
En cuanto proceso de contratación de adquisiciones los resultados obtenidos en la mayoría de las
compañías encuestadas, los Gerentes de proyectos revisan periódicamente el desempeño de sus
adquisiciones con el fin de medir y controlar su progreso de sus proyectos, teniendo como resultado
un 77,8% de afirmación.
Se percibe a través de los resultados que el 71.4% de los Gerentes de proyectos en sus
organizaciones manejan un registro de comunicaciones internas y reportes asociados a los
diferentes contratos.
6.3.1.4 Fase de Cierre:
Las auditorías son una herramienta muy interesante a la hora de inspeccionar y evaluar algún
proceso o característica puntual. En este caso el 65,7% de los Gerentes de proyectos encuestados
afirmaron que sí cuentan con un proceso de auditoria hacia el área de compras y que es así como
evidencian las oportunidades de mejora para futuras adquisiciones.
61
7. CONCLUSIONES
La elaboración de la base de datos con literatura especializada sobre las técnicas utilizadas en la
gestión de adquisiciones, en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali
– Colombia, conllevó a la identificación de cada una de las fases y objetivos de aplicabilidad para
cada una de las herramientas citadas.
La Identificación de las técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones, en la planeación y
seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali – Colombia, contribuyó a la construcción y
estructuración de las preguntas dirigidas a los Gerentes de Proyectos de diversos sectores del
mercado.
La aplicación de la encuesta permitió identificar que los Gerentes de Proyectos de las
organizaciones de Cali – Colombia utilizan diversas técnicas o herramientas durante las fases de
Planear, Efectuar, Programar, Controlar y Cerrar las adquisiciones, las cuales les permiten gestionar
adecuada y eficientemente cada uno de sus procesos o actividades necesarias para lograr
resultados exitosos. Claramente se evidencia el compromiso y total disposición de los Gerentes de
Proyectos encuestados, dado a que en mayor proporción reflejaron respuestas positivas.
62
8. BIBLIOFRAFÍA
Pau i Cos, J y De Navascues y Gasca, R (2001); Manual de Logistica integral, Bellou, Ronald. (2004); Logística Administraciòn de la cadena de suministros, 5ta edición. Mercado, Salvador. (2004); Compras principios y aplicaciones. Hurtado, A , Montoya, A y Correal, A. (2015); Tesis: Implementación de herramientas y técnicas en la gestión de costos en las etapas de planeación, seguimiento y control de un proyecto. Quijada H, Cruz, A y Salazar, R (2009); Tesis: Criterios para la obtención de una gestión de adquisiciones exitosas en un proyecto. Prado, A y Franco, J. (2014); Medición del rendimiento en el proceso de compras y suministros. Ulloa, Karem. (2009); Tesis: Técnicas y herramientas para la gestión de abastecimientos. Castellanos, Lesvia. (2011); Tesis: Propuesta de centralización de la gestión de suministros en el departamento de compras, importaciones y exportaciones. Acosta, Z y Olarte, D. (2014); Tesis: Estrategia para la certificación del departamento de cadena de suministros de acuerdo a la Norma ISO 9000:2008 en grupo Quimex S.A. de CV. EAFIT, Revista Universidad. (2005); Propuesta metodológica para el mejoramiento de procesos utilizando el enfoque Harrington y la Norma ISO 9004. EIA, Revista, Escuela de Ingenieria de Antioquia (2011); selección de proveedores usando el despliegue de la función de calidad difusa. PMI Inc. (2012). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos - Guía PMBOK 5ta. Edición. Pennsylvania: PMI. Consucode. (2005) Manual de adquisición de bienes y suministros. Proyect Manangement, Institute. (2012); Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. 5ta. Edición. http://www.cdi.org.pe/gcompras/CyCWhy.htm. CDI: Centro de desarrollo industrial. http://bibliotecadigital.usbcali.edu.co:2099/servlet/tesis?codigo=40337
http://personal.us.es/bescobar/CasoALG.PDF
63
http://www.fondodelagua.aecid.es/galerias/fcas/descargas/documentos/05_MTSotoAguilar_Licitación
es_BID.pdf
http://www.scielo.org.co/pdf/eg/v28n124/v28n124a03.pdf
http://dspace.ucuenca.edu.ec/bitstream/123456789/810/1/tn199.pdf
http://www.scielo.org.co/pdf/vniv/n120/n120a06.pdf
http://bibliotecadigital.usbcali.edu.co/jspui/bitstream/10819/2161/1/Analisis_Aplicabilidad_Proyectos_
Pmbok_Gomez_2014.pdf
http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/1535/1/T-UCE-0003-183.pdf
http://bibdigital.epn.edu.ec/bitstream/15000/8398/3/CD-2956.pdf
http://repository.unimilitar.edu.co:8080/bitstream/10654/12572/2/ARTÍCULO%20ADQUISICIONES%
20PMI%20%20MCMV.pdf
http://uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP663.pdf
http://unpcdc.org/media/143114/2005_manual_adquisicion_bienes_y_suministro_consucode_perú.p
df
64
9. ANEXOS
Anexo 1. Cuadro comparativo de variables independientes por autor, tesis – monografías y artículos
de revista.
