Tema 8 DIRECTORS
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RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO
Judit Ramos Pujol
Curso de Directores. INTEC 2013
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BLOQUE IV. LA NEGOCIACIÓN Y LA NEGOCIACIÓN Y LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Judit Ramos Pujol
Curso de Directores. INTEC 2013
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UNIDAD 8LAS REUNIONES DE TRABAJOJudit Ramos Pujol
Curso de Directores. INTEC 2013
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1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Definición
En el ámbito del trabajo, es una congregación de personas…
Con:
� con fin determinado,
� con perfil profesional
Para:
� tomar decisiones,
� Recibir o dar informacion,
� formarse
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1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Factores
Factores que influyen en las reuniones
PERSONAS
Participantes e TIEMPO
disponibleParticipantes e
relación entre ellasdisponible
El éxito de la reunión depende de la participación o no de los convocados.Si no vienen, no se cumplen los objetivos de la reunión.Si no les interesa, no vienen � partir de sus intereses
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1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Razones
Mejorar las relaciones
Tomar decisiones
Resolver problemas (ej. Rumores)
Comunicar información
Conseguir un objetivo concreto
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1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Características
2 o mas personas
Pasos: preparación, motivación,…
Tiempo y lugar
Tema común
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2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. Los asistentes.
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2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. Tiempo.
� TIEMPO� Depende de:
� Nº asistentes
� Objetivos
� Moderador reconduce las intervenciones al orden del � Moderador reconduce las intervenciones al orden del dia de la reunión.
� En que momento convocarla? Cuando menos perturbe el ritmo de trabajo.
� Evitar reuniones largas: cansansio, desmotivación,…
� Mejor partirla en varias sesiones si vemos que se alarga
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2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. Tema y finalidad
� ORDEN DEL DIA: asuntos a tratar
vs.
� FINALIDAD: que queremos conseguir con la reunion? Que objetivos? Tenerlos claros de reunion? Que objetivos? Tenerlos claros de antemano.
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2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. El lugar
� EL LUGAR
� Que no sea muy lejos
� Que se esté cómodo
� Puede ser un espacio virtual. Videoconferencias, � Puede ser un espacio virtual. Videoconferencias, chat,…
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3. LA EFICACIA DE LA REUNIÓN
La eficacia se mide según el consenso y la operatividad.
Una reunión es eficaz si:
� es necesario hacerla: todos tenemos mucho trabajo
� esta bien preparada: no llegar con las manos en el � esta bien preparada: no llegar con las manos en el bolsillo, haber preparado la reunión y los participantes, venir con propuestas,…
� contiene un plan de actuación: recoger los consensos y hacer un seguimiento de las decisiones tomadas.
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4. TIPOLOGIA DE LAS REUNIONES
1. FINALIDAD U OBJETIVOS
2. NUMERO DE OBJETIVOS
3. CONTENIDO O TEMÁTICA
4. FRECUENCIA
CRITERIOS
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4. TIPOLOGIA DE LAS REUNIONES
• Transmitir información
• Resolver dudasINFORMATIVAS
4.1 clasificación según los objetivos:
• Estudiar problemas del equipo de trabajo
• Propuestas y alternativas de mejora
CONSULTIVO-DELIVERATIVAS
FORMATIVAS
• Tomar decisiones sobre algun asunto
• Previa reunión consultiva-deliberativaDECISORIAS
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4. TIPOLOGIA DE LAS REUNIONES
• 3-7
• Alta participación, implicación y col·laboración
DE GRUPO PEQUEÑO
4.2 clasificación según el número de participantes:
+
• 8-20
• Informativas, consultivas y deliberativas o formativas
DE GRUPO MEDIANO
• 20-40
• Informativas, aprobar o desaprobar decisiones
DE GRAN GRUPO
• + 40
• Informativas, sobre el convenio, …ASAMBLEA -p
art
icip
aci
ón
-
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4. TIPOLOGIA DE LAS REUNIONES
DE INFORMACIÓN DESCENDENTE, ASCENDENTE U
HORIZONTAL
4.3 clasificación según el contenido o temática:
HORIZONTAL
PRIVADAS O PÚBLICAS
FORMALES O INFORMALES
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4. TIPOLOGIA DE LAS REUNIONES
PERIÓDICAS
4.4 clasificación según la frecuencia
PERIÓDICAS
• Varias sesiones durante un tiempo determinado
DE DURACIÓN DETERMINADA
ESPORÁDICAS O PUNTUALES
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4. TIPOLOGIA DE LAS REUNIONES
4.4 clasificación según otros criterios.
