JOSE MARIA MORELOS Y PAVON CECYT 12MATERIA: SISTEMAS Y METODOS ORGANIZACIONALES

TEMA: Unidad 3 (RAP 1 y 2)

GRUPO: 5IV5

EQUIPO: 1

INTEGRANTES: RODRIGUEZ JIMENEZ KARLA HERNANDEZ GOMEZ JAIRO JOSUE NAVARRETE PARRA MIRIAM SARAI ARROYO RAMIREZ IVAN ALEJANDRO SANCHEZ PEREZ LUIS ARTURO

Manuales Administrativos

Concepto:Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.). As como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.

Objetivos De Los Manuales Administrativos Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta la organizacin.

Ventajas y Limitaciones de la Utilizacin de Manuales

Ventajas: Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y sectoriales de la empresa. Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados. Logran y mantienen un slido plan de organizacin. Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros puestos de la organizacin.

Limitaciones: Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar. Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez. Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes. Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Estructura de un ManualINTRODUCCIN

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeo mismo de las tareas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. As pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, as mismo son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitar la capacitacin de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rpida induccin a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el anlisis de cada proceso, actividad, funcin, tarea, etc. Ya que este permitir una elaboracin precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solucin a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboracin de los manuales administrativos, as como una gua prctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseo e implementacin.

CAPTULO 1 Estructura y organizacin de las empresas.

La competencia existente, para la produccin de ms y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez ms, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES. Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la eficiencia en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial inters a la organizacin como parte fundamental del proceso administrativo.

1.1 Importancia de la organizacin.

La organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han estudiado la organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La organizacin ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas.

1.1.1.

Estructuras organizacionales formales.

Una organizacin formal es la constituida por una sancin oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarqua de puestos; existen cuatro componentes bsicos en la organizacin formal:

a) b) c) d) personas.

El trabajo, el cual es divisionado. Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado. El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. Las relaciones entre las personas las unidades las unidades trabajo-

Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribucin del trabajo requiere que ste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especializacin, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la divisin para no crear un ambiente de insatisfaccin en el trabajo.

1.2 La estructura organizacional

Existen diversas definiciones de los conceptos estructura y organizacin (lo cual dificulta precisar estos trminos), as como el precepto que define a la estructura organizacional; las definiciones que se consideran las mas completas son las siguientes: Estructura.- es una actitud metodolgica, un mtodo al cual se recurre para describir marcos normativos, o sea, modelos formales por medio de los cuales, se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado. Organizacin.- es la estructura planeada para establecer patrones de relacin entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. Estructura Organizacional.- modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organizacin y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades Organizacionales, con el propsito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados.

1.3 Modelos de estructuras organizacionales en trminos generales un modelo es la representacin de alguna cosa, como lo defini Jorge Etkin. En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos, sean estos materiales, smbolos grficos, ideas palabras que son utilizadas para representar un fenmeno real con una finalidad prctica; se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases tipos fundamentales;

1.3.1. Estructuras monofuncionales.

Se caracteriza por la concentracin de la autoridad en una persona grupo de personas que son, en la mayora de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa grficamente esta clase de estructura. 1.3.2. Estructura Funcional.

Tambin conocida como departamentalizacin funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organizacin estructural. Esta estructura, se poda llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como pblicas, se fundamenta en los principios de la teora clsica; un ejemplo grfico de este tipo de estructura es el siguiente: 1.3.3. Estructura descentralizada.

Este modelo es una evolucin y una variacin del modelo jerrquico y funcional que se describi en el inciso anterior, entre sus caractersticas propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autnomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratgicas a los altos niveles y las decisiones tcticas a las divisiones autnomas, se incrementan los rganos de asesora para los altos niveles.

1.3.4. Estructuras no piramidales.

Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organizacin de los grandes organismos, estas estructuras estn basadas en matrices las cuales se forman con las lneas verticales de la autoridad y la lnea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto especfico, en la interseccin de las lneas se da una contribucin o apoyo de carcter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa rea de especialidad al responsable de un determinado proyecto, en cual conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razn son tambin conocidos como matriciales, por equipos por proyectos. La figura siguiente (Figura No.3) corresponde a un Organigrama de estructura no piramidal. 1.4. Las relaciones en la organizacin.