AUTOR ESTRUCTURA
PLANEAR EFECTUAR PROGRAMAR CONTROLAR CERRAR
PMBOK X X X X
Jordi Pau i Cos,Ricardo de Navascués y Gasca
X X X
Ronald H. Bellou X X X X
Salvador Mercado H. X X X
Consucode X X X X
Tesis o Monografía de grado. Tema: Criterios para la obtención de
una gestión de adquisiciones exitosa en un proyecto.
X X X X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Técnicas y herramientas para la
gestión de abastecimientos X X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Propuesta de centralización de la
gestión de suministros en el departamento de compras,
importaciones y exportaciones.
X X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Estrategia para la certificación
del departamento de cadena de suministros de acuerdo a la Norma ISO 9000:2008 en Grupo Quimex SA.de CV
X X X X X
BID (Banco internacional de desarrollo) X X X
Revista EIA Escuela de ingeniería de Antioquia
X X
Revista Universidad EAFIT X X X X
Fundación Económica Aragonesa FUNDEAR
X X X X
Álvaro José Franco Prado X X X X
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada.
64
Anexo 2. Identificación de la Covariable Planear de acuerdo a los autores de libros, monografías-tesis y artículos de revista.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
65
Anexo 3. Identificación de la Covariable Efectuar de acuerdo a los autores de libros, monografías-
tesis y artículos de revista.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada.
EFECTUAR Coordinación de programas
Juicio de expertos
Técnica Analítica
Negociación adquisiciones
Conformación Comité Especial
PMBOK X X X X
Jordi Pau i Cos,Ricardo de Navascués y Gasca
X
X X
Ronald H. Bellou X X
Salvador Mercado H. X X
Consucode X X X X
Tesis o Monografía de grado. Tema: Criterios para la obtención de una
gestión de adquisiciones exitosa en un proyecto.
X X X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Técnicas y herramientas para la
gestión de abastecimientos X
X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Propuesta de centralización de la
gestión de suministros en el departamento de compras, importaciones y
exportaciones.
X X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Estrategia para la certificación del
departamento de cadena de suministros de acuerdo a la Norma ISO 9000:2008 en
Grupo Quimex SA.de CV
X
X X X
BID (Banco internacional de desarrollo) X X X
Revista EIA Escuela de ingeniería de Antioquia
X X
Revista Universidad EAFIT X
Fundación Económica Aragonesa FUNDEAR
X
Álvaro José Franco Prado X X X
66
Anexo 4. Identificación de la Covariable Programar de acuerdo a los autores de libros, monografías-
tesis y artículos de revista.
PROGRAMAR
Necesidad de
comprar
Procedimientos de pedidos y sistema de
información
Formalización de Contratos
Tiempos
Jordi Pau i Cos,Ricardo de Navascués y Gasca X X X
Ronald H. Bellou X X
Salvador Mercado H. X
Consucode X X
Tesis o Monografía de grado. Tema: Criterios para la obtención de una gestión de
adquisiciones exitosa en un proyecto.
X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Técnicas y herramientas para la gestión de
abastecimientos
X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Propuesta de centralización de la gestión de
suministros en el departamento de compras, importaciones y exportaciones.
