time management

Manejo del

Tiempo

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Guía del Líder Manejo del Tiempo

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Acerca de esta guía, continuación

¿cómo es el texto establecido en esta pagina?

Cada acción en el programa esta descrito en esta guía como un bloque de texto como este, con un margen, una linea de titulo y el texto actual. Los iconos son designados para captar la atención de tu ojo en lo que esta en el texto para �saber que hacer y como hacerlo. Por ejemplo, el icono de la izquierda indica que usted, el instructor, dice algo después. La linea pequeña da una pequeña descripción de que hacer y esta seguido por el siguiente guión , instrucciones, puntos claves, etc. Eso es necesario para completar la acción.

Una completa lista de iconos con margen usados en esta guía son dados en la siguiente pagina.

Nota de Entrenador

Puede que usted encuentre ocasionalmente notas de entrenador así como esta en el texto de esta guía. Esas cajas sombreadas dan particularmente información importante en atención de entender el formato.

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El programa en perspectiva

Objetivos de Aprendizaje

Después de completar este programa los participantes serán capaces de:

• Identificar su estilo de manejo de tiempo personal.• Identificar su estilo manejo de espacio personal.• Manejar al menos 3 estrategias para manejar su tiempo mas efectivo.• Manejar al menos 3 estrategias para organizar su espacio de trabajo mas

efectivo.• Identificar barreras potenciales para la implementación y solución de estas

barreras.

También los participantes van a sentir un crecimiento en la confianza de sus habilidades para el manejo efecto de su tiempo y organizar su espacio de trabajo- ellos van a sentir que no están solo en la lucha del manejo de espacio y tiempo.

Timing del programa:

·6 horas

·9.00 am - 4 pm con una hora de almuerzo

Numeros de participantes

12-14

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Preparación del Programa

Pre-trabajo

Los participantes deben recibir los siguientes hojas de trabajo no mas tarde de 2 semanas antes de clases.

• ·Análisis de registro del tiempo• ·Análisis de nivel de energía Los participantes deberán completar esas hojas de trabajo y traerlas a clase.

Materiales requeridos

• ·Copia de guía de líder• ·Rotafolios• ·Almohadillas• ·Masking Tape (para pegar paginas en las paredes)• ·Marcadores• ·Proyector• ·Una presentación de Power Point subida a disco duro G.• ·Muestras de las herramientas para organización- una tabla debe ser

colocada en la parte de atrás durante el almuerzo para mostrar estos elementos.

Materiales requeridos para participantes

• ·Un número suficiente de “Como ser organizado a pesar de ser tu mismo” (sunny book)

• ·Un número suficiente de libros de trabajos participantes.• ·Nombre en las etiquetas• ·Lapiceros o lapices• ·Regla• ·Indice de tarjetas en blanco.• ·Evaluaciones

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Preparación del Programa

Organización de la sala

Grupos de 4 personas por mesa

En la mesa debe crearse una clase de soporte durante el lanzamiento de la muestra de las herramientas de organización, por ejemplo, archivos verticales, portalápices, etc.

Preparación del Instructor

Lea la guía original, el libro de participantes y las transparencias

Lea “Cómo ser organizado, a pesar de ser usted mismo”

Confirmar la logística del taller.

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Preparación Rápida

Preparación Rápida

Tiempo Modulo Descripción30 minutos Introducción Introducción: La bienvenida a los participantes, la introducción del

instructor. Introducción de los participantes: Los participantes deben usar sus rota folios en un tiempo de 3 minutos para presentar sus retos.Objetivos y Programa: deben mostrar diapositivas y dar datos generales. Transición: sesión informal, en la cual se le pedirá información a los participantes.

60 minutos Hacerse cargo del tiempo

Tiempo de análisis de registro: revisar los trabajos previos en grupo.Planificación: dar la información general, los participantes elaboraran una lista maestra.Prioridad: dar la información general, los participantes priorizaran de su lista maestra.Lista Diaria: darán la información general. Programación: dar la información general, hacer un análisis de las interrogantes en el nivel de energía antes de trabajar.

