TEMA_1 protocolo

8/20/2019 TEMA_1 protocolo

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Técnicas de Organización de Actos II

Tema 1: La planificación de un acto


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TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS - Tema 1 1

Introducción

Actos hay en todas las esferas de la sociedad, en instituciones públicas, empresasprivadas, asociaciones, colegios profesionales, ONGs, etc. Y dichos eventosconstituyen hoy día una actividad primordial dentro de la política de comunicación yrelaciones institucionales de entidades y empresas.

Los actos son, por tanto, un producto más que la institución organizadora ha deelaborar con esmero para que anfitriones e invitados encuentren agradable suconsumo. Para ello será necesario elaborar un producto competitivo y de calidad. Es

por esto que un buen organizador de actos debe conocer y manejar las herramientasdel protocolo y de las relaciones institucionales a la perfección, como garantía parael éxito de todos los eventos que gestione. Desde el programa del acto, pasando porlas invitaciones, la recepción o la despedida, todos los elementos requieren serintegrados mediante una adecuada gestión y planificación.

Salón de Actos. Excelentísima Diputación de Granada


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Tema 1. La planificación de un acto

Para realizar con éxito cualquier tipo de evento es necesario planificarlodebidamente. La planificación de un evento, por muy pequeño que sea, es una tareaardua1 que ha de hacerse de manera exhaustiva. Puede definirse como un inventariode todas las necesidades, programas, objetivos y recursos disponibles para surealización:

- Definir los objetivos.- Determinar el comité de planificación y el papel del coordinador.- Fijar la fecha y el lugar de celebración.

- Planificar con sumo cuidado el recurso tiempo, pues el evento debe estar listo

para la fecha prevista.- Decidir tipo, formato, contenido y duración del evento.- Relacionar los invitados y/o público beneficiario, así como la asistencia

prevista.- Establecer el programa o programación a seguir para alcanzar los objetivos

del evento.- Calcular el presupuesto (gastos en decoración, música, comida, bebida,

catering, etc.).- Analizar cómo se va a financiar (recursos propios, donativos, venta de

entradas, merchandising, etc.).

- Etc.

La planificación constituye un proceso que exige un esfuerzo coordinado. Se debecrear un equipo o Comité Organizador que, junto a su responsable principal, será elencargado de llevar a cabo la planificación y la organización del evento y deberáestar integrado por personas con talento organizativo, comunicativo, directivo yhumanístico; actitud creativa y pro-activa, acostumbradas a trabajar en equipo y conhabilidades para negociar.

La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes

que intervienen en la realización de un evento. Permite reducir la incertidumbre yayuda a dar respuestas ante situaciones que se presenten y puedan atentar contra eléxito del evento: anticipar los posibles problemas por resolver y sus soluciones yevitar imprevistos o problemas en el desarrollo del evento. De esta manera,aumentan las posibilidades de tener resultados positivos, anticipando los posiblescambios, considerando el impacto de los mismos y desarrollando las respuestasadecuadas. Asimismo, una adecuada planificación permite reducir las actividadesantieconómicas, como los costos excesivamente altos, algo que desafortunadamente

1 Según Cotterel, se necesitarán unas 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos

o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de

duración para 200 personas.


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muchas veces ocurre en aquellas cuestiones que se dejan para última hora. Además,posibilita un mayor control.

Queda claro, pues, que la planificación aumenta las posibilidades de tener resultadospositivos. Es más, se puede afirmar sin exagerar que sin planificación es casiimposible que el evento tenga éxito.

Diagrama de flujo: La planificación del evento y sus fases

Previamente a la planificación, se ha de tener en cuenta la legislación que rodea eltipo de evento que se va a producir. Ejemplos: DECRETO 165/2003, de 17 de junio,por el que se aprueba el Reglamento de Inspección, Control y Régimen Sancionadorde Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas de Andalucía. LEY 13/1999, de 15de diciembre, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas de Andalucía.

Fijación de aspectos básicos


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A la hora de planificar un evento hay que comenzar por conocer en profundidadvarias cuestiones, todas relacionadas entre sí, que han de estar muy claras paratodos los implicados, tales como:

- Qué objetivos se pretenden conseguir.- Qué tipo de evento quiere realizar la empresa solicitante de este servicio.- A quién va a ir dirigido el evento.

Objetivos

Se debe empezar averiguando cuáles son los objetivos que la empresa quiere lograrcon el evento en cuestión, cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar elevento, que debe estar muy clara al emprender su planificación. Muchos eventosfracasan debido a unos objetivos mal definidos.

