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CONTROL DEL PROCESO DE ARCHIVOS EN LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y SECRETARIA EN LA U.E.P. NUEVA AMRICA FE Y ALEGRA.

Trabajo Especial de GradoPara Optar al ttulo de T.S.U en AdministracinMencin: Sistemas Administrativos y Contables

AUTOR: Br. LEAL ANDRADE MARIBELTUTOR: NELSON PALOMARES

MARACAIBO, MAYO 2013

Dedicatoria A Dios por iluminar NUESTROS CAMINOS Y BENDECIRNOS, todas las maanas para as poder llegar a cumplir con nuestras metas alcanzadas.A nuestros padres por realizar tantos esfuerzos, apoyarnos y sobre todo por ser nuestros pilares fundamentales de lo que somos hoy en dia, soportar nuestro estrs, angustia y siempre darnos la mano para cuando los necesitamos. A nuestros hermanos y guas, por brindarnos su apoyo con amor, paciencia, comprensin e incentivarnos para continuar, por compartir nuestra alegras y tristezas.

Agradecimiento Primero que todo a nuestro Dios por darnos la oportunidad de realizar nuestra pasanta en el campo laboral, darnos entusiasmo y esmero al momento de realizar nuestras tareas asignadas y por el gua de nuestros das.A nuestros padres por ser ellos el motivo de nuestras ganas de superarnos y por ensearnos que en la vida hay altas y bajas y todo podemos superarlos.A todos los profesores que nos dieron su apoyo para culminar con xito todas las actividades asignadas dentro de cada asignatura. A nuestros familiares y hermanos que nos estuvieron apoyando a lo largo de nuestra carrera y cumplir una de nuestras metas.A todos nuestros amigos que siempre nos estuvieron motivando a seguir adelante y ver en la vida todos los obstculos que se pueden superar manteniendo la constancia y disciplina necesaria en lo que queremos ser y lograr en nuestra vida.A la U.E.P.NUEVA AMRICA FE Y ALEGRA por abrirnos sus puertas y permitir realizar la pasanta y desarrollar ms profundos los conocimientos y sobre todo al instituto Unir por permitir realizarnos como profesionales.

INDICEINTRODUCCIN viiCAPITULO I. DIAGNOSTICO SITUACIONAL91.1.-Descripcin del mbito de estudio 101.1.1.- Actividad que realiza la empresa o institucin 111.1.2.-Resea histrica de la empresa o institucin121.1.3- Ubicacin geogrfica de la empresa o institucin141.1.4.- Departamento donde se realiza la investigacin 151.1.5.-Actividades que realiza el departamento 151.1.6.-Funciones asignadas al investigador161.2.-Problematizacin171.2.1.-Problema detectados por el investigador181.2.2.-Revisin bibliogrfica o teora que valida la situacin problema181.2.3.-Formulacin de la pregunta critica 271.3.-Propsito271.3.1.- Objetivo general271.3.2--Objetivos especficos27CAPITULO II. ASPECTOS METODOLGICOS292.1.-Descripcinde la metodologa 292.1.1.- Tipos de investigacin302.1.2.- Poblacin322.1.3.- Instrumento de recoleccin de datos33CAPITULO III. ANLISIS DE LOS RESULTADOS 353.1.- Exposicin y contratacin de los resultados36CONCLUSIN38RECOMENDACIN39BIBLIOGRAFA44ANEXOS

INTRODUCCINLa presente investigacin est estructurada por tres captulos.En el captulo I, es el diagnostico situacional, donde se reflejan las descripciones de la corporacin de la Unidad Educativa Nueva Amrica y su estructura organizativa, actividades desempeadas y las funciones en el rea de la oficina de administracin y secretaria. Mientras que en el captulo II, se encuentran los aspectos metodolgicos, en esta se describe la metodologa, el tipo de investigacin realizada dentro de la corporacin es cualitativa, por otra parte la poblacin la componen el personal de la Institucin Nueva Amrica Fe y Alegra.As mismo en el captulo III, se seala el anlisis de los resultados obtenidos desde sus inicios para el Movimiento de Educacin Popular Fe y Alegra, la revisin constante de sus prcticas pedaggicas ha sido un plan fundamental en lo que respecta a su crecimiento y consolidacin en el campo educativo nacional e internacional. Es este proceso permanente y sistemtico el que le ha permitido tomar conciencia de las debilidades que en el camino se han presentado y crear estrategias claramente definidas de los proyectos de centro que conducen al fortalecimiento de la formacin integral de su principal razn de ser: los nios, nias, jvenes y adultos que hoy conforman las esperanza de nuestro pueblo.Esta institucin est basada en un proceso bsico de evaluacin realizados en cumplimiento de normas o leyes, llevadas a cabo por un rgano responsable del sector pblico o privado y estn dirigidas a proporcionar las unidades de una organizacin, los recursos y servicios necesarios, el cual son los que hacen que la institucin marche adecuadamente y cumpla con todos sus deberes institucionalesEste proceso asume un compromiso a todo miembro de esta institucin en cuanto al crecimiento fraterno donde se camina de la mano un beneficio del colectivo y se persiguen metas comunes, donde la escuela y la comunidad siembra un inters emocional para dejar plasmado una sociedad ms humana, de esta manera Nueva Amrica brinda una educacin popular y de promocin social, desarrollando una capacidad crtica y creativa para todos los miembros de la comunidad escolar para que sean transformadores de la realidad en su entorno.