15 minutos Descanso Descanso de media mañana.75 minutos Los 5 estilos

de control del tiempo

Estilos de los controles de tiempo: después de una breve introducción los participantes deberán completar la prueba.Los 5 estilos: dar la información general de cada estilo, sus características y consejos útiles.Haciendo un estilo de trabajo propio: los participantes discutirán como su estilo les impide hacer las cosas y los darán consejos útiles para poder aplicar.

60 minutos Almuerzo Descanso para almorzar

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40 minutos Los 5 estilos del control del espacio

Después del almuerzo: se hará una breve reseña del trabajo de la mañana.Estilo del control del espacio: depuse de una breve introducción los participantes deben completar la prueba.Los 5 estilos: dar la información general de cada estilo, sus características y consejos útiles.Procesamiento de papel: dar la información general, revisión del trabajo.Productos y herramientas: revisión de los listados con los participantes, demostración de algunos productos y herramientas.

15 minutos Descanso Descanso de la Tarde30 minutos Cuando chocan los

estilosProceso para la sesión del administrador:Control de estilos: los participantes darán una lluvia de ideas en el que lograría cada uno de los 5 estilos del control del tiempo.Reducir al mínimo la tensión y el estrés: dar la información general.Proceso para el personal de apoyo y sesión de un contribuyente individual:Cuando los estilos chocan: los participantes deben identificar que hace que los estilos choquen siendo más perfeccionista y alérgico al Angulo derecho y los detalles y todo lo que fuera.Reducir al mínimo la tensión y el estrés: dar la información general.

30 minutos Hacer que funcione para usted

Plan de acción: los participantes harán una lista de los elementos de acción y con un amigo aumentaran en número cuentas. Análisis de los retos: revisar los desafíos y responder a las preguntas restantes. Cierre: señalar que la sesión se ha cerrado y pedir a los participantes completar la evaluación del programa.

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Introducción

Propósito:

El propósito de este módulo es dar la bienvenida a los participantes y de inmediato involucrarlos en el contenido de la sesión

Tiempo:

30 minutos

Proceso:

Introducción: La bienvenida a los participantes, la introducción del instructor.

Presentación de los participantes: Los participantes del flip-chart ‘Top 3’ desafío de la gestión del tiempo.

Meta y el Programa: mostrar diapositivas y dar información general.

Transición: sesión informal, se solicitarán información a los participantes y

Materiales necesarios:

Por favor, consulte la página vii

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Bienvenidas y presentaciones

Muestra la diapositiva 1: gestión del tiempo

Introducción:

Bienvenida a los participantes a la sesión de hoy.

Preséntese.

Orientar a los participantes a las instalaciones y la logística en cuenta, es decir, se rompe.

Pida a los participantes que se presenten brevemente, indicando su:

• Nombre• Escuela o departamento donde trabajan• Comienzo de la página 3 retos de gestión del tiempo

Flip respuestas Gráfico:

Participantes Rotafolio “Top 3 de Gestión del Tiempo desafíos.

Nota para el instructor:

Una vez que todo el mundo se ha presentado, les damos las gracias y la bienvenida a todos a la clase. Interrogar a los retos y poner de relieve las comunes.

Destacar que muchos se están familiarizado con los principios de la gestión del tiempo (por ejemplo, el establecimiento de objetivos, lista de tareas pendientes, dando prioridad a las tareas), pero todavía estamos desorganizados - ¿por qué es esto?

La razón es que un solo tamaño no sirve para todos. Cada uno de nosotros tiene un estilo de organización diferentes (o estilos) y la necesidad de aprender cómo aprovechar sus fortalezas y minimizar sus debilidades.

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Vista general de la sesión

Muestra la diapositiva 2: cita de Sunny

Introducción a la Metodología:

Hoy vamos a estar utilizando la metodología de un libro titulado “cómo se organizará a pesar de usted por Sunny Schelenger.

Metodología de Sunny reconoce que lo que funciona bien para una persona no necesariamente satisface las necesidades de otro.

La recomendación de un sistema que va en contra de estilos de organización de una persona sería una pérdida de tiempo. Ellos nunca lo usaron o lo usarian bien.

Debido a esto, en el sistema de Sunny difieren de las pautas habituales en los libros y programas que no tienen en cuenta las variables de los estilos de organización.

