Te damos 12 principios para administrar mejor tu tiempo:

1. Primero, las verduras. Tu mamá tenía razón. Siempre realiza la actividad más difícil en la mañana cuando tu energía y concentración se encuentran en su mejor nivel. Aplícate en las tareas más complejas lo antes posible. Cuanto más las dejes para después, más se te dificultará llevarlas a cabo. Define tus prioridades y trabaja de lo más a lo menos importante.

2. Piensa en carreras, no en maratones. No estamos diseñados para “estacionarnos” en un escritorio por ocho horas seguidas y hacer todo el trabajo. Cortos e ininterrumpidos momentos de concentración son la clave para hacer un buen trabajo. Consigue un temporizador de cocina o de celular. Prográmalo por 45 ó 60 minutos y no te detengas hasta que escuches la alarma. Te sorprenderá notar lo que puedes lograr en una hora sin interrupciones.

3. Sé egoísta. Una vez que hayas priorizado tu lista de pendientes, debes ponerla antes que las listas de los demás. Cuando eres capaz de terminar tu trabajo, estás en una mejor posición para ayudar a otros en sus proyectos. Recuerda que tu trabajo debe ir antes; siempre.

4. Fija fechas. Cuando le pidas algo a alguien, no sólo se lo pidas, sino también especifica cuándo esperas recibirlo. Las cosas tienden a suceder más rápido cuando hay una fecha límite. Luego, escríbela en tu calendario.

5. Léelo una vez. Cuando tienes una lista interminable de emails, es crucial que tengas un buen sistema para leerlos. Léelos una sola vez y decide qué hacer con esa información, y luego, hazlo. Haz lo mismo con todos los pendientes; “tócalos” una vez y déjalos ir.

6. Agrupa en temas parecidos. Organiza tu semana en días específicos para realizar ciertas tareas. Por ejemplo, los lunes y los miércoles enfócate en ver clientes y hacer ventas. Los martes y jueves reserva tiempo para escribir mails y trabajar en estrategias. La mañana del viernes para trabajar y la tarde para descansar. Saber cómo luce tu semana desde antes te facilita mentalizarte para cuando llegue el momento.

7. Hazle frente a las situaciones. No intentes adivinar lo que alguien quiso decir en un mail confuso; sólo ve y pregúntale. Esto te ahorra tiempo, energía y errores. La comunicación clara es clave.

8. Delega. Aprende a delegar más tareas. Cuando realmente lo hagas, te darás cuenta de cómo tu rol y tu trabajo pasarán al siguiente nivel. Conoce qué actividades haces bien por ti mismo, y delégales a los demás aquellas en las que sientas que no eres muy bueno.

9. Regístralo. Si no puedes entender a dónde se fue tu semana, es momento de que le eches un vistazo. Registra lo que haces cada hora durante una semana: desde que te levantas hasta que te duermes. Sólo así podrás encontrar los agujeros en tu calendario y descubrir si necesitas hacer cambios en tu vida u horarios.

10. Ejercítate. Si tienes mucho trabajo por delante, es común que te olvides de tu cuerpo. Hacer ejercicio regularmente te ayudará a eliminar toxinas, tener más energía, aumentar la concentración y dormir mejor.

11. Una cosa a la vez. Algunas veces necesitas disminuir tu velocidad para poder hacer un mejor trabajo. Al disminuir distracciones y enfocarte en una sola tarea serás más rápido. Mono-tasking es la clave.

12. Relájate. Nada es tan serio como para que no puedas reírte de eso. Una buena risa al día es esencial para disminuir tensiones y sí, también para terminar el trabajo. Aunque sea, ríete de ti mismo.

Aprende a sacar el máximo provecho de cada minuto. Te ayudará a ser más productivo y a balancear mejor tu vida y trabajo.Si has leído decenas de libros de administración del tiempo y asistido a múltiples seminarios sobre el tema, entonces podrás notar que sólo te servirán unas cosas. Por eso, a continuación resumo las técnicas que me han resultado más efectivas. Toma nota: Técnica #1: Haz y usa listasNo hay una sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas. Y simplemente porque no es posible que guardes toda la información en tu cabeza. Por años, he operado con cuatro listas fundamentales:

1. Mi agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día. 2. Lista de cosas que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día. 3. Lista de personas a quien llamar. Está priorizada y organizada alfabéticamente. 4. Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas con las que interactúo seguido, donde anoto nuevas cosas que necesito comunicarle o las ideas que se me ocurren en juntas y conversaciones.

Es básico que busques un sistema de listados reglamentario, el cual te funcione y uses regularmente.

Técnica #2: Apoya a tu memoria con foldersLa idea es simple: Tienes 90 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tienes pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes. Toma un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el número del día que planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te

acuerdes. Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.

Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.

Técnica #3: Minimiza las reuniones

No todo necesita una reunión para llevarse a cabo. De hecho, las odio. Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse, o para presumir ser importantes. Pero la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales ni útiles para trabajar. Requieres tener una estrategia para minimizarlas cuanto sea posible. Si tú eres quien la dirige, procura ser breve y enfocado. Si tienes que asistir a alguna, analiza si es necesario que lo hagas. Si no, busca la manera de evitarla.

Técnica #4: Bloquea tu tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Pero a mí me ha funcionado bloquear mi tiempo para todas las actividades de mi trabajo. Cada mes hago varias citas conmigo de trabajo. Mi meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.

Técnica #5: Aprovecha los tiempos muertos

Hoy en día todo es portable. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de cualquier tema –todo está disponible en internet, a través de tu iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y DVDs. Puedes usar YouTube para ver gatos esquiando, o puedes leer sobre un tema que te ayude en tu negocio. No hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, atorado en el tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión. Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails. Pero es un error por tres razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y si es algo importante lo harás mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes te comunicarás; y tres, te quita tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.

Además, el uso disciplinado del tiempo que todos los demás desperdician te da una ventaja. El escritor de thrillers legales, Scott Turow, escribió su primera novela usando los traslados matutinos en tren. Todos a su alrededor sólo mataban el tiempo. Para la mayoría de la gente, estos minutos son irrelevantes. No seas uno de ellos.

Empresas como Instagram y Yelp supieron cuándo pivotear su idea para sobrevivir y triunfar. Descubre si es momento de que tú también lo hagas.

La agilidad es el secreto para convertir esfuerzos en activos.

Cuando empecé a hablar frente a grupos grandes, un amigo me sugirió hacer yoga para relajarme y centrarme. Uno de los aspectos que más aprecio del yoga es la forma en que quienes lo practican cambian para moverse de postura en postura, usando la última postura como el inicio de la siguiente, que normalmente es muy distinta. Ésta es una metáfora útil para los emprendedores y negocios en general. Ambos necesitan tener la agilidad para cambiar de posturas, sin afectar los sistemas efectivos que ya están establecidos.

Evalúa tus emociones honestamente

Es importante descubrir de dónde vienen tus sentimientos de apego hacia tus ideas. Pregúntate: ¿Amo esta idea porque he amado algo similar en el pasado? ¿Quiero apegarme a ella porque me recuerda a algo o a alguien que me alegra? Si no existen sentimientos de apego, genial. Pero si los hay debes identificarlos para asegurarte de que no nublen tu juicio. No quieres correr el riesgo de estar influenciado por intereses personales inapropiados.

Cuando decidas entre dos formas diferentes de atender a un problema, elegir el que parece más fácil o barato para ejecutar no siempre es lo correcto. Nuestro subconsciente tiene etiquetas emocionales positivas hacia la conveniencia y debemos asegurarnos que no nos apegamos a algo porque ofrece el camino con menor resistencia. Los fundadores de Instagram no estaban muy apegados a su app de iPhone, por lo que fue fácil cambiarla hacia algo más simple y funcional.

Al usar estos tres pasos podrás cambiar y pivotear sin esfuerzo como un yogui en su mat. Aún mejor, obtendrás un panorama más certero sobre dónde están los errores y dónde los ganadores potenciales para llevar tu negocio al éxito.

Dale a tu negocio un ‘premortem’

Eso significa examinar tu idea desde todos los ángulos, incluyendo los negativos. Aunque suene molesto, ayuda a evitar fallas potenciales en el futuro. Kahneman discute la idea de un ‘premortem’ en el que imaginas que tu idea ha fracasado y después enlistas las razones por las que ocurrió. La belleza de los ‘premortem’ es que son fáciles y baratos de hacer. No te provocarán abandonar tu idea, sino cambiarla de manera en que sea más beneficiosa.

Conozco a una consultora en el retail de moda que quería empezar un negocio de personal shopper y estilo porque estaba cansada de trabajar en las grandes tiendas departamentales e impulsar su mercancía. Trabajamos en el primer escenario que era cargar a los clientes con una cuota de US$150 la hora. Como cliente ‘de prueba’ sentí que no estaba obteniendo lo suficiente de la consultoría, que duraba 90 minutos y costaba US$225. En la otra mano, pagar por otros 90 minutos era demasiado caro. Entonces pensamos crear una consultoría de un día, por una tarifa fija, que incluía asesoría de closet, sesión de estilo y viaje de compras; parecía más emocionante y razonable. Y eso fue lo que hizo y hoy tiene agendados al menos cuatro días a la semana.