Tema 4 Metodología para el desarrollo de

estudios organizacionales

Prof. Alibeth Abreu De León

1

Objetivos del tema

1

•Aprender el marco metodológico para el diseño de un estudio organizacional

2

•Manejar eficazmente la información de un estudio organizacional

3

•Conocer técnicas de análisis de datos, información y conocimiento.

4

•Realizar el informe de presentación de resultados 2

Planificación del estudio

Franklin 2013

Consiste en establecer los términos de referencia del estudio para así precisar la naturaleza, alcance y requerimientos técnicos que van a orientar su ejecución 3

Investigación preliminar D

eter

min

a

• la situación administrativa de la organización. Es

tud

ia

• El origen de la organización

• Estatutos

• Reglamentos

4

Diagnóstico

Reformular el factor de estudio

Conocer la magnitud de la tarea a realizar

Perfilar los posibles problemas durante la investigación.

Brindar otra perspectiva

Incluir nuevos aspectos a considerar 5

Propuesta técnica

INCLUYE: Naturaleza Alcance

Justificación Antecedentes

Estrategias Objetivos 6

Propuesta técnica

INCLUYE:

Acciones Recursos

Costos Resultados 7

Propuesta técnica

Natura leza

• tipo de estudio que se pretende realizar

Alcance

• área de aplicación del estudio, se refiere a la estructura orgánica y/o territorial

Jus t i f icación

• necesidad de efectuarlo por las ventajas que reportará a la organización

8

Propuesta técnica

Antecedentes

• recuento de los estudios o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

Objet ivos

• logros que se pretenden alcanzar

Es t ra teg ia

• ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos 9

Propuesta técnica

Acciones

• iniciativas o actividades necesarias para su implantación

Recursos

• requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo

Costos

• estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución. 10

Propuesta técnica

Resultados

• beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos o servicios, el clima organizacional y las relaciones con el entorno

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Programa de trabajo

• nombre del estudio Identificación

• unidad o grupo que se encargará de su implantación Responsable

• universo estudiado Área

• número progresivo de las unidades administrativas, programas o proyectos.

Clave 12

Programa de trabajo

• pasos específicos para captar la información. Actividades

• definición del orden secuencial para realizar las actividades. Fases

• fechas asignadas para iniciar y terminar cada fase. Calendario

• descripción del programa en cuadros e imágenes

Representación gráfica

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Programa de trabajo

• presentación y resguardo del programa de trabajo Formato

• seguimiento de las acciones

Reportes de avance

• espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Periodicidad 14

Técnicas de análisis de datos

• Administración por objetivos

• Análisis de estructuras organizacionales

• Diagrama de flujo

• Diagramas de organización 15

Técnicas de análisis de datos

• Reingeniería organizacional

• Benchmarking

• Desarrollo organizacional

• Simulación 16

El informe

• Es necesario redactar un informe

a fin de entregar los resultados y

exponer las razones que lo

fundamentan.

• El informe sirve de soporte de las

decisiones de las autoridades y

áreas que participan en su

puesta en práctica.

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Contenido del informe

Introducción

• breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio,

•mecanismos de coordinación y participación empleados en su desarrollo,

• propósitos y explicación general de su contenido.

18

Contenido del informe

Análisis de la estructura organizacional:

exposición del origen y evolución de la organización,

cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el estudio.

19

Contenido del informe

Análisis de competitividad:

presentación de los aspectos que inciden en el desempeño, en el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora continua de la organización.

20

Contenido del informe

Diagnóstico de la situación actual:

definición de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles.

21

Contenido del informe

Propuestas para el mejoramiento de la organización:

presentación de las opciones de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se estime lograr.

22

Contenido del informe

Estrategia de implantación:

Explicación de las etapas previstas para poner en práctica el estudio.

Explicación de cómo se efectuarán los cambios, los recursos requeridos y las expectativas de actuación de los integrantes de la organización.

23

Contenido del informe

Seguimiento, control y evaluación:

Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación para detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas.

24

Contenido del informe

Apéndices o anexos:

Gráficos, cuadros y demás instrumentos de estudio administrativo que se consideren auxiliares para la presentación del estudio.

25

Formulación de recomendaciones

1 • De mantenimiento

2 • De eliminación

3 • De adición

4 • De combinación

6 • De fusión

7 • De modificación

8 • De simplificación Franklin (2003)

Son propuestas de acción concretas dadas sus ventajas

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Recomendaciones de mantenimiento:

• Éstas se refieren a:

Conservar sin modificaciones el ambiente de trabajo

Cambios elementales

Preservar en términos generales:

La estructura orgánica,

procesos,

funciones,

sistemas,

procedimientos,

personal y

formas

27

Recomendaciones de adición

Introducir un nuevo proceso o sistema

Incrementar operaciones en un procedimiento

Implementar un nuevo procedimiento

Incorporar nuevas unidades administrativas

Aumentar personal, programas, formas

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Recomendaciones de eliminación

• Suprimir sistemas de trabajo, registros e informes;

• Reemplazar procesos;

