Trminos y Condiciones

ACH Colombia S.A., en su condicin de proveedor de tecnologa para los Operadores Bancarios del Sistema de Seguridad Social, habilita la pgina www.nuevosoi.com.co, a fin de facilitar el acceso al servicio SOI la red de la seguridad social, el cual permite realizar la liquidacin y pago de los aportes de seguridad social, a travs de la planilla nica (PILA) as como el servicio de pagos complementarios a la seguridad social (Cesantas, Pensiones Voluntarias).Para acceder al sitio web el usuario del servicio (en adelante el usuario), debe registrar sus datos personales, (Nuestra Poltica de Privacidad se encuentra al final del texto), al finalizar el proceso de registro el usuario debe certificar la lectura y aceptacin de las condiciones del servicio y se obliga a cumplir con estos trminos y reglamentos aplicables.Condiciones de Servicio:

La liquidacin y pago de la planilla, se podr efectuar por cualquiera de las opciones de liquidacin y pago, habilitadas por ACH Colombia (planilla electrnica o asistida).

En este sentido al acceder al servicio de liquidacin, a travs de la opcin de planilla electrnica, el usuario, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

* La pgina se encuentra habilitada en forma permanente (7X24) para realizar el proceso de ingreso, validacin y cargue de la informacin de la planilla integrada.

* Sin embargo para adelantar el proceso de pago se deben tener en cuenta que los horarios establecidos para este proceso son de lunes a viernes, desde las 12:00 a.m. hasta las 4:30 p.m. en cuanto a los horarios de pago en fechas especiales (especialmente diciembre) sern dados a conocer oportunamente.

Para los casos en que los usuarios requieran acceder al servicio en horario posterior al establecido, se habilitar un horario extendido para los das hbiles, que inicia a las 6:30 p.m. y termina a las 11:59 p.m., sobre el cual, se previene lo siguiente:

* El pago efectuado en horario extendido, fines de semana y das festivos, se aplicar el da hbil siguiente.

* No podr realizar su pago entre la hora de cierre del servicio de pagos de seguridad social normal y la hora en que se activa el servicio de pago de seguridad social horario extendido (Tiempo para el proceso de cierre del da hbil).

* Para cada caso, el sistema desplegar mensajes de advertencia claros, donde se indica la fecha de liquidacin y donde el aportante autoriza las condiciones de pago.

* Los intereses de mora se liquidarn como si el aportante efectuara la operacin el da hbil siguiente.

Frente al uso del servicio por la modalidad de Planilla Asistida, el usuario, podr realizar la liquidacin en el Contact Center de 7:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes, y el sbado de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Al efectuar la liquidacin de aportes por medio de la modalidad planilla asistida, el usuario debe conocer los medios de pago, as como los horarios de atencin de las Entidades Financieras, informados por el asesor que atiende la llamada. Si la liquidacin se tramita por Internet, la pgina contiene el detalle correspondiente.

El usuario es consciente de las posibilidades, limitaciones y riesgos propios de las operaciones a travs de medios electrnicos. Por consiguiente, tanto ACH Colombia como la Entidad Financiera se exoneran de la responsabilidad porque las operaciones sufran demoras, no puedan realizarse o sean interferidas por fallas en los sistemas de comunicacin, en los sistemas de computacin o en el fluido elctrico, as como eventos de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de un tercero. Lo anterior, sin perjuicio de la adopcin y utilizacin de mecanismos por parte de ACH Colombia y la Entidad Financiera para prevenir y afrontar el riesgo operativo, bajo el concepto del mejor esfuerzo.

Informacin importante:

* Es obligacin exclusiva e indelegable del Aportante diligenciar mediante el ingreso o confirmacin de los conceptos detallados de los pagos, la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes y de validar su contenido, sin perjuicio de la opcin del servicio de Planilla Asistida en la cual el sistema asume la digitacin o digitalizacin de los datos.

* El presente sistema est construido sobre las reglas de liquidacin y pago de aportes correspondientes al rgimen general. Cualquier modalidad de excepcin, deber por principio tramitarse por otros mecanismos habilitados por las Entidades Financieras o por las Administradoras, sin perjuicio que se llegue a extender la cobertura del servicio.

