Tesis Usac

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN PROGRAMA DE POSTGRADOS MAESTRÍA EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PRIMERA COHORTE “ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTROL ACADÉMICO DE LA ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALALicda. Irma Yolanda Marroquín García de Santizo Noviembre de 2010

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  • UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN

    PROGRAMA DE POSTGRADOS MAESTRA EN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

    PRIMERA COHORTE

    ESTRATEGIA DE COMUNICACIN PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTROL

    ACADMICO DE LA ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN

    DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

    Licda. Irma Yolanda Marroqun Garca de Santizo Noviembre de 2010

  • ndice RESUMEN i INTRODUCCIN ii

    Captulo I

    1. Situacin actual de la comunicacin en Guatemala 1 1.1. La comunicacin organizacin en Guatemala 2 1.2. Definicin de comunicacin organizacional 5 1.3. Cooperando en pro del cambio de la comunicacin organizacional 9 1.4. Comunicacin organizacional que deteriora la relacin humana 10 1.5. Barrera en el modo de ver, pensar, sentir y comunicar las cosas 10 1.6. Comunicacin organizacional en beneficio de las relaciones 12

    humanas 1.7. Acciones estratgicas 12

    1.7.1. Misin 13 1.7.2. Visin 14

    1.8. Flujos de comunicacin organizacional 14 1.9. Bases tericas 16 1.10. Tesis de grado 17 1.11. Mtodo funcionalista 22 1.12. Modelo de comunicacin 22 1.13. Campos de aplicacin de la comunicacin 23 1.14. Comunicacin 23 1.15. Comunicacin interna 24 1.16. Comunicacin organizacional 25 1.17. Estrategia 25

  • 1.18. Modelo Terico 29 1.19. Diagnstico 29 1.20. Ubicacin del problema con enfoque terico determinado 31 1.21. Relacin entre teora, adopcin y objeto de estudio 31 1.22. Adopcin de una postura del investigador 32

    CAPTULO II 34 2. Escuela de Ciencias de la Comunicacin 34

    2.1. Naturaleza 34 2.2. Sntesis histrica de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin 34 2.3. Objetivos generales de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin 36 2.4. Organizacin 36 2.5. Consejo Directivo 37

    2.5.1. Funciones del Consejo Directivo 37 2.6. Director 38

    2.6.1. Atribuciones del Director 38 2.7. Funciones del secretario 39 2.8. Coordinacin Acadmica 40 2.9. Departamento de Control Acadmico 41

    CAPTULO III 44 3. Diagnstico comunicacional 44

    3.1. Metodologa 44 3.2. Objetivo General 45 3.3. Objetivos especficos 46 3.4. Diseo 46 3.5. Poblacin 46

  • 3.6. Muestra 46 3.7 Instrumentos o tcnicas 47 3.7.1. Cuestionario 47 3.7.2. Observacin 47 3.7.3. Grupos de discusin 47 3.7.4. Estadstica 48 3.8. Principales hallazgos 48 3.9. Investigacin de campo 51 3.10.Grupos de enfoque 51 3.11. Funciones del personal del Departamento de Control Acadmico 52 a. Asesor 52 b. Auxiliar II, responsable del Departamento de Control Acadmico 53 c. Auxiliar I, responsable de la carrera de Publicidad Profesional 55 d. Secretaria I, responsable de la carrera de Periodismo y Locucin 56 Profesional 3.12. Cuestionario a equipo de trabajo del Departamento de Control 58 Acadmico de la ECC 3.13. Cuestionario a estudiantes 61

    CAPTULO IV 65 Propuesta: Estrategia de Comunicacin para el Departamento de 65 Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin Introduccin 67 Estrategia de comunicacin 71 Cmo vamos a llevar el plan por audiencia? 71 Plan de accin por audiencia 72 Cronograma 73

  • Indicadores por evaluacin 75

    Bibliografa 79

    Apndice 83

    a) Cuestionario a equipo de trabajo del departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin

    b) Cuestionario a estudiantes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin

    c) Propuesta : Manual de procedimientos d) Separador de lectura

  • RESUMEN El presente informe contiene la sistematizacin de las actividades relacionadas con la Prctica Profesional Supervisada PPS- , de la primera cohorte de la Maestra en Comunicacin Organizacional, de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    La Prctica Profesional Supervisada se realiz en los meses de mayo a octubre de 2010, inici con un diagnstico institucional donde se cont con la participacin de una muestra de la poblacin de estudiantes y equipo de trabajo del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin. En el desarrollo de este proceso, la Maestrando comparti experiencias con ambos grupos.

    Ambos grupos objetivos, manifestaron una actitud de colaboracin y el inters para encontrar la ruta ms viable en funcin de una comunicacin organizacional, que conlleve a ambos entes al xito de los procesos administrativos acadmicos

    El objetivo planteado para las PPS, es fortalecer las capacidades de las instituciones pblicas o privadas, en materia de comunicacin organizacional de las mismas, Aunado a establecer, de forma participativa las necesidades institucionales de consolidar el trabajo de comunicacin que permita fortalecer las polticas de comunicacin organizacional a inmediato, mediano y largo plazo.

    Producto del diagnstico de comunicacin realizado en el Departamento de Control Acadmico y trabajo de campo, se procedi a disear una estrategia de comunicacin, que permiti la elaboracin de un Manual de funcionamiento de este departamento, de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

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  • El informe contiene reconstruccin y anlisis del contexto en el que se realiz la prctica, los objetivos, la metodologa, los resultados y su proceso de elaboracin, el cual fue posible con el apoyo de las profesionales: Karina Estrada MSc, MSc Lilly Soto Vsquez, y MSc Dinna Lissette Estrada Moreira, quienes desde sus especialidades y objetivos de la Maestra en Comunicacin Organizacional de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala, guiaron este proceso, en la definicin de la Practica Profesional Supervisada.

    Este informe se dividi por captulos, como lo indica el normativo vigente de Postgrados de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin. El captulo I, intima sobre la situacin actual de la comunicacin organizacional en Guatemala, el captulo II, lleva a recorrer como surge la Escuela de Ciencias de la Comunicacin ECC-, su naturaleza, organizacin administrativa y un conocimiento sobre cmo operan las estrategias de comunicacin del Departamento de Control Acadmico para comunicarse con la comunidad estudiantil de la ECC.

    El captulo III, aborda el diagnstico comunicacional sobre las estrategias de comunicacin de departamento de Control Acadmico, cuyo resultado, permiti dar vida a una estrategia de comunicacin, concatenada con el producto titulado: Manual de Funcionamiento del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, propuesta a consideracin de las autoridades de la esta Unidad Acadmica.

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  • INTRODUCCIN Las estrategias de comunicacin del departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin (ECC), de la Universidad de San Carlos de Guatemala es un estudio elaborado con el objetivo de conocer las estrategias de comunicacin que se emplean en dicho departamento, detectando si estas son eficientes o no, con el fin de poder desarrollar una estrategia idnea que mejore la va de comunicacin. La estrategia de comunicacin que por definicin contempla un horizonte temporal a medio y/o largo plazo- se emplea para unificar criterios, prioridades y valores en todas las manifestaciones de comunicacin que surgen en las instituciones. Constituyendo la gua estndar para comparar las realizaciones de todo tipo en el rea de comunicacin, tanto internas como externas.

    Para gestionar una estrategia de comunicacin, como primer paso es importante conocer el nivel de comunicacin que prctica el rea, departamento, coordinacin o la institucin como tal para comunicarse con su grupo objetivo, para lo cual se debe evaluar las diferentes variables que en su conjunto conforman una estrategia de comunicacin.

    Con el establecimiento de una estrategia, se trata de garantizar el mantenimiento de una lnea coherente en todas las manifestaciones de comunicacin, en funcin de los objetivos; especialmente de aquellos elementos que contribuyen a la consecucin del posicionamiento fijado.

    Es por ello, que el diagnstico comunicacional, Cules son las estrategias de comunicacin del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin para comunicarse con los estudiantes de la USAC?, plantea la situacin actual y soluciones eficaces para lograr por medio de herramientas comunicacionales,

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  • que los colaboradores de dicho departamento pongan en prctica y as tener una buena comunicacin final entre los usuarios a lo largo de sus aos de formacin educativa.

    Para poder desarrollar el diagnstico comunicacional, se realiz una vivencia integral mayo a julio, 2010- con el personal del Departamento de Control Acadmico de la ECC y estudiantes de dicha casa de estudios, haciendo uso de las tcnicas de investigacin y con el apoyo de encuestas y documentos internos de la ECC. La recoleccin de dicha informacin, proporcionaron la ruta de datos importantes para su elaboracin, sumado al estudio profesional del desarrollo y funcionamiento de la comunicacin.

    Partiendo de las divisiones que hace la ciencia en cuanto a los mtodos utilizados en la investigacin, se emple el mtodo inductivo y deductivo de lo general a lo particular, se analiz las estrategias de comunicacin que practica el Departamento de Control Acadmico con los estudiantes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    Para garantizar los resultados representativos tiles para el conocimiento de la realidad, se utiliz este mtodo sustentado a partir de un hecho concreto, vivenciado por la investigadora en el proceso de profesora universitaria en la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    Se aplic el enfoque funcionalista, que permite establecer cmo funcionan las estrategias de comunicacin del Departamento de Control Acadmico Vs. estudiantes de la ECC, el enfoque descriptivo que aborda una situacin reciente y describe las estrategias de comunicacin que se registran dan en este departamento, que permiti

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  • conocer la situacin de la comunicacin interna de ECC de la USAC, se estableci el conocimiento sobre sus caractersticas y sobre su magnitud, obteniendo de esta manera una visin ms completa del problema.

