TEMA 25 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EL REGISTRO DE … · DE DOCUMENTOS. INTRODUCCIÓN En este tema...
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1 TEMA 25 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS PÚBLICOS. CLASES DE DOCUMENTOS. INTRODUCCIÓN En este tema abordamos el estudio de los documentos administrativos, como base de la actividad administrativa, centrando nuestro desarrollo en el registro de documentación, su acceso, clases de archivos, ordenación de los mismos y derechos que asisten a los ciudadanos en sus relaciones con la Administración. Por tanto, en nuestro estudio de este tema debemos alcanzar los siguientes objetivos: Comprender el concepto de documento administrativo y establecer sus diferencias con los documentos de los ciudadanos. Discernir los tipos de documentos administrativos presentes en un procedimiento administrativo. Establecer los requisitos que deben cumplir los documentos presentados por los ciudadanos ante la Administración. Comprender los distintos tipos de copias de documentos que pueden ser emitidas por la Administración, estableciendo sus semejanzas y diferencias. Entender el concepto de desglose de documentos. Entender los sistemas de formación de expedientes administrativos. 1. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS 1.1. Reglas generales Se recogen en la Ley 30/1992, 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, artículo 38, en los siguientes términos: Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y
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TEMA 25
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS PÚBLICOS. CLASES DE DOCUMENTOS. INTRODUCCIÓN
En este tema abordamos el estudio de los documentos administrativos, como base de la actividad administrativa, centrando nuestro desarrollo en el registro de documentación, su acceso, clases de archivos, ordenación de los mismos y derechos que asisten a los ciudadanos en sus relaciones con la Administración.
Por tanto, en nuestro estudio de este tema debemos alcanzar los siguientes objetivos:
Comprender el concepto de documento administrativo y establecer sus diferencias con los documentos de los ciudadanos.
Discernir los tipos de documentos administrativos presentes en un procedimiento administrativo.
Establecer los requisitos que deben cumplir los documentos presentados por los ciudadanos ante la Administración.
Comprender los distintos tipos de copias de documentos que pueden ser emitidas por la Administración, estableciendo sus semejanzas y diferencias.
Entender el concepto de desglose de documentos.
Entender los sistemas de formación de expedientes administrativos. 1. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS 1.1. Reglas generales
Se recogen en la Ley 30/1992, 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, artículo 38, en los siguientes términos:
Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y
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comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.
Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático.
El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.
Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.
Cada Administración pública establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentación de documentos.
Las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.
1.2. Clases de Registros
Los Registros se clasifican en dos tipos: registros generales y registro auxiliares.
1.2.1. Registros generales
Tienen la consideración de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios órganos administrativos. Todo órgano administrativo tendrá asignada una única oficina de registro general, sin perjuicio de que ésta tenga tal carácter para varios órganos administrativos.
Existen en los servicios centrales y en las delegaciones, direcciones o gerencias provinciales, y en aquellos grandes centros administrativos en los que se prevea de forma expresa.
1.2.2. Registros auxiliares
Tienen la consideración de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que
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la oficina de registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquélla.
De cada oficina de registro general podrán depender varias oficinas de registro auxiliares.
Las oficinas de registro auxiliares remitirán copia de la totalidad de los asientos que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta última la que ejerce funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
1.3. Funciones
Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones:
La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier Administración pública.
La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.
La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones; de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias; de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicación así como el registro de dicha expedición.
La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados.
Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
1.4. Soporte informático
Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático.
El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.
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Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo
1.5. Ordenación
Generalmente cada uno de los Registros de documentos consta de dos secciones. En una de ellas, se realizarán los asientos de los documentos, solicitudes y escritos recibidos. En la otra se asentarán los emitidos para otros órganos así como los dirigidos a particulares.
1.5.1. Operaciones
Las operaciones a realizar, con carácter general, son las siguientes:
1. Sobre el escrito se estampará el sello de registro correspondiente, de recepción o de salida, así como la fecha y el número de registro de la serie que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra para los emitidos.
- La asignación del número debe ser correlativa en su serie y respetar el orden de presentación o emisión.
- La estampación debe realizarse en el espacio reservado para ello o en la primera hoja del escrito, donde no dificulte la lectura de su contenido, pudiendo ser sustituida por una impresión mecánica que recoja, como mínimo, la misma información que el sello.
- Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de sellos o impresión mecánica de los mismos.
2. En el caso de que el escrito vaya acompañado de copia, se estampará sobre ésta el sello, la fecha, y en caso de requerimiento, la hora de presentación.
3. En el caso de que la copia no se acompañe, siempre que se solicite por el interesado, se emitirá certificación de la presentación.
4. Posteriormente se realizará el asiento registral, que, en el caso de los escritos recibidos, debe comprender:
- Fecha de presentación o de entrada, en su caso. - Unidad u órgano de destino. - Epígrafe expresivo de su naturaleza. - Interesado u órgano remitente. - Descripción sucinta del asunto. - Órgano donde fue presentado. - Hora de presentación. - Forma de presentación. - Número de registro de recepción.
En el caso de los escritos emitidos debe comprender:
- Fecha de salida. - Interesado u órgano de destino.
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- Epígrafe expresivo de su naturaleza. - Descripción sucinta del asunto. - Forma de salida. - Número de registro de salida.
Una vez realizado el asiento, se procederá de la siguiente forma:
1. Los escritos recibidos se remitirán directamente, sin dilación, a las unidades que tengan que tramitarlos. En el caso de que no se puedan identificar se remitirán al responsable del órgano, del centro directivo o al que éste designe.
2. Si están dirigidas a un órgano ajeno al registro, se remitirá dentro de las 24 horas siguientes a su órgano de destino, acompañados de la relación de los documentos que se envían.
3. Los escritos emitidos se cursarán sin dilación a sus destinatarios.
1.5.2. Operaciones a realizar en el caso de emisión y recepción de documentos por medios informáticos
Con carácter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente.
En el caso de que se trate de emisión de documentos, se extenderá diligencia expresiva del resultado de la emisión unida al escrito emitido, que se archivará en el expediente.
