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Tema 11 Como escribir para los negocios

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C. 5

Tema 11 “Como escribir para los negocios”

Índice

1. Para iniciar 1.1 Objetivo del tema 1.2 ¿Qué haría usted?

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2. Lo que debo saber 2.1 Conceptos básicos 2.2 Pasos 2.3 Consejos

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16 20

3. Manos a la obra 3.1 Caso práctico 3.2 Herramientas

23 26

4. Para terminar 4.1 Repaso de conceptos vistos 4.2 Para profundizar en el tema

30 30

Bibliografía 31

Acerca del autor 31



Como escribir para los negocios Autor: Deborah Dumaine

Parte 1: Para iniciar 1.1 Objetivo del tema

Este tema contiene información con la cual usted aprenderá a:

• Organizar su documento en función de las necesidades de sus lectores. • Utilizar distintas estrategias para empezar sus escritos. • Aplicar los principios de revisión y diseño para realzar el impacto de su

mensaje.

1.2 ¿Qué haría usted?

Los compañeros de Cintia solían prestarle ayuda, pero últimamente no correspondían a ninguno de sus pedidos. Ella no entendía porqué. Dos semanas atrás, cuando envió por correo electrónico el resumen de la conferencia a su equipo, incluyó también una nota donde anunciaba una reunión del equipo para el viernes por la mañana. Sin embargo, el viernes sólo aparecieron dos personas. Una semana después, Cintia envió un mensaje de correo electrónico a todos nuevamente — esta vez sobre los informes mensuales. En su mensaje incluyó una nota informando de qué ejecutivos iban a asistir a sus reuniones de personal. El grupo se mostró sorprendido cuando el subdirector de Ventas Corporativas asistió a la siguiente reunión. ¿Acaso sus colaboradores la estaban ignorando? ¿O quizás es que ella no lograba llegar a ellos? ¿Qué haría usted?

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¿Qué podría hacer usted?

Cintia puede no estar conectando bien con sus colaboradores porque está tratando de poner demasiada información en sus correos electrónicos. Como regla general, cada mensaje sólo debería tratar un solo tema. Si el correo electrónico abarca muchos temas y es largo, los lectores pueden perderse y no leerlo todo. Cintia también debería dejar claro el propósito del mensaje — tanto en la línea de asunto como en al comienzo del mensaje mismo. Si lo que quiere es que la gente asista a una reunión, debe llamar la atención sobre ello inmediatamente. Por último, Cintia debería hacer sus correos electrónicos más específicos y breves: esto beneficia a todos.

En este tema, aprenderá a organizar sus pensamientos, a escribir un primer borrador completo y a redactar sus mensajes de correo electrónico, memorandos e informes diarios de forma que sean útiles, lógicos y precisos.

Comentarios:

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Parte 2: Lo que debo saber

2.1 Conceptos básicos

• Precisar el propósito de su escrito.

Cómo redactar desde el punto de vista del lector

Esto consiste en tomar en consideración las necesidades del lector en todas las fases de la redacción de cualquier documento de la empresa. Si logra pensar, escribir un borrador, revisarlo y organizarlo desde el punto de vista de sus lectores, mejorará la claridad y conseguirá que pasen a la acción. Para ello, antes de empezar dedique tiempo a:

• Analizar las necesidades y la actitud de la audiencia. • Separar la "conclusión final" o mensaje clave. • Verificar la estrategia de distribución de su escrito.

Cómo se beneficia su empresa de los escritos centrados en el lector

• Sus documentos venden productos e ideas con más éxito. • Los lectores que entienden lo que se quiere transmitir les hace el trabajo

más fácil y pasa a la acción más rápido después de haberlos leído. • Usted mejora su capacidad de razonamiento estratégico y de proposición

de soluciones y su imagen profesional saldrá reforzada porque se le percibe como un comunicador claro.

Precisar el propósito de su escritura

Especifique tanto como sea posible el propósito de cada documento. Preguntas que debe formularse:

• ¿Cuál es el motivo de redactar este documento y qué espero lograr con él? • ¿Cuánta información técnica comprenden los lectores? • ¿Cuáles son los estilos de mis lectores y cómo puedo hacerlos converger? • ¿Qué es importante para los lectores?



Separar la "conclusión final" o mensaje clave

Por conclusión final entendemos el mensaje clave que desea que retengan sus lectores. Si ve que tiene dos mensajes clave que no guardan relación, escriba un documento para cada uno.

