Telefónica Soluciones 24/09/2003 Telefónica Soluciones La Digitalización como recurso para la...

Telefónica Soluciones

24/09/2003


La Digitalización como recurso para la Gestión

Documental

Telefónica Soluciones 2

Agenda

Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

Digitalización.

Aspectos Fundamentales

Proceso de digitalización

Tipos de Escáner.

Tipología de documentos.

Fotografía Digital.

Conclusiones


Introducción: evolución de la TI

Tecnología posibilitante La promesa El cambioEl negocio

interconectado en red

La empresa ampliada

La empresa integrada

El equipo de alto desempeño

El individuo efectivo

“La red”

Computación interempresarial

Infoestructura empresarial

Computación en grupos de trabajo

Multimedia personal

Reasignación de relaciones externas

Transformación organizacional

Rediseño de procesos y cargos de negocios

Aprendizaje de eficiencia en las tareas

Fuente: New Paradigm Learning Corporation


Introducción: los SIG no cubren todas las necesidades

CGCG

VV

FF

CC

RHRH

PP

CPCPERPERP

++GEST. DOCGEST. DOC..

CCGG

RRRRHHHH

MAMANTNT

ACT. ACT. FIJOFIJO

LIQ. LIQ. HABHAB

CPRACPRASS

CCPP

FAFACTCT

CCCC

COSTCOSTOSOS

EST. EST. VTAVTASS

FINAFINANN

Gestión documental tradicional

Gestión del conocimiento


Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional

• Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.• Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la

empresa.• Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no

poder compartir documentos electrónicamente

• Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos.

• Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.• Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten

en un archivo.

• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los mismos.

• Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.

• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.• Pérdida de documentos.• Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.

GENERACIÓN

ARCHIVO

BÚSQUEDAY

DISTRIBUCIÓN

MANTENIMIENTO


Mejores Prácticas en la Gestión Documental

Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las organizaciones están implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”.

Repositorio CentralHerramientas de Gestión

Documental

GENERACIÓN

ARCHIVO MANTENIMIENTO

BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN


Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos

Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes fases:

• Organización de la información de la empresa.• Definición de políticas y estrategias de organización

• Digitalización de la documentación• OCR e indexación de toda la documentación.

• Publicación de la documentación a la organización.• Gestión y mantenimiento de la documentación.

Para su implantación se requieren Recursos Humanos especializados, Tecnología y Formación


Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica

de Documentos

Reducción de gastos.

Generación de una base de conocimiento.

Mayor orden y calidad en el ámbito de trabajo.

Reducción de espacio.

Reducción de tiempos de búsqueda.

Implantación Gestión Electrónica de Documentos

Ben

efi

cio

s

BENEFICIOS:

• Ahorro de costes

• Eficiencia

• Generación de valor


Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos

PUBLICACIÓN, GESTIÓN

y MANTENIMIENTO

DIGITALIZACIÓN, OCR E INDEXACIÓN

ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO

• Auditoría de información.

• Estrategia de gestión del conocimiento.

• Mapa de conocimiento.

• Definición de políticas y procedimientos.

• Organización de archivos.

• Digitalización de documentos e imágenes.

• OCR.

• Captura de información.

• Indexación y clasificación.

• QA de indexaciones automáticas.

• Publicación personalizada de la información a múltiples usuarios.

• Gestión de archivos.

• Mantenimiento integral de la gestión documental.


BIBLIOTECAS VIRTUALES

GESTION DE ARCHIVOS

GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO

• Catalogación de fondos• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico• Publicación/Consulta de fondos digitales• Préstamos/Adquisiciones

• Organización física de los archivos• Descripción/Indización de materiales• Expurgo/Depuración

• Gestión de autorizaciones.• Definición de los flujos de trabajo• Creación de documentos modelo• Vinculación de documentos al proceso

Herramientas de Gestión Documental

Base de Datos

Documental(textos,

imágenes,video,

sonido,otros)

InternetIntranet

GE

ST

OR

ES

DE

CO

NT

EN

IDO


Agenda


Digitalización.



Tipos de Escáner.



Conclusiones


Qué es la Digitalización

“Expresar datos en formato digital”. (RAE)

“Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de

números según ciertas reglas” (Diccionario Vox)

Operación de transformar algo analógico –entendido como algo

físico y real- en algo digital –entendido como conjunto de

unidades lógicas denominadas bits.

Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un

formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador.

Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una

escena o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos,

textos impresos e ilustraciones).


Por qué Digitalizar

Elimina el extravío de

documentos.

Permite un acceso rápido y

fácil a la información.

Permite almacenar

información en múltiples

formatos electrónicos.

Controla el acceso a la

información.

Mejora los tiempos de acceso

para la búsqueda de

documentos.

Permite simultaneidad de

usuarios en el mismo

documento.

La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar acceder y distribuir documentación.

Protege la información

Agiliza el servicio a los

clientes.

