Tema 2: Ofimática en la Red

8/6/2019 Tema 2: Ofimtica en la Red

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Tema 2: Ofimtica en la red

CEFIRE

Ofimtica en la red

Materiales elaborados por Jos Infante Prieto

para el Servicio de Formacin del Profesorado de la

Conselleria de Educacin de la Comunidad Valenciana

Este artculo est licenciado bajo Creative Commons Attribution-NonCommercial 2.5

License

Formacin del Profesorado - CEFIRE (Autor: Jos Infante Prieto)

Conocimientos previos

Pre-conocimiento

Para seguir el tema con buen aprovechamiento se recomienda:

y Tener prctica en el uso de los navegadores de Internet.

y Ser usuario de correo electrnico web, en concreto de GMail.

y Conocer el uso de los programas habituales de ofimtica: procesador de textos,

hoja de clculo, presentaciones,...

y Tener claros los conceptos de Cuenta de usuario y clave o contrasea.

y Tener claros los conceptos de subir y descargar archivos,...


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Objetivos

Conocer y utilizar herramientas ofimticas para crear, modificar y borrar archivos de

procesadores de textos, presentaciones multimedia y hojas de clculo, a travs de un

navegador sin necesidad de software adicional.

Se practicar con la aplicacin Google Docs que, aunque adems permite hacer uso de

los documentos de modo colaborativo (estilo wiki), lo conoceremos nicamente como

herramienta personal. El Servicio de Formacin del Profesorado de la CV est

desarrollando otro curso de herramientas colaborativas que profundizar en este aspecto

de esta aplicacin web.


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Contenidos

1. Los "Docs" de Google.2. Gestin de archivos.

1. Subir archivos.2. Crear archivos.3. Compartir un archivo.4. Correccin de trabajos.

Este artculo est licenciado bajo Creative Commons Attribution-NonCommercial 2.5License


Criterios de evaluacin

A continuacin, se detallan las actividades que se deben entregar correctamente paralograr la calificacin "Satisfactorio" en el tema:

y Actividades obligatorias:

o "Docs de Google".



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1. Los "Docs" de Google

Una herramienta muy potente. Permite independizar la creacin y modificacin de

documentos comunes del sistema operativo con el que trabajemos, incluso con el lugar

en el que deseemos manipular los archivos.

Como ya hemos comentado en los objetivos del tema, los aspectos tales como el trabajo

colaborativo tipo wiki, comparticin de archivos, el uso como punto de entrada detrabajos de alumnos,... se tratar en otro curso dedicado a Herramientas Colaborativas.


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Teora

1. Los "Docs" de Google.

Existe una utilidad para tener nuestros documentos en Internet, en un disco duro virtual,

pero para cada cambio hay que bajarlos, modificarlos y volverlos a subir.

Tambin existe la posibilidad de colaborar entre varios usuarios para introducir

contenidos en un documento, por ejemplo en un wiki. Pero el formato de ese documentosuele ser muy bsico.

En este apartado vamos a centrarnos en otra opcin, la de poder subir o creardocumentos en Internet de los tipos bsicos que acostumbramos a utilizar en casa, como

son de procesador de textos, presentaciones de diapositivas, hoja de clculo y dibujos.

Todos ellos, adems, se pueden organizar en carpetas.

Para ello vamos a ver los Docs de Google a los que podremos acceder mediante la URL

especfica (http://docs.google.com/ ) o a travs del enlace "Docs" que podremosencontrar una vez identificados en GMail o Google.

La primera vez que entremos tendremos que activar el servicio, para ello Google nospide una especie de confirmacin.


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A continuacin, entramos y vemos las opciones de men que se nos ofrecen y una gran

zona vaca, donde ir apareciendo la lista de ficheros y carpetas, segn los vayamos

creando.

Normalmente, si nuestra cuenta GMail estaba configurada en espaol, Docs tambin

aparecer as, pero si nos aparece en ingls y deseamos cambiarlo a espaol, deberemos

ir a Settings,... tal como se ve en las imgenes siguientes:

A continuacin, vemos una imagen del aspecto de los Docs con su nueva interfaz, es

decir, como lo podemos ver desde hace poco con los nuevos cambios que ha hecho

Google. Si alguno lo haba manejado antes, que no se preocupe, slo hay que localizarde nuevo las mismas funciones, y alguna ms.