Verifique la estrategia de distribución de su escrito

Considere de quién debería proceder la comunicación y de qué modo y en qué momento debería comunicarse. Preguntas que debe formularse:

• ¿Soy la persona apropiada para transmitir esta información? • ¿Es preciso adjuntar una carta de presentación a mi documento? • ¿Qué medio de transmisión debo usar? • ¿Es demasiado pronto? O ¿quizás sea demasiado tarde para enviar este

documento?

Uso de las estrategias de inicio

Antes de empezar a generar las ideas con una estrategia de inicio, asegúrese de anotar todos los resultados de su investigación antes de empezar.



Elija la mejor estrategia de inicio para su tarea.

Primeros pasos

Estrategia Qué hacer

Preguntar Imagine las preguntas que podrían plantear sus lectores sobre el tema. Sólo con responder a las preguntas que usted mismo haya encontrado, podrá perfilar casi todo el borrador de su escrito.

• Las preguntas permiten prever las respuestas de sus lectores, además le permiten estar seguro, antes de escribir, de que podrá responder a todas ellas.

• Igualmente, le permiten constatar si ha comunicado a sus lectores todo lo que necesitan saber.

Esquema tradicional

Antes de empezar, cree una estructura lógica y bien organizada para su documento. El método tradicional parece funcionar de forma óptima para las personas que son capaces de imaginar la estructura lógica de un documento antes de escribirlo.

El esquema tradicional usa letras y números romanos y árabes para indicar los niveles de información.

1. Número romano en mayúscula, punto I. 2. Letra en mayúscula, punto A. 3. Número árabe, punto 1. 4. Letra en minúscula, punto a. 5. Número árabe entre paréntesis (1) 6. Letra en minúscula entre paréntesis (a) 7. Número romano en minúscula entre paréntesis (i)

Esquema de la lluvia de ideas

Asocie libremente ideas ya existentes para descubrir las relaciones que puedan guardar unas con otras.

Formato libre

Cuando esté bloqueado sin ideas, utilice el formato libre para dar rienda suelta a su imaginación.

Si dispone cualquier idea que haya tenido junto con su análisis completo del propósito, la audiencia, la conclusión final y la estrategia, posiblemente dará con uno o más puntos de partida.



El esquema de la lluvia de ideas Es un método libre para anotar ideas tan rápido como pasan por la mente. La libre asociación que propugna la lluvia de ideas contribuye a estimular su creatividad.

• Dibuje un círculo en medio de una hoja de papel en blanco. Escriba su propósito dentro del círculo. A medida que se le vayan ocurriendo ideas, dibuje líneas desde el círculo, como si fueran los radios de una rueda, y escriba cada idea en una línea.

• Si de una idea le surgen otras relacionadas, dibuje más líneas a partir de la primera y escriba sus ideas en ellas.

• Si se le ocurre una idea que no tiene nada que ver, dibuje otra línea desde el centro del círculo y escríbala. Continúe generando ideas y dibujando líneas desde el centro del círculo y a partir de otras líneas.

Formato libre Cuando esté realmente atascado con el bloqueo del escritor, el formato libre es la mejor solución. La regla más importante que debe recordar sobre el formato libre es que no hay reglas.

• Escriba todo que le pase por la cabeza, incluso si no tiene nada que ver con el tema, durante al menos 10 minutos para que las ideas fluyan.

• Si se queda bloqueado, escriba también eso. No pare, pase lo que pase. • En cuanto haya terminado, lea lo que ha escrito subrayando los conceptos

e ideas importantes que se le ocurrieron mientras escribía. • Organice sus ideas y empiece a hacer un borrador de su documento.

Al decidir cómo va a organizar el contenido, tenga en cuenta las necesidades y preferencias de su audiencia, planteándose y contestándose estas preguntas:

Organizar el material de acuerdo con los objetivos

• ¿Cuál es mi conclusión final? • ¿El lector se mostrará más bien receptivo o

reticente? • ¿Qué es lo primero que probablemente deseará

saber el lector?



Métodos de organización de uso frecuente Método de organización Cuándo es adecuado ese método

Orden de importancia

Para muchos documentos internos. Si desea que todos sus lectores reciban el mensaje, coloque lo más importante al principio.

Cronológico Para una exposición que contenga una lista de acontecimientos en el orden en que hayan ocurrido. Concéntrese en los hechos transcendentes de mayor importancia. Utilice un diseño visual para destacarlo.

