TEMA 1: SISTEMAS INFORMÁTICOS · Web viewAl modificar un elemento del formato del estilo base, que...

Aplicaciones Informáticas de Propósito General

Tema 4. Procesador de Textos MS Word 2003

TEMA 4. Procesador de Textos MS Word 2003Índice:

Definiciones previas..................................................................................................1

Formato y estilos.......................................................................................................2

Aplicar estilos........................................................................................................2

Crear, modificar y aplicar estilos...........................................................................4

Secciones de un documento.......................................................................................4

Trabajar con Plantillas de documentos......................................................................5

Barras de herramientas..............................................................................................5

Barra de herramientas estándar.............................................................................5

Barra de Herramientas Formato............................................................................6

Formatear el texto......................................................................................................6

Utilización de Tablas.............................................................................................6

Numeración de páginas.........................................................................................9

Encabezado y Pie de Página..................................................................................9

Nota al pie de página...........................................................................................10

Esquema numeración y viñetas...........................................................................11

Tabuladores.........................................................................................................11

Letra Capital........................................................................................................11

Columnas de texto...............................................................................................12

Formato de página...................................................................................................12

Herramientas............................................................................................................13

Gráficos...............................................................................................................13

Formato de imagen..............................................................................................14

Barra de herramientas de dibujo..........................................................................14

Barra de herramientas de imagen........................................................................15

Editor de ecuaciones............................................................................................15

Ortografía y Gramática........................................................................................15

Combinar correspondencia......................................................................................16

Definiciones previas Caracteres de control. Son caracteres no imprimibles que utiliza Word para controlar

el flujo del texto. Se visualizan mediante el icono

Justo Sáez Arenas Curso 2010-2011 Pág. 1 de 18



Párrafo es un conjunto de caracteres cuya final viene marcado por un salto de línea.

Salto de línea es un carácter invisible que se inserta al pulsar ‘intro’. Se visualiza mediante el icono

Sección . Es un trozo del documento marcado entre dos saltos de sección.

Salto de Página . Es un carácter de control que indica a Word que salte a otra página, se introduce con la combinación de teclas “Ctrl + Intro”

Tabuladores . Se utilizan para separa palabras con una determinada medida.

Zoom . Podemos ampliar y reducir la visualización mediante “Ctrl + Rueda del ratón”.

Plantilla de documento , es un formato previo de documento en el que se basa Word para crear cada nuevo documento. Son ficheros con terminación “.dot” y la plantilla base se denomina “normal.dot”

Formato y estilosEl procesador de textos permite aplicar formatos predefinidos a nuestros documentos de acuerdo a los estilos que trae incorporado o que podemos crear.

Un estilo es un conjunto de características de formato que se puede aplicar a texto y listas de un documento para cambiar su aspecto rápidamente.

En la opción de Menú -> Formato, podemos acceder al listado de estilos. Los más comunes son: Normal, Título 1, Título 2, Título 3. Para ver sus propiedades seleccionaremos el estilo y damos a “Modificar” donde se puede especificar todas las características del párrafo al que aplicamos el estilo.

Aplicar estilosPara crear un índice: Insertar-> referencia-> Índices y tablas




Existen diferentes tipos de estilo:

Estilo de párrafo: controla la apariencia de los párrafos mediante alineación de texto, tabulaciones, interlineado…

Estilo de carácter: afecta al texto seleccionado de un párrafo como la fuente y el tamaño del texto y el formato de letras en cursiva, negrita…

Estilo de tabla: estilo de las tablas en cuanto a bordes, sombreados, alineación y Fuentes.

Estilo de lista: aplica una alineación, numeración o viñetas y fuentes similares a las listas.

Se puede ver y volver a crear estilos desde el Panel de tareas-> Estilos y Formato.

Ejercicio:Crear un documento con nombre:

Apellido1_Nombre-Practica1.doc

con cinco páginas:

En la primera habrá un titulo y un índice automático

En cada una de las siguientes:




Un titulo de segundo nivel con un párrafo en normal y dos títulos de tercer nivel con un párrafo normal cada uno

Cada titulo de tercer nivel tendrá otro de cuarto nivel con un párrafo normal.

Crear, modificar y aplicar estilosPara aplicar un estilo diferente al texto, se puede aplicar uno ya existente (estilo integrado), o bien, crear un estilo nuevo con las características que nosotros queramos.

Al modificar un elemento del formato del estilo base, que es el estilo original de un documento, se modificaran también los estilos que estén utilizando ese estilo base.

Además, Microsoft Word puede modificar automáticamente los estilos, ya que detecta los cambios en el formato del texto que contiene un estilo y, lo actualiza automáticamente.

