TEMA 5

Gestión del Conocimiento

Gestión Conocimiento

Definición Conocimiento El conocimiento en una organización se

produce cuando un individuo de la misma hace uso de lo que sabe y de la información que tiene disponible para la resolución de un problema o el desarrollo de un proyecto.

Conocimiento NO es sinónimo de información, ni del sistema informático que la maneja o distribuye.

Tipos de Conocimiento

Se distinguen dos tipos de conocimiento en las organizaciones:

Explícito, cuando puede trasmitirse a otras personas sin dificultad. Información contable o datos técnicos, por ejemplo.

Tácito, el resultado de la experiencia, la creatividad, la intuición. Por definición, es intrínseco a cada persona y no puede ser gestionado por un SI.

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Tipos de Conocimiento

Conversión del conocimiento

Definición KM La Gestión del Conocimiento o Knowledge

Management (KM) es una estrategia encaminada al aprovechamiento del conocimiento explícito de una organización: Identificando sus fuentes y recorrido, así

como las necesidades de acceso al mismo. Formalizando su contenido para poder

reutilizarlo. Fomentando su transmisión entre los

miembros de la organización.

Implantación KM La implantación de un sistema KM

requieren de unos pasos previos:Gestión de la documentación

(información plasmada en documentos), tanto interna como externa o pública de la organización.

Gestión de la información de las BD corporativas y aplicaciones informáticas que no sean documentos.

Implantación KM

Ventajas KM Las ventajas de instalar un sistema KM

en la organización (empresarial o no) son: Evitar la fuga de conocimiento. Conseguir mayor eficacia en las tareas. Localizar información crítica. Mejorar la calidad de los procesos. Ventaja competitiva sobre otras empresas.

Ventaja competitiva

Definición Una empresa puede llegar a obtener

una ventaja competitiva en la industria que compite y convertirse en líder de su segmento de mercado, si logra la excelencia en una de las siguientes cuatro disciplinas y mantiene un grado aceptable en cualquiera de las otras tres

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Definición Excelencia operativa: La empresa debe lograr la

ejecución de sus procesos de manera tal que domina sus costos siendo más efectiva que la competencia. Compite con precio, calidad y facilidad de compra.

Innovación de productos: La capacidad de crear nuevos productos de manera institucionalizada y por ende, nuevos mercados que llevan a nuevas fuentes de ingresos. Se debe adquirir la capacidad de crear, innovar y mercadear el producto de manera rápida.

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Definición Conocimiento del cliente: La organización

conoce al cliente de tal manera que puede prever las necesidades del mismo y responder en consecuencia. Se crea una dependencia de los productos y servicios.

Explotación de la Marca: la compañía enfoca sus esfuerzos por preservar el valor de sus marcas.

(Treacy y Wiersema "The Discipline of Market Leaders”)

Definición II Otros autores (Albrecht y

Zemke)establecen que sólo hay dos formas de obtener ventaja competitiva Hacer las cosas diferentes de otros, es

decir, obtener elementos diferenciadores para nuestros productos y servicios.

Hacer las cosas mejor que otros, mediante mejoras en los procesos actuales para reducir costos.

Tecnología y Ventaja competitiva

Según Clayton M. Christensen las tecnologías pueden ser de dos tipos acorde a su impacto en el entorno: Sostenibles y Disruptivas.

Sostenible es aquella que surge de la necesidad de optimización de los procesos productivos existentes. Las tecnologías sostenibles están primordialmente orientadas a la reducción del costo. Por ejemplo:CRM, ERP, SCM.

Tecnología y Ventaja competitiva

Disruptiva es la que surge de la innovación. Cuando no existe un requerimiento especifico o la solución de un problema determinado para su aparición. Una ventaja competitiva sostenible surge de la innovación constante del modelo de negocio de las empresas mediante la implementación de tecnologías disruptivas .Por ejemplo: Internet, las redes de comunicaciones inalámbricas, los organizadores personales.

Valor del Conocimiento El valor real de una organización se

obtiene mediante la suma de su: Capital intelectual o humano:

conocimientos, habilidades, experiencias de los empleados individuales de la organización.

Capital estructural: equipos, programas, bases de datos, estructura organizativa, relaciones con los clientes ...“todo lo que se queda en la oficina cuando los empleados se van a su casa”.