Proceso o procedimiento

Para instrucciones, manuales de usuario y procedimientos. Al describir cada paso, utilice la segunda persona y empiece a enunciar cada uno con un verbo de acción. Presente cada etapa o paso en el orden en que ocurren.

Distribución espacial

Para informes de viajes, descripciones de maquinaria e informes sobre estudios de mercado y ventas. Ayude a los lectores a ver lo que usted ve y guíeles en una visita a través del tema. A medida que guía a sus lectores de un espacio a otro, sírvase de los detalles para crear una imagen visual en sus mentes.

Comparación y contraste

Para estudios de viabilidad, resultados de investigaciones e informes de planificación. Útil cuando debe evaluar las ventajas e inconvenientes de dos posibilidades. Decida si es mejor empezar por los puntos en común o por las divergencias.

De específico a general o viceversa

Para pedidos de trabajo, material de formación y cartas de servicio a los clientes. Para lectores familiarizados con el tema, ir de lo específico a lo general, de lo contrario, ir de lo general a lo específico.

Analítico Para informes técnicos, informes anuales y análisis financieros. Consiste en formular una hipótesis y comprobar rigurosamente su veracidad mediante un proceso de preguntas.

El sandwich Para dar malas noticias a cierto tipo de audiencia. Empieza con una buena, la mala es el relleno del sándwich y el cierre es una nota positiva.



Redacción del primer borrador

• Para cartas comerciales y memorándums.

Cuando se siente para escribir, Recuerde, el primer borrador es sólo para usted. Mantenga su esquema o plan ante usted y utilícelo para decidir por dónde se siente más cómodo para empezar a escribir. Desarrollar tareas de escritura más pequeñas o escribir por "categorías" pueden hacer el borrador más manejable. Estas pueden ser:

• Para propuestas formales.

Cómo redactar un documento técnico para un lector no especializado

Un método que ha resultado útil para muchos escritores es utilizar dos columnas. En una, escriba la información para un lector técnico. En la otra, simplifique y condense la información para un lector no especializado.

Categorías que aparecen con frecuencia en cartas comerciales, memos y correos electrónicos

• Anuncio de un cambio. • Información de contexto. • Plan de implementación. • Fecha límite. • Explicación de un proceso. • Resultados / conclusiones / recomendaciones / observaciones. • Acciones propuestas. • Petición de acción. • Evaluación.

Partes estándar de una propuesta formal

• Título. • Índice. • Resumen final. • Introducción. • Descripción de las necesidades del

cliente. • Procedimientos propuestos (o plan

técnico). • Beneficios del plan. • Impacto del plan. • Plan de implementación. • Cualidades. • Análisis de costos (o de su inversión). • Condiciones del acuerdo. • Apéndice.



Corrección del contenido y del estilo

1. Concéntrese en su mensaje. Enfocado a las necesidades de sus lectores.

En cuanto haya terminado un primer borrador, corrija el contenido. Antes de pulir la redacción, redondee la estructura, la lógica y el mensaje de su documento.

2. Busque la claridad. Que su propósito, sea fácil de encontrar y entender. 3. Ordene su mensaje clave de forma estratégica. Coloque su conclusión final

o mensaje clave al principio del documento (en general). 4. No se olvide de contestar: "¿Y qué?" Es la clave de su credibilidad.

A continuación, corrija el estilo. 1. Diseñe con impacto visual. Que sea atractivo y que "se lea solo". 2. Ajuste el tono a su audiencia. 3. Adapte la voz activa. 4. Sea conciso. Exprese su mensaje de forma breve pero íntegramente. 5. Pula la exactitud. Revise la gramática, la puntuación y la ortografía.

Empiece con la línea de “Asunto” Aquí va el encabezamiento del mensaje, es el señuelo que atrae al lector interesado en él. Piense en una línea de Asunto que:

• Encierre el mensaje clave. • Conlleve su acción o respuesta esperada. • Sea específico y no muy largo. • Permita que el lector lo archive y recupere fácilmente.

Si la línea de Asunto es muy vaga, el lector no leerá el mensaje. Si está en blanco, el lector puede borrarla.

Haga mensajes electrónicos efectivos

Cubra un tema por correo. Si el mensaje es largo, el lector no lo leerá. Que el objeto del mensaje sea claro. Y que el lector lo sepa de inmediato—en la línea de Asunto y al comenzar el propio mensaje. Use los adjuntos si es necesario. Cuando el mensaje sea largo, envíelo como archivo adjunto (attachment). Informe al lector sobre el documento adjunto y lo que debe hacer al respecto. Sea conciso y exacto. Recuerde que hay poco espacio, no desperdicie las palabras. Recuerde a su audiencia. Que el tono y el lenguaje se adapten al mensaje y al lector.



