TÉCNICAS DE DISCUSIÓN Y COORDINACIÓN DE GRUPOS

En este capítulo analizaremos como podemos mejorar la participación en la toma de decisiones.

¿Cómo resuelve el grupo sus problemas?

Todos tomamos decisiones todos los días. En nuestra vida familiar, con nuestros amigos, en el

trabajo... Pongamos como ejemplo cuando tenemos que salir corriendo para pagar una cuenta en el banco

antes que cierre.

Tomar decisiones es elegir una alternativa de acción entre varias: la que parece más razonable de

acuerdo a diferentes criterios:

. Nuestros objetivos: llegar lo más rápido posible, viajar cómodo, poder leer algo en el viaje,

etc. o sea satisfacer una necesidad.

. los recursos disponibles: información (perdí el teléfono de la agencia de remises, no sé qué

línea de colectivos me deja bien, etc.), tiempo (tengo poco), energía (estoy cansado así que tengo que

ir sentado) y dinero (como todo el mundo: "Estoy en la lona"). Valoración de la situación, de acuerdo

a los valores personales (si voy en remis y me ven los muchachos del bar me van a pedir plata...).

Al tomar una decisión cada persona espera influir en la realidad, para mantener el estado actual de las

cosas (evitar modificaciones o enfrentar perturbaciones) o para cambiarla.

En los grupos y en las organizaciones, la toma de decisiones es más complicada, porque los miembros

pueden no coincidir con los objetivos y la valoración de la situación (como ejemplo típico podemos pensar

en un sindicato que tiene que decidir un plan de lucha para evitar despidos masivos: ¿se negocia? ¿se va a la

huelga? ¿se toma la fábrica? ¿se trabaja a reglamento?).

Por lo tanto, el proceso de tomar una decisión empieza cuando el grupo, la organización o una persona

deben resolver un problema. Para poder decidir se necesita un método para analizar los problemas que nos

haga más fácil buscar la mejor solución. El siguiente esquema puede resultar útil:

Pasos para la toma de decisiones

1°) Establecer objetivos claros y aceptables para la mayoría.

2°) Identificar y definir cuáles son los problemas más importantes, y colocarlos en lista de prioridad;

3°) Analizar las posibles causas por las que ocurre el problema;

4°) Buscar, crear y examinar las soluciones altemativas posibles, y seleccionar las más efectivas. Para

ello:

. valorar críticamente cada solución propuesta;

. decidir un plan de acción.

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5°) Poner el plan en práctica repartiendo actividades y responsabilidades;

6°) Evaluar los resultados en una reunión posterior.

Estudiemos cada punto en particular:

1°) Establecer objetivos claros y aceptables para la mayoría:

Hay que decir dónde queremos ir antes de emprender el camino. Detrás de lo que pensamos y

hacemos está nuestro mundo de valores, algunos de los cuales son conscientes mientras otros están en

nuestro inconsciente.

A medida que un grupo madura, es más fácil tratar abiertamente la cuestión de los valores, lo que nos

permite ponemos de acuerdo sobre las cosas aceptables para todos.

Buscar una base común de necesidades e intereses para el grupo es la etapa más difícil y tiene

consecuencias de gran alcance para el comportamiento y la supervivencia del grupo.

2°) Identificar los problemas más importantes y colocarlos en lista de prioridad:

Es conveniente describir la situación lo mas claro que podamos: ¿qué ocurre? ¿dónde está el

problema? ¿cuándo se manifestó? ¿a quiénes involucra? ¿cuál es la magnitud?

Definidos los problemas debemos decidir cual es el problema más importante. A medida que el grupo

vaya madurando, se hablará cada vez menos de "mis problemas" y más de "nuestros problemas". Un criterio

para ordenar los problemas es la urgencia de cada uno, otro es la disponibilidad de los recursos necesarios

para resolverlos, otro puede ser la cantidad de personas involucradas en el problema, o la complejidad del

mismo.