En la imagen vemos principalmente un listado de archivos. Se identifica el tipo de

archivo por el icono, el primero es una presentacin de diapositivas (como PowerPoint

o Impress). Se nos indica que est dentro de la coleccin "Pruebas" (como una carpeta,

solo que un achivo puede pertenecer a varias colecciones simultaneamente).


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El segundo es un dibujo, creado en Docs con su propia herramienta de dibujo. Los dos

siguientes son de texto (como Word o Writer), pero el que muestra la W de Wordmantiene su formato original y no podemos modificarlo en Docs, en cambio s se puede

convertir al formato de Docs para poderlo modificar, como se ha hecho en el otro. Enambos se indica que estn compartidos con otros usuarios.

A continuacin, aparece un fichero cuyo formato no es reconocido por Docs y lo indicacon el folio blanco. Despus hay una hoja de clculo (como Excel o Calc). Y al finalvemos un icono gris que hace referencia a una coleccin, por si queremos ver su

contenido desde ah. Tambin se pueden crear formularios, que estarn asociados a una

hoja de clculo.

Aunque vermos ms detalles en el prximo apartado, podemos localizar ya, en la parte

superior, un enlace para filtrar la lista por el tipo de documento, o si son videos oimgenes, o, en Mas opciones, si los hemos creado nosotros,...

A la izquierda vemos los cuatro apartados principales y las colecciones, tanto las que

creamos nosotros como las que otros usarios han compartido con nosotros.




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2. Gestin de archivos

Vamos a detallar un poco como crear, subir y organizar nuestros archivos en Docs, pero

no vamos a explicar cmo se modifica cada tipo de documento, ya que se espera delalumno cierto conocimiento bsico sobre ofimtica.



Teora

2. Gestin de archivos.

Inicialmente, tendremos nuestro Docs sin documentos, tenemos dos formas bsicas de

empezar a tener nuestros propios archivos, una es subiendo los que tenemos en el

ordenador y otra crendolos directamente en Docs.

y Subir archivos.

La primera manera de contar con archivos entre nuestros "Docs" es subiendo algunosque tengamos hechos. Son totalmente compatibles (o casi) con los que tengamos ya

creados en nuestro ordenador. Pero, debemos recordar que para manipularlos hay quetransformarlos al formato de Docs, si no, slo es til subirlos para descargarlos cuando

deseemos y donde deseemos.

Puede ser una solucin, cuando usamos en casa Windows con Office y en el Centro

tenemos Lliurex con OpenOffice. Podemos subir nuestros archivos y seguirmodificndolos en Docs a travs del navegador de Internet, sin descargarlos, slo

cuando deseemos imprimirlos.

Para subir un archivo usaremos el botn correspondiente de la zona superior izquierda.Nos aparece una nueva pgina donde debemos destacar que nos permite subir hasta 1

GB de memoria en archivos. Para el almacenamiento total slo contabiliza los archivosno convertidos.

Nos avisa de que si queremos poder modificar el fichero habr que convertirlo y nos

ofrece ya activada la marca para que se realice la conversin automticamente alsubirlo. Hay un enlace con informacin sobre las limitaciones de los distintos tipos de

documentos, es importante visitarlo.


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Tambin, hay otra casilla que si la activamos nos permite subir un PDF y lo transforma

a texto de Docs. Lo mismo para imgenes resultantes de escanear texto.

Hay una gran zona donde podemos arrastrar y soltar el archivo que queramos subir o,como siempre, podremos acceder al tpico cuadro de Examinar o Abrir para buscar el

archivo entre las carpetas de nuestro disco duro, desde "Seleccionar archivos para

subir".

Y, finalmente, un botn para elegir si el fichero debe quedar colocado en alguna

coleccin en concreto, otro por si deseamos que quede como archivo privado, pblico o

pblico mediante enlace (lo explicaremos ms adelante); y el botn de "Iniciar la

subida". Lo que se define con los dos primeros botones se puede hacer en cualquier

momento desde el entorno habitual de trabajo de Docs.

y Crear archivos.

