SCI-098-2020

Comunicación de acuerdo Para: Ing. Luis Paulino Méndez Badilla

Rector M.Sc. Hugo Navarro Serrano

Vicerrector a.i. de Docencia Dr. Humberto Villalta Solano Vicerrector de Administración

Dr. Jorge Chaves Arce Vicerrector de Investigación y Extensión

Dra. Claudia Madrizova Madrizova Vicerrectora de Vida Estudiantil y Servicios Académicos

Dr. Oscar López Villegas Director Campus Tecnológico Local San Carlos

Máster Ronald Bonilla Rodríguez Director Campus Tecnológico Local San José

Ing. Jean Carlos Miranda Fajardo Director Centro Académico de Limón

Dr. Roberto Pereira Arroyo Director Centro Académico de Alajuela

M.A.E. José Antonio Sánchez Sanabria Director Oficina de Planificación Institucional

M.A.E. Silvia Watson Araya Directora Departamento Financiero Contable

Lic. Isidro Álvarez Salazar Auditor Interno

De: M.A.E. Ana Damaris Quesada Murillo, Directora Ejecutiva

Secretaría del Consejo Institucional

Asunto: Sesión Ordinaria No. 3156, Artículo 10, del 12 de febrero de 2020.

Modificación del acuerdo de la Sesión No. 3101, artículo 11, del 12 de diciembre de 2018, subsanado en la en Sesión Ordinaria 3117, Artículo 11 del 15 de mayo de 2019, donde se adoptan las Políticas Contables Generales sustentadas en NICSP (versión 2016), como Normas Generales de Contabilidad del ITCR y acciones de seguimiento

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Para los fines correspondientes se transcribe el acuerdo tomado por el Consejo Institucional, citado en la referencia, el cual dice: RESULTANDO QUE:

1. El Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica, en su artículo 18, establece lo siguiente:

“Artículo 18: Son funciones del Consejo Institucional: ...

u. Resolver sobre lo no previsto en este Estatuto Orgánico y ejercer otras funciones

necesarias para la buena marcha de la Institución no atribuidas a ningún otro órgano.

...”

2. En el artículo 7 del Decreto Ejecutivo 34918-H del 09 de diciembre del 2008, se

establece que las instituciones incluidas en su alcance, deberán iniciar el ajuste necesario en sus sistemas y registros contables, para la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad Aplicables al Sector Público (NICSP), con la finalidad de a partir del 02 de enero del 2012 sin excepción, y en forma general, se inicie con la definitiva aplicación.

3. En el artículo 1 del Decreto Ejecutivo 36961-H del 09 de diciembre de 2011, se reforma la vigencia para la adopción e implementación de las NICSP, la cual entraría en vigor a partir de enero del 2016.

4. La Directriz emitida por la Contabilidad Nacional, DCN-006-2012 del 22 de octubre del 2012, establece en el artículo 2 “Ámbito de aplicación”:

“…

Las instituciones que por su grado de autonomía pudieran no estar sujetas al alcance

de los decretos N° 34918-H y N° 36961-H, deben generar la información financiera que

suministran a la Contabilidad Nacional con el fin de preparar estados financieros

consolidados del sector público, aplicando políticas contables consistentes con las

Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). También deben

homologar sus planes de cuentas con el contenido en el Plan General de Contabilidad

Nacional, para garantizar que al consolidar línea a línea su información financiera con

la de las otras instituciones públicas, se esté consolidando información financiera

homogénea…”

5. En el Capítulo VI Disposiciones varias, reformas y derogatorias, artículo 27, de la

Ley No. 9365, Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, publicada en la Gaceta Alcance No. 202 del 04 de diciembre del 2018, se establece que:

“Todos los entes y los órganos del sector público no financiero deberán adoptar y

aplicar las normas internacionales de contabilidad para el sector público en un plazo

máximo de tres años. La Contabilidad Nacional vigilará el cumplimiento de esta

norma…”

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6. Por oficio R-1100-2018 del 01 de octubre del 2018, la Rectoría remite a la Comisión de Planificación y Administración y Consejo Institucional, las Políticas Contable Generales y propuesta de Políticas Contables Específicas para el ITCR sustentadas en las NICSP, solicitando elevar al pleno del Consejo Institucional la adopción e implementación de las NICSP.