Además, se puede utilizar la Galería de estilos para ver el aspecto que tendría el documento completo si se le aplicara los estilos de otra y posteriormente aplicarlos directamente desde ahí.

Secciones de un documentoWord nos permite delimitar trozos del documento a los que se aplican formatos o características propias, como por ejemplo diferentes encabezados. Internamente, lo que hace Word es insertar unos códigos no imprimibles que indican el comienzo y el final de las secciones; para visualizarles, tenemos que utilizar la opción de “Mostrar u ocultar” .

Para introducir los saltos de sección, utilizamos la opción “salto” -> Menú “Insertar”

Para marcar una sección normal, se insertan saltos Continuos.

El “Salto de página” inserta un código que obliga a documento a pasar a nueva página.

También se puede insertar con la combinación de teclas “Ctrl + Intro"

Los saltos Par e impar obligan a saltar a una numeración de páginas par o impar.

“Salto de columna” se utiliza para pasar a una nueva columna.

“Salto continuo” es para delimitar secciones. Para ello ponemos el cursor en el titulo de la primera sección y lo mismo para cerrarla. Para poder ver donde empieza y acaba una sección, tenemos que tener marcada la opción “Mostrar u ocultar”




Trabajar con Plantillas de documentos.Cómo crear plantillas de documentos.

General. Tenemos una plantilla documento en blanco normal y otra plantilla para hacer paginas web, que nos permite crear documentos en formato web

Cartas y faxes. Disponemos de una serie de asistentes que nos permiten generar documentos previamente formateados para cartas, sobres y faxes.

Combinar correspondencia. Nos permite elaborar correspondencia masiva de acuerdo a las plantillas existentes(se vera mas adelante como se combina correspondencia)

Informes. Contiene una seria de plantillas para elaborar trabajos o documentos

Otros documentos podemos elaborar agendas, calendarios, curriculum vitae

Las plantillas son archivos especiales cuya terminación es “.dot”

Podemos generar nuestras propias plantillas a partir de un documento creado indicando en la opción “guardar como” el tipo “plantilla de documento”

Normal.dot es la plantila por defecto de Word.

Ejercicio:Crear una plantilla para ejercicios, denominada: “ej-apellido-npmbre.dot” que servirá de base para los documentos de ejercicios que hagamos.

Barras de herramientasWord nos permite mostrar una serie de barras de herramientas que contienen botones de acceso directo para realizar acciones de forma más rápida. Normalmente estas barras se visualizan debajo del Menú principal. Podemos especificar las barras a mostrar desde la opción Ver-> “Barras de Herramientas” o pulsando botón secundario sobre las barras visualizadas. Por defecto, tenemos las Barras de Herramientas “Estándar” y “Formato”.

Barra de herramientas estándarEjercicio:Capturar y cortar los principales botones de cada barra herramientas

Nueva Enviar por correo

Abrir Imprimir




Guardar Vista preliminar

Ayuda

Cortar Rehacer

Copiar Insertar hipervínculo

Pegar Tablas y bordes

Copiar formato Insertar tabla

Deshacer Insertar hoja Excell

Dibujo Mapa del documento

Mostrar o ocultar espacios Zoom

Columnas Lectura

Permiso Ortografía y gramática

Barra de Herramientas Formato

Estilos y formato Justificar

Estilo Interlineado

Fuente Numeración

Tamaño fuente Viñetas

Negrita Reducir sangría

Cursiva Aumentar sangría

Subrayado Borde exterior

Alinear a la izda Resaltar

Centrar Color de fuente

Alinear a la dcha

Formatear el texto

Utilización de TablasPodemos introducir en nuestro documento tablas que permiten presentar los datos e imágenes de una forma más controlada.

Tenemos la opción Tabla del menú principal




Este menú nos permite llevar a cabo todas las acciones necesarias para manejar tablas.

Este menú nos permite:

•Dibujar tablas

•Insertar: nos da las opciones pertinentes para poder insertar nuevas tablas, filas, columnas y celdas

•Eliminar: para borrar tablas, filas, columnas y celdas

•Seleccionar: permite seleccionar tablas, columnas, filas y celdas.

•Combinar y dividir celdas: permite unir o dividir las celdas, de tal forma que podemos unir varias celdas en una, o una celda dividirla en más de una.

•Autoformato de tablas: permite aplicar un formato predefinido de tal forma que podemos presentar la tabla con un estilo ya elaborado por Word.

•Autoajustar: permite distribuir el alto y ancho de las filas y columnas de forma fija, uniforme o al contenido o ventana.

