Teletrabajo:NuevasformasdeplanteareltrabajoExperiencia:

Transformando,ConsultoraSocial________________________________________________________

ndice

Introduccin..........................................................................3

Primera parte........................................................................4

Qu es el teletrabajo.................................................................4

La nueva oficina........................................................................5

Jornada de teletrabajo...............................................................7

Las herramientas TIC................................................................8

Los compaeros de trabajo.....................................................11

El perfil del teletrabajador.......................................................11

Ventajas e inconvenientes.......................................................13

Para quin se teletrabaja........................................................15

Segunda parte : Caso prctico Trans-formando.....................16

Un poco de historia.................................................................16

La oficina: del teletrabajo al local y del local al teletrabajo.....17

Organizacin...........................................................................18

Herramientas concretas para la organizacin.........................21

Los compaeros......................................................................23

Conclusiones de una experiencia............................................23

Tercera parte : Conclusiones.................................................24

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1. Introduccin

El uso de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin estn provocando un cambio en las formas de produccin, difusin, venta, organizacin y gestin, en los mbitos laborales.

Este proceso de cambio se est produciendo en todos los entornos, la gran empresa, las PYMEs y la administracin pblica.

La dificultad reside en saber cmo usar las nuevas tecnologas de manera que se obtenga un rendimiento mximo con costes mnimos, cmo se integran dentro del mbito social para facilitar una conciliacin entre lo personal y lo laboral.

En este informe, en la primera parte se presenta el concepto de teletrabajo, una descripcin de en qu consiste ese nuevo entorno laboral, desde la gestin de la presencia fsica hasta la coordinacin del trabajo.

A continuacin, en una segunda parte, se describe la experiencia concreta de una cooperativa de consultora social, Trans-formando, que desde sus comienzos ha concebido el teletrabajo como forma de gestin del entorno laboral.

Por ltimo, en la tercera parte veremos qu conclusiones podemos sacar del reto que representa el establecimiento de estas nuevas forma de trabajo.

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PRIMERA PARTE

Qu es el teletrabajo?

La descripcin ms generalizada de teletrabajo nos dice que no es una profesin, sino una forma de desarrollar una tarea y requiere un modo de ejercer la actividad laboral desde cualquier lugar fuera de una sede fsica de la empresa. Para llevar a cabo dicha actividad se utilizan todas las posibilidades que permiten las distintas tecnologas de la informacin y la comunicacin o TICs. La relacin con la empresa se establece mediante un contrato en plantilla, la contratacin como autnomo o arrendamiento de servicios.

En la actualidad, muchos de los trabajos estn enfocados al sector servicios o implican el desarrollo de una actividad intelectual. Para llevar a cabo dichos trabajos, la localizacin fsica en un centro de trabajo muchas veces no es necesaria o incluso no se da por las propias caractersticas de la tarea que se desarrolla, por ejemplo en formacin, consultora, etc.

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La nueva oficina

En un principio, se concibe que el teletrabajo se realiza desde casa. Normalmente en trabajos que hacen uso del ordenador, como pueden ser el caso de programadores, diseadores grficos, traductores, etc., una conexin a Internet les permite llevar a cabo las tareas necesarias y mantener una comunicacin con la empresa. As la casa se convierte en la oficina.

Sin embargo, segn la actividad laboral el lugar de la oficina del teletrabajador puede ser muy distinto en unos u otros casos.

En el caso de los trabajadores cuya profesin implica un alto grado de movilidad, como pueden ser los visitadores farmacuticos, los consultores, agentes de venta, etc., la oficina puede ser cualquier tipo de localizacin: la oficina del cliente, un hotel, el transporte en el que se encuentren...

Tambin, debido a la globalizacin, se produce la deslocalizacin de las oficinas, dando lugar a oficinas satlites, que son oficinas orientadas a la atencin al cliente, por lo cual no necesitan estar ubicadas cerca de las oficinas centrales para desempear su tarea. Existen muchos ejemplos de

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Ilustracin1:Laoficinaencasa

este tipo de oficinas, pero en estos momentos cabra destacar los llamados call center o telecentros utilizados por bancos u otro tipo de grandes empresas, que proporcionan servicios orientados a la atencin al cliente. Con las nuevas comunicaciones como la telefona de voz sobre ip (VoIP), es decir, telefona a travs del ordenador, los costes de las llamadas son prcticamente nulos y los gastos inmobiliarios y generales se reducen, pues estas oficinas suelen estar localizadas en zonas geogrficas donde dichos costes son menores.

