Elaborado por Labase Planeación Estratégica; OCT 2012

El presente y futuro de la Flexibilidad

Laboral

Reporte Tendencias: Octubre 2012

La solución de problemas más complejos, el empoderamiento de las nuevas tecnologías, el ritmo acelerado de trabajo y la necesidad latente de incrementar la productividad y reducir costos, han llevado a las empresas innovadoras a adoptar estructuras organizacionales más flexibles, dinámicas y colaborativas.

Para entender estas nuevas tendencias, aquí una recopilación de las prácticas de estas empresas competitivas, dejando en claro que para incrementar las probabilidades de éxito de estas implementaciones, es importante invertirle gran tiempo y energía a entender la estructura organizacional de la empresa y las relaciones de colaboración .

Las empresas innovadoras están adoptando estructuras organizacionales más flexibles, dinámicas y colaborativas.

Espacios Abiertos de Trabajo

Tendencias

Colaboración Remota

• Home Office

• Equipos/Oficinas

Virtuales

• La oficina del 2025

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Co-working spaces 5

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Los espacios abiertos fomentan un cultura

colaborativa y ayudan a generar una polinización

cruzada de expertise.

Con el objetivo de implementar un cultura colaborativa, productiva e innovadora, las firmas han optado por “open workspaces”. Este término se refiere a espacios abiertos de trabajo que se limitan al uso de paredes y cubículos para reducir los procesos jerárquicos, y facilitar la integración de los equipos y generar una polinización cruzada de expertise.

GlazoSmithKline, el gigante farmaceútico internacional, después de observar que el 35% de sus operaciones se realizaban en las oficinas y en sus cubículos, y que aún así le dedicaban el 85% del espacio a ello, decidieron diseñar un espacio más fluido, eliminando las paredes y oficinas y entregando a cada empleado solo una computadora con teléfono integrado, un locker para sus pertenencias y un gabinete. El resultado; encontraron que un incremento del 45% en la rapidez de toma de decisiones y un ahorro significante en el costo del espacio. Incluso después de dos semanas de implementación, la mayoría de los empleados aseguró que no volvería a los espacios aislados. (Allen, 2012)

Por otro lado, antes de adoptar esta tendencia, es importante identificar si los espacios abiertos satisfacen las necesidades de tu empresa, en materia de relaciones de colaboración, privacidad y concentración.

Espacios Abiertos de

Trabajo

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La colaboración remota empodera a las empresas a trabajar desde cualquier lugar y adaptarse a los nuevos escenarios de esta era

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Factores como la globalización, el alto nivel competitivo, las nuevas tecnologías de comunicación, y los recurrentes recortes de presupuestos han hecho de la colaboración remota casi una norma en varias empresas. Desde el “home office” y la organización de equipos virtuales trasnacionales, hasta la proyección de un futuro con la eliminación de ubicaciones físicas, la colaboración remota empodera a las empresas, a trabajar desde cualquier lugar y adaptarse a los nuevos escenarios de esta era.

Home Office Cada vez son más las empresas mexicanas que han optado por usar el esquema de “Home Office”, que implica poder trabajar desde casa, buscando la disminución del consumo de recursos en las oficinas y el aumento de la productividad de los empleados. Tan solo el 54% de los empleados mexicanos, trabajaría más si las empresas ofrecieran prácticas laborales flexibles como trabajar a distancia o lejos de su oficina. (Notimex,2012) Un estudio de Human Quality, revela que el esquema de home office ha reflejado un acelerado crecimiento en los últimos 17 meses, pasando del 0.03% al 5.26%, con un crecimiento promedio mensual de 89 personas, siendo casi el 70% hombres. Microsoft México promueve esta movilidad del home-office argumentando que este tema tiene que considerar: la flexibilidad, desempeño y honestidad. Debido a que la manera de trabajar es bajo metas, los horarios y carga de trabajo son designados por los empleados. Adela Girales, Directora General de Recursos Humanos de Microsoft comenta “nos hemos vuelto impulsores del home office, porque creemos que hay más ventajas que desventajas. Nosotros medimos por resultados, y en ese sentido, la empresa ha crecido y el desempeño de nuestros colaboradores es muy alto”. (MundoPyme, 2012)

Colaboración Remota

(continuación)

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La flexibilidad laboral y virtual se ha convertido en un norma para

las empresas globales y un refugio para las empresas que

son golpeadas por los retos de la nueva era

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Equipos/ Oficinas Virtuales La implementación de equipos virtuales es una práctica común en las corporaciones multinacionales y medianas y grandes empresas.