Mantenga simple el formato. En los titulares o para enfatizar, ponga en mayúscula todas las letras (pero no todo pues eso se entiende como gritar). Deje espacio entre líneas para que el lector comprenda rápido el mensaje.

Sepa cuándo NO enviar un correo electrónico

• Cuando no logre lo que se busca, siempre será mejor una reunión personal. Si envía y recibe mensajes sin obtener resultados, será mejor que concierte una entrevista.

• No envíe mensajes confidenciales o personales por correo electrónico. En este caso es preferible reunirse con la persona.

• Sea cuidadoso con sus emociones en el correo electrónico. Los mensajes resultan contundentes si hay emociones de por medio. El sentido del humor puede ser malinterpretado al igual que las críticas y se pueden ver enardecidos los enfados.

• ¡Borre los correos masivos y no los envíe!



2.2 Pasos a) Pasos para planificar la redacción Utilice la Focus SheetTM

1. Clarifique el propósito de su escrito.

como vehículo de planificación (Ver herramientas). Siga estos pasos para rellenarla.

Piense cuidadosamente la respuesta que desearía obtener de sus lectores. Su objetivo puede ser uno o más de los siguientes:

• Informar. • Solicitar. • Analizar. • Recomendar. • Dar respuesta.

Especifique todavía más su objetivo combinando uno de los verbos anteriores con información detallada.

2. Analice a su audiencia.

Plantéese las siguientes preguntas sobre sus lectores:

• ¿Su actitud ante mi propuesta será receptiva, indiferente o reticente? • ¿Qué saben los lectores del tema? • ¿Cuánta información técnica comprenden los lectores? • ¿Cuál es el estilo de mis lectores y cómo puedo adaptarme a él? • ¿Qué es importante para los lectores?

3. Separe del resto su conclusión final y depúrela.

Por conclusión final entendemos aquí el mensaje clave que desea que retengan sus lectores. Cuanto antes logre separar su mensaje clave en una o dos frases, más fácil será escribir el resto con fluidez del documento. Si ve que tiene dos mensajes clave que no guardan relación, escriba un documento para cada uno.

4. Planifique su estrategia de redacción.

Cuando idee su estrategia, formúlese las siguientes preguntas: • ¿Soy la persona apropiada para transmitir esta información? • ¿Es preciso adjuntar una carta de presentación a mi documento? • ¿Qué medio de transmisión debo usar? ¿Correo electrónico? ¿Servicio de

mensajería? • ¿Es demasiado pronto o es demasiado tarde para enviar el mensaje?



b) Pasos para corregir el contenido

1. Concéntrese en el mensaje.

Sin una visión clara de su audiencia, muchos escritores centran sus documentos en su propio orden del día y olvidan las necesidades de sus lectores.

Otro problema: A menudo los escritores no dejan claro lo que quieren decir. Si el escritor no es lo suficientemente claro, ¿cómo va a entenderle el lector?

Solución: Vuelva a la Focus Sheet™. ¿Ha consignado lo que el lector necesitaba ver? ¿Ha enunciado su mensaje clave?

2. Busque la claridad.

Al hacerlo, preste atención a la precisión y al ámbito del contenido. Formúlese las preguntas siguientes:

• ¿Mi información es precisa? • ¿He colocado los pasos siguientes en títulos? • ¿He identificado las solicitudes de acción y las fechas límite?

3. Ordene estratégicamente su mensaje clave.

El mensaje clave o conclusión final es el punto principal que desea que su lector recuerde, va al principio del documento.

Si ha constatado que probablemente su lector se mostrará reticente a sus ideas, coloque su mensaje clave de forma estratégica en el lugar donde sea más probable que el lector lo lea y lo tome en consideración.

4. No se olvide de contestar: "¿Y qué?"

Si su mensaje clave es que necesita más tiempo para terminar su trabajo en un proyecto, no se limite a explicarlo y basta. Conteste a la pregunta: "¿Y qué?"

• ¿Que pasará si sobrepasa los plazos previstos? • ¿A quién afectará su ampliación de los plazos? • ¿Repercutirá sobre otros proyectos en que esté trabajando? • ¿Cómo afectará a su lector?

En lugar de: La opción A es mejor que la opción B. Escriba: La opción A es mejor que la opción B porque nos ahorrará un 30% de los costos anuales generales.