En este sentido, la empresa debe manifestar la estrategia de comunicación quedesea adoptar, con la finalidad de contribuir al éxito del evento. Con la actualsituación económica, las empresas gastan con más cautela. Las reuniones, lasconferencias, congresos, presentaciones de productos y otros eventos ya no sonacontecimientos aislados, sino que forman parte de la estrategia global de laempresa y se utilizan como herramienta para alcanzar objetivos corporativos. Comoorganizador de eventos, es imprescindible tener unos buenos conocimientos delnegocio de la empresa que solicita este servicio, de sus clientes y del sector en elque trabajan, para así convertirse en un socio estratégico de la empresa y no sólo enun organizador de eventos perfectos.

Duración, estilo, contenido y formato

Una vez delimitados los objetivos, se consulta a la empresa sobre lo que pretendehacer para lograr su propósito. La duración, el estilo y el contenido del evento giranalrededor de esta consideración.

En primer lugar, se debe establecer la duración del acontecimiento. Respecto a suestilo, hay que definir si se trata de un evento:

-

¿Formal o informal?- ¿De gran envergadura o micro evento?- ¿En un espacio abierto o cerrado?- ¿Según la situación geográfica: en la ciudad o en el campo?- ¿Según la temática: social, deportivo, popular, religioso, cultural,

empresarial...?- Etc.

También es necesario disponer de antemano y en líneas generales, del contenido delevento. Dentro de las distintas posibilidades, se debe elegir el tipo de evento másconveniente para el mensaje que el cliente desea transmitir, el que mejor se adapte

al público beneficiario y que, además, se adecue al presupuesto disponible. La lista


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es interminable: eventos empresariales, congresos, cursos, viajes de incentivos,conferencias, lanzamientos de productos, ferias de muestras…

Público objetivo

A continuación, es necesario informarse sobre el público asistente al evento, conocersus necesidades reales. Se deben identificar con precisión los concurrentes, suscaracterísticas, estatus, etc. Lo cual implica un análisis minucioso de sus gustos,necesidades, inquietudes e intereses por el evento. Además hay que decidir si se va ainvitar a relatores y/o personalidades. Con toda esta información se realiza unaestimación del número previsto de asistentes. Si no hay estadísticas disponibles deexperiencias anteriores, se pueden llevar a cabo investigaciones sobre el mercado,encuestas, etc. No se puede olvidar, dentro de este apartado, a la competencia, lospatrocinadores y los líderes de opinión, prensa y crítica especializada.

La mayoría de los eventos públicos se hacen para obtener la máxima difusión en lasociedad. Por lo tanto, tenemos que atraer a los medios de comunicación y una vezconseguido, seducirles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamentelos objetivos y los mensajes. Para ello, tenemos que diseñar nuestro acto teniendo encuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los medios: prensaescrita, fotógrafos, radios, televisiones. Cada uno tiene sus propias exigencias y loque puede ser bueno para televisión tal vez no lo sea tanto para la radio o viceversa.

Todo el evento tiene que interesar a los medios, buscando, eso sí, que el máximointerés se concentre, desde el punto de vista gráfico, en aquello que mejor recoja los

objetivos y mensajes del evento. El equipo organizador ha de resolver los lugaresdesde los que trabajen los profesionales de los medios de comunicación, ofreciendoenfoques interesantes y diferentes, permitiendo el acceso a cada una de las fases delevento que sean públicas y procurando transmitir en todo momento ese afecto quelos periodistas y fotógrafos saben detectar con facilidad cuando se les tiene encuenta.

También es necesario tener en cuenta la asistencia de público con minusvalías, paracontemplar los accesos, ubicaciones especiales, etc. Si el número de personasasistentes es muy elevado habrá que facilitar el máximo espacio de aparcamiento

posible.

Planificación inicial y presupuesto

Con la información recopilada en esta primera aproximación al evento, sobreobjetivos, contenido, duración, estilo y formato del evento, público destinatario yasistencia prevista, se realiza una planificación preliminar de lo que puede suponerla organización del evento, se presupuesta y se justifica debidamente.

Con respecto al presupuesto, hay que dejar claro que no es sólo una simple hoja decálculo, sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión,

incluyendo una lista de gastos previstos y fuentes de ingresos. Al abordar las metaseconómicas, los clientes han de decidir si quieren generar ganancias, cubrir los


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gastos (punto de equilibrio) o sostener pérdidas. En muchos casos, el organizador deeventos se verá obligado a trabajar con un presupuesto fijo. El presupuestoelaborado debe ser lo más fiel posible a la realidad y, de ser posible, basado en lasestadísticas de experiencias anteriores. Es muy importante incluir en el presupuestoun 10%- 20% para imprevistos.

Tanto la planificación inicial o anteproyecto como el presupuesto deben seraprobados por la alta dirección de la empresa que solicitó este servicio, antes depoder comenzar a trabajar en su materialización.