    Se desarroll una investigacin diagnstica, que determin la situacin actual de las necesidades de comunicacin interna de la unidad acadmica ECC, explicada bajo la perspectiva de fundamentos tericos y un trabajo de campo.

    El hecho de realizar un estudio descriptivo-diagnstico de la realidad que se da en un momento y lugar determinado se requiere conocer el objeto de estudio, por lo que nicamente fueron planteados objetivos y no hiptesis.

    La poblacin objeto de estudio fueron los estudiantes y trabajadores de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    Se tom una muestra de diez estudiantes y cuatro trabajadores del Departamento de Control Acadmico, muestra estratificada a travs del mtodo estadstico de la raz cuadrada.

    Los instrumentos o tcnicas fortalecimiento de la investigacin fueron: el cuestionario, la observacin, grupos de enfoque (Focus Grup), los datos obtenidos de la encuesta a los sujetos de la muestra, se tabularon para graficarlos y presentar los porcentajes respectivos, a travs del mtodo estadstico de la raz cuadrada.

    Este estudio ha permitido el anlisis de los desiguales escenarios comunicacionales que de una u otra manera afectan el buen desarrollo de las gestiones administrativas acadmicas de la comunidad de ciencias de la comunicacin y del personal del

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  • Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    La investigacin lleva a la reflexin de la importancia que tiene la comunicacin organizacional como el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre sta y su medio. Estos mensajes se intercambian en varios niveles y de diversas maneras, pueden transmitir a travs de canales interpersonales o de medios de comunicacin ms o menos sofisticados, desde memorada, circulares, boletines o revistas, carteleras de avisos y manuales, hasta computarizados, sonido ambiental, as como a travs de los medios de comunicacin masiva, para llegar a numerosos pblicos.

    Derivado del estudio realizado, se procedi a elaborar la Estrategia de Comunicacin, producto de sta, surge el nacimiento de un Manual de Procedimientos del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, el cual ser sometido a consideracin de las autoridades superiores de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, para su anlisis, evaluacin, aprobacin y divulgacin.

    La Maestranda.

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  • CAPTULO I 1. Situacin actual de la comunicacin organizacional en Guatemala

    Todo cambio propone un riesgo. En el mundo actual los cambios son vertiginosos y se debe estar preparado para ellos. En la sociedad de la comunicacin, sta constituye el eje de la interaccin social de hoy. En esta interrelacin por supuesto estn incluidas las organizaciones, que a travs de una estructura relativamente permanente de pautas, roles y relaciones que las personas realizan segn determinadas formas sancionadas y unificadas tienen el propsito de satisfacer necesidades sociales bsicas.

    Los nuevos escenarios y las propuestas en el campo comunicacional son espacios de grandes dimensiones que en algunos pases an estn por conocerse y explorarse.

    Slo la mera aplicacin de la comunicacin, fuera de los medios tradicionales pone de manifiesto una serie de limitaciones en cuanto a su conceptualizacin y las diversas formas en que sta se puede trabajar. El proceso viene en forma descendente. Es decir, desde una inexistente visin integral de pas que seala a Estado y gobiernos, hasta los diferentes gremios y grupos que conforman el t ejido social. No debe verse slo como una forma de desarrollo sino tambin como una manera de articular mensajes a niveles individuales y colectivos.

    Existe una especie de aislamiento en la cual no se ha visualizado la necesidad de un cambio y una nueva propuesta a nivel nacional que tome en cuenta una visin integral de identidad por medio de las polticas de comunicacin. Ha incidido la falta de identificacin de los espacios en los cuales stas polticas se

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    puedan poner en marcha y procuren articular los mensajes de diversas voluntades entre diferentes actores sociales. Otra limitante es la inexistencia de la relacin de comunicacin con la cultura y la democratizacin de la sociedad.

    Estas concepciones slo para ilustrar la ignorancia que ha prevalecido desde la cspide hasta su base, en las cuales por supuesto estn incluidas las organizaciones. No obstante, stas quedaron fuera del marco por mucho tiempo y es hasta aos recientes que inicia la preocupacin por adaptarse a los cambios y nuevas tendencias de la era de la globalizacin.

    1.1. La comunicacin organizacional en Guatemala Los estudios y la aplicacin de la comunicacin organizacional es un nuevo horizonte que se abre paso a paso, Guatemala en su experiencia an resulta novsima, mientras que en otras naciones se trabaja dcadas atrs.

    Todava resulta confuso delimitar los planteamientos subyacentes a las relaciones pblicas y la comunicacin organizacional, institucional o corporativa, en las cuales algunos encuentran diferencias y similitudes. An en los espacios acadmicos se descubre un encendido debate de cmo definirlas y si pueden ser objeto de diferencias. Aunque esto indica una buena seal, al menos se discute la necesidad de enseanza y aplicacin.

    Para el caso de los comunicadores sociales guatemaltecos graduados en las universidades del pas, este deslinde presenta una serie de interrogantes. Hace apenas un par de aos que se inician las reformas curriculares para incluir la comunicacin organizacional como un nfasis o especializacin en pre-grado y ya se hacen intentos por instituirla como maestra, tal el caso de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

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    Las academias deben enfrentar las realidades al paso de los cambios, aunque para consuelo la idea sea, ms vale tarde que nunca.

    En la experiencia o ms bien en la exploracin inicial de los sujetos de este estudio, los comunicadores sociales que ya cruzaron el lmite, conocen la amplitud de la dimensin, los obstculos que pueden enfrentar y la misin que deben llevar a cabo, la gran pregunta por dnde y cmo empezar?

    El desafo es saber cmo desplazarse en este agreste terreno, desprovistos de conocimientos, sin el instrumental necesario y con una lnea difusa de orientacin. A iniciar una nueva fase de experimentacin. Segn los entrevistados con esta actitud asumieron el reto y ms an cuando los resultados indican que un poco ms de la mitad de ellos apenas recibieron dentro de su formacin como comunicadores(as) un solo curso de comunicacin institucional o relaciones pblicas en toda su carrera.

    La lgica indica que para realizar la transformacin entonces se requiere de la investigacin para llegar a conocer a profundidad, el contexto en el que se est inmerso, las funciones que se desempean, e interpretar el estado general de la institucin con su pblico. Cuntos de los comunicadores sociales dieron importancia al proceso de diagnstico de las entidades que se les asignaron?

    Los comunicadores, en charla informal de comunicadores encuestados admiti haber efectuado alguna vez un proceso de diagnstico en la entidad. Sin embargo no mencionaron en su mayora mtodos objetivos y representativos que exponga el rigor de la investigacin formal, ms bien recay en procedimientos informales que slo brindan pistas de algunos problemas en particular. Entre estos mtodos se menciona el buzn de sugerencias, el anlisis del correo, e informes del pblico.

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    Entre los mtodos cualitativos y cuantitativos nicamente se mencionaron la entrevista y las encuestas de opinin en escaso nmero.

    Se puede observar que la idea central es conocer el tipo de imagen que tiene un grupo de personas acerca de la institucin. Se reconfirma cuando a los entrevistados se les pregunta acerca de las responsabilidades asignadas a su cargo, a la cual responden en un 95% que la imagen institucional es una de las ms importantes. Se incluyen, entre otras, el diseo de estrategias de comunicacin dirigidas tanto a lo externo como a lo interno.

    Existe otra relacin que deja entrever la importancia que se concede a la imagen institucional en esta segunda fase del experimento. Al proponerse la mencin de las labores que efecta con mayor frecuencia, ms de la mitad coincide en que la atencin a la prensa y la redaccin de boletines informativos, es la ms recurrente.

    Sin embargo despus de la primera, viene como segunda labor la planificacin de acciones de comunicacin dentro del marco de la institucin que agilicen los propsitos que persigue la misma. Paradoja que enfrenta la realidad de una postulacin conceptual con un profesional que no sabe cmo aplicarla. Entonces hasta dnde en realidad puede llegar ser profesional de la comunicacin?

    Esta diferencia seala la dinmica de establecer parmetros entre la mera fabricacin de imgenes y el proceso comunicativo que se efecte en base a los propsitos de una eficiente conducta institucional. Todas esas acciones que indican la interiorizacin de elementos bsicos entre los individuos y las instituciones. Esta aplicable a travs de las herramientas adecuadas, el conocimiento, la identificacin y la aceptacin de una comunicacin hecha para las entidades pblicas. No ser receta ni tampoco ser milagro, pero lo importante

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    es adaptarse al futuro o ms bien al presente para no presentar el rezago cultural a causa de autoaislamientos.

    Que la brecha entre la realidad y los campos de accin se ajusten a las transformaciones mundiales, sin dejar a nada ni nadie atrs. No es un trabajo fcil. El objetivo requiere de las habilidades y esfuerzos coordinados de un nmero de personas y de organizaciones. La academia es parte fundamental. Ser parte esencial el comunicador social?

    Posiblemente no. Lo que si es una certeza, es que los ahora comunicadores sociales en vas de expansin a otras dimensiones deben saber qu lneas de comunicacin requieren, cules son las nuevas propuestas, definir sus responsabilidades, sumarse al riesgo y la inestabilidad del ambiente. Buscar nuevas oportunidades, centrarse en las personas, orientarse a los resultados y mantener los canales de comunicacin abiertos. Adems es probable que ellos no sean los mejores agentes del cambio. Lo mejor es que el laboratorio est abierto, pueden dedicarse a efectuar la experimentacin en una desconocida dimensin. Difcil pero no imposible: la comunicacin organizacional en las instituciones pblicas.

    1.2. Definicin de Comunicacin Organizacional La Comunicacin organizacional es el conjunto total de mensajes que se

    intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre sta y su medio.

