Tema 11-TAD-Normativa. Sistema Andaluz de Archivos
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TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
11 – NORMATIVA
SISTEMA ANDALUZ DE ARCHIVOS
tutora: Mercè Perelló octubre 2009
Material de archivoElementos auxiliares
Etiquetas adhesivas móviles (post-it): para la ordenación provisional de los documentos
Etiquetas adhesivas fijas: para colocar en cajas y carpetas como indicadores de contenido
Índices y separadores: para dividir el contenido dentro de carpetas y ficheros
Bandejas apilables: para los documentos en trámite
Material de archivoContenedores de documentos
Camisas de papel y carpetillas de cartulina: para agrupar varios documentos o expedientes
Archivadores de anillas (A/Z): para archivar documentos previamente perforados
Archivadores de presión: para archivar documentos sin necesidad de perforarlos
Archivadores definitivos: para archivar los documentos ya fuera de trámite y sin vigencia
Carpetas suspendidas: para archivar documentos en trámite
Mobiliario de archivo Carritos para carpetas
colgantes: provistos de ruedas, permiten el transporte de los
documentos
Estanterías: útiles para libros pero no para documentos
Armarios: Compactos sobre raíles: aprovecha el espacio al
máximo al permitir el desplazamiento de los
módulos. Convencionales: aconsejable de puertas
enrollables o de persiana para ahorrar espacio y poder
cerrarlos hermeticámente
Archivadores Buck: módulos independientes de varios
cajones
Archivador-Buck
Nuevos formatos, nuevas necesidades
Medidas preventivas para conservar los documentos
No utilizar papel reciclado para documentos importantes
No perforar nunca documentos importantes
No forzar la capacidad de carpetas y archivadores. Si es necesario abrir otros
consecutivos
Evitar el uso de elementos metálicos (grapas), gomas elásticas o carpetas de plástico para unir
documentos
Tener en cuenta las medidas de control ambiental (luz, humedad, calor, polvo…) según
el distinto formato de los documentos
Transferencia de los archivos de gestión al archivo general
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General, para:
Evitar la aglomeración de documentos en las oficinas y descargarlas de aquellos cuya vigencia
administrativa ha finalizado (3-5 años)
Traspasar al Archivo general las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida),
acceso y consulta de los documentos
Transferencia de los archivos de gestión al archivo general
Las copias y los duplicados de documentos originales que se encuentren archivados y localizados
Las notas internas, cuando no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún
procedimiento administrativo
Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean
equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al
mensaje decorreo, siempre que hagan referencia a un procedimiento
No se traspasarán, debiendo eliminarse en los archivos de gestión u oficinas
Transferencia de los archivos de gestión al archivo general
Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo
La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas
Los catálogos y publicaciones comerciales
Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento
La documentación de apoyo informativo (impresos, fotocopias BOE…y cualquier documento utilizado para la
resolución de un expediente)
No se traspasarán, debiendo eliminarse en los archivos de gestión u oficinas
Transferencia de los archivos de gestión al archivo generalNormas generales
Acordar fecha de traslado con el Archivo general y cumplimentar un formulario de transferencia donde conste la documentación enviada. Cada jefe de la
unidad o servicio remitente firmará la hoja de transferencia
Revisar y disponer convenientemente los documentos a tranferir en cajas numeradas que indiquen su
contenido
Traslado físico de la documentación al Archivo General
El Archivo General, tras revisar la documentación recibida, devolverá una copia del formulario de
transferencia firmado y sellado al archivo de gestión
En 1984 el Parlamento de Andalucía aprobó la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos con el fin de organizar, proteger y difundir el Patrimonio Documental Andaluz, conservado o no en Archivos. En su texto se define el Sistema Andaluz de Archivos como brazo vertebrador de la organización y funcionamiento de los Archivos de titularidad pública de nuestra Comunidad
Sistema Andaluz de Archivos
Sistema Andaluz de Archivos
Órganos Administrativos y consultivos
Órganos CENTRALESConsejería de Cultura
Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental Dirección General de Bienes Culturales
Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos
Comisión Coordinadora del Sistema Andaluz de Archivos
Órganos PERIFÉRICOSDelegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura
Sistema Andaluz de ArchivosEstructura orgánica
Sistema Andaluz de ArchivosTipo de archivos
Archivo General de AndalucíaArchivos Centrales de las Consejerías y organismos públicos
Archivos Históricos ProvincialesArchivo de la Real Chancillería de Granada
Archivo del Patronato de la Alhambra y el GeneralifeMuseo Arqueológico de CórdobaMuseo Arqueológico de Sevilla
Museo Casa de los Tiros de GranadaMuseo de Bellas Artes de Córdoba
Sistema Andaluz de Archivos
Archivo General de AndalucíaDepende de la Consejería de Cultura, a través de la Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y
Documental. Tiene las siguientes funciones:
-Recoger, seleccionar, conservar y organizar toda documentación sin vigencia administrativa producida y
recibida por la Administración Pública de la Junta de Andalucía y sus organismos dependientes, conforme a los
términos que reglamentariamente se fijen, y por el Parlamento de Andalucía y el Defensor del Pueblo Andaluz,
que pueden serle remitida por los mismos.-Recoger, seleccionar, conservar y organizar los fondos documentales que puedan serle entregados por otras
entidades públicas y privadas.-Describir, inventariar, catalogar y facilitar los documentos de trabajo y consulta para la información e investigación
de la documentación que integre sus fondos.
Sistema Andaluz de Archivos Archivos Centrales
Archivos de las Consejerías de la Junta de Andalucía y de organismos públicos
Archivo Central de la Agencia Andaluza del AguaArchivo Central de la Consejería de Agricultura y Pesca
Archivo Central de la Consejería de CulturaArchivo Central de la Consejería de Economía y Hacienda
Archivo Central de la Consejería de EducaciónArchivo Central de la Consejería de Empleo
Archivo Central de la Consejería de Innovación, Ciencia y EmpresaArchivo Central de la Consejería de Medio Ambiente
Archivo Central de la Consejería de Obras Públicas y TransportesArchivo Central de la Consejería de Presidencia
Archivo Central de la Consejería de SaludArchivo Central de la Consejería de Turismo, Comercio y Deporte
Archivo Central de la Consejería para la Igualdad y Bienestar SocialArchivo Central de la Empresa Pública del Suelo de Andalucía (EPSA)
Archivo Central del Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP)Archivo Central del Servicio Andaluz de Salud (SAS)
Sistema Andaluz de Archivos Archivos Históricos Provinciales
Archivo Historico Provincial de AlmeríaArchivo Histórico Provincial de Cádiz
Archivo Histórico Provincial de CórdobaArchivo Histórico Provincial de GranadaArchivo Histórico Provincial de Huelva
Archivo Histórico Provincial de JaénArchivo Histórico Provincial de MálagaArchivo Histórico Provincial de Sevilla
El Archivo histórico de cada provincia andaluza