Programación

Siguiendo la línea de lo expuesto en la fase anterior, se detalla el programa del evento.

Timing general del evento

A continuación, se ordenan todas las actividades planificadas en coordenadas acción-tiempo, es decir, se realiza una valoración del tiempo que se va a emplear para cadaactividad propuesta, además de organizar el tiempo libre y añadir un margen deseguridad.

Cronograma de ejecución del primer día del 3º Congreso Internacional de Gestión de Eventos(6, 7 y 8 de Octubre del 2010 León, Guanajuato, México)


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Es imprescindible para la realización de cualquier evento tener bien armada la hojade ruta o timing. Este cronograma de ejecución indica con exactitud y muchosdetalles todo lo que sucederá durante el evento y el orden en el que se realizará.

Organización técnica

En esta fase se establecen los principales puntos para organizar el evento.

Listado de necesidades

Una vez diseñado el programa, se procede a su análisis pormenorizado, elaborandoun listado de necesidades en función de su contenido, empleando como base laplanificación inicial realizada. Su objetivo es averiguar qué recursos se necesitan(evaluar las necesidades de personal, material, medios logísticos, instalaciones,

etc.), y comprobar de cuáles se dispone.

Entre las necesidades más habituales se pueden encontrar:

- Limpieza- Adaptaciones para asistentes- Personal- Ornamentación- Rueda de prensa- Muebles- Regalos

- Invitaciones- Azafatas- Secretario/a- Notas de prensa- Traductores- Fotografía- Carteles, trípticos- Señalización- Vídeo- Autoridades

- Iluminación- Audiovisuales- Documentación- Mantenimiento- Transporte- Publicidad en radio/TV/prensa escrita- Megafonía- Chóferes- Catering- Identificaciones- Camareros/as

- Imprenta- Hoteles


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- Comunicación/prensa- Material vario- Otros

Fecha de celebración

A la hora de escoger la fecha, la empresa debe tener en cuenta ciertos factores quepueden hacer fracasar el evento y que deben controlarse:

- Verificar si hay otro evento similar que se lleve a cabo durante el mismoperíodo de realización y que pueda incluir los mismos asistentes.

- Valorar los distintos días de la semana, teniendo en cuenta las agendas de losparticipantes y de los medios de comunicación.

- Comprobar si hay días festivos alrededor de la fecha del evento, puesto que

los asistentes pueden tener planes anticipados para aquellos días.- En la fecha escogida, otros eventos se realizarán en el mismo día, por lo que

conviene efectuar las reservas necesarias.- Tener en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones

escolares y las condiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estosfactores pueden influir negativamente en la asistencia.

Además de esto, es necesario fijar fechas alternativas, por lo menos al principio de laorganización. Tener flexibilidad en las fechas de celebración, si el presupuesto esajustado, permite negociar tarifas más económicas para el alojamiento, billetes deavión, comidas, salas de reunión o lugares de celebración.

Lugar de celebración

El lugar donde se realizará el evento es una de las claves para su éxito. Paraseleccionar acertadamente la ubicación donde realizarlo, se tienen en cuenta varioselementos clave como: tamaño, localización, accesibilidad, instalaciones para larealización de actividades, pernoctaciones, etc.

Los lugares alternativos son cada vez más solicitados, tales como museos, edificioshistóricos, jardines botánicos, teatros, haciendas, yates, etc. Con respecto a lugares

de celebración más innovadores, muy de moda, hay cada vez más margen para laoriginalidad, pero se aconseja mesura.

La decisión de dónde celebrar el evento es posible que la tome unilateralmente laalta dirección, que puede ser conciso (por ejemplo, un hotel con encanto en laAlpujarra), o no tan conciso (cualquier lugar de celebración dentro de un radio de 35kilómetros de Granada), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre ycuando sea original y no sea muy caro”. Incluso si a los organizadores del evento seles impone un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que serpoco imaginativo.

En cualquier caso, con la finalidad de ayudar a la alta dirección a tomar la decisiónadecuada, se debe realizar una selección de lugares de celebración potenciales,


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subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos y realizando (si esposible) una visita de inspección, sobre todo en el caso de eventos de granenvergadura o resonancia.

Las características fundamentales que debe poseer el lugar elegido son:

- Adecuación en función de la naturaleza del evento: El lugar de celebracióndebe ser apropiado tanto para el tipo de evento que se está organizando,como para el perfil medio del público destinatario. El programa diseñadoindicará el tipo de local necesario, permitiendo conocer las instalacionesrequeridas y ayudando a delimitar sus características específicas.

- Cómodo.- Dimensiones necesarias: El número de asistentes y las actividades previstas

son los puntos clave para determinar las dimensiones que debe tener el local.