Otro tipo de oficina que podemos encontrar es la denominada oficina virtual. En este caso el trabajo se realiza de forma totalmente descentralizada, todo el personal trabaja a distancia y se comunica a travs de los distintos medios telemticos (correo, chat, VoIP) o mediante otras comunicaciones (telfono, mvil, etc.), as la empresa no necesita de oficinas fsicas centrales y el teletrabajador decide desde dnde realiza su labor.

El llevar a cabo la actividad profesional de manera hbrida empieza a ser una forma habitual de teletrabajo, es decir, trabajar parcialmente en un centro de trabajo y el resto del tiempo en casa. Es una forma que sobre todo estn adoptando grandes empresas y la administracin pblica, pues

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Ilustracin2:Callcenter

permite la coordinacin y el seguimiento del trabajo de una manera ms sencilla.

Jornada de teletrabajoEn el apartado anterior hemos visto que la oficina del teletrabajador puede estar en ubicaciones muy distintas. Esto implica que los tiempos de trabajo son muy diferentes dependiendo del caso en que se encuentre el teletrabajador.

Si nos encontramos en la situacin de ir a trabajar a la oficina del cliente o si la tarea a desarrollar se lleva a cabo en un telecentro, la jornada laboral ser establecida por el cliente o empresa, con lo cual el teletrabajador no contar con la flexibilidad de otro tipo de teletrabajo.

Sin embargo, si el teletrabajo se realiza en casa, en otro espacio (elegido por el teletrabajador) o de forma nmada, entonces la jornada de trabajo ha de establecerse de acuerdo con clientes o colaboradores, de manera que se pueda desempear la tarea de la manera ms gil posible. La gestin del tiempo ser fundamental. Aunque mayoritariamente podamos decidir cmo distribuimos la jornada laboral a lo largo del da, generalmente se establecern unos horarios mnimos de disponibilidad para permitir una comunicacin fluida.

Organizacin

Cuando para el desarrollo de una labor profesional nos encontramos en la situacin de que no existe un lugar fijo ni un horario determinado para el encuentro, entonces la labor organizativa que permita que las tareas se lleven a cabo de manera ptima es muy importante.

Por ello, en empresas donde el teletrabajo es la forma en que la mayora de sus empleados trabajan, se establecen rigurosos procesos organizativos, se

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crean ciertos protocolos y metodologas de manera que la informacin sobre cada proyecto en proceso de desarrollo fluya rpidamente, as como se prestablecen una serie de reuniones de coordinacin, cuyo cumplimiento es imprescindible por parte del teletrabajador.

Los teletrabajadores que desarrollan 100% su tarea fuera de una oficina tienen que asumir un mayor nivel de responsabilidad a la hora de realizar su trabajo. De ah que en muchos casos algunas empresas tengan un rgimen hbrido de trabajo, donde es obligatorio estar en la oficina ciertos das, para precisamente llevar a cabo dichas labores de organizacin y seguimiento.

Las herramientas TIC

Para que el proceso organizativo se lleve a cabo, cada vez se hace ms uso de las mltiples posibilidades que ofrecen las herramientas de las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones.

En ciertos casos, cuando el trabajador realiza su labor en la empresa del cliente, la herramienta ms utilizada suele ser el telfono mvil, ya que la coordinacin suele realizarse con el cliente de manera presencial. As la comunicacin con la empresa empleadora queda reducida a informar de cmo va el proceso.

Sin embargo, en la mayora de los casos, donde el desarrollo de la actividad laboral conlleva el pertenecer a un grupo multidisciplinar, donde existe la necesidad de retroalimentacin sobre el trabajo realizado o la creacin de documentacin conjunta, se suele hacer uso de herramientas telemticas que facilitan el proceso.

La difusin del software libre, la multitud de herramientas que brinda, la posibilidad de modificarlas y su bajo coste o gratuidad ha disparado el uso de herramientas telemticas en los procesos productivos.