1. Diseñe con impacto visual.

c) Pasos para editar el estilo

Con una mera ojeada al documento, el lector debe poder encontrar las ideas clave sin tener que desgranarlas de un texto denso.

Un documento tiene impacto visual si es de fácil lectura y los puntos clave parecen aflorar por sí solos. Ayude al proceso de lectura con titulares, columnas, tablas, negritas y cursivas, listas numeradas y desglosadas, así como holgura visual entre los contenidos.

Ejemplos de mejoras visuales:

• Titulares para destacar los puntos fundamentales. • Frases de 20 palabras como máximo. • Párrafos breves y grupos de frases: 5 a 6 líneas como máximo. • Uso cuidadoso del espacio. • Uso de numeración o desglose por puntos para listas. • Negrita y cursiva para resaltar la información importante.

En lugar de: Para la reunión de mañana, confeccione una lista de todos los posibles proveedores con sus estrategias de venta, sus previsiones de costos y su programación.

Escriba: Para la reunión de mañana, reúna la siguiente información de cada posible proveedor:

• Estrategia de ventas. • Coste estimado. • Programación.

2. Ajuste el tono a la audiencia.

Su redacción será mejor por medio de la claridad y la simplicidad, y no con un lenguaje rebuscado.

En lugar de: Convocaremos una reunión de planificación anticipada, de breve duración, con el fin de sentar las bases del trabajo asignado al comité de Nancy antes de que siga con su ejecución.

Escriba: Convocaremos una breve reunión para definir el trabajo del comité de Nancy antes de que el grupo siga adelante.



3. Adopte la voz activa.

La diferencia clave entre oraciones activas y pasivas: una frase activa cuenta con un sujeto activo que hace algo.

En lugar de: El software ha sido diseñado por el jefe de ingeniería. Escriba: El jefe de ingeniería ha diseñado el software.

4. Sea conciso.

La estructura de sus frases y párrafos debe ser concisa. Formúlese las preguntas siguientes:

• ¿He limitado los párrafos a 6 líneas? • ¿He enfocado los párrafos a un único concepto? • ¿He limitado las frases a 15 o 20 palabras? • ¿He eliminado todas las palabras innecesarias?

5. Pula la exactitud.

Un documento preciso utiliza una gramática, puntuación y ortografía correctas.



2.3 Consejos

- Cuando escriba para dos o más lectores, tome en consideración a la persona que toma las decisiones. Y organice su escrito en consonancia.

Consejos para utilizar el método del orden de importancia

- Para lectores receptivos, anuncie el mensaje clave al principio del documento.

- Para lectores más reticentes, puede ser conveniente dar más información contextual antes de exponer su mensaje clave. Utilice el principio del documento para convencer a su lector de que su recomendación es buena.

Consejos para utilizar el método de comparación y contraste

- Al comparar dos conceptos, mencione primero el que resulte más familiar.

- Utilice gráficos o diagramas para comparar información técnica.

- Evite mezclar enunciados de ventajas e inconvenientes.

Consejos para atenerse a su agenda

- Dedique cada párrafo a una sola idea principal. - Separe las solicitudes de acción del resto. - Si llega a un punto muerto, dé un paso atrás. Plantéese esto:

• "¿Qué quiero que hagan los lectores con este mensaje una vez leído?" • "¿Qué necesitan saber los lectores para pasar a la acción en este tema?"

Dé pistas al lector sobre lo que desea lograr. - Las palabras y frases de transición ayudan a los lectores a entender las

conexiones entre los conceptos que está exponiendo. Sírvase de expresiones como: • mientras que • sin embargo • en consecuencia • además • por otro lado • de forma similar.



Consejos para redactar un mensaje de correo electrónico - Escriba el mensaje clave en la línea del asunto. No se arriesgue a que el

lector elimine u omita un mensaje importante. - Elabore mensajes cortos. - Trate algunos temas mediante el correo. - Revise y corrija la ortografía de su mensaje antes de enviarlo. - No envíe nunca un mensaje cuando esté enfadado. Una buena prueba es

preguntarse si diría cara a cara lo que piensa escribir. - Cuando reenvíe un mensaje, revise la línea de asunto original. - Incluya una despedida. - Las caritas sonrientes y otros "emoticones" están bien para

correspondencia con los amigos, no para los negocios. - Escriba la dirección justo antes de hacer clic en Enviar. - Envíe los mensajes sólo a aquellas personas que deban recibirlos.