7. En la Sesión Ordinaria No. 3101, artículo 11, del 12 de diciembre de 2018, subsanado en Sesión Ordinaria 3117, Artículo 11 del 15 de mayo de 2018. [por haberse omitido la mención de la fase recursiva], el Consejo Institucional acuerda adoptar las Políticas Contables Generales sustentadas en NICSP, versión 2016, emitidas por la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda de Costa Rica, como Normas Generales de Contabilidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Dicho acuerdo reza:

“… a. Adoptar las Políticas Generales emitidas por la Contabilidad Nacional del Ministerio

de Hacienda de Costa Rica, donde se determinan las “Políticas Contables

Generales Sustentadas en NICSP” (versión 2016), como Normas Generales de

Contabilidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

b. El Instituto Tecnológico de Costa Rica asume el compromiso para el cierre de

brechas de las NICSP en atención al Decreto Ejecutivo 41039-MH, el cual otorga

como plazo máximo hasta el 01 de enero del 2020.

c. Solicitar a la Administración presentar el Plan de Normas Específicas, que están en

revisión y que estarán sustentadas en las Normas Generales de Contabilidad del

Instituto Tecnológico de Costa Rica.

d. Difundir en toda la comunidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica la

importancia de asumir estas Normas de Contabilidad según las NICSP, como una

acción de transparencia y rendición de cuentas con el país. Una decisión que

requiere del personal aún más compromiso como bien es señalado en el Artículo

124 del Estatuto Orgánico que nos señala “b. Cumplir las disposiciones de este

Estatuto Orgánico y de los reglamentos específicos”.

e. Indicar que contra este acuerdo podrá interponerse recurso de revocatoria ante

este consejo o de apelación ante la Asamblea Institucional Representativa, o los

extraordinarios de aclaración o adición, en el plazo máximo de cinco días hábiles

posteriores a la notificación del acuerdo. Por así haberlo establecido la Asamblea

Institucional Representativa, es potestativo del recurrente interponer ambos

recursos o uno solo de ellos, sin que puedan las autoridades recurridas desestimar

o rechazar un recurso, porque el recurrente no haya interpuesto el recurso previo.

f. Publicar

g. Comunicar. ACUERDO FIRME.” (El resaltado es propio)

8. Por oficio R-812-2019 fechado 26 de julio 2019, el Ing. Luis Paulino Méndez

Badilla, Rector, remite al M.A.E. Nelson Ortega Jiménez, Coordinador de la

Comisión de Planificación y Administración, las Políticas Contables Generales

Versión 2018, las cuales fueron conocidas y avaladas por el Consejo de Rectoría,

en la Sesión No. 23-2019, artículo 2, del 22 de julio del 2019.

COMUNICACIÓN DE ACUERDO Sesión Ordinaria No. 3156 Artículo 10, del 12 de febrero de 2020 Página 4

CONSIDERANDO QUE:

1. En la reunión de la Comisión de Planificación y Administración No. 827-2019 del

31 de julio de 2019, se conoció el contenido del oficio R-812-2019, disponiendo

solicitar a la Administración el planteamiento de una propuesta concreta, con

respecto al trámite que se requiere sobre las Políticas Contables e indicar:

- Forma en que debe modificarse el acuerdo que formaliza las Políticas vigentes

- Impactos en el quehacer Institucional con la actualización de las Políticas versión 2018.

- Indicar claramente si se requiere o no de recursos adicionales

- Plazos para el cumplimiento con la Contabilidad Nacional - Criterio del ente técnico (Departamento Financiero Contable) con respecto a la

viabilidad de implementación de estas políticas.