KM y ventaja competitiva

Auditoria de Información

Definición La auditoria de la información es un

paso previo a la implantación de un sistema KM y consiste en detectar, controlar y evaluar la información y los flujos de la misma que existen en una organización, así como el uso que se hace de ella y su adecuación a las necesidades del personal y a los objetivos de la organización.

Características Es un tipo de auditoria no financiera,

vinculada al control interno y el diagnóstico de la organización y aplicada a los recursos informativos de una organización.

Tiene carácter preventivo y corrector. Trata procesos sistemáticos y periódicos. Usa metodologías estandarizadas. La realiza un profesional independiente

que reporta a la alta dirección.

Fases Auditoria Análisis de la organización. Análisis del entorno informativo. Elección de los departamentos a auditar. Identificación y localización de recursos. Inventario de los recursos. Valoración de la utilidad de los recursos. Evaluación e informe.

Métodos AuditoríaEntrevistas personales.Cuestionarios.Mapas de información, documentales

o de conocimiento.

Ejemplo cuestionario de evaluación interna del libro“Auditoria de la Información”(UOC – Cristina Soy)

Mapas Tanto documentales como de

información o conocimiento, reflejanQué documentos/información hay en

la empresa.A qué función/nes corresponden.Quién es el responsable de los

mismos.Dónde y cómo se pueden localizar.

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MapasQué relación tienen con las normas

y procedimientos de la organización.

Cuáles tienen valor para el conocimiento de la empresa.

La política de retención (cuáles se deben preservar y cuáles eliminar).

Dificultades KM Artículo “¿Por qué nos cuesta tanto

compartir nuestros conocimientos? ¿Problema humano o tecnológico?” Mondragón Investigación en Gestiónhttp://www.mik.es/kube/GetDoc?DBName=dPortal&ShowPath=false&UniqueKeyValue=35368

Herramientas KM

Herramientas software KM Portales corporativos. Distribución de contenidos. Buscadores de información. Trabajo en grupo: Groupware. Formación: e-Learning. Descubrimiento de conocimiento en

BD: KDD.

Ventajas Portal corporativo Simplifica y unifica el acceso a la información,

las aplicaciones y el software. Centraliza los recursos de información dispersos

a lo largo de la organización. Ofrece posibilidades de autoservicio al

empleado. Permite ahorrar dinero en documentos, envíos … Agiliza la asignación de tareas y permite un

seguimiento exhaustivo de las mismas. Facilita la aplicación de políticas de calidad y

mejora en la gestión de procesos.

B2E, Business to life Artículo “¿Cómo te relacionas con tu

empresa?” iWorld, nº 48, enero 2002 http://www.idg.es/iworld/articulo.asp?id=132324

Ejemplo distribución de información Un sistema de asignación personalizada

de tareas e información a los empleados permite llevar un registro en base de datos de la actividad realizada en un proyecto concreto, o por uno de los empleados, etc ... El sistema, además, se integra con el correo electrónico, por lo que la persona asignada para una tarea recibe un aviso inmediatamente, así como cuando excede el la fecha límite para su realización.

Sindicación - RSS La sindicación de titulares (sindicación

de contenidos, sindicación RSS o, simplemente, RSS) se trata de de un sistema basado en un formato de archivos o artículos basado en XML que permite crear canales de publicación muy sencillos que pueden ser leídos por programas especiales (lectores de noticias o titulares) sin necesidad de acceder a la página Web.

Contenidos sindicados Artículo “Contenidos, ¿ser o no ser?”

Osiatis weblogs, julio 2004 Mario Villahttp://www.osiatis.es/weblogs/

index.php?/archives/4_Contenidos,_ser_o_no_ser.html

Gestión de contenidos Los sistemas de gestión de contenidos

(Content Management Systems o CMS) son un software que se utiliza principalmente para facilitar la gestión de webs, ya sea en Internet o en una intranet.

Los CMS pueden dividirse en cuatro categorías: creación de contenido, gestión de contenido, publicación y presentación.

Labores del CMS Inclusión de nuevas funcionalidades en la

web. Esta operación puede implicar la revisión de multitud de páginas y la generación del código que aporta las funcionalidades. El CMS facilita estos cambios.

Consistencia de la web. La consistencia en un web no quiere decir que todas las páginas sean iguales, sino que hay un orden visual. Un CMS lo consigue aplicando CSS (Cascading Style Sheets), hojas de estilo en cascada.