• Eliminar procedimientos o pasos de un procedimiento,

• Excluir formas,

• Dar de baja personal,

• Desaparecer áreas o unidades administrativas 29

Recomendaciones de combinación

Intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo,

Alternar el orden de las fases de un proceso,

Alternar las operaciones de un procedimiento

Emplear formas de uso generalizado

30

Recomendaciones de modificación

•procesos, procedimientos u operaciones cambiar

• físicamente personal, equipo o instalaciones reubicar

• cargas de trabajo, redistribuir

• formas, registros informes y programas modificar 31

Recomendaciones de simplificación

Reducir las fases de un proceso y los pasos de un procedimiento,

Introducir mejoras en los métodos de trabajo

Agilizar sistemas de trabajo,

Disminuir formas, reportes , registros, programas

32

Implantación de recomendaciones

• El primer paso para implantar

recomendaciones es la preparación

del programa, seguido de la

integración de recursos y por último la

ejecución del programa

33

• Programa de implantación:

Determina las actividades necesarias así

como su secuencia de realización.

Implantación de recomendaciones

Dichas actividades pueden ser

representadas mediante diagrama o red

de flechas. 34

• Seguidamente se estima:

el personal,

las instalaciones,

el mobiliario,

el equipo y

la documentación técnica y normativa

Implantación de recomendaciones

35

• Se estipula el cronograma de inicio y fin

de cada una de las actividades del

programa, estableciendo

responsabilidades de ejecución y los

reportes con los que se informarán los

avances

Implantación de recomendaciones

.

36

Integración de recursos

• Primero se reúnen los recursos humanos, materiales y tecnológicos estimados

• Segundo se desarrolla toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación, como:

• guías,

• manuales,

• instructivos y

• todo tipo de recursos didácticos que faciliten al personal la comprensión del trabajo.

Implantación de recomendaciones

37

Ejecución del programa:

• Consiste en la implantación del estudio

mediante la realización de las

actividades preestablecidas.

• Deben efectuarse los ajustes requeridos

para que el estudio funcione

normalmente mediante la verificación y

la valoración de sus avances

Implantación de recomendaciones

38

Métodos de implantación

• Método instantáneo:

• Se usa cuando las medidas de

mejoramiento del estudio son:

• Sencillas,

• No involucran un número excesivo de

unidades administrativas,

• No implican un gran volumen de

funciones, sistema u operaciones o

• Si en la organización existe un sólida infraestructura administrativa 39

Método del proyecto piloto:

Se realiza un ensayo con los resultados

del estudio sólo en una parte de la

organización, con el fin de medir sus

efectos.

Ventajas

• Es más viable cuando existen condiciones

de trabajo homogéneas en la

organización

• Permite introducir cambios en una escala

reducida.

Métodos de implantación

40

Método de implantación en paralelo:

• Se emplea en proyectos de gran

envergadura, que implican el manejo

de mucha información o de

información estratégica, un gran

volumen de recursos.

• Con este método operan

simultáneamente, tanto de las

condiciones tradicionales como de las

que se van a implantar .

Métodos de implantación

41

Método de implantación parcial o por

aproximaciones sucesivas:

• Es el más adecuado para implantar

cambios de gran magnitud.

• Consiste en seleccionar parte del

programa e implantarlo sin causar

grandes alteraciones, el siguiente paso

se da al consolidarse el anterior.

Métodos de implantación

42

Seguimiento de las acciones

• El impacto de las reformas incluidas se

debe verificar y registrar en forma

analítica y secuencial .

• Las acciones de implantación

pueden ser dos vertientes

• Llevarse a cabo sin contratiempo y de

conformidad con las proyecciones

esperadas.

• Realizarse de forma desfasada

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Acciones programadas:

Resultados obtenidos en cuanto a:

• Responsable: papel desempeñado por la

unidad o grupo encargado de su implantación

• Productos y servicios: cumplimiento de metas

en la materia

Seguimiento de las acciones

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Acciones programadas:

• Aspectos organizacionales: adecuación de la estructura y el personal al cambio

• Periodo de realización: tiempo real empleado

para su generación

• Porcentaje de realización: avance obtenido

en relación con el calendarizado

Seguimiento de las acciones

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• Costo: recursos financieros usados para su consecución

• Apoyo y soporte utilizados: en cuanto a

recursos humanos, materiales y tecnológicos

• Porcentaje de eficiencia: aprovechamiento

real de los recursos

Seguimiento de las acciones

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• Porcentaje de eficacia: objetivos

alcanzados

• Interacción con el entorno: progreso en las

relaciones de coordinación y

funcionamiento con otras instancias e

instituciones

Seguimiento de las acciones

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Acciones no programadas

• Desviaciones: alteración de las

condiciones normales de

funcionamiento

• Causas: factores que motivan cambios

en los resultados esperados

• Consecuencias: repercusión en la

dinámica de estudio

Seguimiento de las acciones

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• Opciones de solución aplicadas:

opciones realmente aplicadas

• Acciones correctivas: aplicación de

medidas para subsanar las desviaciones

• Calendario de aplicación: periodo

destinado a ajustar las acciones

Seguimiento de las acciones

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Medición de resultados

• Es el análisis cuantitativo y cualitativo del

desarrollo global del estudio para

precisar los avances logrados luego de

su implantación lo que permite

establecer un marco comparativo entre

lo planeado y lo realizado

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