•Propiedades de la tabla: nos muestra un cuadro de diálogo que nos permite especificar las propiedades de la tabla, columna, fila o celda.

Botón de inserción de Tabla

Inserción de una tabla desde el botón de acceso directo.

Teniendo visualizada la barra de herramientas Estándar, nos mostrará este botón de Insertar tabla, que al seleccionarlo, despliega un panel que permite dimensionar las filas y columnas de la tabla que deseamos insertar




Menú contextual de Tabla

Menú contextual de Tablas. Se activa pulsando el botón secundario del ratón sobre una tabla

Bordes y sombreado: permite especificar el tipo de líneas que pondremos en los bordes de la tabla, así como el sombreado de fondo.

Dirección de texto: permite especificar si el texto irá en horizontal o en vertical.

Alineación de celdas: permite especificar cómo se colocará el texto respecto a los bordes de la celda, tanto a la izda como a la dcha, arriba y abajo.

Opciones del menú contextual• Nos muestra una barra de herramientas para manejar las tablas

• Insertar . Nos da las opciones para poder insertar tablas columnas y celdas

• Eliminar. Permite eliminar filas, columnas y celdas

• Seleccionar. Permite seleccionar una tabla, columna, fila y celda

• Combinar y dividir celdas. Permite combinar o dividir las celdas de tal forma que podemos dividir varias celdas en una, o una celda dividirla en mas de una

• Autoformato de tablas: Permite aplicar un formatos predefinidos de tal forma que podemos presentar la tabla con un estilo ya elaborado por Word

• Autoajustar. Permite distribuir el ato y ancho de las filas y columnas de forma fija, uniforme o al contenido o ventana

Propiedades de la tablaNos muestra un cuadro de dialogo que nos permite especificar las propiedades de la tabla, columna, fila o celda

Bordes y sombreadoPermite especificar el tipo de líneas que pondremos en el borde de la tabla así como el sombreado de fondo

Teniendo visualizada la barra de herramientas estándar, nos mostrara este botón de insertar tablas, que al seleccionarlo despega un panel que permite dimensionar las filas y columnas de la tabla que deseamos insertar.




Dirección del textoPermite especificar si el texto irá en horizontal o en vertical

Alineación de celdasPermite especificar como se colocará el texto respecto a los bordes de la celda, tanto a la izquierda como a la derecha arriba y abajo.

Numeración de páginasMediante la opción “Insertar”-> “Números de página”

Podemos indicar la posición, la alineación, y si queremos, que la primera página vaya numerada o no.

Insertar-> Números de página-> Botón Formato

Permite especificar el formato de numero y si la numeración de las páginas continuará consecutivamente con la numeración de la sección anterior o poder especificar si se inicia en un numero determinado

Encabezado y Pie de PáginaDisponible en el menú “Ver”-> “Encabezado y pie de página” que permite visualizar las secciones donde colocaremos el encabezado y pie de las páginas.

Insertar Inserta el número de página actual




número de página

Insertar número de páginas

Inserta el número de páginas totales

Formato número de páginas

Se utiliza el mismo cuadro de diálogo que cuando se numeran las páginas pudiendo indicar el formato de número y por qué número comienza la paginación

Insertar hora Podemos insertar la hora

Mostrar u ocultar texto del documento

Mostrar u ocultar texto del documento

Cambiar entre encabezado y pie

Nos sitúa en el encabezado o en el pie de la página

Vincular al anterior

Cuando trabajamos con documentos que tienen varias secciones cada una de ellas puede tener su propio encabezad y pie de pagina. Si queremos que una sección arrastre los de la anterior, utilizaremos este botón

Mostrar el anterior Nos muestran el encabezado o pie de la sección anterior, o de

la sección siguienteMostrar el siguiente

Insertar fecha Podemos insertar la fecha

Nota al pie de páginaDentro del menú “Insertar”-> “Referencia”->Nota al pie, que inserta en la posición del cursor una marca numerada que lleva la pie de página donde podemos colocar el texto que deseemos. Por ejemplo, es habitual marcar con una nota al pie la procedencia de un texto transcrito de una web u otros documentos.

Para eliminar una nota al pie, nos situamos en el número y lo eliminamos como un carácter normal.

Esquema numeración y viñetasEsta opción aparece en el menú “Formato” y permite especificar:




Tipo de viñeta, eligiendo diferentes guiones o caracteres

Números: permite especificar el formato y tipo de numeración, pudiendo elegir letras o números romanos. También se puede indicar si deseamos que continúe con una numeración anterior o que se reinicie.