De acuerdo a una investigación realizada por Culture Wizard en el 2010, por lo menos el 80% de los empleados de corporaciones multinacionales entrevistados trabajan de manera virtual con personas en diferentes ubicaciones, incluyendo equipos en otra parte del mundo. (The Challenges of, 2010)

Esta flexibilidad laboral se ha convertido en un norma para las empresas globales incluyendo las firmas mexicanas. En México, el 84% de los gerentes (business managers) asegura que el aumento en la productividad de su empresa es derivada de este tipo de flexibilidad-móvil laboral y el 77%, comenta que sus empleados se sienten más enérgicos y motivados bajo este esquema. (Flexibility Drives Productivity, 2012)

Regus, proveedor mundial de soluciones de espacio de trabajo flexible, se enfoca en esta tendencia. Con 1,100 espacios en 500 ciudades del mundo y 21 ubicaciones en la Ciudad de México, Regus proporciona espacios para ayudar a las organizaciones a entrar de manera inmediata a nuevos mercados, reduciendo los costos de infraestructura hasta un 60% y con soluciones físicas como oficinas y centros de negocios, y soluciones móviles como video-comunicaciones, oficinas virtuales etc. Este esquema

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también otorga beneficios como flexibilidad para incrementar o reducir la capacidad de empleados, y el apoyo de una red global para mantener la agilidad de la empresa en el entorno competitivo. (Regus, 2012)

Un futuro con una sola ubicación física corporativa Conforme las nuevas situaciones golpean los mercados y la sociedad, el “home-office” y la flexibilidad laboral y virtual se han convertido en el refugio de varias empresas, llegando incluso a eliminar la oficina corporativa física. Con este precedente, Johnson Controls plantea el escenario de la red corporativa del 2025, como una estructura conectada de colmena “The Hive”, en el que “The Hive” será la única oficina física permanente, y estará organizada en “clubes” de empleados móviles, remotos y virtuales. (The Smart Workplace, 2009)

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Los espacios compartidos de colaboración están diseñados para empleados móviles y freelancers que desean la practicidad del “home office” pero sin distracciones.

En los últimos dos años, el número de “co-working spaces”, en el mundo ha crecido en un 400% . Estos espacios compartidos de colaboración están diseñados para los empleados móviles y freelancers que desean la practicidad del “home office” sin las distracciones que provoca, y con las ventajas de una mayor interacción social.

En el próximo 2013, más del 70% de los business managers en México tienen pensado contratar más freelancers para la formación de sus equipos, y como resultado los empleados necesitarán alternativas flexibles a las oficinas de trabajo (Flexibility Drives Productivity, 2012), como estos “co-working spaces”.

Co-Work una empresa de “co-working spaces” ubicada en la Ciudad de México, ofrece un ambiente abierto y colaborativo con las herramientas necesarias para trabajar de manera productiva: instalaciones, Wifi, salas multimedia, cafetería, etc. El freelancer o empresario, puede acceder a una membresía de acceso mensual o de acceso flexible. ("Co-work," )

CoWorking Spaces

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Bibliografía

Allen, F. E. (2012). Inside the new deskless office. Forbes, Retrieved from http://www.forbes.com/sites/frederickallen/2012/06/27/inside-the-new-deskless-office/

Notimex. (2012, 08 15). El 54% de los mexicanos prefiere hacer “home office”. Máspormás. Retrieved from http://www.maspormas.com/noticias/mexico/el-54-de-los-mexicanos-prefiere-hacer-home-office

MundoPyme. (2012, 08 22). Ahorra costos con el home office. Mundo Express, Retrieved from http://www.mundotraveler.com.mx/mundo-pyme/herramientas/ahorra-costos-con-el-home-office.html

(2010). The challenges of working in virtual teams. NY: RW3 Culture Wizard. Retrieved from http://rw-3.com/VTSReportv7.pdf

(2012). Flexibility drives productivity. Regus. Retrieved from http://www.regus.com.mx/images/Flexibility Drives Productivity_tcm82-49367.pdf

Regus, nuestros productos y servicios. (2012). Retrieved from http://www.regus.com.mx/about-us/our-products-and-services.aspx

(2009). The smart workplace in 2030- summary. Johnson Controls. Retrieved from http://www.johnsoncontrols.com/content/dam/WWW/jci/be/global_workplace_innovation/summaries/The_Smart_Workplace_in_2030_Summary.pdf

Co-work. (n.d.). Retrieved from http://co-work.mx/