Tesis Sobre Los Procedimientos de Compra y Contratación Del IGSS 2007

7/25/2019 Tesis Sobre Los Procedimientos de Compra y Contratacin Del IGSS 2007

1/226

Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de Ingeniera

Escuela de Ingeniera Mecnica Industrial

MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE COMPRA DEL INSTITUTOGUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL (IGSS)

Mildred Li ly Snchez Rivas

Asesorado por : Inga. Sigr id Al itza Caldern De Len

Guatemala, octubre de 2007


2/226


3/226

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERA

MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE COMPRA DEL INSTITUTO

GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL (IGSS).

TRABAJO DE GRADUACIN

PRESENTADO A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA


POR:

MILDRED LILY SNCHEZ RIVAS

ASESORADO POR: INGA. SIGRID ALITZA CALDERN DE LEN

AL CONFERRSELE EL TTULO DE

INGENIERA INDUSTRIAL

GUATEMALA, OCTUBRE DE 2007


4/226


5/226

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA


NMINA DE LA JUNTA DIRECTIVA

DECANO Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos

VOCAL I Inga. Glenda Patricia Garca Soria

VOCAL II Inga. Alba Maritza Guerrero de Lpez

VOCAL III Ing. Miguel ngel Dvila Caldern

VOCAL IV Ing. Kenneth Issur Estrada Ruiz

SECRETARIA Inga. Marcia Ivonne Vliz Vargas

TRIBUNAL QUE PRACTIC EL EXAMEN GENERAL PRIVADO

DECANO Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos

EXAMINADOR Ing. Jos Francisco Gmez Rivera

EXAMINADORA Inga. Sigrid Alitza Caldern De Len

EXAMINADORA Inga. Norma Ileana Sarmiento Zecea

SECRETARIA Inga. Marcia Ivonne Vliz Vargas


6/226


7/226

HONORABLE TRIBUNAL EXAMINADOR

Cumpliendo con los preceptos que establece la Ley de la Universidad de San

Carlos de Guatemala, presento a su consideracin mi trabajo de graduacin

titulado:

MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE COMPRA DEL INSTITUTO

GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL (IGSS),

tema que me fuera asignado por la Direccin de la Escuela de Ingeniera de

Mecnica Industrial, el 5 de mayo de 2006.

Mildred Lily Snchez Rivas


8/226

AGRADECIMIENTOS A:

Dios Divina luz que ha iluminado mi camino,

que me ha acompaado en todo momento,

sus cuidados innumerables y permitirme

lograr este triunfo.

Mis padres Francisco Snchez

Emma Sarmiento de Snchez

Saadia Rivas Ros

El regalo ms importante que Dios me ha

dado, quienes con amor, apoyo, paciencia

y sus consejos han logrado de m lo que

soy.

Mis hermanos Manolo, Mariela, Bryan, Isaac Snchez y

Saadia Rivas. Por el cario que me dan

cada da, por ser el soporte y

complemento de mi vida.

Mis sobrinos Andrea y Rodrigo Meja, por su cario.

Mis amigos Por los momentos compartidos y hacer

mis das ms felices.

Inga. Sigrid Caldern Por la paciencia y apoyo como asesor

del Ejercicio Profesional Supervisado.


9/226

Ing. Jos Guzmn Shaul Por su apoyo, consejos, amistad y

cario

Lic. Lidia Luz Mazariegos Por su amistad, cario y apoyo

incondicional

La Universidad de San Carlos Por ser la casa de estudio que abri

de Guatemala sus puertas del saber, para lograr este

triunfo.

El Instituto Guatemalteco de Por permitirme realizar mi Ejercicio

Segur idad Social IGSS- Profesional Supervisado.

Mis compaeros del IGSS Por los momentos compartidos, por su

buena disposicin, compaerismo y

sobre todo su amistad y cario.


10/226

ACTO QUE DEDICO A:

Dios Fuente de toda sabidura

Mis padres Francisco Snchez

Emma Sarmiento de Snchez

Saadia Rivas Ros

Mis hermanos Manolo, Mariela, Bryan, Isaac Snchez

y Saadia Rivas

Mis abuelos Francisco Snchez ()

Lidia Guzmn

Imelda Ros ()

Mis tos En general

Mis primos En general

Mis amigos En general

Mi patria Guatemala


11/226

I

NDICE GENERAL

NDICE DE ILUSTRACIONES...................................................................

LISTA DE SMBOLOS...............................................................................

GLOSARIO................................................................................................

RESUMEN..................................................................................................

OBJETIVOS...............................................................................................

INTRODUCCIN........................................................................................

1. GENERALIDADES DEL IGSS

1.1 Antecedentes histricos............................................................

1.1.1. Oficinas Centrales..........................................................

1.1.2. Departamento de Abastecimientos ...............................

1.2 Descripcin general de la institucin.........................................

1.2.1 Organigramainstitucional..............................................

1.2.2 Ubicacin del instituto....................................................

1.2.3 Visin de la institucin...................................................

1.2.4 Misin de la institucin..................................................

1.2.5 Departamento de abastecimientos...............................

1.2.5.1 Organigrama del departamento de

abastecimientos.............................................

1.2.5.2 Descripcin del departamento de


1.2.5.3 Ubicacin del departamento de


1.2.5.4 reas de trabajo en el departamento de


VII

XI

XIII

XIX

XXI

XXIII

2

3

3

4

6

77

7

8

8

10

11

11


12/226

II

1.2.5.5 Funciones del departamento de


1.2.5.6 Procesos de compra......................................

a. Proceso de compra por el sistema de

cotizacin y licitacin..........................

b. Proceso de compra por el sistema de

manifestacin de inters.....................

c. Proceso de compra por el sistema de

compra directa......................................

d. Proceso de compra por el sistema decontrato abierto...................................

e. Proceso de compra por el sistema de

OPS/OMS.............................................

2. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

2.1. Levantado de informacin....................................................

2.1.2. Anlisis de las funciones del departamento de

abastecimientos.........................................................

2.1.3. Entrevistas y aplicacin de cuestionarios

preliminares dentro y fuera (en caso) del

departamento de abastecimientos...............................

2.1.4. Descripcin de puestos actuales.................................

2.1.5. Diagrama de causa y efecto del departamento de

abastecimientos...........................................................2.2. Anlisis de los procesos de compra.......................................

a. Proceso de licitacin y cotizacin pblica.........................

b. Proceso de manifestacin de inters................................

c. Proceso de compra directa...............................................

14

15

16

21

26

30

34

38

38

42

60

73

74

75

79

79


13/226

III

d. Proceso de compra por contrato abierto...........................

e. Proceso de compra por medio de la OPS/OMS...............

2.3 Demoras o retrasos personales.............................................

2.4 Retrasos inevitables...............................................................

2.5 Marco legal................................................................

2.6 Costos.........................................................................

2.6.1 Recurso humano..............................................

2.7 Distribucin fsica actual del Departamento de

Abastecimientos........................................................

2.8 Apoyo informtico......................................................2.9 Manejo del papel en el departamento de

abastecimientos.........................................................

3. PROPUESTA DE MEJORAS PARA LA AGILIZACIN DE

LOS PROCESOS DE COMPRA

3.1. Rediseo social.....................................................................

3.1.1Organigrama del departamento de abastecimientos...

3.1.2Personal.......................................................................

3.1.2.1Perfil (redefinicin de puestos)........................

3.1.2.2 Descripcin de puestos propuesto..................

3.1.3 Distribucin fsica actual del departamento de

abastecimientos.......................................................

3.1.4 Propuesta de capacitacin........................................

3.2. Rediseo tcnico...................................................................

3.2.1 Procesos......................................................................

3.2.1.1 Propuestas generales a los procesos de

compra..........................................................

80

81

82

84

84

86

87

88

89

90

93

97

98

98

103

104

106

108

108

108


14/226

IV

3.2.1.2 Propuestas al proceso de cotizacin y

licitacin.........................................................

3.2.1.3 Propuestas al proceso de manifestacin de

inters...........................................................

3.2.1.4 Propuestas al proceso de compra directa y

contrato abierto............................................

3.2.1.2 Propuestas al proceso de OPS......................

3.2.2 Apoyo informtico........................................................

3.2.3 Costos.........................................................................

3.2.3.1 Recurso Humano.............................................3.2.3.2 Recurso Material ...........................................

4. IMPLEMENTACIN

4.1 Propuestas implementadas.......................................................

4.2 Propuestas programadas.........................................................

4.3 Propuestas en gestin...............................................................

4.4 Costos.......................................................................................

4.4.1 Beneficio...........................................................................

4.4.2 Recuperacin de la inversin...........................................

5. PROPUESTA DE PLAN DE RECICLAJE

5.1 Problemtica e importancia del reciclaje en el departamento...

5.1.1 Beneficio al implementar el reciclaje de papel.........5.2 Plan de reciclaje propuesto.......................................................