Pondremos algunos ejemplos de las herramientas ms utilizadas:

Gestor de proyectos. Es una herramienta muy til para la definicin de Pgina8de24

proyectos dentro de una empresa, descripcin de tareas e hitos dentro de un proyecto, asignacin de las tareas a personas concretas, posibilidad de intercambio de mensajes entre ellas, etc. Por ejemplo, Active Collab.

Wiki. El wiki es una herramienta que permite la edicin online de una pgina web, de manera que puede ser modificada por los usuarios. Se utiliza mucho en los casos de creacin de documentacin colectiva. Un ejemplo de uso de un wiki es la conocida wikipedia (wikipedia.org).

Blogs. Cada vez se utiliza ms esta herramienta en entornos laborales. Si bien hasta hace poco se consideraba de uso personal como cuaderno de bitcora, cada vez ms se utilizan los blogs para poner en comn todo lo relativo al desarrollo de la actividad laboral, artculos interesantes, soluciones ante problemas concretos, enlaces relacionados, actividades que tiene lugar en relacin con una temtica, talleres, congresos, etc. Los blogs pueden ser pblicos o con acceso restringido. Un ejemplo de este software sera, por ejemplo, Wordpress.

Gestores de contenido. Se trata de una herramienta con la que cada vez se est ms familiarizado, pues muchas de las web actuales se realizan con ellos. Permiten cambiar el contenidos sin tener que modificar su apariencia, de manera que su manejo es muy sencillo. Aunque en general se usan para la imagen pblica de una empresa, tambin pueden ser herramienta interna, pues muchos de ellos estn orientados al funcionamiento de comunidades. As, bajo la misma herramienta existen posibilidades de tener blogs, directorio de enlaces, artculos, etc. Un ejemplo de este software sera Drupal.

Por otro lado, existen herramientas para una comunicacin ms directa. Sealaremos algunas de ellas:

Mail. El mail es posiblemente el medio ms utilizado en este momento, junto con el telfono, para llevar a cabo una comunicacin directa, adems de permitir el intercambio de documentos.

Listas. Las listas de correo son una herramienta cuyo uso va aumentando

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para la coordinacin de grupos de trabajo, la resolucin de dudas en un equipo y la puesta en comn de resultados. Pueden estar alojadas en servidores propios o en servidores comerciales.

Chat. El chat es una herramienta que poco a poco se va incorporando en los mbitos laborales. Si en un origen se vea como herramienta de ocio con la cual se charlaba con las amistades, en estos momentos se considera una opcin para la comunicacin directa que permite una consulta en cualquier momento sin tener que esperar a que el telfono deje de comunicar, y en la cual poder dejar un mensaje, pues aunque la persona est ausente responder en cuanto le sea posible.

VoIP. Las comunicaciones a travs de VoIP se estn popularizando desde la aparicin del servicio comercial que proporciona Sykpe, que permite hablar a travs del ordenador de forma gratuita y se puede comunicar con telfonos fijos o mviles con tarifas ms baratas que las usuales. En el mbito del software libre se est extendiendo el uso de Asterisk, que es una centralita telefnica instalada mediante software en un ordenador.

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Ilustracin3:Herramientastelemticas

Los compaeros de trabajo

Hasta ahora hemos visto cmo est cambiando la forma de relacionarse el teletrabajador con su entorno, dnde trabaja, cmo se organiza, qu herramientas utiliza. Sin embargo, otra faceta importante a tener en cuenta es cmo se reemplaza la parte social que supone el trabajo.

A muchos teletrabajadores acaba pesndoles el trabajo en solitario, la falta de la hora del caf o comentar la ltima ancdota de la oficina. De ah que en muchas ocasiones los teletrabajadores prefieran pasar un par de das a la semana en la oficina, o que busquen gente afn con quien compartir un espacio fsico donde desarrollar su trabajo y con quien pasar las horas laborales.

En otros casos, el uso de las nuevas tecnologas suplanta esta necesidad. La posibilidad de comunicacin a travs del chat, llamando a travs del ordenador a los compaeros del equipo de trabajo, o estando en contacto con amigos que estn en otros lugares en situaciones similares es uno de los recursos ms utilizados.