* Para efectos de agilizar o facilitar el diligenciamiento de las planillas, el sistema le ofrece la opcin de una planilla pre-elaborada para el nuevo perodo con la informacin del perodo anterior, en la medida en que haya utilizado el sistema electrnico de procesamiento de informacin de la Entidad Financiera en dicho perodo, siendo responsabilidad del Aportante validar su contenido e introducir modificaciones.

* El sistema generar una validacin netamente numrica, cuando el Aportante efecte de manera automtica la carga de la Planilla Integrada. En este caso el sistema se limitar a efectuar una validacin de las totalizaciones o sumas, restas, divisiones o multiplicaciones, generando, si es el caso, un informe de inconsistencias, a fin que el Aportante corrija la respectiva planilla. Dicho sistema de validacin no comprende en este caso, el corrido de frmulas tendientes al clculo de los aportes. En el evento en que la Planilla Integrada se diligencie manualmente en el sistema o se opte por el servicio de Planilla Asistida, el sistema de liquidacin y pagos, con base en la informacin ingresada, calcular automticamente los aportes a todos los subsistemas, y el valor total a pagar.

* Las anteriores herramientas no liberan al Aportante de su obligacin de validar la consistencia de la informacin. Por tanto, no implica solidaridad ni responsabilidad alguna del Operador de Informacin y su Proveedor de Tecnologa frente a eventuales errores, en relacin con las obligaciones a cargo del Aportante.

*El Aportante tiene la facultad de modificar la planilla antes de su envo en las casillas que estn habilitadas. Cerrado el ciclo de alimentacin de la planilla y confirmada la informacin por el Aportante, se iniciar la sesin de pago. El envo de la Planilla Integrada al final de la funcin de pago, se entiende para todos los efectos como una confirmacin de la planilla y autorizacin para los dbitos o crditos correspondientes y para la aplicacin del pago en los trminos definidos por el Aportante en la respectiva planilla. Para los eventos en que el pago se efecte a travs de dispositivos tales como cajeros automticos, datfonos, telfono u otros dispositivos similares, para efectos de la realizacin del pago el sistema le remitir la liquidacin de la obligacin y nmero para tramitar el pago, el cual deber hacerse dentro de la fecha lmite. Los pagos efectuados ms all de la fecha lmite slo podrn ser procesados por los operadores de informacin dentro de los cinco das hbiles siguientes, estando sujetos a los intereses de mora y sanciones correspondientes. Despus de este trmino, el proceso iniciado caducar y el APORTANTE deber repetir el trmite desde su inicio.

* Una vez cerrado el ciclo de pago, la correccin de errores o inconsistencias en que haya incurrido el Aportante, se tramitar en forma directa ante la Administradora respectiva, sin perjuicio que la autoridad competente autorice otro sistema de correccin, y el mismo sea implementado como un servicioadicional.

* Las operaciones dbito y crdito solo se realizarn por los montos establecidos en dicha planilla. En caso que no existan recursos suficientes en la cuenta poriginadora, el sistema denegara la operacin de pago, sin perjuicio de los acuerdos particulares celebrados entre la Entidad Financiera Originadora y el Aportante. En caso que por error del sistema de pago, se afecte una menor suma a la establecida en la planilla, la Entidad Financiera se entiende para todos los efectos habilitada para debitar automticamente la cuenta del Aportante en la suma que reste. En caso que por error del sistema de pago se afecte una suma mayor, la Entidad Financiera acreditar el exceso, tan pronto advierta el error.

* Es obligacin del Aportante conservar una copia impresa o registro magntico de la operacin y sus soportes. El sistema de pagos elegido le suministrar a la culminacin del pago un recibo o un nmero de confirmacin, consrvelo como mecanismo de prueba.

* El dbito a la cuenta o cupo afectado por el Aportante para la realizacin del pago se har en lnea y los recursos as debitados sern aplicados o trasladados a la Entidad Financiera respectiva, una vez culminado el proceso de intercambio de informacin y compensacin interbancaria correspondiente. Por lo anterior, los pagos con fecha lmite, para ser oportunos, debern ordenarse por el Aportante antes de la hora de cierre (horario normal) o si el Aportante decide efectuar el pago de sus aportes despus de la hora de cierre, fines de semana y das festivos, el pago de su planilla quedar debitado en esta fecha y el abono de este pago ser efectivo el da hbil siguiente.