    Estos mensajes se intercambian en varios niveles y de diversas maneras, pueden transmitir a travs de canales interpersonales o de medios de comunicacin ms o menos sofisticados, desde memoranda, circulares,

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    boletines o revistas, carteleras de avisos y manuales, hasta computarizados, sonido ambiental, as como tambin a travs de los medios de comunicacin masiva, para llegar a numerosos pblicos externos.

    Para Gldhaber (1978:35) La comunicacin organizacional puede ser entendida como el proceso de produccin, circulacin y consumo de significados entre una organizacin y sus pblicos.

    Esta comunicacin dentro de una empresa adquiere un carcter jerrquico, basado en rdenes y mandatos, aceptacin de polticas, etctera, que permiten la importancia de la relacin individual frente a las relaciones colectivas y la cooperacin entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicacin organizacional. As pues, la comunicacin organizacional estudia las formas ms eficientes dentro de una organizacin para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al pblico externo.

    La comunicacin organizacional segn la Enciclopedia libre Wikipedia (www.wikipedia.com) es: un proceso de comunicacin, de emisin y recepcin de mensajes dentro de una compleja organizacin. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organizacin, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organizacin se trata de una empresa, la comunicacin distingue tres sistemas:

    Operacionales (se refiere a tareas u operaciones)

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    Reglamentarios (rdenes e instrucciones) Mantenimiento (relaciones pblicas, captacin y publicidad).

    La comunicacin organizacional es como el sistema de interrelaciones y entendimiento laborales, por medio de la definicin de una Misin y Visin Institucionales propias, que dan estructura a los objetivos de logro, dirigidos hacia el beneficio individual, colectivo, y por ende empresarial, permitiendo el posicionamiento en el mercado productivo.

    Con frecuencia se escucha decir a los administradores y directivos de una empresa, que el personal no tiene la capacidad de comprender las dificultades que se tienen para operar, y que slo quieren GANAR MS, en ello estriba la generacin de factores de desaliento y prdida de inters hacia el trabajo, por lo que el sentimiento de logro se excluye de la actitud de cada persona, lo que en su momento provoca que:

    1. La toma de decisiones carezca de anlisis, para definir la injerencia y nivel de responsabilidad.

    2. No cuente con los mecanismos de informacin, y difusin sobre polticas y lineamientos de trabajo, por rea y puesto.

    3. Asuma que existen dificultades pero no se acte para evitarlas o minimizarlas.

    4. Los sistemas de administracin se dirijan ms hacia el cumplimiento de metas y resultados que a los procesos.

    No se puede hablar de Comunicacin Organizacional sin tener en cuenta que sta se establece con base en la creacin, mantenimiento y renovacin de:

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    a. Cultura (valores): principios, conceptos y creencias, explcitos o implcitos, compartidos por todos los que forman parte de la Empresa. Ello define quienes somos.

    b. Estructura: cmo est operativamente organizada la empresa, adems de que determina las relaciones laborales con y entre las distintas reas que conforman la estructura orgnica. Ello define cmo estamos funcionando.

    c. Estrategia: pasos que deben darse para alcanzar los objetivos de la empresa. Ello define cmo se hacen las cosas.

    d. Recursos (habilidades) reas, capacidades, conocimientos, fortalezas. Ello define qu tenemos.

    e. Procedimientos: rutinas, formas en que se ejecutan las actividades, niveles de accin e interrelaciones. Ello define qu nos corresponde hacer.

    f. Personal (potencial humano), factor que debe definirse con base en perfiles, habilidades, actitudes, aptitudes, conocimientos, acorde al nmero necesario que requiere un rea o actividad determinada y que debe adems estar en relacin directa a la remuneracin necesaria y suficiente que requiere el colaborador y que puede otorgar la empresa. Define el Capital Intelectual de la Empresa.

    g. Estilo de Direccin: actitudes que adoptan en el proceso de gestin los integrantes de los niveles directivos de la Empresa. Esto implica la gran responsabilidad de asumir un liderazgo creativo y transformador que no est definido solamente por un rol jerrquico, sino ms bien por la actitud que busque retos y afronte los conducentes riegos del mercado laboral. Ello define la Inteligencia Emocional de la Empresa.

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    Ante esta perspectiva, la comunicacin dentro de la empresa no dar pie a las dudas, engaos o decepciones, ya que cada miembro conocer al nivel que le

    corresponda la informacin, documentacin, etctera, que le permitan tomar las decisiones adecuadas de su nivel hacia abajo.

    1.3. Cooperando en pro del cambio de la comunicacin organizacional El cambio como elemento generador de barreras en la comunicacin organizacional, responde a la presencia de paradigmas, que en definitiva detienen la evolucin de una organizacin, de esta forma, estn estticos los niveles de crecimiento en la medida en que se mantiene como principio aquel viejo adagio poltico mexicano hay que cambiar para no cambiar, llevando a nivel de reflexin por parte de los integrantes de la comunidad laboral debemos analizar:

    1. Por qu tenemos que cambiar? 2. Para qu cambiar? 3. Qu es lo que debemos cambiar? 4. Sabemos qu tenemos que cambiar? 5. Cmo iniciar el cambio? 6. Quin debe dirigir el cambio?

    Todo cambio y modificacin de esquemas, conlleva un serio y decidido anlisis, que supere por mucho a las buenas y demaggicas intenciones de directivos y colaboradores. Una buena relacin humana implica compromisos clara y concretamente comunicados.

    El desarrollo empresarial fundamenta su posicionamiento en la medida en que se orientan los esfuerzos suficientes para conocer y dar a conocer qu se

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    espera, de quines se espera y quines dirigirn el rumbo. Para ello es trascendente establecer:

    1. Qu se quiere comunicar? 2. Cmo se va a comunicar? 3. Saber cmo hacerlo? 4. Analizar cmo lo puede recibir la gente? 5. Propiciar en consecuencia una cultura de empresa

    De tal suerte directivos(as) y colaboradores(as) tendrn la posibilidad de interrelacionarse bajo un clima laboral sustentado inicialmente en la tarea ms que en la relacin.

    1.4. Comunicacin organizacional que deteriora la relacin humana Obstruccin Agresin Centralizacin Parcialidad Alejamiento

    1.5. Barrera en el modo de ver, pensar, sentir y comunicar las cosas Ordenar, definir, estructurar, excesivamente. No ver puntos de vista diferentes. Limitarse artificialmente. Juzgar antes de tiempo. Llenarse de tareas. Enamorarse de las ideas propias.

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    Desinters: no hay reto. Miedo al fracaso. Incapacidad de aflojar la tensin. Incapacidad de tolerar lo desconocido. Demasiada motivacin. Arrogancia, sentirse el nico, el mejor. Ser hombre o mujer de accin. Ser juguetn es para nio. La razn, la lgica, lo prctico es lo bueno. Sentimientos, juegos cualitativos, intuicin son malos. La tradicin es mejor que el cambio. Los problemas siempre se pueden resolver con el mtodo

    cientfico y mucho dinero. Temor a nuestra mente. Suprimir la imaginaciones perder el tiempo. Distracciones. Falta de tiempo. El jefe es mandn. No hay apoyo a las ideas. Ambiente de poca cooperacin y confianza. Falta de informacin. Exceso de especializacin. Pensar siempre del mismo modo. Dificultad para expresar las ideas. Lentitud para expresarse.

  • 12 1.6. Comunicacin organizacional en beneficio de las relaciones humanas

    Cuando el directivo empresarial se asume cmo un lder comprometido con el logro de sus intereses a travs del establecimiento de un clima laboral sano, inserta en sus colaboradores un sentimiento de satisfaccin e igual compromiso ya que colectivamente dirigen su accionar en la misma direccin:

    se logra cambiar el orden y tipo de pensamiento. Se inicia la renovacin en la manera de hacer las cosas. Se logra cambiar la tensin por atencin. Se produce una interseccin entre expectativas personales y

    organizacionales. Se logra entonces la relacin ganar-ganar.

    Al comunicar a nuestro capital humano de modo abierto nuestras intenciones, expectativas, normas, polticas, etctera, evitamos afectar la dignidad de las personas generando siempre una relacin respetuosa, en la que cada quien cumpla con sus responsabilidades y asume sus derechos, mostrando as, crecimiento y avance ya que cada quien tiene clara su participacin y alcances.

    1.7. Acciones estratgicas El proceso social de todo ser humano se encuentra vinculado a visiones,

    misiones, polticas, objetivos y metas que se bifurcan en los diferentes mbitos de su vida (social, cultural, personal, familiar, etc.), las que son inherentes a ellas. Por tanto, el hombre a lo largo de su trayectoria, enfrenta las encrucijadas de definir quin es, qu quiere ser y cmo lo debe lograr.

    La importancia de establecer nuestra Visin, Misin, Objetivos, Metas y Polticas, tanto a nivel Institucional como personal, propicia que se obtengan elementos

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    sistmicos que marquen el rumbo adecuado a seguir, logrando con esto directrices sanas y congruentes entre lo que se hace y se dice.

    1.7.1. Misin Qu es? Es un enunciado breve y sencillo que describe la razn de ser de una

    organizacin dentro de su entorno y la sociedad en general. La Alta Gerencia debe hacer la seleccin de cul es la razn prioritaria, es decir, la Misin Central de la Organizacin y subsecuentemente los departamentos realizarn la propia, que deber ser congruente en todos sentidos con la central. La discusin entorno de la misin sirve para guiar el establecimiento de objetivos y metas, para aprobar proyectos y programas y asignar los recursos, estos tres ltimos deben ser dirigidos al cumplimiento de la Misin.