- Aspectos técnicos: Dependiendo de los requisitos técnicos del evento

(métodos audiovisuales, nuevas tecnologías, etc.) habrá que tener muy encuenta las características del local (sonido, iluminación, equipamiento,...).

De igual forma que con las fechas, es necesario considerar varios emplazamientosalternativos. Si se trata de un evento corto o de un sólo día, es recomendable elegirun lugar de celebración accesible, cerca de donde viva o trabaje la mayoría de losasistentes, aunque hoy en día esta recomendación se puede pasar por alto gracias amejores enlaces por carretera y ferrocarril y a la proliferación de vuelos de bajocoste. En cualquier caso, se debe ser realista: es más sencillo transportar a unnúmero elevado de personas de diferentes países a un centro de convenciones a

media hora por carretera de un aeropuerto internacional, que a un lugar aislado ,máxime si los participantes vienen en vuelos intercontinentales, con jet lag y conpocas ganas de emprender un largo viaje en coche, autobús o tren.

Personal

En función de las necesidades previamente detectadas, se calcula el númeronecesario de trabajadores para el evento y si se va a utilizar personal propio o ajeno.Entre el personal habitualmente requerido pueden encontrarse: azafatos/as, guíasoficiales, acompañantes, recepcionistas, técnicos/as, intérpretes o servicios afines,

personal de seguridad y médico, decoradores y otros.

Una vez dispuesto el equipo humano, se definen sus funciones según su experiencia,responsabilidad y autoridad, se establece una estructura jerárquica y se designa a losresponsables.

Restauración

Al planificar las necesidades de servicio de comidas, se tienen en cuenta además desu tipo (brunch, coffee break, comida buffet, desayuno, cenas, etc.), el momento ylugar donde servirlas, que encajen en el programa y que no se pierda mucho tiempo.


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Si el acontecimiento va a reunir a personas de diversas procedencias, hay que tenermuy en cuenta que algunos asistentes, por razones médicas o religiosas, no puedencomer determinado tipo de comida y, por esto, deben ofrecerse menús especiales yvariados para todo el público.

Alojamiento

En el caso de que el evento sea de varios días de duración, se especifica el númerode personas que requieren alojamiento y se reserva el número de habitacionespertinente y las pernoctaciones que se realicen, así como el régimen deseado (si esel caso).

Otros

- Anunciar el evento con la debida antelación, a través de invitaciones,

internet, programas, material escrito, mailing específico, medios decomunicación (prensa, cuñas radiofónicas, etc.).

- Servicio de transporte: se realizan las reservas y alquileres oportunos (deautos, viajes de ida y vuelta con las compañías aéreas, viajes nocturnos,tiempo libre...).

- Seguridad: se protege el material de valor y se tiene en cuenta que loseventos de envergadura, o aquellos en los que participen personalidades,exigen medidas de seguridad específicas.

- Seguro: se estudian todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo decobertura del seguro se va a necesitar, además de responsabilidad civil.

- Instalaciones adicionales: se provee de aquellas instalaciones

complementarias que el evento necesite.

Check-list de planificación

A la hora de planificar un evento es conveniente y recomendable seguir un esquemacon el fin de que nada quede en el aire. A este guión se le llama Check-list dePlanificación, que deberá confeccionar cada profesional. En realidad no es más queun listado de tareas para evitar olvidos. A continuación, se proponen tres modeloscompuestos por una serie de puntos, que se recomienda personalizar (agrupando odividiendo, añadiendo o quitando información según se estime oportuno),

adaptándolos al evento en cuestión y convirtiéndolo en propio.

Modelo 1

1. Creación de la Unidad organizadora o Comité de planificación.

2. Con antelación suficiente:

a. Fijar fechas de celebración.b. Elección de la sede.c. Posible petición de permisos oficiales.

d. Confección de listados.e. Presidencia y comité de honor.


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f. Convocatorias y logotipos.g. Instalaciones y servicios necesarios.h. Elección de obsequios y regalos.i. Elección de proveedores.

3. Realización de un proyecto.

a. Introducción: finalidad del evento, filosofía, imagen,…b. Descripción técnica: lugar, fechas, descripción propiamente dicha,…c. Protocolo del evento: previsión de invitados, recepción, presidencia,

ordenamiento,…d. Documentación: oficial e interna.e. Medios humanos.f. Medios materiales.

g. Medios económicos.

4. Descripción técnica del evento.

a. Tipo de evento y filosofía: objetivos, público destinatario.b. Local o lugar.

- Climatología.- Capacidad física.- Adecuación.- Servicios.

5. Protocolo del evento.

a. Anfitrión y tipo de presidencia, comités de honor.b. Invitados.

- Selección.- Listados.- Invitaciones.- Indumentaria.

c. Ordenación – precedencias.

