TEMA 3

PROCESADOR DE TEXTOS WORD

ELABORACION DE

DOCUMENTOS

Da un clic en el menú ver (view), selecciona barra de herramientas (toolbars) y luego el comando personalizar (customize), entonces se abrirá un cuadro de dialogo.

Elige en el panel izquierdo del cuadro de dialogo la categoría del comando que deseas.

Escoge en el panel de la derecha el comando que se insertara en la barra de herramientas.

Arrastra el comando con el ratón hasta la barra de herramientas, al lugar que deseas.

Barra de herramientas

Para eliminar un icono de las barras de herramientas, abre el cuadro de dialogo personalizar y arrastra el botón hasta éste.

En el cuadro de dialogo personalizar (customize), también puedes insertar barras de herramientas en la pantalla de Word desde la primera pestaña, denominada barra de herramientas, o puedes crear las barras que se requieran.

1. Para realizar un tríptico en Word, primero debes configurar tu documento para que la pagina se presente de forma horizontal; para ello, se abre en menú archivo (file) y se elige configurar pagina (page setup). En el cuadro de dialogo que se despliega se selecciona la opción horizontal (landscape), se observara el cambio en un recuadro que aparece a la derecha, para aplicar el cambio se da clic en aceptar (OK).

2. Para elaborar el tríptico es necesario dividir la hoja en columnas, existen dos procedimientos para llevar a cabo este paso. El primero consiste en dar un clic en el botón columnas (colums) de la barra de herramientas estándar y elegir con el puntero las columnas en el cuadro que se despliega.

3. En el segundo procedimiento se elige la opción columnas (colums) del menú formato (format), en el cuadro de dialogo se selecciona el numero de columnas y se anotan las medidas para ellas, luego se oprime aceptar (OK), con esta forma es posible insertar líneas que delimiten las columnas.

4. Una vez que el documento se ha organizado en columnas, se puede empezar a escribir el texto o si ya se tiene capturado, se puede insertar en las columnas con las herramientas copiar (copy) y pegar (paste) o cortar (cut) y pegar (paste), ubicadas en la barra de herramientas estándar.

5. Para visualizar como se distribuye el texto en las columnas se puede utilizar el comando vista preliminar (print preview), que se activa con el icono correspondiente ubicado en la barra de herramientas estándar.

6. Si se quiere ver el orden del texto mientras se escribe, se utiliza el comando diseño de impresión (page layout), que se activa en el menú ver de la barra de menùes, o se da un clic en el botón correspondiente del conjunto vistas (views), localizado en la parte inferior izquierda de la ventana del documento.

7. Para incluir textos en diversas columnas de un documento, sin que tenga que llegar al final de ésta, se puede insertar un salto de columna. Para ello se da un clic en el menú insertar, después, se elige el comando salto (break) y en el cuadro de dialogo que se despliega se da un clic en la casilla de verificación salto de columna (column break), por ultimo se pulsa el botón aceptar (OK).

8. Para que un documento sean visibles los saltos de columna y otros caracteres ni imprimibles, como los calderones que indican el fin de un párrafo o el que muestra un espacio entre palabras, se oprime el botón mostrar u ocultar (show/hide) que se halla en la barra de herramientas estándar.

9. A un texto en formato de columnas se le pueden aplicar los cambios que requiera e insertarle imágenes, textos en WorArt, autoformas, etc.

10. Por otra parte, Word te ofrece varias plantillas prediseñadas para la elaboración de trabajos escritos, por ejemplo, la redacción de cartas comerciales, personales, etc.

11. Para usar las plantillas con las que cuenta Word debes de dar un clic en el comando nuevo (new) del menú archivo (file). En algunas versiones, se abre un cuadro de dialogo en el cual deberías seleccionar la pestaña del tipo de documento que quieras; en la versión XP de Word se despliega un panel, llamado de tareas, en el cual debes seleccionar plantillas generales para abrir el cuadro de dialogo.