    Una vez enunciada la misin, es de suma importancia que los dirigentes la difundan a toda la organizacin y no slo eso, adems, deben de pregonarla con el ejemplo, pues de otra manera la misin ser superflua y carente de sentido para la organizacin.

    Para que la misin se estructure correctamente y abarque los aspectos primordiales que le competen, se deben tomar en cuenta las respuestas a las siguientes preguntas:

    Por qu existimos como organizacin? Cul es nuestro propsito? Cules son nuestros productos o servicios? Quines son nuestros clientes? Cules son nuestros valores?

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    Es importante resaltar el hecho de que, al responder a estos cuestionamientos, se debe ser congruente con el enfoque propuesto anteriormente. Si bien es cierto

    que debe existir una misin para la organizacin no debemos soslayar el que a otros niveles (Gerencias, Subgerencias, Departamentos, etc.) tambin es importante desarrollar la misin.

    1.7.2. Visin Qu es la visin? sta es simple y sencillamente lo que queremos llegar a

    realizar, este elemento es conceptualizado en el largo plazo, ya que detrs de ste, debe haber mucho trabajo por desarrollar. Ejemplo:

    Ser la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC, la ms grande del mundo.

    Ofrecer servicios educativos en ciencias de la comunicacin ms de N usuarios en el XXI.

    Se discierne que, la visin, no es otra cosa sino la expectativa de crecimiento que tenemos con respecto a nuestra empresa y el entorno que nos rodea. Cabe resaltar entonces, que esta visin, marca el rumbo de nuestros esfuerzos y trabajo, sin sta corremos el riesgo de fracasar ante las embestidas de los mercados ms slidos.

    1.8. Flujos de comunicacin organizacional El flujo de la comunicacin desde la dinmica de las organizaciones.

    Comunicacin descendente: transmite polticas, procedimientos, reglas y manuales.

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    Comunicacin ascendente: contiene quejas, sugerencias, reportes de desempeo, investigacin de actitudes.

    Comunicacin lateral: en ella se manejan memoranda. interdepartamental, conferencias de lnea y asesora, interaccin de

    empleados con sus supervisores, relacin Sindicato -Empresa.

    Cabe resaltar, que la actividad grupal sin comunicacin puede ofrecer dificultades durante un proceso de cambio. Es esencial que los sistemas de comunicacin internos en una organizacin, fluyan con rapidez y precisin, con el fin de cumplir con las caractersticas de una comunicacin eficaz para que permita que la toma de decisiones sea la ms adecuada para prevenir, y/o corregir cualquier tipo de fallas. Para que la comunicacin en una empresa fluya adecuadamente, se debe ser:

    claros Emitir el mensaje utilizando un lenguaje simple. Evitar el uso de palabras que den lugar a ambigedades. Construir sintcticamente las oraciones siguiendo un estructura simple: Sujeto-Verbo-Complemento. Hacer uso de los canales ms adecuados dependiendo de la

    naturaleza del mensaje. Exponer cada idea en forma positiva. Utilizar el mayor nmero posible de canales. Reiterar las partes fundamentales del mensaje. Proponer ejemplos que clarifiquen el mensaje. Establecer una relacin de empata con el interlocutor.

  • 16

    Elegir el momento oportuno para transmitir el mensaje. Eliminar en lo posible, la existencia de intermediarios entre el

    emisor y el receptor. Directos

    Reducir el mnimo de tiempo que va desde la emisin hasta la recepcin.

    Expresar lo que se espera del interlocutor. Precisos

    Distinguir perfectamente bien entre la idea principal y las ideas secundarias.

    Explicar los objetivos que se persiguen. Concisos

    Evitar la excesiva longitud del mensaje. La comunicacin organizacional, reflejo de las relaciones

    humanas en la Organizacin.

    Para finalizar, se hace importante introducir como perspectiva de desarrollo, que una organizacin productiva debe tender hacia el establecimiento de una cultura interna que base su actuar en una inteligencia emocional, filtrada desde los mandos de direccin cuya finalidad, refleje la capacidad de responder de la mejor manera a las exigencias que el medio nos presenta.

    1.9. Bases Tericas Antecedentes Se procede a recuperar las propuestas comunicativas que se encontraron al

    realizar una revisin bibliogrfica de tesis de grado de Licenciatura en Ciencias de la Comunicacin de la ECC, y que en su contenido recogen interesantes

    propuestas.

  • 17

    1.10. Tesis de grado El trabajo de tesis Diagnstico de la Comunicacin organizacional en

    corporacin Reforma, de la autora Moran Ramrez (2000:1), tiene como objetivo General, determinar las necesidades de Comunicacin Organizacional en Corporacin Reforma. Objetivos especficos: 1. establecer prioridades y necesidades del pblico interno y externo de Corporacin Reforma respecto a los flujos de comunicacin para girar la propuesta de Comunicacin organizacional. 2. Elaborar la propuesta de Comunicacin organizacional para Corporacin Reforma a travs de la estructura de un sistema de clasificacin de mensajes. Jerarquizar dentro de la propuesta, medios de comunicacin interna de acuerdo a las necesidades detectadas en la evaluacin realizada al personal de la organizacin.

    Morn, se concret a realizar una investigacin sobre documentacin bibliogrfica y de campo, con un enfoque funcionalista, porque por medio de la informacin recopilada se logra analizar la situacin actual de los sistemas de comunicacin organizacional de la entidad Corporacin Reforma. Y su muestra: 10% del total del Universo. Sujetos de la muestra: 40 personas que ocupan diferentes puestos en la organizacin. El instrumento: Cuestionario con preguntas. Principales conclusiones: la comunicacin debe mirarse como un proceso constante en el cual pueden variar objetivos segn las necesidades, pero sin desviarse del objetivo general de ser puente entre la administracin y el personal. El comunicador en la empresa debe cumplir un papel de asesor (an cuando tenga trabajo operativo) ms que hacedor de cosas. Su estudio hace nfasis, en que se debe tomar en cuenta los modelos de desarrollo de los sistema de comunicacin en el que el recurso humano juega un papel movilizados de esfuerzos y de acciones conjuntas, son muy pocas las instituciones

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    donde el personal ejecutivo planifica la comunicacin organizacional, es decir, a travs de los diferentes niveles de la estructura organizacional, desde la base, pasando por los mandos intermedios hasta la alta Direccin, olvidando por otra parte las instituciones que sta (la comunicacin organizacional) produce transformaciones en la forma de pensar y en las actitudes de las personas involucradas en una tarea comn, auspicia tambin una mejor percepcin de la realidad y de los problemas que enfrentan en las organizaciones, haciendo conciencia sobre como asumir un compromiso solidario para su superacin.

    Los mensajes, pueden emplear canales verbales y/escritos, utilizar la estructura formal de la organizacin o las redes informales, viajar horizontal o verticalmente en la pirmide jerrquica, circular dentro de la organizacin o rebasar sus fronteras. Todas estas variables forman un fenmeno rico y complejo que, en su conjunt, se denomina Comunicacin Organizacional, pues, no es posible imaginar una organizacin sin comunicacin.

    El autor Hernndez Turcios (2009:3), en su tesis Las comunicaciones interpersonales como herramientas para sinergia en la cultura organizacional a los docentes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, tiene como objetivo General, promover las Comunicaciones Interpersonales como herramientas para la Sinergia en la Cultura organizacional de los Docentes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    Como objetivos especficos: 1. Identificar cules son los distintos elementos bsicos para que los docentes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala puedan tener mas accesibilidad a la preparacin profesional llevando a cabo cursos, talleres, seminarios etc. 2. En

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    la Universidad de San Carlos de Guatemala puedan tener mas accesibilidad a la preparacin profesional llevando a cabo cursos, talleres, seminarios etc. 2. En relacin a Comunicacin Interpersonal como herramienta para sinergia en la cultura organizacional. Incentivar a docentes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC, a que pongan en prctica las Comunicaciones Interpersonales con el propsito de mejorar sus relaciones personales e interpersonales. El enfoque es funcionalista y su muestra 67 profesores universitarios titulares de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin.

    Presenta como principales conclusiones presenta, que la fuerza de una organizacin y/o institucin esta en el trabajo grupal, en la armona, en el pensar igual, en uno mismo sentir dejando las asperezas por un lado y de seguir hacia un triunfo. Acota, que hay que tomar en cuenta que la comunicacin es fundamental en el desarrollo de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, que en este caso es el aspecto menos cuidado.

    Otro documento importante es el estudio La Comunicacin organizacional en funcionamiento del Departamento de merchandising (publicidad en el punto de venta) de una distribuidora de licores, de la autora Garca Hernndez (2003:4), cuyo objetivo general, es conocer el funcionamiento del departamento de merchandising, las tcnicas y procedimientos que utiliza para este estudio, Distribuidora Guatemalteca para el desempeo dentro de los Supermercados Paz. Objetivo Especfico: Conocer las tcnicas de la comunicacin organizacional, para mantener informado, integrado y motivado al personal de Merchandising. Verificar las reglas que utilizan las empresas que cuentan con publicidad en el punto de venta para operar dentro de los Supermercados Paz y as prestar el servicio de Merchandising. Constatar si la publicidad en el punto de

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    venta es un medio de comunicacin efectivo con el cliente y verificar su incidencia en la venta de los productos.

    Estudio que establece que la Comunicacin Organizacional, se entiende como un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organizacin, o entre las organizaciones y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los pblicos internos y externos de la organizacin, con el fin de que sta ltima cumpla mejor y rpidamente sus objetivos.

