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Curso Básico de C.I.O. Milenio

Sección 3Sección 3Almacenes de ObraAlmacenes de Obra

Sección 3 - Almacenes de Obra

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TekhneGeneralidades AlmacénGeneralidades Almacén


El almacén en CIO Milenio permite controlar y manejar los almacenes de un presupuesto, de un proyecto y/o el almacén central de toda la empresa.

En el almacén se controla físicamente los movimientos de materiales y equipo.Aquí se hacen requisiciones de obra, ordenes de pedidos, entradas de materiales, salidas y consumo de material y equipo, traslados, existencias en stock, etc.

Es importante en la medida de lo posible establecer desde un principio el vínculo con el presupuesto que se va controlar en el almacén. Esto quiere decir que idealmente, debemos traer los materiales y equipo a controlar desde el presupuesto hacia el almacén, aunque no es absolutamente indispensable.


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Escogemos el presupuesto en el que vamos a trabajar y en la ficha que aparece en la pantalla escogemos la opción señalada por defecto Almacén Presupuesto. Aquí nos encontramos con un almacén vacío que vamos a empezar a alimentar.

TekhneIniciando un AlmacénIniciando un Almacén


Al entrar en el menú de almacén vamos a escoger la opción de manejar presupuesto y aprenderemos éste en primera estancia. Posteriormente manejaremos los almacenes centrales y los de todo un proyecto.


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La segunda es manualmente, cuando no tenemos un presupuesto aún y ya hemos iniciado algunas actividades y necesitamos hacer

movimientos en el almacén. Entonces debemos recurrir a la base de datos central para traer aquellos materiales o equipos que se van a necesitar en la obra.

TekhneAlimentando un AlmacénAlimentando un Almacén

Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 3 - Almacenes de Obra

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Existen dos formas básicas para empezar a alimentar un almacén: La primera es trayendo la información desde el presupuesto.

Se puede traer los materiales y equipo desde cualquier punto, desde un presupuesto,un capítulo, un subcapítulo o un ítem.

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TekhneTrayendo información desde un Trayendo información desde un

Presupuesto 1Presupuesto 1


Aquí vemos la ventana de asignaciones que se puede ir abriendo según conveniencia para ubicar la información que se quiere traer al almacén. Nos paramos bien sea en el capítulo, el subcapítulo o el ítem escogido y oprimimos la opción mostrar. El programa nos muestra los detalles de cantidades totales y asignadas hasta el momento.


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Desde la tabla de asigna-ciones arrastramos la in- formación que se necesita traer del presupuesto y la arrojamos en la tabla del almacén.Aquí nos pregunta si queremos asignar equipo o materiales.




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La asignamos a nivel de presupuesto y veremos que ya llega la información al almacén.




Antes de terminar la asignación aparece esta pantalla donde determinamos la cantidad a asignar al almacén. Se puede asignar un porcentaje de las cantidades o una cantidad específica. Si se ha asignado una cantidad determinada en un proceso anterior aquí se puede asignar la cantidad faltante.


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Ahora analicemos la información que ha llegado al almacén.

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Al almacén han llegado los materiales de mampostería. También podrían ser los materiales de sólo una actividad o los de todo el presupuesto. Los materiales llegan con su respectivo código, unidad y valor teórico que es el valor del presupuesto.


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Es importante anotar que si traemos otras actividades del presupuesto, y con ellas algunos materiales que ya están en el almacén, estos se adicionarán a la cantidad existente de forma automática.

Las columnas que tienen título azul son editables con doble click. Se puede editar la cantidad mínima permisible a pedir, su precio. Tambíen se puede determinar el estado del insumo, si está pendiente su uso, si la actividad donde se requiere ya está en ejecución o si por el contrario ya se ha terminado.

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TekhneEditando Asignaciones del PresupuestoEditando Asignaciones del Presupuesto

El corazón del sistema de control de CIO es la manera de asignar actividades y trabajos desde el presupuesto hacia los módulos de control - almacén, subcontratos, nómina y gastos generales. Se pueden editar totalmente las asignaciones desde el presupuesto en el módulo de almacén.