Consideramos importante para la elaboracin de los manuales administrativos, el anlisis detallado de las relaciones Organizacionales, pues estas son en s, las que a travs de los manuales, se norman y se regulan para la consecucin de los objetivos de la estructura. El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos.

Como veremos en este captulo, hay muchos tipos de autoridad. Se emplean para hacer, factible el funcionamiento de la organizacin formal. Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones, para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos especficos. Estos tipos de autoridad, que se extienden por toda la estructura de la organizacin, dan origen a varias relaciones entre directivos y unidades Organizacionales.

1.4.1. Las relaciones formales.

Se consideran as a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional, y que permiten efectuar las funciones y actividades, establecen la autoridad y las jerarquas, o sea, las relaciones entre superiores y subordinados, entre personas del mismo nivel en el departamento en niveles diferentes, entre personas que pertenecen a la empresa y quienes estn fuera de ella. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno, por medio de las cuales aquel delega autoridad en ste, quin a su vez la delega a otro, y as sucesivamente forman una lnea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgnica. La autoridad as formada a dado origen a la expresin autoridad de lnea. Esta lnea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de autoridad rangos que constituyen las jerarquas existentes en toda clase de organizaciones. La autoridad lineal la comprende fcilmente el personal de una empresa. Un superior manda directamente a los subalternos; y esta es la esencia de la autoridad lineal. Las relaciones de autoridad son entonces una lnea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quin recibe ordenes y a quin debe informar. Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos, existe la autoridad staff. En la mayora de las empresas, el empleo del trmino staff en las estructuras de organizacin puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de lnea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una autoridad de ideas y a los funcionarios de lnea una autoridad para dar ordenes. 1.4.2. Las relaciones no formales.

Son todas las relaciones establecidas entre las mltiples unidades de organizacin y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional, pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados.

1.5.Las funciones, las actividades los deberes, las responsabilidades y la autoridad en la organizacin.

Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminologa utilizada en la elaboracin de los manuales administrativos, en este apartado analizaremos los trminos mas usados en la formulacin de estos;

1.5.1 Las funciones.

Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa, la agrupacin de las actividades afines, expresadas en forma genrica, esto es, un bosquejo de las tareas realizadas por la organizacin para alcanzar sus fines.

1.5.2.Las actividades.

Son la cantidad de trabajo especfico que, debe realizar una persona para realizar una o varias funciones, para un mejor entendimiento de este trmino y el de las funciones, presentamos un ejemplo prctico: Funcin.- compra de materiales. Actividad.- cotizacin de materiales.

1.5.3.Las obligaciones o deberes.

Debemos entender estos trminos como las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional.

1.5.4. Las responsabilidades.

Podemos definir a la responsabilidad como la obligacin personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecucin de los deberes asignados, las responsabilidades se describen en los manuales de organizacin; los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades, contribuyendo con esto a mantener la jerarqua y la disciplina.

1.5.5. La autoridad.

Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales, es decir la autoridad moral. Es importante que la persona que ostenta la autoridad formal posea adems autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas. En conclusin, la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal; esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo; en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores, lderes, etc.)

1.6. La divisin del trabajo.

La divisin del trabajo data desde la historia del hombre mismo, pues ya en las primeras formas de agrupacin se daba la distribucin de tareas en la familia, la tribu, y en los primeros pueblos, as pues, el hombre a comprendido que la organizacin de los grupos se basa en la divisin del trabajo. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtencin de sus objetivos a esto se le conoce como sinergia. Podemos definir a la divisin del trabajo como la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y con el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin en el trabajo. La representacin grfica de la divisin en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especializacin de las reas de la empresa. Si analizamos la divisin del trabajo en las empresas sta es el resultado de factores internos y externos, tales cmo: - Necesidad de agrupar las distintas actividades. - Aprovechar la especializacin, la cual fomenta la productividad. - El desarrollo tecnolgico. El factor geogrfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular. Necesidad de eficientar los factores de la produccin.