En el caso de que se trate de que los interesados soliciten la realización de notificaciones por este medio, junto al documento de notificación, se le adjuntará recibo de su recepción, que deberá ser cumplimentado, rubricado y enviado en el plazo de dos días al registro del órgano emisor para su incorporación al expediente. Si transcurre este plazo sin que el interesado remita dicho recibo, se cursará notificación por los medios ordinarios.
2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
2.1. Lugares de presentación
Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a los órganos de cualquier Administración pública o de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ellas, así como la documentación complementaria que acompañen a aquéllas, en cualquiera de los siguientes lugares del ámbito de la Administración General del Estado:
a) En las oficinas de registro del órgano administrativo al que se dirijan.
b) En las oficinas de registro de cualquier órgano administrativo perteneciente a la Administración General del Estado, o de los Organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla.
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c) En las oficinas de correos, en la forma establecida reglamentariamente.
d) En las representación diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Asimismo, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos en los siguientes lugares:
a) En los registros de las Administraciones de las Comunicaciones Autónomas.
b) En los registros de las entidades que integran la Administración local; siempre que previamente se haya suscrito el correspondiente convenio.
2.1. Medios de presentación
La presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos en cualquiera de los lugares previstos anteriormente se podrá efectuar por los siguientes medios:
a) En soporte papel.
b) Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado.
En determinadas oficinas de registro se pondrá a disposición de aquéllas personas que pretendan la presentación simultánea de un número superior a 10 solicitudes, escritos o comunicaciones un modelo para que relacionen aquéllas, numerándolas y especificando la identidad de los interesados, los órganos destinatarios así como un extracto de los contenidos.
2.3. Efectos de la presentación
La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones producirá efectos, en su caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los ciudadanos.
La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las que se refiere el apartado anterior en las oficinas de registro del órgano competente para su tramitación producirá como efecto el inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la Administración, y en particular del plazo máximo para notificar la resolución expresa.
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A este respecto, se entiende por registro del órgano competente para la tramitación cualquiera de los pertenecientes al departamento competente para iniciar aquélla, con la excepción de los correspondientes a sus Organismos públicos.
No obstante, en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado cuya tramitación y resolución corresponda a órganos integrados en el Órgano Central del Ministerio de Defensa, Estado Mayor de la Defensa y Cuarteles Generales de los Ejércitos, el plazo para resolver y notificar se contará desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en los registros de los citados órganos.
2.4. Modelos y sistemas normalizados de solicitud
Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e informaciones requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente procedimiento, el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer modelos normalizados de solicitud. En todo caso, deberán establecerse tales modelos cuando concurra la circunstancia señalada en el artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Los modelos a los que se refiere el apartado anterior podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisión por medios telemáticos de los datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos contemplados en el artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado. Los sistemas normalizados de solicitud deberá establecerse por Orden del titular del Ministerio correspondiente, previo informe favorable del Ministerio de Administraciones Públicas.
2.5. Recibos de presentación
La expedición de los recibos acreditativos de la fecha de presentación de cualquier solicitud, escrito o comunicación, a los que se refiere el artículo 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en los lugares señalados en el artículo 2.1 de este Real Decreto, se efectuará en el mismo momento de la presentación de la solicitud, escrito o comunicación.
Cuando la solicitud, escrito o comunicación esté en soporte papel y la presentación se efectúe por el ciudadano o su representante acompañando una copia, el recibo consistirá en la mencionada copia en la que se hará constar el lugar de presentación, así como la fecha.
En este supuesto, el órgano competente para expedir el recibo deberá verificar la exacta concordancia entre el contenido de la solicitud, escrito o comunicación original y el de su copia.
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Si el ciudadano o su representante no la aportase, el órgano competente podrá optar por realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicación con iguales requisitos que los señalados en el párrafo anterior o por la expedición de un recibo en el que además conste el remitente, el órgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación.
Cuando en los supuestos previstos en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado, el ciudadano efectúe la presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticas, electrónicas o telemáticas, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos expresados en los apartados 3. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos:
a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.
b) A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.
c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento.
d) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma, de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto de Ordenamiento Jurídico.
e) A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia, que deberán ser tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la propuesta de resolución.
f) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.
g) A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar.
h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes.
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i) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrán de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.
j) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Públicas y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente.
k) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las Leyes. 4. ARCHIVOS 4.1. CONCEPTO Archivar es guardar documentos o información en un archivo de una manera organizada que permita la recuperación de los documentos para su consulta, de una forma ágil, cuando sea necesario. Por “archivo” podemos entender:
- Institución cuya función es reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, documentos.
- El espacio físico en el que se guardan y custodian documentos ya sea públicos o privados.
- Servicio especializado que tiene como función recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
- El conjunto de documentos y el continente en el que se guardan. 4.2. FUNCIONES Tres son las principales funciones del archivo. La primera función consiste en la recopilación de documentación. En segundo lugar, el Archivo permite realizar una correcta conservación de los documentos y por otra el Archivo permite la consulta u difusión de la información contenida en los documentos que custodia. Como consecuencia de lo anterior, los documentos permanecen en los archivos durante un tiempo reglado, de forma organizada y debidamente clasificados y por otra parte se establecen reglas de acceso a la documentación contenida en ellos. 4.3. CLASES DE ARCHIVOS
Podemos distinguir dos grandes de archivos, los públicos y los privados.
Una segunda clasificación atiende al criterio de su grado de consulta para establecer los siguientes tipos de archivos:
Activos, de oficina o de gestión Semiactivos Inactivos
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Como veremos posteriormente los archivos de gestión recogen y custodian la documentación que está en trámite o de consulta frecuente. Los semiactivos contienen documentos que provienen de otros archivos activos y los inactivos son los que custodian documentos con valor documental o histórico.
Son archivos administrativos públicos los siguientes:
- Administración Central - Administración Autonómica - Administración Local - Archivos judiciales - Registro de la propiedad - Históricos (El Archivo Histórico Nacional-1866; Corona de Aragón-
primer archivo español conocido en su origen; Simancas-1549; General de Indias- 1785)
Son archivos privados y /o semipúblicos:
- Familiares - De Asociaciones - Económicos - De empresas - Religiosos o de culto
Existen además fondos especiales, que pueden ser:
- Figurativos - Cartográficos. - Iconográficos. - Impresos - Textos legales. - Audiovisuales - Documentos utilizados y producidos por máquinas electrónicas. - Piezas documentales aisladas. - Colecciones facticias.