CAPITULO IDIAGNOSTICO SITUACIONAL

CAPITULO IDIAGNOSTICO SITUACIONAL

En la siguiente investigacin se reflejan las descripciones de la U.E.P Nueva Amrica Fe y Alegra su estructura organizativa, actividades desempeadas en el rea de la oficina de administracin.1.1.- Descripcin del mbito de estudioEl mbito de estudio, est dividida en direccin, subdireccin, administracin y secretara, secretara contable, evaluacin de estudio y educacin para el trabajo, la cual se encuentra conformada por (10) secretarias, encargadas de llevar el control de los objetivos asignados de evaluacin de documentos.1.1.1.- Actividades econmicas que realiza la empresa o institucinLa Escuela Nueva Amrica Fe y Alegra no cuenta con recursos econmicos por ser una escuela sin fines de lucro, pero fue creada con el fin de cumplir una serie de actividades de significativa importancia, impulsado por la vivencia de la fe cristiana, frente a situaciones de injusticia, se compromete con el proceso histrico de los sectores populares en la construccin de una sociedad justa y fraterna y con coherencia escoge los sectores ms necesitados para realizar su accin educativa y de promocin social, desde all, dirige a la sociedad en general su reclamo constante en bsqueda de un mundo ms humano. Esta escuela trabaja para que los jvenes logren mantener una sana convivencia con los dems en la comunidad, conservando la libertad de expresin sin juzgamiento alguno respetando a la comunidad a la que pertenecen para que mantengan la corresponsabilidad como una de las prioridades en la juventud y en la comunidad como tal.Se encarga de educar a los nios en los aspectos cognitivos, valorativos y psicomotores, de esta manera busca la transformacin de la sociedad ya que al brindar educacin a estos educandos ayuda a que el pas progrese, mejore y haya igualdad de oportunidades para todos.Realiza asambleas, como instancia de decisin y orientacin de acciones y logros de los objetivos de la federacin, estas reuniones estn destinadas a la reflexin sobre los temas de inters, al anlisis de programas o acciones comunales a todos los pases y al intercambio de informacin y experiencias sobre la marcha del movimiento.La Asamblea General est conformada por Directores Nacionales, el Coordinador General de la Federacin, los miembros de la Junta Directiva, un Delegado adicional cualificado por cada pas y el Presidente de la Conferencia de Provinciales de la Compaa de Jess Amrica Latina la responsabilidad ejecutiva de cuatro miembro: el Coordinador General, quien es el representante legal de la Federacin, y otros tres elegidos por la asamblea. Estimula la construccin colectiva y revisin permanente de la propuesta educacin popular y promocin social del movimiento, promueve y gestiona acciones y proyectos cooperativos entre los pases miembros, favorece la informacin y comunicacin presenta el dialogo con organizaciones internacionales.1.1.2.-Resea histrica de la empresa o institucinLa Unidad Educativa Nueva Amrica Fe y Alegra, nace en el ao 1972, como escuela de maestros, la comunidad del Barrio 24 de Julio y El Silencio llaman a Fe y Alegra y le piden que funden una escuela, ambos barrios se pelean el sitio, para que todos quedaran contentos la solucin salomnica fue fundar dos escuelas, el San Ignacio que se encuentra ubicada en el Barrio el Silencio y la escuela 24 de julio en el barrio del mismo nombre. En el ao 1973,se decide trasladar al barrio 24 de julio la escuela normal que acababa de iniciar su valor de formacin de maestros en la Escuela Fe y Alegra del Barrio el Manzanillo. Un grupo de profesores muy comprometidos y con profundas inquietudes pedaggicas soaban con una normal totalmente diferente a las otras, donde se cultivara la formacin humana de los futuros maestros y sembrara en ellos un fuerte compromiso social y una frrea vocacin de servicio a favor de los ms necesitados . Para el ao 1980, se establece como escuela primaria de primero a sexto grado, asumiendo la directiva las Hermanas del Santo ngel quienes durante muchos aos estuvieron a cargo de la misma. Asimismo en el ao 1993, asume la Direccin de la escuela un laico Carmen Briceo, egresada de la normal y en el ao 1997 deja la misma, siendo nombrada Directora Maria Luisa Chacn, quien para el ao 2000 es trasladada a la Escuela la Rinconada y asume la Direccin Mayira Ortega, docente de la E.B.N. Altos de Jalisco, para la Institucin Nueva Amrica es un gran orgullo ya que la docente fue egresada de la misma. El proyecto educativo de la U.E.P. Nueva Amrica se caracteriza porque posee una organizacin basada en la formacin, la organizacin y la pastoral, con los planteamientos fisiolgicos y el ideario de Fe y Alegra. Despus de muchas reflexiones y consultas decidieron bautizarla con el nombre de Nueva Amrica porque se trataba de abrir a los estudiantes normalistas a los amplios horizontes de la patria grande americana y fermentar en ellos una conciencia de compromiso con los pases hermanos de nuestro sufrido continente latinoamericano.Eran aos de la pedagoga liberadora de Paulo Freire de la teologa de la liberacin en la que los alumnos y profesores alimentaron sus inquietudes y forjaron su vocacin de servicio. Eran tambin aos en que el continente americano se fue llenando de crueles dictaduras que cortaron con sangre y represin las ansias de liberacin del pueblo latinoamericano. La Nueva Amrica tena que ser semillero de maestros comprometidos con la transformacin de la educacin y la transformacin social de nuestro continente. De esta manera diversas promociones de maestros empezaron a sembrarse por el territorio zuliano y venezolano con sus inquietudes, con su vocacin de servicio, con su compromiso de gestar una educacin verdaderamente humanizada y liberadora. Para que los estudiantes normalistas pudieran aplicar su pedagoga transformadora y desarrollar sus inquietudes socialesFe y Alegra fundo como escuela de aplicacin la Nueva Venezuela en el Barrio la Polar y la Escuela Nueva Amrica que empez a funcionar en las tardes en los mismos locales de la normal y que por eso mismo heredo su nombre, durante varios aos se aplico tambin en las noches un programa de alfabetizacin a los adultos del barrio. Cuando se cerraron las normales porque se decreto que para ejercer la docencia se requera Ttulo Universitario, la Escuela Nueva Amrica hija predilecta de la normal, fue ocupando sus espacios y fue creciendo vigorosa con la decisin inquebrantable de ser un modelo comprometida en ser pionera en una pedagoga transformadora y en un profundo trabajo comunitario. MisinLa U.E.P. Nueva Amrica Fe y Alegra inscrita a la AVEC, es un centro educativo que respondiendo al diario de la institucin brinda una educacin popular y de promocin social a los sectores ms necesitados del Municipio San Francisco, desarrollando valores de honestidad, responsabilidad, solidaridad y cooperacin, as como la capacidad crtica, reflexiva y creativa de todos los miembros de la comunidad escolar para que sean agente transformadores de la realidad de su entorno.