6. Medios humanos

a. Personal de servicio.b. Azafatas.c. Otros.

7. Medios materiales

a. Alojamientos.b. Transportes.

- Viajes.

- Caravanas.- Incidencias.


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- Servicios.- Aparcamientos.

c. Seguridad.- Interior.- Exterior.- Listados.- Credenciales.- Gestión del tráfico.

d. Otras necesidades logísticas.- Tiempos.- Espacios.- Planes.- Itinerarios.- Ornamentación.

- Utillajes, etc.

e. Medios informáticos.- Proyectores.- Pcs o portátiles.- Impresoras.

f. Comunicaciones.- Teléfonos.- Líneas asdl.- Faxes.- Refuerzo antenas.

g. Audio/video.

- Micrófonos y altavoces.- Sistemas de sonido.- Mesas de distribución.- Televisores.- Circuito cerrado tv.- Video.- Señalética.- Planos.- Organigramas.- Rótulos.-

Banderas.h. Publicidad y propaganda.i. Documentación y material de oficina.

8. Localizaciones

a. Vestíbulos y guardarropas.b. Puntos de información.c. Puntos de acreditaciones.d. Despachos de secretaría.e. Salas de trabajo y de conferencias.

f. Salas para recepciones.g. Salones para otros actos.


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h. Despachos para autoridades.i. Salas para prensa.j. Aparcamientos.

Modelo 2: Modelo Académico

1. Empresa o institución solicitante del servicio

Como organizador de eventos, es imprescindible tener unos buenos conocimientosdel negocio de la empresa que solicita este servicio, de sus clientes y del sector en elque trabajan para así convertirse en un socio estratégico de la empresa y no sólo enun organizador de eventos perfectos.

2. Fijación de aspectos básicos

¿Qué tipo de evento estamos organizando?

Lo primero es estudiar la filosofía y objetivos del evento, para ello responderemos auna serie de preguntas:

- ¿Qué queremos celebrar?- ¿Cuál es la auténtica razón para organizar el evento?- ¿Qué pretendemos con ello?- ¿A quién nos dirigimos?- ¿Qué beneficio obtendremos?

- ¿Es realmente necesario?- ¿Hay otra manera más eficaz de llegar al target?

Todo esto ha de estar muy claro antes de emprender la planificación. Son muchos loseventos que fracasan debido a unos objetivos mal definidos. Este análisis es la raízdel modelo que vamos a seguir, pues a partir de aquí podremos decidir el resto devariables que conformarán el acto (lugar, fecha, invitados, invitaciones, diseño,…)

3. Planificación inicial o modelo previo del evento

Se trata de hacer un modelo para establecer algunos de los puntos más importantes,como por ejemplo:

- Duración: depende del tipo de evento, de si hay comida o no, de si es de pie osentado,…

- Estructura del evento:- Posibilidades físicas: infraestructuras, salas disponibles,…- Desplazamientos de invitados, etc.

4. Lista de invitados


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En este punto seleccionaremos a los invitados teniendo en cuenta el tipo de evento,el lugar donde se celebra, la filosofía de nuestro evento, las relaciones de nuestraempresa/institución y la “foto” que pretendemos conseguir, entre otros factores.

5. Lugar del evento

Su elección se realiza antes o después del paso anterior, dependiendo de si el sitioviene impuesto o no. La determinación del lugar se puede hacer atendiendo amuchos elementos (número de invitados, acceso, simbolismo,…), puede ser muyimportante para los resultados de comunicación institucional o corporativa.

Aspectos importantes a tener en cuenta:

- Cuando el evento tenga lugar en el interior de un centro o recinto, es

primordial contar con la capacidad del mismo, seguridad, servicios,etc.

- Si el evento se desarrolla en el exterior, se tendrá en cuentaprincipalmente el clima.

- Habilitación de despachos y salas próximas al recinto para uso deautoridades, invitados importantes o medios de comunicación.

- Aparcamiento próximo al recinto (servicio de aparcacoches), serviciosde seguridad, megafonía e iluminación adecuada, sobre todo si el

evento es en el exterior.

- Si el evento se celebra en un lugar lejano a la residencia de losinvitados se pondrán a disposición de los mismos medios de transporte,en la medida de nuestras posibilidades.

6. Fecha y hora del evento

Estudiamos a ser posible incluso el tiempo; muy importante, evitar coincidencias conotros eventos relevantes (fútbol, actos importantes, fiestas…), etc.

7. Invitaciones. Fecha de salida de la invitación

El tiempo de salida de las invitaciones dependerá del tipo de receptor que tenga, demanera que para:

- Invitaciones generales será de 10 días.- Invitaciones a autoridades locales será de 1 mes.- Invitaciones a autoridades autonómicas será de 2 meses.- Invitaciones a casa real 1 a 1 1/2 año.- Invitaciones a presidencia del gobierno 1 año.