X X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Estrategia para la certificación del
departamento de cadena de suministros de acuerdo a la Norma ISO 9000:2008 en Grupo Quimex SA.de
CV
X X X X
BID (Banco internacional de desarrollo) X X X
Revista EIA Escuela de ingeniería de Antioquia X X
Revista Universidad EAFIT X X X
Fundación Económica Aragonesa FUNDEAR X X
Álvaro José Franco Prado X X X
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
67
Anexo 5. Identificación de la Covariable Controlar de acuerdo a los autores de libros, monografías-
tesis y artículos de revista.
CONTROLAR Inspecciones y
Auditorias Sistemas de
gestión de riesgos Administración de
reclamos Registros y
documentación
PMBOK X X X X
Jordi Pau i Cos,Ricardo de Navascués y Gasca
X X
Ronald H. Bellou X
Salvador Mercado H. X X
Consucode X X
Tesis o Monografía de grado. Tema: Criterios para la obtención de una
gestión de adquisiciones exitosa en un proyecto.
X X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Técnicas y herramientas para la
gestión de abastecimientos X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Propuesta de centralización de la
gestión de suministros en el departamento de compras, importaciones y
exportaciones.
X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Estrategia para la certificación del departamento de cadena de suministros
de acuerdo a la Norma ISO 9000:2008 en Grupo Quimex SA.de CV
X
BID (Banco internacional de desarrollo) X
Revista EIA Escuela de ingeniería de Antioquia
X X
Revista Universidad EAFIT X X
Fundación Económica Aragonesa FUNDEAR
X X
Álvaro José Franco Prado X X
68
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada.
Anexo 6. Identificación de la Covariable Cerrar de acuerdo a los autores de libros, monografías-tesis
y artículos de revista.
CERRAR Negociación
Adquisiciones Políticas
Cierre del contrato
Control en la recepción
Decisiones
PMBOK X X X
Jordi Pau i Cos,Ricardo de Navascués y Gasca
X X X X
Ronald H. Bellou X X X
Salvador Mercado H. X X X X
Consucode X X
Tesis o Monografía de grado. Tema: Criterios para la obtención de una gestión de adquisiciones
exitosa en un proyecto.
X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Técnicas y herramientas
para la gestión de abastecimientos
X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Propuesta de
centralización de la gestión de suministros en el departamento de
compras, importaciones y exportaciones.
X X
Tesis o Monografía de grado Tema: Estrategia para la
certificación del departamento de cadena de suministros de acuerdo
a la Norma ISO 9000:2008 en Grupo Quimex SA.de CV
X X
BID (Banco internacional de desarrollo)
X X
Revista EIA Escuela de ingeniería de Antioquia
X X X
Revista Universidad EAFIT X X
Fundación Económica Aragonesa FUNDEAR
X X
Álvaro José Franco Prado X X X
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
69
Anexo 7. Herramientas para la Gestión de Adquisiciones Vs Estructura.
HERRAMIENTAS ESTRUCTURA
PLANEAR EFECTUAR PROGRAMAR CONTROLAR CERRAR
Análisis de hacer o comprar X
X
Juicio de expertos X X
Investigación de mercado X
Reuniones X X
X
Niveles de stock MP y PT X
Planeación y pronóstico de compra X
Calidad X
X
Coordinación de programas X X
Técnica Analítica X
Negociación adquisiciones X X
X
Procedimientos de pedidos y sistema de información
X
Tiempos X
Inspecciones y Auditorias
X
Sistemas de gestión de riesgos
X
Registros y documentación
X
Políticas
X
Control en la recepción
X X
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
70
Anexo 8. Modelo de Solicitud de Compra.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las entrevistas en las Compañías.
71
Anexo 9. Modelo de Cuadro Comparativo de Proveedores.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las entrevistas en las Compañías.
72
Anexo 10. Formato para la creación o actualización de Proveedores.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a las entrevistas en las Compañías.
73
Anexo 11. Esquema de Riesgos en las adquisiciones.
Riesgos Descripción
del riego Consecuencias (I) (P)
Controles existentes
Descripción del control
Efectos sobre el
equilibrio económico
del contrato
Acciones
Económico Financiero
*Estudio de mercado deficiente
*Declaratoria de desierta
contratación.