    Es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin y entre ste y su medio. Estos mensajes se intercambian en varios niveles y diversas maneras. Pueden transmitirse, por ejemplo, a travs de canales interpersonales o de medios de comunicacin ms o menos sofisticado, desde memorandos, circulares, boletines o revistas, tableros de avisos y manuales, hasta programas audiovisuales, circuitos internos de televisin, sistemas computarizados, sonido ambiental o a travs de los medios de comunicacin masiva, para llegar a numerosos pblicos externos; pueden emplear canales verbales o no verbales, utilizando la estructura formal de la organizacin o las redes informales, viajar horizontal o verticalmente en la pirmide jerrquica, circular dentro de la organizacin o rebasar sus fronteras.

    De los trabajos de tesis analizados se encuentra el trabajo de investigacin de Castaeda Meja (2003:1) Diagnstico y propuesta de la comunicacin interna de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, de la USAC, la que contempla como objetivo general, establecer la adecuacin y funcionalidad de las actuales estructuras de comunicacin interna de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC. Determinar las necesidades comunicacionales

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    desde los diferentes sectores que conforma la Escuela de Ciencias de la Comunicacin.

    Estudio que hace mencin de las teoras de la organizacin que tratan de explicar cmo funcionan las organizaciones y cmo se puede hacer que funcionen con mayor eficiencia. Dentro de las teoras organizacionales que se manejan en la actualidad, se encuentran los sistemas de informacin, tambin conocido como automatizacin, la cual se refiere a volver la organizacin un sistema y operar va proceso y procedimientos, la incorporacin de mtodos y procedimientos de trabajo que hagan todos los trmites ms fluidos y rpidos con apoyo de la organizacin y mtodos. Se persigue evitar pasos innecesarios y reducir al mnimo la papelera, que forma parte de los expedientes; adems, que la sistematizacin incorpora sistemas de control que garantizan la calidad del trabajo.

    La tesis Propuesta de Estrategias comunicacionales internas y externas para crear una imagen positiva del Ministerio de Finanzas Pblicas de Guatemala, Alegra Herrera (2003:4),Objetivo general: conocer cules son las estrategias que pueden impulsar interna y externamente, la Direccin de Comunicacin Social, para crear una imagen positiva del Ministerio de Finanzas Pblicas de Guatemala y como objetivos especficos presenta: 1. Identificar cules son las estrategias que puede impulsar interna ye externamente la Direccin de Comunicacin Social para crear una imagen positiva del Ministerio de Finanzas Pblicas.

    Determinar las fechas claves, seleccionar un presupuesto detallado de los costos que abarcar la ejecucin de la misma, selecciona el mercado objetivo y

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    determina las polticas a seguir en materia de producto, precio, promociones y distribucin. De esta forma se logra impulsar y promover la imagen institucional a travs de la presentacin general, creacin de redes y departamentos de Relaciones Pblicas o de Comunicacin Social.

    La estrategia de mercadotecnia, empieza con una investigacin, aporta un completo entendimiento del comportamiento del consumidor, propone anlisis realista de costo-beneficio y hace nfasis en la comunicacin y solucin de problemas.

    Las cinco tesis revisadas son de enfoque funcionalista toda vez que se concentran en la funcin que dentro de la organizacin desempea la comunicacin.

    1.11. Mtodo funcionalista El trmino funcionalismo se refiere a una corriente terica y metodolgica que

    insiste en el estudio de las funciones dentro del sistema social, concebido como una totalidad integrada por individuos, grupos o instituciones. En las ciencias

    sociales establece que todos los aspectos de la sociedad tienen un fin y son indispensables para la supervivencia de los individuos.

    1.12. Modelo de comunicacin De acuerdo con el modelo de comunicacin de Harold D. Laswell y Paul

    Lazarsfeld comparte la metodologa de cinco preguntas: quin dice?, qu dice?, en qu canal?, a quin lo dice?, y con qu efecto? Esta teora en la que se basa Laswell parte de todo estudio funcionalista, llegando as a otra teora que se le conoce como Agenda Setting, sta recalca la idea de que los

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    medios influyen en la manera de pensar a quienes exponen sus mensajes. Esta metodologa incluye varias perspectivas, pues, los medios de comunicacin usan como herramienta bsica el poder de la opinin pblica, dando lugar a una relacin entre los mismos medios y las audiencias.

    1.13. Campos de aplicacin de la comunicacin El ser humano comunica a travs de un conjunto de instrumentos (la palabra, los gestos, la vestimenta, el tono, la posicin corporal, entre otros), Miquel (1999:53) afirma que: La comunicacin es un todo integrado, de ah la mxima de que todo comunica o es imposible no comunicar.

    Los seres humanos utilizan mltiples canales para comunicarse, uno de los cuales es el lenguaje verbal. Cuando alguien no responde a una pregunta, en realidad est ofreciendo una respuesta. Cuando una persona permanece en silencio tambin emite un mensaje.

    El desafo para la comunicacin intercultural es que as como en el lenguaje verbal existen mltiples lenguas, tantas otras se pueden encontrar en el lenguaje del silencio, de los gestos, del espacio.

    1.14. Comunicacin En palabras de Marc y Picard (1992:10), la comunicacin puede ser definida

    como un sistema abierto de interacciones; esto significa que aquello que sucede entre los interactuantes no se desenvuelve nunca en un encuentro a solas cerrado, en un vaco social, sino que se inscribe siempre en un contexto. Interiano(1997:6),afirma que: la comunicacin, es el intercambio de ideas, sentimientos, emociones entre un comunicador y un receptor.

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    1.15. Comunicacin interna Le da la sensacin de que siempre es el ltimo en enterarse de algo? Se oyen

    rumores a todas horas sobre cuestiones relacionadas con su trabajo y eso le crea incertidumbre? A veces no tiene claro qu objetivos se persiguen con su trabajo? Si ha contestado s a alguna de estas preguntas (o a todas) su empresa necesita mejorar la estrategia de comunicacin interna. Es muy fcil caer en la tentacin de descuidar la comunicacin interna a favor de las relaciones pblicas y los mensajes que se envan al exterior (marketing, ventas, imagen corporativa), la comunicacin externa. El retorno de la inversin es mucho ms difcil de ver en el primer caso.

    Sin embargo, una buena comunicacin con el cliente interno (no hay que olvidar este concepto) es fundamental para que ste compre nuestros valores, se sienta respaldado y por lo tanto la organizacin reciba impulsos de sus miembros y sea ms competitiva.

    Las situaciones descritas en las preguntas anteriores son sntomas de una deficiente poltica de comunicacin interna en una organizacin. Para conseguir que los mensajes calen y las informaciones importantes lleguen a las personas adecuadas, la comunicacin debe fluir en todos los sentidos y no slo en el tradicional descendente", es decir, de la gerencia a los trabajadores. Es necesario que los mensajes lleguen tambin en el sentido contrario (de abajo hacia arriba), as como de forma horizontal facilitando su intercambio entre los diversos departamentos, grupos y empleados.

    Todos los miembros de la empresa deben disponer de informacin suficiente relacionada con sus atribuciones (qu deben hacer y por qu), su puesto de trabajo (condiciones, obligaciones y derechos) y sobre la propia organizacin.

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    Esto evitar las incertidumbres, los rumores y la prdida de orientacin, factores tpicos que atentan contra la productividad.

    Canalizar adecuadamente la informacin a travs de cauces formales y en el momento adecuado reviste especial importancia en empresas que se enfrentan a perodos de cambio. Es en esos momentos cuando los empleados sufren mayores incertidumbres de ndole personal y por tanto la motivacin se encuentra en sus momentos ms bajos. La mala informacin, el comunicar a destiempo o la rumorologa pueden ser fatales en esos casos y una estrategia de comunicacin adecuada es fundamental.

    1.16. Comunicacin Organizacional Estudio que establece que la Comunicacin Organizacional, se entiende como

    un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organizacin, o entre las organizaciones y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y

    conductas de los pblicos internos y externos de la organizacin, todo ello con el fin de que sta ltima cumpla mejor y rpidamente sus objetivos, Fernndez (1991.3).

    1.17. Estrategia En definitiva, una estrategia de comunicacin interna efectiva y bien gestionada

    puede brindar mltiples beneficios a cualquier empresa y/o asociaciones, los cuales se traducen en una mayor competitividad de sta:

    asegura que todo el mundo reciba los mensajes adecuados en los momentos apropiados.

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    Ayuda a conocer los objetivos del negocio y la cultura de la empresa, facilitando que todos sus miembros remen en la misma direccin.

    Crea las oportunidades necesarias para que se compartan las mejores prcticas y el conocimiento.

    Mejora la toma de decisiones. Puede contribuir notablemente a la realizacin de vigilancia

    tecnolgica, legal y comercial, que son tres puntos fundamentales en una empresa competitiva.

    Fomenta la confianza. Aumenta la eficiencia y la efectividad de las operaciones. Hace visibles y reconoce los logros individuales y colectivos de la

    empresa, as como las aportaciones relevantes de los miembros y grupos de trabajo.

    Motivos que fomentan el fracaso de las estrategias de comunicacin, interna

    Dificultad para ver el retorno de la inversin.

    Al igual que ocurre con la del departamento de comunicacin interna suele encontrarse trabas para disponer de los recursos humanos y la inversin necesarios debido a la dificultad para demostrar contablemente el retorno. Esto no suele ocurrir con la comunicacin externa y relaciones pblicas, ms aceptadas.

    Somos una empresa pequea

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    Este es un error muy comn. No es necesario contar con cientos o miles de empleados para beneficiarse de las ventajas de una adecuada comunicacin. Obviamente una organizacin grande deber utilizar ms tcnicas y herramientas dada su complejidad, pero una empresa pequea, con unas cuantas acciones concretas bien dirigidas puede obtener grandes beneficios.

    Carencia de formalizacin en los procedimientos

    No suelen existir pautas escritas cuyo cumplimiento se exija a sus responsables en lo que se refiere a metodologa, planificacin, medicin de resultados, etc.

