Tecnicas Secret Aria Les Auxiliar Administrativo 36095 Completo

5/9/2018 Tecnicas Secret Aria Les Auxiliar Administrativo 36095 Completo - slidepdf.com

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Técnicas secretariales. Auxiliaradministrativo

Autor: LIBIA LOPEZ

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Presentación del curso

Este es un curso donde aprenderás técnicas secretariales, conocerás el manejo deuna oficina y los elementos necesarios para comenzar a trabajar como auxiliaradministrativo.

La secretaria es la persona profesional que se encarga de gestionar el tiempo del dire

directivocon el que colabora.La palabra secretaria vienen de secreto, esto significa que es la persona de laoficina que trabaja con un alto nivel de confidencialidad y lealtad.

Los auxiliares de oficina trabajan en empresas privadas, o en la administraciónpública.

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1. Auxiliar administrativo

QUE ES UN OFICINISTA?

La profesión de OFICINISTA, SECRETARIO (A) O AUXILIAR ADMINISTRATIVO estáorientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.

Sin duda, son un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestiónempresarial.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como puedenser:

Tramitar correspondencia, su entrada y salida.

Recepción de documentos.

Atender llamadas telefónicas.

Atender visitas.

Tomar recados

Ordenar la oficina

Clasificar los documentos

Archivo de documentos.

Cálculos elementales.

Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

Estar al día de la tramitación de expedientes.

Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con losque esté más relacionada la sección de que dependa.

Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desdecalculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y losprogramas informáticos que conllevan.

Completo conocimiento de uno o más idiomas extranjeros. Opcional.

Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

Excelente atención en reuniones y al público en general

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2. Secretaria

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestoradel tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparsemás que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

SECRETARIA, viene el origen SECRETA.

Esto es algo que no debemos olvidar cuando trabajamos; ya que, nuestro nivel deCONFIDENCIALIDAD Y LEALTAD es para con nuestros directivos.

En tal sentido, jamás divulgaremos información de nuestro departamento u oficina.

Centros de trabajo

Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidadsuficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública ocualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.

En diferentes oficinas de Administración Pública se requieren otras características

añadidas a las exigidas y que están redactadas en las distintas leyes estatales,autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesariosuperar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizarun supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en esemomento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún softwareinformático (Saint, Excel, Etc), donde se demuestra que tiene la capacitaciónnecesaria para el desempeño de la tarea.

La ventaja de trabajar en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajopara toda la vida (funcionario público) mientras las leyes no digan lo contrario.

En algunas empresas privadas también se da algún caso puntual donde es necesario

realizar alguna prueba demostrativa de capacitación, pero muchas de éstas puedenser "empresas familiares", siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes ytrabajadores, por lo que el acceso algunas veces es más limitado.

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3. Implementos de oficina (1/2)

IMPLEMENTOS QUE SE USAN EN LA OFICINA

MOBILIARIO:

Debe estar ordenado y limpio. La mesa de trabajo ordenada, los estantes limpios ycon su material ubicables con sus respectivas identificaciones, el ambientedespejado y aseado.

SALON DE REUNION O CONFERENCIA

Es el lugar donde se reúnen jefes y personal de distintos departamentos o lugarescon la finalidad de tratar puntos de interés.

Este lugar es importante mantenerlo en orden (con clima agradable) y antes deiniciar la reunión se deben prever lo siguiente: CONFIRMACION DE LOS ASISTENTES(número de personas, nombres, cargos y empresas) LOGISTICA (refrigerios, café,agua, etc) PAPELERIA (carpetas con hojas blancas, material de la reunión y bolígrafosen buen estado. Todo esto en casa asiento) EQUIPO DE PROYECCION VISUAL (Videobeam, laptop, retroproyector de imágenes, etc) ACTIVIDADES PROPIAS DE LAREUNION (entrega de algún material adicional, etc)

COMPUTADORAS, ESCANER E IMPRESORA:

Si no se está usando, preferiblemente manténgale apagada y cubierta paraprotegerla del polvo. Úselo con responsabilidad, si no tiene conocimiento de algo,pregunte primero, con esto usted evita dañar la información interna. Estos equiposno se usan para JUGAR, CHATEAR EN INTERNET, VER PAGINAS FUERA DE LUGAR,ENTRE OTROS.

Impresoras de varios modelos y Multiuso

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4. Implementos de oficina (2/2)

MAQUINAS DE ESCRIBIR:

A pesar de ser un implemento descontinuado, existe oficina donde su uso es unInstrumento de vital importancia, mayormente para llenar formatos. Cuídelo, usehojas blancas para proteger el rodillo y use correctamente el teclado. No olvide que

la calidad de un oficinista se saca por la forma como transcribe.PAPELERIA:

Los implementos que usamos para trabajar deben estar en orden, en su lugar, debemantenerse protegido del polvo, grasa, entre otros. Estos son: HOJAS DE CARTAS,HOJAS DE FOTOCOPIAR, HOJAS DE COPIAS, CARPETAS, SOBRES, PAPEL CARBON,ENTRE OTROS.

