tesis univers. (sistema contable almacén sarmiento y diseño manual contable).doc
199
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A. TEMA: ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE Y DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y FINANCIEROS DE ALMACÉN SARMIENTO DE LA CIUDAD DE SANTA ROSA, PROVINCIA DE EL ORO. AUTORES: RIVERA ROSADO GLADYS ELIZABETH SARMIENTO RIOFRÍO JORGE ALBERTO TINTÍN ÁLVAREZ MANUEL ROBERTO
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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A.
TEMA:
ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE Y DISEÑO DE UN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y FINANCIEROS
DE ALMACÉN SARMIENTO DE LA CIUDAD DE SANTA ROSA,
PROVINCIA DE EL ORO.
AUTORES:
RIVERA ROSADO GLADYS ELIZABETH
SARMIENTO RIOFRÍO JORGE ALBERTO
TINTÍN ÁLVAREZ MANUEL ROBERTO
DIRECTOR:
ING. COM. CORNELIO ELIZALDE AGUILAR
MACHALA EL ORO ECUADOR
2009
Ing. com. Cornelio Elizalde Aguilar
Director de Tesis
CERTIFICO:
Que la presente tesis de grado denominada “ANÁLISIS DEL SISTEMA
CONTABLE Y DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y FINANCIEROS DE ALMACÉN SARMIENTO DE LA CIUDAD
DE SANTA ROSA, PROVINCIA DE EL ORO”, elaborada por los egresados:
RIVERA ROSADO GLADYS ELIZABETH, SARMIENTO RIOFRÍO JORGE
ALBERTO y TINTÍN ÁLVAREZ MANUEL ROBERTO, fue desarrollada bajo mi
supervisión y cumpliendo lo establecido en los reglamentos pertinentes, por lo que
autorizo su presentación al Honorable Consejo Directivo para los trámites respectivos,
que señala el reglamento de títulos y grados.
Machala, diciembre del 2009
____________________________________Ing. com. Cornelio Elizalde Aguilar
Director de Tesis
2
RESPONSABILIDAD DE LOS AUTORES
Las ideas, comentarios y criterios expuestos en la presente tesis de grado, son de
absoluta responsabilidad de sus autores, quienes firman al pie del documento.
Machala, diciembre del 2009
Rivera Rosado Gladys Elizabeth C.I. 070453900-6
Sarmiento Riofrío Jorge Alberto C.I. 010274024-8
Tintín Álvarez Manuel Roberto C.I. 070375494-5
3
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
_________________________________DIRECTOR DE TESIS
_________________________________TRIBUNAL DE GRADO
_________________________________TRIBUNAL DE GRADO
4
DEDICATORIA
La presente tesis realizada, ésta dedicada a nuestros queridos padres, quienes siempre
nos han impulsado para la consecución de nuestros objetivos, además del apoyo
recibido para nuestra formación profesional, cuyo resultado es la elaboración de la
presente tesis de grado, previo a la obtención del título de Ingeniero Comercial.
A todos que de una u otra manera contribuyeron a la culminación de esta tesis de grado.
Los autores
5
AGRADECIMIENTO
Queremos extender nuestros sinceros agradecimientos a las autoridades de la Facultad
de Ciencias Empresariales, Escuela de Contabilidad de la Universidad Técnica de
Machala, por facilitarnos los medios necesarios para nuestra formación universitaria y la
obtención de un título profesional.
Además nuestros agradecimientos a la gerencia del “Almacén Sarmiento” por
permitirnos aplicar nuestra propuesta de manual contable financiero para el
fortalecimiento a los aspectos contables financieros de esta organización.
Los autores
6
ÍNDICE
Portada I
Aprobación del autor II
Autoría de tesis III
Aprobación del tribunal de grado IV
Dedicatoria V
Agradecimiento VI
Índice general del contenido VII
Resumen ejecutivo
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1. Justificación 14
1.2. Planteamiento del problema 17
1.2.1. Contextualización 17
1.2.2. Análisis 18
1.2.3. Formulación del problema 19
1.2.4. Formulación del problema complementario 19
1.3. Objetivo general 20
1.4. Objetivos específicos 20
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. Marco teórico conceptual 21
2.1.1. Empresa 21
2.1.1.1. Definición 21
2.1.1.2. Empresario 22
7
2.1.1.3. Clasificación de la empresa 22
2.1.1.4. Almacén 24
2.1.2. Contabilidad 25
2.1.2.1. Definición 25
2.1.2.2. Libros contables 25
2.1.2.3. Tipos de contabilidad 26
2.1.3. Sistema contables 26
2.1.3.1. Definición 26
2.1.3.2. Importancia 26
2.1.3.3. Características 27
2.1.4. Manual de procedimiento contables y financiero 27
2.1.4.1. Definición 27
2.1.4.2. Utilidad 28
2.1.4.3. Técnicas de elaboración de los manuales 29
2.2. Marco teórico contextual 29
2.2.1. Antecedentes del almacén “Sarmiento” 29
2.2.2. Objetivos institucionales 30
2.2.3. Actividad principal del almacén 30
2.2.4. Misión 30
2.2.5. Visión
30
2.2.6. Recursos humanos 31
2.2.7. Estructura organizacional 31
2.2.8. Infraestructura 33
2.2.9. Proveedores 33
2.2.10. Competencia 33
2.3. Hipótesis 34
2.3.1. Hipótesis central 34
2.3.2. Hipótesis particulares 34
CAPITULO III
METODOLOGÍA
8
3.1. Universo y muestra 36
3.2. Descripción del procedimiento metodológico general 37
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1. Verificación de la hipótesis Nº 1 39
4.1.1. Evaluación costo de capital 39
4.1.1.1. Índices 39
4.1.1.2. Nivel de gastos 39
4.1.1.3. Nivel de ingresos 39
4.1.2. Recursos económicos 40
4.1.2.1. Utilidades 40
4.1.2.2. Nivel de ventas 40
4.1.2.3. Presupuesto 40
4.2. Verificación de la hipótesis Nº 2 41
4.2.1. Registro fondos económicos 41
4.2.1.1. Documentos 41
4.2.1.2. Procedimientos 41
4.2.2. Fondos disponibles 41
4.2.2.1. Cuenta de caja 41
4.2.2.2. Cuenta de bancos 41
4.2.2.3. Financiamiento 42
4.3. Verificación de la hipótesis Nº 3 42
4.3.1. Flujograma de operaciones 42
4.3.1.1. Manual de funciones 42
4.3.1.2. Operaciones contables 42
4.3.1.3. Procedimientos 43
4.3.2. Practica contable 43
4.3.2.1. Actividades 43
4.3.2.2. Procesos 43
9
4.3.2.3. Recursos 43
4.4. Verificación de la hipótesis Nº 4 44
4.4.1. Normas contables 44
4.4.1.1. Principios contables 44
4.4.1.2. NIIF 44
4.4.1.3. NIC 44
4.4.1.4. LORTI 44
4.4.2. Manual contable 45
4.4.2.1. Recursos económicos 45
4.4.2.2. Procesos contables 45
4.5. Verificación de la hipótesis Nº 5 45
4.5.1. Documentación contable 45
4.5.1.1. Facturas 45
4.5.1.2. Comprobante de retención 46
4.5.1.3. Comprobante de pago 46
4.5.2. Clasificación de las cuentas 46
4.5.2.1. Plan de cuentas 46
4.5.2.2. Sistema de codificación 46
4.5.2.3. Tipos de cuentas 47
4.6. Análisis e interpretación de entrevistas a gerente y
fejes departamentales 48
4.7. Análisis e interpretación de encuestas a profesionales
en contabilidad y auditoria 55
4.8. Conclusiones y recomendaciones 60
4.8.1. Conclusiones 60
4.8.2. Recomendaciones 61
CAPITULO V
PROPUESTA
5.1. Nombre de la propuesta 63
5.2. Antecedentes 63
10
5.3. Justificación 64
5.4. Objetivos 65
5.5. Descripción de la propuesta 65
5.5.1. Proceso de evaluar aspectos contables y financieros 66
5.5.2. Políticas internas organizacionales 67
5.5.3. Manual de funciones del recurso humano contable 71
5.5.4. Documentos para respaldar transacciones económicas 75
5.5.5. Proceso contable 78
5.5.6. Proceso de compras 83
5.5.7. Proceso de ventas 86
5.5.8. Proceso de pago por gastos operativos 89
5.5.9. Proceso de pago personal 91
5.5.10. Proceso financiero 94
5.5.10.1. El proceso financiero de planeación y control 94
5.5.10.2. Medición de resultados 95
5.5.10.3. Estrategias financieras 98
5.6. Plan de acción 99
5.7. Administración de la propuesta 100
5.8. Estrategia de implementación de la propuesta 101
5.9. Resultados esperados 103
5.10. Presupuesto 103
5.11. Cronograma 104
Bibliografía
Anexos.
11
RESUMEN EJECUTIVO
La tesis de grado ha sido dividida en cinco capítulos descritos a continuación:
1) El Problema.- En que se justifica y se plantea el problema central de la
investigación, teniendo una idea clara de lo que se persigue con el diseño del manual
de procedimientos contables y financieros para el Almacén Sarmiento del cantón
Santa Rosa, desarrollándose los objetivos de la investigación.
2) Marco Teórico.- Este capítulo se compone de tres partes: 1) marco teórico
conceptual, donde a través de la definición de empresa, contabilidad, sistema
contable, manual de procedimiento, se da una visión general de la temática; 2)
marco teórico contextual, en que se describen temas relacionados a Almacén
Sarmiento tal como: antecedentes, objetivos institucionales, actividades principales,
visión, misión, recursos humanos, proveedores, competencia; y, 3) hipótesis, las
mismas que son planteadas para su posterior verificación a través del desarrollo de
las variables e indicadores.
12
3) Metodología.- Se indica el universo con que se compone el estudio investigativo,
además se describe el procedimiento metodológico general utilizado como
entrevistas, encuestas, observación, síntesis bibliográfica y archivo.
4) Análisis e interpretación de resultados.- Se verifican las hipótesis a través del
desarrollo de las variables e indicadores. También se realiza el análisis e
interpretación de las entrevistas al gerente y jefes departamentales del Almacén
Sarmiento, así como las encuestas a los profesionales en contabilidad y auditoría.
Culminando con el desarrollo de las conclusiones y recomendaciones del estudio.
5) Propuesta.- Este es el capítulo principal de la investigación, donde se diseña el
manual de procedimiento contable-financiero para el Almacén Sarmiento, donde
contendrá el proceso para evaluar aspectos contables y financieros, políticas
internas, manual de funciones, documentos para respaldar las transacciones, proceso
contable, proceso de compras, proceso de ventas, proceso de pago, proceso
financiero, plan de acción, administración de la propuesta y las estrategias para su
implementación.
13
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1. JUSTIFICACIÓN
En el mundo actual donde las ventas rigen la vida misma de las empresas han requerido
formular dimensiones y características del mercado en las que se desenvuelven a efectos
de programar las actividad de venta, después necesitaron un control de la eficiencia de
la propia organización y por último se controlo la competencia y la cuota de mercado
que posee cada empresa.
Esto decimos porque en el Ecuador las ventas de prendas de vestir han aumentado en un
porcentaje muy alto, más aún con la venta directa a través de catálogos que hacen
empresas extranjeras y nacionales.
La situación descrita en el párrafo anterior se repite exactamente en la región y a nivel
local en la que proliferan los almacenes de estas características, las mismas que se
adaptan a las exigencias de sus clientes conforme el segmento que atendieron.
En el presente trabajo de investigación se selecciono como organización de estudio al
“Almacén Sarmiento” de la ciudad de Santa Rosa que inició sus actividades comerciales
hace 8 años, en los cuales ha obtenido buenos niveles de venta de prendas de vestir,
pero que demando con prioridad un análisis de su sistema contable para posicionarse
positivamente en el mercado de la ciudad.
14
De esta manera el negocio se oriento correctamente en el control de las diversas
actividades cotidianas como también en las funciones que debe cumplir cada persona
que trabaja en el almacén.
Pues su problema radicó en que desde la creación del almacén, no se realizado ninguna
clase de análisis o evaluación del sistema contable, a esto se suma la carencia de un
manual de procedimientos contables y financieros; aumentando los problemas en cuanto
a control y manejo contable del negocio, afectando a su vez los datos reales en los
planes de ventas, las necesidades de capitales y demás objetivos a corto y mediano
plazo, los cuales no están determinados.
Por lo que después de 8 años de mantener este negocio, se decidió dotarlo de
herramientas técnicas contables que permitan tener un plan definido para un proceso de
programación comercial y no sea solo un negocio llevado como consecuencia de buenos
resultados por un acto de fe o de confianza.
De esta forma el negocio precisó una provisión de ventas que fue el resultado de un
examen racional, metódico y coordinado en el mercado, con los programas de
publicidad, con el plan de desarrollo de nuevos productos y más que nada ateniendo el
plan financiero y de beneficios.
Por supuesto fue de utilidad y provecho para los dueños y directivos del negocio que
pudieron manejar con objetivos reales y así alcanzar prosperidad.
Para los dueños del negocio, el tema de suministrar criterios técnicos en su sistema
contable y el diseño de un manual de procedimientos contables y financieros fue nuevo.
Por lo cual el ofrecimiento de un análisis responsable del sistema contable generó un
proceso de programación que les posibilito elegir la alternativa que respondió mejor a
los fines de la empresa y que permitió alcanzar los objetivos generales fijados y cumplir
las políticas generales señaladas.
15
Enmarcándose el tema en la segunda línea de investigación que proporciona la Facultad
de Ciencias Empresariales.
Los dueños del negocio estuvieron muy interesados y deseosos de que finalice la
investigación propuesta porque manifestaron que querían emprenden en nuevas líneas
de ropa de vestir y requerían de una orientación eficaz en este sentido.
De esta manera proceder a crear metas definidas para el plan de producción con lo que
tendrían los referentes necesarios para tener en cuenta las cantidades, calidades y las
combinaciones óptimas de las ya existentes desde el punto de vista de los costos y
beneficios.
Y para nosotros que estamos inmersos en esta investigación fue la oportunidad de
volcar nuevos conocimientos de contabilidad aprendidos durante nuestros años de
estudio en la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Técnica de Machala,
para optar por el grado de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría C.P.A. que es la meta
propuesta de nuestra carrera.
Durante el estudio del proyecto se preparó con muchos libros de contabilidad que nos
sirvieron de guía para las operaciones contables que hemos realizado en el campo
empresarial cuando han recurrido a nosotros para desempeñar un papel profesional.
Sumado esto al tiempo y los recursos necesarios conseguidos para realizar esta
investigación, resultados que han satisfecho al jurado, logrando la aprobación para el
desarrollo de la presente tesis de grado.
16
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1. CONTEXTUALIZACIÓN
La empresa en el momento de realizar un análisis al sistema contable, presentó como
propuesta de mejoramiento la elaboración de un manual de procedimientos contables –
financieros, en el cual se incluyo todas las actividades, estableciendo responsabilidades
de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
El manual de procedimientos es un componente adicional del sistema contable, creado
para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en
una organización.
Las empresas en todo el proceso de analizar el sistema contable, tuvieron que preparar
los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales fueron los que formaron el
pilar para desarrollar adecuadamente las actividades, estableciendo responsabilidades a
los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en
el cumplimiento con la función empresarial.
Por ello se demandó definir un programa de previsión de ventas que es lo que necesitó
el Almacén Sarmiento de la ciudad e Santa Rosa, donde se determinaron los factores
que influyeron en las ventas y hasta que punto la empresa pudo condicionarlas e influir
en ellas. Para esto se examino los métodos de análisis, las fuentes disponibles de
información para luego pasar a examinar los factores específicos que influyeron en las
ventas del producto o del grupo de productos.
Por otra parte al dejar un manual de procedimientos contables y financieros a la
empresa, le dejamos una herramienta práctica que orienta el desempeño y asegura los
cambios que hay que hacer, para lo que se necesitó por supuesto buenos canales de
17
comunicación con un lenguaje común pero con un vocabulario de dirección preciso, que
permitió definir las obligaciones y responsabilidades del personal, determino la forma
en que han de estar interrelacionadas sus actividades.
1.2.2. ANÁLISIS
El almacén Sarmiento de la ciudad de Santa Rosa ha venido funcionando como tal
desde hace 8 años, sus ventas se han ido adecuando a las necesidades de sus clientes
conforme sus exigencias, pero no ha habido mayor innovación y ha existido temor a
arriesgar en productos nuevos por no saber como dirigir su capital.
En este contexto no ha crecido más y se ha estancado un tanto en su organización
comercial, pues no ha reconocido lo que nos dice Henry Fayol “Organizar un negocio es
dotarlo con todo lo necesario para su funcionamiento: materias primas, herramientas,
capital y personal”, lo que nos aclara que hay que contar con organización material y
organización humana, y cuando dice herramientas nos está hablando de la forma en que
debemos llevar el negocio y ahí sin duda está incluido el sistema contable – financiero
que nos permite manejar la empresa con precisión para alcanzar las metas propuestas.
18
1.2.3. PROBLEMA CENTRAL
¿Cuál es la factibilidad de analizar el sistema contable del Almacén Sarmiento de la
ciudad de Santa Rosa, y diseño de un manual de procedimientos contables y
financieros que corrijan el irregular manejo contable que impide la transparencia de la
información en los estados financieros del negocio?
1.2.4. FORMULACIÓN DE PROBLEMAS COMPLEMENTARIOS
PC1. ¿Qué mecanismos contables se debe de adoptar para evaluar el costo del
capital del Almacén Sarmiento de la ciudad de Santa Rosa?
PC2. ¿Cuál es el manejo contable ejercido en el registro de los fondos económicos
de la empresa?
PC3. ¿Cuáles son los procedimientos seguidos dentro de la empresa para el eficiente
manejo de las operaciones contables?
PC4. ¿Qué normas y principios contables deben tomarse en cuenta para las
operaciones contables llevadas a cabo dentro del almacén?
PC5. ¿Cuál es la situación actual de la documentación contable generada por las
actividades diarias emprendidas por el Almacén Sarmiento?