Es común que los distintos criterios generen listas de prioridades opuestas: si es por la urgencia,

quizás el principal problema a resolver pueda ser, por ejemplo, restablecer una línea telefónica cortada, pero

si nos fijamos en el criterio de la disponibilidad de recursos, este problema figuraría al final de la lista si el

corte tiene que ver con la empresa telefónica.

Discutir criterios en lugar de problemas concretos a veces sirve para definir muchas discusiones sin

que intervengan factores personales.

3°) Analizar las posibles causas por las que ocurre el problema y estudiar el factor más importante:

Para encontrar las causas reales de un problema debemos buscar información, recolectar datos y

registrar las relaciones qué hay entre las partes y el todo para comprender la lógica interna del problema y su

funcionamiento. Hay diversas maneras de recolectar datos y analizar causas de problemas.

4°) Examinar las sugerencias en relación con las soluciones posibles, y seleccionar las más probables.

A través de la creatividad y la imaginación debemos explorar nuevas y distintas posibilidades.

Pueden ocurrir tres cosas:

a) hay dos o más soluciones

b) encontramos una sola solución y el grupo está de acuerdo en que es la más correcta.

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c) no se presenta ninguna solución.

El primer caso es el más deseable, y generalmente se logra si el problema ha sido bien seleccionado y

planteado.

En el proceso de argumentación a favor o en contra de cada solución, quien coordine el grupo debe

aclarar que las soluciones son propiedad del grupo, y no de las personas que las sugirieron. Así se discutirán

ideas (nivel racional) y no relaciones personales (nivel socioafectivo).

El coordinador tratará de mantener el equilibrio de la discusión no apoyando ninguna solución en

especial. El diálogo seguirá hasta que se dé alguna tendencia clara en la opinión del grupo.

En el segundo caso, el coordinador debe plantear los puntos débiles de la única solución propuesta si

los tiene para obligar a razonar sobre los argumentos presentados.

En el tercer caso, el coordinador debe formular preguntas estimulantes sobre el problema para

propiciarla reflexión del grupo y hacer que este plantee soluciones. La lluvia de ideas es muy adecuada para

generar soluciones altemativas.

Si el grupo es incapaz de reaccionar, habrá que suspender la discusión sobre ese punto hasta que se

cuente con más datos. Pero también habrá que preguntarse si era importante para el grupo discutir en ese

momento el problema en cuestión o sólo tenía que ver con una necesidad exclusiva de los dirigentes o del

coordinador.

5° y 6°) La fase final es poner el plan en práctica, distribuir el trabajo y las responsabilidades y

evaluar los resultados en una reunión posterior.

Terminado el ciclo debemos revisar la brecha entre lo que habíamos definido como nuestro "objetivo"

(adonde queríamos llegar) y la posición en que realmente nos encontramos (adonde estamos)

Las principales dificultades para tomar una decisión surgen cuando los datos no están claros o falta

información; cuando no están claras las causas del conflicto, cuando no se encuentra una solución

integradora, o no se tienen los recursos necesarios.

De todas formas es importante aclarar que decidir y actuar son dos cosas diferentes. La decisión no es

acción. La acción es el comportamiento esperado a partir de que se toma una decisión. Es de esta forma que

las ideas se transforman en hechos.

La comunicación e información es la nafta de la toma de decisiones.El proceso de toma de decisiones es la llave de encendido que pone en movimiento ala

organización, ya que las decisiones conducen a la acción.Las acciones son el motor.

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La eficacia de las decisiones que se tomen depende de su racionalidad y de la posibilidad de ponerla

en práctica.

La conducción del grupo al tomar decisiones

Cuando se va a tomar una decisión en un grupo, en primer lugar se deben elegir los aspectos concretos

que serán discutidos. No siempre será posible decidir sobre todo. Seleccionar una o dos cosas para discutir

facilita la participación y puede ayudar a llegar a acuerdos concretos y posibles.