GRAPAS Y GRAPADORAS:

Debe encontrarse en un lugar determinado para su pronta ubicación y en buenestado. Trátelo con cuidado, debido a que muchas veces se dañan por el repetido

abuso del mismo.SELLOS, CLIPS, CORRECTOR LÍQUIDO, CINTAS O GOMA CORRECTORA (TIPE) Y DEMASARTICULOS DE OFICINA:

Fundamental para un oficinista, ya que nos permite agilizar efectivamente el manejode documentos escritos y aplicar su correctivo, según sea el caso.

TELEFONO

Este es el instrumento más importante de un oficinista.

Atender el teléfono es UN ARTE, y no todo oficinista logra aprenderlo eficazmente.

No olvide EL CLIENTE SIEMPRE TIENE LA RAZON, y es inculto discutir por teléfono.

Usemos nuestro mejor timbre de voz y tratemos a todos con la elegancia y la mejorcultura.

El correcto TIMBRE DE VOZ en el teléfono debe ser bajo y paciencia al conversar conel interlocutor.

Recuerde que su voz es la imagen que proyecta la empresa.

FAX:

Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir adistancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).

Método y aparato de transmisión y recepción de documentos mediante la redtelefónica conmutada que se basa en la conversión a impulsos de las imágenes«leídas» por el emisor, impulsos que son traducidos en puntos -formandoimágenes- en el receptor.

Al marcar el número se pide tono para enviar y es el mismo para enviar.

FOTOCOPIADORA:

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http://es.wikipedia.org/wiki/Tel%C3%A9fono




http://es.wikipedia.org/wiki/Tel%C3%A9fono



Equipo encargado de fotocopiar todo material impreso a color negro o a colores,según sea el tipo de equipo.

Debe ser tratado con mucha cautela, ya que a veces por la excesiva cantidad detrabajo, pudiera ocasionar fallas y lamentables pérdidas.

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5. Técnicas de oficina

TECNICAS OFICINISTAS QUE DEBE TENER EN CUENTA:

Limpieza de su lugar de trabajo y preparar material de trabajo del dia: hojas,computadoras, máquina de escribir, preparar el café, la correspondencia del dia,preparar material de trabajo del jefe o superior, colocar la correspondencia a

contestar, mantener el orden, entre otros.AGENDA DEL DIA: TELEFONICA: Se lleva el registro de clientes, conocidos, entreotros. Nombres, E-Mail, Telef. Etc.

DE REUNIONES Y ACTIVIDADES: Día por día, se lleva un cronograma de todas lasactividades que se llevarán a cabo. Con fecha, hora, actividad, entre otros.

DE VISITAS: TOMAR NOTA DE TODAS LAS PERSONAS QUE VAN A LA OFICINA. Esto esindispensable en todo oficinista. DAR RECADOS.

El archivo: la vida de una oficina. Se debe mantener en orden y pulcro.

Los implementos de trabajo: hojas, grapas, carpetas, tintas, computadora, teléfono,entre otros...se deben cuidar y no usarlo en el plano personal.

La papelera debe estar en un sitio visible y desocupado.

Aproveche los momentos en que no hay mucho trabajo, y procure mantenerseactiva, realizando alguna labor productiva. No jugando en la computadora, hablandopor teléfono con algún conocido, durmiendo en nuestro lugar de trabajo oabandonando nuestra área laboral.

Mantenga el lugar armonioso y libre de toda carga negativa. Un ambiente musical,con melodías suaves y relajantes, si se lo permiten puede usar ambientadores; estocausa una excelente impresión al público.

MANTENGA SU ASPECTO IMPECABLEMENTE VESTIDO Y MAQUILLADO (DAMAS).Siusted es una persona que no se maquilla, le sugerimos aplicar un maquillajemoderado.

Porque la imagen de una organización solo estará a cargo de la que se encuentremejor vestida y presentada.

Practique la solidaridad laboral con sus compañeros. Sin embargo, nunca abandonesu lugar de trabajo, ni deje para luego lo que puede hacer en ese momento.

Procure mantener al público satisfecho, cómodamente sentado e informado. Estearte de atender al público, solo se adquiere con la práctica y con mucha paciencia.

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6. La secretaria (1/2)

El secretario perfecto

La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de unaempresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser el secretarioperfecto? ¿Hay cursos secretarias perfectas? ¿Se aprende o se nace? ¿Hace un jefe

perfecto un secretario eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefeperfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".

Un buen secretario no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente elteléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.

Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicioscolectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de ladivisión, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y debolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de lassecretarias convencionales sean sustituibles...

¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buenasecretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de laempresa. Damos algunos consejos.