El perfil del teletrabajador

En principio, el teletrabajador podra ser cualquier persona. Sin embargo existe un perfil del teletrabajador, pues los hbitos y conocimientos de un trabajador de oficina no siempre son los adecuados para el teletrabajo.

En primera instancia, un teletrabajador debe estar familiarizado con las herramientas informticas y tener cierto dominio sobre ellas, para que el uso de las mismas se produzca con facilidad y pueda adaptarse a nuevas herramientas en caso de que estas aparezcan y sea necesario incorporarlas.

Por otro lado, es necesaria una capacidad de organizacin de los propios tiempos y responsabilidades por parte del teletrabajador, tareas que generalmente recaen sobre terceras personas en los entornos tradicionales.

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Esto supone un elevado nivel de autodisciplina, para que los tiempos sean los adecuados y permitan la coordinacin con el resto del equipo de trabajo o con el cliente. En caso contrario afectar al desarrollo de la actividad laboral y conllevar desencuentros con el cliente o el grupo de trabajo, perdindose as la confianza depositada en el teletrabajador, base necesaria para la realizacin de futuros trabajos.

Adems de las caractersticas citadas anteriormente, el teletrabajador debe poseer una capacidad de comunicacin interpersonal mediada por la tecnologa que haga posible la coordinacin, la capacidad de reaccin ante situaciones imprevistas, la resolucin de conflictos y la toma de decisiones haciendo uso de las herramientas telemticas.

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Ventajas e inconvenientes

Ventajas del teletrabajo para el trabajador

1. Mayor flexibilidad, autonoma y movilidad.

2. Aumento de la productividad.

3. Ms oportunidades laborales y especializacin.

4. Mayor conciliacin entre la vida familiar y la laboral.

5. Mejor integracin laboral de personas en sectores marginales.

6. Eleccin personal del entorno de trabajo.

7. Favorece el acceso a la formacin (por medio de la teleformacin), con la ventaja aadida de que se aprende a travs del medio con que se va a trabajar.

8. Herramienta til para mejorar el ejercicio de cualquier profesin, adaptando "el trabajo a la vida" y no "la vida al trabajo", sustituyendo "obligacin" por" responsabilidad.

Ventajas del teletrabajo para la empresa

1. Menos problemas de convivencia entre empleados.

2. Mayor productividad debido a la implantacin del trabajo por objetivos.

3. Ms acceso a profesionales de alto nivel.

4. Mejora de plazos de entrega.

5. Reduccin de costos: la creacin de un puesto de teletrabajo resulta un 50% ms barato que un puesto presencial.

6. Facilidad de expansin geogrfica.

7. Crecimiento sin cambios estructurales.

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8. Mejor aprovechamiento de los puestos de trabajo, que pueden ser compartidos por distintos trabajadores.

Desventajas del teletrabajo para el trabajador

1. Falta de contacto con otros profesionales.

2. Inseguridad laboral.

3. Favorecimiento de la explotacin.

4. Mayor autodisciplina y responsabilidad

Desventajas del teletrabajo para la empresa

1. Mayor coste de un control de calidad ya que la supervisin del trabajador desde casa es menor.

2. Prdida de jerarquas.

3. Las compensaciones monetarias pueden exceder el coste total del trabajador a tiempo completo en la oficina

4. Se pueden crear conflictos derivados de la lealtad de los teletrabajadores cuando accedan a los bancos de datos de la compaa.

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Para quin se teletrabaja

En un principio, quiz lo primero que viene a la mente es que quienes teletrabajan son los trabajadores autnomos o freelances dentro del sector de las nuevas tecnologas, que tienen una profesin propia de la nueva era de la sociedad de la informacin como pueden ser todos los trabajos y servicios orientados a Internet, es decir, programadores, diseadores grficos, consultores de tecnologa, etc.

Sin embargo, los mbitos del teletrabajador se van ampliando continuamente: formacin presencial, consultora, comerciales, y tambin profesiones ms tradicionales como fontaneros, realizadores de portes, servicios tcnicos. Se trata de profesiones que son de toda la vida pero que han sufrido un cambio a la hora de llevarlas a cabo en la actualidad, pues hacen un uso primordial de las nuevas tecnologas, ya no existe el requisito antiguo de tener una oficina fsica donde recoger los encargos, y simplemente el uso del telfono mvil o un anuncio en Internet proporcionan la fuente de trabajo.