En vez de imponer fórmulas generales de organización y normas, esta metodología se muestra a la gente cómo adaptar los principios básicos de la gestión del tiempo y el espacio a sus necesidades y preferencias individuales, para que pueda organizarse sin cambiar su estilo natural.

Este programa va más allá de los otros que se limitan a la “talla única”- todas las reglas. Permite a las personas para iniciar con ellos mismos más bien que un sistema reglamentado. Y, lo más importante, se refiere directamente al problema con la muestra por qué el tiempo y los asistentes del programa de espacio, puede tener dificultad de aplicación lo que aprenden en los otros programas.

Nuestro objetivo de hoy es muy simple:

“Para identificar y tomar las riendas de su tiempo y estilo de gestión del espacio”

Muestra la diapositiva 3: Objetivo.

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Muestra la diapositiva 4: Agenda

Orden del día:

Para lograr nuestra meta, nuestro programa de hoy es la siguiente:

Tome las riendas de su tiempo “a hacer “ la lista que el trabajo

Vamos a empezar por mirar a donde va nuestro tiempo. Has recibido un número o las hojas de trabajo para completar como pre-trabajo. Vamos a revisar el registro de finalizado el tiempo y el gráfico nivel de energía para obtener una mejor comprensión de donde el tiempo pasa y cuando su energía está en su pico durante el día.

También vamos a revisar la estrategia de gestión del tiempo de base de la compilación de una lista maestra de ‘A Dos’ y la compilación de una lista diaria.

Los 5 estilos de gestión del tiempo

Vamos a la revisión de los 5 estilos de gestión del tiempo. Después de haber completado el trabajo previo, ya que debe tener una idea de qué estilo de trabajo (o una combinación de estilos) que eres. Si no estás seguro, tengo algunas pruebas adicionales que le permitirán aislar su estilo.

Vamos a explorar las características de cada estilo y estrategias para minimizar las debilidades y aprovechar al máximo los puntos fuertes de su estilo.

Los 5 estilos de gestión del espacio

Después del almuerzo vamos a explorar la gestión del espacio. En particular, le ayudará a identificar su propio estilo de gestión del espacio y aprender cómo hacer el mejor uso de él para cumplir sus metas.

Cuando chocan los estilos

A menudo chocan estilos, tal vez eres un fuera de todo y su jefe es nada fuera de esto puede ser especialmente problemático si se trata de imponer su estilo en los demás.

En esta sesión vamos a explorar qué hacer cuando chocan los estilos.

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Programa cont.

Hacer que funcione para usted

Vamos a terminar hoy por la elaboración de planes de acción individuales. Con el fin de asegurarse de que su tiempo aquí hoy ha sido bien gastado, es importante volver a su respectivos lugares de trabajo y empezar a aplicar las estrategias que funcionarán para su estilo.

Hoy es una sesión informal de trabajo. Esta sesión fue diseñada para ser lo más práctica posible, para que pueda aprender y practicar estrategias que funcionarán para usted y su estilo.

30 minutos

Transición para hacerse cargo de su tiempo.

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Tomar el control de su tiempo

Propósito

El propósito de este módulo es ofrecer una visión general de algunos principios básicos de gestión del tiempo y para los participantes identificar dónde se pasa el tiempo y la forma de llevar un mejor control del mismo por largo plazo y la planificación a corto plazo.

Tiempo

60 minutos

Proceso

Tiempo de análisis de registro: Revisión previa al trabajo en grupos.

Planificación: Dar información general, los participantes compilan la “lista maestra “.

Priorizar: Dar información general, los participantes priorizan su “lista maestra”

Lista diaria: Dar información general.

Programación: Dar información general, interrogar Nivel de Energía trabajo previo de análisis.

Materiales Necesarios

Porfavor consulte la página vii

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¿ A donde van mis horas y mis días? Análisis del tiempo registrado

Presentación de Diapositiva 5: Agenda

Presentación de Diapositiva 6: Análisis del tiempo registrado

Análisis del Tiempo Registrado

Como parte de su pre-trabajo para la sesión de hoy, usted ha completado análisis del tiempo registrado de sus actividades durante la semana pasada.