    Ausencia de definicin clara de responsabilidades.

    Es fundamental delimitar ntidamente la responsabilidad que cada persona tiene en el proceso formal de comunicacin. Esto no se refiere slo al personal dedicado especficamente a estas tareas, sino a todos: trabajadores pertenecientes a un departamento que deben aportar contenido para comunicados, la gerencia, todos los destinatarios de comunicaciones que deben responder a ellas adecuadamente.

    Interlocucin compleja

    En ocasiones existen demasiados interlocutores y revisores que se sitan entre el origen de un mensaje y sus destinatarios, lo que realiza en exceso su transmisin y disminuye mucho su efectividad.

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    Identificacin de audiencias deficiente

    Hay que seleccionar los destinatarios de cada mensaje de forma adecuada, para transmitir los mensajes al grupo objetivo deseado.

    Falta de coherencia

    Debe existir un control centralizado de informacin importante, que asegure que no llega por diferentes cauces de forma que se pueda interpretar de maneras diferentes en cada uno. Por otra parte, toda la comunicacin, independientemente del medio por el que se realice, deber mantener una homogeneidad de estilos, lenguaje y esttica.

    Deficiente medicin de resultados

    Lo que conduce a interpretaciones errneas sobre la efectividad y contribuye al problema anteriormente mencionado de prdida de recursos asignados por no discernir el retorno.

    Exceso de informacin

    Como casi todo en la vida, en este caso los extremos tampoco son recomendables. Tan nociva es la falta de comunicacin como su exceso. ste contribuye a que exista confusin, prdidas de tiempo, prdida de inters por lo que se comunica, y por consiguiente una reduccin de la competitividad.

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    Perdida de inters por lo que se comunica, y por consiguiente una reduccin de la competitividad.

    En definitiva para gestionar de forma eficaz la comunicacin interna hay que crear el marco cultural adecuado, en el que todas las personas aportan algo, en el que se usan las herramientas (tecnolgicas o no) adecuadas, y se fomenta el flujo de mensajes en todas las direcciones. Esto ayudar a disminuir la incertidumbre, reforzar las metas de la empresa convirtindola en un organismo gil, efectivo y por lo tanto ms competitivo.

    1.18. Modelo Terico La manera como lo presenta Vidales (1954:35) los hechos comunicacionales

    desde la perspectiva funcionalista la informacin tiende a interpretarse como un conjunto de datos que disminuyen la incertidumbre. Los datos son entonces una especie de informadores y transformadores del individuo y de la sociedad. No existe el problema de la contradiccin entre la comunicacin y la informacin dentro de esta corriente, la comunicacin y la informacin son dos funciones armnicas y complementarias.

    1.19. Diagnstico Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer la situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir

    problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

    En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y

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    tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales como historietas, metforas, smbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la

    organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles especficos entre los que se van a aplicar.

    El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organizacin. El diagnstico consiste en investigar la realidad social en la cual se desea planificar, para determinar la naturaleza y magnitud de los procelas que se manifiestan en ella, as como, sus causas y consecuencias.

    El diagnstico de comunicacin es un ejercicio para la diferenciacin de los elementos de la realidad, que se basa en que la realidad social no es transparente y que las situaciones se encuentran insertas en una complejidad de interacciones.

    Un diagnstico en s es la descripcin y explicacin sistemtica de una situacin problema con fines operativos. Se enfoca al campo pragmtico y aduce una intervencin inmediata en la realidad en lugar de ser una concentracin de conocimientos tericos.

    Se requiere que el diagnstico se realice a travs de una investigacin de campo, una reflexin contextual y una identificacin de alternativas de intervencin. El siguiente paso consiste, en realizar un anlisis diagnstico o

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    tambin llamado pronstico por algunos autores en donde se estudian los datos recolectados en el trabajo de campo y con ello se identifican las reas crticas, necesidades prioritarias, recursos disponibles y potenciales y, las alternativas de intervencin.

    1.20. Ubicacin del problema con enfoque terico determinado El presente trabajo se basa en la teora funcionalista, que se fundamenta en que la comunicacin se adhiere a la sociedad, es decir, que se cohesiona, mientras que la informacin rompe con esa estructura y renueva las pautas de relacin.

    Una estructura social constituye el fundamento para el estudio de la coyuntura que conforman la comunicacin y la informacin, implicando que la relacin entre ambos elementos es complementaria para la sociedad, lo que permite un equilibrio para mejorar las relaciones de comunicacin e informacin entre los actores estudiantes y Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    1.21. Relacin entre teora adopcin y objeto de estudio La teora funcionalista est basada en la interrelacin de los componentes, ya

    sea del organismo o bien de un sistema determinado como lo es la sociedad, en donde los hechos se ubican en su contexto y se convierten productos de instituciones o de personas, que se encuentran ntimamente relacionadas y que actan en l, lo que les permite determinar las probabilidades para su desarrollo, con esta teora buscamos la relacin que se tiene con el objeto de estudio que en el presente estudio se enfoca en las estrategias de comunicacin que utiliza el Departamento de Control Acadmico relacionadas con informacin de inters

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    del estudiante de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    1.22. Adopcin de una postura por parte del investigador La Maestrando, en el presente proceso de acuerdo con las bases que permiten

    realizar una investigacin descriptiva fija postura en cuanto que esta investigacin escribe el fenmeno de las estrategias de comunicacin que prctica el personal del Departamento de Control Acadmico, quienes son la fuente directa y fiable, como lo son los estudiante de la ECC, cuya informacin obtenida de estos sujetos, permite documentar los datos de la investigacin, y es transaccional en tanto que se realiz la investigacin en el perodo de junio a

    julio de 2010.

  • CAPTULO II 2. Escuela de Ciencias de la Comunicacin 2.1. Naturaleza

    La naturaleza de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin (ECC) de la Universidad de San Carlos de Guatemala, segn el Reglamento General (1976) es la unidad acadmica encargada de desarrollar la formacin terica y prctica y la educacin profesional en el campo de la especialidad en estrecha relacin con las ciencias y disciplinas afines, autorizadas para expedir grados y ttulos universitario, y los diplomas especiales que correspondan a los estudios que imparta. Es eminentemente de servicio pblico.

    2.2. Sntesis histrica de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin La Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala, es producto de una serie de innovaciones y transformaciones que desde su inicio fue sufriendo la Escuela Centroamericana de Periodismo ECAP-, primer establecimiento dedicado al estudio y formacin de profesionales del periodismo centroamericano, afirma Santizo (1991:16:). Contina su escrito que en 1975,se dio una reestructura institucional en la Escuela Centroamericana de Periodismo, por medio de un Congreso de transformacin que seal la urgencia de dotar a la Escuela de un mayor rigor cientfico, una estrecha vinculacin de la teora y la prctica, un serio concomiendo del pas, as como de las ms eficaces y modernas tcnicas pedaggicas. Como resultado de estos planteamientos, se produjo el desglose de la Facultad de Humanidades y el Consejo Superior Universitario acord, en Acta 29-75, la creacin de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, adscrita a la Rectora de la Universidad. Posteriormente, el 31 de mayo de 1976, en Acta 13-76 punto quinto, se aprob el reglamento de la nueva institucin.

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    A partir del reconocimiento legal de cambio, sucedieron una serie de cambios menores, entre los cuales estuvo la aprobacin de nuevos planes de estudio y metodologa de la enseanza, creacin de nuevos organismos con poder de decisin; Comisin Directiva Paritaria y la Comisin Acadmica.

    Dadas las reestructuras mencionadas, entre las cuales encontramos como principal la ampliacin del campo de estudio hacia los fenmenos comunicacionales y sus distintos campos de ampliacin, surgi la necesidad de crear nuevas carreras ligadas a los avances de la tecnologa en los mismos. Es as como en 1983 empezaron a funcionar en la Escuela las carreras tcnicas de: Locucin, Publicidad y Fotografa, sta ltima suspendida por diversos factores que impidieron su funcionamiento. Carreras que fueron aprobadas por el Consejo Superior Universitario en Acta 2-84 punto Tercero del 8 de febrero de 1984.

    Se ha determinado que sus estudios se desarrollarn sobre la base de una integracin real de las funciones docentes, de investigacin y servicio, de manera que sus egresados adquieran conocimiento del medio nacional, capacidades y actitudes para promover y realizar cambios positivos en el mbito de su especialidad cientfica y en el medio social en que actan.

    Para los efectos de su funcionamiento se le considera con las mismas cualidades y atribuciones que a las escuelas facultativas asignan los estudios de la Universidad y sus egresados tendrn tambin las mismas cualidades, atribuciones, obligaciones.

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    2.3. Objetivos Generales de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin a) Formar profesionales de las ciencias de la comunicacin capaces de intervenir humana, tcnica y cientficamente en el proceso de transformacin y liberacin de Guatemala.

    b) Formar profesionales capaces de investigar, informar y orientar los diversos hechos sociales para que desarrollen una dinmica y eficiente funcin en la resolucin de la problemtica nacional.

    c) Establecer y fomentar la adecuacin del estudiante de ciencias de la comunicacin al medio guatemalteco, proporcionndole los conocimientos tericos y prcticos, que le permitan la interpretacin de los fenmenos socioeconmicos del pas y de la funcin que el profesional de las ciencias de la comunicacin desempea.

    d) Participar como un todo, estudiantes y profesores en los procesos tendientes a formar una conciencia crtica en torno a los problemas del subdesarrollo y proyectar su accin, con miras a incorporar a la mayora de la poblacin en la bsqueda de soluciones que permitan la transformacin integral del pas.

    e) Formar la accin multidisciplinaria en el proceso adicional.

