1. PLANEACION

Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto incluye el establecimiento de objetivos, programas, políticas y procedimientos.

OBJETIVO

Es la razón de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.

LOS PROGRAMAS

Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el objetivo propuesto.

LAS POLÍTICAS

Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcanzar el objetivo.

LOS PROCEDIMIENTOS

Son las guías o formas de acción que nos dicen de qué forma se deben realizar las actividades.

NECESIDAD DE LA PLANEACIÓN

La necesidad de la planeación en una empresa aparece principalmente por tres razones:

-Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.

-Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean consientas de qué es lo que se espera de ellas y así puedan cumplir con las funciones asignadas.

-Para evitar riesgos y. pérdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeación, los riesgos de pérdidas se aumentan y lo más seguro es que la empresa fracase.

Esto no significa" que la planeación es la fórmula para que una empresa nunca fracase, simplemente significa que una empresa que planea sus actividades tiene más probabilidades de triunfar. 

En la empresa Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya que mediante la misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irán en beneficio de los socios.

Además en la Asamblea General los afiliados mediante su participación solicitarán; a sus directivos programas y ejecuciones muy concretas que deben tener en cuenta durante la planeación.

2. ORGANIZACIÓN

Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa.

RAZONES PARA ORGANIZAR

Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:

1- Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.

2- Para aprovechar los beneficios que trae la división del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Esta herramienta nos da a conocer qué debe hacer cada persona, cada departamento u organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones de cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.

La organización en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la única forma en que los socios podrán conocer la marcha de la Empresa mediante la utilización de las herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen rápida, fácilmente comprensible y fiel de la situación de la sociedad.

3. DIRECCIÓN

Esta fase del proceso de administración, hace referencia a la forma como se imparten las órdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qué es lo que debe hacerse.

Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las características de una buena instrucción, la cual debe ser:

-Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente.

-Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la actividad a ejecutar.

Ejemplo: seleccionar una producción o compra de papa, papa de primera, de segunda y de tercera etc.

-Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instrucción debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que éste quiere que se le diga.

Sabemos muy bien que la Cooperativa está en manos del Gerente, por delegación que hace el Consejo de administración.

Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe tener las características antes anotadas, lo cual permitirá no solo una mayor eficiencia en la administración, sino también una correcta información a los afiliados.

4. COORDINACIÓN

En el proceso administrativo debe existir coordinación o sea que haya una estrecha armonía entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningún obstáculo.

Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.

Esta coordinación se puede obtener a través de consultas de unas personas a otras, con participación democrática, caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo uniforme.

Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular.

5. CONTROL

Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a los planes presentados, y permite básicamente avisar en forma oportuna si algo está fallando y además si resulta eficaz en el uso de los recursos.

También podemos decir que el control consiste en la medición y corrección de la ejecución con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.

1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De

esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá

obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad

de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las

decisiones tomadas.

3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo

objetivo debe tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado.

Además, de contar con un administrador para cada caso.

4) CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque

gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad

de supervisión de cada actividad.

5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben

prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe 

buscar el beneficio sobre la mayoría.

6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa,

como también los acuerdos de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para

lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones.

7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es

primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el

trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la

especialización del personal para aumentar la eficiencia.

8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material

debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

9) JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y

expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer  a su superior directo y

se debe respetar la autoridad de cada nivel.

10) JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su

remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la

empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

11) EQUIDAD: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el

momento adecuado.  A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.

12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un

funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una

persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.

13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando

libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto

con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.

14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe

promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

El análisis DAFO, también conocido como análisis FODA o DOFA, es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada. Proviene de las siglas en inglés SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).

Es una herramienta para conocer la situación real en que se encuentra una organización, empresa o proyecto, y planear una estrategia de futuro.[

Durante la etapa de planeamiento estratégico y a partir del análisis DAFO se deben contestar cada una de las siguientes preguntas:

¿Cómo se puede destacar cada fortaleza? ¿Cómo se puede disfrutar cada oportunidad? ¿Cómo se puede defender cada debilidad o carencia? ¿Cómo se puede detener cada amenaza?