Dicha solicitud se concreta mediante oficio SCI-661-2019, fechado 5 de agosto de 2019, suscrito por el MAE. Nelson Ortega Jiménez, Coordinador de la Comisión de Planificación y Administración y dirigido al Ing. Luis Paulino Méndez Badilla, Rector. 2. En respuesta a las consultas detalladas anteriormente, se recibe el oficio R-992-

2019, fechado 10 de setiembre2019, mismo que adjunta los oficios VAD-492-2019

del Dr. Humberto Villalta Solano, Vicerrector de Administración y DFC-1253-2019

de la MAE Silvia Watson Araya, Directora del Departamento Financiero Contable,

de los cuales se deprende:

“…

1. Forma en que debe modificarse el acuerdo que formaliza las Políticas vigentes

Es conveniente dejar establecido en los acuerdos sobre la aprobación de la adopción

de las Políticas Generales emitidas por la Contabilidad Nacional, que cada vez que se

realice una actualización por parte de ese ente, estas políticas sean adoptadas de

forma automática por la institución; y que será el Departamento Financiero Contable el

encargado de realizar el análisis y establecer las modificaciones correspondientes.

2. Impactos en el quehacer Institucional con la actualización de las Políticas versión

2018.

a) Con el cambio de las nuevas políticas la institución se verá obligada al registro de

provisiones en el pasivo y en gastos tanto de vacaciones, cesantía y preaviso, esto

implica que impactará financieramente el resultado de utilidad de la institución. El

impacto operativo producto de la inclusión de las nuevas políticas implica la creación

de un nuevo proceso, ya que actualmente la institución no realiza dichas provisiones,

para cual se requiere asignar en las áreas respectivas de la institución el registro total

que implique el control de dichas partidas.

COMUNICACIÓN DE ACUERDO Sesión Ordinaria No. 3156 Artículo 10, del 12 de febrero de 2020 Página 5

b) Otro impacto que afecta directamente al Departamento Financiero Contable, es la

redacción de las políticas específicas y sus respectivas guías de aplicación, producto

de los cambios que se realicen en las políticas generales, por lo que deberá contar con

los procedimientos que permitan realizar estas actualizaciones de manera eficiente con

los recursos que se tengan disponibles.

c) También se podrían determinar los impactos que involucran los sistemas de

información y los requerimientos que se originan de la implementación de las NICSP y

por lo tanto que van ligadas con la aplicación de las políticas generales y sus cambios.

Se mantiene el requerimiento dado con la aprobación de las políticas actuales en

relación a sistemas automatizados para los auxiliares integrados.

3. Indicar claramente si se requiere o no de recursos adicionales

Los recursos adicionales que se requieren consisten principalmente en los

requerimientos se sistemas de información que se definieron con los planes de acción

para la implementación total de las NICSP, los cuales están vinculados con las políticas

generales entre otros.

4. Plazos para el cumplimiento con la Contabilidad Nacional

Los plazos de cumplimiento de las Políticas generales, no tienen establecido una fecha

específica, pero si existe el compromiso de utilizar las versiones vigentes en las fechas

respectivas de la presentación de los diferentes Estados Financieros de la Institución.

5. Criterio del ente técnico (Departamento Financiero -Contable) con respecto a la

viabilidad de implementación de estas políticas.

Las Políticas Contables Generales modificadas e incluidas en la versión 2018, regulan

los eventos contables ordinarios de cualquier entidad, en cuanto a los criterios de

reconocimiento, medición, presentación y revelación. Es importante indicar que la

viabilidad de implementación de estas políticas, depende del criterio técnico de

diferentes instancias institucionales y el Departamento Financiero Contable, procede a

realizar el respectivo análisis y la propuesta de modificación, eliminación o creación de

nuevas políticas generales basadas en las establecidas por Contabilidad Nacional, y

por consiguiente los respectivos cambios que se generen en las políticas específicas y

las guías de aplicación.