Hay, que dejar claras las alternativas que están en juego y promover que los participantes den

argumentos para apoyar una u otra.

El dirigente debe facilitar la participación de todos confrontando la opinión de unos con la de otros,

promoviendo una actitud de respeto para que todos se escuchen y destacando las opiniones más

significativas.

Es importante mostrar que decidir algo significa tomar una opción y que cualquier opción tiene sus

ventajas y sus costos.

Tal vez lo más difícil es cuando se producen desacuerdos. Pareciera que el grupo se estanca allí sin

poder avanzar. Es fundamental, en este caso, resaltar los acuerdos y dejar establecidos los desacuerdos.

Aclarar al grupo que no siempre se podrá estar de acuerdo en todo, pero que es importante seguir

trabajando juntos, a pesar de que existan diferencias.

A veces cuando es muy difícil tomar una decisión, ya sea porque no hay suficiente información o

porque el grupo no puede ponerse de acuerdo, es conveniente postergarla y darse tiempo. Las decisiones

apresuradas pueden traer numerosos problemas a una organización.

Otros elementos que deben estar presentes cuando se va a tomar una decisión son:

. Entregar la información necesaria con tiempo para que sea previamente analizada y todos

estén en iguales condiciones para opinar sobre la decisión.

. Aprovechar las experiencias que ha acumulado ese grupo.

. Considerar las experiencias positivas que se han tenido y no repetir errores.

. Considerar los recursos humanos y materiales que se necesitan para tomar decisiones

realistas y posibles de realizar.

. Considerar los objetivos más permanentes del grupo. No tomar decisiones que vayan en

contra de estos objetivos.

. Considerar las experiencias de otros grupos y organizaciones sobre temas conflictivos.

Muchas veces hay soluciones desconocidas elaboradas por otros grupos que debieron enfrentarse a los

mismos problemas.

La coordinación

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Cuando nos toca coordinar alguna actividad que implique algún grado de discusión (una reunión del

consejo de administración, una comisión de trabajo, una asamblea) deberemos tener en cuenta ciertos

objetivos:

1. Al principio, deben ocuparse algunos roles indispensables (coordinador, secretario, moderador,

etc.). Si no hay nadie que los quiera asumir hay que plantear su necesidad y función, y permitir la rotación

de esos mismos roles en otros miembros.

2. Desarrollar la discusión tomando en cuenta al grupo y sus necesidades, para que se interese a todos

y todos puedan participar.

3. Permitir y sostener la libertad de expresión con la mayor participación posible de los miembros

para que puedan decir lo que piensan.

4. Mantener la discusión en el nivel necesario para que todos entiendan lo que se está debatiendo.

5. Observar lo que está ocurriendo, para poder organizar las actividades de los miembros y encauzar la

discusión. Para esto conviene tener a mano un listado de problemas para resolver, ya que en los momentos

claves nos puede servir de guía.

6. Tener en cuenta que los conflictos se producen entre dos líneas de fuerzas opuestas: Los que se

oponen el cambio mediante diferentes formas de resistencia, y los que lo facilitan.

Para orientar al dirigente presentamos a continuación un esquema sobre como coordinar una discusión

grupal.

Formas de tomar una decisión

Existen básicamente cuatro modos de tomar una decisión, según quiénes están involucrados en la

misma: individual, personal, compartida y grupal. Veamos cada una de ellas.

Decisión individual

El dirigente o el responsable de tomar la decisión, frente a un determinado problema, lo hace sin

consultar con otros ni pedirle su opinión. Para eso emplea la información que tiene en ese momento

confiando en sus conocimientos.

Hay situaciones en que una decisión de este tipo puede ser necesaria. Por ejemplo, cuando el dirigente

representa al grupo o cuando es necesario tomar una decisión urgente y no alcanza a consultar al resto de los

miembros. En estos casos, la decisión sin consulta está respaldada por la legitimidad del dirigente, que ha

sido elegido democráticamente y por la delegación que en él se ha hecho para cumplir determinadas

funciones.