19
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVO GENERAL
Establecer la factibilidad de analizar el sistema contable del Almacén Sarmiento de la
ciudad de Santa Rosa, y diseño de un manual de procedimientos contables y
financieros que corrijan el irregular manejo contable que impide la transparencia de la
información en los estados financieros del negocio.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
OE1. Establecer los mecanismos contables que se deben de adoptar para evaluar el
costo del capital del Almacén Sarmiento de la ciudad de Santa Rosa.
OE2. Determinar el manejo contable que se ejerce en el registro de los fondos
económicos de la empresa.
OE3. Describir los procedimientos que se siguen dentro de la empresa para el
eficiente manejo de las operaciones contables.
OE4. Definir las normas y principios contables que deben tomarse en cuenta para las
operaciones contables llevadas a cabo dentro del almacén.
OE5. Determinar la situación actual de la documentación contable generada por las
actividades diarias emprendidas por el Almacén Sarmiento.
20
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
2.1.1. EMPRESA
2.1.1.1. DEFINICIÓN
La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la
utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se
ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en la transformación de
bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales,
mediante el empleo de factores productivos (básicamente trabajo y capital).
Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que
especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo,
debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos,
captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los
bienes que produce.
La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en
manos del publico la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía.
Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que
emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de
obra, capital, etc… Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma
de alcanzarlos y adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa
engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones
contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta perspectiva, la
figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es el elemento conciliador
de los distintos intereses1.
1 www.geopolis.com/trabajo/empresa.html
21
2.1.1.2. EMPRESARIO
El empresario es la persona que aporta el capital y realiza al mismo tiempo las
funciones propias de la dirección: organizar, planificar y controlar. “En muchos casos
el origen de la empresa esta en una idea innovadora sobre los procesos y productos, de
forma que el empresario actúa como agente difusor del desarrollo económico. En este
caso se encuentran unidas en una única figura el empresario-administrador, el
empresario que asume el riesgo y el empresario innovador. Esta situación es
característica de las empresas familiares y, en general, de las empresas pequeñas”2, tal
como sucede con el “Almacén Sarmiento” de la ciudad de Santa Rosa.
2.1.1.3. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué
aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas.
1. Según la actividad económica que desarrolla:
- Del sector primario, es decir, que crea la utilidad de los bienes al obtener
los recursos de la naturaleza (agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, etc.).
- Del sector secundario, que centra su actividad productiva al transformar
físicamente unos bienes en otros más útiles para su uso. En este grupo se
encuentran las empresas industriales y de construcción.
- Del sector terciario (servicios y comercio), con actividades de diversa
naturaleza, como comerciales, transporte, turismo, asesoría, etc.
2. Según la forma jurídica
Es decir, atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
propietarios. Podemos distinguir:
2 Idem
22
- Empresas individuales : Si solo pertenece a una persona. Esta responde
frente a terceros con todos sus bienes, tiene responsabilidad ilimitada. Es la forma
más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de
carácter familiar.
- Empresas societarias o sociedades: Generalmente constituidas por varias
personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad
colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada y las
sociedades de economía social, como la cooperativa.
3. Según su dimensión.
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa
grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la
empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio,
número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de
trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de esta forma:
- Microempresa si posee menos de 10 trabajadores.
- Pequeña empresa : si tiene menos de 50 trabajadores.
- Mediana empresa : si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
- Gran empresa : si posee más de 250 trabajadores.
4. Según su ámbito de actuación.
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se
pueden distinguir
- Empresas locales
- Regionales
- Nacionales
- Multinacionales
23
5. Según la titularidad del capital, pueden ser:
- Empresa privada : si el capital está en manos de particulares.
- Empresa pública : si el capital y el control está en manos del Estado.
- Empresa mixta : si la propiedad es compartida.
- Empresa de autogestión : si el capital está en manos de los trabajadores3.
2.1.1.4. ALMACÉN
“Un almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el
producto semiterminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al
siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de
mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y
consumidores.
Tiene su origen en la palabra árabe "Al Majzan" (Majzan significa depósito).
Un almacén es un local comercial para el almacenaje de bienes. Los almacenes son
usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciales, transportistas,
clientes, etc. Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas
industriales de las ciudades. Están equipados con muelles de carga para cargar y
descargar camiones; o algunas veces son cargados directamente de vías de tren,
aeropuertos o puertos marítimos. A menudo disponen de grúas y elevadores para
manipulación de mercancías que son generalmente depositadas en palets
estandarizados”4.
En nuestro medio se les llama almacén a los negocios pequeños y medianos ubicados
en lugares estratégicos de la ciudad, donde se puede adquirir productos al por menor.
3 es.wikipedia.org/wiki/Empresa4 es.wikipedia.org/wiki/Almacén
24
2.1.2. CONTABILIDAD
2.1.2.1. DEFINICIÓN
La contabilidad es un medio cuyo objetivo principal es proporcionar información útil
en la toma de decisiones económicas. Ha venido siendo definida como ciencia del
patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y la representación del patrimonio
empresarial, tanto desde un punto de vista estático como dinámico.
El producto final de la contabilidad son los estados contables o estados financieros
que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta
información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como
los accionistas, acreedores o propietarios5.
2.1.2.2. LIBROS CONTABLES
El diario o jornal. Donde se recogen, día a día, los hechos económicos. La anotación
de un hecho económico en el libro diario se llama "asiento". Registro de transacciones
suscitadas del giro de la empresa.
- El mayor. En él se recogen todas las cuentas, con todos los cargos y abonos
realizados en las mismas. Libro resumen del registro del movimiento de una
cuenta específica.
- El libro de balances. Los libros de balances reflejan la situación del
patrimonio de la empresa en una fecha determinada.
- Los balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas
de los asientos a su libro mayor.
5 es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad
25
2.1.2.3. TIPOS DE CONTABILIDAD
Según los tipos de usuarios, pueden ser:
- Contabilidad financiera (externa). Da información esencial del
funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos
interesados (clientes, inversores, proveedores, etc.). Viene regulada y planificada
oficialmente para su comprensión por todos.
- Contabilidad de costos o contabilidad de gestión. Es la contabilidad
interna, para el cálculo de los costes y movimientos económicos y productivos en
el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en cuanto a producción,
organización de la empresa, etc6.
2.1.3. SISTEMA CONTABLE
2.1.3.1. DEFINICIÓN
Los sistemas contables sirven para el procesamiento de todas las operaciones
mercantiles y en ausencia de ellos los estados financieros jamás estarían al día.
De igual manera, se encargan de registrar todas las transacciones u operaciones que
son medibles de alguna manera en términos monetarios.7
2.1.3.2. IMPORTANCIA
La importancia de un sistema contable radica en que es la columna vertebral alrededor
de la cual se mueven todos los demás sistemas.
Las actividades que desarrolla una empresa demanda de la utilización de recursos, los
mismos que deben ser controlados eficientemente y permanentemente, con la
6 Idem 7 www.ucentral.edu.ec/facultadefilosofía
26
finalidad de evitar distorsiones en los estados financieros, demandándose de esta
forma la aplicación de los sistemas contables8.
2.1.3.3. CARACTERÍSTICAS
El sistema contable previa a su instalación, debe tener las siguientes características9
- El sistema debe basarse en la experiencia y la práctica de
empresas similares.
- El sistema debe basarse en el estudio a fondo de la empresa
que será beneficiada.
- Los deseos de la dirección en lo que respecta a tipos
determinados de información debe servir de guía al organizador de la contabilidad.
- Se debe tener presente el costo del funcionamiento del
sistema.
2.1.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO
2.1.4.1. DEFINICIÓN
El manual de procedimientos contable es un componente del sistema contable, el cual
se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema contable, tiene
que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y
8 CHAVEZ Habbid: Analisis de sistemas contables. pág. 499 CASAS, Roberto. 1990. Manual del Contador. Pág. 1491
27
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema contable aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse,
cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia10.
2.1.4.2. UTILIDAD
La utilidad de los manuales de procedimientos contables y financieros son:
- Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
- Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
- Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
- Interviene en la consulta de todo el personal.
- Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
tiempos, delegación de autoridad, etc.
- Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
- Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
- Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
- Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
- Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
- Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
- Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos11.
10 http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm11 Idem
28
2.1.4.3. TÉCNICAS DE ELABORACIÓN DE LOS MANUALES
Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales, los cuales son descritos a
continuación:
Verificar los puntos o asuntos que serán abordados
En este punto se especifica en si los asuntos o temas de mayor relevancia que
debe contar el manual.
D etallar cada uno de los asuntos
En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar
mediante el hecho de observar como se realiza el trabajo aclarando la forma en
que el servicio es realizado.
Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual
Esta ultima técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué
deberá ser redactado en forma clara y sencilla12.
2.2. MARCO TEÓRICO CONTEXTUAL
2.2.1. ANTECEDENTES DEL “ALMACÉN SARMIENTO”
“Almacén Sarmiento” inicio sus actividades el 30 de septiembre del año 1999, bajo la
dirección de su propietario el Sr. Luis Santiago Sarmiento Samaniego con la actividad
de venta de prendas de vestir y calzado, desde su apertura hasta la actualidad ha
creciendo paulatinamente, esto debido a la gran demanda de clientes que tiene.
12 www.monografias.com/trabajos13.sthml
29
El “Almacén Sarmiento” es un negocio obligado a llevar contabilidad por reunir los
requisitos que dictamina la Ley de Régimen Tributario en su Art. 19. y por esta razón
tiene que cumplir con las declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas
que para de esta manera no se a clausurado y pueda desarrollar con normalidad sus
actividades comerciales.13
2.2.2. OBJETIVOS INSTITUCIONALES
El objetivo fundamental de la empresa es la venta de calzado y prendas de vestir a
precios competitivos, para captar mayores clientes y satisfacer las demanda de la
mejor forma con un servicio de calidad.
2.2.3. ACTIVIDAD PRINCIPAL DEL ALMACÉN.
El “Almacén Sarmiento” tiene como actividad comercial la venta de calzado y
prendas de vestir dirigida a toda la ciudadanía del cantón Santa Rosa y a la ciudadanía
en general de las diversas ciudades que acudan a comprar.
2.2.4. MISIÓN
La misión del almacén es ofertar prendas de vestir y calzados de la mejor calidad y de
marca para satisfacer las exigencias de sus clientes y con su actividad contribuir al
desarrollo socioeconómico del cantón.
2.2.5. VISIÓN
El almacén tiene como visión llegar a constituirse en uno de los mejores y más
grandes almacenes del cantón Santa Rosa, ofreciendo un servicio de calidad con un
recurso humano comprometido con el objetivo del almacén.
13 Archivos del almacén Sarmiento.
30
2.2.6. RECURSOS HUMANOS
Las actividades del almacén, son desarrolladas por un grupo de profesionales que se
encuentran distribuidos en los diferentes departamentos del almacen así como tambien
en la matriz y la sucursal, y son los que a continuación señalamos:
Matriz :
- Gerente
- Secetaria
- Cajera
- Auxilir contable
- Bodeguero
- Vendedores (4)
- Conserje
Sucursal:
- Cajera
- Vendedores (2)
2.2.7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El departamento administrativo esta conformado por:
Gerente.- Que es el propietario del negocio y su representante legal.
Secretaria.- Es encargada de elaborar y receptar comunicaciones, también
coordina con los chóferes la entrega de mercaderías.
Cajera.- Ejecuta los cobros de las mercaderías vendidas.
31
Auxiliar contable.- Es la encargada de registrar las transacciones que el almacén
realiza para informar sobre los ingresos y egresos del periodo.
Conserje.- Es el encargado de la limpieza del almacén
El departamento de ventas esta conformado por:
Vendedores.- Son los encargados de atender a los clientes y efectuar las ventas.
El departamento de bodega esta conformado por:
Bodeguero.- Es el encargado de controlar los ingresos y egresos de mercadería del
almacén y del orden y almacenamiento de los mismos.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ALMACÉN
FUENTE: Almacén Sarmiento.
GERENTE
SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTODE BODEGA
Auxiliar contable Bodeguero Vendedores
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
Cajera
Conserje
32
2.2.8. INFRAESTRUCTURA
El almacén cuenta con sus propias oficinas, e instalaciones necesarias y amplias en la
ciudad de Santa Rosa, adjunto a las mismas se encuentran las bodegas donde se
almacenan las mercaderías.
MATRIZ DEL ALMACÉN: Cuenta con un área de construcción donde se encuentra
la sala de exhibición y ventas, oficinas de administración y bodega de
almacenamiento, adecuado con todas los equipos de computación, muebles de oficina,
equipos de oficina y otros suministro para cumplir con todas las actividades necesarias
del almacén.
SUCURSAL DEL ALMACÉN: Cuenta con sala de exhibición donde se encuentran
las vitrinas, además dispone de muebles de oficina y equipos de oficina para la cajera.
2.2.9. PROVEEDORES
Los proveedores fijos del almacén tanto de calzado como de prendas de vestir son las
siguientes empresas:
PROVEEDORES DE CALZADO
PROVEEDORES DE PRENDAS DE VESTIR
Empresas EmpresasOrfa corporaciónOrdoviv Ltda.JJ Sport.Shoes Alvarito Distribuciones AntrisAguima Shoes
Importadora Mendieta Ecuaencajes Styll Moda.Dis VasariMiguel Vera distribuidor
2.2.10. COMPETENCIA
33
La competencia para del almacén son los almacenes que se encuentran a su alrededor
y que ejecutan actividades similares a la del almacén.
En el sector que esta ubicado la matriz del almacén existen las boutiques “ANA
PAULA” y “CINDY” las mismas que ofrecen ropas y accesorios para damas, además
de estos locales existe el Centro Comercial Bahía “CLEMENTE BRAVO”, los locales
mencionados constituyen la competencia del almacén.
La competencia de la sucursal son: el Almacén de Calzado deportivo para damas y
caballeros “AMERICAN SPORT”. 14
2.3. HIPÓTESIS
2.3.1. HIPÓTESIS CENTRAL
Las irregulares medidas de resguardo de las tareas contables traen inconvenientes en
el “Almacén Sarmiento” de la ciudad de Santa Rosa por lo que su sistema contable
reviste de un análisis minucioso en donde se deben de tomar en cuenta la evaluación
del costo de capital, registro de los fondos económicos, flujograma de operaciones,
normas y principios contables, documentación contable. A lo anterior se suma el
hecho de carecer de un manual de procedimientos contables y financieros generando
malestar dentro del negocio. Lo antes manifestado crea las condiciones favorables
para el análisis del sistema contable y diseño de un manual de procedimientos
contables y financieros que creen el ambiente necesario para la administración
adecuada del almacén.
2.3.2. HIPÓTESIS PARTICULARES
HP1. La falta de evaluación del costo del capital dentro del “Almacén Sarmiento”
del cantón Santa Rosa crea incertidumbre en el beneficio económico alcanzado
en el periodo económico aumentando la inseguridad en la rentabilidad y
solvencia de la empresa.
14 Datos suministrados por el Sr. Julio Sarmiento Gerente – Propietario.
34
HP2. El inadecuado registro de los fondos económicos genera desconocimiento de la
corriente de fondos disponibles reflejados en los informes financieros que
registran datos desconfiables.
HP3. La inexistencia de flujogramas de operaciones contables incide en que la
práctica contable se desarrolle deficientemente retrasándose el cumplimiento
de los reportes contables.
HP4. Las operaciones contables no se aplican consecuentemente a las normas
contables debido a que el personal adolece de manuales contables para seguir
procedimientos desconociéndose las normas y reglamentos que se están
aplicando.
HP5. La carencia en la disposición ordenada de la documentación contable genera
pérdida de tiempo para la clasificación de los documentos contables por lo que
la jornalización de transacciones económicas se retrasan, perjudicando los
intereses económicos y financieros del almacén.
35
CAPITULO III
METODOLOGÍA
3.1. UNIVERSO Y MUESTRA
PERSONAS NÚMERO TÉCNICA
- Gerente y empleados del almacén.
- Profesionales en contabilidad y auditoría.
12
95
- Entrevista
- Encuesta
TOTAL -
- GERENTE Y EMPLEADOS DE LA EMPRESA
Para conocer la opinión de los directivos y empleados del almacén sobre el análisis del
sistema contables y diseño del manual se aplicará la técnica de la entrevista a todo el
personal, debido a que el universo investigativo es pequeño.
Los datos obtenidos nos proporcionan las bases para formular de manera segura
nuestra propuesta y con ello contribuir al mejoramiento de la administración actual.
- PROFESIONALES EN CONTABILIDAD AUDITORÍA
Para el caso de los profesionales en contabilidad y auditoría se empleará la técnica de
la encuesta la misma que será aplicada a los 409 contadores afiliados en el Colegio de
Contadores de El Oro, y debido a que el universo es grande se aplicara la formula del
muestreo, para conocer la muestra representativa sobre la cual se aplicará la encuesta.
Para determinar la muestra representativa se procede de la siguiente manera:
36
CALCULO DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA
TM= Tamaño de Muestra
1 = Valor constante
A = Error admisible (9%)
N = Población (409 afiliados al Colegio de Contadores)
% = Porcentaje
TM= N . 1+ (A)2 x N
TM = 409 . 1+ (0.09)2 x 409
TM = 409 . 1+ (0,0081) x 409
TM = 409 .
4,3129
TM = 95
Los resultados de la muestra, nos señala que la encuesta será aplicada a 95 contadores
en ejercicio de su profesión.
3.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
GENERAL
El procedimientos metodológico está compuesto por el conjunto de pasos o etapas de
la investigación que conlleva a la obtención de los resultados previstos en el método
hipotético deductivo que se orienta de lo general a los particular y que permitieron
desarrollar la propuesta, con la aplicación de técnicas y métodos que permitieron
37
recopilar la información necesaria para el desarrollo del manual contable en el
“Almacén Sarmiento”.
Las técnicas utilizadas fueron las siguientes:
Entrevista.- Se aplicó al personal de la empresa para conocer los criterios respecto al
desarrollo del manual contable-financiero.