Por otro lado, las leyes de conciliacin familiar estn impulsando que desde las grandes empresas se est comenzando a proponer a sus trabajadores, al menos de tiempo parcial, desarrollar su actividad laboral desde otro espacio que no es la oficina central.

Incluso la administracin pblica el ao 2006 llev a cabo una experiencia piloto en el Ministerio de Administraciones Pblicas, con resultado positivo, de manera que se pretende que el teletrabajo se extienda a todos los departamentos ministeriales. La medida podra afectar, segn las estimaciones realizadas, a un diez por ciento de los empleados pblicos. La medida se ve como un instrumento para favorecer la conciliacin de la vida personal, familiar y laboral, aunque el teletrabajador slo podr trabajar en casa el 40% del total de la jornada.

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SEGUNDA PARTE

Caso prctico: Trans-formando

En la segunda parte de este informe, describiremos la experiencia de una cooperativa como caso prctico. Su funcionamiento desde el comienzo ha partido del teletrabajo. La actividad profesional no est relacionada directamente con las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin. Veremos los cambios que se han ido produciendo en funcin de las nuevas necesidades que se les han presentado a la hora de desarrollar la labor profesional y cmo ha ido evolucionando la propia forma de organizacin interna.

Un poco de historia

Trans-formando es una Consultora Social. Se crea en 1998 para apoyar la creacin de empresas en colectivos desfavorecidos o en riesgo de exclusin. Como describen

en su pgina web, surgi de un grupo de profesionales procedentes tanto de la gran empresa como del entorno de las PYME y del desarrollo local y comunitario, con el nexo comn de un notable compromiso social.

En un principio se dedicaba a formacin y consultora para el autoempleo. Se trabajaba principalmente con personas inmigrantes, aunque tambin se ha trabajado con drogodependientes, con mujeres y discapacitados.

Despus de unos aos desarrollando esta labor, crearon una nueva rea que se dedica a apoyar a entidades no lucrativas y organizaciones no gubernamentales. El apoyo consiste en el fortalecimiento de las entidades, gestin de proyectos, cmo gestionar apropiadamente la organizacin, formacin y consultora.

En la actualidad las dos terceras partes de su actividad est dedicada al rea de autoempleo y la tercera parte restante al rea de apoyo a las ONG.

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En los comienzos la cooperativa la formaban tres socias, pero a lo largo de los aos se han ido incorporando nuevos socios, de manera que en estos momentos la cooperativa est formada por siete socios y dos personas contratadas.

La oficina: del teletrabajo al local y del local al teletrabajo

Al principio no exista la necesidad de tener una oficina, ya que la organizacin de la cooperativa supona la coordinacin entre tres personas. Reunirse era fcil, tanto porque eran un pequeo nmero de personas las que tenan que hacerlo, como porque para ello las propias casas podan servir como lugar de encuentro y, por tanto, no era necesario otro tipo de espacio.

Es significativo observar que no haber tenido local no supuso a Trans-formando ningn problema de cara al cliente, rompiendo as cierta creencia extendida de que el tener una localizacin fsica da una imagen de mayor seriedad.

Esta situacin cambia cuando aumenta el nmero de socios, porque por un lado empiezan las dificultades para encontrarse y reunirse, y por otro surgen otro tipo de inconvenientes, como es el acceso a la documentacin en papel, necesaria para su trabajo diario. El problema no es tanto el almacenaje propiamente dicho, ya que estaba distribuido en casas, sino el acceso a dicha documentacin. Por ejemplo, en el rea de formacin se hace uso de distintos tipos materiales, folletos, trpticos, libros, etc., material que no est en formato informtico, y que hace que sea necesario un espacio al cual se pueda acceder con facilidad para compartir dicho material.

En una primera instancia, en Trans-formando se cre una base de datos de conocimiento, en la cual figuraba dnde estaba fsicamente cada material perteneciente a la cooperativa. Este sistema funcionaba cuando el equipo de

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trabajo era pequeo. Sin embargo, al ste ir aumentando tambin crece y se diversifica la documentacin que se maneja, y aparece la necesidad de tenerla en un local.