- Invitaciones a eventos internacionales 2 años.


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8. Fecha convocatoria del evento

Hay que decidir la fecha en la que se va a anunciar el evento, que se hará con ladebida antelación.

9. Personalidades, y participantes significativos

La asistencia de V.I.P. es muy importante para muchos tipos de eventos. Hay quetener en cuenta en las invitaciones específicas, seguridad…

10. Protocolo del evento

Precedencias, ordenación de invitados, etc.

11. Medios de comunicación

Dentro de un esquema de comunicación institucional o corporativa constituyen unelemento primordial, pues parte de los invitados del evento son los espectadores quenos puedan seguir a través de los medios, por lo que es necesario planificar suparticipación en múltiples aspectos:

- Ruedas de prensas previas o posteriores.- Envío de notas de prensa o convocatorias.- Medios que van a ser convocados y su ubicación en el evento.- Información a los medios sobre el evento, los actores, la institución o

empresa,… recogida en un dossier.- Recopilación de las apariciones del evento en medios, para incluir en

la memoria final.

A los medios se les convoca para que cubran nuestro acto, no se les invita. Se lesinvita sólo si nos interesan como grupo social, y en tal caso, lo recomendable es quese invite a los directores de los medios.

12. Asesoramiento a la presidencia y participantes

13. Imprenta y cartelería

Se refiere este punto a los impresos específicos para el evento. Entre ellos:

- Tarjetas de visita.- Saluda.- Papel Timbrado.- Tarjetones.- Tickets de entrada.- Murales.- Carteles.

- Paneles.- Fotocol.


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- Papelería en general, minutas.- Programa completo.- Programa de bolsillo.- Cronograma…

14. Medios logísticos

Necesidades de mobiliario, instalaciones eléctricas o de comunicaciones ordenadoresen red, sonido, pantallas de leds, pantallas holográficas, elementos decorativos,símbolos del organismo, medios para discapacitados (acceso, traductorsordomudos,…).

15. Otros medios

Ornamentación, flores, banderas, obsequios,…

16. Medios humanos

Personas que van a hacer posible que el evento fluya con normalidad: auxiliares deprotocolo, azafatas, limpieza, telefonistas, conductores, técnicos,…

17. Restauración

Se ha de prever: asistentes, servicio, clima, elaboración de menú adecuado (edad,religión, alergias, gustos,…), detalles florales, etc.

- Aperitivo o buffet:- Buffet: 14:00 – 16:00 horas y 21:30 en adelante (da de comer o de cenar).- Buffet: tantas sillas como invitados y mesas suficientes para todos.- Aperitivo: hay más libertad de movimiento, y por tanto mejor desde el punto

de vista de las relaciones sociales, no se debe ofertar comida que manche oque haya que mantener en las manos.

- Buffet: 60-90 minutos.- Aperitivo: 30-60 minutos.

18. Proveedores

Determinar los criterios de selección, elaborar una base de datos con lascaracterísticas de los proveedores sacando la mejor relación calidad-precio y sobretodo hay que tener claro qué se requiere antes de hablar con ellos. Tenerproveedores de confianza es fundamental.

19. Presupuesto

El presupuesto se tratará con detenimiento en el tema dos del módulo.

20. Ensayo/s


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El ensayo es el resultado de los puntos anteriores. Es en este momento cuando seestá preparado para realizar un ensayo general, recreando paso a paso lo que va asuceder. Se centra únicamente en los movimientos principales. Es el momento decomprobar luz, sonido, sillas, ornamentos, medimos viabilidad y tiempos, nada sepuede dejarse al azar.

21. Confirmaciones

Cuando se solicite confirmación es conveniente especificar una fecha límite y unteléfono donde efectuarla. Lo habitual es que esta confirmación se fije entre tres ycuatro días antes del evento.

La fórmula que se utiliza es: “Se ruega confirmación (o S.R.C.), al número deteléfono…………. antes de la fecha …………..” Esta frase se suele ubicar en una de las

esquinas inferiores de la invitación.

¿Cuándo se pide confirmación?

- Sillas para sentarse (con el fin de que no sobren en exceso o falten).- Regalos para los invitados (para encargar los necesarios).- Capacidad de la sala.- Si hay una comida para encargar el menú preciso o poner el número de

cubiertos exacto.- Para información previa a los medios de comunicación, si procediera.- Por la asistencia al evento de prestigiosos personajes de ámbito nacional o

internacional que deben estar informados.- Por cuestiones de protocolo y seguridad.- Sólo se utiliza cuando esté justificado.