Encuesta.- Esta técnica permitió obtener información sobre criterios de profesionales
contables respecto a la propuesta planteada.
Observación.- Permitió constatar la situación real del almacén, los procesos contables
y las técnicas empleadas para cumplir con sus objetivos económicos y financieros.
Síntesis Bibliográfica.- Proporcionó información respecto a normas, leyes y
principios que contribuyeron en el desarrollo de la propuesta.
Archivo.- Suministraron información sobre las actividades del almacén, de años
anteriores y actuales con lo cual se evaluó las actuaciones del almacén.
38
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS Nº 1
La falta de evaluación del costo del capital dentro del “Almacén Sarmiento” del
cantón Santa Rosa crea incertidumbre en el beneficio económico alcanzado en el
periodo económico aumentando la inseguridad en la rentabilidad y solvencia de la
empresa.
4.1.1. EVALUACIÓN COSTO DE CAPITAL
4.1.1.1. ÍNDICES
Los efectos de la crisis financiera en la economía real son cada vez más evidentes, por
ello es importante evaluar los resultados económicos que alcance la empresa a una
fecha determinada, para que en base a estrategias se logre orientar de la mejor manera
los recursos de la empresa para no tener problemas.
4.1.1.2. NIVEL DE GASTOS
Pudimos observar que el nivel de gastos del “Almacén Sarmiento” se ha incrementado
por el indebido control, de la persona del departamento, no se ha registrado los gastos
que se han hecho diariamente, por esa razón se evidencia inconvenientes, creando
dificultad para la contabilización, la misma que presentan erróneos.
4.1.1.3. NIVEL DE INGRESOS
El “Almacén Sarmiento” del cantón Santa Rosa desde su apertura ha tenido una
considerable demanda, situación que la llevo a abrir una sucursal, por lo tanto se
puede decir que los ingresos que percibe periódicamente esta empresa son
39
satisfactorios para su propietario, pero el inadecuado control en los comprobantes de
ingresos y el deficiente manejo de los fondos de caja ha generado que los reportes
contables de esta organización reflejen utilidades reducidas afectando los intereses
financieros del almacén.
4.1.2. RECURSOS ECONÓMICOS
Al respecto de los recursos que dispone el “Almacén Sarmiento”, se conoció que estos
no están coordinados apropiadamente, situación que es desfavorable para la empresa,
que no logra cumplir con los planes trazados, por lo que se requiere aplicar mayor
control de tal manera que estos se sujeten a los planes propuestos en la organización.
4.1.2.1. UTILIDADES
A pesar de existir un alto nivel de competitividad en el mercado del “Almacén
Sarmiento”, este se ha logrado mantener en el mercado por varios años, trabajando en
ocasiones con dificultad cuando sus utilidades se limitan a cubrir los diversos gastos
que ocasiona la actividad, ocasionado en circunstancias por indebida manipulación de
los recursos materiales o por inadecuada organización en el cumplimiento de estos
inconvenientes.
4.1.2.2. NIVEL DE VENTAS
El nivel de ventas del “Almacén Sarmiento”, es aceptable, a pesar de que en ocasiones
ha tenido disminuciones de las ventas, por que no se podía definir bien los precios, ha
sabido llevar con normalidad sus actividades, tratando de cumplir con las exigencias
de los clientes.
4.1.2.3. PRESUPUESTO
La elaboración del presupuesto de gastos en el “Almacén Sarmiento” no ha sido
específicamente una de las políticas de la empresa, puesto que según revisión de los
40
archivos contables se pudo conocer que existen documentos de presupuesto
elaborados en periodos no consecutivos.
4.2. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS Nº 2
El inadecuado registro de los fondos económicos genera desconocimiento de la
corriente de fondos disponibles reflejados en los informes financieros que registran
datos desconfiables.
4.2.1. REGISTROS FONDOS ECONÓMICOS
4.2.1.1. DOCUMENTOS
Según la investigación efectuada en los archivos contables del “Almacén Sarmiento”
se pudo conocer que esta no dispone de comprobantes que respaldan sus
transacciones por movimiento de fondos de dinero, situación que crea dificultad para
el registro contable.
4.2.1.2. PROCEDIMIENTOS
El control de los fondos de caja, no han sido llevados con cautela en el almacén
debido a que no se sujeta a un procesos específicos que coordine las actividades, con
documentos y registros, que mediante informe contable se conozca acertadamente el
verdadero fondo del disponible.
4.2.2. FONDOS DISPONIBLES
4.2.2.1. CUENTA DE CAJA
En el “Almacén Sarmiento” pudimos ver que cuenta de caja se clasifica dentro del
activo circulante, y no siempre hay un fondo fijo de caja que se utilizaría para gastos
en efectivo dentro de la misma y se hace reposiciones de esos gastos para seguir
conservando ese fondo.
4.2.2.2. CUENTA DE BANCOS
41
La cuenta de banco de la empresa se observo que hay una alteración de esa cuenta por
lo que no pudimos ver valores reales y por eso se verifico desconfianza por parte de
la persona que maneja ese proceso de la cual hemos llegado a la conclusión que se
deben mejorar más.
4.2.2.3. FINANCIAMIENTO
El desarrollo normal de las actividades del almacén, ha demandado sin lugar a duda de
recursos financieros que en ocasiones la administración a considerado financiar con
terceras personas esto es mediante prestamos bancario, con el propósito de no utilizar
el capital del almacén.
4.3. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS Nº 3
La inexistencia de flujo gramas de operaciones contables incide en que la práctica
contable se desarrolle deficientemente retrasándose el cumplimiento de los reportes
contables
4.3.1. FLUJO GRAMA DE OPERACIONES
4.3.1.1. MANUAL DE FUNCIONES.
El manual de funciones lo encontramos incompleto por no tener un debido control
por eso tenemos problemas con el departamento contable de la empresa por el detalle
de cada registro que no se ha ido realizando en el momento dado.
4.3.1.2. OPERACIONES CONTABLES.
De acuerdo a nuestra investigación las operaciones contables del “Almacén
Sarmiento” no se esta contabilizando correctamente por lo que no hay una debida
preocupación por el personal y por eso tenemos inconvenientes en la empresa por no
haber una buena organización.
42
4.3.1.3. PROCEDIMIENTOS.
Al evaluar las actividades contables, se ha determinado que el “Almacén Sarmiento”
requiere establecer normas, reglamentos y parámetros internos por escrito sobre los
procesos contables con la finalidad de garantizar eficiencia en las actividades
contables, ya que en la actualidad no existe definido los procesos contables, por este
hecho es que los profesionales en contabilidad suelen cometer errores en la práctica
contable y los reportes financieros no son de calidad
4.3.2. PRÁCTICA CONTABLE
4.3.2.1. ACTIVIDADES
Las actividades del “Almacén Sarmiento” deben desarrollarse bajo la dirección del
jefe quien es el que planifica, organiza, dirige y controla las actividades necesarias
para proveer los productos por lo tanto se pudo observo que el no cumple con las
funciones de coordinar los departamentos para mantener una buena marcha.
4.3.2.2. PROCESOS
En el “Almacén Sarmiento” no se esta cumpliendo con todas las etapas del proceso
contable debido a que el personal del departamento contable, no dispone de todos los
elementos contables, peor aun de un manual contable que sirva de directrices para
optimizar el registro de los hechos económicos, esta situación ha generado que los
libros contables y estados financieros revelen errores en determinado rubros contables.
4.3.2.3. RECURSOS
Los recursos de esta organización, no dispone de un conteo apropiado de los
elementos, se toma difícil adoptar estrategias enfocadas directamente al problema
43
ante tal razón se requiere de un sistemas que se aplique inmediatamente para corregir
la situación contable, llevada erradamente hasta la fecha
4.4. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS Nº 4
Las operaciones contables no se aplican consecuentemente a las normas contables
debido a que el personal adolece de manuales contables para seguir procedimientos
desconociéndose las normas y reglamentos que se están aplicando.
4.4.1. NORMAS CONTABLES
4.4.1.1. PRINCIPIOS CONTABLES
Los principios contables del “Almacén Sarmiento” pudimos observar que no se esta
aplicando en la practica, y por eso la situación esta en problema por lo que se le ha
permitido evitar problemas de organismos de control pues que sus registros presentan
falencias.
4.4.1.2. NIIF
Las normas internacionales de información financiera, son normas que no están
entrando en vigencia aún en la práctica contable de la empresa por eso esta en la
obligación para sujetar las actividades de estas normas.
4.4.1.3. NIC
Las normas internas de contabilidad, al igual que las NIIF, entran en vigencia a
partir del próximo año es decir que los balance del 2011 del “Almacén Sarmiento”
tendrá que revelar información ajustada a estas disposiciones, mientras tanto
corresponde analizar si los procesos contables se ajustan a las NEC, situación que se
ha venido dando con irregularidad afectando no solo los aspectos contables del
almacén sino a toda la organización misma.
4.4.1.4. LORTI
44
Pudimos observar que la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, no esta
regulando las actividades referentes al pago de impuestos que debe realizar la
empresa, por ello los profesionales contables se sujetan a las disposiciones de estas
normas, con la finalidad de evitar inconvenientes con los organismos de control, que
de no hacer le imputarían multas y posibles sancione
4.4.2. MANUAL CONTABLE
4.4.2.1. RECURSOS ECONÓMICOS
Durante nuestro desarrollo de tesis pudimos observar que los recursos económicos
requiere de un el análisis para poder conocer como se están registrando y controlando
estos por esta razón se considero estudiar y presentar las posibles soluciones.
4.4.2.2. PROCESOS CONTABLES
El proceso contable en el “Almacén Sarmiento” no se esta dando, esto se pudo constar
al observar los registros contables donde la información no esta coordinada, situación
que crea inseguridad en los datos que contiene los estados financieros.
4.5. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS Nº 5
La carencia en la disposición ordenada de la documentación contable genera pérdida
de tiempo para la clasificación de los documentos contables por lo que la
jornalización de transacciones económicas se retrasa perjudicando los intereses
económicos y financieros del almacén.
4.5.1. DOCUMENTACIÓN CONTABLE
4.5.1.1. FACTURAS
Según investigación efectuada en los archivos contables del “Almacén Sarmiento” se
pudo conocer que no todas sus transacciones por ventas, son respaldadas con las
facturas de compras, situación que requiere ser corregido a brevedad posible para
regular el cumplimiento tributario del almacén, que hasta la fecha no ha venido
cumpliendo con normalidad, será importante que se disponga de todas las facturas de
45
compras y ventas ya que estos sustentan gastos, por que recopilan información
apropiada que le sirve a contabilidad para el registro contable.
4.5.1.2. COMPROBANTE DE RETENCIÓN
Pudimos ver que los comprobantes de retención, por el desorden del departamento
contable, hemos tenido problemas por eso la información contable presenta problema
al momento de ingresar la contabilidad.
4.5.1.3. COMPROBANTE DE PAGO
En el “Almacén Sarmiento”, la documentación contable no se encuentra ordenada, por
lo que esta generando perdida para clasificarlo en su debido orden , este comprobante
lo utiliza cuando se paga con cheque y se realiza los diversos pagos, la preparación de
este lo realiza el contador o el auxiliar.
4.5.2. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
4.5.2.1. PLAN DE CUENTAS
Las falencia encontradas en el plan de cuentas crea un ambiente de inseguridad por
lo que no se encuentra ordenada las cuentas y en los registros contables, puesto que
si los profesionales en contabilidad basan su registro en el plan de cuentas en los
asientos contables presenten asignación errada de ciertas cuentas lo que sin duda no
garantiza que los rubros de ingresos y gastos estén reflejando la verdadera situación
de la empresa, estos inconvenientes encontrados son los que se solucionaran con la
propuesta.
4.5.2.2. SISTEMA DE CODIFICACIÓN
En el “Almacén Sarmiento” el sistema de codificación de las cuentas pudimos
observar y analizar que no se encuentran estructuralmente en su orden por lo que ha
venido arrastrando problemas en esta empresa.
46
4.5.2.3. TIPOS DE CUENTAS
El plan de cuenta que se utiliza en el sistema contable del “Almacén Sarmiento”,
contiene cuentas de balances y de resultados, las mismas que están generalizadas, es
decir que no se ha podido observar cuentas del mayor auxiliar, situación que no
permite contar con información contable detallada. Por ejemplo se tiene cuentas por
cobrar y no se detalla la cuenta auxiliar por cliente a cobrar es decir que se desconoce
cuanto es el saldo que adeuda cada cliente al almacén; en los registros contables solo
se observa un saldo global de cuentas y documentos por cobrar, aspectos como estos
ameritan corregir para que la información contable sean apropiada y detallada.
47
4.6. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ENTREVISTA A GERENTE Y
JEFES DEPARTAMENTALES.
1) ¿Mantiene el almacén un programa de capacitación al recurso humano del
área contable?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si
No
0
8
0.00%
100.00%
Total 8 100.00%
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
El total del personal de “Almacén Sarmiento”, es decir el 100%, contestaron que no
reciben ningún tipo de capacitación relacionado a la contabilidad, evidenciándose una
baja preocupación de sus propietarios para mantener actualizados a sus empleados en
48
cuanto se refiere a temas contables y tributarios, indispensables hoy en día para no
cometer errores de índole contable, que podrían ser sancionadas por los organismos de
control, tal como sucede con el Servicio de Rentas Internas.
2) ¿Sabe usted si es política del almacén evaluar al personal para conocer su
desempeño?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si
No
1
7
12.50%
87.50%
Total 8 100.00%
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
La mayoría de los empleados que componen el “Almacén Sarmiento”, esto es el
87.50%, indicaron que el negocio no posee una política para evaluar al personal
administrativo y contable, lo que estaría incidiendo en el desarrollo de las actividades
internas que suelen retrasarse diariamente. El 12.50% en cambio dijeron que sí se
49
suele evaluar al personal, pero con técnicas caducas en donde no se aplican índices, ni
ratios, ni ninguna clase de prueba científica que arroje resultados confiables.
3) ¿Las actividades contables son desarrolladas en base a procedimientos
contables establecidos?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si
No
6
2
75.00%
25.00%
Total 8 100.00%
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
Las actividades contables dentro de “Almacén Sarmiento” son elaboradas en base a
procedimientos contables establecidos, esto lo dijeron el 75.50% de sus empleados, en
donde poseen instrucciones de los pasos que deben de desarrollar al momento de
50
realizar alguna actividad relacionada al área contable. El 25% en cambio dijeron que
no poseen procesos establecidos, debiéndose hacer los procesos según lo que ellos
crean conveniente, lo que suele traer problemas al momento de realizar el respectivo
registro en los libros diarios.
4) ¿Se mantiene un control interno sobre las actividades que cumplen el
personal contable del almacén?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si
No
6
2
75.00
25.00
Total 8 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
Para que las actividades contables puedan ser desarrolladas de manera correcta, el
75% de los entrevistados dijeron que dentro del almacén sí se lleva un control interno
para la realización eficiente de las labores contables. El 25% en cambio señalaron que
no se lleva ningún tipo de control interno dentro del “Almacén Sarmiento”, retrasando
continuamente las actividades del área contable del negocio objeto de estudio,
51
debiéndose mejorar los procesos y controles internos para la obtención de información
contable veraz.
5) ¿Existe un manual o guía de procedimientos contables en el almacén?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si
No
0
8
0.00
100.00
Total 8 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
El “Almacén Sarmiento” del cantón Santa Rosa carece de un manual o guía de
procedimientos contables, lo que estaría incidiendo en que haya un bajo control de las
actividades diarias del área contable, esto lo dijeron el 100% de los entrevistados, que
52
lamentan de su inexistencia, pues creen que sería una gran contribución para la
operatividad eficiente del departamento contable.
6) Señale usted que aspectos son los que ocasionan que el personal contable
cometa errores en el cumplimiento de su actividad?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Contador externo
Guías contables
Ninguno
No sabe
1
4
2
1
12.50%
50.00%
25.00%
12.50%
Total 8 100.00%
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
Entre los aspectos que ocasionan que el personal contable cometa errores en el
cumplimiento de sus actividades, el 50% piensan que es por la carencia de guías
contables, el 25% dijeron que el área contable no posee ninguna clase de problema, y
53
el 12.50% comentaron que la falta de un contador de planta o de medio tiempo incide
en que se de la presencia elevada de errores dentro del departamento contable.
Observándose la inconformidad de los empleados por el pobre desempeño del sistema
contable.
7) ¿Señale usted cuales son las necesidades que adolece actualmente el almacén
y que no permiten conocer exactamente los aspectos económicos-financieros?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Registros contables
Control interno
No sabe
4
2
2
50.00%
25.00%
25.00%
Total 8 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
Una de las principales necesidades contables del “Almacén Sarmiento” es la carencia
de registros contables confiables, esto lo señaló el 50% de los entrevistados. El 25%
54
indicaron que la falta de controles internos eficaces es otra falencia del negocio. Otro
25% en cambio no comentaron por desconocimiento de la temática. Debiéndose
realizar un análisis inmediato del actual sistema contable con la finalidad de corregir y
enmendar errores.
4.7. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ENCUESTAS A
PROFESIONALES EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.
1) ¿En su opinión profesional cuales son los factores que influyen en la eficacia
de un sistema contable?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Recursos humanos capacitados
Recursos tecnológicos apropiados
Disponibilidad de manuales contables
47
32
39
39.83%
27.12%
33.05
Total 118* 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores* Pregunta con opciones múltiples
Gráfico
Análisis:
Para la eficacia de un sistema contable, el 39.83% de los contadores encuestados
señalaron que es indispensable contar con un recurso humano capacitado y
actualizado en lo relacionado a reglamentos, normas y leyes contables y tributarias. El
55
33.05% comentaron que es importante disponer de manuales contables que sirvan
como guía para el desarrollo eficiente de las actividades contables. El 27.12%
comentaron que no se puede dejar a un lado los recursos tecnológicos, pues de ello se
requiere para la agilización y eficiencia de los procesos contables.
2) ¿El control interno aplicado a las actividades del recurso humano garantizan
los resultados favorables para la empresa? En que medida.