4.4. CRITERIOS DE ORDENACIÓN Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:
- Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación cronológica.
- Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada
documento, tendremos la ordenación alfabética.
- Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica.
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Podemos contemplar tantos criterios de ordenación como sistemas seamos capaces de crear: orgánicos, topográficos, funcionales, decimales, mixtos... Existen además una clase de operaciones relacionadas con la ordenación consistente en la realización de:
- Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como mapas, planos, etc.
- Signaturación y Sellado - Datación - Numeración y foliación - Agregación reubicación de documentos
4.5. EL ARCHIVO DE GESTIÓN Se conoce también con el nombre de “archivo de oficina”. Se encuentra en cada Unidad Administrativa, es por tanto el archivo producido con la información y los documentos generados directamente por la actuación administrativa cuyo acceso está reservado al interesado pero no a terceros, lo que le da el carácter de archivo en vías de formación. Su principal función consiste en la custodia de los documentos vivos, de documentos corrientes, que forman parte de un expediente y pasado el tiempo de custodia, su remisión al archivo siguiente en la edad del documento, ya sea central o provincial. Generalmente un documento permanece en el archivo de gestión durante un plazo máximo de 5 años. Un archivo forma la memoria de actuación de un ente u órgano en el desarrollo de su actividad. Los documentos van pasando a lo largo de su vida por distintos tipos de archivos, desde que se producen hasta que son depositados en un archivo histórico. Estos tipos de archivos se diferencian entre sí por sus funciones. Así, los documentos tienen “edades” que se corresponden con el tiempo de permanencia en los distintos archivos:
Archivo de gestión: primera edad Archivo central: segunda edad Archivo intermedio: tercera edad Archivo histórico: cuarta edad
En este archivo pues el documento está en su primera edad. Durante la segunda edad, el documento pasa al Archivo Central que pasa a ser un archivo de libre consulta, encargado de la custodia de documentos hasta su remisión al siguiente archivo, el General o Provincial, a los quince años de su ingreso. En los archivos generales o provinciales (tercera edad del documento) la custodia se realiza durante un periodo de 25 años, pasado este tiempo se decide su expurgo o su remisión al archivo histórico.
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Podemos establecer sus funciones del modo siguiente:
a) Archivos de gestión u oficina: conservan la documentación mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante.
b) Archivo central: recibe la documentación que le transfieren los archivos de oficina que componen la estructura de un organismo.
c) Archivo intermedio: reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando las necesidades de consulta son sólo esporádicas, permaneciendo en él hasta que prescriban sus valores administrativos.
d) Archivo histórico: recibe y mantiene las series documentales cuya valoración determine su conservación permanente.
El archivo de oficina o de gestión, reúne el conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante. Generalmente la duración máxima de un documento en este tipo de archivo es de cinco años antes de ser destruido o determinar si debe pasar a la siguiente fase del sistema de archivos. En este tipo de archivo deberemos mantener ordenados los distintos expedientes y los documentos en ellos contenidos. Los documentos que podemos encontrar en un archivo de este tipo son:
Libros de registro: que realizan el control de los documentos que entran o salen del registro. Estos libros tienen valor jurídico.
Correspondencia del órgano tanto interna como externa. Documentos de apoyo informativo. Expedientes integrados por documentos variables
5. DERECHO DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS PÚBLICOS
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.
El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo.
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El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.
El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:
a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.
b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando.
d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.
Se regirán por sus disposiciones específicas:
a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.
b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes.
c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública.
.e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.
f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local.
g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos.
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El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas.
El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares.
Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administración. 6. CLASES DE DOCUMENTOS 6.1. Concepto y funciones
Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos.
Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales.
6.2. Características
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:
Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración.
Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones.
Su emisión es válida.
Los documentos administrativos más relevantes para nuestro estudio, son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo
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que no son los únicos que pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es sólo una constatación, denominado copia o los certificado administrativo.
6.3. Clasificación
Teniendo en cuenta esa apreciación clasificamos los documentos administrativos en los siguientes grupos, según distintos puntos de vista:
Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos.
Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos. Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y
notas interiores. Documentos de constancia: actas y certificados. Documentos de juicio: informes Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias)
6.3.1. Documentos del procedimiento administrativo
Se pueden clasificar asimismo en:
Documentos administrativos de iniciación. Documentos administrativos de instrucción. Documentos administrativos de terminación.
6.3.1.1. Documentos de iniciación
Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciación:
Acuerdo de iniciación: documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio.
Requerimiento de subsanación de defectos: documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su tramitación.
Petición de mejora voluntaria de la solicitud: documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
Acuerdo de adopción de medidas provisionales: acuerdos que se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.
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Acuerdo de acumulación de procedimientos: se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o más procedimientos administrativos.
Acuerdo de práctica simultánea de trámites: documento en el que se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar, en aplicación del principio de celeridad procedimental.
6.3.1.2. Documentos de instrucción
Son los siguientes:
Acuerdo de apertura de periodo de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
Acuerdo de práctica de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.
Acuerdo de rechazo de proposición de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo
Oficio de petición de informes: los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolución de un procedimiento.
Citación de comparecencia: la citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.
Concesión del trámite de audiencia: documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia.
Acuerdo de apertura del periodo de información pública: documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona que este interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.
Acuerdo de ampliación de plazos: documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que
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legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen.
Acuerdo de tramitación de urgencia: documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.
Acreditación de la notificación: es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos.
6.3.1.3. Documentos de terminación
Son aquellos documentos que constatan la terminación de un procedimiento administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurídico. Los estudiamos a continuación.
Acuerdo de caducidad por causa imputable al interesado: se adopta en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente.
Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio: se adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo que esta establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que debió ser dictada. Solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos.
Resolución: documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo.
Resolución de inadmisión: documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.
Documento acreditativo del silencio: documento que se expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado resolución a un procedimiento en el plazo legalmente establecido.
Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto: este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias.
6.3.1.4. Documentos de decisión
Son aquellos que contienen una declaración de voluntar de un órgano administrativo sobre materias de su competencia.
Se clasifican en acuerdos y resoluciones.
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El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento antes de la resolución del mismo.