12. Algunas de las plantillas disponibles permiten la elaboración de cartas, memorandos, informes, agendas, faxes, directorios y currículos. Además se disponen de asistentes para crear algunos tipos de documentos.

FORMATO DE DOCUMENTOS

El procesador de palabras Word cuenta con un conjunto de herramientas que tienen como finalidad mejorar la apariencia de los textos y facilitar su edición. 1. Para modificar las propiedades de los párrafos se utiliza el

comando párrafo (paragraph), que se encuentra en el menú formato. Cuando se ejecuta se abre un cuadro de dialogo con dos pestañas: sangría y espacio (indents and spacing) y líneas y saltos de párrafo (line and page break).

2. En la pestaña denominada sangría y espacio se puede cambiar la alineación de los párrafos seleccionados (izquierda, centrada, derecha y justificada). En ésta pestaña también se cambia la sangría derecha e izquierda del párrafo, lo cual es útil, por ejemplo, para denotar subordinaciones o resaltar un párrafo de los demás; para activar esa opción se marca en la casilla izquierda (left) o derecha (right) la cantidad de sangría que se desea dejar.

3. Otra característica que se puede modificar en la pestaña es el espacio previo o posterior de un párrafo. Para ello, y como siempre, se marca el o los párrafos y en el cuadro llamado párrafo se da un clic en la flecha hacia arriba para el espacio anterior (spacing before) y en la flecha hacia abajo para el espacio posterior (spacing after) al párrafo. El espacio que se deja se mide en puntos, que es la unidad de medida de la altura de los caracteres.

4. En el cuadro de dialogo párrafo también se puede cambiar el interlineado (line spacing) del texto seleccionado. Las opciones que se ofrecen son estas: sencilla, línea y media, doble, mínimo, exacto y múltiple. Con la selección mínimo y exacto se determina el numero de puntos que se desea dejar entre cada línea de un párrafo; cuando se elige múltiple, el espacio se da en múltiplos de líneas.

5. Para que los párrafos aparezcan con una sangría en la primera línea o francesa, se elige, con un clic en la flecha, el espacio que se desea en la opción especial; en el cuadro de la derecha se anota o se elige la medida de la sangría.

6. En todas las opciones del cuadro de dialogo se pueden visualizar las aplicaciones en el recuadro vista previa, ubicado en la parte inferior y para que se apliquen en los párrafos marcados se debe dar clic en el botón aceptar.

7. En Word hay una herramienta para iniciar los párrafos con una letra mas grande, denominada capital, que ocupa varias líneas para así darle una presentación diferente al texto.

8. Para utilizar la herramienta antes mencionada, primero se elige el párrafo, luego, se abre el menú formato y se escoge letra capital (drop cap); en el cuadro de dialogo se elige la posición de la letra, la fuente que se empleara, las líneas que ocupara y la distancia que tendrá el texto.

Cuando se tiene un escrito con varias paginas es conveniente que las enumeres para que en el momento de imprimir lleven un orden y no se pierda la continuidad. En Word se pueden usar números arábigos, letras y números romanos en mayúsculas y minúsculas.

Se recomienda insertar los números una vez que se ha concluido el escrito para evitar la duplicidad o que queden paginas sin numerar.

1. Desplegar el menú insertar y dar un clic en numero de paginas (page numbers) para abrir un cuadro de dialogo.

2. Elegir en el primer cuadro la posición del numero (en la parte superior o inferior de la pagina) y en el siguiente la ubicación (a la derecha, al centro, a la izquierda, interior o exterior).

3. Comprobar que la casilla de la verificación esté activa para que el numero aparezca desde la primera pagina.

4. Pulsar aceptar.

En Word siempre aparecen números arábigos, si se desea cambiar el formato se realiza lo siguiente.

1. Pulsar el botón formato (format) en el cuadro de dialogo números de pagina (page number format).

2. Elegir el cuadro que se despliega el formato que se desea, para ellos se pulsa la flecha del recuadro formato de numero (number format) y se selecciona con un clic.

3. Pulsar aceptar.

En ese mismo cuadro se puede insertar el numero del capitulo y continuar la numeracion de una seccion anterior o iniciar en un numero.