Consejos para redactar un memorando de la empresa

- Comience completando la Focus Sheet™. - Aborde un único tema en cada memorando. - Escriba una línea de asunto específica. - Utilice titulares claros y específicos para destacar las fechas límite y las

solicitudes de acción. - Agrupe ideas relacionadas en categorías. - Dé a su memorando un diseño que impacte visualmente. - Utilice la voz activa siempre que sea posible. - Si conoce a sus receptores, su tono debe ser más amistoso y menos formal

que el de una carta de negocios.

- Comience completando la Focus Sheet™.

Consejos para redactar una carta comercial

- Empiece con un toque personal. - En la primera frase, atraiga la atención con el mensaje clave.



- No sobrepase aproximadamente las 20 palabras por frase. - Utilice los espacios para facilitar una lectura en diagonal. No elabore

párrafos de más de 5 ó 6 líneas. - Confiera fuerza a su línea de asunto incluyendo en ella su mensaje clave. - Utilice la voz activa en detrimento de la pasiva. Adopte un tono positivo. - Dé formato a su carta para lograr un impacto visual. - Hacia el final, resuma los puntos principales o proponga los pasos a seguir. - No mencione los documentos adjuntos en la primera frase. - Evite un estilo excesivamente formal. - Si le parece adecuado, añada un toque amistoso o personal en la

despedida.

- Antes de empezar, solicite una reunión de planificación de la propuesta con su cliente potencial para aprender más sobre las necesidades de la empresa. Igualmente, rellene una Focus Sheet™ con detenimiento.

Consejos para redactar una propuesta

- Ponga al cliente en el punto de mira de su propuesta. - Conteste a la pregunta: "¿Y qué?" - Sea específico. - Utilice datos reales y evite los superlativos y las exageraciones. - Dé a su propuesta un diseño con impacto visual.

- Utilice un formato consistente para cada reunión.

Consejos para redactar actas de las reuniones

- Los titulares útiles en las actas son:

• Recomendaciones. • Decisiones tomadas. • Acciones acordadas. • Asuntos aplazados. • ¿Quién es responsable? • Plazos. • Fecha de la próxima reunión.

- Ahorre tiempo mediante el uso de un portátil. - Incluya sólo un resumen de la discusión, no cada palabra pronunciada. - Al tomar notas, preste atención a las frases y palabras clave. - Disponga las actas en una tabla para facilitar su seguimiento. - Utilice un tono profesional pero informal. - Incluya los nombres completos y los cargos de todos los asistentes. - Destaque todas las acciones y fechas límite con negritas o cursivas. - Distribuya las actas lo antes posible tras la reunión.



Parte 3: Manos a la obra

3.1 Caso Práctico En equipos de 5 personas, se discutirá la siguiente situación en el que jugarán el papel de un gerente, tomarán decisiones y al final se compararán las soluciones de cada equipo.

Situación: La redacción del documento de Jorge

Jorge es un nuevo gerente de investigación de Mediciones Verdes, que realiza estudios de impacto ambiental para compañías que están proyectando construir nuevas fábricas. Acaba de terminar un proyecto importante -evaluar dos terrenos industriales con potencial, que están siendo considerados por Proyectos Industriales, un nuevo cliente de Mediciones Verdes.

Proyectos Industriales ya está familiarizado con "Lomas" uno de los sitios propuestos, ya que está cerca de la oficina central de Proyectos Industriales. El otro sitio, "Vista al Mar", está a cierta distancia de la oficina central. Después de analizar los sitios, Jorge concluye que Vista al Mar es el mejor sitio.

A continuación, Jorge debe preparar un informe para Proyectos Industriales presentando su análisis y recomendaciones. El informe debe ser entregado la semana entrante. Jorge comienza por decidir cómo quiere organizar el documento.

¿Cuál de estas pautas debe utilizar Jorge al preparar su informe?

Explore todas las opciones.

- Presente los detalles en párrafos bien centrados, respaldados con cuadros y tablas y ponga de manifiesto la conclusión a la que llegó.

- En la sección de comparar detalladamente ambos sitios, empiece con Lomas y luego siga con Vista al Mar.

- Capture la atención del cliente con un gráfico atractivo o una estadística sorprendente de Proyectos Industriales.



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Jorge decide organizar el informe de Proyectos Industriales expresando primero su recomendación, comenzando su análisis comparativo con información acerca del sitio familiar Lomas, empleando siempre un tono formal y profesional.