Este proceso es muy diferente a sencillamente editar las cantidades requeridas. Si editamos estas cantidades (colocando la mitad), CIO asume que no vamos a ejecutar los otros 50m2. El proceso de editar la asignación es para reorganizar trabajo presupuestado, no para eliminar o adicionar trabajos por fuera del presupuesto.

La asignaciones del presupuesto funcionan de la siguiente manera. Como ejemplo, hay una actividad en el presupuesto, digamos Mamposteria, con una cantidad de 100m2. Asignamos los materiales de este trabajo al almacén con la opción de “Escoger del Presupuesto” - CIO genera unos requerimientos (destinos) en el sistema de kardex para los materiales para ejecutar estos 100m2. Luego decidimos dar la mitad del trabajo a un subcontratista para ejecutar a todo costo incluyendo el suministro de los materiales, pero si vamos al presupuesto, encontramos que todos los materiales ya están asignados. Entonces primero toca ir al almacén y devolver los materiales equivalentes a 50m2 al presupuesto. Luego se puede reasignarlos al nuevo subcontrato.

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TekhneEditando Asignaciones - AlmacénEditando Asignaciones - Almacén

Para acceder a la opción de editar asignaciones, debe ir a la ficha de kárdex del material, y seleccionar el destino que quiere afectar.

Seleccionar destino para editar su asignación

Editar asignación


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Los efectos de editar una asignación en el almacén son complejos. Típicamente, al asignar los materiales de una actividad desde el presupuesto al almacén, CIO trae todos los materiales incluidos en el análisis de precios unitarios. Entonces si vamos a afectar uno de estos materiales, es necesario afectar todo el análisis de la misma manera. Entonces normalmente al seleccionar la opción de editar una asignación, CIO muestra el listado de otros materiales afectados, y explica las posibles acciones.

En este ejemplo, hay dos materiales, una tableta por m2 y cemento por kg. Se asignaron 48m2 de la actividad al almacén, pero parte ya esta ejecutada, entonces se puede devolver en este caso hasta 27.37m2 de la actividad hacia el presupuesto. Si decidimos devolver 20m2 de la actividad al presupuesto, CIO eliminará la cantidad correcta de tabletas por m2 y cemento por kg correspondientes a estos 20m2.

Editando Asignaciones - AlmacénEditando Asignaciones - Almacén


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TekhneAlimentando el Alimentando el

almacénalmacén manualmentemanualmente


Aquí aparece la ficha de Kárdex donde vamos a registrar el insumo. Nótese que está en modo de creando. Al pedir la ayuda o con doble clic

en la parte superior de la ficha ( parte muerta) trae la base de datos central. Aquí se escoge el insumo y se trae a la ficha de Kárdex con arrastre y suelte.


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Ahora le especificamos la cantidad mínima por pedir, el precio y confirmamos.

Sólo resta determinar el destino del insumo. En la ficha de destinos en la parte inferior del kárdex se especifica el manejo que se le va a dar al nuevo insumo dentro de la obra. (ver ficha kardex 3, para detalle)

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TekhneLista del almacén y/o Lista del almacén y/o

lista de kárdex lista de kárdex


• Mover a la primera ficha• Mover a ficha anterior• Mover a ficha siguiente• Mover a la última ficha Botones de

edición

Valor presupuesto original• Kárdex• Requisición• Pedido• Entrada• Salida

Cantidad mínima permitida en stock

Actualización listado con últimas ediciones

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Kárdex es la ficha detallada del estado de un insumo determinado. Al kárdex de un insumo se puede acceder desde el icono respectivo o parándose en la fila correspondiente del insumo, en la lista del almacén y doble clic.

TekhneMovimientos del almacén Movimientos del almacén

Kárdex 1Kárdex 1


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Para activar la ficha del kárdex se debe oprimir actualizar.La primera ficha muestra el estado actual del insumo. Cantidad requerida en el proyecto; cantidad pedida hasta el momento; cantidad que ha entrado al almacén; cantidad que ha salido o ha sido entregada; y cantidad existente o en stock en el almacén.