5.3 Propuestas implementadas.......................................................

5.4 Resultados obtenidos...............................................................

114

119

123

127

130

132

133134

136

139

141

144

144

149

151152

152

154155


15/226

V

CONCLUSIONES......................................................................................

RECOMENDACIONES..............................................................................

BIBLIOGRAFA..........................................................................................

ANEXOS....................................................................................................

157

161

163

165


16/226

VI


17/226

VII

NDICE DE ILUSTRACIONES

FIGURAS

1. Organigrama Institucional 6

2. Ubicacin de las oficinas centrales 7

3. Organigrama actual del departamento de abastecimientos 8

4. Flujograma actual del proceso de compra por el sistema de

cotizacin 17

5. Flujograma actual del proceso de compra por el sistema demanifestacin de inters 22


compra directa 27


contrato abierto 31

8. Flujograma actual del proceso de compra por medio de la

organizacin panamericana de la salud OPS- 35

9. Cuestionario 1, Detalle actividades 44

10. Cuestionario 2, Jefatura y subjefatura 46

11. Grfica porcentual sobre el conocimiento de objetivos del

departamento de abastecimientos 51

12. Grfica porcentual sobre el conocimiento de las actividades

del puesto de trabajo del personal administrativo 52

13. Cuestionario 3, Personal administrativo 54

14. Grafica porcentual sobre la revisin del trabajo al personal

operativo 58

15. Cuestionario 4, Personal operativo 59


18/226

VIII

16. Diagrama de Ishikawa del departamento de abastecimientos 73

17. Instalaciones del sanitario para el personal del departamento

de abastecimientos y para tres departamentos ms 83

18. Cuatro servicios de sanitario para el departamento de

abastecimientos y tres departamentos ms 83

19. Falta de limpieza y mantenimiento de sanitarios 83

20. Distribucin fsica actual del personal del departamento de

abastecimientos, instalaciones del segundo nivel del edificio

de oficinas centrales del instituto 89

21. Organigrama propuesto del departamento de

abastecimientos 97

22. Distribucin fsica propuesta del personal del departamento

de abastecimientos, instalaciones del tercer nivel del edificio

de oficinas centrales del instituto 104

23. Hoja electrnica bitcora de problemas 113

24. Flujograma propuesto del proceso de compra por el sistemade cotizacin 115

25. Flujograma propuesto del proceso de compra por el sistema

de manifestacin de inters 120

26. Flujograma propuesto del proceso de compra por el sistema

de compra directa 124

27. Flujograma propuesto del proceso de compra por medio de

la OPS 128

28. Sistema de control de expedientes 132

29. Caja para reciclaje 152

30. Afiche sobre reciclaje 154


19/226

IX

TABLAS

I Costo del recurso humano actual 88

II Costo del recurso humano propuesto 133

III Costo de materiales y equipo para la agilizacin de los procesos

de compra

134

IV Utilidad obtenida 147


20/226

X


21/226


22/226

XII


23/226

XIII

GLOSARIO

Acuerdo 35/2005 Acuerdo del gerente del Instituto

Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-.

Correspondiente a contrato abierto

Acuerdo 36/2005 Acuerdo del gerente del Instituto

Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-.

Correspondiente a compra directa

Ad judicatario o adjudicado Oferente a quien se le ha adjudicado la

negociacin.

Bases Documento con informacin del proceso que

los oferentes deben conocer para poder

ofertar, en procesos de cotizacin y licitacin

(Artculo 18 y 19 de la ley).

Comisin de seleccin de

proveedor

Organizadas por un mnimo de tres personas,

quienes intervienen en el proceso de compra

por el sistema de contrato abierto.

Comisin receptora Organizada por tres miembros nombrados

por la autoridad administrativa superior,

encargados de la recepcin del producto.


24/226

XIV

Compra directa Contratacin de bienes, suministros y

servicios que se efecte en solo acto, con

una misma persona y por un monto de hasta

treinta mil quetzales. (Art. 43 de la ley)

Contratista Persona individual o jurdica con quien se

suscribe el contrato.

Contrato abierto Compras de bienes y suministros pueden

llevarse a cabo directamente con losproveedores con quienes el ministerio de

finanzas pblicas hubiere celebrado contrato,

es decir, por el sistema de contrato abierto,

las cuales quedan exoneradas de los

requisitos de licitacin y cotizacin.(Art. 46 de

la ley)

Cur Formulario comprobante nico de registro

cur-.

Dab-60 Formulario o recibo de almacn. Recibo que

elabora persona responsable en recepcin

del bien y/o producto en conformidad

Dependencia solicitante Unidad de la institucin que solicita compra


25/226

XV

Disposiciones especiales Informacin e instrucciones especficas para

la ejecucin del proceso, que deben ser

atendidas por los oferentes (Artculo 18 de la

ley).

Especificaciones generales Informacin que contiene la terminologa

utilizada en las bases, especificaciones

tcnicas, disposiciones especiales, anexos y

el programa general de actividades. (Artculo

18 de la ley).

Especificaciones tcnicas Conjunto de informacin especializada en

donde se desglosan las caractersticas

tcnicas inherentes al objetivo del proceso.

(Artculo 18 de la ley).

Formulario a-01 siaf Formulario solicitud de compra de bienes y/o

servicios debidamente numerado, firmado,

sellado y justificado.

Formulario a-02 siaf Formulario orden de compra, indispensable

para realizar el compromiso entre proveedor

y solicitante, siempre que sea por mesa de

entrada.

Fr03 Formulario de relacin del gasto del fondo

rotativo interno


26/226

XVI

Fr04 Formulario de relacin del gasto del fondo

rotativo interno a travs de vale.

Guatecompras Sistema de la ley de contrataciones y

adquisiciones pblicas, en donde se anuncia

e informa sobre las compras, ventas y

contrataciones del sector pblico. Su

direccin en internet es

www.guatecompras.gt y el nmero de

operacin de guatecompras (NOG), (Artculo8 del reglamento de la ley)

Instituto Instituto guatemalteco de seguridad social

Ivs Invalidez, vejes y sobrevivencia

Leyde contrataciones del

estado

Decreto nmero 57-92 del Congreso de la

Repblica de Guatemala. Su objetivo es la

compra, venta y la contratacin de bienes,

suministros, obras y servicios que requieran

los organismos del estado. Reglamento de la

ley de contrataciones del estado, Acuerdo

Gubernativo 1056-92

Oferente Persona individual o jurdica que presenta

una oferta.


27/226

XVII

Oferta Propuesta presentada por cada oferente para

ejecutar el objeto del proceso. Esta propuesta

debe incluir los aspectos tcnicos, financieros

y legales, de acuerdo con lo solicitado en los

documentos de cotizacin, licitacin y/o

manifestacin de inters.

Papel de alto grado Incluye el papel de computadora, papel de

libros a color y blanco y negro (escritura,

mecanografa y otros en papel bond), librosguillotinados (cubiertas) y papel de

reproduccin

Programas EMA Programa enfermedad, programa maternidad

y programa accidentes

Qurum Mayora, ventaja, superioridad

Sala situacional Sala situacional o sala de anlisis, es una

herramienta de planificacin, programacin y

presupuestacin, facilitador de participacin,

instrumentos de sistematizacin, socializador

de toma de decisiones, auditora social y

mecanismo de monitoreo

Unidad mesa de entrada Proceso del departamento de contabilidad

para la aprobacin del pago de la factura

respectiva, siempre que exceda de

Q1, 000.00.


28/226

XVIII


29/226

XIX

RESUMEN

El trabajo de graduacin que a continuacin se presenta, se desarrolla en

el departamento de abastecimiento del Instituto Guatemalteco de Seguridad

Social IGSS-, ubicado en las oficinas centrales.

El proyecto desarrollado presenta anlisis y propuesta de mejoras para la

agilizacin de los procesos de compra y tareas que se realizan en el

departamento en mencin.

Tiene como objetivo principal el diseo de la optimizacin de los

procesos de compra en los sistemas establecidos por la Ley de Contrataciones

del Estado, en el departamento de abastecimientos.

Con este fin, se presenta la propuesta de mejoramiento en donde son

aplicados conceptos y temas del campo de ingeniera industrial, en aspectos

administrativos. Dentro de stos se pueden mencionar diagramacin de

procesos, administracin de personal, anlisis de costos, entre otros.

Se debe hacer nfasis que gran parte del xito y exactitud de la

informacin recopilada se debe a la accesibilidad y buena disponibilidad por

parte del personal del departamento de abastecimientos y jefes inmediatos.

Asimismo se necesita tomar en cuenta la validez de los procesos rediseados

para llevar a cabo una mejora continua y estar en la mejor disposicin en

aceptar propuestas y comentarios aplicables de beneficio al instituto en general.