* El Aportante autoriza a la Entidad Financiera y al sistema de pagos elegido para que suministren a las Administradoras y a otros partcipes del sistema de liquidacin y/o procesamiento de pagos de aportes al sistema de la proteccin social, de manera oportuna la informacin necesaria respecto de la operacin financiera y su detalle, para efectuar la distribucin y conciliacin de los pagos e informacin por el medio directo o de contingencia.

* Las planillas diligenciadas dentro de este sistema se conservarn activas para su consulta en el sistema principal por un (1) ao, a partir de la fecha de pago. En consecuencia si el Aportante requiere planillas que no estn cargadas en la pgina, deber solicitarlas por escrito a soporte al cliente del operador de informacin.

* El Aportante extiende una autorizacin a su Entidad Financiera y a su Proveedor de Tecnologa para efectos de recibir, custodiar, procesar, enviar, reprocesar informacin y tramitar o enrutar los pagos relacionados con el servicio descrito, atender los requerimientos de las Administradoras y de otras autoridades competentes y en general para efectuar las actividades que resulten necesarias para el cumplimiento de su funcin.

* Las condiciones del producto se podrn limitar, ampliar o modificar; de lo cual se dar aviso por cualquier medio. Si anunciada la modificacin, el Aportante no se presenta a cancelar el servicio, o continua ejecutndolo, se entender que acepta incondicional e ntegramente las modificaciones introducidas.

Propiedad

El usuario reconoce que el contenido de esta pgina, est protegido por derechos de autor, marcas, patentes, o formas diferentes del derecho de propiedad. Por tanto la informacin que contiene solo puede ser reproducida recopilada, cargada, publicada, transmitida, distribuida o utilizada con fines de lucro, con autorizacin expresa de ACH Colombia. En este sentido, es claro para el usuario que el acceso a la pgina le concede ninguna licencia o autorizacin de uso de ninguna clase sobre sus derechos de propiedad intelectual o sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con los contenidos de esta pgina.

Uso de la informacin

La informacin registrada para acceder al servicio SOI, adems de ser utilizada para los fines relacionados con el pago de la planilla, en algunos casos podr ser utilizada para que ACH Colombia lo contacte a fin de brindarle soporte y responder inquietudes frente al servicio.

Asimismo los datos registrados podrn ser utilizados para el envo de informacin comercial de los productos de ACH Colombia, los cuales pueden ser de su inters.

Al entregarnos su informacin personal, la misma recibe la proteccin que informa nuestra Poltica de Privacidad, la cual ha sido diseada conforme los desarrollos normativos vigentes, esta poltica podr ser modificada sin previo aviso, siempre que la reforma atienda la necesidad de adaptarla a ajustes normativos, jurisprudenciales o aquellos que ACH Colombia considere que permiten mejorar la proteccin de la informacin.

Modificacin:

ACH Colombia podr, revisar y actualizar estos trminos de uso y cualquier otra informacin contenida en esta pgina, en cualquier momento. Lo que incluye realizar mejoras o cambios en los contenidos y servicios puestos a disposicin de los usuarios.

POLTICA DE PRIVACIDAD DE ACH COLOMBIA

1. OBJETO: Establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carcter personal que son objeto de tratamiento por parte de ACH COLOMBIA en desarrollo de su objeto social y atendiendo la normatividad vigente frente a la proteccin de datos personales.

2. LCANCE: Esta poltica de seguridad de la informacin de carcter personal tiene mbito de aplicacin interno, esto es, para todos los procesos organizacionales de ACH COLOMBIA que involucren el tratamiento de datos de carcter personal, que a su vez supongan el ejercicio del derecho al habeas data por parte de sus titulares. En este contexto, la poltica es de carcter obligatorio para ACH COLOMBIA, su personal y contratistas sin importar la relacin contractual o el tipo de modalidad contractual, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los que ACH Colombia tenga alguna responsabilidad.

La observancia, acatamiento y cumplimiento tanto de las rdenes como de las instrucciones impartidas por ACH Colombia, respecto de los datos de carcter personal atender en todo momento los derechos contenidos en el artculo 15 de la Constitucin Poltica de Colombia, ley 1266 de 2008, ley 1273 de 2009 y 1581 de 2012 o las normas que las sustituyen o adicionen.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS: Los titulares de los datos personales contenidos en ficheros que reposen en los sistemas de informacin de ACH COLOMBIA, tienen derecho a:

3.1. Recibir solicitud de autorizacin para el tratamiento de sus datos.

3.2. Presentar consultas relacionadas con el tratamiento y contenido de sus datos ante ACH Colombia.

3.3. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

3.4. Solicitar prueba de la autorizacin otorgada a ACH Colombia, para el tratamiento de sus datos.

3.5. Obtener de ACH COLOMBIA, la informacin relacionada con el manejo de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrnico, de tal forma que sta sea de fcil lectura y sin barreras tcnicas que impidan su acceso. Para estos efectos el titular podr autorizar a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, segn sea el caso y entiende que stos podrn ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.