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Kárdex 2Kárdex 2


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Desde el kárdex se pueden consultar y hacer todos los movimientos del insumo respectivo. Dependiendo de la ficha donde se esté, se pueden editar (crear, modificar y borrar) y consultar las requisiciones, los pedidos, las entradas, y las salidas del insumo.

Pedir, nos indica si es necesario hacer pedidos del insumo.Terminado, nos indica que ya termino el uso de este insumo.Cantidad mínima, que se debe pedir.Precio teórico, es el precio del insumo en el presupuesto

• Mover a la primera ficha• Mover a ficha anterior• Mover a ficha siguiente• Mover a la última ficha

Botones de edición

Ventana de asignaciones

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Aquí está disponiblela ventana de

asignaciones. Desde ella podemos asignar la cantidad que se quiera del insumo hacia alguna actividad del presup. o hacia un capítulo o hacia un subcapítulo. Esto en el caso de que se haya creado el insumo manualmente dentro del almacén, porque no se había contemplado anteriormente.


Kárdex 3Kárdex 3


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La ficha de destinos nos indica la cantidad a consumir del insumo en cada actividad del presupuesto. Esta ficha nos permite controlar al detalle el consumo del insumo en la obra.

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Kárdex 4Kárdex 4


Análisis de destinos es una ficha resumen sobre el estado de los insumos de las actividades en ejecución. Con base en su análisis se puede determinar si se puede disponer de ese insumo en otra obra, si hay necesidad de hacer pedidos de acuerdo al avance del proyecto, etc.

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Requisiciones 1Requisiciones 1


Una requisición es una solicitud informal del almacén de la obra al superior inmediato del proyecto, o al almacén de otro proyecto, o a un almacén central para que ordene la compra de un material determinado o de varios.


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Este es un documento que puede o no utilizarse dependiendo de la organización de la obra.Por ejemplo, si el almace- nista está autorizado para hacer pedidos directamente, podría hacerse un pedido, sin que obligue a tener una requisición preliminar.

Fecha en la que se necesita el material en obra (doble clic para ayuda).

A quien se dirige la requisición

Datos de quienhace reques.

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Aquí aparece una ficha con el estado del insumo indicando su precio original en el presupuesto, cantidad total requerida en el proyecto, cantidad solicitada en requisiciones anteriores, cantidad solicitada en pedidos, cantidad existente en la obra o en stock, y cantidad mínima permitida a pedir.

En la ficha del insumo dentro de la orden de requisición, se ven los detalles de éste . En la cantidad a requerir se puede pedir la ayuda.

Ayuda disponible en cantidad.

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Si se quieren adicionar otros materiales, dentro de la misma requisición, no se debe cerrar la ficha de la requisición. Ahora vamos a la línea del material de interés en lista del almacén; oprimimos el icono de requisición elegimos agregar y repetimos el procedimiento anterior. Los requerimientos que se han hecho de cada insumo aparecen listados en la ficha de requisición.

Con base en la ayuda presentada se determina la cantidad a requerir se registra y se confirma la operación.

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Los pedidos del almacén se pueden hacer, desde la lista del almacén, desde la ficha de kárdex y desde la ficha opciones almacén. Los pedidos pueden tener una requisición, pero no es absolutamente indispensable.

Fecha en la que se necesita el material en obra (doble clic para ayuda).

El proveedor se elige desde la base de datos deterceros. Pida ayuda para

llamarla. Debe haber una ficha

para el proveedor a utilizar. Si no está se puede crear ahora.


Pedidos 1Pedidos 1


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Proyecto y obra que haceel pedido.

Datos de quien hace el pedido.

Botonesde edición

Código del pedido, pida ayuda

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En está ficha se registran los detalles del (de los) insumo (s) a pedir. Cantidad, precio de compra, % de descuento, detalles del IVA y código de la requisición del insumo, si hay alguna.