Consejos para ser un buen secretario

El perfil del secretario perfecto. Por supuesto ponga aquello que todas lasempresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria:idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero lasecretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.

Secretario = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máximaconfianza. Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad... es clave paraque exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas ydebilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresay las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianzatotal entre el jefe y secretario, se está dando un paso de gigantes en multitud defacetas.

El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto

directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a losmáximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental elapoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un altodirectivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar atiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar unavisita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar mediahora más tarde a un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durantedos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectascondiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que

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http://www.euroresidentes.com/protocolo/protocolo-etiqueta.htm




http://www.euroresidentes.com/protocolo/protocolo-etiqueta.htm



el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse . Es saber cuando tiene sed, o esmandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cadaminuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando losimprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el estrés en el trabajo (el secretariopuede ayudar mucho).

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http://www.euroresidentes.com/Blogs/empresa/2008/01/reducir-el-estrs-en-el-trabajo-y-en-la.html




http://www.euroresidentes.com/Blogs/empresa/2008/01/reducir-el-estrs-en-el-trabajo-y-en-la.html



7. La secretaria (2/2)

La secretaria como gestor. Uno de los secretarios de alta dirección que es cadavez que contesta el teléfono transmite la importancia de la empresa y la de sumáximo representante, con tal maestría que se convierte en un factor de imagen,invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestiona hábilmente en unvuelo de largo recorrido todos los detalles. Se preocupa de hacer llegar trespropuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesamás especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detallesestuvieran impecables. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora decualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?

Hacer valer la autoridad de su jefe.

El secretario debe ser la garantia de la ejecución de cualquier reunión en la que setomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia debe ser con detalle:buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de lafecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se habíacomprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho yterminado en tiempo y forma

De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas,sabiendo que su secretaria hace un seguimiento perfecto para que se ejecutare lostemas tratados y acordados. La productividad del jefe debe ser espectacular.

Saber estar: La imagen. Un amigo, Gerente de una importante empresa, mecomentaba que su secretaria conseguía que en el entorno de su oficina se respiraraun aire positivo por todos los costados.

Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando conénfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, le está esperando. Hacía sentirse importante al que

llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad,discreción, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa.Respetada y considerada un valuarte absolutamente necesario, para crear unmagnífico clima de confianza.

Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, conestilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menoshasta su perfume.

7. Aprender, cursos especializados. Un buen secretario necesita aprender tantocomo el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa.

Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámesenanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.

Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer enhorarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.

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http://www.euroresidentes.com/Blogs/viajes/2007/06/un-da-en-nueva-york.html








8. Técnicas secretariales. Eficiencia

Decálogo secretarial Sé siempre sincero pero sin ofender. El deseo de servir y no el de herir debe ser faroorientador de tu sinceridad.

Esfuérzate en despertar en ti y en todos los que te rodean el sentido ético latente entodo ser humano.

Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo cortés, comprensiva ycooperadora.

Regocíjate, si eres responsable, reedúcate para perfeccionar tus conocimientos. Laresponsabilidad es uno de los pilares donde descansa el éxito.

Entusiásmate. Tu entusiasmo aumentará tu eficiencia y te permitirá cosechargrandes satisfacciones.

Sé discreto y utiliza el tacto con tu jefe, con tus compañeros de trabajo y con elpúblico.

Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prójimo y también a Dios.

Respétate a ti misma y respeta a los demás, pero recuerda que tienes derecho aexigir que te respeten.

Interésate sinceramente en todos lo que te rodea. Este sincero interés te permitirádesarrollar al máximo todas tus personalidades.

Actúa con lealtad, pero que la máxima expresión de tu lealtad no sea tu adhesión

incondicional a una persona sino a lo bueno, a lo correcto, a lo justo.ACTIVIDAD EVALUATIVA DE ESTE TALLER

1.-Coloque verdadero (V) o falso (F) según su criterio en las funciones principalesque están relacionadas con el trabajo de oficina:

Tramitar correspondencia, su entrada y salida.

Coquetear con los compañeros de trabajo.

Atender llamadas telefónicas.

Atender visitas.

No tomar recados

Llegar tarde al trabajo

Clasificar los documentos

Archivar 1 vez al mes

Hacer el trabajo en casa.

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NO informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

No tramitar expedientes

Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con losque esté más relacionada la sección de que dependa.

Asimismo, No es necesario tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina,desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y losprogramas informáticos

Saber de inglés

Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

Excelente atención en reuniones y al público en general

2.-Explique brevemente como debe ser el manejo del MOBILIARIO Y EN EL SALON DECONFERENCIAS de una empresa u oficina.

3.-Cuantas agendas se pueden llevar en una oficina? Menciónelas4.-Explique con sus propias palabras lo comprendido en CONSEJOS PARA SER UNBUEN SECRETARIO

¿QUE TECNICAS SECRETARIALES APRENDIO EN ESTE TALLER? MENCIONELAS

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