Podemos crear un fichero directamente en Docs, comenzando con uno totalmente vaco.


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Pulsaremos en "Crear nuevo" y podremos seleccionar el tipo de

fichero deseado. Aqu est tambin, la opcin para crear

colecciones.

Segn hayamos elegido, entraremos en una ventana con lasopciones de men y barra de herramientas tpicas de cada tipo de

fichero.

En la parte superior aparecer un cuadro de texto con la expresin

"Documento sin ttulo" en archivos de texto y otra expresin

equivalente en otro tipo de documentos. Lo primero que debemos

hacer es poner ah el verdadero nombre que deseemos para nuestro

documento.

Cuando comencemos a escribir Docs ir guardandoautomticamente el documento cada pocos segundos, si no tiene

nombre le pondr el nombre que asigna por defecto. Si deseamosguardar antes de que lo haga Docs, disponemos de un botn

"Guardar ahora" a la derecha de la ventana.

Al final del men, vemos la opcin "Desde la plantilla...", si la elegimos nos lleva a una

pgina con varias plantillas desde las que comenzar a editar nuestro archivo para no

empezar con el documento totalmente vaco.

Segn el tipo de fichero elegido, estos son los mens y herramientas que nos podemos

encontrar.

Documento de texto:

Presentacin de diapositivas:


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Adems, en la parte superior derecha se nos ofrece un botn para "Iniciar lapresentacin" y probarla.

Hoja de clculo:

Formulario:


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Los formularios estarn siempre asociados a una hoja de clculo donde se almacenarn

los datos que se vayan introduciendo.

y Organizacin de los archivos.

Ya hemos comentado que los documentos se pueden agrupar por colecciones y que un

documento puede formar parte de varias colecciones simultaneamente. Tambinpodramos considerar las colecciones como etiquetas, ya que es as como lo vemos en el

listado.

Un documento puede no estar asociado a ninguna coleccin. Inicialmente, es as,

aparecer en la "Pgina principal" y, por supuesto, en "Todos los elementos".

Si situamos el ratn sobre la linea correspondiente a un archivo, aparecer una bandaazul y a la derecha un men, "Acciones". Al pinchar en este men encontraremos

distintas opciones, algunas de ellas dependern del tipo de archivo, por ejemplo, si setrata de una presentacin nos ofrecer "Ver la presentacin". Otras opciones son

comunes, algunas muy normales y otras merece la pena que las comentemos, como lasque hemos numerado en la imagen.


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1: Si en la pgina principal deseamos tener nicamente ciertos ficheros, la manera deocultar el resto ser elegiendo la opcin "No mostrar en la pgina principal" de sumen de acciones. Siempre podremos volverlo a ver en su coleccin o en "Todos los

elementos".

2: Usaremos la accin "Organizar..." para acceder a una cuadro donde podremosmarcar a qu colecciones debe pertenecer el archivo. Daremos en "Aplicar cambios"

para confirmar. Se debe observar que hemos asignado colores a las colecciones para

identificarlas mejor, para ello hay que situar el ratn sobre una coleccin (a la izquierda)y pinchar en el men desplegable y elegir la opcin correspondiente.

3: Al seleccionar "Descargar..." nos aparecer un cuadro en el que elegir en qu

formato deseamos que se nos guarde el archivo en nuestro ordenador. Estos formatosdependern del tipo de fichero, pero suele aparecer en todos el PDF. Si seleccionamos

varios archivos con la ayuda de la tecla "Control" (Ctrl), y abrimos el men "Acciones"del grupo tambin con la tecla Ctrl, podremos descargarlos juntos en un fichero

comprimido (zip).


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4: Lgicamente, podremos eliminar los archivos que hemos creado nosotros, para ello

disponemos de la opcin "Mover a la papelera". La papelera se puede visitar y all

recuperar algn documento ("Eliminar de la papelera") o eliminar todos los documentos

definitivamente ("Vaciar la papelera").

y Filtrar el listado de archivos.

Cuando vamos teniendo una cierta cantidad de archivos puede costar trabajo encontrar

el que queremos abrir. Para facilitar esta situacin podemos hacer filtros que nos

permiten ver slo algunos de los ficheros.