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Bastante
Poco
Nada
No contestaron
78
9
0
8
82.11%
9.47%
0.00%
8.42%
Total 95 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
Para mejorar el control interno de la empresa, el 82.11% indicaron que se debe hacer
énfasis al recurso humano contable, pues en ellos recae la responsabilidad por ejecutar
eficientemente los procesos contables, caso contrario se corre el riesgo de que existan
problemas de incoherencia en las cuentas contables que maneja la empresa. El 9.47%
en cambio dijeron que el recurso humano no garantiza los resultados ejecutados en el
56
área contable, debiéndose poner atención en los procesos, pues es obvio que el área
contable debe estar laborando personal preparado y actualizado, evitándose de esta
manera los continuos inconvenientes contables causados por personal sin preparación.
3) ¿El diseño de procedimientos contables facilita el cumplimiento del objetivo
organizacional?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si
No
No contestaron
84
2
9
88.42%
2.11%
9.47%
Total 95 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
El 88.42% de los profesionales en contabilidad creen que el diseño de procedimientos
contables facilitarían el cumplimiento de los objetivos organizacionales, pues
permiten al personal conocer los pasos y requerimientos que se necesitan desarrollar
para que las labores contables evidencien veracidad. El 9.47% no contestaron a la
pregunta. El 2.11% comentaron que los procesos contables no suelen garantizar el
57
cumplimiento de los objetivos de la empresa, pues también depende de la eficiencia de
otros departamentos como el de ventas, bodega, administración, etc.
4) ¿En su opinión la eficiencia del sistema contable depende de la coordinación
de los recursos organizacionales?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si
No
87
8
91.58%
8.42%
Total 95 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
El 91.58% de los contadores encuestados señalaron que la eficiencia del sistema
contable sí depende de la coordinación de los recursos organizacionales toda vez que
son indispensables para que los procesos contables sean llevados a cabo de manera
satisfactoria. El 8,42% en cambio no lo creen así, pues piensan que los procesos deben
ser claros con los controles apropiados para que el área contable cumpla con sus
funciones y objetivos organizacionales.
58
5) ¿Puede usted señalar que área del almacén será la más beneficiada con el
diseño del manual contable-financiero?
Cuadro de tabulación
Descripción Frecuencia Porcentaje
Área administrativa
Área contable
Todas las áreas del almacén
No contestaron
5
54
30
6
5.26%
56.84%
31.58%
6.32%
Total 95 100.00
Fuente: Guía de entrevistaElaboración: Los autores
Gráfico
Análisis:
La presencia de un manual contable – financiero sin duda alguna beneficiará de
manera directa al área contable de una empresa, esto lo señaló el 56.84% de los
encuestados. El 31.58% piensan que todas las áreas del almacén se verán beneficiadas
pues habrá la coordinación apropiada para que las transacciones diarias puedan ser
59
registradas de manera oportuna. El 5.26% comentaron que el área administrativa se
verá beneficiada toda vez que la información contable permitirá la correcta toma de
decisiones por parte de la gerencia.
4.8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.8.1.CONCLUSIONES
- Se evidencia una falta de evaluación de los costos del capital del “Almacén
Sarmiento”.
- En el “Almacén Sarmiento”, los registros de fondos económicos son
desarrollados de manera inadecuada.
- El “Almacén Sarmiento” posee irregularidades de tipo contable y usencia de
herramientas para optimizar procesos contables financieros.
- Las operaciones contables del “Almacén Sarmiento” se desarrollan sin tomar
en cuenta las normas, reglamentos y leyes contables y tributarias vigentes.
- La toma de decisiones de la gerencia del “Almacén Sarmiento” se sustenta en
una documentación contable desordenada y no conciliada.
- El personal contable del “Almacén Sarmiento“, no recibe capacitación
periódicamente para que cumplan correctamente las actividades contables diarias.
- “Almacén Sarmiento” carece de un manual o guía de procedimientos contables
financieros que ajusten la contabilidad a parámetros legales y normativos.
60
4.8.2.RECOMENDACIONES
- Es importante que el “Almacén Sarmiento”, aplique procesos definidos para
evaluar los aspectos contables, de forma que se identifique los factores negativos
que inciden en el elevado cotos de capital, y sobre dichos resultados proceder a
aplicar estrategias que garanticen un correcto costeo, lo que incrementaría las
utilidades económicas alcanzadas en el periodo económicos, logrando así
disponer de liquidez para hacer frente a las actividades que se demanden en esta
organización.
- Será necesario aplicar políticas de efectivo que se constituyan en directrices
para optimizar las acciones referentes al manejo de fondos del disponible,
además, el Almacén deberá establecer claramente las funciones del personal
responsable de caja, con fines de salvaguardar los fondos del disponible, para
hacer frente a las múltiples obligaciones, sin inconveniente alguno.
- Para corregir las irregularidades contables encontradas en el “Almacén
Sarmiento”, será necesario definir las etapas que encierra el ciclo contable de
manera que estos se cumplan eficientemente.
- Capacitar al personal contable respecto al alcance de las normas contables,
para optimizar los procesos, de forma que estos revelen la realidad económica
financiera del almacén.
- Es importante definir los documentos requeridos en las transacciones
económicas del “Almacén Sarmiento”, con la finalidad de cumplir con los
disposiciones legales, de manera que esta documentación se constituya en el
soporte de los registros contables.
61
- Se deben de optimizar los controles internos para el personal contable, puesto
que si bien están establecidos, no cumplen con su objetivo, incidiendo en
incorrecciones y aplicación errónea de registros y documentos contables,
retrasando las actividades contables a la vez que repercuten al resto de los
departamentos del almacén.
- Según lo analizado, “Almacén Sarmiento” requiere de un manual contable que
se convierta en la guía a seguir por parte del personal contable, en donde se
destaquen las diferentes etapas del proceso contable, así como procedimientos
tributarios a tomar en cuenta, preservando y generando la información contable
del almacén.
62
CAPITULO V
PROPUESTA
5.1. NOMBRE DE LA PROPUESTA
Diseño de un manual de procedimientos contables y financieros de
almacén Sarmiento de la ciudad de Santa Rosa, provincia de El Oro.
5.2. ANTECEDENTES
“Almacén Sarmiento” de la ciudad de Santa Rosa, inició sus actividades comerciales
en el año de 2000, con la comercialización de prendas de vestir y calzados, obteniendo
buenos niveles de venta, pero el inadecuado proceso en los registros de transacciones
económicas han llevado a que el almacén atraviese, por problema de índole contable,
lo que afecta a toda la organización, situación que demando con prioridad un análisis
de su sistema contable para dar paso a la propuesta del manual de procedimiento
contable financiero.
Según investigación realizada en el almacén, se determinó problemas de índole
contable financiero que ameritan solución, así lo determina los resultados obtenidos
del análisis exhaustivo de la información contable de nuestro trabajo de investigación
relacionado con la propuesta de un manual contable financiero, lo que nos han
permitido reafirmar nuestra propuesta, por cuento esta organización muestran la
evidente falta de estrategias contable financieras que le permitan obtener resultados
contables satisfactorios.
De esta manera es como la presente propuesta tiene su trascendencia en el “Almacén
Sarmiento”.
63
5.3. JUSTIFICACIÓN
Ante la investigación realizada al departamento contable y sus estructura contable
financiera, mediante las técnicas de investigaciones que fueron la entrevista a
directivos y empleados del almacén, encuesta a profesionales en Contabilidad, y de la
observación técnica en los departamentos de la organización, demuestra que el
“Almacén Sarmiento”, presenta inconsistencias y deficiencias en su proceso contable,
por consiguiente el registro de las operaciones económicas, no son realizadas
conforme las normas contables: (Normas Internas de Contabilidad NIC) y (Normas de
Internacionales de Información Financiera NIIF), además se evidencia faltas
cometidas por el personal contable en cuanto al cumplimiento eficaz de los aspectos
tributarios (Ley Organiza de Régimen Tributario LORTI y Reglamento a la Ley
Orgánica de Régimen Tributario Interno RALORTI), ya que la finalidad del sistema
contable es lograr la obtención de información financiera confiable y oportuna, para lo
cual esta debe estar sujeto a disposiciones legales que garanticen la confiabilidad de la
información contable.
“Almacén Sarmiento” cuenta con un sistema contable inadecuado y con falencias de
carácter operativo, por lo cual se vio en la necesidad de realizar un análisis del proceso
contable para dar paso a la elaboración de un manual contable financiero, que permite
la correcta planificación y registro de las actividades comerciales del almacén.
Los aspectos que se describan en la propuesta es el resultado de un profundo análisis
que tiene bases en los resultados de la investigación que son: la información obtenida
por los diferentes contadores encuestados y las necesidades del almacén, determinadas
por entrevistas al personal de esta organización.
Por lo tanto nuestra propuesta se justifica de manera clara por todo lo señalado en los
párrafos anteriores y pretende, con esta investigación, optimizar los procesos
contables financieros del “Almacén Sarmiento”,
64
5.4. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
El manual de procedimientos contable financieros persigue como objetivos los
siguientes:
Definir los procesos para evaluar aspectos contables y financieros del
“Almacén Sarmiento” y con ello optimizar acciones organizacionales que permita
obtener información veraz.
Definir las políticas internas que debe disponer el “Almacén Sarmiento” como
herramientas para optimizar procesos y salvaguardar los bienes de esta
organización.
Definir los documentos de soporte contable y formas de utilización, que el
personal del “Almacén Sarmiento” debe conocer para una correcta emisión de
documentos que le sirven además al departamento contable para el registro
contable.
Establecer de manera clara el proceso contable, que los profesionales en
contabilidad del “Almacén Sarmiento” debe conocer para mejorar los resultados
contables financieros.
Describir el proceso financiero que el personal debe cumplir, para un mejor
rendimiento de los recursos financieros del “Almacén Sarmiento”.
Establecer las estrategias financieras para una correcta reinversión de recursos
que incremente las utilidades del “Almacén Sarmiento”.
65
5.5. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
Con la convicción de que el “Almacén Sarmiento” ha tenido dificultades en llevar un
sistema contable con alto grado de calidad en su información, se propone la
elaboración del manual contable financiero, el mismo que responde a las necesidades
fundamentales del almacén.
El desarrollo de ésta propuesta, está orientado primeramente a lograr un mejor nivel
en el desenvolvimiento de las tareas contables, basado en la utilización efectiva de
herramientas contables, consiguiendo como resultado la credibilidad en la emisión de
estados financieros, que permitirá a la gerencia de esta organización, una apropiada
toma de decisiones.
5.5.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLE FINANCIEROS
El desarrollo organizacional que ha tenido el “Almacén Sarmiento” ha obligado ha
que la administración adopte medidas que permitan optimizar los procesos internos,
que garantice la obtención de resultados económicos financieros oportunos y veraz. Es
correcto afirmar que una gestión administrativa no sea lo suficientemente acertada si
no se dispone de información contable, por ello es necesario que se garantice la
información interna y se adopte medidas para lograr un proceso contable que cumpla
con los aspectos legales, por ello la elaboración de un manual de procedimientos
contables, es una de las mas acertadas opciones, puesto que este entrega contenidos
básicos para una correcta práctica contable, centrando su contenido en la enseñanza
del manejo correcto de las herramientas contables, que permitirán al personal
contable, entregar a la gerencia los estados financieros en el momento oportuno.
Por ello el presente manual contable propuesto describa dentro de su estructura lo
siguiente:
66
- El proceso de evaluación de los asuntos contables del almacén, con el
propósito de conocer la verdadera situación económica financiera de este ente
contable.
- El planteamiento de estrategias contable, que sirvan de base para que el
personal del “Almacén Sarmiento”, ejecute de manera apropiada las funciones
que por el cargo deben cumplir.
- Este manual contiene las políticas internas que el personal de la organización
debe cumplir, con el propósito de contribuir en el logro de los objetivos
organizacionales.
- Ha sido necesario establecer las funciones del departamento contable, con lo
cual se evita estar tomando decisiones laborales al momento.
- Detalla, de manera juiciosa el proceso contable y los procesos
organizacionales, porque de la armonía que tenga en la empresa, los planes
establecidos se cumplen.
- Se realizar una breve paso por el flujo de emisión de comprobantes
transacciones, a fin de especificar la manera de emisión y el control que se
requiere sobre los documentos por ser la fuente de información para el registro
contables.
Con los temas tratados consideramos que el manual de procedimientos contable-
financiero, es completo y se ajusta a las inquietudes que pueden surgir en la práctica
contable y financiera del “Almacén Sarmiento”
67
5.5.2. PROCESOS PARA EVALUAR ASPECTOS CONTABLES Y
FINANCIEROS.
De acuerdo al análisis realizado en el capitulo IV de esta tesis se puedo conocer que el
“Almacén Sarmiento” presenta diversos problemas contables estos relacionados a la
emisión de documentos, plan de cuentas, proceso de registro contables entre otros
aspectos, situaciones que se pueden evitar con una análisis previo a los asuntos
contables o con la aplicación de evaluaciones periódicas a los asuntos contables, bajo
esta circunstancia consideramos necesarios que el “Almacén Sarmiento” aplique el
siguiente proceso a fin de que conozca a tiempo los inconvenientes y plantee
soluciones que le permitan al final del ciclo contable presentar estados financieros
oportunos y confiables.
El proceso de evaluación de los aspectos contables financieros en el almacén es de
carácter documental, que demanda la recolección de información contenida en los
libros contables, y comprobantes emitidos en los hechos transaccionales, estos son los
argumentos, para compararla información financiera de los balances, con el fin de que
el proceso de evaluación sea de manera coordinada se requiere cumplir principalmente
con los siguientes pasos:
- Identificación y análisis del problema
Esta etapa consiste en comprender la condición contable del momento y visualizar la
condición deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una
decisión para llegar a la solución de este.
Es necesario definir la prioridad para atender el problema con el fin de evitar o al
menos reducir este impacto que genera los resultados contables con errores.
- Generación de alternativas de solución
Consiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema contable financieros
que presente el almacén, esto puede ser optimizar los elementos del sistema contable,
68
aplicar manuales contables, asignación de recursos necesarios al departamento,
capacitar al profesional contables, de todas estas alternativas, seleccionar en forma
prioritaria. Para este caso se selecciona la aplicación de un manual contable
financiero.
- Selección de alternativa
En este paso se escoge la alternativa (manual contable financiero) que según la
evaluación va a obtener mejores resultados para el problema y se aplica en el almacén
específicamente en el área contable, por ser donde se encuentra el problema.
- Aplicación de la decisión
Poner en marcha la decisión tomada para así poder evaluar el impacto que tuvo en los
resultados, esta implementación dependerá de la toma de decisión, de la
administración y de la elaboración de un manual contable financiero que reúna todas
las características necesarias para ajustarse a los requerimientos del “Almacén
Sarmiento”.
- Capacitación al recurso humano
Una de las alternativas para lograr los resultados de la implementación de una
estrategia que permitirá alcanzar resultados contables satisfactorios y con apego a las
normas contables tributarias es la capacitación al recurso humano del departamento
contable, a quienes además se le instruirá respecto a la estrategia aplicada a fin de que
se logre los resultados esperados.
- Evaluación de los resultados
Después de poner en marcha la alternativa de solución (manual contable) al problema
contable, será necesario evaluar, para conocer que si la decisión está teniendo el
resultado esperado o no. De acuerdo a ello se aran los ajustes necesarios a fin de que
se logre los resultados contables oportunos eficientes y eficaces.
69
ESQUEMA DEL PROCESO EVALUACIÓN CONTABLE FINANCIERA
Elaborado por: La Autora
SIMBOLOGIA
Inicio /fin
Proceso
Documento
Decisión
Transporte
Bodega y almacenamiento
Conectores
Revisión de documentos de soporte contable
Revisión de documentos de soporte contable
Supervisión de actividades contables Supervisión de actividades contables
Inicio Inicio
Verificación del cumplimiento de normas y políticas internas.Verificación del cumplimiento de normas y políticas internas.
Selección y elaboración de propuesta correctivaSelección y elaboración de propuesta correctiva
Informe del diagnostico contable financiero.
Informe del diagnostico contable financiero.
Observaciones del cumplimiento del proceso contable.Observaciones del cumplimiento del proceso contable.
Planteamiento de alternativas de solución Planteamiento de alternativas de solución
Vigilancia del cumplimiento de la propuesta.
Vigilancia del cumplimiento de la propuesta.
Evaluación de resultados Evaluación de resultados
Reajustes a la propuesta de planteada.
Reajustes a la propuesta de planteada.
Fin Fin
Gerencia aprueba aplicación de la propuesta contable.
70
Establecido, la secuencia lógica mediante flujograma, de los pasos para la ejecución
de evaluación contable financiera, el proceso se desarrolla en la siguiente forma:
- El contador proceder a revisar la documentación de soporte de las
transacciones que se generan de las diferentes operaciones de la empresa
- El contador verificará si los documentos están siendo llenados correctamente y
en el tiempo oportuno
- El administrador verificará si el personal está cumpliendo con las normas y
políticas internas, para lo cual se observará el proceso contable.
- Se procederá a evaluar el accionar de los empleados del departamento contable
y se identificará el problema que afecta al sistema contable.
- Se elaborará al final un informe (Anexo N°), sobre las faltas cometidas en el
departamento contable y los elementos que se requiere para optimizar los
procesos.
- La gerencia en conjunto con el contador tomará medidas correctivas que se
amerite en el departamento contable para dotarlo de elementos contables
requeridos.
- La gerencia aprobara la aplicación de manual de procedimientos contable en la
empresa con fines de optimizar la información contable financiera.
- Se evaluar su rendimiento mediante la comparación entre periodo, de forma
que se logre manejar un correcto proceso contable con un recursos humano
capacitado y comprometido con la organización.