Al considerar toda la información que necesita incluir en su informe, junto con muchos de sus otros proyectos, Jorge se da cuenta que no podrá completar el documento de Proyectos Industriales para la semana entrante. Decide que necesita una extensión. Mientras está pensando en esta situación, recibe un correo electrónico de Miriam, su supervisora. Le pide a Jorge una actualización del estado del proyecto de Proyectos Industriales — no más tarde de las cuatro de ese día. Jorge decide empezar a hablar del tema de la extensión en el memorando — pero no está seguro de cómo preparar la solicitud.

¿Cómo debe solicitar Jorge la extensión? Explore todas las opciones.

- Para explicar la demora del informe de Proyectos Industriales, enumere los

demás proyectos importantes y ofrezca soluciones, incluyendo la extensión.

- Explique lo obtenido hasta la fecha con el proyecto Proyectos Industriales y pida más tiempo para enviar el escrito.

- Entregue la actualización, explique por qué es necesaria la prórroga y advierta del impacto que pueda tener la misma.

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A las 3:45 de ese día, Jorge le entrega a Miriam su memorando explicando el estado del proyecto de Proyectos Industriales y solicitando una prórroga. Ella lo lee, toma en consideración las ramificaciones y decide que una prórroga de una semana sería aceptable en este caso. Luego le sugiere a Jorge que llame a Alejandra, el contacto de Mediciones Verdes en Proyectos Industriales, para informarla del cambio.

Jorge sabe que Alejandra está de viaje, pero que revisa su correo electrónico. Por ello, decide poner al día a Alejandra por correo electrónico en vez de por teléfono. Se sienta delante de su ordenador y piensa sobre qué elementos necesita incluir en su mensaje.

¿Cuál de estas pautas debe utilizar Jorge al escribirle a Alejandra?

Explore todas las opciones.

- Al expresar su pesar por el retraso, inicia su mensaje con una disculpa franca y sincera por tener que necesitar más tiempo para remitir su informe.

- Para comunicar el progreso, empiece resumiendo los pasos que ha dado hasta ahora, informe a Alejandra sobre la prórroga y finalmente tranquilícela explicándole cómo evitará nuevos retrasos.

- Para ayudar a Alejandra a recuperar rápida y fácilmente el mensaje ponga la nueva fecha en el Asunto y explique las razones y beneficios de la prórroga.

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Jorge incluye una línea de asunto informativa y mantiene su correo electrónico para Alejandra corto y enfocado en las necesidades de Alejandra. Al día siguiente, Alejandra le agradece a Jorge su puesta al día concisa y le ruega que cumpla con el nuevo plazo de entrega.

Escribir por negocios -ya sea un informe, memorando o mensaje de correo electrónico- puede ser un desafío para gerentes ocupados. Para comunicarse lo más efectivamente posible, piense cómo se puede organizar mejor su escrito para que responda a las necesidades del lector –no a las suyas. También explique siempre las ramificaciones de su mensaje -contestando a la pregunta "¿Y qué?" Finalmente, tenga cuidado cuando envíe mensajes de correo electrónico: Esta forma de correspondencia comercial tiene ventajas y desventajas únicas y requiere tanta atención como la correspondencia en papel.



3.2 Herramientas

Harvard ManageMentor – CÓMO ESCRIBIR PARA LOS NEGOCIOS

Focus SheetTM

Responda primero a estas preguntas en cualquier tarea de escritura.

Objetivo ¿Por qué escribo esto?

¿Qué quiero que haga el lector?

Audiencia ¿Quién es mi lector? ¿Es más de uno?

¿Cuál es el papel del lector? ¿tomar decisiones? ¿influenciar? ¿implementar? ¿otro?

¿Qué sabe el lector del asunto?

¿Cómo reaccionará el lector ante mi mensaje: ¿receptivo? ¿indiferente? ¿reacio?

¿Qué es importante para los lectores? ¿Por qué el lector leería o estaría de acuerdo con esto?

¿Cómo usará este documento?

¿Alguien más debería recibirlo?



Posición final ¿Qué mensaje debe recordar el lector principalmente?

¿Y qué? ¿Qué impacto tiene mi posición final?

Estrategia ¿Mi mensaje es un documento? ¿O una llamada telefónica es más directa?

Oportunidad: ¿es demasiado pronto? ¿O demasiado tarde para enviarlo?

Lista de distribución: ¿recortado al mínimo?

¿Alguien más está divulgando la misma información? ¿Debo revisar?