VisinHacer de la U.E.P. Nueva Amrica Fe y Alegra un centro de educacin popular y promocin social con slidos niveles de organizacin, comunicacin e integracin, que responda a las necesidades reales de su comunidad convirtindose en una alternativa de calidad educativa para los ms desposedos.ObjetivoLa U.E.P. Nueva Amrica Fe y Alegra tiene como objetivo lo siguiente:Promover la formacin de hombres y mujeres nuevos, consciente de sus potencialidades y de la realidad que los rodea, abierto a la trascendencia, agente de cambios y protagonistas de su propio desarrollo, contribuir a la creacin de una sociedad nueva en la que la que sus estructuras hagan posible el compromiso de una fe cristiana en obra de amor y de justicia.1.1.3.-Ubicacin geogrfica de la empresa o institucinLa U.E.P.Nueva Amrica Fe y Alegra se encuentra escavada en el corazn del Barrio 24 de Julio situado en la parroquia Domitila Flores del Municipio San Francisco en el Estado Zulia., entre las Av. 49B y 49 C y las calles 176 y 177.1.1.4.- Departamento donde se realiza la investigacinLa oficina de administracin y secretara se encuentra a cargo de una secretaria quien desempea la funcin de archivar la documentacin tanto de estudiantes como docentes y obreros de la institucin, cumpliendo con leyes e instructivos que establece la administracin pblica, para la ejecucin de los proyectos que apoyan la gestin social de la institucin. Es responsable del xito o fracaso de la institucin, es indispensable para dirigir los asuntos de la misma. Proveer liderazgo para la accin del grupo tiene varias funciones fundamentales. Ejecuta simultneamente, o al menos en forma continuada, todas las funciones que debe tener una buena secretaria es planeamiento, organizacin, y control.

1.1.5.- Actividades que realiza el departamentoEntre las principales funciones de esta institucin, se puede sealar las siguientes:a) Anlisis de documentos.b) Evala documentos para inscripciones del plantel.c) Coordinar el control de los proyectos del plantel.d) Analizar, verificar documentos de los alumnos y docentes.e) Archivar todo tipo de documento.f) Elaboracin de boletines estudiantiles.g) Llevar el archivo de los documentos y reportes procesados.h) Elaboracin de cuadros de evaluacin.i) Reglamento de caja chica.j) Libros de contabilidad para el control de mensualidades.k) Actualizacin de datos de maestros y docentes. l) Depsito de garanta de prestaciones sociales.m) Acta de instalaciones del concejo de sustanciacin.n) Acta de resultado del acta del concejo de sustanciacin.o) Elaboracin de planilla historial fuente para la clasificacin docente. p) Relacin de prestaciones.q) Control de informe administrativo.1.1.6.- Funciones asignadas al investigadora) Atencin al pblico en general.b) Recibir llamadas telefnicas.c) Llevar el control de las informaciones requeridas en el plantel.d) Sellar recibo de pago.e) Realizar documentos de referencias.f) Archivar todo tipo de documento.g) Elaborar informes del control administrativo.h) Control del Libro de Reglamento de caja chica.