1.6.1. Divisin del trabajo vertical.

La divisin del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de lneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional; este tipo de divisin permite un mayor flujo de informacin y establece ms claramente las lneas de autoridad.

1.6.2. Divisin del trabajo horizontal.

Este tipo de divisin se fundamenta en el grado de especializacin de las reas, puestos y actividades. En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos: Volumen de trabajo. Estabilidad en el volumen de trabajo.

1.7. La reorganizacin

Las estructuras Organizacionales tambin tienen un periodo de vida til, el cual es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, en otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. Los sntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciacin de una reorganizacin son los siguientes:

Internos: Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, en los de las reas en particular. Inadecuada divisin del trabajo. Problemas en la organizacin Organizacional. Tramos de control muy amplios. Deficiencia o falta de controles. Baja productividad. Crecimientos no programados. Problemtica relacin de trabajo.

Externos: Avance cientfico y tecnolgico. Situacin del mercado. Sistema poltico, econmico, social y cultural.

Estos sntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisin de implementar un proceso de reorganizacin, tarea que sugerimos, debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su anlisis y opinin contendr mayor objetividad, experiencia y especializacin. La informacin que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganizacin en su caso el cambio total de la estructura Organizacional. Captulo 2 Los manuales administrativos.

Los manuales administrativos son una valiosa herramienta tcnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematizacin de los procedimientos administrativos de la empresa.

2.1. Definicin, antecedentes y objetivos.

2.1.1. Definicin de manual

Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta separadamente. Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, citamos algunos conceptos de diferentes autores;

Duhat Kizatus Miguel A. Lo define Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo. Para Terry G.R.: Es un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. Continolo G. Lo conceptualizar como: Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.

Definicin de manual de organizacin.- Es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura, funciones, as como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Definicin de manual de procedimientos.- Instrumento administrativo bsico para coordinacin, direccin y control administrativo, que facilita la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la organizacin. Definicin de manual de polticas.- Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin superior.

2.1.2. Antecedentes.

El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los aos de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorndums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecan las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

2.1.3. Objetivos.

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicacin de las polticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especializacin del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

-

Presentar una visin de conjunto de la organizacin ( manual de organizacin). Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organizacin). Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organizacin).

Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin ( manual de procedimientos). Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos). Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos). Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de polticas). Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de polticas).

Facilitar la descentralizacin, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de polticas). Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un rea especfica (manual por funcin especfica). Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporacin al organismo (manuales administrativos). Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos).

2.2. Clasificacin.

Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su funcin especfica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:

-

Manual de historia del organismo. Manual de organizacin.

%&()1 -

Por su contenido

Manual de polticas. Manual de procedimientos. Manual de contenido mltiple ( cuando trata de dos contenidos, por ejemplo polticas y procedimientos; historia y organizacin). Manual de adiestramiento o instructivo. Manual tcnico.

Por funcin especfica

Manual de produccin. Manual de compras. Manual de ventas. Manual de finanzas. Manual de contabilidad. Manual de crdito y cobranza. Manual de personal. Manuales generales (los que se ocupan de dos o ms funciones operaciones.)

Figura No. 6 Clasificacin de los manuales administrativos

2.3. Planeacin y proceso de elaboracin.

La primera etapa en la manualizacin de un organismo, empieza con una adecuada planeacin, por lo que ser importante en sta etapa considerar factores como:

Definicin precisa de los objetivos de cada una de las reas del organismo. Diagnstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organizacin y tecnologa usada etc.

El conocimiento de estos puntos permitir desarrollar un plan de manualizacin adecuado y acorde a la situacin que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeacin ser, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. Existen dos tcnicas de programacin que pueden ser usadas en la elaboracin de manuales administrativos, las grficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinacin de ambas se obtienen menores resultados. Las siglas PERT significan tcnica de evaluacin y revisin de programas, las siglas CPM significan mtodo del camino crtico otra tcnica de programacin til para la elaboracin de manuales es la grfica de barras de Gantl, al igual que la grfica PERT sirve para establecer grficamente el proceso de elaboracin de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicacin de recursos; as pues, el primer paso en la elaboracin de un manual administrativo, ser la programacin bsica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos: Dividir la elaboracin del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo. Determinar la secuencia de dichas etapas. Estructurar en forma de flujo la secuencia. Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, as como la unidad de medida de tiempo a usar (da, mes, bimestre, etc.). Estimar el tiempo total para la elaboracin del manual.