Las resoluciones contienen las decisiones del órgano competente que pone fin al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en el mismo.
6.3.1.5. Documentos de transmisión
Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas u órganos.
Se pueden clasificar de la siguiente manera:
Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones y publicaciones.
Documentos dirigidos a órganos o unidades administrativas: oficio y nota interior.
Las notificaciones son los documentos por los que la Administración comunica a un interesado una resolución o un acuerdo.
Las publicaciones consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación para su conocimiento por los interesados.
El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, a diferentes entidades o departamentos, y dentro de éstos, a diferentes órganos superiores.
La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades que pertenecen a un mismo órgano o unidad.
6.3.1.6. Documentos de constancia
Se definen como aquellos que contienen una declaración de conocimiento de in órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos jurídicos.
Se clasifican en actas y certificados.
Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
Los certificados acreditan hechos o situaciones de carácter administrativo que pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones jurídico privadas.
6.3.1.7 Documentos de juicio
Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, o de una persona física o jurídica pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.
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Los documentos de juicio clásicos son los informes, que a su vez pueden ser:
Por la obligación de resolverlos: preceptivos.
Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos.
Por la vinculación de su contenido: vinculantes.
Por la libertad de vinculación: no vinculantes.
6.3.2. Documentos de los ciudadanos
Se denominan documentos de los ciudadanos a todos aquellos escritos dirigidos a la Administración por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento administrativo, y estén o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso de que tengan forma o fondo defectuosa deberá ser admitido por aquélla, aunque deba indicar al administrado la necesidad de subsanación del mismo.
La clasificación más relevante de documentos administrativos, hace referencia a la existencia de los siguientes tipos de documentos de los ciudadanos:
Solicitudes Denuncias Alegaciones Recursos Peticiones Reclamaciones
Otras clasificaciones inciden en el tipo de documento que pueden presentar los ciudadanos en función de las distintas fases del procedimiento administrativo. Así tenemos los siguientes:
Fase de preiniciación: solicitudes y denuncias. Fases de iniciación, instrucción y terminación: alegaciones. Fase postprocedimental: recursos administrativos.
En cuanto a su redacción, no existen normas generales aplicables. La Ley 30/1992, 26 de noviembre, recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos ciertos requisitos formales en el caso de la presentación de solicitudes y de recursos.
En el resto de casos, será sólo necesario respetar una serie de extremos formales y generales. Son los siguientes:
Identificación del emisor y del destinatario: a ese fin habrá de consignarse la identificación de ambos, mediante nombre, apellidos y documento nacional de identidad, en aquellos casos en los que sea obligado citar ese dato. La identificación del destinatario se realiza mediante el señalamiento de la denominación del órgano administrativo correspondiente (no es necesario el uso de fórmulas especiales de tratamiento).
Identificación de los lugares y medios de notificación preferentes.
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6.3.2.1. Solicitudes
Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo.
Las solicitudes que se formulen deberán contener:
Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, así como la identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones.
Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
Lugar y fecha. Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad. Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.
En el caso de que no se indique alguno de los extremos anteriores, se debe indicar al interesado, para que subsane los defectos en el plazo de diez días, así como formular la advertencia que de no hacerlo se le tendrá por decaído en su derecho y se procederá al archivo del expediente.
Las solicitudes pueden ir acompañadas de elementos para completar su contenido, ya sean o no requeridos por la normativa aplicable al procedimiento o asunto de que se trate, debiendo ser admitidos por el órgano receptor de la solicitud y tenidos en cuenta por los órganos gestores.
Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas podrán presentarse:
En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan. En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la
Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.
En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
6.3.2.2. Denuncias
Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo, ya sea o no sancionador, como consecuencia de la puesta en conocimiento de algún hecho concreto, a un órgano administrativo competente.
La presentación de una denuncia no implica que quien la presente vaya a adquirir la condición de interesado, en el caso de que la denuncia dé lugar a la iniciación de un procedimiento, ello sólo ocurrirá si el denunciante es titular de derechos subjetivos o intereses legítimos que puedan verse afectados por la resolución que se dicte al finalizar el procedimiento.
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En cuanto a su contenido se aplican las reglas antiformalistas, es decir, no se exige en la normativa actual, ningún tipo de requisito formal para cumplimentar una denuncia. No obstante, se pueden señalar los siguientes extremos como básicos en el contenido de una denuncia:
Identificación de los denunciantes Identificación de posibles interesados en el procedimiento Exposición de hechos, lugar y fecha en que se produjeron Solicitud, si procede, de inicio de procedimiento administrativo Indicación del lugar y medios preferentes de notificación
6.3.2.3. Alegaciones
Se definen como documentos administrativos presentados por los interesados en un procedimiento mediante el que se aportan a los órganos responsables del mismo, datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración a las que pueden acompañarse otros documentos, que como en el resto de casos que estamos tratando, deberán ser admitidos por el órgano receptor y tenidos en cuenta por el órgano gestor del procedimiento.
Los escritos de alegaciones pueden ser documentos ordinarios de alegaciones o documentos de alegaciones en el trámite de audiencia.
Los escritos ordinarios de alegaciones se presentan en cualquier momento anterior al trámite de audiencia,, sin tener restricciones ni en cuanto a su contenido ni en cuanto al momento de su presentación.
Los escritos de alegaciones presentados en el trámite de audiencia se encuentra limitada al momento procedimental del trámite de audiencia, pero tampoco cuenta con requisitos formales algunos.
6.3.2.4. Recursos
Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los ciudadanos en los que éstos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses legítimos, solicitando su anulación por considerar que incurre en algún defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad.
La interposición del recurso deberá expresar:
El nombre y apellidos del recurrente, así como la identificación personal del mismo.
El acto que se recurre y la razón de su impugnación. Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su
caso, del lugar que se señale a efectos de notificaciones. Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige. Las demás particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones
específicas.
El error en la calificación del recurso por parte del recurrente no será obstáculo para su tramitación, siempre que se deduzca su verdadero carácter.
Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrán ser alegados por quienes los hubieren causado.
6.3.2.5. Peticiones
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Se realizan en ejercicio del derecho fundamental de petición reconocido a los ciudadanos en la Constitución a través de su artículo 29.
La redacción de peticiones no está sometida a ningún tipo de requisito formalista, siendo suficiente la identificación del peticionario, del órgano al que se dirige y de las bases y motivos de su petición.
