Definiciones básicas Ejemplos de uso Entorno del Excel Manejo de funciones Manejo de gráficos

Una hoja de cálculo es una herramienta para el análisis numérico. También ofrece capacidades para crear informes y presentaciones para comunicar lo que revelan los análisis.

Ofrecer al usuario una hoja cuadriculada (tabla rectangular con filas y columnas) siendo cada una de las cuadrículas una celda.

Las columnas se identifican de izquierda a derecha como A ... Z AA ... AZ ... hasta IV (256 columnas).

Las filas se numeran de 1 a 65536.

Así las celdas se identifican con una letra y un número.

En las celdas se introducen: valores numéricos, con los que se puede operar texto para titular columnas, filas o páginas, y funciones, de forma que visualice el resultado y cambie su valor automáticamente de acuerdo con las variaciones de los operandos. Los libros de trabajo son colecciones de hojas en el mismo archivo. las hojas pueden contener diferentes tipos de información (suelen contener información relacionada) los libros pueden tener hasta 255 hojas. Al abrir un archivo Excel se abre un libro que contiene varias hojas.

Departamento de ventas: registrar totales de ventas de sus representantes. Calcular las comisiones del personal de ventas y proyectar las necesidades de materiales y productos.

Departamento de compras: mantener un registro de las compras generadas los precios pagados por productos específicos.

Mantenimiento: llevar un registro de gastos y mantenimiento efectuado a la maquinaria

Departamento de contabilidad: calcular los ingresos y gastos mensuales, e incluso preparar los estados financieros mensuales, trimestrales y anuales.

Ejecutivos: utilizar las capacidades gráficas para pronosticar tendencias financieras.

Uso de operadores en fórmulas: los operadores indican que operaciones se han de llevar a cabo.

Operadores Símbolosaritméticos + - * / % ^de referencia : ; espacio

Operador Ejemplo : suma(A12:A24) ; suma(A12:A24;A36)

espacio suma(A12:A24 A16:A20) intersección

Introducción de referencias a celdas: referencias relativas y referencias absolutas ($F$1)

Ej: =E3*$F$1

Excel provee de una tabla muy muy grande. Las columnas se referencian con letras (A, B, AA, AB, ..) Las filas se numeran del 1 al 65.535 Se pueden eliminar filas y/o columnas con el boton derecho del

ratón sobre los rótulos de la fila o columna. Las celdas se referencian con una letra y un número (ejemplo

A25). A la hora de imprimir es recomendable definir el área de

impresión previamente. En la ficha Diseño de página, en el grupo

Configurar página, hacer clic en Área de impresión y, a continuación, en Establecer área de impresión.

El cuadro de relleno es un rectángulo negro que está en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.

Permite extender los términos de una serie. Al seleccionar varios valores consecutivos, y

arrastrar sobre celdas consecutivas que estén vacías, calcula los valores siguientes a partir de las diferencias de unos con otros y los inserta en las celdas de destino.

Si los valores no están en una serie (una formula por ejemplo) simplemente los duplica.

Excel puede operar con los valores de sus celdas, haciendo referencia a ellas mediante su ubicación en la hoja de cálculo (ejemplo A12).

De esta forma se puede sumar, restar, multiplicar o dividir dos celdas de manera sencilla anteponiendo el signo igual o cualquier símbolo (+ y -) que impida que Excel trate a la letra como un texto.

=A1+B2

Hacer operaciones con mas de dos celdas es engorroso.

Las funciones fueron creadas para operar con un rango completo de celdas.

Cuando se copian fórmulas con referencias a otras celdas, como por ejemplo =suma(A2:A17), la fórmula variará, dependiendo de donde la copiemos.

Es decir si esta formula se encuentra en la casilla A18 y la copiamos a la B18, Excel interpretará que en realidad queremos que la formula sea =suma(B2:B17), en vez de la =suma(A2:A17) original.

Esto es lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS.

Esto en general es muy útil, pero puede resultar muy incómodo a la hora de trabajar.

Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda en otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

•En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 se tiene el valor 2 y se copia la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8. •La casilla Saltar blancos, se usa cuando se desea que Excel ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si se copia un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si se activa esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original.•La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.