    2.4. Organizacin Para el presente estudio, fue significativo el establecer la organizacin de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin (ECC), debido a que, de ella emanan las decisiones relevantes y trascendentales en los niveles acadmicos y administrativos.

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    2.5. Consejo Directivo Es el rgano decisorio, administrativo-docente de la ECC, es el Consejo Directivo conformado por el Director, dos profesores titulares, dos estudiantes, un representante de los graduados, que no labore en la Unidad Acadmica y un Secretario, el cual debe tener categora de Profesor Titular, en la ECC.

    Los representantes docentes son electos por y entre los profesores titulares por mayora absoluta, durando en sus funciones cuatro aos. Los representantes de los estudiantes son electos por la poblacin estudiantil y duran en sus funciones dos (2) aos. El representante de los egresados dura cuatro (4) aos en sus funciones y es electo por mayora absoluta entre los egresados que estn presentes en la eleccin.

    2.5.1 Funciones del Consejo Directivo a) Dirigir y administrar la Escuela

    b) Definir la poltica de la Escuela c) Velar por el cumplimiento de las leyes, universitarias, estatutos de la

    Universidad, reglamento de la Escuela, y otras disposiciones legales procedentes.

    d) Ejecutar las decisiones de los jurados calificadores en los concursos de oposicin en lo relativo a los cargos docentes y tcnicos de conformidad con lo que prescriban los estatutos y reglamentos.

    e) Proponer el nombramiento del personal docente y tcnico cuando los cargos no pueden ser provistos por el sistema de oposicin en lo relativo a cargos docentes y tcnicos, de conformidad con lo que prescriben los estatutos y reglamentos.

    e) Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto anual de la Escuela.

  • 38

    g) Planificar, ejecutar y velar por el cumplimiento tanto de las labores administrativas como de las funciones acadmicas, sta ltima con la asesora de la Comisin Acadmica.

    h) Proponer al Consejo Superior Universitario a travs de Rectora, todas las medidas y proyectos conducentes a la superacin de la Escuela.

    2.6. Director El Director ser uno de los catedrticos titulares, quin es electo por mayora absoluta de por lo menos dos de los tres sectores electorales: profesores titulares, estudiantes y graduados a nivel de licenciatura. Dura en sus funciones cuatro aos y slo puede ser electo por un perodo ms.

    2.6.1. Atribuciones del Director a) Velar por el buen cumplimiento de las actividades acadmicas y

    administrativas e informar al Consejo Directivo de lo actuado al respecto. b) Atender lo relativo a horarios de clases, calendario de exmenes y

    dems relacionadas con las funciones acadmicas de la Escuela, y con las labores administrativas.

    c) Presentar, recibir y dar trmite a todas las iniciativas y proyectos que para la mejor marcha de la Escuela sern presentadas por docentes y estudiantes y organizacin de Escuela.

    d) Gestor de las decisiones del Consejo Directivo e) Nombra personal a indefinido o a trmino (administrativo) f) Propone personal docente a trmino y para Escuela de Vacaciones g) Firma: requisiciones, rdenes de compra, cheques para pago h) Convoca a reuniones al Consejo Directivo i) Gestiona presupuesto j) Preside el consejo de postgrado de la ECC

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    k) Define polticas acadmicas de la ECC l) Convoca a reuniones a coordinadores de carrera, EPS. m) Autoriza licencia de permiso a profesores universitarios, personal

    administrativo y de servicio, con o sin goce de sueldo.

    2.7. Funciones del Secretario a) Planificar y preparar agenda

    b) Tienen derecho a voz, pero no a voto c) Redactar y transcribir actas del Consejo Directivo

    d) Asistir a las actividades internas en la USAC y fuera de ella e) Atencin a la comunidad de Ciencias de la Comunicacin

    (autoridades, estudiantes, profesores universitarios, personal administrativo, de servicios y visitantes)

    f) Participacin en la elaboracin del presupuesto g) Coordinar que las actividades del Departamento de Control Acadmico se realicen con calidad y eficiencia h) Planificacin y coordinacin de exmenes privados de carreras tcnicas y licenciatura i) certificar actas de exmenes privados

    j) Refrendar y sellar actas de graduacin k) Representar al Director de la ECC, en actos pblicos y privados l) Pertenece al Consejo de Secretarios adjuntos de la USAC, funcin principal de este consejo, ser asesor directo del Sr. Rector.

    m) Vela por el buen funcionamiento de los edificios que albergan a la ECC.

    n) Velar por el cumplimiento de los deberes y obligaciones del personal administrativo y de servicio

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    ) Planifica y coordina acto protocolario de graduacin

    2.8. Coordinacin Acadmica Es la que se encarga de todo lo concerniente al quehacer acadmico: a) Planificar actividades anuales por semestre b) Elabora horarios de clase c) Cumple con lo indicado por el Director respecto a la asignacin de

    carga acadmica de cada profesor universitario d) Resuelve problemas estudiantiles y de profesores universitario e) Es miembro de la Comisin Acadmica de la ECC f) Vela por el cumplimiento de horario de clases g) Supervisa el proceso acadmico en los salones de clase h) Autoriza equivalencias internas y externas, siempre y cuando el

    estudiante presente las Actas de cursos aprobados en otras Unidades acadmicas de la USAC, o bien, de otras universidades y presentar los programas del curso o cursos de su inters firmados por el Secretario o Secretaria de la Unidad Acadmica.

    i) Planifica y calendariza las pruebas especficas de la ECC, para aspirantes de primer ingreso

    j) Entrega resultados de la prueba especfica, a los aspirantes de primer ingreso

    k) Coordina Con el Departamento de Control Acadmico la asignacin de cursos de primer ingreso y de reingreso

    l) Planifica y calendariza con el departamento de Control Acadmico exmenes de cierre de semestre y de recuperacin

    m) Autoriza formulario, para que el profesor universitario, pueda hacer correcciones de notas en el Acta final de cursos o bien de recuperacin, toda vez presente los cuadros de zona y el examen, en el Departamento

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    de Control Acadmico, ambos documentos se adjuntan al Acta que est en archivo de este departamento.

    2.9. Departamento de Control Acadmico Este Departamento fue creado en 1975, y sus funciones son:

    a) Atencin a estudiantes, en asignaciones de cursos, tanto para los de primer ingreso como los que se encuentran en carrera.

    b) Recepcin de Actas de cierre de semestre como de recuperacin de las tres carreras tcnicas (Periodismo, Publicidad y Locucin).

    c) Recepcin de Actas de cierre de semestre de la Licenciatura en Ciencias de la Comunicacin y recuperacin.

    d) Actas de Postgrados (Maestra en Comunicacin Organizacional y Maestra en Comunicacin para el Desarrollo y Doctorado en Comunicacin Social).

    e) Extiende certificacin general de cursos. f) Cierre de pensum. g) Constancia de cierre h) Reporte de cursos aprobados. i) Elabora Actas de graduacin de carreras tcnicas, licenciatura,

    Ejercicio Profesional Supervisado y Post-grados. j) Orienta y entrega documentacin al graduado para que gestione

    impresin de su ttulo. k) Informes a autoridades de la ECC. l) Relacin con el Departamento de Registro y Estadstica de la

    USAC. m) Relacin con el Sistema Universitario de Nivelacin -SUN-. n) Relacin con Orientacin Vocacional de la USAC.

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    ) Relacin con Auditora Interna de la USAC. o) Relacin con Tesorera de la ECC. p) Relacin con el Departamento de Comunicacin y Divulgacin de

    la ECC. q) Relacin con el Coordinador Acadmico d la ECC (fechas de

    asignacin de cursos, cursos de recuperacin y equivalencias). r) Retroalimentacin de pgina WEB. s) Procesamiento de datos. t) Archivo de Actas y de equivalencias. u) Reuniones internas con autoridades de la ECC. v) Atencin al pblico interno y externo.

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    ExtensionRectangle

  • CAPTULO III 3. Diagnstico comunicacional 3.1. Metodologa

    Partiendo de las divisiones que hace la ciencia en cuanto a los mtodos utilizados en la investigacin, se emple el mtodo inductivo-deductivo de lo general a lo particular, se analizaron las estrategias de comunicacin que se practican en el Departamento de Control Acadmico con los estudiantes de la jornada vespertina de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala y testimonial porque se hizo uso de fuentes directas con testigos fiables sobre lo que se quiere documentar, en el presente caso la/las estrategia(s) de comunicacin que prctica el equipo de trabajo del Departamento de Control Acadmico Vs. Estudiantes de la ECC, a travs de la observacin en la misma fuente en la sede donde se centran estudiantes y Departamento de Control Acadmico.

    Para garantizar los resultados representativos tiles para el conocimiento de la realidad. Se utiliz este mtodo sustentado a partir de un hecho concreto, vivenciado por la investigadora en el proceso de profesora universitaria en la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    Se aplic el enfoque funcionalista, que nos lleva a establecer cmo funcionan las estrategias de comunicacin del Departamento de Control Acadmico Vs, estudiantes de la jornada vespertina de la ECC y descriptivo porque aborda una situacin reciente y describe las estrategias de comunicacin que se dan en el departamento de Control Acadmico, para conocer la situacin de la comunicacin interna de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC, se establece el

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    conocimiento sobre sus caractersticas y sobre su magnitud, obteniendo de esta manera una visin ms completa del problema.

    Especficamente, se desarroll una investigacin diagnstica que determin la situacin actual de las necesidades de comunicacin interna de la unidad acadmica ECC, explicada bajo la perspectiva de fundamentos tericos y un trabajo de campo.