A B
*Formatos de elaboración y
justificación de proyectos
*Cotizaciones con firmas
importadoras y/o comercializadoras
de productos, materiales y
servicios.
NO AFECTA
*Replanteo de elementos requeridos.
ƒ *Sobre costos en la
adquisición de los materiales y
servicios.
Técnico ƒ* Estudio
técnico deficiente.
* Baja calidad de los
elementos adquiridos.
A B
*Realización de especificaciones
técnicas, de acuerdo a lo
requerido según especificaciones
* Comparación de manuales de
diversos proveedores.
AFECTA
*ƒ Verificación
de documentos técnicos y normativos
para ser incorporado s en términos
de referencia.
Administrativo
* Errores en la
elaboración del Pliego de Condiciones y/o Contrato.
* Adenda en las contrataciones.
M B
*ƒ Revisión de los Términos de referencia a ser
publicados.
* Verificación de la pertinencia de los términos de
referencia.
AFECTA
* Evaluación de riesgo de
no cumplimiento
del cronograma.
* Ampliación en los plazos del
proceso precontractual,
afectando el tiempo total de ejecución del
proyecto.
* Plan de Contingencia
Transporte y traslado de
equipos
* Accidentes en transporte
o manipulación
de elementos,
* Demora en la implementación y ejecución del
contrato.
A A
* Atención en embarque y despacho.
* Control del equipo que
moviliza material y equipo
necesario en la obra. AFECTA
* Optimizar procedimiento
respectivo * Pólizas de garantía por accidentes. ƒ
* Coordinación previa y posterior
al despacho. * Apoyo técnico
Fuente: (Quijada H, 2009) –
74
Anexo 12. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Planeación
de acuerdo a los autores.
ESTRUCTURA
HERRAMIENTA VENTAJAS DESVENTAJAS
TIPO DE SITUACIÓN
DONDE SE APLICA P
lane
ar
Análisis de hacer o comprar
El análisis se realiza por un experto para que la herramienta sirva como soporte en la toma de decisiones
Si lo realiza una persona no experta o se hace a la ligera, la herramienta no serviría y podría llegar a un sobrecosto.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Juicio de expertos
Se aplica la experiencia para la toma de decisiones para dar un resultado.
La experiencia del equipo asesor no sea tan robusta para la toma de decisiones.
Puede ser de alto costo para proyectos pequeños.
Investigación de mercado
Las mediciones estadísticamente claras se pueden tomar decisiones.
No se tiene la un estudio claro puede arrojar información poco confiable en la toma de decisiones
Puede ser de alto costo para proyectos pequeños.
Reuniones
Se conoce de primera mano de los proveedores las bondades de un producto
Un proveedor puede dar una información equivocada por el hecho de vender.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Niveles de stock MP y PT
Manejar un buen sistema de inventarios que arroje excelentes resultados de respuesta.
No tener un método o sistema para manejar inventarios.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Planeación y pronóstico de compra
Si se sigue un buen cronograma en el seguimiento de las adquisiciones del proyecto.
Si no se lleva un buen seguimiento al cronograma se afectaría el proyecto en costo y tiempo.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Calidad
Si los procesos y procedimientos son efectivos a la hora de negociar, se logran resultados positivos en la gestión.
un mala ejecución de procedimientos puede llevar a confundir la negociación o a malos entendidos.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Coordinación de programas
Si se siguen los lineamientos de acuerdo a la ACS. Se lograría un éxito en la gestión
Si no se logra una coordinación puede tener problemas logísticos.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
75
Anexo 13. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Efectuar de
acuerdo a las lecturas consultadas.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
ESTRUCTURA
HERRAMIENTA VENTAJAS DESVENTAJAS
TIPO DE SITUACIÓN DONDE
SE APLICA
Efe
ctua
r
Juicio de expertos
Permite evaluar las propuestas de los vendedores y hacer una correcta selección.
Si el equipo multidisciplinario de revisión no cuenta con la experiencia suficiente, la selección no será conveniente.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Reuniones
Garantizan que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme los requisitos de la adquisición.