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Labores del CMS Mantenimiento de gran cantidad de

páginas. En una web con muchas páginas hace falta un sistema para distribuir los trabajos de creación, edición y mantenimiento con permisos de acceso a las diferentes áreas. También se tienen que gestionar los metadatos de cada documento, las versiones, la publicación y caducidad de páginas y los enlaces rotos.

(sigue)

Labores del CMS Reutilización de objetos o componentes.

Un CMS permite la recuperación y reutilización de páginas, documentos, y en general de cualquier objeto publicado o almacenado.

Control de acceso. Controlar el acceso no consiste simplemente al permitir la entrada al sitio web, sino que comporta gestionar los diferentes permisos a cada área aplicados a grupos o individuos.

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Labores del CMS Páginas interactivas. Las páginas estáticas

llegan al usuario exactamente como están almacenadas en el servidor web. En cambio, las páginas dinámicas no existen en el servidor tal como se reciben en los navegadores, sino que se generan según las peticiones de los usuarios. Para conseguir esta interacción, los CMS conectan con una BD que hace de repositorio central de todos los datos de la web.

(sigue)

Labores del CMS Cambios del aspecto de la web. Si no hay

una buena separación entre contenido y presentación, un cambio de diseño puede comportar la revisión de muchas páginas para su adaptación. Los CMS facilitan los cambios con la utilización, por ejemplo, del estándar CSS (Cascading Style Sheets u hojas de estilo en cascada) con lo que se consigue la independencia de presentación y contenido.

Ejemplo CMS - Mambo

Buscadores de Información Gestionar el conocimiento implica

disponer de buenas herramientas de búsqueda.

La información se obtendrá desde numerosas fuentes (Internet, Intranet, Aplicaciones Departamentales,…) y estará soportada por múltiples formatos (BDs, PDF, HTML, Word,…).

Ejemplo buscadores Google Search Appliance es un

dispositivo físico que indexa hasta 15 millones de documentos en una intranet. Los usuarios podrán realizar búsquedas en más de 220 formatos

de archivo distintos y en cualquier idioma pero sólo verán aquellos a los que tienen acceso.

Web Semántica La tecnología de la Web Semántica

pretende automatizar la búsqueda y convertir la información disponible en valor y soporte para la toma de decisiones.

A la información tradicional se le añaden metadatos que la contextualicen y faciliten su manejo.

Artículo “El futuro de la web” de M.A. Abian

http://www.javahispano.org/tutorials.item.action?id=55

El futuro de la web

Groupware Para ser considerado Groupware el

software debe cumplir al menos una de estas características: Compartir información de un mismo

repositorio proveniente de distintos orígenes.

Dar soporte a la colaboración y coordinación de las tareas de un grupo de trabajo.

Herramientas Groupware Herramientas de comunicación asíncrona:

correo electrónico, correo voz, publicación en web, foros ...

De conferencia o comunicación síncrona: presentación compartida, conferencias de vídeo, voz y datos, chat o mensajería instantánea …

De gestión colaborativa o en grupo: calendarios y agendas electrónicas compartidas, sistemas de gestión de proyectos y de control de flujo de actividad …

e-Learning El “aprendizaje electrónico” incluye

una amplia gama de aplicaciones y procesos, tales como aprendizaje basado en la red, en el ordenador, aulas virtuales o cooperación digital. Incluye la entrega de contenidos vía Internet, Extranet, Intranet, LAN/WAN, audio y vídeo, satélites, televisión interactiva y CD-ROM.

Plataformas e-Learning Los sistemas de gestión de la formación

(LCMS) son servidores software basados en Internet que Gestionan los contenidos y los usuarios de

los mismos Dan seguimiento al trabajo de los usuarios Despliegan y actualizan la información Informan y evalúan el grado de interacción

entre el alumno, el contenido y el tutor

e-Learning UPV/EHU http://campusvirtual.ehu.es http://pulsar.ehu.es http://autore2005.ehu.es/1_3c.htm

KDD “El descubrimiento de conocimiento

en bases de datos (KDD) es un proceso no trivial de identificación de patrones válidos, novedosos, potencialmente útiles y deseablemente entendibles a partir de datos”.

(Morales)

KDD Hasta que no se realice una acción,

no se documente y se reutilice en la toma de decisiones no podremos decir que la búsqueda de conocimiento a dado frutos.