71
5.5.3. ESTRATEGIAS CONTABLES
Lograr eficiencia y eficacia en la gestión contable es una de las responsabilidad no
solo del departamento contable, sino que de todo el personal, por lo que resulta muy
importante proponer estrategias contables, que van a beneficiar a la empresa, puesto
que la disponibilidad de estados contables le brindar mayor liquidez y solvencia. Por
ello a continuación se detallan las estrategias contables:
a) Definir la estructura contable, donde se visualice de manera clara la
responsabilidad y grado de autoridad que posee el personal contable, logrando
con ello una mejor coordinación de actividades.
b) Establecer procedimientos para el uso correcto de los comprobantes
transaccionales y libros contables, con lo que se espera alcanzar resultados
contable financieros confiables.
c) Periódicamente se realizara evaluación a los procesos contables, a fin de
corregir falencias o distorsión en los procesos.
d) Disponer un cronograma de capacitación al personal contable para que éste
aplique de manera correcta las normas contables y las disposiciones señaladas
en la LORTI y su reglamento.
e) Diseñar un plan de cuentas amplio que abarque todas las actividades de la
empresa, y flexible para el incremento de nuevas cuentas según requerimientos
de la práctica contable.
f) Implementar políticas contables que sirvan de instrucción para el desarrollo de
actividades del personal contable.
g) Establecer en el manual de funciones todas las actividades que debe cumplir el
personal contable, a fin de evitar duplicidad de actividades y pérdida de tiempo
que afecta la economía del almacén.
72
5.5.4. POLÍTICAS INTERNAS ORGANIZACIONALES
La fijación de políticas organizacionales en el almacén, servirán de directrices para el
personal.
Políticas contables
- El contador elaborará trimestralmente un reporte presupuestal que
concentre información financiera integral del almacén.
- El contador en coordinación con el auxiliar contable deberá presentar
informes financieros, de acuerdo a las normas contables vigentes.
- El contador mensualmente deberá realizar conciliaciones bancarias para
informar a la gerencia del movimiento económico en bancos.
- El auxiliar contable debe mantener al día los registros contables de las
cuentas y el contador supervisara que esto se cumpla.
- El contador deberá notificar periódicamente a la gerencia el saldo en
bancos.
- Toda transacción económica realizada en la organización será
contabilizado en libros por el contador y/o por el asistente contable.
- Corresponderá al contador mantener al día las obligaciones tributarias que
le corresponde a la empresa, como contribuyente.
- Mensualmente deberá el contador realizar arqueos de caja periódicos para
informar el normal proceso del efectivo en caja.
Políticas de créditos y cobros
- Para concesión de créditos, el cliente deberá cumplir con los requisitos
asignado por el almacén.
- Los créditos tendrán un tiempo máximo de 12 meses.
- El plazo de vencimiento del pago de crédito será de 25 días de otorgado el
crédito.
- Se cargara interés moratorios del 5% a los créditos vencidos
73
- En caso de créditos en la sucursal, toda la documentación, será analizada
por el administrador de la sucursal en coordinación con el departamento de
crédito de la matriz.
- El personal del departamento de créditos y cobros deberá estudiar el
mercado para otorgar créditos que vayan de acuerdo con el mercado consumidor
- El jefe de créditos no tramitara expediente alguno de crédito mientras no
reúna ni documentación ni condiciones establecidas por el almacén.
- Las cancelaciones que efectúen los clientes pueden ser efectivo, con
cheque o diferido con las principales tarjetas de crédito visa, master card o diners
club.
- El dinero recaudado por el cobrador deberá ser entregado diariamente a la
cajera.
- Corresponderá a la cajera realizar el cuadre de caja al final del día
entregando un reporte a gerencia del dinero recaudado.
- Las cuentas por cobrar vencidas se mantendrán 15 días en el departamento
de contabilidad, cumplido ese tiempo se procederá a realizar el proceso legal.
- Los departamentos de créditos y contabilidad deben conciliar sus registros.
- El departamento de cobros deberá llevar al día la cartera de los clientes.
- Cobranzas deberá notificar tres días antes a los clientes respecto al
vencimiento del crédito.
- Monitorear permanentemente a los clientes de cómo se sienten con el
sistema de cobro será responsabilidad del departamento de créditos y cobros.
- En caso de que exista cartera vencida incobrable, el contador o jefe de
créditos dar parte al gerente general para tomar las medidas que permita recuperar
cartera.
Políticas de compras
- Toda compra se sustentará en la necesidad del almacén, mediante informe
emitido por el bodeguero que especifique en cantidad los artículos a comprar.
74
- Es responsabilidad del jefe de compras diseñar un panel de proveedores
que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las
necesidades del almacén
- El jefe de compras debe mantener un control permanente sobre el panel de
proveedores, en cantidad y calidad, con la finalidad de evitar desabastecimiento
de mercadería
- Corresponderá al jefe de compras mantener siempre una base de
proveedores alternativos localizados, a fin que puedan suplir rápidamente
cualquier baja en su inventario.
- Compras aboga por una mejora continua en los sistemas de información de
compras, que permitan una comunicación fluida entre usuarios y compradores, y
entre la organización y proveedores.
- Corresponde al jefe de compras aplicar una política de ahorros en
adquisiciones para los cual se requiere cotizar precios y en base a ello realizar
adquisiciones.
Políticas de ventas
- El gerente fijara los precios de los productos mediante el costo que
representa presentado por e contador y en consideración ha alternativas del
mercado.
- El departamento de ventas hará cumplir los precios de ventas de todos
productos.
- La comercialización de los artículos serán al contado y a créditos, con fines
de maximizar el nivel de ventas.
- La forma de cobro de los bienes entregados será a través de efectivo,
cheque, tarjeta de crédito sin cargo adicional.
- La entrega de mercadería será inmediatamente de haber efectuado el
contrato de venta con el cliente.
- No se recibirán devoluciones de mercaderías sin el respaldo de factura de
ventas y pasado los tres días de la fecha de entrega de mercadería.
75
- No se realizará devoluciones de dinero, teniendo el cliente que solicitar
otra mercadería para compensar la cantidad.
Políticas de bodega
- El sistema de inventarios del “Almacén Sarmiento” controlará y resguardar
los diversos bienes que comercializa y los activos fijos.
- El almacén será la única área dentro de la organización para controlar los
bienes adquiridos y solicitados por ventas, actividad que cumplirá el bodeguero.
- Garantizar por medio de la implementación del manual, que el personal
que forme parte del área del Almacén; cumpla con las actividades.
- El bodeguero registrará, controlará y suministrará oportunamente los
bienes para ventas, mediante un control de entradas y salidas.
- Toda la mercadería adquirida por el almacén será almacenada en bodega
bajo codificación y el respaldo de la documentación respectiva, función que debe
cumplir el personal de bodega.(Ver anexo 6)
- La mercadería que se encuentra en bodega tendrá sustento en documentos
y se controlara mediante el sistema de kardex contable.
- El bodeguero solo podrá entregar la mercadería mediante orden de
despacho y factura de venta y girado el comprobante de egresos de bodega. (Ver
anexo 5)
- El bodeguero proporcionará información oportuna y veraz a los
departamentos relacionados sobre las existencias con que cuenta el almacén.
76
5.5.5. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
ALMACEN SARMIENTO
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
DEPARTAMENTO CONTABLE
FUNCIONES DEL CONTADOR:
GERENTE
DEPARTAMENTO CONTABLE
CONTADOR
ASISTENTE CONTABLE
77
a) CONTADOR
Objetivo:
Registrar las operaciones del almacén, con base en la normatividad contable vigente,
registros llevados en libros principales y auxiliares respectivos, a fin de evaluar el
seguimiento de las operaciones económicas y programa presupuestal asignado,
elaboración de informes contables – financieros, de manera que se cumpla con todos
los aspectos contables tributarios.
Características del cargo:
Titulo : Ingeniero en contabilidad y auditoria CPA.
Denominación del puesto : Jefe de contabilidad
Ámbito de operación : Área contable.
Jefe inmediato : Gerente.
Puestos bajo su mando : Asistente contable.
Características personales:
- Alto sentido de responsabilidad.
- Aptitudes para el manejo de personal.
- Capacidad dirigir equipo de trabajo
- Facilidad de comunicación.
- Buenas relaciones humanas.
- Estabilidad y control emocional.
Requisitos:
- Titulo de contador público autorizado o ingeniero en contabilidad y auditoria
CPA.
- Certificados de experiencia laboral minio 2 años.
- Conocimientos básicos de finanzas y tributación.
Funciones:
Incumbe al contador, cuidar de que pueda disponerse de la información necesaria para
la dirección del almacén, a tal fin, tiene que preparar lo que a continuación se expresa:
78
Actividades diarias:
- Supervisar que los reportes contables se encuentren respaldados por
documentación.
- Registrar las cancelaciones de los comprobantes de gastos.
- Custodiar y archivo la documentación generada en los departamentos del almacén.
- Codificación de comprobantes de soporte transaccional
- Distribución de trabajo en el área contable.
Actividades periódicas:
- Asistir a reuniones que organice el gerente, con el fin de evaluar en forma
sistemática la situación económica financiera.
- Coordinar y supervisar, en conjunto con el gerente, el control y seguimiento del
programa presupuestal
- Coordinar, elaborar y actualizar, con el apoyo del asistente contable, los reportes
contables y financieros.
- Elaborar reportes mensuales de las operaciones de caja.
- Realizar conciliaciones contables entre registros actuales y proyecciones.
Actividades eventuales:
- Apoyar al gerente en las actividades de planeación, control, supervisión y
evaluación de los registros contables.
- Colaborar con el gerente en la elaboración de programas presupuestarios
- Asistir a reuniones que organice el gerente, con el fin de evaluar en forma
sistemática la situación económica financiera.
- Sugerir nuevos sistemas y métodos contables para agilizar la elaboración de
estados financieros.
- Las que por el cargo le corresponda ejecutar para cumplir eficientemente con el
objetivo del departamento.
FUNCIONES DEL AUXILIAR CONTABLE.
79
b) ASISTENTE CONTABLE
Objetivo:
Registrar los movimientos de ingresos, gastos y costos del almacén en los reportes
auxiliares y principales respectivos, asimismo, apoyar en la elaboración expedita,
veraz y oportuna de los informes contables.
Características del cargo:
Titulo : Licenciado en contabilidad y auditoria, egresado en
contabilidad y auditoria o bachiller contable
Denominación del puesto : Asistente contable
Ámbito de operación : Área contable.
Jefe inmediato : Jefe de contabilidad.
Puestos bajo su mando : Ninguno.
Características personales:
- Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad.
- Aptitudes para el desempeño del puesto.
- Capacidad para establecer adecuadas relaciones humanas.
- Estabilidad y control emocional.
Requisitos:
- Titulo de bachiller en contabilidad o titulo profesional en contabilidad
- Aprobar examen teórico y práctico.
- Conocimientos de programas contables
- Conocimiento de normas contables y reglamentos tributarios.
Funciones:
El asistente de contabilidad, para los efectos de control contable, requiere ejecutar
ordenadamente el resumen de las cifras registradas contables financieras, teniendo asu
cargo las siguientes funciones:
80
Actividades diarias:
- Conocer y aplicar instructivos, procedimientos y manuales relacionados con las
actividades que desarrolla.
- Atender ágil y oportunamente las indicaciones y disposiciones de su jefe
inmediato.
- Verificar que el importe de las facturas recibidas sea correctas.
- Verificar los comprobantes de ingresos y egresos diarios a caja.
- Verificar los comprobantes de ingresos y egresos de mercancías.
- Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera.
- Archivar, controlar y custodiar la información generada y recibida en el
departamento contable.
- Concentrar los reportes de ingresos por ventas, a efecto de realizar el movimiento
diario de valores.
- Digitar las transacciones en el sistema de contabilidad.
Actividades periódicas:
- Elaborar conciliación bancaria periódicos
- Revisar en conjunto con el contador los estados financieros a fines de cada mes.
- Revisar los auxiliares de contabilidad.
- Elaborar los roles de pago de los empleados.
- Apoyar al jefe de contabilidad en la elaboración y actualización de los reportes
contables.
- Participar en la elaboración de los reporte financieros periódicos para la gerencia y
organismos de control tributarios SRI.
Actividades eventuales:
- Asistir al jefe de contabilidad en todas las actividades contables que se demande.
- Participar en la elaboración de los reporte financieros eventuales, que solicite la
gerencia.
- Las que por el cargo le corresponda ejecutar para cumplir eficientemente con el
objetivo del departamento.
81
5.5.6. PROCESO CONTABLE
FLUJOGRAMA DEL PROCESO CONTABLE
INICIO
Estado de situación inicial
Transacciones económicas
Pase del diario al mayor y mayor auxiliar
Elaboración del balance de comprobación
Ajustes y correcciones registro en el diario y pase al mayor
Elaboración del balance ajustado
Elaboración de estados financieros
Cierre de libros
FIN
Registro contable libro diario
Facturas, recibos, notas de créditos, etc.
Asientos contables
Movimientos y saldos
Ajustes
Estado de resultado, balance general, estado de flujo de efectivo y estado de cambio de patrimonio.
Archivo contable
Elaborado por: Los autores
Inicio /fin
Proceso
Documento
Decisión
Transporte
Bodega y almacenamiento
Conectores
SIMBOLOGIA
82
Las diversas transacciones económicas generadas en el curso normal de operaciones
del “Almacén Sarmiento” se ingresan al sistema contable automatizado donde se
registran en libros contables, por medio de asientos contables, registrado en el libro
diario y mayor, por medio de los cuales se obtienen los saldos y se presentan en los
estados financieros respectivos.
Para lograr informes financieros eficaces se requiere que el “Almacén Sarmiento”,
ajuste las acciones contables a un proceso automatizado secuencial que comprende
tres fases esenciales para informar eficientemente la situación económica financiera de
la organización bajo estudio.
a) Apertura.
b) Desarrollo.
c) Conclusión
a) FASE DE APERTURA
La fase inicial se inicia con el inventario, cuando el Almacén inicia su actividad
contable, pero como la empresa bajo estudio, ya lleva un sistema contable
automatizado, su fase de apertura del proceso contable, se inicia con la información
que se tiene en el balance general del año inmediato anterior que viene a ser para el
nuevo periodo el estado de situación inicial, sirviendo de base para realizar el primer
asiento en el libro diario, es decir, el asiento de apertura, con esto se da paso a la etapa
siguiente del proceso contable.
83
b) FASE DE DESARROLLO
La fase de desarrollo contable se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y
tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen
como consecuencia de la actividad comercial del Almacén.
Esta fase consiste en el ingreso de la información al sistema automatizado donde se
registra diariamente las operaciones del ejercicio económico, en el libro diario, para
luego pasar al libro mayor, y de este al balance de comprobación, el mismo que por el
cuadre entre el debe y el haber permite identificar los posibles errores aritméticos o de
traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos
durante el ejercicio económico, errores que bien pueden haberse dado en el libro
diario o en el libro mayor.
Con la elaboración del balance de comprobación se da paso a la etapa final del
proceso contable automatizado que comprende el cierre del proceso contable o del
ejerció contable.
c) FASE DE CIERRE
La etapa del cierre del ejercicio contable consiste en un trabajo de recopilación y
síntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas
que permitan elaborar una información contable de síntesis, para la elaboración de los
estados financieros.
El balance de comprobación al cierre del ejercicio, no revela toda la información
verídica de la empresa, por ello se requiere realizar la regularización de las cuentas, el
cálculo del resultado del ejercicio y el cierre de la contabilidad.
Por lo tanto, para el cierre de cuentas contables se requiere observar los siguientes
procesos:
84
- Revisión de los registros contables en el sistema automático.
- Periodificación.
- Determinación y registro de las amortizaciones y depreciaciones.
- Determinación y registro de las provisiones.
- Conciliación de los saldos contables y de los valores de inventario.
- Determinación del resultado antes de impuesto.
- Determinación y registro del impuesto.
- Determinación y registro del resultado después de impuestos.
- Cierre de cuentas de balance.
Además el proceso de cierre, se ha considera dividir en tres momentos que son:
1. Regularización
Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la
presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado. La
regularización, el reajuste de valores colocados en cuentas que no corresponde, como
también adecuar el saldo de las cuentas e imputar al resultado del ejercicio únicamente
los gastos e ingresos del periodo
Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse el balance de comprobación
ajustado, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase y proceder al cálculo
del resultado y cierre de las cuentas.
2. Calculo del resultado del ejercicio
El cálculo del resultado del ejercicio económico, consiste en anular las cuentas de
gastos e ingresos, las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la
cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de Pérdidas y
Ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas
3. Cierre de la contabilidad
85
Una vez realizado el proceso anterior, se elabora los estados financieros y se procede a
demás a cerrar las cuentas de balance, con el asiento de cierre todas las cuentas y la
contabilidad quedará cerrada.
86
5.5.7. PROCESO DE COMPRAS
FLUJO DEL PROCESO DE COMPRAS
BODEGA COMPRAS PROVEEDOR
Elaborado por: Los Autores
Recibe informe de bodega
Realiza cotización de precios de artículos.
Emite orden de compra a proveedores
Proveedor revisa orden de compra
Envía materiales y factura de compra
Recibe materiales y factura de compras
Devolución a proveedor
Bodega recibe materiales y almacena Material =
Calidad
No Si
Emite orden de pago y comprobante de retención de impuestos
Proveedor recibe pago
Almacena materiales
Bodega envía solicitud de compra de materiales
Archiva doc.
Inventarios
Revisión de inventarios
Inventario disponible para uso.
Inicio
No
Si
Inicio /fin
Proceso
Documento
Decisión
Transporte
Bodega y almacenamiento
Conectores
SIMBOLOGIA
87
Para optimizar la información entregada a contabilidad es importante que el
departamento de compras desarrolle sus actividades bajo un proceso secuencial
automatizado que garantice eficiencia en el departamento, para esto se requiere
cumplir con un proceso que se detalla a continuación:
- Revisión de los inventarios de artículos disponibles en el sistema
computarizado de inventarios, para según esto efectuar las compras necesarias
para tener a disponibilidad la mercadería, que permitan cumplir con los pedidos
de clientes.
- El responsable de bodega, comunicara al Jefe de compras sobre los saldos de
mercaderías y en base a esto él, preparará la orden de compra, con el visto bueno
del gerente del almacén, para seguidamente enviar a los proveedores de
mercadería tanto para prendas de vestir y calzados.