Esquema numerado: permite indicar el formato de esquema que se aplicará

Estilos de lista

TabuladoresPermiten especificar los puntos de tabulación en el documento. Se pueden marcar directamente en la regla superior del documento ( si no la tenemos activa se muestra/oculta desde el menú ver regla). Para indicar los puntos de tabulación pinchamos sobre la regla, para eliminar las tabulaciones puestas se arrastran fuera de la regla.

En el menú formato tenemos otra opción de tabulaciones que nos permite especificar mas detalles sobre las tabulaciones

Los tabuladores pueden ser de alineación izquierda, centrada o derecha. Los tabuladores de alineación decimal se utilizan para tabular columnas con cantidades numéricas con parte decimal de tal forma que la columna se tabula respecto al punto decimal.

Con la opción relleno podemos indicar que el espacio que queda tabulado se rellene de puntos o guiones

Letra CapitalPermite poner la primera letra de un párrafo como letra capital. En el menú formato letra capital nos muestra las siguientes opciones

En texto. Se sitúa como un carácter pero de mayor tamaño.

En margen. Todo el texto se sitúa a su derecha




Columnas de textoMediante la opción del menú formato columnas podemos presentar una seccion, texto como columnas de estilo periodístico.

Cuando utilizamos el formato columnas se establece un comienzo y final de seccion

Podemos especificar cuantas columnas queremos.

Se puede “Aplicar a” el texto seleccionado a una sección o a partir del punto en el que estamos.

También se puede poner líneas de separación entre columnas

Cuando necesitamos obligar el salto de columna se realiza mediante la opción “salto” del menú “insertar”

Para hacer las columnas, seleccionamos el texto que deseamos presentar en columnas y abrimos el cuadro de dialogo de columnas, donde indicaremos como se presentan.

Formato de páginaMenú “Archivo”-> Configuración de pagina

Márgenes. Podemos indicar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho. Además podemos indicar un margen de encuadernación. Podemos determinar si queremos la orientación de la página en vertical o horizontal.

Papel. Seleccionamos el tipo de papel que queremos utilizar.

Diseño. Podemos indicar si la primera página de un documento lleva encabezado y pie de página distinto al resto del documento. Además si las paginas pares o impares son distintas .podemos poner un borde de pagina o numerar las líneas del documento




Herramientas

GráficosExisten 2 tipo básicos de gráficos para utilizar en nuestros documentos:

• Objetos de dibujo

• Imágenes. Desde la opción “insertar- imagen”

Podemos incluir imágenes desde las opciones mostradas.

Imágenes prediseñadas, Word nos proporciona un conjunto bastante amplio de imágenes agrupadas por temas. Con la opcion “organizar clips” podemos navegar por todas las colecciones de imágenes disponibles

Desde archivo, nos permite seleccionar un archivo de imagen a insertar

Escáner o cámara, teniendo conectada una cámara o un escáner nos permite adquirir una imagen e insertarla en el documento

Nuevo dibujo, nos abre un recuadro para dibujar dentro de él

Autoformas.

WordArt, permite presentar un texto de forma artística

Grafico.

Organigrama, trae prediseñado organigramas jerárquicos

No olvidemos que también de puede insertar imágenes mediante la opcion copiar y pegar desde un programa de tratamiento de imágenes.




Formato de imagenUna vez que tenemos las imágenes en nuestro documento podemos indicar un formato adecuado haciendo clic en el botón secundario sobre la imagen, dentro del cual la ficha diseño nos permite:

En línea con el texto, coloca la imagen en el punto de inserción de una linea del texto

Cuadrado, ajusta el texto alrededor del cuadro que bordea la imagen

Estrecho, ajusta el texto alrededor del borde de la imagen

Detrás del texto, deja la imagen por detrás del texto

Delante del texto, pone la imagen por delante del texto

Barra de herramientas de dibujo

Desde esta barra de herramientas tenemos diferentes funciones, algunas ya explicadas. Además, disponemos de otras como:

• Insertar cuadro de texto: permite añadir un cuadro independiente donde colocar texto. Dicho cuadro se maneja como si fuese una imagen.

• Líneas y flechas: podemos colocar líneas y flechas y especificar su color y su estilo

• Sombreado y 3D: especificar un tipo de sombra para un objeto o un efecto 3 dimensiones.

Barra de herramientas de imagen

Teniendo seleccionada una imagen, podemos desplegar la barra de herramientas de imagen.

Podemos cambiar ciertas características de la imagen como: color, contraste, brillo, transparencia… También podemos manipular el tamaño y orientación

Editor de ecuacionesMediante la opción “Insertar”-> “Objeto” seleccionamos la ficha “Crear nuevo”, “Tipo de objeto”,” Microsoft Editor de Ecuaciones 3.0”. Si no lo tenemos disponible es que no lo tenemos instalado y habría que añadirlo desde nuestro Cd de instalación o desde el panel de control en la opción “Agregar o quitar programas”.