Permite una fácil

distribución de documentos

vía Internet o intranet.

Protege los documentos

contra la acción de agentes

externos y deterioro de los

mismos.

Optimiza el espacio físico

convirtiendo montones de

papel en soportes ópticos.


Agenda


Digitalización.



Tipos de Escáner.



Conclusiones


Aspectos Fundamentales de la Digitalización

1. Formato de las Imágenes

2. Resolución de las Imágenes

3. Calidad de las Imágenes

4. Memoria que ocupa una imagen

5. Compresión de las Imágenes

6. OCR: La conversión de documentos escritos a documentos electrónicos



Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de

elegir un formato de archivo para visualización son los siguientes:

Resolución.

Calidad de imagen.

Cantidad de memoria que ocupa.

Nivel de compresión.

Hay múltiples formatos de archivo disponibles en el mercado.

Podemos saber el formato de una imagen gracias a su extensión.

Estos son algunos de los más utilizados:

TIFF: mejor resolución y compatible con IBM y Mac.

GIF y JPEG: los más comunes para las imágenes de acceso

Web.

PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos

de

múltiples páginas.



Nombre y versión actual

TIFF 6.0 (Tagged Image File Format)

GIF 89a (Graphics Interchange Format)

JPEG (Joint Photographic Expert Group)JFIF (JPEG File Interchange Format)

Flashpix 1.0.2ImagePac, Photo CD

PNG 1.2 (Portable Network Graphics)

PDF 1.3 (Portable Document Format)

Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .fpx .pcd .png .pdf

Profundidad de bits

Bitonal a 1 bit, escala de grises o color de paleta de 4 u 8 bits; hasta color de 64 bits

Bitonal, escala de grises o color entre 1 y 8 bits

Escala de grises a 8 bits; color a 24 bits

Escala de grises a 8 bits; color a 24 bits

Color a 24 bits

1-48 bits; color a 8 bits, escala de grises a 16 bits, color a 48 bits

Escala de grises a 4 bits; color a 8 bits; soporta hasta 64 bits para color

* Descomprimido Sin pérdida* Con pérdida: JPEG

* Descomprimido* Con pérdida JPEG

Con pérdida: JPEG

* Descomprimido sin pérdida* Con pérdida: JPEG

Compresión Sin perdida

Con pérdida: Formato patentado por Kodak "Sin

Sin pérdida


2. Resolución de las Imágenes Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades

de longitud.

Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque

también es muy habitual medirla en Puntos por Pulgada (dpi)

La resolución es directamente proporcional al numero de Píxeles

que se usen para representar cada unidad de área.

La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen,

aunque para determinar la resolución de una imagen hay que

tener en cuenta el medio de distribución final.Imagen de alta

resolución:

Mayor número de píxeles para representar cada unidad.

Reproduce más detalle Hay transiciones de color

más sutiles.

Imagen de baja resolución:

Menor número de píxeles para representar cada unidad.

Reproduce menos detalles.

Hay menos transiciones de color.


EJEMPLO Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a

200 ppp. Esta página sólo se va a leer en un monitor de

ordenador. 90% de los píxeles han sido desechados. La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.

3. Calidad de las Imágenes

La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una resolución mayor.

Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de documento escaneado.

Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay que pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a tener mejor calidad.

Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el finalidad de mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.



La memoria que ocupan los documentos está en relación con la

resolución que se utilice en el escaneado de los documentos. A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de

memoria que ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:

Tipo de original Destino Método escaneadoTamaño de

memoria

Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MBImpresora B/N

300 ppp / 8 bits 2 MB

Impresora color

300 ppp / 24 bits 6 MB

Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KBImpresora 300 ppp / 8 bit 8 MBOCR 300 ppp / 1 bit 1 MBPantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MBImpresora 300 ppp / 24 bits 25 MB

Fotografía 10x15 cm

Texto o dibujo en blanco y negro tamaño DIN-A4

Foto DIN-A4 en color



Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamaño medio


FOTO DE 24 MB


5. Compresión de las Imágenes

Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar

su almacenamiento, procesamiento y transmisión.

Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.

Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente

compatibles con cualquier software de recuperación.

Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del

documento original

Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto

cuando se descomprime la imagen es idéntica al original.

(Utilizado para el escaneado bitonal)

Compresión con pérdida: compensa o desecha información

menos importante basada en un entendimiento de la

percepción visual. (Utilizado para el escaneado tonal).


6. OCR

OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico de caracteres.

Convierte una documento escaneada en texto.

Ventajas:

Posibilita las búsquedas a texto libre por todo el texto del documento.

Indización automática: puede directamente capturar información del texto.

Se puede manipular, corregir o insertar comentarios, como a cualquier documento de texto normal.

Inconvenientes:

Tiene muchas limitaciones.

No reconoce documentación escrita, o por lo menos en bajo porcentaje.

Necesita un tiempo de entrenamiento bastante importante.

El nivel de éxito no es muy alto incluso con softwares muy potentes.