30/226

XX


31/226

XXI

OBJETIVOS

General

Proponer mejoras para la optimizacin de tiempos de ejecucin para los

proceso de compra en los diferentes sistemas que se utilizan en el

departamento de abastecimientos del Instituto Guatemalteco de Seguridad

Social (IGSS), para estandarizar los tiempos de compra y as obtener un

pedido exacto y en el mejor tiempo.

Especficos

1. Crear procesos eficientes y eficaces orientados al usuario interno y

externo.

2. Optimizar el proceso administrativo de abastecimiento oportuno de las

adquisiciones demandadas por las diferentes unidades del instituto.

3. Readecuar las funciones y procedimientos de cada rea de trabajo,

recopilando y analizando las distintas actividades que realiza el recurso

humano con el que cuenta el departamento.

4. Aumentar la eficiencia del proceso de compra, optimizando tiempos de

ejecucin.

5. Incentivar al personal operativo, a fin de evitar demoras en el proceso de

compra.


32/226

XXII

6. Contribuir a la disminucin de costos por saturacin y caducadura de

producto en bodega, dentro y fuera del departamento.

7. Mantener un lugar de trabajo ordenado, limpio para los operarios y

encargados de mantenimiento.

8. Crear y conservar una ventaja competitiva sobre la base de la

capacitacin constante y enriquecimiento de puestos de trabajo.


33/226

XXIII

INTRODUCCIN

El presente informe est orientado al cumplimiento de la instruccin dada

por subgerencia administrativa en cuanto al plan de reestructuracin del

departamento de abastecimientos.

Partiendo de esta premisa, el departamento de abastecimientos ha

proyectado el plan de trabajo tendiente a eficientar los procesos internos y el

recurso humano del rea, haciendo cumplir el objetivo de reestructuracin y

desconcentracin de procesos. Este proyecto colaborar en gran parte en laejecucin de este objetivo.

La situacin actual en la que se encuentra el departamento de

abastecimientos hace necesario efectuar un anlisis exhaustivo de los procesos

y del recurso humano que se llevan a cabo con el propsito de implementar

mejoras en el corto y mediano plazo, que permitan eficientar el flujo de

actividades del departamento.

Al realizar un anlisis pertinente de los procesos y procedimientos en el

departamento de la institucin en cuestin, la mayora de los tiempos de espera

estn autorizados en la ley de contrataciones del estado, Decreto 20-97, con su

reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92. Es por ello que nos enfocaremos en

los tiempos de ejecucin.

Con este proyecto se pretende disminuir tiempos y optimizar procesos,por lo tanto, reduccin de costos, aumentando el servicio efectivo a sus

usuarios. Por lo que es necesario medir y analizar los factores que afectan e

intervienen en el proceso de abastecimiento, siempre y cuando nos

respaldemos de la ley en mencin.


34/226

XXIV

En el primer captulo se hace una breve descripcin de las generalidades

del instituto y del departamento de abastecimientos, su ubicacin, actividades

que se ejecutan y las reas de trabajo con que cuenta.

En el segundo captulo se hace un anlisis de la situacin actual del

departamento, es el captulo ms extenso, ya que es donde se incluye el

levantado y recopilacin de informacin, la descripcin de cada proceso de

compra, estudio y anlisis de stos. Asimismo, se presenta un anlisis foda del

instituto en general, del departamento de abastecimientos y de cada proceso, elcual brinda una visin amplia y detallada de la situacin actual.

En el tercer captulo se presenta la parte ms importante del informe, ya

que es donde se desarrollan las propuestas de mejoramiento. Este captulo

incluye las propuestas tanto para el rediseo tcnico como para el rediseo

social, a este ltimo corresponden aspectos que incluye la administracin de

personal, psicologa industrial, entre otros.

El cuarto captulo se describe las mejoras propuestas que fueron

implementadas, las que se pretenden implementar y las que se encuentran en

gestin, incluyendo una comparacin de costos y un ahorro obtenido. Seguido

por el quinto captulo, el cual presenta un plan practico y sencillo para la

recoleccin, reutilizacin y comercializacin del papel de computadora que se

genera en el departamento, debido a las actividades que se realizan en l. Con

la aplicacin de este plan se mejorarn aspectos tales como imagen, libera

espacio til y crea un ambiente de trabajo sano y agradable.


35/226

1. GENERALIDADES DEL INSTITUTO

1.1. Antecedentes histricos

La seguridad social, surge como efecto del desarrollo de la sociedad,

con el propsito de mejorar las condiciones de vida de los trabajadores en

todo el mundo.

Como resultado de la revolucin industrial, se realiza una serie decambios y reformas en el orden social, los cuales culminan en Alemania,

cuando el gobierno de ese pas, bajo la direccin del Canciller Otto Von

Bismarck, instaura la poltica social cuyo fin es eliminar la incertidumbre y

la inseguridad de los trabajadores.

El 17 de noviembre de 1881, el gobierno alemn fij una poltica en

materia social. A partir de esta fecha, los trabajadores gozarn de

prestaciones que eran desconocidas, los trabajadores tendrn derecho a

asistencia mdica, posibilidad de ingresar a un hospital y recibir una

pensin cuando por causa de enfermedad o accidente, no puedan realizar

sus labores. De esta forma, el trabajador va a poder restablecer su salud y

contar con una pensin que le permitir cubrir sus necesidades bsicas. La

idea se extendi a otros pases lleg a Amrica del Sur, en las primeras

dcadas del presente siglo.


36/226

2

Antes de la creacin del rgimen guatemalteco de seguridad social

existi en nuestro pas una legislacin destinada a proteger a los

trabajadores, era la Ley Protectora de Obreros, Decreto 669, promulgado

el 21 de noviembre de 1906, bajo la administracin del Licenciado Manuel

Estrada Cabrera. Los principios de esta ley, se quedaron escritos sin tener

ninguna aplicacin, pues no se previ una organizacin administrativa que

fuera la que llevara a la prctica esta proteccin.

En Guatemala como consecuencia de la Segunda Guerra Mundial y la

difusin de ideas democrticas difundidas por los pases aliados, se derrocal gobierno dictatorial de General Jorge Ubico y se eligi un gobierno

democrtico bajo la presidencia del Doctor Juan Jos Arvalo Bermejo, el

gobierno de Guatemala de aquella poca gestion que dos tcnicos en

materia de seguridad social visitaran nuestro pas, el Licenciado Oscar

Barahona Streber (costarricense) y el Actuario Walter Dintel (chileno),

quienes hicieron un estudio de las condiciones econmicas, geogrficas,

tnicas y culturales de Guatemala. El resultado de este estudio fue

publicado en un libro titulado Bases de la Seguridad Social de Guatemala.

Al promulgarse la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

en 1945, el pueblo encontr entre las garantas sociales en el Artculo 63, el

siguiente texto se establece el seguro social obligatorio. La ley regular sus

alcances, extensin y la forma en que debe ser puesto en vigor.

El Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS- se fund el 30

de octubre de 1946, cuando se promulg en el Congreso de la Repblica el

Decreto 295, Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social


37/226

3

1.1.1 Oficinas centrales

El 2 de enero de 1948 en el edificio ubicado en la 5 calle y 8

avenida de la zona 1 de la ciudad capital, se inaugur el IGSS. Luego

se traslad al edificio mini, zona 4 de la ciudad de Guatemala, estuvo

aqu hasta el ao de 1958.

El 1 de junio de 1956 se iniciaron los trabajos de construccin

del edificio que actualmente ocupa, en 7. Avenida 22-72 zona 1,

centro cvico, el cual se inaugur el 15 de septiembre del mismo ao.

1.1.2 Departamento de abastecimientos

El departamento de abastecimientos anteriormente

departamento de compras, surgi en el ao 1950 por Acuerdo 166 de

junta directiva. En 1965 se unificaron los departamentos de compras y

almacenes segn Acuerdo de Junta Directiva 432, y al cual se le llam

departamento de abastecimientos.

Con la creacin de dicho Acuerdo la Junta Directiva del IGSS,

en el uso de las facultades legales que le confiere el Artculo 19, inciso

a) del Decreto 295 del Congreso de la Repblica acuerda:


38/226

4

Artculo segundo: crear el departamento de abastecimientos el

que tendr a su cargo efectuar las adquisiciones de bienes y servicios

de naturaleza especial que necesite el instituto; as como recibir,

conservar y entregar los bienes que fueren necesarios para el uso de

las diferentes dependencias, todo con sujecin a las disposiciones

legales que sean aplicables.

Artculo tercero: la gerencia queda encargada de tomar todas

las disposiciones que sean necesarias para la unificacin de los

actuales departamentos de compras y de almacenes en eldepartamento de abastecimientos creado por este acuerdo y de emitir

los instructivos y manuales de operacin que ste requiera para su

correcto y eficiente funcionamiento.