La diferencia básica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud está basada jurídicamente en un derecho del ciudadano a la obtención del objeto de la solicitud, de forma que al comprobarse su adecuación con el ordenamiento jurídico, se autorizará o en caso contrario, se denegará. La petición está basada sin embargo en la concesión graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del órgano al que se dirige.
De lo anterior se deduce que la presentación de solicitudes dará siempre lugar a la apertura de un procedimiento administrativo, ya que nace la obligación para la Administración de resolver, mientras que de la presentación de una petición no nace ningún tipo de obligación para el órgano al que se dirige.
6.3.2.6. Reclamaciones
Las reclamaciones son documentos de los ciudadanos que se pueden presentar al margen de un procedimiento administrativo. Se definen como las quejas o denuncias presentadas por cualquier persona, ya sea natural o jurídica que, en sus relaciones con la Administración considere que ha sido objeto de desatención, tardanza o cualquier otra anomalía consecuencia de un supuesto mal funcionamiento de los servicios.
7. REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO.
Su tratamiento se realiza en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, publicada en el BOE de 17 de noviembre de 2007 y cuya entrada en vigor se producirá a los dos meses de dicha publicación.
7.1. DISPOSICIONES GENERALES.
La Ley tiene por objeto la regulación básica del régimen jurídico aplicable a la reutilización de los documentos elaborados o custodiados por las Administraciones y organismos del sector público.
La aplicación de esta Ley se hará sin perjuicio del régimen aplicable al derecho de acceso a los documentos y a las especialidades previstas en su normativa reguladora.
7.1.1. Ámbito subjetivo de aplicación.
Se entiende por Administraciones y organismos del sector público a efectos de esta Ley:
a. La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración local.
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b. Las Entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social. c. Los Organismos autónomos, las Agencias estatales y cualesquiera
entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
d. Las entidades de derecho público con personalidad jurídica propia, vinculadas o dependientes de cualquiera de las Administraciones públicas:
1. Que hayan sido creadas para satisfacer específicamente necesidades de interés general que no tengan carácter industrial o mercantil.
2. Que se trate de entidades cuya actividad esté mayoritariamente financiada por las Administraciones públicas u otras entidades de derecho público, o bien, cuya gestión se halle sometida a un control por parte de estas últimas, o cuyos órganos de administración, de dirección o de vigilancia estén compuestos por miembros de los que más de la mitad sean nombrados por las Administraciones públicas y otras entidades de derecho público.
e. Los Consorcios dotados de personalidad jurídica propia. f. Las fundaciones del sector público previstas en la legislación en materia
de fundaciones. g. Las asociaciones constituidas por las Administraciones, organismos y
entidades mencionados en las letras anteriores.
7.1.2. Ámbito objetivo de aplicación.
Se entiende por reutilización el uso de documentos que obran en poder de las Administraciones y organismos del sector público, por personas físicas o jurídicas, con fines comerciales o no comerciales, siempre que dicho uso no constituya una actividad administrativa pública. Queda excluido de este concepto el intercambio de documentos entre Administraciones y organismos del sector público en el ejercicio de las funciones públicas que tengan atribuidas.
La Ley se aplicará a los documentos elaborados o custodiados por las Administraciones y organismos del sector público, cuya reutilización sea autorizada por éstos.
Se entiende por documento toda información cualquiera que sea su soporte material o electrónico así como su forma de expresión gráfica, sonora o en imagen utilizada. A estos efectos no se considerarán documentos los programas informáticos que estén protegidos por la legislación específica aplicable a los mismos.
7.2. RÉGIMEN JURÍDICO DE LA REUTILIZACIÓN.
7.2.1. Régimen administrativo de la reutilización.
Los documentos de las Administraciones y organismos del sector público serán reutilizables en los términos previstos en la Ley.
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Las Administraciones y organismos del sector público podrán optar por que los distintos documentos que obran en su poder sean reutilizables de acuerdo con alguna o algunas de las siguientes modalidades:
a. Reutilización de documentos puestos a disposición del público sin sujeción a condiciones.
b. Reutilización de documentos puestos a disposición del público con sujeción a condiciones establecidas en licencias-tipo.
c. Reutilización de documentos previa solicitud o, en su caso, en la normativa autonómica, pudiendo incorporar en estos supuestos condiciones establecidas en una licencia.
Las condiciones incorporadas en las licencias habrán de respetar los siguientes criterios:
a. Deberán ser claras, justas y transparentes. b. No deberán restringir las posibilidades de reutilización ni limitar la
competencia. c. No deberán ser discriminatorias para categorías comparables de
reutilización.
Las Administraciones y organismos del sector público podrán facilitar licencias-tipo para la reutilización de documentos, las cuales deberán estar disponibles en formato digital y ser procesables electrónicamente.
Las Administraciones y organismos del sector público facilitarán mecanismos accesibles electrónicamente que posibiliten la búsqueda de los documentos disponibles para su reutilización, creando sistemas de gestión documental que permitan a los ciudadanos la adecuada recuperación de la información, tales como listados, bases de datos o índices y portales que enlacen con listados descentralizados.
7.2.2. Formatos disponibles para la reutilización.
Las Administraciones y organismos del sector público promoverán que la puesta a disposición de los documentos para su reutilización así como la tramitación de solicitudes de reutilización se realice por medios electrónicos y mediante plataforma multicanal cuando ello sea compatible con los medios técnicos de que disponen.
Las Administraciones y organismos del sector público facilitarán sus documentos en cualquier formato o lengua en que existan previamente, procurando proporcionarlos por medios electrónicos conforme lo previsto en el apartado anterior. Esto no supondrá la obligación por parte de las Administraciones y organismos de facilitar extractos de documentos cuando ello suponga un esfuerzo desproporcionado, crear documentos, adaptarlos o mantener la producción de un determinado documento para satisfacer una solicitud.
Asimismo, las Administraciones y organismos del sector público adoptarán, en la medida de lo posible, las medidas adecuadas para facilitar que aquellos
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documentos destinados a personas con discapacidad estén disponibles en formatos que tengan en cuenta las posibilidades de reutilización por parte de dichas personas.