1.2- ProblematizacinLa problematizacin supone dos etapas de trabajoLa primera se refiere a la elaboracin de preguntas crticas sobre el tema de la investigacin. La segunda consiste en el planteamiento de problemas que requieren ser analizados y a su vez resueltos a travs de la investigacin. Cuando estas acciones se llevan a cabo se trata de garantizar que la gestin de calidad propicie la inspeccin, el control mismo, el aseguramiento de la propia gestin de la calidad total, para la cual se requiere de un liderazgo productivo, trabajando en equipo con la formacin necesaria que brinde la posibilidad de actualizarse es decir, a mejor funcin administrativa, mejor desempeo laboral del empleado de dicha institucin.Es indispensable para cualquier escuela depender en gran parte de la capacidad para disear en forma eficaz el aprendizaje a travs de sus conocimientos y entusiasmo emocional de cada trabajador de dicha institucin .Actualmente en las instituciones la directora asume su rol o funcin controladora para verificar como se desarrollan los procesos o criterios que determinen que se va a medir, en cuanto a la eficacia y efectividad, midiendo los resultados y comparndolos para asumir acciones por objetivos.1.2.1.- Problemas detectado por el investigadorDentro de la oficina de administracin y secretara, la necesidad que se observ fue la falta de personal para desempear la funcin de archivar los documentos atrasados y la falta de recursos de materiales para efectuar los documentos dentro de cada departamento, tambin la crisis econmica del plantel para cancelar los servicios pblicos de la institucin y falta de ayuda econmica. De esta manera ejecut la funcin de archivador para actualizar y archivar los documentos atrasados dentro de las carpetas y los archivadores clasificando los documentos alfabticamente y numricamente. Asimismo desempe la funcin de Asistente de Administracin haciendo entrega de documentos relacionados con la mejora econmica de la institucin, para lograr la eficacia de las actividades asignadas por la parte administrativa.1.2.2.-Revision bibliogrfica o teora que valida la situacin problemaSegn Mary Parker Follett (pag.4) del libro de tercera edicin de administracin expone que la administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas. El proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas, define la administracin como un proceso porque todos los administradores, prescindiendo de sus habilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionadas con el fin de lograr sus metas deseadas. La planeacin implica que los administradores proyectan de antemano sus metas y acciones que suelen basarse en algn mtodo, plan o lgica y no es una simple corazonada. La organizacin significa que los administradores coordinan los recursos materiales y humanos de la organizacin, la eficacia de una organizacin depende de su capacidad de ordenar los recursos para lograr las metas. La direccin describe como los administradores dirigen e influencia de sus subordinados, haciendo que otros efecten las tareas esenciales. Controles significan que los administradores tratan de asegurarse de que la organizacin siga la direccin correcta en la obtencin de sus metas.Segn Derkra College (2010.pag.96) teora de la organizacin el control como fase del proceso administrativo en una organizacin, ya sean formales o informales, tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y recursos que posean. En ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que lleva a cabo los miembros de la organizacin para lograr captar sus objetivos.La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatro funciones especficas que son: la planificacin. La organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los recursos.Para Robbins (2008 pag.43) el control es el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corriendo cualquier desviacin significativa. Sin embargo Stoner (2007pag.68) define que el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (2006 pag.79) el control cosiste en verificar si todo se realiza conforme el programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios administrativos tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin.Tipos de controlEn primer lugar se encuentra Burbano (2006pag.125), quien afirma que existen controles de monitoreo , de seguimiento y de acompaamiento ,que se aplica dentro de la organizacin dependiendo del rea funcional , los cuales tienen como objeto la verificacin del cumplimiento de polticas y procedimientos , variaciones , anlisis de informe , control sobre los procesos productivos , auditoria e las funciones de produccin , control y auditoria del personal anlisis de la ejecucin del presupuesto , de los mrgenes de rentabilidad y la auditoria de la funcin de finanzas. Seguidamente Terry (2006 pag.112) en su libro principios de administracin expone que existen 3 tipos de control: el control preliminar, el concurrente y el retroalimentacin.Control preliminar Es este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad, en vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitado las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar.Control concurrente Este tipo de control, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que l plan ser llevado a cabo en el tiempo especifico y bajo las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.Control de retroalimentacin Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posible desviacin futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizados y se han regresados los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. rea de desempeo del control El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en lo que se divide una organizacin necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo dependen de los departamentos existentes en la institucin. Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen:Control de informacin Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa, para obtenerla la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones.

Control de correspondencia En toda empresa o institucin se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales o internacionales, mayormente redactado legalmente por la compaa este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio, y autoridad de la organizacin .Todos los departamento en lo que se divide una organizacin o institucin necesita ser controlado, por lo tanto, las reas de desempeo depende de los departamentos existentes en la empresa. Control de informacinPara contribuir una buena toma de decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicos actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control e informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones.Control de correspondencia En toda institucin se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactados por el estaff legal de la misma. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin.Control concurrente Es este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas. Cuando el administrador supervisa las acciones de un empleado de manera, el empleado y corregir los problemas que puedan presentarse .por ejemplo las mayores partes de las computadoras estn programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle porque es el error.Control de retroalimentacin Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable .el control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos , se han realizados a alguien o a algo en el proceso que puedan hacerse correcciones .

Aprendizaje de la administracin Por supuesto ningn libro podr ensearnos como llegar a ser un buen gerente. Para aprender a serlo se requieren no solo conocimientos y actitud personal, sino adems experiencia en el empleo de destrezas no obstante, una funcin primordial de un libro consiste en presentar informacin relevante porque el conocimiento que se imparte aqu est basado en la experiencia de los gerentes y en estudios efectuados por los investigadores.Los estudiantes que cuentan con un poco de experiencia laborar, tanto antes de ratonar a sus estudios profesionales como mientras los realizan, habrn tenido la oportunidad de observar de cerca a los gerentes y las organizaciones. La mejor manera de aprender a ser un administrador eficaz es trabajar con buenos gerentes y observarlos. Al inicio de la carrera, es inevitable encontrar en nuestro camino a buenos y buenos y malos gerentes, adems de que resulta mucho ms agradable trabajar es una de las cosas ms importantes que es preciso buscar en el trabajo.Antecedente de la investigacinEste trabajo de investigacin denominado control del proceso de archivos a travs de la oficina de administracin y secretaria. Esta referido especficamente a cmo poder determinar el control de los archivos atreves de la oficina de administracin y secretaria de (Nueva Amrica Fe y Alegra) est referido especficamente a la oficina de administracin y secretaria se ha podido determinar que existen mucho trabajo de investigacin referidos al cmo se puede apreciar, estos trabajos son de carcter general, no habiendo ninguno referido directamente al control de la administracin que existen aportar algunos puntos importantes a nuestra investigacin .Segn el libro del archivo de oficina pg. (1) define que el archivo de oficina no es un tratado doctrinal. Pretende simplemente ofrecer orientaciones prcticas sobre cmo organizar el archivo de nuestra oficina. Concebido como exposicin de dos casos prcticos la creacin de normas o pautas para la organizacin de un sistema archivstico evita la perdida de documentos; facilita su organizacin y rpida localizacin; incrementa la productividad y eficacia de las personas, al no verse obligadas; a invertir ms tiempo del necesario en la recuperacin de informacin mal clasificada; y aprovecha al mximo el espacio destinado a conservar la documentacin.

