TÉCNICAS DE ARCHIVO, SISTEMA NUMÉRICO Y POR ASUNTO O MATERIA

Integrantes: Yoseline Delgado.Constanza Trivik.

Felipe Urrutia.Cristóbal Garrido.

Profesora: Fabiola Neira I.

Curso: 3° B Adm.

¿Qué es un archivo? Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la

carpeta o directorio que lo contiene.

Los archivos informáticos se llaman así

porque son los equivalentes digitales de los

archivos en tarjetas, papel o microfichas del

entorno de oficina tradicional. Los archivos

informáticos facilitan una manera de organizar

los recursos usados para almacenar

permanentemente datos en un sistema

informático.

¿Qué son las técnicas de archivo?

Son el proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado con el fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.

¿Qué es el sistema numérico?

Consiste en asignar números consecutivos a las personas y/o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.

Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero.

Ventajas Desventajas

Su carácter es limitado.

Lectura rápida.

Exactitud.

Carencia de dudas o errores.

La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.

La localización del documento clasificado resulta difícil si no se reconoce el numero.

Es necesario una guía de confección de localización.

Necesita un índice.

Posibilidades de intercambiar números.

Clasificación :

Numero Consecutivo:

Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números ser realiza por orden de llegada.

Clasificación Cronológica:

El criterio que se utiliza es según el tiempo de vida del documento. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.

Consiste en asignar un numero de organización en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números para determinados asuntos. Por ejemplo, todas las facturas estarán en el archivo nº 1 , los reclamos en el archivo nº 3 ….

Clasificación en numero de serie:

Clasificación por decimal o por numero en código:

Consiste en asignar a los documentos categorías y sub-categorías, representadas cada una de ellas por un dígito, que después se expresará en forma de número.

Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificación por el último dígito.

Clasificación numérica terminal:

¿Qué es el sistema por asunto?

Es aquel que tiene como función archivar el material de acuerdo con su contenido. En algunos casos es un método muy útil.

Los archivos por asuntos son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva.

El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

Ventajas Desventajas

Es muy utilizada debido a su sencillez de su manejo.

Permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades.

Radica en la elección correcta de las materias que van a definir los documentos.

Siguen un orden numérico y/o alfanumérico cuando viene ordenados por numero y letras.

Conclusión

Al finalizar este trabajo nos damos cuenta de la real importancia sobre las técnicas de archivo y los sistemas tanto numérico como por asunto que son vitales dentro de una empresa.