La elaboracin de cada manual administrativo (organizacin, procedimientos, polticas y por funcin especfica) es diferente, sin embargo en este captulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos manuales son de caractersticas diferentes para cada organismo.

2.3.1. Recopilacin de la informacin

Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperacin para elaboracin de los manuales. La recopilacin de informacin podremos efectuarla mediante la investigacin documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas. Mediante la investigacin documental obtendremos, escritos, grficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos.

La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la informacin de cmo se realizan las actividades especificas de cada persona, debindose complementar con la informacin que obtenga mediante la aplicacin de cuestionarios y entrevistas, previamente diseadas; las cuales permitirn conocer informacin especfica de un gran nmero de personas; la entrevista permite, adems de conocer informacin de la estructura, la opinin de las personas que realizan las actividades.

2.3.2. Procesamiento de la informacin.

La informacin recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la informacin, son los siguientes: Depuracin Clasificacin, y Anlisis

El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la informacin, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar informacin completa, veraz y oportuna con relacin a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa. Para la integracin de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.

2.3.3. Redaccin.

Debe analizarse muy afondo la redaccin que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especializacin del manual, el posible uso frecuencia de consulta, etc. Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redaccin del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presin; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en correccin de estilo, quien se encargue de la revisin final de la redaccin de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.

2.3.4 Elaboracin de grficas.

Un apoyo importante a la redaccin contenido de los manuales, son sin duda las grficas, pues facilitan la comprensin de los manuales; las representaciones grfica mas comunes son: Organigramas.

-

Diagramas de flujo, y Cuadros de distribucin.

2.3.5. Formato y comprensin.

Un manual administrativo, cumple con su objetivo bsico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres caractersticas importantes que debe tener un manual son: Facilidad de lectura y/o consulta. Que permita hacer referencias rpidas y precisas. Respirar confianza por su apariencia y orden.

Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisin y actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su distribucin en las pginas, usando correctamente los espacios en blanco, los mrgenes amplios y la utilizacin uniforme del sangrado; al disear el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de pginas, donde se asienta la informacin bsica de cada manual como: ttulo del manual, ttulo del procedimiento, fecha de publicacin, nmero de pgina, etctera, sta informacin permite al usuario consultas rpidas.

2.3.6. Revisin y aprobacin.

En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera revisin, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboracin de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisin al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: Revisin justa y objetiva del material . Proporcionar crticas especficas y constructivas. Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un plazo previamente acordado. Evitar cambios slo por gusto personales.

Posterior a esta revisin, la segunda fase consiste en una revisin rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobacin de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades. Las formas ms comunes para la aprobacin es en cada una de las hojas bien utilizando una hoja para su aprobacin; la aprobacin como punto final en la elaboracin de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresin, distribucin y control de los manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusin en forma simultnea a la distribucin, llevando a cabo un control estricto, a quienes deban asignarse un ejemplar, es decir slo a los usuarios de cada manual, siendo solamente la gerencia general direccin, quien deba tener un ejemplar de todos los manuales. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservacin y retencin de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:

A) Por seguridad, ya que estos contienen informacin confidencial y en su caso datos que serviran a la competencia. B) Por costo, pues la reposicin de los manuales genera un gasto.

Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribucin de manuales, que consiste en una relacin ordenada de los tenedores de manuales, este control deber ser de uso del rea de personal, para que en su momento, requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal.

