TECNICAS DE OFICINA

TECNICAS DE OFICINA.- Estas se refieren a las características de una oficina, el trabajo que allí se desempeña el manejo de las máquinas y útiles de escritorio, de igual forma muestra como pueden ser la secretaria o el oficinista ayudando a desarrollar ciertas técnicas, cualidades de tipo social, para efectuar con eficiencia sus labores y le hace conocer además, la importancia del mejoramiento de las relaciones humanas a través de la comprensión de la propia personalidad y del conocimiento del comportamiento humano.

De la forma como la secretaria o el empleado ejecutivo ejecute su trabajo y cumpla con sus obligaciones, la cortesía y diligencia con que atienda a los clientes, la iniciativa que desarrollen sus funciones, de la lealtad, que demuestre a la institución y del orden y la exactitud que tenga en el manejo de los documentos, depende en gran parte del éxito de los negocios.

Se dice también que es el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el servidor público, para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo dentro de la oficina.

OBJETIVO.- El objetivo es facilitar al servidor públicoy darle una visión general y actualizada de losprocedimientos y técnicas que se utilizan en la gestión diaria de una empresa o institución al finalizar el mismo los alumnos/as deberán ser capaces de distinguir los elementos y funciones de una empresa o institución;también sabrán valorar la importancia de la comunicación oral y escrita en la empresa, comprendiendo la función que tienen los documentos y la correspondencia en la gestión de la misma, así como las técnicas y sistemas para su archivo Analizarán la importancia de la contabilidad y como utilizar elPlan General de Contabilidad, identificando correctamente los grupos y las cuentas.

IMPORTANCIA.-La importancia de mejoramiento de las relaciones humanas a través de la comprensión de la propia personalidad y del conocimiento del comportamiento humano.

Estas permiten una organización y sistematización de toda la información de la institución.

Facilitan el desempeño laboral en las instituciones o empresa y los funcionarios. Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y

organización ante el público.

SU APLICACIÓN.- Estas se aplican en todas y cada una de los cargos de oficina es decir en las diferentes ocupaciones necesarias según el requerimiento de la institución o empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores importantes que son:

Equipo Humano (personal de trabajo) constituye un insumo básico de un sistema de información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que puedan detectarse, además permite realizar los ajustes necesarios que permitan alcanzar los objetivos esperados.

Material o equipo de trabajo.- esto se refiere a la instalación de equipos y el local donde se va a desempeñar las funciones o sea el lugar.

Recursos Financieros.- Son los medios que posibilitan contar con los demás elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los recursos humanos.

OCUPACIONES MÁS COMUNES DENTRO DE UNA OFICINA:

1. Recepcionista.- Es una función que desempeña una persona atendiendo al público, sirviendo de enlace entre el público y el personal de la institución, tarea interesante y a veces muy difícil, en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del servidor público.

Funciones que debe cumplir:

Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidad Causar buena impresión en la institución a favor de las relaciones públicas. capacidad distinguir entre las personas que visitan y los clientes que requieren algún

trámite. Ser cómplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de la

compañía.

CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA RECEPCIONISTA:

Tener buena apariencia y disposición, esto significa que cuida su apariencia personal, debe estar fuera de toda crítica.

Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área de trabajo en orden y limpia. Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su trabajo

y nunca confundir exactitud con velocidad. Interesarse siempre en los clientes No tener quejas de los clientes y evitar conflictos. Visión clara , voz agradable y bien articulada Buena memoria de las voces, mucho tacto y discreción Memoria general y control, suficiente paciencia Sonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demás Equilibrio y confianza, seguridad en sí misma Dedicación personal y a su trabajo Dominio de su idioma y de otros mas Sincero interés por las personas.

LA SECRETARIA RECEPCIONISTA DEBE CONOCER LO SIGUIENTE:

Manejo de la central telefónica La organización interna de la empresa Las normas y reglas de la compañía Los nombres de todo el personal incluyendo los de menor rango Los números telefónicos de los clientes y relacionados con la compañía o

institución. Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compañía.