Segn el libro de archivos de oficina pg. (6 y 7) define las normas que debe tener un archivista el cual sirve como gua y como documento de consulta ante las dudas que puedan ir surgiendo: normas de organizacin, de conservacin y de expurgo (o eliminacin de documentos) estas normas se clasifican en archivadores que permitan sacar las hojas nuevas. Para as evitar volumen de documentos que se generan precisa realizar necesariamente tantos procesos como los que establezcan la ciencia de la archivstica. La organizacin adecuada de los documentos debe iniciarse desde que se producen o generan en las oficinas.Segn Jos ramn cruz Mundet (libro de manual de archivista pg. 9 y 10) nombra los objetivos de un sistema archivstico.

Disminuir el volumen de documentos a conservar. Racionalizar la utilizacin de recursos humano como materiales Facilitar la organizacin de los documentos Reducir costes Evitar prdidas informativas. Ciclo de vida de un archivo Un archivo tiene un ciclo de vida con cuatro etapas bien diferenciadas que forman parte del proceso completo de la organizacin de un archivo eficaz ejemplo: Creacin y clasificacin Orden y conservacin Transferencia Eliminacin En el momento de crear un archivo, tenemos que tener en cuenta que todo documento tendr que pasar por las cuatro etapas: habr de ser clasificado y ordenado, guardado y actualizado, transferido y manualmente eliminado o guardado en el histrico.

Pasos para archivar alfabticamente Inspeccionar: se revisa los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo. Clasificar: se determina el titulo bajo el cual se archivaran los documentos, esto depender de la frecuencia que se le conceda bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se enva. Marcar o codificar: se proceder a sealar el titulo bajo el cual se har que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado. Distribuir: consiste en separar alfabticamente los ttulos marcados. Archivar: se procede a colocar los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estricto orden alfabtico.

Pasos para archivar en forma numrico Este sistema se ordena segn su nmero este nmero es asignado por los responsables este sistema tiene diferentes usos en las oficinas. Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el cdigo o numer asignado para este documento o en expediente para mejorar y aumentar la eficiencia del sistema numrico, es necesario establecer patrones numricos, los cuales facilitaran la localizacin e identificacin del caso o asunto. La clasificacin alfanumrica la correspondencia se clasifica para facilitar la consulta el tarjetero ndice para saber el nmero asignado a los documentos de ingresos y egresos, luego se hace una clasificacin preliminar de los primeros archivos de documentos de los corresponsables activos se colocan en el archivo principal en las carpetas individuales rotuladas con nmeros .Uso del tarjetero numrico Algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercanca y a las de los suplidores, las tarjetas de los clientes que separan mercanca sirve para llevar las anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una gua para cada diez tarjetas. La informacin registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos computarizada. Dentro de sus caractersticas estn El titulo de la correspondencia se denomina por la materia tratada en el documento. El mtodo es til cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con alguna actividad en particular, con algn departamento o con un producto especifico. Los asuntos pueden archivarse bajos arreglos alfabticos o arreglos numricos. Ventaja Es muy utilizada debido a su sencillez de su manejo. Permite la insercin de nuevos asunto sin grandes dificultades Desventajas radica en la eleccin correcta de las materias que van a definir los resultados los documentos. Siguen un nmero alfanumrico cuando viene ordenados por nmeros y letras.Uso de realizar en forma por asunto Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa. En una compaa que vende dulces al por mayor, pueden ser organizados segn las clases de productos de confitera. Cuando es posible que los documentos sean solicitados por el asunto a que se refieren suponiendo que se tratan de una empresa dedicada a la construccin, se le pediran a la secretaria, por ejemplo, cotizacin de proveedores en la extensa rama de la construccin, que en este caso pueden ser acabados en madera, pintura para exterior, pintura para interior, barnice, el contrato de cada empresa cambia o se sujeta al criterio de la secretaria o persona que maneja el archivo.

Informacin obtenida en el campoContinuando con la recoleccin de informacin, proced a realizar entrevistas al personal, que conforma la poblacin sujeto de estudio, compuesta por diez personas. Las cuales laboran en la oficina administrativa del ente. Para lo cual se prepar una batera de preguntas con el objeto de conocer a fondo la problemtica referida al control de los archivos del mismo.

tems N 1 Ante la pregunta Qu sistema de archivo es empleado en la oficina? A. Numrico,B. Alfabtico, C. Por asunto D. Por fecha, E. Otros. El sujeto No 1 respondi: Alfabtico

El sujeto No 2 respondi: Por asunto

El sujeto No 3 respondi: Alfabtico

El sujeto No 4 respondi: Alfabtico

El sujeto No 5 respondi: Alfabtico

tems N 2 La segunda pregunta se les indic Cundo Usted archiva un documento lo hace siguiendo un criterio especfico? Cul?