2.4. Actualizacin.

El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la informacin necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisin y actualizacin de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses. La mayora de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectan sobre la base de sus necesidades de actualizacin, por cambio de polticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etctera,. Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a travs de un programa escalonado por secciones reas se ejerce menor presin sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones supresiones en alguna seccin se analizan y se efectan, en caso de ser procedentes, dentro del perodo programado para esta seccin, es necesario llevar un registro de cada cambio modificacin a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la informacin. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones ( mtodos y procedimientos, organizacin y mtodos, modernizacin administrativa, etc.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cmo un acuerdo con todas las reas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa.

Captulo 3 Gua prctica para diseo de manuales administrativos.

Hasta el captulo anterior hemos tratado de explicar tericamente la organizacin de las estructuras, la divisin del trabajo, las relaciones dentro de la organizacin, etc., as mismo se expusieron conceptos y clasificacin sobre los manuales administrativos, por lo tanto el presente captulo lo utilizaremos para, de una manera prctica guiar la elaboracin de manuales administrativos. Cabe mencionar que las caractersticas de los manuales, se

determinan en base a las necesidades de organizacin de las empresas, as pues los prototipos que en este captulo mostraremos, son resultado de la recopilacin y la prctica misma, por lo que en nuestra opinin son los ms generalizados y que abarcan ms caractersticas de cada tipo de manual.

3.1.Manuales de organizacin.

Antes de iniciar con la elaboracin de un manual de organizacin, se debe determinar el mbito de aplicacin del manual ( general, para toda la organizacin especifico para un rea determinada), situacin que se establece mediante un diagnstico situacional, en el se tratar de precisar: El grado de organizacin existente ( si ha existido algn manual de organizacin anteriormente). El nmero de puestos y niveles jerrquicos. Objetivos generales y especficos. Funciones y responsabilidades. Perfil laboral sugerido, etctera.

La forma de presentar este diagnstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible, acerca de los puntos antes descritos, as como las alternativas de solucin sugeridas por el analista rea encargada de la elaboracin del manual ( organizacin y mtodos, modernizacin administrativa, mtodos procedimientos, etc.). debe dirigirse al mximo nivel jerrquico existente dentro de la empresa ( director general, gerente general, consejo de administracin, consejo de accionistas, etc.) pues ser quien tenga que tomar la decisin de elaborar el manual. Es imprescindible una planeacin cuidadosa, si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos; a continuacin presentamos la programacin del plan de elaboracin del manual de organizacin el cual nos permitir estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboracin.

La estructura de los manuales se inicia con la descripcin del proceso, mostrando las variables que participan: lazos de control, enclavamientos, alarmas, listas de equipos e instrumentos, diagramas de flujo, entre otros y luego detalla los procedimientos operativos describiendo los pasos a seguir para el arranque y parada as como las tareas del operador, teniendo en cuenta las instructivas de salud, seguridad, medio ambiente y planes de contingencia.

El proceso en cuanto a la elaboracin con la asignacin de la tarea de coordinacin a un organismo delegado competente. Las actividades reales de redaccin y trascripcin deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias unidades funcionales individuales, segn sea apropiado. El uso de referencias y documentos existentes puede acotar significativamente el tiempo de elaboracin del manual de la calidad, as como tambin ayudar a identificar aquellas reas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser contemplados y corregidas. Uso de Referencias:

Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia a normas o documentos que existen y estn disponibles para el usuario del manual de la calidad. Exactitud y Adecuacin: El organismo competente delegado debe asegurar que el esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sean adecuados. Proceso de aprobacin, emisin y control del manual de la calidad Revisin y Aprobacin Final: Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuacin y la estructura apropiada. La emisin de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable de su implementacin y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorizacin. Distribucin del Manual: El mtodo de distribucin del manual debe proporcionar la seguridad de que todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La distribucin puede ser facilitada mediante la codificacin de copias. Incorporacin de Cambios: Se debe disear un mtodo para proveer la propuesta, elaboracin, revisin, control e incorporacin de cambios en el manual. Al procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisin y aprobacin utilizado al desarrollar el manual bsico. Control de la Emisin y de los Cambios: El control de la emisin y de los cambios del documento es esencial para asegurar que el contenido del manual est autorizado adecuadamente. Se pueden considerar diferentes mtodos para facilitar el proceso fsico de la realizacin de los cambios. En cuanto a la actualizacin de cada manual se debe utilizar un mtodo para tener la seguridad de que cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su copia. Copias no Controladas: Se debe identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propsitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte del cliente y otra distribucin del manual en donde no se prevea el control de los cambios.