Vamos a sacar las hojas de cálculo y su correspondiente revisión.

Dirija a los participantes a la ficha 1 en la tarea.

Aquí los participantes encontraran el Análisis del tiempo registrado�

Ejecutar la actividad de análisis

Pida a los participantes responder a las preguntas en su propio tiempo y luego compartir sus hallazgos con su grupo. ¿Qué es sorprendente? ¿Cuáles fueron los momentos ¡Ajá! ? En particular, interrogar preguntas 3 y 6 que subrayan la importancia de centrarse en una visión más amplia y no desviarse por lo sin importancia, sin embargo en las tareas urgentes.

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Tomar el control de su tiempo. Planificación, priorización y programación.

Introducción

¿Cómo asegurarse de que usted logre sus objetivos - tanto a largo plazo y el corto plazo - por una planificación!

Las personas exitosas saben esto y los estudios de investigación muestran que cuanto más tiempo pasan en la planificación anticipada, menos tiempo en general, se le requiere para completar un trabajo.

Planificación ayuda a defenderse de los problemas y equipa para manejar acontecimientos imprevistos, sin muchas vueltas.

Entonces, ¿cómo planear su día para lograr lo que quieres hacer?

Mostrar Diapositiva 7: Planificación

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Tomar el control de su tiempo –planificarTener prioridades

Planificar:

La planificacion se puede dividir a largo plazo, o a corto plazo. La primera se concentra en la imagen total de lo que quiere lograr, y el segundo señala el paso a paso de las actividades que lo llevarán hasta allí.

Planeación a largo plazo:

Esta puede variar de uno a cinco años o incluso más tiempo , le da la dirección general que debe tomar para alcanzar sus metas importantes.

Planeación a corto plazo:

Esta se puede dividir en las siguientes categorías:

• Planificación a seis meses: le hace ser consciente de las tareas de las que probablemente usted se beneficie más en consecuencia de las metas a largo plazo y le ayuda a ver y aprovechar las oportunidades que surjan.

• Planificación mensual : permite percibir y evitar posibles crisis antes de que ocurran.

• Planeación diaria y semanal: aumenta su eficacia general y se acumula el hábito esencial de mantener el control de su tiempo.

Planificación

La planeación del día a día se puede hacer la noche anterior, o por la mañana, dependiendo del tiempo disponible y la naturaleza de su trabajo.

Presentación de diapositiva 8-lista maestra.

Participantes directos a Tabla 2 del libro de trabajo del participante.

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Lista Maestra

Vamos a empezar el proceso de planificación mediante la compilación de una “lista maestra”, para todas las actividades y proyectos que está trabajando este mes.

Utilize la lista maestra de los libros para escribir todas sus cosas “por hacer “ para el mes.

Mostrar Diapositiva 9 – dar prioridad

Dar Prioridad

Al planear, usted siempre esta dando prioridad a , independientemete de realizarlo o no. Cuando usted dice no tengo tiempo para esto, realmente esta diciendo, elijo hacer otra cosa. En consecuencia, entender cuáles son los criterios a utilizar al realizar la elección es un factor crítico en el establecimiento de prioridades.

En el siglo 18 el economista Vilfredo Pareto, desarrolló lo que popularmente se conoce como la regla 80/20, o el Principio de Pareto.

esta norma establece que el 80% del valor en sus actividades por lo general se concentra en sólo el 20% de esas actividades. el Principio de Pareto también se llama el concepto de los “pocos vitales” y los “muchos triviales” te alienta a concentrarte en los pocos elementos de gran valor que son los que nos van a brindar los mejores resultados.

Dar Prioridad

De instancias, en una lista para realizar de diez puntos, haciendo el 2 de mayor valor le dan el 80% del valor que se pueden obtener de hacer cada elemento de la lista. Si usted identifica a los 2 y completa ellos, usted puede estar seguro de que usted ha hecho el mejor uso de su tiempo, incluso si no eran capaces de acercarse a los otros 8.

Mostrar presentación 10 : Lista Maestra

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Participantes directos a Tabla 2 del libro de trabajo del participante

Preguntar a los participantes para transferir los elementos de su lista maestra a la lista maestra de prioridades, identificando aquellos elementos que sean importantes.