En ese mismo ao se cre el taller de costurera por el Acuerdo

de Gerencia 1171, con el fin de manufacturar ropa de hospital, el cual

continua realizando esas funciones hasta la fecha.

1.2. Descr ipcin general de la institucin

El Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS- es una

institucin autnoma, de derecho pblico, con personera jurdica propia y

plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, cuya

finalidad es aplicar en beneficio del pueblo de Guatemala un rgimen

nacional, unitario y obligatorio de seguridad social de conformidad con el

sistema de proteccin mnima.


39/226

5

El objetivo principal del IGSS es dar proteccin mnima a todo el

pueblo guatemalteco, a base de una contribucin proporcional a los

ingresos de cada uno y de la distribucin de beneficios a cada contribuyente

o a sus familiares que dependan econmicamente de l. Segn el Artculo

100 de la Constitucin Poltica de la Repblica: Seguridad social. El estado

reconoce y garantiza el derecho a la seguridad social para beneficio de los

habitantes de la nacin

Los servicios que brinda el IGSS a sus afiliados y beneficiarios se

clasifican en dos:1) Prestaciones en servicios en salud con los programas EMA

(enfermedad, maternidad, accidentes)

2) Prestaciones pecuniarias: prestaciones en dinero y prestaciones

del programa de ivs

Los servicios que se brinda a clientes internos de las oficinas centrales

es el servicio de biblioteca, clnica para enfermedad comn, de oftalmologa

y odontologa, segn contrato en que se suscribe.


40/226

6

1.2.1 Organigrama institucional

El organigrama del IGSS est estructurado por unidades, para

establecer jerarquas.

Figura 1. Organigrama institucional

Instituto Guatemalteco de Seguridad SocialORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

JUNTADIRECTIVA

GERENCIA

CONCEJOTCNICO

DireccindeAuditoria General

Departamento deAuditoria Interna

DepartamentodeAuditoriade Servicios

deSalud

Subgerencia dePrestacionesPecuniarias

SubgerenciaAdministrativa

SubgerenciaFinanciera

Subgerencia dePrestaciones en

Salud

Subgerencia dePlanificacin y

Desarrollo

Subgerencia deIntegridady

TransparenciaAdministrativa

Depto. deOrganizacin y

Mtodos

Departamento dePlanificacin

Departamento deInfraestructura

Departamento

Actuarial yEstadstico

DepartamentodeContabilidad

Departamento deInversiones

DepartamentodePresupuesto

Departamento deTesorera

Departamento deRecaudacin

DivisinJurdicaLaboral

Depto. deAbastecimientos

Departamento deRecursosHumanos

Departamento de

Servicios deApoyo

Depto. de

ComunicacinSocial y RRPP

Departamento deInformtica

Divisin deDesarrollo de

Sistemas

Divisin deTRansportes

Div. de Admon.yCompensaciones

Divisin deCapacitaciny

Desarrollo

Divisin deOperaciones

SeccindeCorrespondencia

y Archivo

Divisin deDotacin

Departamento deCambio

Institucional

Divisin deBienestar Laboral

Departamento deServicios

Contratados

Divisin deInspeccin

DepartamentoLegal

Divisin deMantenimiento

Seccin deBiblioteca

Departamento deInvestigaciones

Especiales

DepartamentoTcnico deServicios de

Salud

Departamento de

MedicinaPreventiva

Departamento deInvalidez, Vejez y

Sobrevivencia

Departamento dePrestaciones en

Dinero

Seccin derecepciny

seguimientodedenuncias

Departamento deTrabajoSocial

Departamentode

MedicinaLegal yEvaluacindeIncapacidades

Div. de RegistrodePatronos yTrabajadores

Departamento deSupervisin


41/226

7

1.2.2 Ubicacin del inst ituto

Las oficinas centrales del IGSS se encuentran ubicadas en 7.

Avenida 22-72 zona 1, centro cvico, ciudad capital de Guatemala.

1.2.3 Visin del institu to

La visin del IGSS es un pas con trabajadores sanos,

respaldados por servicios de salud y previsin, efectivos y modernos,

que contribuyan al bienestar fsico y mental del trabajador, razn

fundamental de la existencia de la institucin y de su familia, como

parte integral del ser humano.

1.2.4 Misin del instituto

La misin del IGSS es garantizar servicios de seguridad social a

los trabajadores guatemaltecos y sus familiares orientados a elevar su

nivel de vida.


42/226

8

1.2.5 Departamento de abastecimientos

En este numeral se describe al departamento de abastecimientos,

su distribucin funcional, resea de su formacin y descripcin y

definicin de sus tareas y actividades.

1.2.5.1 Organigrama del departamento de abastecimientos

El organigrama del departamento de abastecimientos

se estructur segn puestos o plazas que se desempeanactualmente.

El departamento de abastecimientos tiene a su cargo el

taller de costurera y bodega, los cuales se encuentran ubicadas

fuera de las instalaciones de las oficinas centrales del IGSS.

Figura 3. Organigrama actual del departamento de abastecimientos

GERENTE

SUBGERENTE

ADMINISTRATIVO

ASESORES (3)

JEFE

SUPERVISORFARMACEUTICO

ENCARGADO DEFONDO

ROTATIVO

OFICIAL

ADMINISTRATIVOANALISTA

A (2)

SECRETARIAA (2)

SECRETARIA

B (4)

SECRETARIAC

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO AASISTENTE

ADMINISTRATIVO C (2)

PROCURADOR

A (2)

SUBJEFE

ANALISTA

B (4)

ANALISTA

C

ESTRUCTURA DE PUESTOSDepartamento de Abastecimientos

PERSONAL DEAPOYO (2)

BODEGUEROA

BODEGUERO

B

CAMARERO

ENCARGADODE BODEGA

ENCARGADO DECOSTURERA

COSTUREROINDUSTRIAL (18)

CAMAREROSECRETARIAB

RECEPCIONISTA

PRESIDENTE DE

JUNTA DIRECTIVA


43/226

9

Junta directiva

Es la autoridad suprema del instituto y en

consecuencia, le corresponde la direccin general de las

actividades de ste, segn Artculo 3 de la Ley Orgnica,

Decreto 295 del Congreso de la Repblica.

Gerencia

Es el rgano ejecutivo del instituto y en consecuencia,

tiene a su cargo la administracin y gobierno del mismo, de

acuerdo con las disposiciones legales, debe tambin llevar a la

prctica las decisiones que adopte la junta directiva sobre la

direccin general del instituto, de conformidad con las

instituciones que ella le imparta.

El gerente del IGSS tiene la representacin legal del

mismo y puede delegarla, total o parcialmente, en uno o varios

subgerentes, segn Artculo 15 de la Ley Orgnica del instituto,Decreto 295 del Congreso de la Repblica.

Subgerencia administrativa

Segn acuerdo de gerencia 61/2005 realizado en mayo

del 2005. Gerencia delega funciones al subgerente

administrativo, quien debe actuar siempre bajo rdenes de ste

y sustituirlo en sus ausencias temporales al igual que los cincosubgerentes ms, segn el orden que indique el reglamento de

organizacin administrativa del IGSS, Acuerdo 1164 de Junta

Directa.


44/226

10

1.2.5.2 Descripcin del departamento de abastecimientos

En 1998, por acuerdo de Junta Directiva y con base a la

organizacin funcional del instituto, el departamento de

abastecimientos es el encargado de dirigir y supervisar la

compra y contratacin, almacenamiento de bienes, suministros

y servicios que requiera el instituto para su funcionamiento, es

el encargado de proponer a los integrantes de las juntas de

licitacin pblica, cotizacin, comisiones receptoras y otras que

a su juicio correspondan para el cumplimiento de lo normado.

El departamento de abastecimiento prepara todo lo

indispensable para la celebracin de juntas conciliatorias y

documenta adecuadamente el ejercicio del derecho de

prescindir de las negociaciones en los casos en que as proceda

en cualquier fase en que stas se encuentren, previo a la

suscripcin del contrato respectivo, si lo hubiere conforme a los

Artculos 37 y 102 de la ley de contrataciones del estado. Este

departamento elabora y prepara la documentacin

correspondiente, para que las autoridades superiores del

instituto mediante resoluciones aprueben las decisiones

tomadas por el departamento, relativas a compras,

contrataciones de bienes, obras y servicios.

En el ao 2005 se publica el Acuerdo 1164 de Junta

Directiva, en el cual se indica que el departamento de

abastecimientos depender de la subgerencia administrativa.


45/226

11

El departamento actualmente cuenta con 26

trabajadores, de los cuales el 89% es personal operativo y el

11% es personal administrativo.