El sujeto No 1 respondi: el alfabtico ya que es ms rpida La bsqueda de la informacin. El sujeto No 2 respondi: por asunto, porque permite sub divisiones y es amplia su bsqueda. El sujeto No 3 respondi: alfabtico, porque es abierto y permite la ampliacin. El sujeto No 4 respondi: alfabtico, porque permite clasificar todo tipo de documentos, sean personas fsicas o instituciones. El sujeto No 5 respondi: El alfabtico, porque es conocido por todos y es de fcil bsqueda la informacin.tems N 3 Emplea Ud., en la carpeta alguna identificacin que indique el tipo de documento archivado?

El sujeto No 1 respondi: si, el ttulo del documento

El sujeto No 2 respondi: si, el contenido del documento El sujeto No 3 respondi: si, la primera letra de la identificacin del documento El sujeto No 4 respondi: si, emplea el orden alfabtico para archivar los documentos El sujeto No 5 respondi: si, indicando un rango del alfabeto ejemplo: A-Etems N4 Cul es la estructura empleada actualmente en el archivo?

El sujeto No 1 respondi: por carpetas tipo acorden El sujeto No 2 respondi: por carpetas identificadas El sujeto No 3 respondi: por carpetas amarillas tipo cartas y oficios

El sujeto No 4 respondi: por carpetas marrn tipos carta y oficio El sujeto No 5 respondi: por carpetas archivadoras

tems N 5 La forma de llevar actualmente el archivo, les facilita el uso de los documentos, en cuanto a rapidez El sujeto No 1 respondi: si por eso es que la usamos El sujeto No 2 respondi: si, me parece fcil y rpido El sujeto No 3 respondi: si por que la informacin es accesible al momento. El sujeto No 4 respondi: si El sujeto No 5 respondi: si

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESobjetivoActividadesRecursos materialesRecursos humanosfechaResultados de las actividades

Identificar el control en los archivos.

Inspeccionar los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivoEl archivo, carpeta y documentos.Las personas que realizan actividades en la U.E.P. Nueva Amrica Fe y Alegra07/04/13Anlisis del diagnostico.

Caracterizar el procedimiento de los archivos.

Clasificar el titulo de cada carpeta bajo el cual se archivaran los documentos al nombre del destinario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envanEl archivo, carpeta y documentos.Las personas que realizan actividades en la U.E.P. Nueva Amrica Fe y Alegra21/04/13Determinar el Ordenamiento de los documentos

mejorar la eficiencia y efectividad de procedimiento.Marcar o codificar el titulo seleccionadoEl archivo, carpeta y documentos.Las personas que realizan actividades en la U.E.P. Nueva Amrica Fe y Alegra20/05/13

CAPITULOIIAspecto metodolgicoEsta metodologa se describe con el tipo de investigacin realizada dentro de la institucin la poblacin que fue utilizada para los estudios y los instrumentos que se le aplicaron al personal que realiza actividades en la institucin o la poblacin.2.1.- Descripcin de la metodologaLa investigacin se hizo de tipo factible; ya que permite la elaboracin de una propuesta, cuyo propsito es satisfacer una necesidad o solucionar un problema. Segn Sierra (2006 pag.19), el proyecto factible se debe elaborar respondiendo a una necesidad especfica, ofreciendo soluciones metodolgicas. Tomando en cuenta la opinin de Ander Egg. (2007 pg. 26) el proyecto factible debe ser apoyo en una investigacin de tipo cualitativa y documental, de campo o de un diseo que incluya ambas modalidades con coherencia el presente estudio. As mismo, segn chaves (2007pag.78), se considera como una investigacin ampliada, debido a que la orientacin a la solucin de un problema para la institucin objeto de estudio. Segn la misma autora, se trata adems para la institucin objeto de estudio de una investigacin de campos, ya que los datos necesarios para la investigacin se toman directamente del mismo medio, es decir de la misma corporacin mediante las tcnicas adecuadas.La investigacin tambin se puede describir de tipo descriptivo con la que se profundizo en el tema y se identificaron las caractersticas de todas las actividades que se realzan en la empresa. Para as poder comprobar asociaciones entre ellas. Por ltimo fue el tipo explicativo pues se pretende interpretar la informacin para poder probar si la hiptesis es verdad.2.1.1.- Tipo de investigacinLa investigacin es un proceso mediante la aplicacin de mtodos cientficos, procura obtener informacin relevante y digna para entender el conocimiento segn Tamayo (2008 pg. 123). En este contexto metodolgico el estudio se clasifico cualitativa ya que pasa por documentar los hechos objetivos de la realidad tangible y material, por medio del mtodo cientfico. Segn Hernndez, Fernndez y Bautista (2003) establecen que esta investigacin es cualitativa por que se basa en un anlisis subjetivo e individual esto lo hace una investigacin interpretativa, referida a lo particular. Investigacin accin Se centra en generar cambios en una realdad estudiada y no colocada nfasis en lo terico. Trata de unir la investigacin con la prctica a travs de la aplicacin, y se orienta en la toma de decisiones y es de carcter ideogrfico.Pasos de la investigacin accin Detectar el problema de investigacin, clasificarlo y diagnosticarlo. Formular un plan para introducir un cambio de los documentos antiguos para remplazarlo por los documentos reformados. Implementar el plan y evaluar los resultados obtenidos. Lograr claridad sobre el problema detectado y darle solucin a la vez.