A veces se hacen reuniones por otros motivos. EJEMPLOS:EJEMPLOS:� Para crear un equipo de trabajo� en el cambio de turno, para coordinarse� eventos corporativos: presentación de nuevos productos, congresos, cursos,…
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5. CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN:
� LOS ASISTENTES
Es importante conocer o tener en cuenta como son las personas que van a acudir a la reunión:1. Estructurar la reunión2. Diseñar las técnicas de moderación y organizaciónDiseñar las técnicas de moderación y organización3. Creación de equipos de trabajo homogéneos4. Previsión de participantes conflictivosPodemos encontrarnos con actitudes diferentes:Actitud participativaActitud pasivaActitud negativa
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5. CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN:
� EL MODERADOR
1. Maneja la dinámica grupal:
� Motiva para que participen
� Frena a los dominantes y estimula a los pasivos� Frena a los dominantes y estimula a los pasivos
� Esta atento a las tensiones os problemas y conflictos
� Debe ser neutral o imparcial
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5. CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN:
� EL MODERADOR
2. Organiza la reunión:
� Prepara lugar, material, horarios, actas
� Establece normas para la reunión� Establece normas para la reunión
� Metodología y herramientas de trabajo
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5. CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN:
� EL MODERADOR
3. En cuanto a las técnicas y herramientas de
trabajo… las explica y apoya su aplicación.
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5. CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN:
� EL MODERADOR
4. Para estructurar la reunión debe:
� Tiene una distancia del grupo que le permite ver la dinámica de la discusión, resumir después de cada dinámica de la discusión, resumir después de cada etapa, elaborar conclusiones (como en la escucha activa)
� Orientar o reorientar la temática
� Elaborar planes de acción y su seguimiento
� Aclarar confusiones.
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6. FASES DE UNA REUNIÓN
PLANIFICACIÓN
• Es necesaria?
• Que objetivos queremos conseguir?
•Objetivos mínimos, aceptables,
PREPARACIÓN
• Escribir el orden
del día. se envía
con antelación
•Preparar el lugar
REUNIÓN
•Moderador
•Cumplir el horario
•Lectura del orden
del día
SEGUIMIENTO
•Organizar las
ideas y acuerdos
•Poner en práctica
los acuerdosaceptables, óptimos
• Es la mejor forma convocar una reunión?
• Preparar el orden del dia
•Comunicación a los asistentes
•Elegir las personas
•Determinar el tiempo
•Dinámicas de grupo
,duración, horario
•Documentación
•Presentación de
participantes
•Tratar los temas
•Tomar nota de
cosas nuevas
•Conclusiones
•Puntualidad al
terminar
•Valoración por
parte de los
organizadores
•Comunicar a los
asistentes los el
desarrollo y
resultado de la
aplicación de los
acuerdos.
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7. PAUTAS Y TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN
� PAUTAS:
� Definir el objetivo u objetivos
� Seleccionar a los participantes
� Elegir fecha y lugar adecuado� Elegir fecha y lugar adecuado
� Contenidos
� Métodos de discusión
� Logística adecuada: materiales y documentación
� Razones para fracasar
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7. PAUTAS Y TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN
� TÉCNICAS PARA MANEJAR UN GRUPO
PREGUNTAS
Abiertas, cerradas, sugestivas, manipuladoras
Reglas de convivenciaNormas (levantar la mano)
sugestivas, manipuladoras
Manejo de situaciones
conflictivasMalentendidosFrustraciones…Hacer preguntasHablar con los conflictivosIgnorarNunca descalificar
Técnicas de visualización
Pizarra, papeles,
proyectores, …
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8. SITUACIONES QUE DIFICULTAN LAS REUNIONES DE TRABAJO
� La falta de compromiso de los asistentes
� Actitud poco colaboradora de los participantes� Actitud poco colaboradora de los participantes
� No seguir el orden del dia
� Larga duración
� No implantar lo acordado