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En cambio habrá otras situaciones en las que el dirigente abuse del poder que le ha otorgado la

organización o el grupo y decida muchas cosas importantes por su cuenta. Este caso corresponde a una

forma de conducción autoritaria donde no se da ni se promueve la participación.

Decisión personal

Es similar a la anterior pero dando cierta participación a otros pidiéndoles información (incluso sin

tener que decir para qué la necesita) y luego tomando la decisión sin solicitar sugerencias ni opiniones.

Decisión compartida

Se comparte lo que se debe decidir con otras personas, obteniendo sus ideas, sugerencias e

información.

Para ello el dirigente puede seleccionar personas en particular o hacerlo en forma colectiva. Después

toma la decisión integrando lo que aportaron los que fueron consultados.

Decisión grupal

Se comparte el problema con todo el grupo. Se producen y evalúan alternativas conjuntamente,

tratando de llegar a un consenso acerca de la mejor solución.

Quien coordina no influye sobre el grupo para que adopte su solución y está dispuesto a aceptar y

poner en práctica la solución que cuente con el mayor apoyo grupal.

Aquí se abren nuevas alternativas. Al tener que tomar una decisión en grupo el consenso no siempre

es factible. A continuación presentamos tres alternativas para facilitar la decisión grupal.

. Decisión por voto de mayorías

Se organiza una votación en la cual la alternativa elegida por la mayoría será la decisión asumida por

todo el grupo.

El mayor problema que tiene esta modalidad es que habrá una minoría que no compartirá la decisión

elegida, aunque el acuerdo es que la minoría debe acatar la decisión tomada por la mayoría. Sin embargo,

esto no resuelve el problema, en la medida en que no exista un compromiso ni convencimiento respecto a la

decisión que se ha tomado.

La gran ventaja de este tipo de decisión es que puede hacerse en forma rápida.

En función de la importancia de la decisión esta mayoría puede ser simple (la mitad mas uno de los

miembros presentes) o debe sumar al menos 3/4 del total.

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. Técnicas participativas

Para poder llevar a la práctica estas ideas sobre la participación, se han desarrollado en los últimos

años numerosas técnicas participativas basadas en su gran mayoría en juegos y situaciones experimentales.

Podríamos agrupar y clasificarlas diferentes técnicas de participación según su función:

Actividades de presentación y animación: Permiten que los miembros se conozcan entre sí, más allá

de los roles formales, mostrando sus aspectos más personales, refuerza las relaciones horizontales.

(Ejemplos: el gráfico de mi vida).

Técnicas de análisis, debate y reflexión grupal: Para tratar algún tema específico de interés

(Ejemplo: Análisis de casos, video debate, foros)

Ejercicios de abstracción: Para el desarrollo de la capacidad de abstracción y síntesis (Ejemplo:

rompecabezas, juegos de lógica, clasificación del torbellino de ideas)

Ejercicios de comunicación: Para introducir en la práctica de la comunicación personal y social y

analizar como influyen las redes y modos de comunicación en las decisiones que se toman (Ejemplo:

ejercicios sobre expresión corporal, el uso de la voz, la actitud de escuchar)

Técnicas de organización y planificación: Son herramientas concretas que permiten planificar

correcta y democráticamente el trabajo del grupo (Ejemplo: Juego de sinergia)

Dramatizaciones: para aprender o perfeccionar una función y analizar los factores subjetivos que

influyen en una decisión (Ejemplo: rol - playng)

Por lo general en una misma actividad participativa se conjugan dos o más de estas funciones.