En la parte superior de la lista podemos ver tres opciones de men, la primera sirve para

filtrar por el tipo de documento.

La segunda es para filtrar mostrando ficheros de imgenes y de videos que hayamos

podido subir. Y la tercera es un grupo ms variado de posibilidades de filtrado, porejemplo, para mostrar qu ficheros han compartido conmigo.


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y Compartir un archivo.

Podemos compartir un fichero para uno o varios usuarios concretos, hacerlo pblico

pero slo acceder a l quien reciba un enlace del documento, o hacerlo totalmentepblico. Pero, como se comenta en los objetivos del tema, los aspectos colaborativos de

Docs se tratarn en otro curso.

Slo mostraremos la opcin de hacer pblico un documento de modo que lo puedan

consultar las personas a las que les demos un enlace. Se usar en la actividad del tema

para la entrega.

Se deben seguir los pasos siguientes, situamos el ratn sobre el archivo en cuestin,

abrimos el men "Acciones", bajamos el ratn hasta "Compartir..." y elegimos

"Configuracin del usi compartido...". Veremos un cuadro con los permisos y un enlace

a la derecha con la palabra "Cambiar". Al pinchar en l nos aparecer el siguiente

cuadro:


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Vemos que el documento era privado y ahora elegiremos la opcin "Cualquir usuario

que reciba el enlace". Al guardar el cambio, nos mostrar el enlace para que lo podamos

copiar y lo pegaremos despus en un correo electrnico o un documento o donde

necesitemos.

>>> Realiza la Actividad: Docs de Google.


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Actividades

Docs de Google

1. Activa el servicio de Docs de Google para tu cuenta de GMail.2. Crea un fichero de cada tipo, algunos subindolos y otros crendolos.3. Prueba a modificarlos y guardar los cambios.4. Crea dos colecciones y asgnales archivos.5. Prueba a descargar un mismo fichero en distintos formatos.6. Prueba a descargar varios ficheros en un zip.7. Haz una captura de pantalla de la situacin de tus Docs (tu pgina principal de

Docs en la que se vean los archivos y colecciones que hayas creado) e insrtalaen un documento de texto. Sube ese fichero a tus "Docs" o cralo directamente

all.8. Cambia la configuracin del uso compartido para obtener el enlace de este

fichero.

9. Copia el enlace obtenido en la Entrega de esta actividad en Moodle. Cuandoest, el profesor sabr que el documento est listo para ser corregido.


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Ampliar conocimientos

Pgina principal de Google Docs

y Crea documentos, hojas de clculo y presentaciones online

y Comparte y colabora en tiempo real

y Almacena y organiza tu trabajo de forma segura

y Controla quin puede ver tus documentos

y Lee ejemplos de usuariosy Introduccin

1 de 6

Crea documentos, hojas de clculo y presentaciones

online


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Crea documentos bsicos desde ceroPuedes realizar fcilmente todas las tareas bsicas, como crear listas con vietas,

ordenar por columnas, aadir tablas, imgenes, comentarios o frmulas y cambiar la

fuente, entre otras muchas cosas. Y es gratis.

Sube archivos ya creados

Google Docs acepta la mayora de los formatos de archivo comunes, como DOC, XLS,

ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Por lo tanto, no dudes en subir archivos que yatengas.

El aspecto familiar del escritorio convierte la edicin en un paseoBasta con que hagas clic en los botones de la barra de herramientas para aplicar negrita,

subrayar, sangrar, cambiar la fuente o el formato de nmero, cambiar el color del fondo

de las celdas, etc.

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Fuentes de informacin

- Bibliografa

y Revista "PC World"

y Revista "PC Actual"

- Enlaces

y Ayuda de Google Docs


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Resumen final

Reflexin del tema

En este tema hemos aprendido:

y Una manera de tener nuestros archivos siempre accesibles.

y Una forma de mantener siempre actualizados nuestros archivos, aunque los

modifiquemos en casa y en el trabajo, ya que es nico y est en Internet.

y Otro modo de mostrar nuestros documentos a los dems.


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Tema 2: Ofimática en la Red

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