1.2.5.3 Ubicacin del departamento de abastecimientos

El departamento de abastecimientos se encuentra

ubicado en 7 avenida 22-72 zona 1, tercer nivel, Centro Cvico,

ciudad capital de Guatemala. Frente de la Municipalidad de

Guatemala.

1.2.5.4 reas de trabajo en el departamento de

abastecimientos

A continuacin se mencionan las distintas reas que

conforman el departamento de abastecimientos. Asimismo se

detallan de manera rpida las actividades y tareas que realiza

cada una de ellas, as como las personas que las integran.

Recepcin

Esta rea de trabajo se encarga de recibir y dar salida a

expedientes y toda documentacin correspondiente al

departamento de abastecimientos. Lo conforma una

secretaria recepcionista y el mensajero del departamento.


46/226

12

Seccin de alimentacin

Esta seccin se encarga de dirigir el proceso de

contratacin de bienes, suministros y servicios

correspondientes a alimentacin. Est integrada por una

sola persona.

Seccin de arrendamiento

Esta rea de trabajo es la encargada de dirigir, gestionar yanalizar los procesos de arrendamientos del instituto

guatemalteco de seguridad social IGSS-.

Fondo rotativo

Esta seccin est integrada por una sola persona y se

encarga de dirigir y analizar la contratacin de bienes,suministros y servicios que requiera el departamento de

abastecimientos, que se efecte en un solo acto, con una

misma persona y por un monto que sea mayor de Q300.00

hasta Q30,000.00. Asimismo gestiona el trmite para la

compra por contrato abierto en coordinacin con jefatura y

subjefatura del departamento.


47/226

13

Encargado de caja chica

Encargado de caja chica o caja menor, es quien se

encarga del trmite que se efecta para la contratacin de

bienes, suministros y servicios que requiera el

departamento de abastecimientos, en un solo acto, con

una misma persona y por un monto menor a Q300.00.

Eventos

Esta rea de trabajo se encarga de la Direccin y anlisis

de los procesos de contratacin de bienes, suministros y

servicios que requieran las dependencias mdicas y

administrativas del instituto, por los sistemas de cotizacin,

licitacin y manifestacin de inters. Esta seccin la

conforman analistas y asistentes administrativos.

Asuntos aduanales

En esta seccin se dirige el proceso de compra de

medicamentos, vacunas y anticonceptivos, por medio de la

organizacin panamericana de la salud OPS- y la

organizacin mundial de la salud -OMS-. Esta seccin la

conforma una persona del departamento en coordinacin

con jefatura y/o subjefatura y representantes de la

OPS/OMS en Guatemala.


48/226

14

Asesora farmacut ica

Se encarga de la revisin de expedientes correspondientes

a la compra de medicamentos y equipo mdico.

1.2.5.5 Funciones del departamento de abastecimientos

El departamento de abastecimientos dirige y supervisa

la compra y contratacin, almacenamiento de bienes,

suministros y servicios que requieran las diferentes unidadesmdicas y/o administrativas del instituto para su funcionamiento.

Las funciones de dicho departamento se detallan a

continuacin:

Dirige y supervisa el proceso de compra por el sistema de

cotizacin, licitacin, contrato abierto, manifestacin de

inters y por medio de la organizacin panamericana de lasalud OPS-.

Realiza la compra directa propia del departamento.

Evala expedientes para la autorizacin de contratos de

arrendamiento.

Extiende las exenciones del impuesto al valor agregado

IVA- e impuesto sobre la renta ISR-.


49/226

15

Gestiona prorrogas para la adquisicin de servicios de

alimentacin, lavado y planchado y mantenimiento de

equipo.

Conforma expedientes relacionados con la formalizacin de

servicios oftalmolgicos y dentales.

1.2.5.6 Procesos de compra que se realizan en el

departamento de abastecimientos

Por delegacin de funciones, basado en el Acuerdo de

Gerencia 61/2006, le corresponde a la subgerencia

administrativa aprobaciones de cada procedimiento del

proceso de compra por el sistema de cotizacin, y segn la

Ley de Contrataciones del Estado, le corresponde a la

gerencia del instituto las aprobaciones de cada

procedimiento del sistema de compra por licitacin y paratodas las autorizaciones cuyo valor de la compra sobrepase

de Q900,000.00 sin IVA.

A continuacin se describe y grafica cada proceso de

compra que se realiza en el departamento de abastecimientos:


50/226

16

a. Proceso de compra por el sistema de cotizacin y

licitacin

Segn la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto

Nmero 57-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala y

su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92, se establece

como cotizacin pblica, el sistema de adquisicin de bienes

o servicios, por montos menores de Q900,000.00 sin IVA y

para valores que sobrepase dicha cantidad se debe realizar

un proceso de licitacin pblica.

A continuacin se presenta el flujograma del proceso de

compra por el sistema de cotizacin, como se realiza

actualmente en el instituto, el proceso de compra por

licitacin, es similar a este proceso, solamente se diferencia

en solicitud de algunos requisitos adicionales, por ejemplo se

requiere de dictamen legal, dictamen tcnico y las

autorizaciones se solicitan a la gerencia del instituto y no a la

subgerencia como en el caso del sistema de cotizacin, es

por ello que no se grafica debido a que solamente varia en

algunas tareas adicionales.


51/226


52/226

18

Empresa:

Instituto Guatemalteco de

Seguridad Social IGSS- Revisado por : Personal Operativo

Departamento: Abastecimientos Autorizado por:Jefe del Departamento deAbastecimientos

Inicio: Emite Pedido Finaliza: Tramita pagoPgina: 2/4 Mtodo: Actual

SI

SI

DepartamentoLegal

A

Procede a realizar la recepcin yapertura de plica, suscriben elacta de apertura y se publica enGuatecompras. (1 da)

Calificacin y adjudicacinde ofertas, suscribiendo elacta respectiva.(5 das)

Plazo para recibir recursos derevisin (3 das)

Aprueba lo resuelto por Juntade Cotizacin?

16Plazo para recibir recursos deaclaracin.(3 das)

Elaboracin de Contrato o ActaAdministrativa y tramite firmascon Subgerente y Proveedor (10das)

9

Ofertas Suficientes?

Junta deCotizacin

1

Autorizacin porSubgerente por mediode Acta y se publica enGuatecompras (3 das)

11

NO

12

Recibe Recursos?SIJunta resuelve

recurso (3 das)

Subgerencia aprueba oImprueba lo resuelto por la Juntade Cotizacin (5 das)

15Junta aclaraincongruencias(3 das)

18

17 Notifica a interesados de laaprobacin (2 das)


B

14

13


53/226

19

Empresa:


Seguridad Social IGSS- Revisado por: Personal Operativo

Departamento: Abastecimientos Au torizado por:Jefe del Departamento deAbastecimientos

Inicio: Emite Pedido Finaliza: Tramita pagoPgina: Mtodo: Actual

Enva expediente alDepto deAbastecimientos(02 das)

CONTRATO

SI

Aprueba Contrato?

Abastecimientos solicitanombramiento de ComisinReceptora (02 das)

Gerencia aprueba oimprueba Contrato (10 das)

Subgerencia solicitacorreccin y aclaracina quien corresponda(07 das)

19

22

Subgerencia nombraComisin Receptora (03das)

Depto. Abastecimientosnotifica a interesadossobre aprobacin delContrato (02 das)

Unidad Solicitante emiteOrden de compra (15 das)25

3 Proveedor entrega el pedido yComisin Receptora revisa pedidoy levanta acta respectiva (01 da)

Proveedor y ComisinReceptora

26

Tramite pago al Depto deContabilidad y se cancela el pedidosolicitado (15 das)

Unidad Solicitante

23

21

24

B

20


54/226

20

RESUMEN

Actividad Smbolo Cant idad

Tiempo (das

hbiles)

Operacin 26 121

Inspeccin 1 2

Combinado 3 21

TOTAL 30 144

Empresa:






55/226

21

b. Proceso de compra por el sistema de manifestacin

de inters

El IGSS se basa en el numeral 1.10 del Artculo 44 de

la Ley de Contrataciones del Estado y Artculo 20 de su

Reglamento, para realizar este proceso el cual especifica el

procedimiento para la compra y contratacin de bienes,

suministros y servicios con proveedores nicos.

A continuacin se grafica el procedimiento para larealizacin de compra por el sistema de manifestacin de

inters actual, que se realiza en el instituto.