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes: Tabla de contenido Introduccin Instrucciones para el uso del manual Cuerpo del manual Flujogramas Glosario de trminos Conclusiones

Recomendaciones Anexos

Debe contener:

1.- Identificacin o o o Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Ttulo y extensin (general o especfico. Si es especfico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la organizacin; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.

o o o o

2.- ndice o Contenido Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

3.- Prlogo y/o Introduccin Seccin en donde se explica qu es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico.

4.- Antecedentes Histricos

Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados.

5.- Legislacin o Base Legal Este apartado, contiene una lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las disposiciones legales sigan ste orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin (fecha de publicacin en el Diario Oficial).

6.- Atribuciones Transcripcin textual y completa de las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, captulo, artculo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

7.- Estructura Orgnica Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin, en funcin de sus relaciones de jerarqua. sta descripcin de la estructura orgnica, debe corresponder con la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Adems, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia.

8.- Organigrama Es la representacin grfica de la estructura orgnica que muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales d comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

9.- Funciones Especificacin de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organizacin. Es conveniente que en la presentacin de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: o Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica.

o o

Que sigan el orden establecido en la estructura. Que la redaccin se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

10.- Descripcin de Puestos Resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente informacin: o o Identificacin del Puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc) Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y asesora. Funciones Generales y Especficas. Responsabilidades o deberes. Relaciones de comunicacin con otras unidades de puestos dentro de la organizacin, as como las que debe establecer externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

o o o

o

TAMBIEN LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL DEPENDE DE QUE MANUAL SEA, ALGUNOS EJEMPLOS SON: Estructura del Manual de OrganizacinContenido: o o o CAPTULO I: o Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Introduccin. Instructivo de Uso. Tabla de contenido.

o CAPTULO II: o o o o CAPTULO III: o o o GLOSARIO. ANEXOS.

Resea Histrica.

Objetivos generales y especficos de la empresa. Misin. Visin. Valores.

Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Descripciones de cargos.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. BIBLIOGRAFA.

Estructura del Manual del EmpleadoBreve resea histrica. Objetivos generales que se persiguen. Derechos y obligaciones de los empleados en general. Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. Servicios que la empresa presta a sus empleados.

Estructura del manual de mtodos y procedimientos

Los Manuales de Mtodos y Procedimientos forman la base del Manual de Organizacin que se conforma de varios elementos que son motivo de otro curso, lo importante aqu es que la base de dicho Manual son los Manuales de Mtodos y Procedimientos por lo que es vital que estos se elaboren de manera correcta ya que son de suma importancia para las decisiones Directivas de la Empresa (reestructuras organizacionales), las Auditoras Operativas y la operacin efectiva del rea de Recursos Humanos y Administracin de Personal, cimiente importante de las mejoras productivas como se pudo apreciar en los objetivo de los Mtodos y Procedimientos (capitulo anterior). Dicho lo cual estos deben tener una estructura definida a fin de poder ser evaluados o consultados por todos aquellos que tengan injerencia desde un nivel micro (Empleado) hasta los niveles de evaluacin macro (Directivos) de una manera uniforme y consistente a fin de evitar confusiones en cuanto su interpretacin. Un Manual de Mtodos y Procedimientos debe contener de manera capitular lo jsiguiente: 1.- Nombre del Puesto 2.- Referencia organizacional 3.- Listado de Mtodos y/o Procedimientos 4.- Marco Jurdico 5.- Objetivos 6.- Polticas y Normas 7.- Investigacin Bsica para documentar Mtodos y Procedimientos 7.1.- Recopilacin de Informacin 7.2.- Integracin de la Informacin 7.3.- Anlisis de la Informacin 8.- Descripcin de los Mtodos y Procedimientos 9.- Diagramacin. 10.- Formas e Instructivos 11.- Informacin General 12.- Glosario de Trminos * NOTA: EL PUNTO 7 ES METODOLOGICO, NO FORMA PARTE DEL MANUAL DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS PERO ES LA REFERENCIA PRINCIPAL DE RESPALDO PARA LA GENERACION DE LOS MISMOS.

INTEGRACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Una vez que se cuenta con toda la informacin del manual se proceder a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la presentacin del manual, para revisin del contenido y presentacin de cada apartado. a) Validacin La informacin verificada de cada rea o unidad administrativa deberpresentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio especfico para este objetivo; debe verificar que la informacin est completa y comprensible. b) Estructuracin Una vez que se rene la informacin revisada y firmada por cada rea, los involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual. FORMULACIN DE RECOMENDACIONES Para seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones. a) Tipos de recomendaciones * De mantenimiento: Preservacin general de la misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. * De eliminacin: Supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, etc. * De adicin: Introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc. * De combinacin: Intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc. * De fusin: Agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc. * De modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo

Tcnicas y mtodos de Investigacin y de recoleccin de datosLa informacin para elaborar su manual se obtendr utilizando uno o varios de estos mtodos:

Investigacin. Observacin. Cuestionarios escritos. Entrevistas

Simultneamente a la elaboracin del programa de trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa. Investigacin documental.Consiste en seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura orgnica, procedimientos o trmites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas, manuales anteriores y todos aquellos que contengan informacin relevante. Entrevista.Se refiere a obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa y precisa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas. Tener claro el objetivo de la entrevista. Concertar previamente cita con el servidor pblico. Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del enfoque de la entrevista. Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda. Cuestionario.Disear una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta. Observacin Directa.Examinar visualmente las actividades especficas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigacin documental.

ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES Para la elaboracin o actualizacin del manual administrativo de una Dependenica o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

1. Planeacin del Trabajo 2. Aplicacin de Tcnicas de Investigacin 3. Anlisis de la Informacin 4. Estructuracin 5. Validacin de la Informacin 6. Autorizacin del Manual 7. Distribucin 1.- Planeacin del trabajo Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes ms representativas como son: Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o Entidad. Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. Los Manuales Administrativos existentes. Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente. Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronolgico, las actividades necesarias para la elaboracin de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin del Manual.

2.- Aplicacin de Tcnicas de Investigacin Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales o de campo.

Investigacin documental.Consiste en recopilar documentos para la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarn en los Manuales

Administrativos, estos pueden ser: bases jurdico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Observacin.Es la percepcin reflexiva de la realizacin de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigacin documental. Cuestionarios.La aplicacin de esta tcnica se desarrolla a travs de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisin de la misma depender del diseo y la presentacin del cuestionario, as como de la disposicin del personal al que se aplica (Anexo I). Entrevistas.Consiste en obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas. Tener claro el objetivo de la entrevista. Concertar previamente cita con el servidor pblico. Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del enfoque de la entrevista. Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda. 3.- Anlisis de la Informacin En el anlisis de la informacin obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin. Describir ese hecho o situacin. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos crticamente. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con qu se hace? Cundo se hace? Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el Manual, es necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu? Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se puede continuar con las etapas de: ESTRUCTURACION.En esta etapa se debe establecer el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos. VALIDACION DE LA INFORMACION.Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las reas. AUTORIZACION DEL MANUAL.Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el documento. DISTRIBUCION.Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

Bibliografa Gmez Ceja, Guillermo (1994)

PLANEACIN Y ORGANIZACIN DE EMPRESAS (Octava Edicin) Ciudad: Naucalpan de Jurez (Edo.) Mxico Editorial: McGraw Hill

Diamond, Susan Z., Como Preparar Manuales Administrativos, Nueva Editorial Interamericana, Mxico.1983. Gmez Ceja, Guillermo, Planeacin Y Organizacin De Empresas, Mc Graw Hill, Mxico. 1994. Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos Anlisis Y Diseo, Mc Graw Hill, Mxico 1997.

http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos_administracion.html