7.2.3. Prohibición de derechos exclusivos.
La reutilización de documentos estará abierta a todos los agentes potenciales del mercado, incluso en caso de que uno o más de los agentes exploten ya productos con valor añadido basados en estos documentos. Los contratos o acuerdos de otro tipo entre los organismos del sector público que conserven los documentos y los terceros no otorgarán derechos exclusivos.
No será admisible el otorgamiento de derechos exclusivos de los organismos del sector público a favor de terceros salvo que tales derechos exclusivos sean necesarios para la prestación de un servicio de interés público. En tal caso, la Administración o el organismo del sector público correspondiente quedará obligado a la realización de una revisión periódica, y en todo caso, cada tres años, de la permanencia del motivo que justificó la concesión del mencionado derecho exclusivo. Estos acuerdos exclusivos deberán ser transparentes y públicos.
7.2.4. Condiciones de reutilización.
La reutilización de la información de las Administraciones y de los organismos del sector público podrá estar sometida, entre otras, a las siguientes condiciones generales:
a. Que el contenido de la información no sea alterado. b. Que no se desnaturalice el sentido de la información. c. Que se cite la fuente. d. Que se mencione la fecha de la última actualización.
7.3. PROCEDIMIENTO Y RÉGIMEN SANCIONADOR.
7.3.1. Procedimiento de tramitación de solicitudes de reutilización.
Las solicitudes de reutilización de documentos administrativos deberán dirigirse al órgano competente, entendiendo por tal aquel en cuyo poder obren los documentos cuya reutilización se solicita. Las solicitudes se presentarán por aquellas personas físicas o jurídicas que pretendan reutilizar los documentos de conformidad con lo previsto en la Ley.
No obstante, cuando el órgano al que se ha dirigido la solicitud no posea la información requerida pero tenga conocimiento de la Administración u organismo que la posee, le remitirá a la mayor brevedad posible la solicitud dando cuenta de ello al solicitante.
Cuando ello no sea posible, informará directamente al solicitante sobre la Administración u organismo del sector público al que, según su conocimiento, ha de dirigirse para solicitar dicha información.
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7.3.3. Régimen sancionador.
En el ámbito de la Administración General del Estado, se considerarán infracciones muy graves:
a. La desnaturalización del sentido de la información para cuya reutilización se haya concedido una licencia;
b. La alteración muy grave del contenido de la información para cuya reutilización se haya concedido una licencia.
Se considerarán infracciones graves:
a. La reutilización de documentación sin haber obtenido la correspondiente licencia en los casos en que ésta sea requerida;
b. La reutilización de la información para una finalidad distinta a la que se concedió;
c. La alteración grave del contenido de la información para cuya reutilización se haya concedido una licencia;
d. El incumplimiento grave de otras condiciones impuestas en la correspondiente licencia o en la normativa reguladora aplicable.
Se considerarán infracciones leves:
a. La falta de mención de la fecha de la última actualización de la información;
b. La alteración leve del contenido de la información para cuya reutilización se haya concedido una licencia;
c. La ausencia de cita de la fuente. d. El incumplimiento leve de otras condiciones impuestas en la
correspondiente licencia o en la normativa reguladora aplicable.
Por la comisión de las infracciones recogidas en este artículo, se impondrán las siguientes sanciones:
a. Sanción de multa de 50.001 a 100.000 euros por la comisión de infracciones muy graves;
b. Sanción de multa de 10.001 a 50.000 euros por la comisión de infracciones graves;
c. Sanción de multa de 1.000 a 10.000 euros. Por la comisión de infracciones leves.
Por la comisión de infracciones muy graves y graves recogidas, además de las sanciones previstas en las letras a y b, se podrá sancionar con la prohibición de reutilizar documentos sometidos a licencia durante un periodo de tiempo entre 1 y 5 años y con la revocación de la licencia concedida.
Las sanciones se graduarán atendiendo a la naturaleza de la información reutilizada, al volumen de dicha información, a los beneficios obtenidos, al grado de intencionalidad, a los daños y perjuicios causados, en particular a los que se refieren a la protección de datos de carácter personal, a la reincidencia y
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a cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de antijuridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora.
8. LEY 11/2007, DE 22 DE JUNIO, DE ACCESO ELECTRÓNICO DE LOS CIUDADANOS A LOS SERVICIOS PÚBLICOS.
La Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos reconoce a los ciudadanos su derecho a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, así como la obligación de éstas a garantizar ese derecho. Los puntos más destacables de la Ley son:
Los ciudadanos verán reconocidos nuevos derechos en sus relaciones con las administraciones públicas
La creación de la figura del Defensor del Usuario Las administraciones tendrán la obligación de hacer estos derechos
efectivos a partir de 2009 Los trámites y gestiones podrán hacerse desde cualquier lugar, en
cualquier momento La administración será más fácil, más ágil y más eficaz
8.1. ESTRUCTURA
La estructura de la Ley es la siguiente:
Título preliminar. Del ámbito de aplicación y los principios generales. Título primero. Derechos de los ciudadanos a relacionarse con las
Administraciones Públicas por medios electrónicos. Título segundo. Régimen jurídico de la administración electrónica.
o Capítulo I. De la sede electrónica. o Capítulo II. De la identificación y autenticación.
Sección 1.a Disposiciones comunes. Sección 2.a Identificación de los ciudadanos y autenticación
de su actuación. Sección 3.a Identificación electrónica de las
Administraciones Públicas y autenticación del ejercicio de su competencia.
Sección 4.a De la interoperabilidad y de la acreditación y representación de los ciudadanos.
o Capítulo III. De los registros, las comunicaciones y las notificaciones electrónicas. Sección 1.a De los registros. Sección 2.a De las comunicaciones y las notificaciones
electrónicas. o Capítulo IV. De los documentos y los archivos electrónicos.
Título tercero. De la gestión electrónica de los procedimientos. o Capítulo I. Disposiciones comunes. Capítulo II. Utilización de
medios electrónicos en la tramitación del procedimiento.
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Título cuarto. Cooperación entre administraciones para el impulso de la administración electrónica.
o Capítulo I. Marco institucional de cooperación en materia de administración electrónica.
o Capítulo II. Cooperación en materia de interoperabilidad de sistemas y aplicaciones.
o Capítulo III. Reutilización de aplicaciones y transferencia de tecnologías.