Investigacin de campo Se centra en hacer el estudio donde el fenmeno se da de manea natural, de este modo se busca conseguir la situacin lo ms real posible, se pueden incluir experimentos de campos y la investigacin ex post factor empleando metodologa cualitativa. Generalmente se le identifica como el manejo de mensaje registrado en forma manuscritos e impresos, por lo que se le asocia normalmente con la investigacin archivstica y bibliogrfica. El objetivo de investigacin documental es elaborar un marco terico conceptual para formar un cuerpo de ideas sobre el objeto de estudio y descubr respuestas a determinar a determinado interrogantes a travs de la aplicacin d procedimientos documentales estos procedimientos han sido desarrollados con el objeto de aumentar el grado de certeza de que la informacin reunida ser de inters para los integrantes que estudias y que adems rene las condiciones d factibilidad y objetividad documental .De acuerdo a las caractersticas del estudio se tipifico como de campo donde segn Bavareco (2007 pg. 188). Indica que estas son investigaciones realizadas en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio, permitiendo de esta manera el conocimiento ms a fondo del problema por parte de los investigadores y pudiendo manejar los datos con ms seguridad.La primera de las fuentes primarias utilizadas en este caso prctico. Fue la observacin por parte del investigador de forma concurrida con la organizacin y de campo ya que el investigador se encuentra realizando actividades dentro de la institucin donde se detecto el problema. Por otra parte de acuerdo a Tamayo y Tamayo (2007 pag.136), lo estudios descriptivos corresponden el registro, anlisis descripcin e interpretacin de la naturaleza actual y la composicin o proceso de los fenmenos. 2.1.2.-PoblacinSegn Hernndez y Col (2006 pag.28), la poblacin es el conjunto, ser validas las conclusiones que se obtengan, a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas), que se va a estudiar . En el mismo orden de ideas para hurtado y toro (2006 pag.93) seala que la poblacin es un conjunto de todas las cosas que concuerdan con una serie de especificaciones. De acuerdo con Tamayo y Tamayo (2007 pg. 42) la poblacin es la totalidad del fenmeno estudiado en donde la unidad e anlisis posee una caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin.Al mismo tiempo selltiz (2008 pag.57) indica que la poblacin es el conjunto de todos los casos que concuerde con una serie de especificaciones definidas en la investigacin. En este mismo orden de ideas tambin hernandez (2008 pag.86) indican que la poblacin es aquella que va a ser estudiada y a la vez donde se pretende generalizar los resultados. La poblacin para llevar a cabo la investigacin est constituida por el personal que realiza actividades en la oficina d administracin y secretaria.2.1.3.- Instrumento para la recoleccin de datosLos instrumentos de investigacin son herramientas o medios que se utilizan para reconocer, medir el comportamiento o los atributos de las variables que se efectan. Segn Hernndez y col (2006 pag.162), el cuestionario es un conjunto de preguntas donde existen una o varias variables a medir, as, que un cuestionario es una tcnica estructurada, que a su vez contiene un conjunto de relativos y alternativa de repuestas las cuales sern respondida por el personal correspondiente.En relacin con los elementos que caracterizan la seleccin de las tcnicas e instrumento (2007pag.164) indica como primera tcnica de observacin, la cual consiste en la obtencin de datos de manera verbal por parte del sujeto informante, e indica que es una fuente primaria. En este sentido se desarrollo un instrumento conformado por 5 tems distribuidos para cada una de las dimensiones presente en la operacin de la variable, para su opcin de respuestas se dispuso de preguntas denominada encuestas abiertas, esto se justifica ya que de esta manera las respuestas estarn aun mas centradas en la posibilidad de los consultados.

Entrevista Instrumento utilizado para llevar a cabo las entrevistas con el personal que realiza actividades dentro del departamento de administracin y secretaria. Para Aguirre Baztan (2007pag.44) la entrevista es una tcnica dentro de la metodologa cualitativa que se utiliza para obtener informacin verbal de uno o varios sujetos a partir de un cuestionario o una gua de tema.

Ficha de encuestaEste instrumento fue aplicado para obtener informacin sobre la desventaja que observaban dentro de la oficina de administracin y secretaria.

El cuestionarioPara esta investigacin se conformo con preguntas, la misma contendr con la problematizacin que se puede detectar dentro de la oficina de administracin y secretaria.

CAPITULO III

ANALISIS DE LOS RESULTADOS

CAPITULO IIIAnlisis de los resultados En este captulo se pretendern los resultados obtenidos de la informacin despus de haber aplicado el instrumento de evaluacin. El anlisis de los datos se baso en ordenar la informacin y representarla en forma especfica. Posteriormente se har un anlisis detallado con la discusin de los resultados dirigidos a la poblacin en estudios, especficos al personal que realiza actividades dentro de la institucin. El instrumento de la evaluacin fue un cuestionario tipo entrevistas en base a 05 tems: El anlisis esta embocado hacia el establecimiento que determinan los problemas que hay en la oficina de administracin y secretaria y servir de parmetros para el estudio y a la vez determinar las desventajas de confrontar las teoras con el problema planteado. Ventajas de la informacin Es una informacin cuantificada y fiable. til para evaluar los cambios y comparar opiniones.Lmites de la evaluacin Requiere un tiempo de realizacin que supera la duracin media de una misin de evaluacin.

Requiere recursos considerables y una buena lgica, que debe proporcionar un socio local fiable.