…”

3. Adicionalmente, en el oficio VAD-446-2019 fechado 06 de agosto de 2019, remitido

por el Dr. Humberto Villalta Solano, Vicerrector de Administración, al Ing. Luis

Paulino Méndez Badilla, en calidad de Rector, se indica que la Dirección de

Contabilidad Nacional solicita en el oficio DCN-UCC-0262-2019 del 26 de marzo

del 2019, inciso g), presentar los Estados Financieros de 2019, con base a las

Políticas Contables Generales versión 2018. En este caso las Políticas Contables

Generales aprobadas por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3101

son versión 2016 y las requeridas para la presentación de los Estados Financieros

2019 son la versión 2018.

COMUNICACIÓN DE ACUERDO Sesión Ordinaria No. 3156 Artículo 10, del 12 de febrero de 2020 Página 6

4. Se presenta en el oficio VAD-446-2019 el siguiente resumen de las variaciones e

inclusiones de políticas según su clasificación:

“…

…”

5. Vistos los insumos proporcionados por la Administración a las consultas

realizadas, la Comisión de Planificación y Administración, en reunión No. 855-

2020, del jueves 7 de febrero de 2020, concluye que las Políticas Contables

Generales aprobadas refieren a la versión 2016 y las requeridas para la

presentación de los Estados Financieros 2019, son la versión 2018; por cuanto se

dictamina conveniente y oportuno, modificar el acuerdo de la Sesión Ordinaria No.

3101, artículo 11, del 12 de diciembre de 2018, donde se adoptan las Políticas

Contables Generales sustentadas en NICSP, emitidas por la Contabilidad Nacional

del Ministerio de Hacienda, toda vez que el acuerdo refiere explícitamente a la

versión 2016, siendo imprescindible dejar la indicación de que cada vez que la

Contabilidad Nacional actualice su versión, estas políticas sean adoptadas y

modificadas de forma automática por la Institución.

6. Como consecuencia de la versión 2018 de las Políticas Contables Generales

sustentadas en las NICSP, la propuesta de Políticas Contables Específicas que

remitió la Administración en el oficio R-1100-2018 del 01 de octubre del 2018, en

conocimiento y pendiente de dictamen por la Comisión de Planificación y

Administración, debe ser actualizada, ya que están basadas en la versión 2016, y

en nuestro caso, se adoptan como propias las Políticas Generales de Contabilidad

Nacional (PGCN), de tal forma que permita ser una guía del quehacer en esta

materia; por tanto, deben guardar correspondencia con la versión vigente,

conviniendo devolver la propuesta de Políticas Contables Específicas a la

Administración, para que las reformule en lo necesario.

COMUNICACIÓN DE ACUERDO Sesión Ordinaria No. 3156 Artículo 10, del 12 de febrero de 2020 Página 7

7. Adicionalmente, durante la revisión integral del acuerdo adoptado en la Sesión Ordinaria No. 3101, artículo 11, del 12 de diciembre de 2018, se encuentra que el Plan de Normas Específicas, requerido en el inciso c. no ha sido presentado por la Administración, por cuanto se requiere reiterar su solicitud, ahora contemplando los cambios reflejados en la versión 2018 de Políticas Contables Generales y fijar un plazo para su presentación, lo cual se omitió en el acuerdo de referencia.