56/226

22

Figura 5. Flujograma proceso de compra por el sistema de manifestacin de inters

Empresa:





Depto. DeAbastecimientos

Solicitud y realizacinde publicacin demanifestacin deinters (3 das)

Depto. DeComunicacinSocial y Relaciones

SubgerenciaNombramiento dela comisinreceptora(3 das)

Depto. deRecursosHumanos

Solicitud yemisin de recordlaborales(4 das)

Emite e ingresa el pedido alDepto. de Abastecimiento(1 das)

DependenciaSolicitante


Revisin y Recepcin de pedidos

Dab-6, firma y sella de recibido eingresa datos alSistema AS400.(2 das) (Dependiendo deconcentracin de pedidos)

Jefatura asigna expediente aanalista(2 das)

Depto de Abastecimientos elabora yrevisa el modelo de publicacin deManifestacin de Inters.(5 das)

Programacin de laManifestacin de Inters ypublicacin en Guatecompras(2 das)

Subgerencia


1

1

1

Revisin, correccin y aprobacinde publicacin de manifestacin

de inters15 das

2

3

6

4 5

A

7Notifica amiembros de lacomisin(2 das)

2


57/226

23

Empresa:





Depto de Abastecimientos notifica ainteresados de la autorizacin(3 das)

MAS DE UN

OFERENTENINGN

OFERENTE

Comisinreceptora

Cuntas ofertas recibidas?

UN OFERENTE

DepartamentoLegal

A

Realiza la recepcin y apertura de plica,suscriben el acta de apertura y se publica enGuatecompras. (5 das)

Oferente presenta ofertaeconmica (5 das)

Subgerencia autoriza que se contratecon el nico oferente (3 das)

Elaboracin de Contrato o ActaAdministrativa y tramite firmas conSubgerente y Proveedor (10 das)

8

9

Subgerencia autorizaque se realice unaCompra Directa (3 das)

12

14

13

10

Subgerencia indica que sesometa a un evento decotizacin segn sea el caso(3 das)

11

B

16Gerencia aprueba oimprueba Contrato (10 das)

15Depto. Legal envaexpediente al Deptode Abastecimientos(02 das)

CD


58/226

24

Empresa:




Inicio: Emite Pedido Finaliza: Tramita pagoPgina: Mtodo: Actual

SI

Aprueba Contrato?

Abastecimientos solicitanombramiento de ComisinReceptora (02 das)

Subgerencia solicitacorreccin y aclaracina quien corresponda(07 das)

18

Subgerencia nombraComisin Receptora (03das)

Depto. Abastecimientosnotifica a interesadossobre aprobacin delContrato (02 das)

Unidad Solicitante emiteOrden de compra (15 das)21

3Proveedor entrega el pedido yComisin Receptora revisa pedidoy levanta acta respectiva (01 da)

Proveedor y ComisinReceptora

22

Tramite pago al Depto deContabilidad y se cancela el pedidosolicitado (15 das)

Unidad Solicitante

19

17

20

BC D


59/226

25

RESUMEN

Actividad Smbolo Cant idad

Tiempo (das

hbiles)

Operacin 22 105

Inspeccin 1 2

Combinado 3 21

TOTAL 26 128

Empresa:






60/226

26

c. Proceso de compra por el sistema de compra directa

El proceso de compra directa es respaldado por

acuerdo de gerencia 36/2005 y por la ley de contrataciones

del estado.

La compra directa corresponde a la contratacin de

bienes, suministros y servicios que se efecte en un solo

acto, con una misma persona y por un monto de hasta

Q30,000.00 sin IVA.

La cancelacin de un pedido por caja menor es el

trmite que se efecta correspondiente a un pedido que su

costo total sea menor de Q.300.00. El pago correspondiente

a fondo rotativo es el trmite que se efecta por un pedido

que su costo total sea mayor de Q.300.00 y menor de

Q.1,000.00. La cancelacin de un pedido por medio de

unidad de mesa de entrada corresponde a un costo total

mayor de Q.1,000.00.

A continuacin se diagrama el proceso actual para la

realizacin de una compra por el sistema de compra directa.


61/226

27

Figura 6. Flujograma proceso de compra por el sistema de compra directa

Empresa:




Inicio: Elabora formulario A-01 SIAF Finaliza: Entrega a mesa de entrada,contabilidadPgina: 1/3 Mtodo: Actual

Jefatura firma formularios(0.5 hora)

Menor aQ1,000.00

Mayor aQ1,000.00

Encargado de Fondo Rotativoelabora formulario A-02 SIAF(1 hora)

Valor de la compra?


Subjefatura revisa y firmaformulario A-01 SIAF (2 horas)

Encargado de Fondo Rotativorealiza llamadas telefnicassolicitando cotizaciones (1 hora)

Subjefatura analiza cotizaciones yelige a proveedor (2 horas)

1

1

3

Encargado de Fondo Rotativo

completa formulario A-01 SIAFcon precios de proveedor (1 hora)4

A

1

2

6

5


62/226

28

Empresa:






Cheque

EfectivoEncargado de Caja Menorrealiza pago en efectivo(0.5 hora)

Pago por Cheque oen efectivo?

Encargado de Presupuestoverifica disponibilidad

presupuestaria (1 hora)

Encargado de Fondo Rotativosolicita producto al proveedor(1 hora)

Proveedor despachapedido solicitado (8 horas)

Secretaria de Subjefaturaelabora DAB-60 y exencinde IVA (1 hora)

A

9

Encargado de Fondo Rotativoverifica producto y orden decompra (1 hora)

10

B

7

8

13

11

1

12Encargado de Fondo Rotativoelabora formulario FR 03 y FR04 IGSS(1 hora)

C


63/226

29

RESUMEN

Actividad Smbolo Cant idadTiempo (horas

hbiles)

Operacin 16 25

Inspeccin 1 1

Combinado 3 3

TOTAL 20 29

Empresa:





Subjefatura revisa y firmaexpediente (0.5 hora)

Encargado Correspondienteemite cheque (0.5 hora)

Encargado de Fondo Rotativoelabora formularios FR 03IGSS (1 hora)

Ingresa el expediente a mesa deentrada del departamento decontabilidad (0.5 hora)

B

2

Jefatura revisa y firmaexpediente (0.5 hora)

16

14

15

3

C


64/226

30

d. Proceso de compra por el sistema de contrato abierto

El proceso de contrato abierto es respaldado por

acuerdo de gerencia 35/2006 y por la ley de contrataciones

del estado.

Se refiere a las compras de bienes y suministros que

pueden llevarse a cabo directamente con los proveedores

con quienes el ministerio de finanzas pblicas hubiere

celebrado contrato, es decir, por el sistema de contratoabierto, las cuales quedan exoneradas de los requisitos de

licitacin y cotizacin, segn Artculo 46 de la Ley de

Contrataciones del Estado.

El procedimiento del sistema de contrato abierto es

similar al sistema de compra directa, si es que la compra no

sobrepasa los Q30,000.00, la nica diferencia es que al

momento de seleccionar al proveedor, jefatura y/o

subjefatura clasifica al proveedor del listado de contrato

abierto, proporcionado por el Ministerio de Finanzas

Pblicas, segn calidad y precio.


realizacin de una compra por el sistema de contrato abierto,

propia del departamento de abastecimientos.


65/226

31

Figura 7. Flujograma proceso de compras por el sistema de contrato abierto

Empresa:






Menor aQ1,000.00

Mayor aQ1,000.00


Valor de la compra?


Subjefatura revisa y firmaformulario A-01 SIAF (2 horas)

Encargado de Fondo Rotativoverifica si el producto se encuentraen el listado de contrato abierto(1 hora)

1

1

Encargado de Fondo Rotativocompleta formulario A-01 SIAFcon precios de proveedor (1 hora)

3

A

1

2

5

4


66/226

32

Empresa:






Cheque

EfectivoEncargado de Caja Menorrealiza pago en efectivo(0.5 hora)

Pago por Cheque oen efectivo?

Encargado de Presupuestoverifica disponibilidad

presupuestaria (1 hora)

Encargado de Fondo Rotativosolicita producto al proveedor(1 hora)

Proveedor despachapedido solicitado (8 horas)

Secretaria de Subjefaturaelabora DAB-60 y exencinde IVA (1 hora)

A

8

Encargado de Fondo Rotativoverifica producto y orden decompra (1 hora)

9

B

6

7

12

10

1

11Encargado de Fondo Rotativoelabora formulario FR 03 y FR04 IGSS(1 hora)

C


67/226

33

RESUMEN

Actividad Smbolo Cant idadTiempo (horas

hbiles)

Operacin 15 19.5

Inspeccin 1 1

Combinado 3 3

TOTAL 19 23.5

Empresa:





Subjefatura revisa y firmaexpediente (0.5 hora)

Encargado Correspondienteemite cheque (0.5 hora)

Encargado de Fondo Rotativoelabora formularios FR 03IGSS (1 hora)

Ingresa el expediente a mesa deentrada del departamento decontabilidad (0.5 hora)

B

2

Jefatura revisa y firmaexpediente (0.5 hora)

15

13

14

3

C


68/226

34

e. Proceso de compra por el sistema de OPS/OMS

El IGSS realiza la compra de medicamentos, vacunas

y anticonceptivos por medio de la Organizacin

Panamericana y Mundial de la Salud OPS/OMS-, debido al

valor al que dicha organizacin obtiene estos medicamentos.


realizacin de una compra por medio de la organizacin

panamericana y mundial de la salud OPS/OMS-.