3.6. Solicitar la exclusin de su informacin personal de registros o bases de datos.

3.7. Revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato, a menos que haya un derecho contractual de por medio.

4. DEBERES DE ACH COLOMBIA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARCTER PERSONAL QUE CUSTODIA: En desarrollo de esta poltica ACH Colombia, asume los siguientes deberes:

4.1. Solicitar autorizacin al titular de la informacin para el tratamiento de sus datos.

4.2. Conservar la autorizacin de tratamiento de datos otorgada por el titular, para ser consultada posteriormente.

4.3. Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de la informacin de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta establecidos en la normatividad colombiana.

4.4. Obtener autorizacin del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales en custodia.

4.5. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.

4.6. Aplicar esta poltica sobre proteccin de datos personales en armona con la Poltica de Seguridad de la Informacin.

4.7. Regular en los contratos con terceros el acceso a los ficheros que contengan datos de carcter personal.

5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE USUARIOS DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR ACH COLOMBIA: Las operaciones que suponen tratamiento de datos personales por parte de ACH COLOMBIA en relacin con los ficheros de datos personales que recaba, trata, almacena y/o custodia, se regirn por los parmetros aqu definidos.

Los datos obtenidos por ACH Colombia, en desarrollo de los servicios que presta, son para uso exclusivo de estos, por tanto sern almacenados en forma segura, atendiendo la condicin que estos tienen de privados.

En los contratos que ACH COLOMBIA realice con terceros vinculados a sus servicios, verificar el cumplimiento de esta poltica y de las disposiciones legales que regulen el tratamiento de datos personales.

Pargrafo. Cada una de las entidades financieras que intervenga en la prestacin de sus servicios financieros a sus usuarios ser responsable de la proteccin de los datos personales de estos.

6. DATOS SENSIBLES: Atendiendo la Ley 1581 de 2012, o la norma que la reemplace o sustituya, el tratamiento de datos sensibles solamente podr efectuarse con autorizacin expresa y explicita de su titular.

7. CESIN O COMUNICACIN DE DATOS PERSONALES: Queda prohibida la transferencia de datos personales sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorizacin de ACH COLOMBIA, salvo las excepciones de ley. La cesin o comunicacin de datos personales deber ser inscrita en el registro central de datos personales de ACH COLOMBIA y contar con la autorizacin del propietario del fichero.

Pargrafo: El incumplimiento de estas prohibiciones por parte de empleados de ACH COLOMBIA ser considerado como falta grave, que podr dar lugar a la terminacin de la relacin laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

El incumplimiento de esta prohibicin por parte de los proveedores que contraten con ACH COLOMBIA ser considera como justa causa para dar terminacin al contrato, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relacin con datos personales, se pactar la obligacin de estos de pagar el mismo valor de la multa que llegaren a imponer a ACH COLOMBIA, como resultado del obrar imprudente y negligente del proveedor.

8. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES: ACH COLOMBIA, previa orden de autoridad competente, documentar la entrega de informacin que contenga los datos personales exigidos, advirtiendo el deber de proteccin sobre stos, tanto al funcionario como a la entidad para la cual este labore. Se solicitar a la autoridad que requiera la informacin la indicacin de las medidas de seguridad que ella aplicar respecto de los datos personales entregados.

9. ROLES Y RESPONSABILIDADES: Los procesos relacionados con la proteccin de los datos de carcter personal en ACH COLOMBIA estarn confiados a los siguientes cargos de acuerdo con la poltica general de gestin de seguridad de la informacin:

* Direccin de Seguridad y Riesgo

* Coordinacin Jurdica

10. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLTICA: Esta poltica de proteccin de datos personales es para uso exclusivo de ACH COLOMBIA, por tanto, est prohibida su copia, reproduccin, distribucin, cesin, publicacin y/o traduccin, por razones de seguridad y en atencin al respeto de la propiedad intelectual, como creacin amparada por la legislacin nacional e internacional.