La evolucin de la propia cooperativa hace que, de funcionar teletrabajando de forma descentralizada, se vea la necesidad de tener un local que cubra las nuevas necesidades que han surgido, un punto de encuentro que responda a una mejor en la calidad de servicio y un archivo de documentacin.

Una vez est establecido el local, slo existen dos puestos que requieren de presencia fsica: una persona de administracin y otra persona perteneciente a algn proyecto que lo requiera. El resto de los trabajadores deciden la medida en que quieren trabajar en el local o teletrabajar.

Existen ocasiones en que la contratacin de personal nuevo se da bajo la condicin de que sea teletrabajo, lo cual dificulta la gestin porque, en estos casos, la infraestructura de trabajo situada en las casas (el telfono, la ADSL, el ordenador) es de Trans-formando, porque se concibe que el puesto de trabajo est en la casa. Por tanto, los gastos asociados al puesto de trabajo corren a cargo de la cooperativa. Sin embargo, puede darse la situacin en de una contratacin en la que Trans-formando estime que el desarrollo de la actividad debe realizarse en el local. En este caso, el trabajador tiene la opcin de trabajar desde casa, pero Trans-formando no cubre los gastos del teletrabajo, ya que su puesto est en la oficina.

Organizacin

El tipo de servicio que ofrece Trans-formando se basa en la formacin, gerencias y la consultoras, procesos que se desarrollan en un alto grado en las oficinas de la entidad para quien trabajan. Esta actividad implica el trabajo por resultados, lo cual favorece claramente el teletrabajo. Pero, aunque los teletrabajadores no tienen un horario concreto, s tienen un

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protocolo establecido donde se marca que en la franja horaria de nueve de la maana a siete de la tarde, los teletrabajadores tienen que estar localizables ya sea telefnicamente o por correo electrnico, pero ello no implica estar en un espacio fsico predeterminado. Este tipo de funcionamiento permite cierta flexibilidad y por tanto la conciliacin entre la vida personal y la laboral, sobre todo para aquellos trabajadores que tienen hijos.

A medida que en Trans-formando fue aumentando la asesora a inmigrantes para la creacin de asociaciones o empresas, se vio la necesidad de tener un local donde atender a estas personas de manera directa y no a travs de otra entidad, como haban hecho en los primeros aos de existencia de la cooperativa.

Por otra parte, cuando se cre el rea de consultora a las ONG, se observ que el trabajo en equipo era necesario. La necesidad de trabajar en equipo llev a valorar el tener un local donde desarrollar ese trabajo codo con codo diario. Hasta entonces el trabajo realizado responda a funciones ms concretas, lo cual exiga una coordinacin pero no se perciba como necesario realizarla en un espacio fsico.

Por tanto, la forma de organizacin interna se deba replantear. Ahora haba que adaptar el teletrabajo y el trabajo en el local, para lo cual era imprescindible establecer protocolos de funcionamiento.

Pero la evolucin de la propia actividad laboral conllev un replanteamiento continuo de las formas de organizacin. As, tras un periodo donde la presencia fsica era importante, se vio que era innecesario que la jornada laboral completa tuviese que realizarse 100% presencialmente. De esta manera, una actividad que comenz estando asociada completamente a un espacio fsico ha evolucionado hacia el teletrabajo.

Por lo tanto, a raz de tener un local, se puede desarrollar la actividad laboral en la oficina o seguir teletrabajando, y dicha compatibilidad depende de cada persona.

La organizacin se basa en las necesidades de cada proyecto. As, puede

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darse el caso de que determinados proyectos impongan la necesidad de una presencia fsica para ser llevados a cabo con profesionalidad. Por ejemplo, el proyecto de microcrditos que estn desarrollando en Trans-formando implica una gran cantidad de llamadas telefnicas, por lo que aunque haya una persona en administracin que est fsicamente y pueda atender dichas llamadas en muchos casos no tendr la informacin necesaria para contestarlas y deber derivarlas, lo cual para el cliente supone el inconveniente de tener que volver a llamar o esperar una llamada. Por lo tanto, ante esta situacin y para dar un buen servicio, se lleg a la conclusin de que debera haber alguien de dicho proyecto en el local para atender estas llamadas.

