TECNICAS DE ORGANIZACIÓN ESCRITO

8/3/2019 TECNICAS DE ORGANIZACIÓN ESCRITO

http://slidepdf.com/reader/full/tecnicas-de-organizacion-escrito 1/11

Instituto Tecnológico de la Paz

Equipo No.3

Técnicas de la organización:

1. Organigramas

2. Manuales

3. Diagramas de flujo

4. Diagramas de proceso

5. Formas

ObjetivoDar a conocer cuáles son las principales técnicas o herramientas necesarias para

llevar a cabo una buena organización, la aplicación que se le puede dar de

acuerdo con los problemas planteados en distintos grupos sociales y cómo

podríamos representar gráficamente la información de dicho grupo.

Técnicas de organización: Son las herramientas necesarias para llevar a

cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de

organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Las principales son las siguientes:

Organigramas

Conocidos también como graficas de organización o cartas de organización, los

organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una

organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles

jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los

organigramas pueden clasificarse en:



Existen tres formas de representar los organigramas:

Vertical: En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba

abajo.

Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular: Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el

centro hacia afuera.

Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto horizontal como vertical.

Manuales

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,

información de la organización de la empresa. Los manuales de acuerdo a su

contenido, pueden ser:

De políticas

Departamentales

De bienvenida

De organización

De procedimientos

De contenido múltiple

De técnicas



De puesto

Son de gran utilidad ya que:

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Aumentan la eficiencia de los empleados.

Son una fuente de información.

Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de

responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Manuales de organización

Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente

incluyen:

Finalidad de cada elemento de la organización.

Declaración de funciones.

Glosario de términos utilizados.

Manuales departamentales

Contienen:

a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate, y

los de sus secciones básicas.

b) Políticas y normas generales de la empresa y del departamento

correspondiente.

c) Carta de organización general y departamental.

d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

e) Descripción de puestos

f) Graficas de procesos, y de flujos.

Ventajas:

a) Describen el funcionamiento de un departamento.

b) Se emplean para dar instrucciones en el departamento.

c) Presentan el flujo de trabajo.

d) Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.

e) Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento .



Manuales interdepartamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales aunque no

siempre proporcionan la misma cantidad de información.

Comprenden a todos los departamentos de la organización. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos

departamentos.

Diagramas de flujo

Conocida, también, como grafica de flujo. Esta se puede definir como la

representación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un

conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que

intervienen en un procedimiento detallado.

Los diagramas de flujo facilitan comprender el movimiento de cada una de lasactividades de un procedimiento. Para esta comprensión será necesario seguir

símbolos convencionales para tener un significado preciso y convenir en ciertas

reglas en cuanto su aplicación. La simbología que se utiliza es la establecida por

la American National Standard Intitute (ANSI).



Simbología que se utiliza



Importancia de los diagramas de flujo:

• Registra y trasmite un seguimiento, aplicación y evaluación referente al

funcionamiento de las actividades de oficina representada en el

procedimiento.

• Ayuda a la sistematización de las actividades.

• Coordinación de las áreas.

• Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades.

• Fomenta la comunicación entre los empleados.

• Evita consulta de los empleados a los jefes superiores.

• Erradica la duplicidad de esfuerzos y actividades.



• Elimina y reduce el atraso de actividades.

• Mayor rapidez de tomar decisiones.

Tipos de diagrama

Lineales o verticales. De arriba hacia abajo (forma vertical).

De bloque u horizontales. De izquierda a derecha (forma horizontal).



Panorámicos (por medio de dibujos): Estos nos permiten la

interpretación a simple vista.

Diagramas de proceso

George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión

de los pasos de que consta un procedimiento.

Los diagramas de procedimiento nos permiten:

A. Una mayor simplificación del trabajo.

B. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las

operaciones para una mejor circulación física.

C. Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.

D. Eliminar demoras.

E. Una mejor distribución de la planta.

Simbología

Símbolo Nombre Descripción

OperaciónSe utiliza principalmentecuando algo está siendo

creado, cambiado oañadido.

InspecciónCuando algo es revisado,

verificado oinspeccionado, sin ser

alterado en suscaracterísticas.

TransporteActo de mover de un

lugar a otro.



Espera o demora

Etapa en que algopermanece ocioso enespera de que algo

acontezca.

Almacenamiento

Cuando se almacena o

archiva algo para serguardado con carácterdefinitivo.

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento:

A. Escoger el procedimiento que se va a realizar.

B. Determinar las técnicas analíticas.

C. Analizar el trabajo.

D. Hacer una lista.

E. Establecer el procedimiento más factible.F. Presentar la proposición.

G. Obtener la aprobación.

H. Preparar instrucciones.

I. Implantar el nuevo procedimiento.

J. Observar el procedimiento implantado.

K. Preparar una guía de adelantos logrados.

L. Llevar registros adecuados de realización.

Formas Un documento, formulario, formato o forma impresa es aquel papel que tiene

información formal de lo que acontece en la empresa.

Ventajas

• Sirve como información de respaldo.

• Elimina la comunicación informal.

• La responsabilidad se comparte.

• Evita conflictos entre el personal.

• Disminuye el atraso de actividades.

•Las actividades se uniforman.

• Reduce la incertidumbre del personal.

Desventajas

• Inversión de más tiempo.

• El exceso indiscriminado del manejo de formas podría propiciar la

burocratización y retraso de las actividades.



Diseño de la forma

1. Función de la forma.

2. Conocer el titulo del documento.

3. Otorgar una clave que facilite su control e identificación.

4. Identificar el logotipo de la empresa.

5. Conocer la frecuencia con que se empleara la forma.

Partes fundamentales de una forma

1. Palabras: Escoger palabras adecuadas a utilizar.

2. Espacios: Se divide en dos clases:

1. Espacio llenable: Se colocan los datos o las palabras que son

variables.

2. Espacio no llenable: Se coloca sigo o una clave. Ejemplo (*).

3. Líneas o rayados: De acuerdo con la forma se usan líneas de diversosgruesos.

4. Papel: Se selecciona el tamaño, la calidad y el color.

Partes principales de una forma

• Contiene logotipo de la empresa, titulo del formulario, fecha y folio

progresivo.

Encabezado de la forma:

• Es donde se encuentran los datos requeridos y que esta relacionado

con el titulo de la forma.

Cuerpo:

• Van los espacios para los nombres y firmas de quien solicito, aprobó,

o bien un espacio donde se colocan las “observaciones” a considerar.

Pie de forma:



Conclusión

Podemos decir que las técnicas de organización nos brindan el manejo más

rápido, útil y de más fácil comprensión para llegar a la toma de decisiones en la

que se ve involucrado determinado grupo social.

Bibliografía

Libro: Fundamentos de administración

Autor: Munch Galindo, Lourdes

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN ESCRITO

Documents

Transcript of TECNICAS DE ORGANIZACIÓN ESCRITO