Seleccionar método(s) de trasmisión Fax Internet Entrega postal

Correo electrónico Una reunión ¿Servicio de mensajería?

Correo interno Una presentación

Intranet (sitios web o carpetas compartidas)

Videoconferencia

Otros:

© 1997 Better Communications Inc. Reservados todos los derechos.




Diseño con impacto visual

Imprima esta guía para referencia rápida sobre cómo diseñar su documento.

Puede usar. . . Para . . .

Titulares • ingresar párrafos • enfocar al lector en sus mejores ideas

Actividad suplementaria • agregar más énfasis • colaborar en persuadir

Fuentes • garantizar una mejor lectura • unificar el estilo

Párrafos cortos • evitar abrumar al lector • atraer lectores ávidos

Dos columnas • dar a conocer dos clases de información a la vez • impulsar la lectura rápida

Listas desglosadas • reemplazar las listas entre frases

Listas numeradas • indicar secuencia • enumerar los pasos de un procedimiento • proporcionar fácil acceso a la lista • cuantificar los temas

Espacio en blanco y sangría • enmarque sus ideas • perfeccione la mejor lectura

Gráficos, cuadros y tablas • presentar cifras, montos en dólares y datos técnicos

Color (usar juiciosamente) • resaltar la información (sólo dos colores) • añadir buena apariencia

subrayado – negrita – fuentes variadas TODO MAYÚSCULAS – letra itálica – diferentes tamaños

• enfatice las fechas límite y las acciones





Lista de requisitos para corregirse a sí mismo

Las preguntas que siguen reflejan aspectos fáciles de la revisión. Antes de enviar un documento, revíselo bien.

Contenido Objetivo ¿Se dijo claramente? ¿Pedidos específicos de acción o información?

Información: ¿Es exacto y completo? ¿Hay buena cantidad de detalle?

Secuencia Posición final: ¿Al principio? ¿Bien ubicado?

Organización: ¿Las ideas son lógicas?

Diseño Formato: ¿Hay suficientes titulares, actividades

suplementarias y listas? ¿Están resaltadas las fechas límite y las acciones?

¿Hay espacio blanco para encuadrar ideas?

Presentación: ¿Una tabla, cuadro o gráfico es más efectivo para determinada información?

Estructura Párrafos: ¿Se empieza con una frase del

tema? ¿Las transiciones son dentro y entre?

¿Concentrado en un tema? ¿Limitado a 5 ó 6 líneas?

Frases: ¿Varió en estructura y longitud?

¿Perfilado en 15 a 20 palabras?

Tono y estilo Palabras: ¿Es simple, específico y directo? ¿Los lectores conocen la terminología?

¿Sin afectaciones ni lenguaje pasado de moda? ¿Los titulares causan impacto?

¿Los acrónimos son explicados?

Estilo: ¿Es agradable, motivado y directo?

¿La voz es activa?

¿Es adecuado para la audiencia?

¿El enfoque es positivo?

Revisión ¿Son correctas la gramática, la ortografía y la

puntuación? ¿Alguien más debería revisarlo?

¿Se corrigieron los errores tipográficos? Si es un correo repetido, ¿están resaltados los nuevos datos?

Otros Ingrese sus propios puntos problemáticos para revisar nuevamente y prevenir.




Parte 4: Para terminar

4.1 Repaso de conceptos vistos Recuento de los principales temas de la sesión.

4.2 Para profundizar en el tema

“Pautas para preparar un memorándum excelente”

- Checklist por preparing a superior memo por Michael Hattersley. - Artículo del Harvard Management Update, Febrero de 1997.



Bibliografía

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997.

Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. Nueva York, NY: Random House, 1989.

Tony Buzan, con Barry Buzan. El libro de los mapas mentales: Cómo utilizar al máximo las capacidades de la mente. España: Urano, 1996.

Dumaine, Vest-Pocket Guide to Business Writing.

Dumaine, Write to the Top.

Acerca del autor

Deborah Dumaine Fundadora de Better Communications, empresa especializada en cursos prácticos de escritura para los negocios, técnica, de correo electrónico y comercial, Deborah Dumaine ha diseñado un proceso de escritura innovador que se centra en las necesidades de los lectores, con lo que ahorra tiempo tanto el escritor como el lector. Es la autora de Write to the Top: Writing for Corporate Success (Random House) y de The Vest-Pocket Guide to Business Writing (Prentice-Hall). Deborah Dumaine y su equipo de formadores han ayudado a miles de individuos y empresas a mejorar su comunicación escrita.

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