. Cómo lograr el consenso

Según RussT'iickoff, especialista en temas relacionados con el desarrollo "en el 75% de las tomas de

decisiones en grupos se llega a un acuerdo pleno sobre la que es la mejor decisión. Cuando no se alcanza ese

acuerdo, pueden utilizarse los siguientes recursos para generar consenso: una vez que están detalladamente

expuestas las alternativas que tienen cierto apoyo aunque no el apoyo de todos se elabora colectivamente un

test de la efectividad de las alternativas. Ese test debe ser aceptado por consenso y todos deben aceptar

atenerse a las conclusiones. Luego realizar el test e implementar su resultado. "

Errores habituales en la toma de decisiones:

. No proponer objetivos claros

. Dar conclusiones apresuradas

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. Elegir apresuradamente una alternativa

. Seguir un pensamiento errático

. No evaluar posibles consecuencias negativas

. Tener compulsión por la acción resistiéndose a pensar y planificar

. Analizar excesivamente

. Parálisis analítica

. No considerar a las personas

. Confundir el "debiera ser" con los hechos reales

. Facilísimo - Derrotismo

. No asumir compromisos y responsabilidades

. Dificultad para generar acuerdos

La reunión

La reunión es uno de los momentos más importantes en la vida de un grupo de trabajo. En ella se da la

convivencia de sus miembros, se elige a los dirigentes, se programan actividades. Lo cieno es que casi todo

el funcionamiento de un grupo o una organización pasa por las reuniones. Si n embargo, un error frecuente

consiste en llenar de reuniones al grupo que no tienen mayor sentido y que lo hacen sentir como "perdiendo

el tiempo" (reunionismo o asambleísmo).

La cantidad de reuniones tiene que ser proporcional a las acciones. Las reuniones deben ser percibidas

como útiles y dinámicas.

El éxito o fracaso de una reunión depende de todo el grupo, pero la responsabilidad mayores de los

dirigentes. Por ello, la preparación de la reunión es algo verdaderamente importante y necesaria.

Para programar una reunión conviene guiarse con algunas preguntas:

¿Qué se quiere lograr en la reunión?

Esto es los objetivos de la reunión. (hablar de objetivos, lograr acuerdos, informar, descubrir o

resolver problemas, entrenar a los miembros, explicar planes y programas, supervisar la marcha del trabajo,

motivar una actitud positiva, etc.).

¿Qué puntos se van a tratar? -

Esto es, el orden del día, que deberá leerse al comenzar la reunión. Para cada punto habrá que fijar un

tiempo limitado y así preparar un orden realista de acuerdo con el tiempo disponible.

¿Cómo se va a desarrollar la reunión?

Sobre esto hay varios aspectos.

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l ° - es importante motivar al grupo, si se va a tratar un tema determinado, esta tarea le corresponde al

dirigente.

2° - es importante crear un clima de confianza en que los participantes se sientan cómodos. Para esto

puede ser de gran ayuda poner las sillas en círculo, hacer un alto en medio de la reunión para tomar algo

caliente o desarrollar alguna dinámica y conversar o dejar al comienzo un rato para compartir cosas más

personales de los integrantes.

3° - es necesario llevar un acta de la reunión que permita no olvidar los acuerdos del grupo y que

exista una continuidad entre una reunión y otra (conviene leer el acta de la reunión anterior al comenzar la

siguiente).

En el acta debe aparecer un resumen de lo más importante de cada intervención, los acuerdos que el

grupo ha tomado y los responsables y las fechas de las tareas.

4° - preocuparse de utilizar técnicas que faciliten la participación, como ya dijimos. Es muy útil el

trabajo en pequeños grupos y también el trabajo con dinámicas grupales.

5° - al término de la reunión es muy importante dejar un pequeño espacio de tiempo para evaluar la

misma.

Así vemos que todo grupo tiene una tarea que siempre implica alguna modificación de la realidad,

tarea que se lleva a cabo a través de la acción para satisfacer necesidades básicas, crear una nueva cultura o

construir una sociedad diferente.

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