Este recurso fue creado a principios de la década de los setenta y produjo una revolución en el campo de la estrategia empresarial. El objetivo del análisis DAFO es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.

El análisis consta de cuatro pasos:

Análisis Externo (también conocido como “Modelo de las cinco fuerzas de Porter”) Análisis Interno Confección de la matriz DAFO Determinación de la estrategia a emplear

Análisis externo

La organización no existe ni puede existir fuera de un entorno, fuera de ese entorno que le rodea; así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a una organización.

El proceso para determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar de la siguiente manera:

a- Estableciendo los principales hechos o acontecimientos del ambiente que tiene o podrían tener alguna relación con la organización. Estos pueden ser:

De carácter político:

Estabilidad política del país. Sistema de gobierno. Relaciones internacionales. Restricciones a la importación y exportación. Interés de las instituciones públicas.

De carácter legal:

1. Tendencias fiscales

Impuestos sobre ciertos artículos o servicios. Forma de pago de impuestos. Impuestos sobre utilidades.

2. Legislación

Laboral. Mantenimiento del entorno. Descentralización de empresas en las zonas urbanas.

3. Económicas

Deuda pública. Nivel de salarios. Nivel de precios. Inversión extranjera.

De carácter social:

Crecimiento y distribución demográfica. Empleo y desempleo. Sistema de salubridad e higiene.

De carácter tecnológico:

Rapidez de los avances tecnológicos. Cambios en los sistemas.

b- Determinando cuáles de esos factores podrían tener influencia sobre la organización en términos de facilitar o restringir el logro de objetivos. Es decir, hay circunstancias o hechos presentes en el ambiente que a veces representan una buena OPORTUNIDAD que la organización podría aprovechar, ya sea para desarrollarse aún más o para resolver un problema. También puede haber situaciones que más bien representen AMENAZAS para la organización y que puedan hacer más graves sus problemas.

Oportunidades

Las oportunidades son aquellos factores, positivos, que se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

¿Qué circunstancias mejoran la situación de la empresa?¿Qué tendencias del mercado pueden favorecernos?¿Existe una coyuntura en la economía del país?¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?

Amenazas

Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearlas.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

¿Qué obstáculos se enfrentan a la empresa?¿Qué están haciendo los competidores?¿Se tienen problemas de recursos de capital?¿Puede alguna de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

Análisis interno

Los elementos internos que se deben analizar durante el análisis DAFO corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado, percepción de los consumidores, entre otros.

El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta el ente.

Para realizar el análisis interno de una corporación deben aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar dentro de la organización qué atributos le permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.

Fortalezas

Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

¿Qué consistencia tiene la empresa?¿Qué ventajas hay en la empresa?¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso?¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?¿Qué elementos facilitan obtener una ventaja?

Debilidades

Las debilidades se refieren a todos aquellos elementos, recursos de energía, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización. También se pueden clasificar: aspectos del servicio que se brinda, aspectos financieros, aspectos de mercado, aspectos organizativos, aspectos de control. Las debilidades son problemas internos que, una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

¿Qué se puede evitar?¿Qué se debería mejorar?¿Qué desventajas hay en la empresa?¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?¿Qué factores reducen las ventas?¿Qué haces mal?

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Conozca cuáles son los diferentes tipos de organigramas y que características generales tiene cada uno de ellos...

Por: Ivan Thompson

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS:

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a

ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo

corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque

también puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el

objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información

accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o

unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados

a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados

aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de

información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro

o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la

distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de

remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas

especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su

aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se

considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no

cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector

público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto

que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.

Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de

una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que

los organigramas generales e integrales son equivalentes.

Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las

unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para

capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el

número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se

incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Ejemplo:

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en

la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma

escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los

manuales de organización recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en

el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en

tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas

horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales

para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de

organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar

un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura,

permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor

jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los

cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia

los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de

jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo

círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las

figuras.