Tanto en la casilla de cantidad, como en la de requisición, se puede pedir ayuda y aparece una ficha con el estado del insumo y sus requisiciones, si las hay. Aquí vemos el total de lo que se necesita del insumo, si se han hecho pedidos, si hay en stock, etc. Después de llenar todos los detalles del pedido se confirma la operación.


Pedidos 2Pedidos 2


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Si se quiere pedir más de un insumo en el mismo pedido, no cierre la ficha, oprima el botón de crear y aparecerán las opciones de crear, para un nuevo pedido y agregar, para adicionar más insumos en el mismo pedido. Elija agregar.


Pedidos 3Pedidos 3


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Ahora en la lista del almacén, nos paramos en el insumo que se quiere pedir y se oprime el botón pedido.Automáticamente trae los detalles del insumo, se completa el pedido y se confirma. Repita el proceso, sí se quiere adicionar más insumos al pedido.

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Si se quiere hacer un pedido de un insumo que no está en la lista del almacén; es necesario abrirle la ficha de kárdex, en primera estancia. Posteriormente se hace el pedido siguiendo el procedimiento anterior.


Pedidos 4Pedidos 4


Más... Desde la ficha opciones almacén tambíen se pueden hacer pedidos.La ayuda para el insumo, ofrece una serie de opciones. Elija la que más le convenga en el momento.Continue el proceso para completar el pedido y confirme.

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Pedidos 5Pedidos 5


Esta disponible en los reportes resumidos de requisiciones en el módulo de Almacén.

También hay una opción para facilitar la creación de pedidos con base en las requisiciones. Permite convertir toda una requisición en un pedido en un solo paso, y también permite combinar varias requisiciones en un solo pedido.

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Pedidos 6Pedidos 6


Ahora tiene dos opciones. Primero, puede crear el pedido con todas las cantidades faltantes para pedir de la requisición - normalmente estas serán las cantidades originales de la requisición, pero si ya han hecho un pedido parcial de la requisición, CIO crea el pedido con los insumos y cantidades faltantes.La segunda opción es pedir un porcentaje de las cantidades.

Botón para crear pedido.

Debe seleccionar la requisición deseada, y oprimir el botón para convertirla en un pedido.

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Pedidos 7Pedidos 7


CIO presenta una pantalla donde puede agregar todos los detalles normales del pedido.

En la parte inferior esta el listado de materiales para pedir, copiado de la requisición. Se pueden editar todas las columnas necesarias con un doble-clic del mouse.

Hay varios controles : 1. No puede aumentar el valor unitario por encima del máximo permitido en el almacén (este valor esta mostrado en el listado).2. No puede pedir mas que la cantidad requerida.

Para eliminar un material del pedido, sencillamente coloca la cantidad como cero.

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Pedidos 8Pedidos 8


Puede agregar otras requisiciones al mismo pedido.

Con el pedido todavía abierto, seleccione otra requisición del listado, y oprima nuevamente el botón para convertir a pedido.

CIO agrega los materiales de esta requisición al pedido.

También puede agregar insumos del kardex o insumos individuales de otras requisiciones al pedido. Con estas botones puede acceder a las ayudas correspondientes. En el caso de materiales del kardex, CIO permite pedir hasta la cantidad total faltante requerida.

Si agrega el mismo insumo al pedido varias veces de diferentes requisiciones, CIO agrega un renglón para cada ocurrencia del insumo, para poder identificar cuales requisiciones están siendo cumplidas.

Finalmente debe grabar el pedido utilizando el botón “Confirmar” como normal.

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Las otras opciones de la ficha opciones almacén para pedidos son de consulta básicamente. Aunque desde de aquí tambíen se puede editar la información, si se tiene el permiso correspondiente. Los reportes se pueden consultar entre fechas (favor ver en detalle cada reporte).


Pedidos 9Pedidos 9


Este es un filtro deinformación.

Desde aquí se pueden configurar los rangos y diferentes variables de consulta, para los reportes.

El botón actualizará los listados con la

última información que se haya registrado. Recuerde utilizarlo siempre.

Rango de fechas de consulta Más..