22. Atención a personalidades y resto de invitados

Personas que puedan necesitar gestiones de última hora (billete de avión, hotel,…),una comida especial,…

23. Ejecución y desarrollo del evento.

Hay que estar muy pendiente, estando en todo. Tendremos muy en cuenta:puntualidad, vestimenta adecuada, duración de los discursos, zona para los mediosde comunicación, etc.

24. Finalización del evento

25. Agradecimientos

Se agradece mediante una carta o un obsequio a colaboradores, patrocinadores, y engeneral a todos los que han hecho posible el evento.

26. Evaluación del evento


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Una vez finalizado el evento es muy importante que el comité de organización tengauna reunión para analizarlo. Es conveniente realizar un balance en “caliente”(inmediatamente después del evento anotando todas las reflexiones) y otro “en frío”(tras aproximadamente 15 días), para ello es conveniente contar con todo el equipo.

27. Memoria del evento

Una memoria del evento es primordial, ya que nos servirá para justificar nuestrotrabajo y ayudarnos en futuros eventos. Para ello desarrollaremos una memoriatécnica y otra económica, en ellas quedará contemplado todo el evento (video,fotografías, prensa, invitaciones, programas, etc.).

La memoria técnica y económica del evento ha de constar de al menos los siguientespuntos:

- Documentos emitidos para la organización del evento (Invitación, programa,carteles, etc.)

- Listas de invitados.- Check-list de planificación.- Textos de los discursos o intervenciones.- Copia de audiovisuales o documentos gráficos exhibidos.- Menú del catering o comida realizada.- Dossier de prensa, con la repercusión obtenida en los medios de

comunicación.- Dossier fotográfico.

- Memoria económica que ha de constar de una relación de los ingresos

percibidos y de los gastos realizados, agrupados en partidas homogéneas.

28. Archivo

Elemento básico. Lo archivamos todo, desde la primera carta hasta el menú. Nospuede ahorrar mucho trabajo en futuros eventos.

Modelo 3: modelo comunicativo

Cuando organizamos un evento, al igual que cualquier otro elemento decomunicación, debemos responder a las seis uves dobles (Qué - What, Quién – Who,Cuándo – When, Dónde – Where, Por qué – Why, y Cómo – How) a las que se las puedeañadir una séptima, Cuánto.

Por qué se va a desarrollar el evento. Quién está implicado en él. Cuándo se desarrollará Dónde se desarrollará Qué tipo de evento será. Con cuánto presupuesto contamos para realizarlo Cómo lo haremos


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Cronograma de planificación del evento

El cronograma es una tabla de tiempo que provee una lista de puntos para planificarun evento. Cada profesional deberá adaptarla a las necesidades particulares delevento en cuestión y a la antelación/plazo del que disponga para organizarlo yplanificarlo, estableciendo sus propias fechas ideales y de vencimiento que nopueden ser olvidadas. A continuación, se propone un modelo que se recomiendapersonalizar, adaptándolo al evento en cuestión y convirtiéndolo en propio.

1 año antes del evento o lo más pronto posible:

- Definir el responsable del evento.- Determinar el objetivo del evento.- Determinar el target, audiencia meta o público destinatario.

- Definir opciones de sede.- Definir opciones de recintos.- Investigar vías de comunicación que conectan con la sede.- Solicitar presupuestos de las opciones de sede.- Investigar la capacidad hotelera.- Solicitar presupuestos de hoteles, transportes, viajes.- Solicitar presupuestos de catering, restauración, alimentos y

bebidas.- Realizar primera revisión de avances.- Revisar bases de datos.- Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar:

conferencias, cenas, etc.- Realizar el presupuesto.

8-9 meses antes del evento:

- Establecer comités, que serán coordinados por el responsable delevento:o Alojamiento.o Transporte aéreo y terrestre.o Restauración.o

Conferencistas/programa/contenido.o Promoción y publicidad.o Etc.

- Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas.- Revisar presupuestos de recintos, hoteles, transportes, viajes,

catering, restauración, alimentos y bebidas.- Elección de sede y recinto.- Analizar contrato de sede/recinto seleccionado.- Revisar bases de datos.- Diseñar el Manual del Expositor .- Definir la imagen general del evento.

o logo, papelería, programa de producción, etc.


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- Diseñar la estrategia de marketing, promoción y publicidad para elevento.

o correo directo, página web del evento, telemarketing,revistas especializadas, radio, televisión, prensa,

productos promocionales, etc.).- Buscar patrocinadores.- Elaborar programa de conferencias.- Elaborar programa social o de acompañantes.

6 meses antes del evento:

- Negociación con hoteles, recinto y transporte.- Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y

desmontaje.