69/226

35

Figura 8. Flujograma proceso de compras por medio de la OPS/OMS

Empresa:




Inicio: Emite Pedido Finaliza: Seguimiento al pagoPgina: 1/2 Mtodo: Actual

Vacunas

Medicamentos oAnticonceptivosGerencia nombracomisin receptora(10 das)

Tipo de producto?

Ingresa a Recepcin copia de laprogramacin anual por trimestrede OPS (1 da)

Encargado redacta solicita Autorizacinde importacin a Control deMedicamentos, Ministerio de SaludPblica y Asistencia Social (1 da)

Subgerente firma solicitud defranquicia (5 das)

Encargado tramita en Aduanas laemisin de resolucin de franquicia(1 da)

Encargado tramita para queControl de Medicamentos emitadictamen (2 das)

1

Aduana, en Finanzas, emiteresolucin de la franquicia (5 das)

6

7

A

2

4

3

5

8

Control de Medicamentos emitedictamen (1 da)

Encargado de Asuntos Aduanalesrecoge documentos originales a LneaArea, segn hora o fecha expuesta

1

9

Agente de Aduanas elabora pliza(1 da)


70/226

36

RESUMEN

Actividad Smbolo Cant idadTiempo (das

hbiles)

Operacin 14 61

Inspeccin 1 1

Combinado 1 1

TOTAL 16 63

Empresa:




Inicio: Emite Pedido Finaliza: Seguimiento al pagoPgina: 2/2 Mtodo: Actual

Encargado avisa a OPS que fuerecibido el pedido (1 da)

Encargado imprime formulario quecontiene el costo de trmites aduanalesy subgerente revisa y firma formulario

(1 da)

Encargado de Asuntos Aduanaleselabora vale de bodega y solicitagastos de retiro del producto (1 da)

Encargado tramita y da seguimientoal pago de medicamentos yvacunas, pago por Fondo Rotativo(30 das)

12

13

1

10

11

14

Encargado recoge producto y lotraslada a la bodega quecorresponda, levantan actares ectiva 1 da

A

El agente de aduanas ingresa la pliza alproceso Selectivo y Aleatorio pararevisin (1 da)


71/226

2. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

El Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-, como ya fue

mencionado, es una institucin autnoma, con personera jurdica, por lo cual

se rige a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto nmero 20-97, con su

reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92, para regular la compra y venta y la

contratacin de bienes, suministros, obras y servicios que se requieran, es por

ello que no se pueden obviar ciertos procesos, ni algunos tiempos de ejecucin,

ya que estn normados por dicha ley.

Actualmente, se formaron comits de compras para dos unidades

mdicas del instituto, uno en el Hospital General Doctor Juan Jos Arvalo

Bermejo y el otro en el hospital de rehabilitacin, orientados en el propsito de

descentralizacin y desconcentracin del IGSS. Es por ello que al menos las

dos unidades mencionadas realizan las gestiones para compras propias, es

importante hacer referencia que al momento de iniciar la recopilacin de

informacin para el presente informe, an se realizaban los trmites de losexpedientes de stas dos unidades.

El objetivo que pretenden las autoridades superiores del instituto es crear

al departamento de abastecimientos como una entidad tcnico-normativa para

todas las unidades mdicas del instituto.

En este captulo se mencionan las tcnicas de recopilacin de datos que

se utilizaron, la descripcin de cada una de ellas y los resultados obtenidos, as

como los distintos problemas que se reflejan en base a la informacin adquirida,

en aspectos tanto tcnicos como sociales.


72/226

38

2.1 Levantado de informacin

Para recabar informacin de cmo se encuentra estructurado el

control interno es necesario poseer herramientas de evaluacin, las

cuales permiten identificar debilidades de control administrativo, para

posteriormente adoptar medidas en la ejecucin del trabajo, adems

proporcionan informacin sobre la aplicacin de leyes, manuales,

normativos, reglamentos y procedimientos establecidos por la

administracin de la institucin.

En este apartado se detalla la recopilacin de datos y la forma en

que stos fueron obtenidos, para establecer la situacin actual del

departamento de abastecimientos, ya que en ste se centralizan la

mayora de las actividades para realizar la compra o la contratacin que

se requiera.

2.1.1 Anlisis de las funciones del departamento de abastecimientos

Por medio de una entrevista verbal con jefatura y subjefatura del

departamento de abastecimientos, indican las actividades que realiza

dicho departamento, las cuales se encuentran descritas en el numeral

1.2.5.6, pgina 15, asimismo especifican el factor que consideran ms

importante y significativo que afecta a cada proceso.


73/226

39

Dirigir y supervisar los procesos de compra por los sistemas de

cotizacin, licitacin, manifestacin de inters. La deficiencia

en estos procesos, es la falta de organizacin administrativa

reflejada en retrasos en la obtencin del pedido solicitado, as

como en el pago a proveedores, debido a la negligencia y falta

de conocimiento por parte del personal operativo y

administrativo del departamento de abastecimientos y

autoridades superiores de las unidades mdico administrativas

del instituto.

Por ejemplo, si una unidad mdica del instituto solicita la

adquisicin de cierto medicamento, el cual se requiere

inmediatamente y debido a la cantidad solicitada, la compra

debe realizarse por medio de un sistema de cotizacin, la

obtencin del medicamento no ser inmediata, debido al

trmite que lleva realizar una cotizacin, teniendo las

autoridades administrativas de las unidades mdicas delinstituto, la opcin de adquirir el medicamento por medio de

una compra directa, la cual el trmite es corto y sencillo,

mientras se culmina el proceso de cotizacin, sin embargo

dichas autoridades por el desconocimiento, las bodegas a su

cargo quedan desabastecidas.


74/226

40

Realizar y supervisar el trmite para la compra de

medicamentos por medio de la organizacin panamericana de

la salud OPS-. La compra por este medio es ventajosa para

el instituto, debido a la obtencin de medicamentos a bajo

costo, sin embargo no es aprovechado en su totalidad, ya que

existe mucha demanda por parte de las unidades mdicas y en

el departamento de abastecimientos solamente la opera una

persona conjuntamente con jefatura o subjefatura, por ejemplo,

en la aprobacin de la obtencin de algn medicamento

solicitado, esta aprobacin la emite el subgerenteadministrativo del instituto, sin embargo esta persona se dirige

personalmente a la secretaria del subgerente a solicitar por

escrito la aprobacin.

Realizar la compra directa y compra por contrato abierto propia

del departamento. Estos procesos estn supuestos a ser una

va factible y rpida para realizar las compras, ya que elprocedimiento es corto y sencillo, sin embargo los atrasos o

problemas que surgen es debido a la falta de supervisin

continua por parte de autoridades del departamento de

abastecimientos, lo que conlleva al desabastecimiento y/o

compras errneas, por ejemplo en la compra de engrapadoras

para el departamento de abastecimientos, queda a criterio de

la persona encargada de compra directa, adquirir el pedido con

el proveedor que crea conveniente, por lo que existe un

descuido administrativo, debido a que podran existir sobornos

y corrupcin, lo cual beneficiaria al proveedor y perjudicara a

los intereses del instituto.


75/226

41

Conformar expedientes para la autorizacin de prrrogas de

contratos y pagos a proveedores de los servicios de

arrendamiento, de alimentacin, lavado y planchado y

mantenimiento preventivo. El departamento de

abastecimientos solamente funciona como logstica para llevar

a cabo dicho fin, sin embargo la deficiencia en esta tarea es la

negligencia por parte del personal operativo y la falta de

recursos humano calificado para operar este proceso, debido

al desconocimiento de las leyes por las que se rige el instituto,

por ejemplo, el departamento de abastecimientos debe colocartoda la informacin necesaria y requerida por autoridades del

instituto, en cada expediente que se relaciona con la

autorizacin de servicios, para poder autorizarlos, sin embargo

por el desconocimiento ya mencionado, los expedientes se

conforman incompletos, por lo que atrasan la adquisicin de

los servicios y por tanto del pago a proveedores.

Extender las exenciones del impuesto al valor agregado IVA-

e impuesto sobre la renta ISR-. Esta es una tarea rpida y no

tiene mayor problema, ya que los comprobantes de exencin

ya se encuentran firmados y el proceso s es supervisado por

las autoridades del departamento.