Tambin se pens en otros mtodos ms propios del teletrabajo que suplieran esa necesidad de presencia fsica, como pudiera ser el uso del desvo de llamadas, pero esto implicara que la persona hacia quien se desviasen estuviese disponible, condicin que poda no darse, por ejemplo, en el caso de que estuviese dando una clase, estuviese desplazndose y se encontrara fuera de cobertura, etc., as que tras este anlisis se desech esta posibilidad.

A la hora de organizarse en una cooperativa, la toma de decisiones es una de las piedras angulares: de ello depende el buen funcionamiento.

En Trans-formando para la toma de decisiones estn definidos una serie de procedimientos. Existe un grupo formado por una comisin compuesto por una persona que gestiona el tiempo, es decir encargada del control de horas, cargas de trabajo y prever puntas o valles de trabajo; otra coordinadora del rea y la coordinadora de Trans-formando. Desde este grupo se decide qu proyectos se aceptan.

Si hay que tomar decisiones relativas a adquisicin de infraestructura, est marcada una poltica en la que hasta cierta cantidad econmica puede tomar la decisin el responsable del proyecto y, si es una cantidad mayor, tiene que trasladar la decisin a la asamblea.

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En ciertos casos las decisiones se toman va correo electrnico, cuando estas no son decisivas en lo relacionado a la actividad laboral. Por ejemplo, en el caso de asistencia a cursos, actos, etc.

En una cooperativa donde nos encontramos que parte de sus trabajadores bsicamente teletrabajan, otros desarrollan la actividad en el local y otros lo hacen de forma hbrida, la coordinacin interna se presenta como un reto.

La coordinacin es complicada por el tipo de organizacin que son, es decir, dentro de la propia cooperativa existen dos reas de trabajo diferentes, que ofrecen servicios diferentes: la asesora de autoempleo y la consultora a las ONG.

Todos estos factores conllevan a que la coordinacin se d con una estructura muy determinada: cada dos meses hay una reunin de socios de Trans-formando, donde se definen las estrategias futuras a seguir en la cooperativa. Luego existen reuniones mensuales por cada una de las reas. Adems, dentro de cada rea existen unidades de formacin y de consultora que tambin se tienen que reunir, generalmente cada menos tiempo. Y aparte dentro de las unidades estn los proyectos que ya requieren reuniones para tareas concretas. Cada uno de los proyectos tiene un responsable, que se encarga de establecer el contacto con el cliente, coordinar el proyecto, coordinar al equipo, etc.

Hasta el momento todas las reuniones se realizan de manera presencial aunque la incorporacin de herramientas como el chat o la telefona va Internet puede que poco a poco conlleve a que parte de dichas reuniones se realicen de forma telemtica.

Herramientas concretas para la coordinacin

La incorporacin de las herramientas informticas no siempre es fcil, mxime si tenemos en cuenta que el perfil de los trabajadores de Trans-formando no necesariamente implica que domine las herramientas

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informticas, pues para la ejecucin de su actividad laboral dominarlas, en un principio, no es necesario.

En Trans-formando, el telfono es el medio ms utilizado desde el principio. Luego han ido incorporando el correo electrnico, el cual es obligatorio consultar dos veces al da. Por ello todos los teletrabajadores tienen Internet en casa con una conexin de banda ancha que adems constituye una tarifa plana de telfono fijo.

El que todos los trabajadores hagan uso de las nuevas tecnologas, que tengan Internet en casa, tambin es consecuencia de un replanteamiento de los gastos. Por ejemplo, muchas de las llamadas que previamente se hacan desde un telfono mvil supusieron un aumento de gastos al crecer la cooperativa. Ahora se intenta que se hagan desde telfono fijo, de manera que se produzca una reduccin de costes. Tambin se plantea el uso de VoIP (telefona a travs del ordenador) o de otras herramientas telemticas como el chat para muchas de las comunicaciones, con el fin de disminuir los gastos.

En el caso de Trans-formando, aparte del correo electrnico, la principal herramienta telemtica que utilizan es una Intranet, donde principalmente tienen documentos bsicos de Trans-formando para que cualquier trabajador desde su casa pueda acceder a ellos. Dichos documentos tienen como objeto crear una base de informacin comn.