- (Verificar el calendario de eventos locales para evitar un conflicto

con días inapropiados).- Revisión del presupuesto del evento .- Depuración de la base de datos .- Presentación del evento a medios de comunicación, a clientes

potenciales y a patrocinadores.- Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo

directo, relaciones públicas, ruedas de prensa, etc.).- Confirmar conferencistas.- Revisión del programa académico preliminar del evento de

acuerdo a los conferencistas confirmados.

- Definir cómo se hará el pre-registro (invitaciones y/o

telemarketing).- Elaborar el plan de transporte y hospedaje para asistentes y

acompañantes.- Establecer las necesidades del equipo de apoyo:

o Equipo audio visual.o Decoración.o Atenciones.o Souvenirs.o Fotografía.o

Grabación de videos y memorias del evento.o Iluminación.o Escenografía, mamparas, tarimas.o Traducción.o Módulos de recepción e información.o Sala de prensa.o Publicidad.o Impresos, mensajería, mobiliario.o Etc.

- Identificar y pedir presupuesto a proveedores.- Iniciar cierre de venta de stands.

- Inicio de pre-registro.


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- Enviar correspondencia de promoción.- Impresión de programas definitivos.- Diseñar el programa turístico para acompañantes.- Primer cierre y seguimiento del pre-registro.- Redefinir necesidades y ajuste del presupuesto.


- Programar horarios de restauración/ catering.- Confirmar la lista de equipo de apoyo y confirmar proveedores.- Ajustar necesidades de hotelería y transporte.- Continúa pre-registro y ajuste del presupuesto.

- Entregar Manual del Expositor.- Revisar el protocolo para las ceremonias de inauguración, clausura

y actos sociales.- Definir e invitar a personalidades especiales.- Afinar detalles del programa social y de acompañantes.


- Programación de actos especiales .- (cena de gala, brindis, inauguración, etc.).- Requerimientos adicionales: señalización, acreditaciones, etc.

- Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto.- Verificar avance de materiales impresos.- Revisar el presupuesto actual y pre-registro.- Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de

expositores.

1 mes antes del evento:

- Prueba y confirmación de los menús.- Cerrar el contrato con el catering.-

Confirmar habitaciones del hotel.- Confirmar transporte.- Revisar equipo de apoyo.- Preparar dossiers de información para participantes registrados.- Reunión inicial con el recinto y proveedores para la revisión de la

logística general del evento, montajes, etc.- Labor de telemarketing para quienes no se han registrado.- Ajustar garantías de proveedores conforme a las nuevas

necesidades del evento.- Cierre de contratos con proveedores, para, si fuera el caso, pago

de anticipos.

- Imprimir pre-registros.- Ordenar impresos diversos como señalizaciones, cartelería, etc.


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1 semana antes del evento:

- Cerrar cuentas con alimentos y bebidas.- Reunión final para revisión de la logística a detalle con el recinto,

proveedores y comités del evento:o Horarios y fechas del montaje y desmontaje.o Vigilancia.o Limpieza.o Requisitos de teléfonos y faxes.o Servicios de copiado.o Apoyo en escenografía.o Señalización.o Parking.o Ubicación del área de registro.

o Requerimientos para la inauguración.o Área de invitados especiales.o Revisar equipo audiovisual.o Recepción.o actos sociales.o Reconocimientos.o Pre-registro y registro.

- Reunión con hoteles, confirmar últimos detalles.- Reunión con empresa de transporte.- Reunión con restauración/catering para revisar horarios y tiempos.- Re-Confirmación de ponentes.

- Confirmación del programa académico.- Confirmación del programa de acompañantes.- Confirmación de invitados a inauguración.- Cerrar cuentas con proveedores ya con un número final de

participantes.

1 día antes del evento:

- Última revisión completa de logística.- Verificar montaje del evento:

o

Registro.o Sala VIP.o Salas organizadores.o Alimentos y bebidas.o Salones.o Equipo de sonido y audiovisual.o Sala de prensa.

- Re-confirmar asistencia de invitados especiales.- Pruebas de equipo de sonido y audiovisual.- Elaboración de personalizadotes.


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Inauguración del evento:

- Ensayo de presentaciones y maestro de ceremonias (4 horas antesdel inicio del evento).

- Verificar logística de protocolo en presidencia.- Verificar calidad en los alimentos.- Colocar personalizadores en presidencia.

Al término del evento:

- Enviar agradecimientos a los patrocinadores y personalidades.- Liquidar últimos pagos a proveedores.- Realizar encuestas de satisfacción.- Hacer una rueda de prensa con los logros obtenidos.

- Entregar memorias y reconocimientos del evento a los

participantes.- En caso de contar con un portal de internet, se sugiere incluir las

memorias y conferencias on-line para su consulta por parte de losasistentes.

TEMA_1 protocolo

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