- Según la orden de compra emitida por el “Almacén Sarmiento”, los
proveedores proceden a enviar la mercadería en los términos acordados con la
gerencia del Almacén Sarmiento y la gerencia de la empresa proveedora de
mercadería, previa la compra.
- El Jefe de compras del “almacén Sarmiento”, en conjunto con sus subalternos,
procede a recibir y revisar la mercadería relacionado esto con la factura y orden
de compra, si los materiales están acordes a lo solicitado se efectúa el pago, de no
cumplir con las características establecidas en la orden de compra se procede a la
devolución, situación que suele presentarse rara vez.
- Cuando la mercadería reúne las características, señaladas y está conforme,
señala la factura de compras, se envía ha bodega para su almacenamiento
respectivo.
- Los documentos tales como (factura de compra, comprobante de retención y
comprobante de pago) que se originan en este proceso de compras, son enviados
al departamento contable, para el contador y el auxiliar contable del “Almacén
Sarmiento” procedan al respectivo ingreso de información al sistema contable y
88
registro de asientos contable en el libro diario y siga su secuencia contable hasta
la generación de estados financieros.
Este proceso de compras se repite cada vez que se realiza adquisiciones de
mercadería. Con la finalidad de hacer más específico el proceso de compras detallado
anteriormente se ha considerado explicar el proceso de compras en dos formas,
primero cuando la compra es al contado y segundo cuando la compras es a crédito.
Proceso de compras al contado:
El proceso de compras al contado debe reunir los siguientes pasos:
- El bodeguero del “Almacén Sarmiento” comunica al jefe compras el nivel de
mercadería necesario para stock, esto lo realiza según información contenida en el
kardex.
- El Jefe de compras procederá a cotizar precios para lo cual solicita facturas
proformas (Ver anexo Nº 3) según las opciones de compras se selecciona al
proveedor y se emite la orden de compra (Ver anexo N° 4) a proveedores, donde
especificará las características que se requiere en las prendas de vestir (marcas,
color, tallas, y otros), en igual forma cuando se requiere adquirir calzados
(marcas, tallas, color, de damas, caballeros o niños).
- El proveedor recibirá la orden de compras y procederá al despacho de las
prendas de vestir o calzados, cualquiera que sea el caso.
- El Jefe de compras del almacén recibirá la mercadería junto con la factura del
proveedor (Ver anexo Nº 5), y procederá a verificar la mercadería con la factura
y orden de compra.
- Las facturas de compra generada en la transacción de adquisición de
mercadería se entregará al contador, donde éste elabora el comprobante de
retención (Ver anexo Nº 6) y comprobante de pago. (Ver anexo N° 7)
- El comprobante de pago se enviara a la gerencia para el giro del cheque a
favor del proveedor.
89
- El gerente revisará la orden de pago y gira el cheque por el valor del
comprobante.
- El contador adjunta la documentación, recibe del gerente el cheque por la
suma solicitada.
- El contador entrega a la secretaria, el cheque, el comprobante de pago y
comprobante de retención para que realice el pago al proveedor.
- El proveedor recibe de la secretaria el cheque, comprobante pago y retención.
- El contador y el auxiliar contable realizan la contabilización de la transacción
de compra de mercadería.
- Al final del periodo el personal contable presentara todas las transacciones de
compras en los estados financieros.
Proceso de compras a crédito:
El proceso de compras a crédito es similar al proceso de compras al contado, con la
diferencia de ciertos pasos que demandan ser observados, por considerarse créditos
que el almacén se obliga a pagar en determinado plazo.
- El proceso de compras a crédito al igual que la compra al contado, se procede
luego que el personal de bodega según revisión del nivel de mercadería disponible
en el registro de kardex considera la necesidad de comprar.
- Cotización de precios que realiza el jefe de compras, para seleccionar al
proveedor con mejor opciones de venta que beneficien al almacén
- Solicitud del crédito que emite el jefe de compras del Almacén Sarmiento al
proveedor
- El proveedor revisará el historial crediticio del cliente, para que el almacén
acceda el crédito.
90
- El jefe de compras acordara con el proveedor las condiciones del crédito y el
gerente del “Almacén Sarmiento” firmara el documento del crédito (pagaré Ver
anexo Nº 8).
- La mercadería conjuntamente con la factura es revisada por el jefe de la
sección de comercialización y el bodeguero.
- Si la mercadería esta conforme señala la factura de compra, esto es enviado a
bodega, el ingreso se sustenta en el comprobante de ingresos de mercadería (Ver
anexo Nº 9) y luego se procede almacenar.
- Si la mercadería no está en las condiciones acordadas, el jefe de compras
devuelve la mercadería al proveedor.
- Los documentos de compras a crédito se envían a contabilidad.
- El contador registrará en los respectivos libros contables.
- El proceso se repite las veces que se requiera comprar.
91
5.5.8. PROCESO DE VENTAS
FLUJO DEL PROCESO DE VENTA AL CONTADO
BODEGA VENTAS CLIENTE
Elaborado por: Los Autores
Recibe pedido del cliente
Acuerdan condiciones de ventas (Crédito/ contado)
Elabora factura de venta
Cliente recibe factura
Cliente efectúa pago de factura
Cobro de factura e ingresos a caja.
Inicio
Ventas solicita a bodega
Bodega recibe informe de ventas
Verifica existencias de productos solicitados
Si
No
Envía informe a compras
Solicita mercadería a bodega
Recibe orden de despacho
Entrega mercadería a cliente
Cliente recibe mercadería
Entrega doc. a contabilidad 1
1
Fin
Inicio /fin
Proceso
Documento
Decisión
Transporte
Bodega y almacenamiento
Conectores
SIMBOLOGIA
92
Los ingresos, son el pilar principal donde descansa la rentabilidad del “Almacén
Sarmiento”, se generan fundamentalmente por las ventas de sus artículos y aumentar
su efectividad y sus resultados tiene que acoplarse en la sinergia empresarial con los
objetivos a corto y largo plazo.
Sabemos que del nivel de ventas que se logre en el periodo económico, se lograran
ingresos satisfactorios a los intereses de la organización, por ello corresponde al
departamento de ventas aplicar un proceso coordinado y disponer de un sistema
comercial computarizado, que le permita identificar con facilidad los productos
disponible para la venta a fin de satisfacer a los clientes e incrementar la demanda,
representando para la organización la obtención de ingresos económicos.
El proceso de venta en “Almacén Sarmiento” se inicia con el pedido que hacen los
clientes, los mismos que considerando su necesidad, realizan compras de prendas de
vestir o calzado, corresponde al almacén a través de su personal de ventas verificar en
el sistema automatizado la disponibilidad del producto y especificar los artículos que
ofrece, señalar precios y otras características, para finalmente pactar la venta.
El vendedor que viene a ser el almacén Sarmiento, a través de su personal de ventas
convienen con el cliente los productos solicitados, fijando características, fecha de
entrega, formas de pago y en base a ello se procede a elaboran la factura de venta.
La transacción de venta, puede ser al contado o a crédito, es parte de la política del
almacén otorgar créditos con la finalidad de incrementar las ventas, además el
almacén acepta pagos con todas las tarjetas de créditos.
En la venta a crédito, se desarrollará los siguientes pasos:
- El departamento de ventas recibe la solicitud de crédito del cliente y revisa en
el sistema de créditos la clasificación de cliente.
- La gerencia revisa la solicitud de crédito del cliente.
- El jefe de créditos del almacén recepta la documentación para el crédito,
analiza y aprueba el crédito
93
- El departamento de ventas, elabora la factura de venta
- El vendedor entrega la mercadería al cliente
- Toda la documentación de la venta se envía a contabilidad para el respectivo
registro en libros.
En la venta al contado, se cumple los mismos pasos de la venta a crédito con la
excepción de los trámites de crédito, esto se cumple en la siguiente forma:
- Cliente ingresa a almacén.
- Cliente recorre las diferentes áreas de artículos en exhibición.
- Cliente toma artículos que desea adquirir.
- Cliente se dirige a caja.
- Cajera toma artículos pasa por el lector de códigos y entrega la factura de
venta (Ver anexo Nº 12).
- El cliente cancela el valor de la factura.
- La cajera recibe dinero y entrega la mercadería.
- El cliente toma los artículos adquiridos y sale del almacén.
- Los documentos de la transacción de ventas se envía al departamento contable
- El contador recibe documentación de respaldo transaccional y registra en
libros.
La transacción de ventas sea al contado o a crédito, genera el cobro y pago de
impuestos; por ello con la venta corresponde a la empresa bajo estudio el cobro del
impuesto al valor agregado en porcentaje del 12% sobre el subtotal del bien facturado,
mientras qué corresponde al comprador (cliente) realizar la retención en la fuente del
impuesto IVA e I.R.; cuando la venta se realiza a un consumidor final no hay
retenciones en la fuente del IVA ni del impuesto a la renta, pero si el cliente es una
sociedad, entidad del sector público o un contribuyente especial, este procederá a
pagar el total de la factura menos el 1% de la retención en la fuente del impuesto a la
renta, así como también 30% del impuesto al valor agregado.
94
Todos los documentos, que se generen en las transacciones de ventas, serán
entregados a contabilidad para su respectivo ingreso al sistema contable automatizado
y registro en libros contables, que reporte los estados financieros, así como también
para la declaración de los impuestos respectivos que como ente económico esta en la
obligación de cumplir.
El aplicar el proceso de venta descrito, le garantiza al “Almacén Sarmiento”, alcanzar
ingresos satisfactorios y proporcionar información apropia y oportuna al departamento
contable. La venta es un proceso interactivo por la interrelación constate vendedor-
comprador y continuo por su carácter cíclico y su retroalimentación, en este proceso
nada sencillo intervienen tres factores fundamentales: el factor humano, (cliente y
vendedor), el factor objeto de intercambio (producto y precio) y el factor forma o
procedimiento (técnica de ventas), factores que deben estar perfectamente coordinados
para que la organización marche con éxito en el mercado comercial.
95
5.5.9. PROCESO DE PAGOS POR GASTOS OPERATIVOS
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PAGOS GASTOS OPERATIVOS
Revisión de factura
Inicio
NO
SI
Recibe factura de compra
Aprobación factura
Comprobante de pago
Errores en datos de factura.
Archivo
Elaboración de cheque
Secretaria recibe documentos.
Pagos a proveedores
Documentos a contabilidad
Registro contable
Fin
Proveedor
Elaborado por: Los Autores
INICIO /FIN
PROCESO
DOCUMENTO
DECISION
TRANSPORTE
BODEGA Y ALMACENAMIENTO
CONECTORES
SIMBOLOGIA
96
La actividad comercial del “Almacén Sarmiento”, demanda incurrir en gastos
regulares o corrientes, que contablemente son registrados como gastos de
administración, gastos comerciales y gastos financieros, generados por compras de
bienes o servicios, destinados al consumo en los diferentes departamentos, ejercer un
correcto control contable, se constituye en una alternativa para reducir gastos y
maximizar utilidades, por ello se considera aplicar un proceso que garantice el pago
efectivo de valores adeudados a terceros.
Como parte de la eficiencia del proceso de pagos, se requiere sustentar las
transacciones de desembolsos en comprobantes, y que todo egreso de dinero se realice
con cheque, a excepción de aquellos pagos menores que se realizan en efectivo, con el
fondo de caja chica.
El proceso de pago de gastos operativos de desarrolla en la siguiente forma:
- La secretaria del “Almacén Sarmiento” recibe la factura de compra remitida
para el proveedor sea este de suministros de oficina, servicios básicos,
contratación de honorarios profesionales, el pago de sueldos al personal, entre
otros gastos operativos requeridos en el almacén.
- La secretaria luego de recibir la documentación que respalda la compra
procede a entregar al departamento contable par que se proceda los trámites de
cancelación.
- Para proceder al pago, el contador verifica la factura de compra, la misma que
luego del análisis será aprobada o rechazada.
97
- Cuando la factura esta correcta el contador elaborará el comprobante de pago y
realizara el cálculo de la retención del impuesto a la renta, el porcentaje que
corresponda según sea el caso
- Comunica a la gerencia la cuantía a pagar por el servicio o bienes adquiridos
para el desarrollo normal de las actividades comerciales del almacén.
- El gerente recibirá el comprobante de pago y girara el cheque a nombre del
beneficiario (proveedor).
- El gerente entregará el cheque y el comprobante de pago a la secretaria para
que proceda a cancelar al proveedor.
- La persona beneficiaria o proveedor del servicio o bienes, firmara en el
comprobante anotando su RUC o cedula de identidad, donde se estampa el sello
de cancelado; en caso de ser sociedad esta recibirá a mas del comprobante de
pago el comprobante de retención del impuesto a la renta.
- La documentación se procede a archivar en su respectivo orden y las copias se
envía a contabilidad para el registro contable.
- El contador recibe los comprobantes y procede al ingreso de la información al
sistema contable automatizado, donde mediante asientos contables queda
registrada la transacción económica.
- Luego todos los documentos son archivados como respaldo de la información
contable financiera.
5.5.10. PROCESOS DE PAGOS PERSONAL
El recurso humano del almacén, esta ligado de manera directa a los demás recursos
que como son materiales, tecnológicos y financieros, la falta de uno de estos ocasiona
un desequilibrio en la organización razón por la cual, el almacén debe disponer de un
98
sistema de moninas que a través de comprobantes le permitan controlar en forma
eficiente la labor de cada uno de sus empleados y el pago de sueldos.
Los desembolsos a favor de empleados, constituye un fuerte rubro que forma parte de
los gastos operacionales, por ello se requiere ejercer un control eficiente sobre los
movimientos de pagos a empleados, y corresponde al contador realizar el calculo de la
nomina, en primera instancia requiere analizar los documentos, que respaldan
asistencia, esto es la revisión de tarjeta de tiempo donde se identifica los horas
laboradas, con ello se procede a elaborar el rol de pagos, especificar el sueldo, cálculo
de deducciones y definir el sueldo neto que le corresponde recibir al empleado.
El proceso de elaboración de nómina a empleados comienza cuando se cumple el
período de pago a empleados, pudiendo ésta ser elaborada en forma manual o
computarizada, pero como el fin de optimizar proceso la mejor opción es automatiza,
debido a que todos los proceso en esta organización se cumplen con sistema
automatizado, en todo caso el contador del almacén procederá a determinar los
ingresos y las deducciones del sueldo al empleado de la siguiente forma:
a) Sueldos: Corresponde al sueldo fijado en el contrato laborar, el mismo que no será
menor al sueldo básico establecido por Ley.
b) Días festivos: El contador procederá al cálculo del recargo por labores en días
festivos. El recargo será del 100% sobre el sueldo ordinario.
c) Horas extras: Para la liquidación y pago de horas extras se considerará los
siguientes horarios.
a) Trabajo diurno de las 6am a las 7pm.
b) Trabajo nocturno de las 7pm a las 6am, el pago es mas el 25% de la jornada
normal.
Las horas extras, pueden ser:
99
- Suplementarias ordinarias, considerado después de la jornada ordinaria de
trabajo máximo 4 horas, con recargo del 50% hasta las 24H.
- Suplementarias extraordinarias, considerado después de la jornada ordinaria
con máximo 4 horas, con recargo del 100% desde 01H00 a 06H00.
- Extraordinarias, cuando se trata del día sábado después de las 13 horas y los
días domingos y feriados con el recargo del 100%.
El cálculo para determinar el valor a pagar las horas extras suplementarias o
extraordinarias es el mismo, cambiando solo el recargo que corresponda según la
jornada de horas extras realizadas.
Calculo de horas extras suplementarias:
Sueldo: 260.00
Nº horas extras: 5 al mes
Recargo: 50%
Valor hora diurna = Sueldo mensual .
Numero de horas al mes
Valor hora diurna = 260.00 = 1.083
240.00
Valor hora diurna = 1.083
Recargo 50% $ 1.083 = 0,5415
Valor hora extra diurna = 1,6245
Total a pagar por horas extras = 1.6245 x 5 = 8,12
100
d) Retención en la fuente: Para las retenciones en la fuente por relación laborar, el
contador deberá sujetarse al monto que señala la tabla tributaria vigente en la
periodo contable.
e) Aportes patronal y personal: Conforme la ley, la empresa debe tener asegurado a
sus empleados en el IESS, corresponde al contador proceder al cálculo de los
valores a cancelar. Cuando se trate de aporte personal se realizará el cálculo del
9.35% sobre la base los ingresos que recibe el empleado, mientras que para el
aporte patronal será el 11.15%.
Calculo:
Sueldo mensual x 9.35% = valor en rol aporte personal.
Sueldo mensual x 11.15% = valor en rol aporte patronal.
f) Décimo Tercer Sueldo: Es la doceava parte de lo que a ganado el trabajador
durante el 01 de diciembre del año anterior hasta el 30 de noviembre del año
siguiente debiendo pagar hasta el mes de diciembre.
Cálculo:
Sueldo Mensual /12 = Valor que se registra en el cuadro de provisiones.
g) Décimo Cuarto Sueldo: Es un salario básico unificado el mismo que se divide
para 12 que corresponde los meses, debiéndose pagar en la costa en el mes de
abril y en la sierra en el mes de septiembre.
Cálculo:
Sueldo Básico / 12 = Valor fijo que se registra en el rol para todos los trabajadores.
101
h) Vacaciones: Es el derecho que se gana cada trabajador luego de haber cumplido el
año de trabajo este podrá gozar de 15 días al año más un día adicional a partir del
quinto año.
Cálculo:
Sueldo Mensual / 24 = Valor que se registra en cuadro de provisiones.
i) Fondo de Reserva: El cálculo es similar al décimo tercer sueldo, aquí se considera
el período de ingreso del trabajador; a partir del segundo año de trabajo el
empleador deberá depositar en el IESS el valor que corresponda.
Cálculo:
Sueldo Mensual / 12 = Valor que se registra en cuadro de provisiones.
Ahora con la reformas de ley, el fondo de reserva puede ser cobrado mensualmente
a través de su rol de pagos.
j) ICE-SECAP: Este valor deberá pagar el empleador a favor de sus trabajadores se
obtiene del sueldo del trabajador.
Cálculo:
Sueldo Mensual x 1% = Valor registrado en el cuadro de provisiones.