Para la gestin de proyectos, se utiliza una hoja de clculo donde quedan registradas de las horas de cada proyecto y la dedicacin de cada persona al proyecto, de manera que cada determinado tiempo se puedan realizar informes donde se evale la evolucin de cada proyecto.

En muchas ocasiones la falta de incorporacin de las nuevas tecnologas no estriba en lo difciles que resulten, ni en los costes, sino en la propia inercia interna, que impide buscar el tiempo para cambiar los procesos de trabajo internos.

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Los compaeros

En mbitos donde el teletrabajo o trabajo en equipos pequeos es la forma habitual de trabajo, es importante no descuidar las relaciones personales entre los miembros de la cooperativa. Por ello en Trans-formando crean ciertos espacios para que se produzca el encuentro entre todos los socios y trabajadores, espacios ms relajados como puede ser una comida o una actividad de fin de semana o intentar que en determinados proyectos participen personas con las que normalmente no se trabaja, de esta manera se fortalece el sentimiento de grupo.

Conclusiones de una experiencia

En Trans-formando el teletrabajo conlleva ms ventajas que inconvenientes, especialmente teniendo en cuenta que se trabaja por resultados. Esto permite una mayor gestin del tiempo por parte de los trabajadores que, teniendo unas tareas y unas funciones muy concretas, la flexibilidad les permite una mayor satisfaccin a la hora de desarrollar la actividad laboral, aunque todo ello implica un alto grado de responsabilidad.

Para que dentro de una cooperativa funcione el teletrabajo de una forma exitosa, es clave la sistematizacin de los procesos. Ello es una garanta de que el trabajo se har de una manera eficiente y eficaz. Un claro esquema organizativo de responsables, encargados de marcar los objetivos a cada persona que pertenece a un proyecto, es otra pieza importante para un correcto funcionamiento de una cooperativa donde el teletrabajo genera una gestin ms complicada de los recursos.

El crear mecanismos para cuidar, potenciar y fortalecer el equipo que forma la cooperativa garantiza que exista un buen ambiente de trabajo. Ello significa trabajar a gusto, con ilusin, con mayor dedicacin y compromiso. En definitiva, es importante ser flexible para poder compaginar el teletrabajo y el trabajo presencial.

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TERCERA PARTE

Conclusiones

Hemos visto que el marco del lugar de trabajo est cambiando, se estn introduciendo unas nuevas formas de gestin del tiempo y del espacio debido a la aparicin de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin. Este cambio de marco implica no slo el aprendizaje de cosas nuevas, como pueden ser herramientas tecnolgicas, sino todo un proceso de recreacin y reconfiguracin de costumbres y formas de trabajo que llevan implantadas en la sociedad durante decenas de aos. La expansin del conocimiento y el acceso con inmediatez a la informacin estn configurando una sociedad distinta. Estos cambios conllevan una readaptacin no slo en la gestin interna de la empresa, sino dentro del marco econmico general en donde est situada.

Estas consideraciones pueden parecer muy filosficas para las PYME, cuya mxima preocupacin es sobrevivir y ser capaces de resolver los problemas que se presentan a corto plazo. Pero las PYME se tienen que enfrentar a esta nueva situacin. Las ms tradicionales se encuentran en la tesitura de tener que adaptarse a las nuevas formas de trabajo. No tienen otra opcin para seguir siendo competitivas dentro de su mbito; por tanto, tendrn que modificar su estructura interna para ajustarse a las nuevas demandas exigidas por clientes o proveedores. Por otra parte, las PYME de reciente creacin nacen haciendo uso de las nuevas posibilidades que proporcionan las nuevas tecnologas, lo que conlleva a adoptar nuevas estructuras organizativas y los nuevos conceptos de gestin que facilitarn su presencia en el mercado.

En definitiva, el teletrabajo tiene como caractersticas la horizontalidad, las formas de trabajo distribuidas, la puesta en comn de los conocimientos adquiridos, la creacin de redes sociales, y esto es parte de lo que va constituyendo la Red, cuya forma ya est siendo adoptada en los mbitos laborales.

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