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Pedidos 10Pedidos 10


Si por cualquier razón un pedido no se va a completar en su totalidad, es posible cancelar la cantidad pendiente de cada insumo. Esto no afecta el valor total del pedido, entonces esta diseñado para complementar el uso de las notas de crédito - el proveedor debe entregar una nota de crédito correspondiente al valor del material cancelado.

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Una entrada del almacén es el registro de llegada de un insumo o de varios a la obra. Estas se pueden registrar desde la lista del

almacén o desde la ficha opciones almacén


Entradas 1Entradas 1


Más..

El número de entrada lo da la ayuda del campo.La fecha la toma por defecto del computador, pero se puede editar, tambíen existe una ayuda en su campo.

El proyecto y presupuesto son donde se registra la entrada.El nombre y notas pueden ser del almacénista, que hace el registro.

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Existen diferentes tipos de entrada; de un pedido hecho por esta obra, de un traslado, de un pedido hecho por un almacén central para ser despachado en esta obra,u otro tipo de entrada (escoja la del caso).




Más..

Al pedir ayuda en el pedido nos muestra los pedidos

hechos para este insumo y que están vigentes o pendientes de entrega;

bien sea parcial o totalmente. Se arrastra el pedido hacia la ficha de entrada.Se cofirma o se edita si es el caso.

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Si se quiere hacer la entrada de mas de un insumo en la misma entrada, no cierre la ficha, oprima el botón de crear y aparecerán las opciones de crear, para una nueva entrada y agregar, para adicionar más insumos en la misma entrada. Elija agregar.




Más... Ahora en la lista del almacén, nos paramos en el insumo que al que se quiere hacer la entrada y se oprime el botón entrada.Automáticamente trae los detalles del insumo, se completa la entrada y se confirma. Repita el proceso, sí se quiere adicionar más insumos a la entrada.

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Este es un reporte de entradas detallado, desde aquí se pueden consultar todas las entradas hechas hasta el momento. Tambíen se pueden consultar aplicando los filtros de consulta, ya conocidos.

Las otras opciones de la ficha opciones almacén para entradas son de consulta básicamente. Aunque desde de aquí tambíen se puede editar la información,. Los reportes se pueden consultar entre fechas (favor ver en detalle cada reporte).




En cada línea del reporte se puede pedir el detalle de la entrada con doble clic.

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Entradas GlobalesEntradas Globales


También hay una opción de Entrada Global, disponible desde la ventana de acceso al Almacén, y desde los listados de Pedidos.

Aquí se puede registrar el ingreso de varios materiales de un mismo pedido rápidamente, editando la cantidad recibida de cada uno.

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TekhneEntrada con Consumo Inmediato - 1Entrada con Consumo Inmediato - 1

El ultimo tipo de Entrada disponible en el almacén es, la Entrada con Consumo Inmediato.

Este documento permite registrar el recibo de uno o varios materiales, y su uso inmediato en la obra, como es el caso con concreto por ejemplo.

En la primera hoja debe ingresar los datos de la “entrada” del material de un pedido seleccionado, con los datos normales. CIO muestra todos los materiales del pedido, y se puede editar la cantidad recibida de cada uno.


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TekhneEntrada con Consumo Inmediato - 2Entrada con Consumo Inmediato - 2

En la segunda hoja, debe ingresar los datos de uso de los materiales, otra vez con los datos normales de una salida en CIO.

Se puede indicar la cantidad de cada material gastada en cada actividad de su distribución de uso.

Internamente, CIO genera los documentos normales de entrada y salida, y si queda algún saldo disponible de los materiales entregados, esto quedará como parte del stock del almacén.


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Una salida del almacén es el registro de salida de un insumo o de varios a la obra. Estas se pueden registrar desde la lista del

almacén (kardex) o desde la ficha opciones almacén.


Salidas 1Salidas 1


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El número de salida lo da la ayuda del campo.La fecha la toma por defecto del computador, pero se puede editar, tambíen existe una ayuda en su campo.Entregado a, es el nombre del contratista o trabajador al que se le está entregando el material o equipo.