5.5.11. FLUJO Y EMISION DE COMPROBANTES TRANSACCIONALES
Con la finalidad de que las actividades comerciales del “Almacén Sarmiento”, se
sustente en documentos que capten, justifiquen, compruebe y controle las
transacciones financieras efectuadas por esta entidad económica, aportando los datos
necesarios para su procedimiento en la contabilidad, se consideró prudente, especificar
los documentos que se debe emitir en los operaciones económicas que desarrolle el
comercial; si bien es cierto todas la información contenida en los libros contables y
estados financieros, deben estar sustentos en documentos que se generen en el
102
momento del hecho económico. Por esta razón se considerado conveniente señalar los
comprobantes de ventas, de pagos y otros emitidos en transacción económica que
realice el almacén, los mismos que son los siguientes:
ESQUEMA DE COMPROBANTES TRANSACCIONALES
Los documentos anotados en el esquema anterior si existen en el “Almacén
Sarmiento”, pero el personal incurre en faltas al momento de emitir, es decir que la
emisión es limitada lo que genera declaraciones tributarias incorrectas, y son
pertinentes por que caso contrario es un problema administrativo.
DOCUMENTOS FUENTE
ORDEN DE COMPRA
FACTURA
NOTA DE VENTA
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
DOC. INTERNOS
COMPROBANTE DE PAGO
COMPROBANTE DE INGRESOS A CAJA
COMPROBANTE DE INGRESOS A BODEGA
COMPROBANTE DE EGRESOS DE BODEGA
ELABORADO POR: Los autores
DOC. EXTERNOS
103
Ante lo señalado consideramos como estrategia de mejoramiento y superación de este
problema capacitar a todo el personal, mediante seminarios de manejo de
comprobantes transaccionales, lo que sin lugar a duda generara un mayor rendimiento
de la organización y estabilidad económica de la misma.
Parte de nuestro proceso de mejorar el sistema contable automatizado del “Almacén
Sarmiento” consideramos aplicar los siguientes pasos:
1. Identificación de la transacción económica, para lograr una emisión correcta
del comprobante de venta.
2. Verificar que el comprobante de soporte transaccional reúna las características
necesarias para sustentare una transacción económica.
3. Selección apropiada del comprobante para un correcto flujo de información
4. Llenar correctamente el comprobante para evitar alteraciones en su contenido.
5. Revisión de los datos en el comprobante para corroborar su correcta emisión.
6. Organizar y archivar cronológicamente todos los documentos.
7. Legalizar con la firma de responsabilidad todos los comprobantes.
Al cumplir con estos pasos se espera que el “Almacén Sarmiento” disponga de
información contable financiera apropiada, reduciendo así, los errores contables y
problemas con organismos de control contable tributario que es el Servicio de Rentas
Internas.
5.5.12. PROCESO TRIBUTARIO
104
La actividad comercial del “Almacén Sarmiento”, genera ingresos, que obligan a esta
empresa, cumplir con la obligación tributaria ante el Sujeto activo que es el Estado
que actúa como organismos regulador. Ante esta situación se considera dejar claro el
proceso tributario que debe cumplir el personal contable de esta empresa.
La empresa por ser una entidad obligada a llevar contabilidad, ésta se constituye en
agente de retención de impuestos, por lo tanto debe presentar mensualmente las
respectivas declaraciones tributarias de los impuestos del IVA, de las retenciones en la
fuente del impuesto a la renta y del impuesto al valor agregado según el caso; además
debe presentar la declaración anual del impuesto a la renta
Los porcentajes para retener los impuestos, lo establece la administración tributaria
SRI, en cuanto a los artículos que comercializa estos gravan IVA tarifa 12%, en lo que
ha retenciones en la fuente del impuesto a la renta, puede retener el 1% en
transacciones de compras de bienes, realizadas entre sociedades o personas natural
que facture; y el 10% en honorarios profesionales vigentes a la fecha y el 2% por
servicios cuando no prevalezca el intelecto sino la fuerza física.
En lo que respecta a retenciones en la fuente del impuesto al valor agregado puede
retener solo cuando realice transacciones con personas naturales que facturan y no en
transacciones entre sociedades. En todo caso la retención será el 30% en bienes y 70%
en servicios.
Todos los valores por impuestos retenidos, se declarará según el plazo que señale el
noveno digito del R.U.C. de contribuyente, corresponda, sin que este exceda la fecha
máxima de pago, de lo contrario deberá el personal contable proceder al cálculo del
interés por mora tributaria y el porcentaje de multa, que serán sumadas al valor del
impuesto a declarar o atenerse a sanciones.
Impuesto al valor agregado.- Para presentar la declaración del impuesto al valor
agregado, el contador deberá totalizar las facturas de ventas del mes, mas el valor por
impuesto cobrado; en igual forma el total de la factura de compra más el impuesto
105
soportado, sumar además los comprobantes de retenciones recibidas, con fines restar
al valor a pagar que se obtenga de la diferencia de las ventas y compras.
Por lo tanto se requiere disponer de facturas de compras, facturas de ventas,
comprobantes de retención, liquidación de compras y notas de ventas, todos serán
válidas, solo cuando consta el RUC del contribuyente es decir del “Almacén
Sarmiento”.
Calculo:
Total ventas tarifa 12% mes de enero $ 10.690.00
Total ventas tarifa 0% mes de enero $ 5.978.99
Total compras grava IVA 12%, mes de enero $ 8.678.00
Total comprobante de retención fuente IVA $ 260.00
Venta $10.690.00 IVA 12% 1.282,80
Compras $8.678.00 IVA 12% 1.041,36
El total de ventas que se registrara en el formulario tributario para presentar la
declaración mensual será $ 16.668,99, por impuesto al valor agregado repercutido será
$1.282.80.
Mientras que el total de compras que se registrara en el formulario tributario para
presentar la declaración mensual será $8.678.00, por impuesto al valor agregado
soportado será $1.041.36.
Para determinar el valor a pagar por impuesto se procederá a realizar los siguientes:
(IVA repercutido – IVA soportado) – valor retenido
1.282,80 - 1.041.36. -260.00 = -18,56
106
El valor de $ -18,56 viene a ser un crédito tributario a favor de la empresa que deberá
ser considerado en la declaración del mes de febrero, por ser negativo se constituye en
crédito tributario, de haber sido positivo este seria valor a declara.
Retención en la fuente: La retención en la fuente del IVA e impuesto a la renta será
en las compra realizada anteriormente donde se trato sobre el IVA se retiene el 1%
sobre el valor de las compras libres del impuesto al valor agregado, a cuyo cliente se
le extiende el comprobante de retención.
Compras $$8.678.00 x 1% = $86.78 valor retenido.
Impuesto a la renta:
El impuesto a la renta es un impuesto que se deberá pagar anualmente, esto si la
empresa obtuvo durante el periodo económico ingresos positivos, el personal contable
deberá proceder al cálculo del impuesto a la renta, la misma que deberá sujetarse a los
rangos que señala la tabla tributaria vigente en el año de operatividad de la empresa.
El valor que se obtenga, luego de deducido todos los egresos se obtiene un valor neto
que viene a ser la base imponible sobre la cual se procederá realizar el cálculo del
impuesto, y para identificar el porcentaje de retención se ubicara la base imponible en
el rango que corresponda de donde se considerara el porcentajes de retención.
Ejemplo:
Oroimport Cía. Ltda., durante el ejercicio económico 2009 presentó la siguiente
información de ingresos operacionales percibidos en este periodo:
Ingresos:
107
Ventas del periodo 133.641.07
Costos y Gastos:
Costo de venta 73.101.22
Gastos de administración 7.734.89
Gastos de ventas 3.017.45
Utilidad trabajadores 7.468.13
Base imponible = 42.319.38
CALCULO DEL IMPUESTO A LA RENTA:
Base imponible 42.319.38
Fracción básica 32.740.00 Fracción básica: 1.915,88
Fracción excedente 9.579,38 x 20% = Fracción excedente: 3.173.00
Impuesto a la renta causado 5.088,88
(-) crédito tributario 0.00
Diferencia impuesto a la renta por pagar 5.088.88
IMPUESTO A LA RENTA A PAGAR 5.088.88
La declaración de los impuesto, lo realizara el personal contable, por medio de
Internet con el sistema DIMM FORMULARIO, pudiendo el pago realizarlo mediante
debito del banco por convenio previo realizado, o bien poseer una cuenta corriente o
tarjeta de crédito para realizar pagos en línea.
5.5.13. PROCESO FINANCIERO
5.5.13.1.EL PROCESO FINANCIERO DE PLANEACIÓN Y CONTROL
108
La finalidad de la planeación financiera estudia la realización de proyecciones de
ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias alternativas de producción y
de mercadotecnia, a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los
requerimientos financieros.
También, si los resultados iniciales proyectados no son satisfactorios, el proceso de
planeación financiera debe tratar de identificar los cambios potenciales en las
operaciones que producirán resultados satisfactorios.
El control financiero continúa hasta la fase de implementación, y trata del proceso de
retroalimentación y de ajuste que se requerirá para asegurarse de la adherencia a los
planes para modificarlos, como consecuencia de cambios imprevistos en el ambiente
operativo.
La totalidad del proceso implica la decisión sobre un amplio conjunto de metas
corporativas, y la elaboración posterior de una serie de presupuestos y pronósticos
para cada área significativa de las actividades de la empresa.
El análisis de pronósticos financieros empieza con las proyecciones de los ingresos de
ventas y de los gastos de comercialización.
5.5.13.2.MEDICIÓN DE RESULTADOS
El objetivo esencial de la contabilidad es brindar información útil para lograr una
correcta toma de decisiones financiera y económicas en la organización, por ello es
importante que los resultados obtenidos sean medidos mediante indicadores
financieros para conocer si se encuentran dentro de los parámetros estables de la
organización y si estos apuntan hacía el éxito, por ello consideramos pertinente que a
mas de aplicar un correcto proceso contable se debe evaluar sus resultados y es
precisamente en este aspecto lo que deseamos señalar las técnicas que la empresa
requiere aplicar para medir los resultados alcanzados en el ciclo contable.
109
Como técnicas de medición de los resultados económicos financieros se tiene la
aplicación de los índices de rentabilidad, costo de venta, análisis de beneficios y
gastos, estos como los más importantes o principales para conocer la situación
solvencia y rentabilidad, de ahí que será cuestión de la empresa aplicar los índices que
requiere para conocer más aspectos de la empresa.
La aplicación de los ratios, proporcionará medidas de comparación, a través de las
cuales, la relación (por división) entre sí de dos datos financieros directos, permiten
analizar el estado actual o pasado de una organización, en función a niveles óptimos
definidos para ella. Pero para la aplicación y comparación de los datos esta debe
cumplir con las siguientes condiciones:
Los datos financieros que se relacionan, deben corresponder a un mismo
momento o período en el tiempo.
Debe existir relación económica, financiera y administrativa entre las
cantidades a comparar.
Las unidades de medida en las cuales están expresadas las cantidades de
ambos datos a relacionar, deben ser consistentes una con otra.
a) Solvencia
Conocer la solvencia de la empresa, es uno de los aspectos que no se puede pasar por
alto es por ello que se procederá a determinar la solvencia económica con la
aplicación de este indicador que mide la relación que existe entre el total de los
activos, con relación a las deudas totales, es decir con los recursos ajenos o total
pasivo.
Este índice constituye la garantía frente a terceros, formada por todos los bienes reales
que posee la empresa
Índice de solvencia = Activo Real
Recursos Ajenos
110
Si su valor es mayor que (1), se entenderá que la empresa posee suficientes garantías
ante terceros ya que cumpliendo con todas sus obligaciones tanto en el corto como en
el largo plazo, se queda aún con parte de sus activos.
Este índice debe ser mayor que (1) y un valor óptimo puede ser cualquier valor en el
entorno de 2. Por todo lo anterior cuanto mayor es su valor, mejor es la garantía.
Si su resultado llegara a ser menor que (1) puede decirse que la empresa no posee
suficientes bienes para cumplir con sus obligaciones y se encontraría en los que suele
llamarse quiebra contable.
b) Liquidez
Así como es necesario conocer la solvencia de la empresa, lo es la liquidez, que es la
capacidad que posee una entidad de hacer frente a sus deudas en el corto plazo, es
decir la capacidad potencial de pagar sus obligaciones en el corto plazo.
Según el grado de liquidez que disponga la organización bajo estudio, ésta puede
hacer frente a las obligaciones a corto plazo.
Liquidez o
prueba acida
=
Efectivo en Caja y Banco + Cuentas y Documentos
por Cobrar
Pasivo Circulante o circulante
El resultado de este índice, si es igual a (1) puede considerarse aceptable. Si fuese
menor que (1) puede existir el peligro de caer en insuficiencia de recursos para hacerle
frente a los pagos y si fuese mayor que (1) la empresa puede llegar a tener exceso de
dinero ocioso. Se ha considerado el margen de uno por que es un estándar en el
mercado empresarial.
111
c) Rentabilidad
Para lograr una estabilidad en el mercado agrícola y una eficiente competitividad, la
empresa debe ser rentable y esto se logrará conocer al aplicar los índices respectivos
que midan la rentabilidad económica, lo que se puede realizar mediante diversas
formas, pero para efectos de este estudio se ha considerado el siguiente índice:
Rentabilidad de ingresos o
Margen neto =
Utilidad Neta del Período
Ventas
Mientras mayor sea el resultado del índice de rentabilidad de ingresos mejor será para
la empresa, ya que este señala el beneficio que se ha obtenido por cada dólar de
ventas, es decir cuanto gana la empresa por cada dólar que vende.
5.5.13.3.ESTRATEGIAS FINANCIERAS
Con la finalidad de que nuestro trabajo contribuya al fortalecimiento del “Almacén
Sarmiento”, se consideró diseñar estrategias que encaminen a mejorar la situación
económica – financiera. Por ésta razón y para lograr una adecuada administración
financiera de la empresa, los directivos del almacén deben aplicar estrategias
financieras que permitan lograr los objetivos en el plazo fijado, estrategias que a
nuestro criterio y basados en las necesidades del almacén son las que se mencionan a
continuación:
1. Análisis de gastos: El “Almacén Sarmiento”, necesita conocer cuál será el gasto
anual en que incurrirá el negocio por concepto de comercialización y gastos
operativos.
2. Rediseñar la estructura financiera: Con el propósito de lograr un
funcionamiento eficiente en el almacén se considera readecuar la estructura
financiera y capacitar a la gerencia en aspectos financieros.
112
3. Implementar un sistema contable que garantice la información contable
financiera: Administrar adecuadamente los procesos contables y operativos para
evitar distorsión en el flujos de información interno que retrasen el desarrollo
normal de la actividad contable del almacén.
4. Confeccionar y aplicar el presupuesto de gastos: Elaborar el presupuesto anual
debe ser parte de la política del almacén como herramienta para controlar gastos y
como elemento de control y supervisión de los recursos monetarios, para lo cual se
controlará el efectivo sus ingresos, con la elaboración del flujo de caja.
5. Mantener un sistema de gestión de cobros: Con la finalidad de contribuir al
logro de la salud financiera, se otorgará créditos a los socios que presenten una
favorable situación financiera y ofrezcan las garantías necesarias
6. Aplicar una reestructuración financiera: Se evaluara periódicamente la
situación financiera de la empresa con la finalidad de conocer como se esta
operando y si los objetivos se están cumpliendo en el plazo fijado, de los contrario
se procederá a la reestructuración financiera.
Todas estas estrategias financieras a aplicar en el “Almacén Sarmiento”, están
encaminadas al mejoramiento de su situación económica y financiera.
5.6. PLAN DE ACCIÓN
El proceso de llevar a cabo la elaboración del manual contable financiero, en el
“Almacén Sarmiento”, demanda la coordinación del conjunto de acciones, mediante
un plan denominado plan de acción, el mismo que permitirá organizar, planear,
ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias que repercuten en la eficiencia del
proyecto.
ACTIVIDADES RESPONSABLE
1. Análisis de la situación contable en base a revisión de Contador
113
registros.
2. Observación del proceso contable cumplido en la práctica
contable del almacén.Contador
3. Elaboración del manual contables y establecimientos de
los proceso operativos del almacén.Contador
4. Coordinación de actividades entre el personal del almacén
con objetivo de conciliar información.
Jefes
departamentales
5. Comunicar al recurso humano, sobre las responsabilidad y
las funciones que le competen y el proceso a cumplirse en
el departamento.
Gerente y jefes
departamento
6. Elaboración del presupuesto de inversión. Contador, gerente y
auxiliar contable
7. Aprobación del presupuesto del proyecto propuesto. Gerente
8. Fijación de programas de capacitación al recurso humano. Gerente y jefes
departamentales
9. Capacitación periódica al recurso humano Asesor externos
10. Evaluación del impacto de la propuesta en el
departamento contable. Contador y gerente
11. Planteamiento de estrategias de reajustes a los procesos. Gerente
5.7. ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA
Definido el plan de trabajo, el segundo paso es designar a la persona para que
administre la propuesta, el mismo que consideramos debe estar bajo la responsabilidad
de la gerencia del “Almacén Sarmiento”, quien deberá coordinar acciones, revisar los
planes de trabajo en forma permanente, realizar lo indispensable para que las
actividades a cumplirse, se den conforme lo programado en el cronograma.
El administrador además de lo señalado deberá hacer los ajustes para que los objetivos
se cumplan y llevar a cabo cualquier cambio en los cronogramas con fines de que la
114
propuesta tenga un desarrollo eficaz ajustado a las necesidades contables financieras
del almacén.
La responsabilidad de que el gerente del almacén sea la personal que administre la
propuesta, es por cuento ha venido dirigiendo esta organización sin inconvenientes,
además conoce de la empresa y la fuerza laboral que dispone, lo cual se constituye en
una ventaja a su favor, para llevar a feliz término este proyecto de innovación.
La administración de la propuesta se convierte en un paso importante para que el
sistema marche sin inconvenientes y presente los resultados contables y financieros de
una manera oportuna y efectiva, permitiendo tomar decisiones en provecho del
almacén.