SE ACUERDA: a. Modificar el acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 3101, artículo 11, del 12 de

diciembre de 2018, donde se adoptan las Políticas Contables Generales sustentadas en NICSP (versión 2016) emitidas por la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda de Costa Rica, como Normas Generales de Contabilidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica, para incorporar un inciso b), quedando el acuerdo de la siguiente forma:

a. Adoptar las Políticas Generales emitidas por la Contabilidad Nacional del Ministerio

de Hacienda de Costa Rica, donde se determinan las “Políticas Contables

Generales Sustentadas en NICSP” (versión 2016), como Normas Generales de

Contabilidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

b. Adoptar en adelante las modificaciones e inclusiones de Políticas Contables

Generales sustentadas en las NICSP siendo que constituyen la base para la

preparación de los Estados Financieros del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

c. El Instituto Tecnológico de Costa Rica asume el compromiso para el cierre de

brechas de las NICSP en atención al Decreto Ejecutivo 41039-MH, el cual otorga

como plazo máximo hasta el 01 de enero del 2020.

d. Solicitar a la Administración presentar el Plan de Normas Específicas, que están en

revisión y que estarán sustentadas en las Normas Generales de Contabilidad del

Instituto Tecnológico de Costa Rica.

e. Difundir en toda la comunidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica la

importancia de asumir estas Normas de Contabilidad según las NICSP, como una

acción de transparencia y rendición de cuentas con el país. Una decisión que

requiere del personal aún más compromiso como bien es señalado en el Artículo

124 del Estatuto Orgánico que nos señala “b. Cumplir las disposiciones de este

Estatuto Orgánico y de los reglamentos específicos.

f. Indicar que contra este acuerdo podrá interponerse recurso de revocatoria ante

este consejo o de apelación ante la Asamblea Institucional Representativa, o los

extraordinarios de aclaración o adición, en el plazo máximo de cinco días hábiles

posteriores a la notificación del acuerdo. Por así haberlo establecido la Asamblea

Institucional Representativa, es potestativo del recurrente interponer ambos

recursos o uno solo de ellos, sin que puedan las autoridades recurridas desestimar

o rechazar un recurso, porque el recurrente no haya interpuesto el recurso previo.

g. Publicar

h. Comunicar. ACUERDO FIRME.”

COMUNICACIÓN DE ACUERDO Sesión Ordinaria No. 3156 Artículo 10, del 12 de febrero de 2020 Página 8

b. Reiterar a la Administración la presentación del Plan de Normas Específicas del Instituto Tecnológico de Costa Rica, solicitado en el inciso c. del acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 3101, artículo 11, del 12 de diciembre de 2018, ahora incorporando los cambios conforme la última versión conocida de las Normas Contables Generales sustentadas en las NICSP, así como anotaciones del estado de avance a la fecha, fijando como plazo máximo para su presentación el 29 de febrero de 2020.

c. Devolver a la Administración la propuesta de Políticas Contables Específicas remitida en el oficio R-1100-2018 del 01 de octubre del 2018, solicitando su actualización y remisión conforme la última versión de las Políticas Contables Generales sustentadas en NICSP, a más tardar el 29 de febrero de 2020.

d. Indicar a la Comunidad Institucional que los criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación de datos que ordena las Normas Generales de Contabilidad sustentadas en las NICSP y que esta Institución ha adoptado, son de acatamiento obligatorio.

e. Indicar que, contra este acuerdo podrá interponerse recurso de revocatoria ante este Consejo o de apelación ante la Asamblea Institucional Representativa, o los extraordinarios de aclaración o adición, en el plazo máximo de cinco días hábiles, posteriores a la notificación del acuerdo. Por así haberlo establecido la Asamblea Institucional Representativa, es potestativo del recurrente interponer ambos recursos o uno solo de ellos, sin que puedan las autoridades recurridas desestimar o rechazar un recurso, porque el recurrente no haya interpuesto el recurso previo.

Políticas Contables

Generales 2018.pdf

f. Comunicar. ACUERDO FIRME. Palabras clave: Modificación – acuerdo S. No. 3101 – Artículo 11 - Adopción – Políticas - Generales – Contabilidad - NICSP – versión – 2016 – 2018- Devolución - Específicas - Plan - Implementación c.i. Auditoría Interna (Notificado a la Secretaria vía correo electrónico)

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