6 Disposiciones adicionales 1 Disposición transitoria. 1 Disposición derogatoria. 8 Disposiciones finales.
8.2. ASPECTOS MÁS RELEVANTES DE LA LEY La Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica.
Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias.
8.2.1. Ámbito de aplicación
La Ley será de aplicación:
a) A las Administraciones Públicas, entendiendo por tales la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local, así como las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de las mismas.
b) A los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Públicas.
c) A las relaciones entre las distintas Administraciones Públicas.
La Ley no será de aplicación a las Administraciones Públicas en las actividades que desarrollen en régimen de derecho privado.
8.2.2. Finalidades de la Ley
Son fines de la presente Ley:
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1. Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes por medios electrónicos.
2. Facilitar el acceso por medios electrónicos de los ciudadanos a la información y al procedimiento administrativo, con especial atención a la eliminación de las barreras que limiten dicho acceso.
3. Crear las condiciones de confianza en el uso de los medios electrónicos, estableciendo las medidas necesarias para la preservación de la integridad de los derechos fundamentales, y en especial los relacionados con la intimidad y la protección de datos de carácter personal, por medio de la garantía de la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones, y los servicios electrónicos.
4. Promover la proximidad con el ciudadano y la transparencia administrativa, así como la mejora continuada en la consecución del interés general.
5. Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, con las debidas garantías legales en la realización de sus funciones.
6. Simplificar los procedimientos administrativos y proporcionar oportunidades de participación y mayor transparencia, con las debidas garantías legales.
7. Contribuir al desarrollo de la sociedad de la información en el ámbito de las Administraciones Públicas y en la sociedad en general.
8.2.3. Principios generales
La utilización de las tecnologías de la información tendrá las limitaciones establecidas por la Constitución y el resto del ordenamiento jurídico, respetando el pleno ejercicio por los ciudadanos de los derechos que tienen reconocidos, y ajustándose a los siguientes principios:
a) El respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal.
b) Principio de igualdad.
c) Principio de accesibilidad a la información y a los servicios por medios electrónicos.
d) Principio de legalidad.
e) Principio de cooperación en la utilización de medios electrónicos por las Administraciones Públicas.
f) Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos por las Administraciones Públicas.
g) Principio de proporcionalidad.
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h) Principio de responsabilidad y calidad en la veracidad y autenticidad de las informaciones y servicios ofrecidos por las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos.
i) Principio de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las técnicas y sistemas de comunicaciones electrónicas.
j) Principio de simplificación administrativa.
k) Principio de transparencia y publicidad del procedimiento.
Derechos de los ciudadanos a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos
8.2.4. Derechos de los ciudadanos
Estos derechos podrán ser ejercidos
En el ámbito de la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta, a partir del 31 de diciembre de 2009.
En el ámbito de las Comunidades Autónomas, a partir del 31 de diciembre de 2009 siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.
En el ámbito de las Entidades que integran la Administración Local, a partir del 31 de diciembre de 2009 siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.
Se reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, así como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos.
Además, los ciudadanos tienen en relación con la utilización de los medios electrónicos en la actividad administrativa, y en los términos previstos en la presente Ley, los siguientes derechos:
a) A elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a través del cual relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.
b) A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de
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Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.
c) A la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de las Administraciones Públicas.
d) A conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre aquéllos.
e) A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado.
f) A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.
g) A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier Administración Pública.
h) A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas.
i) A la garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas.
j) A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.
k) A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
En particular, en los procedimientos relativos al establecimiento de actividades de servicios, los ciudadanos tienen derecho a obtener la siguiente información a través de medios electrónicos:
a) Los procedimientos y trámites necesarios para acceder a las actividades de servicio y para su ejercicio.
b) Los datos de las autoridades competentes en las materias relacionadas con las actividades de servicios, así como de las
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asociaciones y organizaciones profesionales relacionadas con las mismas.
c) Los medios y condiciones de acceso a los registros y bases de datos públicos relativos a prestadores de actividades de servicios y las vías de recurso en caso de litigio entre cualesquiera autoridades competentes, prestadores y destinatarios.
8.2.5. Defensa de los derechos de los ciudadanos
En la Administración General del Estado, se crea la figura del Defensor del usuario de la administración electrónica, que velará por la garantía de los derechos reconocidos a los ciudadanos en la Ley.
El Defensor del usuario de la administración electrónica elaborará, con carácter anual, un informe que se elevará al Consejo de Ministros y se remitirá al Congreso de los Diputados. Dicho informe contendrá un análisis de las quejas y sugerencia recibidas así como la propuesta de las actuaciones y medidas a adoptar en relación con lo previsto en el apartado 1 de este artículo.
8.2.6. Sede electrónica
La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.
8.2.7. Publicaciones electrónicas de Boletines Oficiales
La publicación de los diarios o boletines oficiales en las sedes electrónicas de la Administración, Órgano o Entidad competente tendrá, en las condiciones y garantías que cada Administración Pública determine, los mismos efectos que los atribuidos a su edición impresa.
La publicación del Boletín Oficial del Estado en la sede electrónica del organismo competente tendrá carácter oficial y auténtico en las condiciones y con las garantías que se determinen reglamentariamente, derivándose de dicha publicación los efectos previstos en el título preliminar del Código Civil y en las restantes normas aplicables.
8.2.8. Publicación electrónica del tablón de anuncios o edictos
La publicación de actos y comunicaciones que, por disposición legal o reglamentaria deban publicarse en tablón de anuncios o edictos podrá ser sustituida o complementada por su publicación en la sede electrónica del organismo correspondiente.
8.2.9. Formas de identificación y autenticación
Las Administraciones Públicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido
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en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
Los ciudadanos podrán utilizar los siguientes sistemas de firma electrónica para relacionarse con las Administraciones Públicas, de acuerdo con lo que cada Administración determine:
a) En todo caso, los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad, para personas físicas.
b) Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrónico reconocido, admitidos por las Administraciones Públicas.
c) Otros sistemas de firma electrónica, como la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario, la aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos, en los términos y condiciones que en cada caso se determinen.
Las Administraciones Públicas podrán utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan:
a) Sistemas de firma electrónica basados en la utilización de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede electrónica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.
b) Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.
c) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.
d) Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.