2. Auxiliar de oficina.- Es el servidor público, que presta apoyo a la secretaria y demás servidores que trabajan en esa institución.

Funciones que debe cumplir.- Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla, los medios para realizar estas funciones dependerán del grado de automatización alcanzado.

3. Secretaria Ejecutiva.-

BUENOS MODALES:

Los Buenos modales son la expresión de lo mejor que cada uno tiene en su corazón para dar a los otros. ¿Bondad o egoísmo? No es simple romanticismo o cursilería. Los buenos modales verdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos hacia la dignidad de los demás.

Es importante:

Aprender a sonreír, independientemente de tu temperamento.Tener el hábito de saludar, independientemente de tu posición en la empresa.Vigilar el tono de tus palabras para no ofender al otro.Ser consciente del daño que hacen las malas palabras.Cuando hay necesidad de llamar la atención o discutir es necesario recordar que queremos integrar no desintegrar.Ser consciente las carcajadas en una mujer la hacen parecer vulgar. Se puede reír con muchas ganas sin necesidad de hacer escándalo.

En el aspecto físico.-Porque estarás preocupada por aprender e ir en la búsqueda de un estilo personal tuyo que abarcará las piezas de tu guardarropa, maquillaje y peinado. Ese estilo tiene que expresar la verdadera tú, tus valores, así como tus ambiciones profesionales.

En el aspecto humano.-Cuando, por ejemplo, nos decidimos a tomar unas clases de etiqueta para aprender el uso y manejo de los cubiertos, estarás aumentando la confianza en ti misma ya que ante el conocimiento de lo que es correcto y de lo que es incorrecto, te manejaras con mayor soltura.

En aspecto Espiritual.- No es lo mismo saludar con la alegría de saber que vas a un encuentro con otros, a saludar porque es una costumbre. La verdadera relación con los otros se construye desde las potencias espirituales y requiere de un esfuerzo interior para hacer de un saludo simple, aparentemente, una canción de bienvenida para los otros.

Esto requiere, que haya en efecto reservas, combustible, abono. Se refiero a que la vida interior, añade un velo especial al alma de una mujer. Te hace más sensible, más cálida, más humana. El corazón se vuelve frondoso, y ansioso por crear nuevas formas de relacionarse con los otros.

Un consejo que no estará de más. Los buenos modales se demuestran en gestos, igual que en palabras y hechos. Su distintivo es la sonrisa. El poeta Horacio lo decía: "Nada impide decir la verdad sonriendo". Piénsalo.

TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVO:

Es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioro etc. Este sistema va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

Su importancia.- representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos, solo se guarda los documentos importantes.

LA FINALIDAD DE ARCHIVAR.- un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.

TIPOS DE ARCHIVOS:

Existen varias clases de archivo entre ellos mencionaremos los más importantes:

Archivo inactivo.- Es el que está guardado por varios años

Archivo Central.- El que está guardado en el Sótano

Archivoactivo.- Son los documentos actuales.

Archivo Semi-activo.- Documentos guardado de un año, son ocupados para consulta y constatación.

SISTEMA DE ARCHIVO:alfabético, numérico, geográfico por asunto:

Sistema Alfabético.- viene a ser la asociación de la letra A hasta la letra Z.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS.-

Documentos vitales.- incluye documentos legales de constitución títulos de propiedad escrituras públicas.

Documentos importantes.- incluye facturas, registro de compra correspondencias recibidas y expedidas.

Documentos útiles.-Incluye alguna correspondencia general como ser memorándum, cartas, informes, normas legales, recibos y otros.

Documentos no esenciales.- anuncios formatos, afiches, invitaciones y material de folletería.

UTILES DE OFICINAS.- Existe un sin número de utensilios que son utilizados dentro de una oficina, entre ellos nombraremos a:

Archivador de oficio ancho Archivador de oficio delgado Canastilla porta documentos Engrampadora Perforadora Bolígrafo Escritorio de computadora Cuaderno empastado grande