Agenda


Digitalización.



Tipos de Escáner.



Conclusiones


1. Preparación de los Documentos

2. Proceso de Escaneado

3. Indización de los Documentos

4. Grabación de las imágenes

Proceso de Digitalización


1. Preparación de los documentos

En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:

Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser escaneados:

Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.

Desdoblar los documentos.

Separar los documentos por lotes para ser procesados más

fácilmente. Los criterios para separar los documentos pueden ser:

Tamaños y formatos

Características de los documentos como por ejemplo, el color

o si están impresos o manuscritos.

Resoluciones


Escaneado de los documentos: Los documentos se introducen en las unidades de captura

(caso de escáner de alto volumen) Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una

forma correcta. Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van

procesando. Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en

su estado original.

Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos softwares permiten: Visualizar las una imágenes ya digitalizadas. Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad,

modificar su contenido o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales son:- Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere

conseguir.- Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.- Página a doble cara o sencilla, etc.

2. Proceso de Digitalización


Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a

un proceso de

indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:

Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se

sacan los términos clave por los que luego va a ser recuperado el

documento.

Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner

para que capture algunos términos que siempre se encuentran en

el mismo lugar de la páginas (muy útil en formularios). Para esto

hay que someter los documentos a un OCR.

Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en

formato PDF. Este sistema te permite poner un marcadores en las

palabras por las que se quiere recuperar el documento.

3. Indización de los Documentos


El dispositivo de grabación se elegirá en función de:

Uso posterior de las imágenes

Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes

Volumen de documentos escaneados y peso de los

mismos.

Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line.

Los dispositivos más utilizados son:

CD-ROM

DVD

Cintas magnéticas

Servidores

4. Grabación de las imágenes


Agenda


Digitalización.



Tipos de Escáner.



Conclusiones


Tipos de Escáner

Escáner Características

Es muy similar en sus características al escáner plano, la gran diferencia es que en el escáner plano la luz viene desde abajo (similar a una fotocopiadora) mientras que en el escaner cenital la luz sale de un elemento superior. Esto es muy recomendable para libros encuadernados.

Cenital

Son escáneres orientados a documentos opacos como son negativos o diapositivas. Estos tipos de escáner pueden obtener resoluciones de 3.000 x 3.000 ppp.

Transparencias

Escáner de rodillo

Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías, hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores adecuados. Dentro de este tipo de escáner exiten distintos tipos los de uso doméstico, los de medio rendimiento y los de alto rendimiento.

Plano

Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: un rodillo de goma arrastra a la hoja haciendola pasar por una rendija donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.


Agenda


Digitalización.



Tipos de Escáner.



Conclusiones


Tipología de Documentos

Tipo de documento EscánerModo

digitalización

Mapas y planos (mayor que A3)Diapositivas y escaner de B/N o color

Negativos o placas de cristalEscaner plano con o sin Grises o color

Revistas o periódicos (tamaño sábana o tabloide)Escaner plano Microfilm y

B/N (binario), grises o color

Documentos o libros manuscritosEscaner plano Microfilm y Grises o color

Documentos o libros manuscritos Cámara digital Grises o color

Documentos impresos con predominio de fotografías, ilustraciones... sobre texto Escaner plano Grises o color

Documentos impresos con predominio de texto sobre fotografías, ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)

Libros impresos con predominio de fotografías, ilustraciones... sobre texto

Escaner cenital Escaner plano Grises o color

Libros impresos con predominio de texto sobre fotografías, ilustraciones...

Escaner cenital Escaner plano B/N (binario)


Agenda


Digitalización.



Tipos de Escáner.



Conclusiones


Fotografía Digital

Entendemos por Fotografía Digital aquellas tomadas con cámaras digitales.

Tiene gran aceptación por parte de los profesionales.

El formato digital se basa en el almacenamiento de la imagen mediante dígitos.

Se mantendrá inalterable a lo largo del tiempo.

La reproducción puede ser repetida tantas veces como se desee.

Los duplicados son de la misma calidad que los originales.

Se pueden realizar retoques informáticos.

Es una tecnología relativamente inmadura.

La calidad es suficiente para la mayoría de los trabajos profesionales pero es inferior a la que se puede conseguir con materiales químicos.

VENTAJAS INCONVENIENTES


Agenda


Digitalización.



Tipos de Escáner.



Conclusiones


Conclusiones

La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un

Sistema de Gestión Documental.

Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un

estudio previo que nos permita saber:

- Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos,

tamaños, etc.)

- Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad,

etc.)

- Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido,

archivado menos costoso, etc.)


Conclusiones

Los principales beneficios de la digitalización son:

- Acceso mucho más rápido a la documentación.

- Ahorro de espacio físico en las oficinas.

- Copia de la documentación original, inalterable a lo largo

del tiempo.

La digitalización es un proceso costoso y complicado ya

que requiere de una buena tecnología: software y hardware.

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