Tiempo T Semana 2

TECNICAS PARA LA ORGANIZACION Y TECNICAS PARA LA ORGANIZACION Y CONTROL DE PROCESOSCONTROL DE PROCESOS

Unidad Didáctica 2Unidad Didáctica 2

Lic. Paloma SarasolaLic. Paloma SarasolaCoordinador Automatización de Coordinador Automatización de

OficinasOficinasElaborado por Lic. Mónica J. Elaborado por Lic. Mónica J.

Campo de SandovalCampo de Sandoval

Evaluación y Control de Proyectos 1Evaluación y Control de Proyectos 1Evaluación y Control de Proyectos 1Evaluación y Control de Proyectos 1

Coordinación Automatización de Oficinas Lic. Paloma Sarasola

Elaborado por Lic. Mónica Campo de Sandoval Página 2

Objetivos de la Unidad DidácticaObjetivos de la Unidad DidácticaObjetivos de la Unidad DidácticaObjetivos de la Unidad Didáctica

Que el alumno esté familiarizado con herramientas de planificación. Además que identifique todos los elementos que se incluyen en la diagramación CPM-PERT



Técnicas Tradicionales Diagrama de GanttTécnicas Tradicionales Diagrama de GanttTécnicas Tradicionales Diagrama de GanttTécnicas Tradicionales Diagrama de Gantt

Gráfica de Gantt o Diagrama de Barras ideada por Henry L. Gantt en 1917, durante la primera guerra mundial.

Es representativa de la técnicas tradicionales de organización y control de procesos por la objetividad con que representa el proceso que representa.

En ella se pueden consignar, en forma simultánea, elementos de programación y ejecución, pudiéndose comparar en forma visual y objetiva dichos aspectos, lo que permite realizar el control del avance del proceso durante su ejecución.



Diagrama de GanttDiagrama de GanttConstrucción y FuncionamientoConstrucción y Funcionamiento


1. Se decide cuales son las tareas o actividades que integrarán el proceso y se establece la secuencia de su ejecución.

2. Con base a experiencias anteriores, o por la vía de cálculos, se determinan los tiempos de ejecución de cada una de las actividades componentes del proceso.

3. Se dibuja una cuadrícula y en la misma, como título de los renglones se colocan los nombres de las actividades establecidas en el paso 1 y, en los encabezados de las columnas, se consigna una escala convencional de tiempos cuya longitud, en días, semanas meses o años, sea suficiente para incluir la duración total del proceso.





4. En los renglones correspondientes a cada actividad se dibujan barras cuyas longitudes, en relación con la escala de tiempos, representen las duraciones determinadas en el paso 2. Las barras se colocan de forma que sus posiciones relativas representen la secuencia de ejecución.

5. Si hubiera necesidad de acortar o ampliar la duración total del proceso, se harán los corrimientos, reducciones o ampliaciones de las barras que corresponda hasta obtener la duración total requerida.

6. En la escala de tiempos a que se hace referencia en el punto 3 se consignan los días efectivos de trabajo y sus correspondientes días de calendario, dando principio con el día de inicio.

7. Para fines de control se adosa a cada una de las barras otras de otro color en las que se indica el cumplimiento, atrasos o adelantos. Ejecución en relación a programación.



Diagrama de GanttDiagrama de GanttVentajasVentajas

Diagrama de GanttDiagrama de GanttVentajasVentajas

Como instrumento gráfico de representación, no sólo es excelente sino que desde su creación, no se ha ideado otra herramienta que la supere o sustituya.

Este gráfico puede complementarse con la inclusión de elementos adicionales de información, básicamente los relativos al control de la ejecución de los procesos que representa.



DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTTVENTAJASVENTAJAS


Como esta técnica fusiona en una sola, las etapas de planificación y programación, no permite manejar cantidades grandes de actividades, es decir, procesos con cierto grado de complejidad.

Consecuente de lo anterior, y debido a la dificultad de organizar cantidades considerables de actividades, los procesos de cierta magnitud se disgregan únicamente en actividades muy generales, o gruesas, lo que produce los siguientes problemas.





La planificación y programación de las actividades menores, que integran las generales o gruesas, queda a cargo de los mandos medios, lo que obliga a incrementar la supervisión de la ejecución.

La programación del aprovisionamiento de los recursos que intervienen resulta también muy general pudiendo suceder el hecho de que en determinados momentos de la ejecución haya escasez o superabundancia de recursos.

Con esta técnica se desconoce cuáles son las actividades cuyos tiempos de ejecución determinan la duración total del proceso y cuáles actividades tienen márgenes de tiempo extra dentro de los que puedan atrasarse, sin afectar la duración del proceso.



DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTTEJEMPLOEJEMPLO


CONSTRUCCIONCONSTRUCCION El primer paso en la creación de un diagrama de Gantt es

dibujar el eje de tiempos, horizontal, y el eje de tareas, vertical. En el primero se representa la escala de tiempos del proyecto y en el segundo se disponen los nombres de las tareas.





A continuación, cada tarea cuyo inicio o finalización no dependa de ninguna otra tarea se representa mediante un rectángulo de altura arbitraria y longitud equivalente a su duración.Dichos rectángulos deben tener su origen en el punto 0 del eje de tiempos, y estar a la altura que les corresponda en el eje de tareas. TAREA PRECEDENTE DURACION

A ---- 2 B A 3 C ---- 2 D C 3 E D II+1 2 F B FI-1 3 G D, E, F, 3 H G FF 2





Seguidamente, se han de buscar todas las tareas que tienen como predecesoras a las ya introducidas en el diagrama. En el caso de las relaciones fin-inicio, como en las tareas B y D, los rectángulos que las representan deben tener su origen en la vertical del final de las tareas de las que dependen.

TAREA PRECEDENTE DURACION

A ---- 2 B A 3 C ---- 2 D C 3 E D 2 F B 3 G D, E, F, 3 H G 2



Continuamos el proceso para cada tarea que tenga como única predecesora alguna de las ya dibujadas en el gráfico. Obsérvese que el inicio de E depende del inicio de D con retardo, por lo que se han de alinear los inicios de ambas tareas y desplazar E a la derecha para introducir el retardo correspondiente. En el caso de F la relación es fin-inicio y el retardo negativo, por lo que F se debe desplazar hacia la izquierda.







En este paso estamos en condiciones de añadir la tarea G, que depende de D, E y F. Para ubicarla en el gráfico se deben tomar en cuenta cada una de las dependencias, y situarla según la dependencia más restrictiva, esto es, la que posicione a G más a la derecha.







Por último, se añade la tarea H, que presenta una dependencia final-final con la tarea G. Las relaciones final-final se representan alineando los finales de las tareas, como se indica en el diagrama.







Finalmente, una vez realizados los cálculos del proyecto utilizando un sistema adecuado, como el diagrama PERT o el Roy, resulta conveniente destacar con un color distinto las tareas con margen total 0, para poder identificar con facilidad los caminos críticos.







Herramientas para la Elaboración de Herramientas para la Elaboración de Diagramas de GanttDiagramas de Gantt


Hoy en la actualidad el diagrama de Gantt se utiliza mucho en la administración de Proyectos ayudando a la planeación, organización y administración de tareas y recursos para alcanzar los objetivos, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin, escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de Quetzales o Dólares.





Debido a la creciente actividad administrativa de hoy día, la utilización del Diagrama de Gantt se ha convertido en una herramienta necesaria, que apoya al Administrador de Proyectos, por ello se han creado Programas (Software) que permiten la creación de diagramas de Gantt en una forma fácil y sencilla, el más conocido y utilizado es Microsoft Project, el cual es una herramienta poderosa que no sólo permite la creación de diagramas de Gantt, sino de otras técnicas como lo son el CPM – PERT, el control de los recursos tanto financieros como humanos del proyecto.





La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales: Crear el plan. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto. Cerrar el proyecto

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.





Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.





Como podemos ver a continuación en la herramienta MS Project, se ingresa el nombre de las tareas, sus duraciones y sus predecesoras o precedentes y automáticamente éste realiza la gráfica o Diagrama de Gantt.

Si comparamos esta gráfica con la explicada manualmente podemos observar que son iguales, la única diferencia es que esta herramienta ayuda al administrador de un proyecto a tener mayor control de sus tareas utilizando menor tiempo o esfuerzo para su elaboración, permitiéndole tener más tiempo para las tareas propias de Control



Técnicas TradicionalesTécnicas TradicionalesReseña Histórica CPMReseña Histórica CPMTécnicas TradicionalesTécnicas TradicionalesReseña Histórica CPMReseña Histórica CPM

Método del Camino Crítico, conocido como CPM por sus iniciales en inglés, Critical Path Method.

Método PERT, también derivado de su nombre en inglés, Program Evaluation and Review Technique, que en castellano significa Técnica de Revisión y Evaluación de Programas.




Ideado en Estados Unidos en 1957 por James E. Kelly y Moragan Walke.

En 1957-1958, el CPM fue puesto en práctica por la compañía Du Pont, en la construcción de una de sus plantas químicas en Kentucky, por valor de Diez millones de dólares con resultados excelentes.