La no participación de todos los interesados, podría ocasionar malos entendidos en los pedidos.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Coordinación de programas
Se controlan de manera eficiente cada uno de los programas.
El desconocimiento de los programas puede conllevar a una proyección irrealista.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Técnica Analítica
Provee una clara identificación de la preparación de un proveedor para proporcionar el estado final deseado.
Un análisis mal estructurado podría conllevar a sobrecostos por causa de cambios inesperados.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Negociación adquisiciones
Indica los requisitos o términos relacionados con las compras para lograr un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.
Una mala práctica dentro de la negociación podría impedir un acuerdo benéfico entre las partes.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
76
Anexo 14. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de
Programar de acuerdo a las lecturas consultadas.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
ESTRUCTURA
HERRAMIENTA VENTAJAS DESVENTAJAS
TIPO DE SITUACIÓN
DONDE SE APLICA
Pro
gram
ar
Análisis de hacer o comprar
Permite identificar los factores que influyen en las decisiones de hacer o comprar.
Se podría identificar riesgos asociados al cumplimiento de la necesidad que no habían sido contemplados.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Negociación adquisiciones
Permite identificar todas las modalidades de contratación que se pueden aplicar de acurdo a la necesidad.
Escoger un tipo de contrato poco benéfico.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Procedimientos de pedidos y sistema de información
Automatización, agilidad y versatilidad en el manejo de la información
El no seguimiento de los resultados, podría causar que no se identifiquen a tiempo datos atípicos,
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Tiempos
Un cronograma bien estructurado permite controlar cada una de las actividades por desarrollar.
El desconocimiento de las limitaciones de inventario podría afectar el curso de las actividades.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
77
Anexo 15. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Controlar de
acuerdo a las lecturas consultadas.
ESTRUCTURA
HERRAMIENTA VENTAJAS DESVENTAJAS
TIPO DE SITUACIÓN DONDE
SE APLICA
Con
trol
ar
Calidad
Permite evaluar el cumplimiento de los requisitos solicitados al vendedor respecto a calidad del producto.
Sin una adecuada revisión de las características del producto se podrían adquirir insumos o materias primas que no cumplan con las exigencias del proyecto.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Inspecciones y Auditorias
Control y seguimiento constante a cada una de las actividades de los proveedores durante la ejecución de los pedidos.
Basarse en el menor precio olvidándose de otros criterios principales.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Sistemas de gestión de riesgos
Identificación y estimación temprana de riesgos potenciales.
El desconocimiento de las consecuencias que podrían ocurrir si no se mitiga o se controla un riesgo podría conllevar a perdidas.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Registros y documentación
Permite identificar cada uno de los documentos que deben ser monitoreados y actualizados.
Demanda gran parte de tiempo, debido a que es una tarea muy manual.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Control en la recepción
Facilita el registro de la entrada y salida del almacén, de acuerdo a los parámetros exigidos.
La no aprobación del almacén afectaría el curso de las siguientes actividades.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
78
Anexo 16. Ventajas, Desventajas y tipo de situación donde se aplica en la estructura de Cierre
de acuerdo a las lecturas consultadas.
ESTRUCTURA
HERRAMIENTA
VENTAJAS DESVENTAJAS
TIPO DE SITUACIÓN DONDE SE
APLICA C
erra
r
Reuniones
Garantizan una base para la identificación de problemas actuales o potenciales.
Si no se cuenta con la información de desempeño del trabajo, no se podrá identificar el cumplimiento de los contratos.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Negociación adquisiciones
Indica si el trabajo se completó de forma satisfactoria y correcta.
Demanda gran parte de tiempo en la actualización de los registros para reflejar los resultados finales.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Políticas
Permite tener lineamientos claramente definidos, para asegurar el correcto cierre del contrato.
Políticas o Reglas de Negocio de difícil cumplimiento.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Control en la recepción
Proporciona un cierre seguro y controlado en el tema de las adquisiciones.
Si el contrato no incluye los requisitos para la aceptación formal y cierre no se podría continuar hasta no evidenciarlos.
Se aplica para cualquier tipo de proyecto y de cualquier tamaño, en el sector público o privado.
Fuente Elaboración de los autores de acuerdo a literatura consultada