8.2.10. Registros, las comunicaciones y las notificaciones electrónicas
Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
Los registros electrónicos podrán admitir:
a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
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b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro.
En cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administración Pública. Las Administraciones Públicas podrán, mediante convenios de colaboración, habilitar a sus respectivos registros para la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración que se determinen en el correspondiente convenio.
Las disposiciones de creación de registros electrónicos se publicarán en el Diario Oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro..
Los registros electrónicos emitirán automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro.
Podrán aportarse documentos que acompañen a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación, siempre que cumplan los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad. Los registros electrónicos generarán recibos acreditativos de la entrega de estos documentos que garanticen la integridad y el no repudio de los documentos aportados.
8.2.11. Cómputo de plazos
Los registros electrónicos se regirán a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a los interesados como a las Administraciones Públicas por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar visible.
Los registros electrónicos permitirán la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas.
A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.
El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos y entidades de derecho público vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro o, en el caso previsto en el apartado 2.b del artículo 24, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario. En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito, solicitud o comunicación.
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Cada sede electrónica en la que esté disponible un registro electrónico determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquella, los días que se considerarán inhábiles a los efectos de los apartados anteriores. En todo caso, no será de aplicación a los registros electrónicos lo dispuesto en el artículo 48.5 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
8.2.12. Comunicaciones electrónicas
Los ciudadanos podrán elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos, excepto en aquellos casos en los que de una norma con rango de Ley se establezca o infiera la utilización de un medio no electrónico. La opción de comunicarse por unos u otros medios no vincula al ciudadano, que podrá, en cualquier momento, optar por un medio distinto del inicialmente elegido.
Las Administraciones Públicas utilizarán medios electrónicos en sus comunicaciones con los ciudadanos siempre que así lo hayan solicitado o consentido expresamente. La solicitud y el consentimiento podrán, en todo caso, emitirse y recabarse por medios electrónicos.
Las comunicaciones a través de medios electrónicos serán válidas siempre que exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas, del contenido íntegro de las comunicaciones y se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de las mismas.
Las Administraciones publicarán, en el correspondiente Diario Oficial y en la propia sede electrónica, aquellos medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada supuesto en el ejercicio de su derecho a comunicarse con ellas.
Los requisitos de seguridad e integridad de las comunicaciones se establecerán en cada caso de forma apropiada al carácter de los datos objeto de aquellas, de acuerdo con criterios de proporcionalidad, conforme a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.
Las Administraciones Públicas utilizarán preferentemente medios electrónicos en sus comunicaciones con otras Administraciones Públicas. Las condiciones que regirán estas comunicaciones se determinarán entre las Administraciones Públicas participantes.
8.2.13. Práctica de la notificación por medios electrónicos
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Para que la notificación se practique utilizando algún medio electrónico se requerirá que el interesado haya señalado dicho medio como preferente o haya consentido su utilización. Tanto la indicación de la preferencia en el uso de medios electrónicos como el consentimiento citados anteriormente podrán emitirse y recabarse, en todo caso, por medios electrónicos.
El sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, así como la de acceso a su contenido, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales.
Cuando, existiendo constancia de la puesta a disposición transcurrieran diez días naturales sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el artículo 59.4 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común y normas concordantes, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.
Durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios electrónicos, utilizándose los demás medios admitidos en el artículo 59 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común, excepto en los casos previstos en el artículo 27.6 de la presente Ley.
Producirá los efectos propios de la notificación por comparecencia el acceso electrónico por los interesados al contenido de las actuaciones administrativas correspondientes, siempre que quede constancia de dichos acceso.
8.2.14. Documento administrativo electrónico
Las Administraciones Públicas podrán emitir validamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3ª del Capítulo II de la presente Ley.
Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
La Administración General del Estado, en su relación de prestadores de servicios de certificación electrónica, especificará aquellos que con carácter general estén admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo.
8.2.15. Copias electrónicas
Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de
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la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.
Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.
En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.
Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.
8.2.16. Archivo electrónico de documentos
Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el
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control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
8.2.17. Expediente electrónico
El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.
8.2.18. Utilización de medios electrónicos en la tramitación del procedimiento
La iniciación de un procedimiento administrativo a solicitud de interesado por medios electrónicos requerirá la puesta a disposición de los interesados de los correspondientes modelos o sistemas electrónicos de solicitud en la sede electrónica que deberán ser accesibles sin otras restricciones tecnológicas que las estrictamente derivadas de la utilización de estándares en los términos establecidos en el apartado i) del artículo 4 y criterios de comunicación y seguridad aplicables de acuerdo con las normas y protocolos nacionales e internacionales.
Los interesados podrán aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica avanzada. La Administración Pública podrá solicitar del correspondiente archivo el cotejo del contenido de las copias aportadas. Ante la imposibilidad de este cotejo y con carácter excepcional, podrá requerir al particular la exhibición del documento o de la información original. La aportación de tales copias implica la autorización a la Administración para que acceda y trate la información personal contenida en tales documentos.
Con objeto de facilitar y promover su uso, los sistemas normalizados de solicitud podrán incluir comprobaciones automáticas de la información aportada respecto de datos almacenados en sistemas propios o pertenecientes a otras administraciones e, incluso, ofrecer el formulario cumplimentado, en todo o en parte, con objeto de que el ciudadano verifique la información y, en su caso, la modifique y complete.
En los procedimientos administrativos gestionados en su totalidad electrónicamente, el órgano que tramita el procedimiento pondrá a disposición del interesado un servicio electrónico de acceso restringido donde éste pueda consultar, previa identificación, al menos la información sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca
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restricciones a dicha información. La información sobre el estado de tramitación del procedimiento comprenderá la relación de los actos de trámite realizados, con indicación sobre su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados.
En el resto de los procedimientos se habilitarán igualmente servicios electrónicos de información del estado de la tramitación que comprendan, al menos, la fase en la que se encuentra el procedimiento y el órgano o unidad responsable.
La resolución de un procedimiento utilizando medios electrónicos garantizará la identidad del órgano competente mediante el empleo de alguno de los instrumentos previstos en los artículos 18 y 19 de esta Ley.
Podrán adoptarse y notificarse resoluciones de forma automatizada en aquellos procedimientos en los que así esté previsto.