A veces es útil poner superíndices y subíndices ( “Formato”->”Fuente”-> “Superíndices”) para indicar potencias:

Ej.: a2 = x2 + y2

Ortografía y GramáticaDe forma predeterminada, Word nos va indicando posibles errores ortográficos y gramaticales subrayando en rojo aquellas palabras que no encuentra en su diccionario. Pinchando con el botón secundario nos muestra las opciones disponibles.

Podemos pasar la revisión ortográfica y gramatical de todo el documento en el Menú “Herramientas”-> “Ortografía y gramática”

• Idioma del diccionario: es importante tener presenta qué idioma hemos definido para nuestro diccionario, por defecto, todos los documentos se crean de acuerdo se crean de acuerdo a la elección del idioma definido en la plantilla base. Para elegir el idioma de un documento vamos a Menú-> Herramientas->Idioma-> Definir Idioma. Cuando estamos pasando la corrección también se puede elegir el diccionario base que queremos utilizar

• Omitir una vez: pasa sin hacer cambios a la siguiente corrección

• Omitir todas: ignorará todas las apariciones de esa palabra en el documento

• Agregar al diccionario: indicamos a Word que añada esa palabra al diccionario. Se debe utilizar con cuidado puesto que si es una palabra que contiene un error, Word la añadirá la diccionario y cuando la vuelva a encontrar, la considerará como válida.

• Cambiar: cambia la palabra detectada por una de las sugerencias.

• Cambiar todas: cambiará en todo el documento la palabra indicada por la sugerencia elegida.

Existe la opción de autocorrección en el menú Herramientas.

Sinónimos




Seleccionamos la palabra y en el menú Herramientas->Idioma->Sinónimos se nos abrirá una ventana con los sinónimos de la palabra seleccionada.

Combinar correspondenciaEsta herramienta permite realizar un documento que es el producto de combinar un documento base con otro documento de datos, de tal forma que obtenemos un documento final en el que se generan tantas copias del documento base personalizado con el documento de datos.

El documento de datos consiste en una tabla organizada en filas (registro) y columnas (campo). Los campos no pueden tener el mismo nombre.

Procedimiento:

La opción más cómoda es utilizar el asistente para cartas y correspondencia. (Menú Herramientas-Cartas y Correspondencia- Combinar Correspondencia)

Se van siguiendo los pasos que se piden, que básicamente consistene en:

1. Elaborar o elegir el tipo de documento base. Podemos realizarlo nosotros, o coger uno predeterminado, para ello: En la barra de herramientas de combinar correspondencia-> Abrir origen de datos (segundo icono), donde podemos elegir datos de otros programas, o crear una nueva tabla de datos.

3. Seleccionar la lista de datos, pudiendo utilizar una que existe o crear una nueva, en cuyo caso nos muestra la siguiente pantalla. Nos da una estructura de campos




prediseñada, pero se puede personalizar añadiendo o eliminando campos. Introducimos los datosque necesitamos. Se guarda enana ubicación que luego recordemos.

4. Una vez que tenemos los datos, abrimos el origen de datos e insertamos los campos en el documento base, mediante el botón “insertar campos combinados”. Es conveniente colocarlos y formatearlos de forma adecuada para que luego se presenten de forma adecuada.

5. Podemos visualizar los resultados.

Existe una barra de herramientas “Combinar correspondencia”, donde nos permite:

Configurar el documento principal

Abrir origen de datos

Destinatarios de combinar correspondencia

Insertar bloque de direcciones.

Insertar línea de saludo

Insertar campos combinados

Insertar campos predefinidos de Word

Navegar por las páginas con los datos combinados

Movernos por los registros de datos

Combinar en un nuevo documento

Combinar al imprimir

Para modificar la lista de datos, estando en un documento que no la use, visualizamos elorigen de datos y utilizamos el bótón “Destinatarios de combinar correspondencia”, nos mostrará la siguiente pantalla:




Pudiendo elegir la opción de “Modificar”.

Ejercicio.

Diseñar una carta de presentación de una empresa ficticia, lo más completa posible y elaborar un documento combinado con una tabla de datos.

Tendremos un listado con cinco clientes y los siguientes datos:

Nombre

Dirección

Ciudad

Provincia

Código postal

Realizar la fusión en un nuevo documento.

Modificar los datos y añadir dos nuevos clientes. Fusionar de nuevo.


TEMA 1: SISTEMAS INFORMÁTICOS · Web viewAl modificar un elemento del formato del estilo base, que...

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