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Nuevas tendencias MICE ¿Estamospreparados?18 julio, 2013 - Gestión

Contención de costes, contenidos disponibles on-line, agendas saturadas… En este entorno,tecnología y networking serán elementos clave en los eventos de éxito

En su 2013 Travel Price Forecast, CWT Meeting & Events prevé que la presión sobre los costes

agudizará la tendencia a reducir el número de proveedores, externalizar los servicios de localización deeventos e incorporar las reuniones virtuales y la tele-asistencia en las estrategias generales, aumentandola popularidad del concepto híbrido para extender la participación.

Por otra parte, segun la encuesta realizada por Meeting Professionals International entre profesionalesdel sector, el número de reuniones en Europa aumentará un 3,2%. Los mismos encuestados señalan quelos nuevos retos a los que se enfrentarán responden en gran medida a factores demográficos por cuantoel público está cada vez más capacitado tecnológicamente.

Tecnología

La participación de “nativos 2.0” en los eventos condiciona cada vez más la manera en que se ofrecenlos contenidos. Soportes tradicionales en papel y señalética convencional conviven con los nuevoscanales: apps, streaming, redes sociales, paneles inteligentes e interactivos, ticketing online yaplicaciones móviles entre otros.

Estos canales no sólo son un nuevo medio de trasladar contenidos sino una vía de interacción directaentre organización y participantes antes, durante y después de la reunión. De este modo, podemos –debemos- planificar nuestros eventos teniendo en cuenta las preferencias de nuestra audiencia,ofreciéndoles la posibilidad de escoger.

Hoy en dia tenemos acceso inmediato a las grandes areas de conocimiento sin necesidad de alterarnuestra rutina. Cada vez más, los profesionales condicionan su participacion en eventos a la posibilidadde adquirir conocimientos específicos de alto valor y desarrollar contactos en áreas concretas de suinterés.

Eventos híbridos o el difícil balance entre asistencia presencial y difusión ampliada decontenidos:

El streaming nos permite ampliar la base de participación aportando asistentes online. Paraevitar canibalizar la participación presencial, es imprescindible manejar bien los tiempos deconvocatoria en cada formato y ofrecer experiencias Premium para los asistentespresenciales: conocer al gurú, probar un producto, recibir un servicio u obtener unasuscripción. Y por supuesto, poner en valor la oportunidad de hacer contactos.

El evento como fuente de contactos profesionales de calidad

La construcción de una buena red de contactos es, sin duda alguna, una motivación importante paraprofesionales de todos los sectores. Un evento bien organizado debe propiciar un entorno en el que losasistentes puedan hacer buenos contacto y darse a conocer.El formato tradicional consistente en una conferencia de entre 45 y 90 minutos dentro de un auditorio vaa ir dejando paso a sesiones más cortas en las que se favorezca la interacción del público, medianteturnos de preguntas abiertas en directo y online. Existen en el mercado diversas aplicaciones quepermiten este tipo de interacción, integrando las redes sociales (Twitter y Facebook fundamentalmente).Para conseguir una participación activa y de calidad, es preciso que modere el debate una personacualificada.

A favor del networking:

Pausas más largas para promover la relación entre los asistentes

Diseño de espacios reducidos (conferencias satélites, cápsulas, etc) que favorezcan lainteracción personal.

Eventos participativos que conformen una experiencia para los participantes.

Reuniones y eventos formativos estructurados como taller, frente a la clase magistral.

Networking estructurado: aplicaciones para organizar la agenda del participante antesdel evento, de manera que se asegure el contacto con las personas que mejor puedenayudarle a conseguir sus objetivos de negocio y de carrera profesional.

S. Golowinski destaca en su último líbro “Events in 2020” que el planner del futuro actuará como unconsultor, más que como mero ejecutor, estando siempre un paso por delante de las necesidades delcliente y cuantificando el retorno de la inversión gracias a la medición de indicadores de cumplimento delos objetivos que se perseguían con la celebración del evento.

Sonia PérezConsultora de comunicación corporativa

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