    El hecho de realizar un estudio descriptivo-diagnstico de la realidad que se da en un momento y lugar determinado se requiere conocer el objeto de estudio, por lo que nicamente se plantearon objetivos y no hiptesis.

    Se estableci la relacin entre las variables dependientes e independientes. Es decir, la adecuada comunicacin interna en la Escuela de Ciencias de la Comunicacin en sus diferentes niveles, la necesidad de informacin que se tiene, el perodo de permanencia en la unidad acadmica, la forma en que se obtiene la informacin, los medios por los que se obtienen, los medios idneos para su recepcin, mbito de desarrollo y actitud del estudiante.

    Para manejar todos los factores que intervienen en la presente investigacin se llev a cabo el desarrollo de varias fases: Investigacin bibliogrfica, trabajo de campo, procesamiento y anlisis de la informacin.

    3.2. Objetivo general Detectar las estrategias de Comunicacin del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin ECC- de la Universidad de San Carlos de Guatemala, para identificar si stas son eficientes.

  • 46 3.3. Objetivos especficos

    a. Conocer si las estrategias de comunicacin que posee el Departamento de Control Acadmico de la ECC, para comunicarse.

    b. Con los estudiantes de esta Unidad Acadmica, para desarrollar la estrategia ms idnea como resultado por medio de la encuesta diseada para tal fin. c. Analizar las estrategias de comunicacin del Departamento de Control

    Acadmico por medio delo FODA, para detectar sus fortalezas, debilidades y amenazas.

    d. Implementar una estrategia de comunicacin, que rena las necesidades reales de comunicacin entre los actores: Departamento de Control Acadmico y comunidad estudiantil de la ECC, a travs del instrumento recoleccin de datos .

    3.4. Diseo El diseo de esta investigacin es descriptivo, porque aborda una situacin reciente y describe las estrategias de comunicacin que practica el Departamento de Control Acadmico, para comunicarse con los estudiantes de la Escuela Comunicacin Ciencias de la Comunicacin. No experimental porque se trabaj sobre las variables recurriendo a descripciones y opiniones de los sujetos de estudio, y transaccional porque se realiz en el perodo de junio a julio de 2010, en la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC.

    3.5. Poblacin La poblacin de nuestro trabajo son los estudiantes y trabajadores de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    3.6. Muestra Diez (10) estudiantes y cuatro (4) trabajadores. La muestra fue estratificada a

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    travs del mtodo estadstico de la raz cuadrada. Se seleccion una muestra no probabilstica, en la cual la eleccin no depende de la probabilidad, sino de las

    causas relacionadas con las caractersticas de la investigacin, se procedi a tomar diez estudiantes de la seccin A, jornada vespertina de la carrera tcnica de publicidad profesional y trabajadores del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC.

    3.7. Instrumentos o tcnicas 3.7.1. Cuestionario El Cuestionario que se utiliz con el personal del departamento de Control

    Acadmico y estudiantes de la ECC, conteniendo preguntas abiertas y cerradas para validar los datos cualitativos de la misma. Tambin los entrevistados a travs de este instrumento respondieron al porqu de la misma, eso convirti a dicho instrumento en cuantitativo, con la finalidad de tener un instrumento mixto, se presenta el cuestionario para ambos entes, ver apndice a y b.

    Se explic a los sujetos lo importante de su participacin en la investigacin y el beneficio que tendran al conocer la estrategia a presentarse para mejorar su gestin administrativa acadmica en la ECC.

    3.7.2. Observacin Se utiliz la tcnica de la observacin encubierta o abierta, durante los meses

    de mayo y junio de 2010, para observar a los encuestados y permitir que se comportaran de manera natural para evitar que se comportaran diferentes al saber que estn siendo observados.

    3.7.3. Grupos de discusin Los grupos de discusin, es una tcnica que, a partir del discurso de un grupo

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    previamente seleccionado, permite obtener informacin relevante y til en relacin a una temtica o fenmeno social, por ello, se utiliz esta herramienta como tcnica cualitativa con el equipo de trabajo del Departamento de Control Acadmico de la ECC, en su lugar de trabajo, en fechas alternas en los meses de junio y julio de 2010, para conocer sus impresiones y opiniones sobre sus actividades, siendo este personal con quien se tena que hacer el primer contacto.

    3.7.4. Estadstica Los datos obtenidos de la encuesta a los sujetos de la muestra, se tabularon

    para graficarlos y presentar los porcentajes respectivos. Asimismo se analiz cada respuesta.

    3.8 Principales hallazgos Esta investigacin ha permitido el anlisis de los desiguales escenarios

    comunicacionales que de una u otra manera afectan el buen desarrollo de las gestiones administrativas acadmicas de la comunidad de ciencias de la comunicacin (personal administrativo y estudiantes) del departamento de Control

    Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

    Los diversos instrumentos que se aplicaron en este estudio, permiti obtener valiosa informacin de los sujetos de la muestra, trabajadores del Departamento de Control Acadmico y estudiantes de la Escuela e Ciencias de la Comunicacin, que dan como resultado que las estrategias que actualmente se tienen en prctica no cumplen su cometido y que se hace necesario innovar y crear nuevas estrategias de comunicacin para mantener informados a los estudiantes de

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    ciencias de la comunicacin de las gestiones administrativas acadmicas, porque las actuales no cumplen su cometido y una institucin que no se comunica, sufre

    serios problemas, pues se afecta tanto la fuente como a el perceptor, que en el presente caso es el estudiante.

    La investigacin tambin nos lleva a al reflexin de la importancia que tiene la comunicacin organizacional como el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre sta y su medio. Estos mensajes se intercambian en varios niveles y de diversas maneras, pueden transmitir a travs de canales interpersonales o de medios de comunicacin ms o menos sofisticados, desde memorada, circulares, boletines o revistas, carteleras de avisos y manuales, hasta computarizados, sonido ambiental, as como a travs de los medios de comunicacin masiva, para llegar a numerosos pblicos.

    El equipo de trabajo se encuentra conformado por cuatro integrantes, una persona de sexo masculino y tres personas de sexo femenino. La persona de sexo masculino, debido al horario laboral que desarrolla y la funcin de asesor (2 horas) en la categora de profesor titular, es una persona prcticamente ajena a las funciones que realizan las mujeres.

    Las fminas cumplen con una jornada laboral de lunes a sbado, en la categora de trabajadoras administrativas, siendo las de mayor carga laboral, ya que brindan atencin a los ms de 6,400 estudiantes comprendidos en las tres jornadas (vespertina, nocturna y PAD) que sirve la Escuela de Ciencias de la Comunicacin en sus tres carreras intermedias: Publicidad, Locucin y Periodismo, tres post-grados: Maestra en Comunicacin organizacional, Comunicacin para el

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    Desarrollo y Doctorado en Comunicacin Social, lo cual dificulta mantener una comunicacin fluida y personalizada con los estudiantes de la ECC.

    Las trabajadoras del Departamento de Control Acadmico, expresan gran inters en informar al estudiante de gestiones de su inters, sin embargo, son muy escasos los recursos con que cuentan para divulgar la informacin.

    Tienen inters en cumplir inmediatamente las solicitudes de los estudiantes, pero debido a la alta demanda y el poco personal (tres trabajadoras), no se puede cumplir con cada uno de ellos. Eventualmente en perodo de asignacin reciben apoyo de Jennifer Guzmn y Rosa Mara Rodrguez, secretaria de Extensin y Secretaria de Docentes.

    No cuentan con un manual de funcionamiento, ni con una gua de orientacin de los trmites administrativos acadmicos que obligatoriamente debe realizar el estudiante. El personal del departamento est consciente, que la razn de ser de la Escuela, son los estudiantes y es por ello que desean mejorar y mantener una comunicacin ms directa y constante (cara a cara), visitndoles en el aula.

    La mayora de estudiantes no atiende la informacin que se publica en los espacios publicitarios, ya que segn ellos no tiene los requisitos para ser un afiche publicitario.

    En relacin a la pgina de Internet, se establece que el proceso para ingresar en ella es muy largo y la mayora de veces surgen inconvenientes que impide realizar la consulta. Se encuentra que las autoridades y docentes no informan a los estudiantes sobre las gestiones que pueden ser para beneficio e inters de sus procesos acadmicos

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    y ste recibe informacin que proviene de una fuente secundaria.

    El porcentaje de envo de informacin relacionada con asignacin de cursos, pago de exmenes de recuperacin, validacin de actas, cierre de notas, entre otros, es mnima.

    Los hallazgos establecidos en base a la convivencia entre el Departamento de Control Acadmico y los estudiantes, tienen una importancia social, ya que en base a stos se deben de resolver las barreras de comunicacin y hacer de ese departamento una fuente de ayuda y apoyo para el estudiante.

    3.9. Investigacin de campo Para el diagnstico o determinacin de necesidades de los usuarios de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin se obtuvieron datos del Departamento de Control Acadmico y de estudiantes a travs del la observacin, entrevista y el instrumento encuesta.

    3.10. Grupos de discusin Para efectos de este trabajo, se utiliz esta herramienta como tcnica cualitativa con cuatro integrantes del equipo de trabajo del departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin (ECC), realizada en el lugar de trabajo de cada uno, en fechas alternas en los meses de junio y julio de 2010, para conocer sus impresiones y opiniones sobre sus actividades, siendo este personal con quien se tena que hacer el primer contacto.

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    3.11. Funciones del personal del Departamento de Control Acadmico a. Asesor

    Horario

    Nombre y apellidos

    Cargo

    Carreras que atiende

    Jornada

    Asuntos

    Contacto Interno

    Contacto Externo

    15:00 a

    17:00 Hrs.

    Lunes a

    Viernes

    Ingeniero Sergio

    Geovanni Gtica

    Asesor

    N