INVENTARIO DE MERCANCIAS

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. 

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

SISTEMA DE INVENTARIOS:

Hay 2 sistemas para registrar y contabilizar los inventarios de mercancías:

- Inventario periódico: El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

- En el sistema periódico: Para efectuar la contabilización de los inventarios en el sistema periódico se utilizan las siguientes cuentas de mercancías:• Inventario de mercancías.• Compras de mercancía.• Ventas de mercancía.• Gastos sobre compras de mercancías• Devoluciones y descuentos en compras.• Devoluciones y descuentos en ventas.

En este sistema la cuenta de inventario de mercancías solo se mueve al finalizar el periodo contable, cuando se efectúa el inventario físico y se le asigna el valor correspondiente, el inventario inicial se considera como costo del periodo y el inventario final como una reducción de los costos y representa un activo para la empresa. De tal manera que al realizar una compra no se debita inventario de mercancías sino la cuenta de compras, cuando se vende, no se descarga a la cuenta de mercancías sino que se utiliza la cuenta de ventas.

- Inventario permanente: El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registrada su cantidad y costo.

- En el sistema permanente: Las características de la contabilización en este sistema es que cada transacción efectuada queda el valor del inventario final de mercancías, el costo de lo vendido y la utilidad bruta en ventas de mercancías. Las cuentas utilizadas son:

• Mercancías o inventario de mercancías.• Costo de ventas.• Venta de mercancías.• Devoluciones y descuentos en ventas.

Para la compra de mercancías se debita a inventario de mercancía y se acredita a cuentas por pagar (proveedores) o bancos.

Del Decreto 2649-93, Articulo 63. Precisar normatividad sobre Sistema de Inventarios.

Art. 63 – Inventarios: Para determinar el valor de los inventarios es necesario utilizar alguno de los métodos ya conocidos como el PEPS, el UEPS, y el Promedio Ponderado. Para reconocer el efecto anual de inflación y determinar el costo de ventas y el inventario final anual, se debe:

Ajustar por el Porcentaje de Ajuste del Año Gradual (PAAG) anual el inventario inicial, esto es, el poseído al comienzo del año.Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el año, así como los demás factores que hagan parte del costo, con excepción de los que tengan una forma particular de ajuste.

Sobre una misma partida, por un mismo tiempo, no se puede realizar un doble ajuste. Para reconocer el efecto mensual de inflación, cuando se realice el sistema de inventario permanente se debe ajustar por el PAAG mensual. Cuando se utilice el juego de inventarios debe ajustarse por los saldos del primer día del mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de producción. Al cierre del periodo deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor reexpresado de los inventarios.

cuadro comparativo sobre características, ventajas y desventajas de cada uno de los

sistemas de inventarios de mercancías:SISTEMA PERIODICO SISTEMA PERMANENTE

Realiza un control cada determinado tiempoo periodo

Se puede conocer la mercancía en existencia

en cualquier momento

Es necesario hacer un conteo físico No es necesario hacer un conteo físico

No se utiliza el kardex Es necesario usar el kardex

Se usan las cuentas Inventario de mercancías, Compras de mercancía, Ventas de mercancía,

Gastos sobre compras de mercancías, Devoluciones

y descuentos en compras, Devoluciones y descuentos en ventas.

Se usan las cuentas: Mercancías o inventarios de mercancías, Costo de

ventas, Venta de mercancía, Devoluciones y descuentos en ventas.

Permite determinar el costo de la mercancía,mediante el Juego de Inventarios

Permite determinar el costo de lamercancía al momento de hacer la

venta

PEPS (Primero en entrar primero en salir):

Este método consiste en valorar los inventarios a los precios mas recientes, es decir, tienen el costo de la fecha, se basa en el principio de que las mercancías salen en el orden que entran, por lo tanto, habrá que vender primero las antiguas, tenga presente que el método es para registrar los costos de las mercancías y no para la salida real o física del producto, en otras palabras, puede que salga primero la mercancía que entro ultimo, pero se registra al precio mas antiguo. Ejemplo:

El 10 de octubre se compran 3 televisores de 20” a $270000 c/u (costo)

El 20 de octubre se compran 6 televisores de 20” a $360000 c/u (costo)

El 3 de noviembre se venden 5 televisores de 20” a “450000 c/u (precio de venta).

En el método PEPS se venden primero los 3 de $270000 cada uno y dos de la última compra de $360000 cada uno. En este caso quedan en existencia 4 televisores del precio más reciente $360000 cada uno, por consiguiente el valor del inventario será 4 televisores al precio más reciente $360000 cada uno, que en total son $1440000.

UEPS (Ultimas en entrar primeras en salir):

Este método consiste en darle salida primero a las mercancías más recientes, por lo tanto, el inventario queda valorizado al precio más antiguo. Se basa en el principio de que las mercancías se venden al precio que se compraron (que generalmente es el ultimo).

Es de anotar que solo se refiere a los costos de las mercancías y no al flujo de las mismas, ya que naturalmente tratara de venderse primero los artículos más antiguos.

Ejemplo: Tomando como base el ejercicio anterior, por el método UEPS se venden primero 5 televisores de la ultima compra la del 20 de octubre de $360000 c/u. Por lo tanto, el inventario final será: 4 televisores con un costo de $1170000. 1 Televisor de la última compra $360000 $360000 3 Televisores de la primera compra $270000 $810000 4 Televisores con costo de……………………………………. $1170000 En este caso los 4 televisores pueden ser de la última compra aun cuando tengan los costos de la primera.

Promedio Ponderado: Este método

consiste en darle a las unidades del inventario final un costo unitario que sea un promedio entre el valor de las compras y las unidades compradas. Para obtener el costo unitario promedio se divide en cada compra el costo total del inventario entre las unidades en existencia, esta operación se realiza cada vez que haya una compra a diferente precio unitario.

EJEMPLO

Inventario inicial: 10 unidades a $10.000 cada uno: total $100.000 Compras: 30 unidades a $15.000 cada una: total 450.000 Cantidad total 40 unidades. Valor total: $550.000

Costo promedio ponderado:

Valor total : $550.000 = $13.750

Cantidad total 40

Ventas en el periodo 35 unidades

Inventario final: 40 unidades – 35 unidades = 5 unidades

El valor promedio de costo por articulo es de $13.750

El valor del inventario final: 5 unidades x $13.750= $68.750

El inventario queda así valorado al costo promedio de la mercancía en existencia.