5.8. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Parte de la eficiencia de la propuesta del manual contable financiero en el “Almacén
Sarmiento”, lo constituyen las estrategias de implementación, las mismas que se
plantean a continuación, por ser una de las técnicas e instrumentos que facilitan la
propuesta, las mismas que son:
a. Contacto inicial y motivación del personal
b. Organización de actividades entre el recurso humano
c. Capacitación y entrenamiento al recurso humano del área contable
d. Ejecución y monitoreo de la propuesta.
Formalmente se estableció como estrategias de la propuesta, las anotadas con fines de
lograr establecer los primeros vínculos con el personal, logrando una participación
real, de cuyos resultados se espera alcanzar la eficiencia en el almacén.
a. Contacto inicial y motivación del personal
115
Para ello, se llevara a cabo entrevistas con los jefes de departamento con el propósito
de explicarles la propuesta y sus objetivos. Una vez que la propuesta fuera aceptado
ellos se encargaron de comunicar al personal bajo su mando
Esta estrategia tiene como objetivo que el personal conozca de la propuesta sus
alcances, así como el impacto que tendrá en el almacén.
b. Organización de actividades entre el recurso humano
Corresponderá a la administración, coordinar las actividades entre el personal,
actividades que se encuentran en el plan de trabajo y en función del cronograma, que
es donde se delimitarán las prioridades y necesidades de la propuesta.
La organización de actividades se logrará mediante reunión, donde se explicará a cada
personal las funciones y responsabilidad que debe cumplir con fines de alcanzar la
propuesta.
c. Capacitación y entrenamiento al recurso humano del
área contable
Al personal se les capacitará para que conozcan de la propuesta y los procesos que
debe de ejecutar para lograr resultados contables satisfactorios, la capacitación se dará
en referencia a la propuesta planteada, donde se espera difundir todas las
características que implica la aplicación del manual contable financiero.
La capacitación podrá darse mediante la aplicación de los siguientes elementos:
Charlas complementadas con audiovisuales
Ejercicios prácticos de situaciones contables, contenidas en el manual.
Exposiciones gráficos de los procesos operativos de los departamentos.
d. Ejecución y monitoreo de la propuesta.
116
El monitoreo de ejecución de la propuesta se realizará periódicamente dentro del
equipo de trabajo para medir avances en relación al cronograma y con ello determinar
el cumplimento de las actividades contenidas en el plan de acción y el tiempo que
señala el cronograma, corresponderá a la administración diseñar las mejorar técnicas
de coordinación para que estos se cumpla y la propuesta sea llevada a feliz término.
Otro de las medios para garantizar que los resultados esperados de aplicar la propuesta
es llevar a cabo un monitoreo y evaluación quincenal en los diferentes departamentos
del almacén para luego pasar a discutir y optimizar proceso, es una de las sugerencia
planteadas de quienes están al frente de este proyecto, pero corresponderá a la
gerencia esta función de coordinar los elementos organizacionales y con ello
posicionar al almacén en miras al éxito, con una fortalezas de competitividad.
5.9. RESULTADOS ESPERADOS
Los resultados que se pretende conseguir con la aplicación del manual contable
financiera en las actividades diarias del departamento contable del “Almacén
Sarmiento” son las siguientes:
- Correcto desarrollo de las actividades contables
- Disponer de documentos e informes contables, libre de errores.
- Obtener información contable detallada y razonable.
- Presentación oportuna de la información contable-financiera.
- Proporcionar información para un mejor registro contable
- Especificar al personal contable todas las actividades que deben realizar en el
departamento contabilidad.
- Lograr el cumplimiento sistemático de todas las etapas del proceso contable.
5.10. PRESUPUESTO
Para que la propuesta tenga la aceptación de la gerencia se han escatimado en costos
reducidos para hacerla viable.
117
Entre los costos en que se incurrirá tenemos:
- Presentación de la propuesta a la gerencia $ 250.00
Detalle valor
Diapositivas 80.00
Folletos 30.00
Infocus alquiler 40.00
Coffe Break 100.00
Total $250.00
- Difusión de la propuesta al recursos humano $ 180.00
Detalle valor
Impresión 120.00
Anillados 30.00
Distribución 30.00
Total $180.00
- Taller de capacitación al recursos humano $ 540.00
Detalle valor
Adecuaciones sala 80.00
Folletos 60.00
Infocus alquiler 40.00
Coffe Break 160.00
Expositor 200.00
Total $540.00
Los valores que se incurrirá para ejecutar lo anterior, se los detalla a continuación:
PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA
DESCRIPCIÓN COSTOS
118
Evaluación del proceso contable en la
organización
400.00
Diseño del manual contable-financiero 600.00
Presentación del manual contable-financiero a la
gerencia.
250.00
Difusión de la propuesta al recurso humano. 180.00
Capacitación al recurso humano del almacén 540.00
TOTAL 1.940.00
ELABORADO POR: Los autores
5.11. CRONOGRAMA
Para lograr la elaboración del manual contable-financiero, se demanda cumplir con un
conjunto de actividades, las mismas que consideramos deben ser planificadas
mediante un cronograma, donde se especifica el tiempo que se requiere en cada
acción, con esto se distribuye y organiza en forma sistemática las actividades
demandadas por la propuesta.
El cronograma que se diseño para la propuesta del manual contable financiero en el
“Almacén Sarmiento”, es el que se presenta a continuación:
PROPUESTA DEL MANUAL CONTABLE-FINANCIERO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
TIEMPO
ACTIVIDADES
MESES
1er Mes 2do Mes. 3er Mes 4to mes
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Análisis de la situación contable en base a
revisión de registros.
Observación del proceso contable cumplido
en la práctica contable del almacén.
Elaboración del manual contables y
establecimientos de los proceso operativos
del almacén.
119
Coordinación de actividades entre el personal
del almacén con objetivo de conciliar
información.
Comunicar al recurso humano, sobre las
responsabilidad y las funciones que le
competen y el proceso a cumplirse en el
departamento.
Elaboración del presupuesto de inversión
Aprobación del presupuesto del proyecto
propuesto
Fijación de programas de capacitación al
recurso humano.
Capacitación periódica al recurso humano
Evaluación del impacto de la propuesta en el
departamento contable.
Planteamiento de estrategias de reajustes a
los procesos.
BIBLIOGRAFÍA
CASAS, Roberto. 1990. Manual del Contador. Pág. 1491
CHAVEZ Habbid: Analisis de sistemas contables. Pág. 60
SOCCASA, Manual de Procedimientos, Ecuador 2.005.
HARGADON JR, Bernard J., Principios de Contabilidad, Libro 2, Editorial
Norma, Cali,760 Págs.
LEGISLACIÓN CODIFICADA, Ley de Régimen Tributario Interno, Tomo I,
Corporación de Estudios y Publicaciones, Quito, 2003, 62 Págs.
120
es.wikipedia.org/wiki/Empresa
es.wikipedia.org/wiki/Almacén
es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad
es.wikipedia.org/wiki/Almacén
es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
www.monografias.com/trabajos13.sthml
www.geopolis.com/trabajo/empresa.html
www.ucentral.edu.ec/facultadefilosofía
121
ANEXO Nº 1
LOCALIZACIÓN DEL ALMACÉN SARMIENTO
CALLE 15 DE OCTUBRE
CE
NT
RO
C
OM
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A P
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CALLE VEGA DÁVILA
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122
ANEXOS Nº 2
TRANSACCION DE COMPRAS
El “Almacén Sarmiento” el 10 de marzo del 2010 compra a Importadora Mendieta,
una docena de jean en $180.00, la misma que es solicitada mediante orden de compra
Nº 00203 y enviada por el proveedor según factura Nº 00145, se procede a cancelar el
60% con cheque y por el saldo se gira letra de cambio; a demás se procede a realizar
las respectivas retenciones que determina el SRI.
123
ALMACEN SARMIENTODIARIO GENERAL
FOLIO N° 002FECHA
CUENTAS PARCIAL DEBE HABER
04/01/05 COMPRASIVA BANCOS Bco. Machala DOC. POR PAGAR Comercial RET. EN LA FUENTE 1% I.R .P/r compras de mercadería.
119.88
180.0021.60
119.88
79.92
1.80
SUMAN 201.60 201.60
ANEXO N° 3
COTIZACIÓN
FACTURA PROFORMA DE PROVEEDORES
124
ANEXO N° 4
ORDEN DE COMPRA
125
Copia 1: Contabilidad
Señores: Importadora MendietaSírvase remitir por nuestra cuenta lo siguiente:
CANTIDAD ARTICULO PREC. UNIT. IMPORTE12 Docena de jeans dama 15,00 180.00
TOTAL 180.00
Machala __10___de _marzo del 2010
______________ _______________ Comprador Vto. Bueno del Gerente
Original: Proveedor
ANEXO N° 5
FACTURA DEL PROVEEDOR
ALMACEN SARMIENTO ALMACEN SARMIENTO Luis Sarmiento Samaniego Luis Sarmiento Samaniego Comercialización de prendas de vestir,Comercialización de prendas de vestir,
calzados carteras para damas, caballeros ycalzados carteras para damas, caballeros y niños.niños.
Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (VegaDirec: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (Vega Dávila y Simón bolívar)Dávila y Simón bolívar)
Telf.: Telf.:
ORDEN DE COMPRA
N º 00203
126
R.U.C.0702723982001
FACTURASERIE:001-001N º :000325Aut. S.R.I 1091349873DIA10MESAÑO 03 2010
Señores: Almacén SarmientoDirección: 15 de Octubre y Simón Bolívar Teléfono: 2981-295 R.U.C. C.I : 0791710423001 Forma de Pago: Con cheque
CT. DETALLE P. UNITARIO P. TOTAL12 Docena de jeans 15,00 180,00
Son: doscientos un dólares con sesenta centavos ____________ ______________ RECIBÍ CONF. ENTREGUE CONF.
SUBTOTAL 180,00DESCUENTO -I.V.A. 0% -I.V.A. 12% 21,60
TOTAL A COBRAR 201.60
ANEXO N° 6
IMPORTADORA MENDIETADistribuidor de Prendas de vestir para niños,
Dir. Parque Industrial Inmacosa Km. 10 ½
GUAYAQUIL -ECUADOR
127
Copia: Archivo
COMPROBANTE DE RETENCION
R.U.C. 0791710423001
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
SERIE:001-001N º :000411Aut. S.R.IDIA10MESAÑO
03 2010
Nombre o Razón social: Importadora Mendieta
Dirección: R.U.C. 0702723982001
Tipo de Compra: Factura Nº 000325 Fch./ Comp.10/03/10Ejer. Fiscal
Cód. de Ret.
ImpuestoBase Imponible para la retención
% de Retención
Valor retenido
2010Impuesto a la renta
180,00 1% 1.80
TOTAL IMPUESTO 1,80
_______________________ __________________F. Agente de Retención F. Contribuyente
Original: Sujeto Pasivo Retención
ANEXO N° 7
COMPROBANTE DE PAGO
ALMACEN SARMIENTO ALMACEN SARMIENTO Luis Sarmiento Samaniego Luis Sarmiento Samaniego Comercialización de prendas de vestir,Comercialización de prendas de vestir,
calzados carteras para damas,calzados carteras para damas, caballeros y niños.caballeros y niños.
Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) SucursalDirec: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (Vega Dávila y Simón bolívar)(Vega Dávila y Simón bolívar)
Telf.: Telf.:
128
Copia: Contabilidad
FECHA: 10-03-2010CHEQUE Nº: 024578 Bco.: Machala VALOR: 119.88PAGADO A: Importadora MendietaRECIBÍ DE: Importadora Mendieta
COD. CUENTAS PARCIAL DEBE HABER
Compras 180,00 IVA pagado 21,60 BANCOS 119,88 Bco. Machala 119,88 DOC: POR PAGAR 79,92 Comercial
RET: EN LA FUENTE 1% I.R 1,80
SUMAN 201,60 201,60SON: Doscientos un dólares con sesenta centavos
____________ ___________ __________________ PREPARADO VISTO BNO. RECIBÍ CONFORME AUXILIAR CONTABLE CONTADOR CLIENTE
Original: Beneficiario
ANEXO N° 8
PAGARÉ
COMPROBANTE DE PAGONº 000891
ALMACEN SARMIENTO ALMACEN SARMIENTO Luis Sarmiento Samaniego Luis Sarmiento Samaniego Comercialización de prendas de vestir,Comercialización de prendas de vestir,
calzados carteras para damas, caballeros ycalzados carteras para damas, caballeros y niños.niños.
Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar ) Sucursal(VegaDirec: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar ) Sucursal(Vega Dávila y Simón bolívar)Dávila y Simón bolívar)
Telf.: Telf.: Santa Rosa –El OroSanta Rosa –El Oro
129
ANEXO N° 9
COMPROBANTE DE INGRESO A BODEGA
130
Copia 2: ContabilidadCopia 1: Bodega
FECHA: 10-03-2010 DESTINO: Bodega
CÓD. CANT. MEDIDA ART. Y DETALLEVALOR
UNIT. TOTAL
01454 12 Docena de jeans 15,00 180,00
TOTAL 180,00
______________ ______________ _____________ FIRMA DEL GERENTE FIRMA DEL BODEGUERO VISTO BNO. BENEFICIARIO
Original: Dpto. compras
ANEXO N° 10
SOLICTUD DE CREDITO
ORDEN DE INGRESO A BODEGANº 0007815
ALMACEN SARMIENTO ALMACEN SARMIENTO Luis Sarmiento Samaniego Luis Sarmiento Samaniego Comercialización de prendas de vestir,Comercialización de prendas de vestir,
calzados carteras para damas, caballeroscalzados carteras para damas, caballeros y niños.y niños.
Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar)Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal(Vega Dávila y Simón bolívar)Sucursal(Vega Dávila y Simón bolívar)
Telf.: Telf.: Santa Rosa –El OroSanta Rosa –El Oro
131
ANEXO Nº 11
TRANSACCION DE VENTAS
132
El 02 de abril de 2010 se realiza ventas al Sr. Carlos Andrade consumidor final, por
un valor de $ 88.00 por adquisición de dos pares de zapatos marca LUDWINGFER
según factura Nº 0022. Para su respectiva contabilización el asiento será así.
ALMACEN SARMIENTODIARIO GENERAL
FOLIO N° 0001FECHA
CUENTAS PARCIAL DEBE HABER
22/01/05 CAJA VENTAS IVA P/r ventas al Carlos Andrade consumidor final.
98.5688.0010.56
SUMAN 98.56 98.56
ANEXO Nº 12
FACTURA
133
Copia 2: ContabilidadCopia 1: Archivo
R.U.C. 0791710423001
FACTURASERIE:001-0100N º :0022
Aut. S.R.I 1027531001
DIA02MESA
ÑO04 2010
Señor (es): Carlos AndradeTeléfono: 089584120Dirección: Av. Las PalmerasR.U.C/C.I : Forma de pago:
CANT DESCRIPCIÓN P. UNITARIO V. DE VENTA
2 Pares de zapatos 44,00 88,00
Son: noventa y ocho dólares con cincuenta y seis centavos
________________ ___________________ RECIBÍ CONFORME ENTREGUE CONFORME
SUBTOTAL 88,00DESCUENTO
I.V.A. 0%I.V.A. 12% 10,56
TOTAL A COBRAR
98,56
Original: Cliente
ALMACEN SARMIENTO ALMACEN SARMIENTO Luis Sarmiento Samaniego Luis Sarmiento Samaniego Comercialización de prendas de vestir,Comercialización de prendas de vestir,
calzados carteras para damas, caballeroscalzados carteras para damas, caballeros
Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) SucursalDirec: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (Vega Dávila y Simón bolívar)(Vega Dávila y Simón bolívar)
Santa Rosa –El OroSanta Rosa –El Oro
134
Copia: Contabilidad
ANEXO Nº 13
COMPROBANTE DE INGRESO A CAJA
Comprobante de pago
ANEXO Nº 14
FECHA: 02/04/2010 RECIBO POR: C. C. Nº:
DETALLE: VALOR
Dos pares de zapatos 98.56TOTALES 98,56LA SUMA DE: 98,56
CUENTAS DEBITO CRÉDITOCaja 98,56Ventas 88.00IVA cobrado 10.56TOTAL 98,56 98.56Cheque Nº:BANCO:
Efectivo: X
___________________ _______________________RECIBÍ CONFORME ENTREGUE CONFORME
Original: Cliente
RECIBO DE CAJA
N º 0000026 4777777
ALMACEN SARMIENTO ALMACEN SARMIENTO Luis Sarmiento Samaniego Luis Sarmiento Samaniego
Comercialización de prendas de vestir, calzadosComercialización de prendas de vestir, calzados carteras para damas, caballeros y niños.carteras para damas, caballeros y niños.
Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (Vega DávilaDirec: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (Vega Dávila y Simón bolívar)y Simón bolívar)
Telf.: Telf.: Santa Rosa –El OroSanta Rosa –El Oro
135
Copia 2: Contabilidad
Copia 1: Bodega
COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA
FECHA: 02-04-2010 DESTINO: consumidor final
CÓD. CANT. MEDIDA ART. Y DETALLEVALOR
UNIT. TOTAL 02112 2 Zise , 38 Dos pares de zapatos marca
LUDWINGFER44,00 88,00
TOTAL 88,00
______________ ______________ _____________ FIRMA DEL GERENTE FIRMA DEL BODEGUERO VISTO BNO. BENEFICIARIO
Original: Dpto. ventas
ALMACEN SARMIENTO ALMACEN SARMIENTO Luis Sarmiento Samaniego Luis Sarmiento Samaniego Comercialización de prendas de vestir,Comercialización de prendas de vestir,
calzados carteras para damas, caballeros ycalzados carteras para damas, caballeros y niños.niños.
Direc: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (VegaDirec: Matriz (15 de octubre y Simón Bolívar) Sucursal (Vega Dávila y Simón bolívar)Dávila y Simón bolívar)
Telf.: Telf.: Santa Rosa –El OroSanta Rosa –El Oro
ORDEN DE EGRESO DE BODEGA
Nº 000045
136