Informacin obtenida por los librosSegn Mary Parker Follett (pag.4) del libro de tercera edicin de administracin expone que la administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin y de aplicar los dems recursos de ella pa Segn el libro del archivo de oficina pg. (1) define que el archivo de oficina no es un tratado doctrinal. Pretende simplemente ofrecer orientaciones prcticas sobre cmo organizar el archivo de nuestra oficina. Concebido como exposicin de dos casos prcticos la creacin de normas o pautas para la organizacin de un sistema archivstico evita la perdida de documentos; facilita su organizacin y rpida localizacin; incrementa la productividad y eficacia de las personas, al no verse obligadas; a invertir ms tiempo del necesario en la recuperacin de informacin mal clasificada; y aprovecha al mximo el espacio destinado a conservar la documentacin.Segn el libro de archivos de oficina pg. (6 y 7) define las normas que debe tener un archivista el cual sirve como gua y como documento de consulta ante las dudas que puedan ir surgiendo: normas de organizacin, de conservacin y de expurgo (o eliminacin de documentos) estas normas se clasifican en archivadores que permitan sacar las hojas nuevas. Para as evitar volumen de documentos que se generan precisa realizar necesariamente tantos procesos como los que establezcan la ciencia de la archivstica. La organizacin adecuada de los documentos debe iniciarse desde que se producen o generan en las oficinas.Segn Jos ramn cruz Mundet (libro de manual de archivista pg. 9 y 10) nombra los objetivos de un sistema archivstico. Disminuir el volumen de documentos a conservar. Racionalizar la utilizacin de recursos tanto humano como materiales, Facilitar la organizacin de los documentos, Creacin y clasificacin, Orden y conservacin, Transferencia, Eliminacin. En el momento de crear un archivo, tenemos que tener en cuenta que todo documento tendr que pasar por las cuatro etapas: habr de ser clasificado y ordenado, guardado y actualizado, transferido y manualmente eliminado o guardado en el histrico.3.1.-exposicin y contratacin de los resultadosEsta entrevista fue aplicada al personal que realiza actividades en dicha institucin en la oficina de administracin y secretaria.

DiscusinDe los resultados

Una vez aplicado el instrumento y evaluadas las. Respuestas de cada entrevistado de la institucin, se plantea la siguiente discusin: Al preguntarles a los entrevistados, si estaban de acuerdo con la realizacin de la entrevista para poder solucionar los problemas de la oficina de administracin y secretaria. Se pudo llegar a la conclusin o discusin que la mayora de los entrevistados estaban de acuerdo con la realizacin de dichos manual. En cuanto a las diferentes opciones que se le planteaba para el contenido del manual se discuti y se dedujo que la mayora de los entrevistados expresaron a las respuestas de dichos tems que se realice un diseo de manual, para as poder manejar un control de los resultados obtenidos. En lo que se pudo detectar dentro de la oficina de administracin y secretaria era la falta de ordenamiento de archivo por este motivo el personal de la oficina no responda eficazmente hacia el cumplimiento con su objetivo a diario. De esta manera me sirvi como herramienta necesaria para ejecutar en forma alfabtica el ordenamiento de archivos internos del personal que realiza actividades dentro de la institucin como por ejemplo. Inspeccionar: se revisa los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo. Clasificar: se determina el titulo bajo el cual se archivaran los documentos, esto depender de la frecuencia que se le conceda bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se enva. Marcar o codificar: se proceder a sealar el titulo bajo el cual se har que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado. Distribuir: consiste en separar alfabticamente los ttulos marcados. Archivar: se procede a colocar los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estricto orden alfabtico. Como por ejemplo a) actas del personal administrativo b) boletas de retiro, c) constancia de estudio.

Conclusin

Controlar el proceso de archivos dentro de la oficina de administracin y secretaria es de vital importancia, ya que por medio de esta se logra realizar las actividades de manera adecuada, siendo ms eficiente y eficaz. Es un instrumento elaborado con datos estimados y pronosticados que deben ser utilizados por la institucin para dirigir todas sus operaciones, cuyo contenido se compara con los datos reales. Para evitar ese desorden es preciso crear una cultura archivista lo que significa normalizar todo tipo de actividad as lograr satisfacer las necesidades de la oficina tanto presente como futura y evita desorden de la misma. Organizar un archivo requiere la utilizacin de un mtodo preestablecido, en el que estn aplicados todos los responsables de la oficina cada una de ellas tiene sus peculiaridades y debe ser su personal quien establezca un sistema que se adapte a sus circunstancias y necesidades. La realidad es que siempre llega un momento en que se ha alcanzado tal nivel de desorden que es imposible encontrar un documento concreto. Es necesario comprobar que los recursos solo se usan por aquellos usuarios que tienen derecho al acceso de los mismos de no ser as podran afectar a uno o varios componente de la misma.

RecomendacionesSe recomienda a la institucin y a los administradores llevar a cabo estas propuestas y estrategia que desarrolle en la misma, por bien comn de cada uno, para que sus objetivos sean ms eficazmente posibles evitando perdidas de documentos y desorden de la misma y formar un grupo de colaboradores de confianza, de quienes tengan certeza su capacidad y que ofrezcan resultados concretos. Realizar una comunicacin adecuada en la organizacin ayuda a reducir los errores en las actividades, reduce el estrs fsico y mental. Potencial la formacin al empleado o incentivarlo para que realice formacin en tareas diversas y completas, como liderazgo y la gestin de persona.

BIBLIOGRAFIA

Chvez (2008). El proceso de investigacin educativa. Venezuela. Editorial GraficaMary Parker Follett (pag.4) del libro de tercera edicin de administracinDerkra College (2010.pag.96) teora de la organizacin el control como fase del proceso administrativo en una organizacinhttp://www.organizateya.com/tips_dic06.htm

http://www.urbanext.uiuc.edu/clutter_sp/but.htm

http://www.kidshealth.org/kid/en_espanol/sentimientos/organize_focus_esp.htmwww.slideshare.net/norma6985967/tesis-formacin-en-valores bibliotecnica.upc.edu/.../recomendaciones-para-la-presentacin-de-tesis-...