76/226

42

2.1.2 Entrevistas y aplicacin de cuestionarios preliminares dentro

y fuera (en caso) del departamento de abastecimientos

Tomando en cuenta lo establecido en el numeral anterior, en el

cual se describen las funciones del departamento de abastecimientos

(pgina 38), as como los factores que las autoridades a cargo del

departamento de abastecimientos consideran que son los mas

importantes y que afectan en cada proceso, de los cuales se mencionan:

falta de capacitacin, desigualdad de funciones, recargas de trabajo,

falta de control y supervisin y falta de personal calificado, por lo que seconcluye que esto conllevado a una desorganizacin administrativa, es

por ello que se elaboran cuestionarios preparados para mandos medios,

personal operativo y administrativo, enfocados en el rea administrativa,

para poder visualizar la situacin actual en que se encuentra la

administracin del departamento.

Los cuestionarios a implementar sirven para conocer la aplicacin

de aspectos administrativos por parte de las autoridades a cargo del

departamento, observando el involucramiento del personal en el plan de

trabajo como equipo o la inexistencia de ste.

Seguidamente de que cada trabajador respondi los cuestionarios

que les corresponda, se procedi a analizar las respuestas obtenidas y a

cuantificarlas, para poder establecer un diagnstico porcentual, lo que

colabora al cumplimiento del objetivo de estos cuestionarios.


77/226

43

Cuestionario 1. Detalle de actividades

Este cuestionario est dirigido al personal operativo y

administrativo del departamento de abastecimientos. Solicita las

actividades que realiza cada persona y con qu periodicidad las ejecuta,

ayuda a visualizar las recargas de trabajo, puesto que se ocupa, tareas

asignadas, tareas correspondientes y responsables de ciertas

actividades, las cuales se detallan en el numeral 2.1.3 de la pgina 60.

Con este cuestionario se dedujo la existencia de inequidad

salarial, segn las funciones y responsabilidades que realiza el personaloperativo y administrativo. El formato de este cuestionario se presenta a

continuacin:


78/226

44

Figura 9. Cuestionario 1, detalle de actividades para el personal del Departamento de Abastecimientos

INSTITUTO GU TEM LTECO DE SEGURID D SOCI L

Departamento de bastecimientos

CUESTIONARIO 1Detalle de Actividades

Personal Departamento de Abastecimientos

Buenos das / tardes, la finalidad del presente cuestionario es recabar informacin necesaria

para la readecuacin de procesos del Departamento. La informacin recolectada ser utilizada

en forma confidencial y su uso se circunscribe especficamente para el desarrollo del Plan de

Trabajo del Departamento de Abastecimientos.

Instrucciones: a continuacin encontrar una serie de preguntas, por lo que agradecerresponder segn su apreciacin le corresponda.

NOMBRE:_______________________________________________________

EDAD:_________

NIVEL DE ESCOLARIDAD: Primaria Bsico Diversificado

Universitario(Especifique Carrera y Nivel Alcanzado)___________

PUESTOQUE OCUPA EN EL DEPARTAMENTO:___________________

Detalle las actividades que realiza en el Departamento e indique la periodicidad con la que las

realiza. (S necesita mas espacio, favor continuar en el reverso de la hoja)

GRACIAS POR SU COLABORACIN!!!

PERIODICIDADACTIVIDADES

Diaria Semanal MensualOtro

(especifi


79/226

45

Cuestionario 2. Jefatura y subjefatura

Este cuestionario est dirigido a mandos medios, es decir, jefatura

y subjefatura del departamento de abastecimientos. Identifica si cuentan

con un plan de trabajo, si evalan con frecuencia el desempeo tanto del

personal operativo como administrativo, si el departamento trabaja bajo

objetivos y si se posee un control administrativo y financiero.

Jefatura y subjefatura en las respuestas a este cuestionario,

informan que no tienen estructurado un plan de trabajo, no se apoyan porningn control administrativo y que no existe evaluacin de desempeo

al personal operativo, debido a que el personal de apoyo colabora

tambin en ejecutar las tareas del departamento y no realizan la

administracin del mismo.

El problema que se percibe, utilizando este informe, es la

desorganizacin administrativa por parte de las autoridades deldepartamento de abastecimientos y la inexistencia de un plan

estructurado de trabajo, visin, misin, objetivos, estrategias, controles

administrativos, lo cual est ligado al problema analizado en el

cuestionario 1 (pgina 44, figura 9), el cual corresponde a la inequidad

salarial, descontento en el ambiente social y por tanto a una mala

ejecucin de las responsabilidades, lo que conlleva a un retraso o

detencin de los procesos, debido a la negligencia o desconocimiento

legal por parte del personal operativo. El formato de este cuestionario se

presenta a continuacin:


80/226

46

Figura 10. Cuestionario 2, jefatura y subjefatura, departamento de abastecimientos

INSTITUTO GU TEM LTECO DE SEGURID D SOCI L

Departamento de bastecimientos

CUESTIONARIO 2Jefatura y Subjefatura

Departamento de Abastecimientos

Buenos das / tardes, la finalidad del presente cuestionario es recabar informacin necesaria para la readecuacin de

procesos del Departamento. La informacin recolectada ser utilizada en forma confidencial y su uso se circunscribe

especficamente para el desarrollo del Plan de Trabajo del Departamento de Abastecimientos.

Instrucciones: a continuacin encontrar una serie de preguntas, por lo que solicito marque con una Xen el cuadroque segn su apreciacin le corresponda.

DATOS GENERALES

Puesto que ocupa en el Departamento:Jefe Subjefe Otro: ______________________

Cuntas personas laboran en su Departamento?___________________________________________________________________________________________

De acuerdo a ese nmero, indique la forma en que se encuentran distribuidos en su Departamento, segn la siguientetabla:

PUESTOSNO. DE PERSONAS QUE LO

CONFORMANJefeSubjefeAnalistasSecretariasAsesores

SupervisoresRecepcionistaOperariosOtros (Especifique)

PRIMERA PARTE

1. Sabe usted lo que es un plan?

S No (Pase a la pregunta # 3)

2. Qu tipos de planes conoce?

MisinVisinObjetivos

EstrategiasPolticasProcedimientosReglasProgramasPresupuestos

3. Sabe usted lo que es un proceso de planeacin?



81/226

47

Contina

4. Se realiza en su Departamento un proceso de planeacin?

S (Pase a la siguiente pregunta) No (Indique por qu?) (Pase a la pregunta # 6)

___________________________________________________________________________________________

5. En quin recae la responsabilidad de la planeacin del Departamento?Gerencia GeneralJefe Departamento de AbastecimientosSubgerencia AdministrativaOtros:__________________________________________

6. En su Departamento, Tienen formulada una misin?

SPor favor defnala NoPor qu? (Pase a la pregunta #8) No s(Pase a la pregunta #8)

______________________________________________________________________________________________

7. Qu aspectos se tomaron en cuenta para la elaboracin de la misin?

____________________________________________________________________________________________

8. Se tiene definida una visin en su Departamento?

SA qu plazo? :(1-3 aos) (4-6 aos) (7-10

aos)

NoPor qu?

______________________________________________________________________________________________

9. Se tienen formulados objetivos en el Departamento?

S (Contine) No (Pase a la pregunta # 14)

10. Estn estos objetivos por escrito?

S (Pase a la siguiente pregunta) No (Pase a la pregunta # 13)

11. Para que reas en el Departamento formulan estos objetivos?

AdministrativaFinanzas

Recursos HumanosOtro:_________________

12. De que forma son estos objetivos dados a conocer a todo el personal?

Verbal Por Escrito No se dan a conocer

13. Se tienen formulados objetivos para cada puesto de trabajo?

S No

14. Utilizan en su Departamento algn tipo de estrategias para poder alcanzar sus objetivos?

S No (Pase a la pregunta #16)


82/226

48

Contina

15. Qu tipos de estrategias utilizan en su Departamento?Estrategias de ventasEstrategias de comprasEstrategias para el manejo de personalEstrategias AdministrativasOtras: ____________________________

16. Existen procedimientos definidos por escrito que detallen la manera exacta en que deben realizarse lasactividades en el Departamento?

S (Pase a la siguiente pregunta) No (Pase a la pregunta # 18)

17. Para que reas en el Departamento se tienen definidos estos procedimientos?AdministrativaFinanzasRecursos HumanosOtro:___________________

18. Se cuenta en el Departamento con un reglamento interno de trabajo al cual los empleados se tienen que regirpara realizar sus actividades?

S No

19. En el Departamento, Se utiliza algn tipo de presupuesto?


20. Qu tipo de presupuestos se manejan en su Departamento?

Presupuesto de ventasPresupuesto de comprasPresupuesto MaestroPresupuesto de CajaOtro (especifique):___________

SEGUNDA PARTE

21. Sabe usted lo que es control?

Tesis Sobre Los Procedimientos de Compra y Contratación Del IGSS 2007

Documents

Transcript of Tesis Sobre Los Procedimientos de Compra y Contratación Del IGSS 2007