En 1958, por encargo de la oficina de Proyectos Especiales de la Marina de EEUU, la firma Bozz Allen and Hamilton desarrolló el método PERT para la organización y control de proceso de construcción del proyectil Polaris la que, gracias a la utilización de la misma se realizó en dos años menos del tiempo estimado originalmente.




A partir de entonces, el CP se popularizó y se usó en Estados Unidos, América y Canadá extendiéndose rápidamente a otros países como México en 1961 y a Guatemala en 1963 donde fue usado por primera vez por la compañía constructora Delta Ltda., en la organización y control de la ejecución de proyectos masivos de vivienda, con magníficos resultados.



Diferencia entre el CPM y el PERTDiferencia entre el CPM y el PERTDiferencia entre el CPM y el PERTDiferencia entre el CPM y el PERT

La diferencia entre el CPM y el PERT se encuentra en la adjudicación de los tiempos de ejecución de las actividades componentes de los procesos organizados con estas técnicas.

En el CPM se utilizan tiempos conocidos proporcionados por la experiencia, en tanto que en el PERT, por ser más adecuado para procesos que no han sido ejecutados con anterioridad y que, en consecuencia, no se conocen los tiempos de ejecución de sus actividades, se hace necesario utilizar tres tiempos probables para cada una de ellas, es decir: Tiempo pesimista Tiempo optimista Tiempo medio o más probable.

Podemos decir que el CPM es un Método Determinista y el PERT es Probabilístico.



Ventajas del CPM SobreVentajas del CPM Sobrela Gráfica de Ganttla Gráfica de Gantt


Como instrumento de planificación y programación de procesos, las ventajas más significativas que se pueden atribuir al método CMP en relación a la gráfica de Gantt, son los siguientes:

Con este método se analiza y trabaja por separado, en forma secuencial, las etapas de planificación y programación. Los procesos que se organizan se pueden dividir, sin restricción alguna, en sus actividades y operaciones más elementales en sus órdenes de importancia respectivos.





De esta forma se conoce exactamente cuáles son las actividades cuyos tiempos de ejecución determinan la duración total del proceso, a las que se le llama actividades críticas. De las restantes, denominadas actividades no críticas, se conoce, para cada una de ellas, los márgenes de tiempo dentro de los que se pueden atrasar, sin alterar la duración del proceso.





El CPM permite programar y ejecutar los procesos que maneja, con costo total mínimo, gracias a las múltiples combinaciones de tiempo-costo que se pueden elegir, para regular los costos directos e indirectos.

Por su alto grado de sistematización y análisis, el CPM, durante la ejecución del proceso, permite ejercer el control por excepción.



CPM-PERTCPM-PERTCPM-PERTCPM-PERT

De los dos métodos descritos anteriormente surgió el CPM-PERT, como técnica híbrida, más elegante y poderoso que sus antecesores, se usa para el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación buscando que el proyecto sea realizado en tiempo óptimo y al menor costo posible.




Características importantes a tener en cuenta para usar la metodología CPM-PERT

A. El método requiere de la participación de expertos. Esto significa que para hacer una red sobre un área especial no se puede y sobre todo no se debe improvisar la información, la misma debe ser proveída por alguien que haya tenido la experiencia previa.

Por ejemplo, para construir y colocar una puerta, es un experto en hacer y colocar puertas quien debe proporcionar la información sobre tiempos y costos, preferiblemente una fábrica de puertas que un carpintero. Así para cualquier actividad ya que dependeremos en grado sumo de esa experiencia para poder armar la red.




En caso que no se cuente con alguien que haya tenido la vivencia previa se construye un modelo experto de simulación, el cual nos permitirá generar, por esta vía, información con cierto grado de confianza. B. El proyecto que se planifica es único. Esto

significa que una red hecha para una casa no se puede usar para otra casa, aunque sea muy semejante (o igual, como se dice en el lenguaje corriente). Hacer varias casas iguales es un proyecto que es diferente de un proyecto para hacer una casa y luego repetirlo varias veces.




C. El proyecto que se planifica debe tener claramente establecidas las limitaciones. No debe haber ninguna duda en cuanto a la definición del proyecto y en cuanto a la disponibilidad de tiempo y dinero. El clásico hágase sin contemplar el presupuesto disponible o el tiempo máximo que puede usarse, que se da a veces cuando no hay prisas, es un veneno mortal para el método CPM-PERT.



BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA

Mendez Castejón , Fernando.-Programación y Control de Proyectos.- Desarrollo de un caso. Guatemala, C.A., 1993

http://www.iusc.es/recursos/gesproy/textos/03.03.01.htm

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