Lista diaria

Después de completar su lista maestra, el siguiente paso es completar su lista diaria en la que se trasfiera un número limitado de elementos de la Lista Maestra.

Participantes directos a Tabla 2 del libro de trabajo del participante

Pida a los participantes dar vuelta a la Lista Diaria

Lista Diaria

Verá que solo hay diez elementos en la Lista Diaria, estos mantienen su lista diaria de cosas para hacer de forma manejable.

Mostrar diapositiva 11: Presentación

Presentación

Hay tres factores a tener en cuenta a la hora de programar:

• Los horarios de otras personas:Hay cosas obvias que no se puede hacer, salvo en horas específicas y de acuerdo a los horarios de otras personas. por ejemplo, ir al banco, ya su jefe sobre un proyecto, etc

• Límites de tiempo / plazosUn plazo generalmente te obliga a estar a tiempo para llevar a cabo sus planes, sin una fecha límite, la mayoría de nosotros nunca encontrar el momento adecuado para empezar.

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• Niveles de energíaTodos nosotros tenemos una ciclos regulares en el que estamos muy productivo o en el que nos parece poco para llevar a cabo. por ejemplo, puedo encontrar mi mejor momento para completar el trabajo de diseño de la mañana. Generalmente tengo Tengo una caída de la tarde y la reserva de que el tiempo para las tareas administrativas que no requieren una gran cantidad de energía del cerebro.

Naturalmente, esto se aplica al tiempo que podemos controlar, porque no todo nuestro tiempo es discrecional. Por ejemplo, si su energía para el ejercicio físico está en su máximo a las 8:00 am y está en el trabajo a esa hora, no va a ser capaz de tomar ventaja de esa energía física.

Mostrar diapositiva 12 : Análisis de los Niveles de Energía

Interrogar antes del trabajo

• Analisis de los niveles de energía:pida al grupo como resultado de tener un seguimiento de sus niveles de energía durante una semana - ¿Hay ocasiones en el día en que la gente está en su mejor momento?

60 minutos

Transición al descanso

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Receso

Tómate un receso de 15 minutos.

TIEMPO

15 minutos

PROCESO

Receso de media mañana.

Transición a “Los 5 estilos de administración del tiempo”

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Los 5 estilos de administración del tiempo

PROPÓSITO

El propósito de este módulo es que los participantes identifiquen su propio estilo de manejo del tiempo y las formas de minimizar sus restricciones y maximizar sus accesos.

TIEMPO

75 minutos

PROCESO

Estilos de administración del tiempo: Breve introducción, los participantes completan la prueba.

Los 5 estilos: Realizar una visión general sobre cada estilo, sus características y sus útiles consejos.

Haciendo tu propio estilo de trabajo: los participantes discuten cómo su estilo les dificulta completar sus compromisos y qué consejos útiles implementarían.

MATERIALES NECESARIOS

- Por favor remítase a la página vii

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INTRODUCCIÓN

* Nota del instructor

Distribuir los libros durante el receso.

Mostrar diapositiva 13: Agenda

Mostrar diapositiva 14: Estilos de administración del tiempo

Introducción

Como se mencionó al inicio de nuestra sesión de hoy, nuestra metodología esta basada en en libro de Sunny Schlenger, “Cómo ser organizado a pesar de usted”.

En el libro de Sunny; ella destaca 5 estilos de administración del tiempo.

Diriga a los participantes a la pestaña 2 en el Libro de Ejercicios del Participante

Pídale a los participantes que completen la prueba. Si ellos se encuentran inseguros sobre qué estereotipo presentan, pídales que completen la prueba específica del estereotipo hacia el cual presentan mayor inclinación. Por ejemplo, si alguien piensa que puede ser Hopper pero no esta seguro(a), pídale que complete la prueba de Hopper.

*Nota del instructor

Una vez que los participantes identifiquen su estilo, pídales que formen 5 grupos (1 por cada estilo; es decir, Hopper, Perfectionist Plus, Allergic to Detail, Fence Sitter, Cliff Hanger).

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