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En la actividad se debe elegir la actividad donde se va a utilizar el insumo que se está sacando (pida la ayuda). En subcontratos pida ayuda para ver el contrato o subcontratista al que se le va imputar el consumo o salida.

Existen diferentes tipos de salida; por consumo de obra, por traslado de otro almacén u otro cualquier tipo de salida,(escoja la del caso).


Salidas 2Salidas 2


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En la cantidad se debe pedir esta ayuda, que nos informa sobre las existencias del insumo en el almacén; la cantidad que ya se ha consumido para este item o para esta actividad y la cantidad que se requiere del insumo en esta especifica actividad.


Salidas 3Salidas 3


Despúes de llenar todos los detalles de la salida, se confirma la operación.

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Si se quiere hacer la salida de mas de un insumo en la misma salida, no cierre la ficha, oprima el botón de crear y aparecerán las opciones de crear, para una nueva salida y agregar, para adicionar más insumos en la misma salida. Elija agregar.


Salidas 4Salidas 4


Más... Ahora en la lista del almacén, nos paramos en el insumo que al que se quiere hacer la salida y se oprime el botón salida.Automáticamente trae los detalles del insumo, se completa la salida y se confirma. Repita el proceso, sí se quiere adicionar más insumos a la salida.

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Este es un reporte de salidas detallado, desde aquí se pueden consultar todas las salidas hechas hasta el momento. Tambíen se pueden consultar aplicando los filtros de consulta ya conocidos.

Las otras opciones de la ficha opciones almacén para salidas son de consulta básicamente. Aunque desde de aquí tambíen se puede editar la información,. Los reportes se pueden consultar entre fechas (favor ver en detalle cada reporte).


Salidas 5Salidas 5


En cada línea del reporte se puede pedir el detalle de la salida con doble clic.

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TekhneAlmacén Central 1Almacén Central 1


También existe la opción de trabajar un Almacén Central, y la consolidación y ejecución de información de almacenes, subcontratos y pagos a nivel del Proyecto.

Presup. 1 Presup. 2 Presup. 2Presup. 1

Proyecto 1 Proyecto 2

Almacén Central

Se puede trabajar libremente con esta estructura de información, por ejemplo consolidando los datos de almacén de un proyecto que contiene dos presupuestos para la ejecución de compras y entradas, y únicamente dirigiendo los consumos de obra a un presupuesto en particular.

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El Almacén Central puede ser una figura administrativa para ejecutar compras consolidadas para todo el sistema, con las entradas ya dirigidas a cada proyecto y/o presupuesto. O puede ser para el manejo físico de una bodega centralizada, desde la cual se despacha materiales para los almacenes de obra, o incluso para el consumo directo en obra sin pasar por un almacén local.

En todo caso, como la ejecución presupuestal es causada por el consumo de obra, el punto de compra o almacenamiento del material no afectará el manejo presupuestal.

Debe tenerse en cuenta que si se trabaja un almacén a nivel de Proyecto, y luego entra a nivel del Presupuesto, no será visible la información grabada a nivel del Proyecto.

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El mismo tipo de manejo se puede dar a los subcontratos, por ejemplo creando subcontratos con actividades de diferentes presupuestos adentro de un solo proyecto. Los pagos se efectúan a nivel del Proyecto, pero la ejecución presupuestal (por medio de las actas de obra) afectará correctamente cada presupuesto.

Este manejo Proyecto/Presupuesto está controlado por la opción utilizada para acceder a cada sección del programa. Por ejemplo accediendo a Subcontratos/Proyecto implica un trabajo a nivel del Proyecto. Accediendo a Subcontratos/Presupuesto implica trabajo a nivel de un solo Presupuesto, y la información ingresada a nivel de Proyecto no será visible.

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Como se pueden efectuar compras a nivel del Almacén Central, para efectuar los pagos correspondientes existe la opción de Almacén Central en el Registro de Documentos y Ordenes de Pago.

También, en Administración/Control de Usuarios existe la opción de colocar permisos de acceso a las diferentes opciones relacionadas con el Almacén Central.

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