Otra herramienta que se usa para cambiar la apariencia de los textos es la que invierte las letras mayúsculas a minúsculas y viceversa. Para utilizarla se selecciona el texto y se realiza lo siguiente:

1. Abrir el menú formato y elegir cambiar mayúsculas y minúsculas (change case).

2. Elegir, con un clic, alguna de las cinco casillas de verificación que aparecen en el cuadro.

3. Pulsar aceptar (OK).

Con esta herramienta se puede cambiar el texto de un titulo a mayúsculas, a minúsculas o intercambiarlas.

INSERCION

Con Word se pueden incluir encabezados y pies de pagina para que en la parte superior o inferior de todas las paginas o las que selecciones aparezca una palabra o un enunciado; por ejemplo, el nombre del texto, del tema o del autor, la hora o la fecha. Para utilizar esta herramienta, solo debes seguir los pasos siguientes:

1. Dar clic en el menú ver y seleccionar el comando encabezados y pie de pagina (header and footer).

2. Seleccionar en la barra de herramientas que se muestra lo que se desea insertar, como un autotexto, números, fecha u hora. También ahí se elige si se desea ver el encabezado o el pie, o ver el anterior o el siguiente.

3. Escribir en el cuadro que se despliega el texto que se quiera, si no se desean usar las opciones de la barra.

4. Pulsar el botón cerrar (close) de la barra.

Una vez escrito el pie o el encabezado, para modificarlo solo se debe dar un doble clic sobre él para que se abra la ventana y la barra.

Si en un documento se desea encontrar una palabra o reemplazarla de forma rápida, se da un clic en el menú editar (edit) y se pulsa el comando buscar (find) o reemplazar (replace), en ambos casos se abrirá un cuadro de dialogo con tres pestañas: buscar, reemplazar e ir a.

Para buscar una palabra o texto se da clic en la pestaña buscar, se anota lo que se desea encontrar y se pulsa el botón buscar siguiente (find next), cuando se localice la palabra o el texto este aparecerá sombreado en el documento.

Si necesitas reemplazar una palabra, se da clic en el menú editar (edit) y luego en reemplazar o si está abierto el cuadro de buscar, se da clic en la pestaña reemplazar.

Ahora bien, en algunos trabajos escritos se requiere insertar una cita textual y si deseas escribir la referencia de la frase o palabra, puedes insertar una nota al pie de pagina con los siguientes pasos:

1. Seleccionar los párrafos, la palabra o la oración.2. Dar clic en el menú de insertar, y luego elegir referencia y

por ultimo nota al pie (footnote).3. Elegir en el cuadro dialogo la ubicación y el formato de la

nota y pulsar aceptar.4. Escribir en el cuadro de escritura que se abre la referencia

y luego dar un clic en el cuerpo del texto.

Una vez realizado lo anterior veras que la nota al pie y el texto marcado tienen un pequeño numero, que servirá para identificarlos.

•Para finalizar, veremos que un documento de Word se puede guardar con diferentes formatos, que se identifican con una extensión. Cuando se guarda un documento en el formato de Word el archivo tiene extensión doc y conserva todos los atributos, como son el tipo de letra, formatos de párrafo, colores de letra, etc. Se respetan los cambios de ese archivo cuando se abre en la misma versión de Word.

•Otros formatos para guardar un archivo de Word son como texto sin formato y con formato, el primero se identifica con la extensión txt y el segundo con rtf.

•Un texto sin formato se puede abrir en cualquier procesador de textos o en el bloc de notas de Windows, pero se pierde todo el formato del archivo. Un texto con formato (rtf) se puede desplegar en cualquier procesador, conserva el formato y es mas difícil que se infecte con un virus de macros.

•Para guardar un documento con cualquiera de los formatos descritos o con otro, se da clic en el menú archivo y enseguida en guardar como (save as), en el cuadro que se abre se da un clic en la flecha del cuadro guardar como tipo (save file as type) para elegir el formato en que se almacenara.