Tipos De Eventos, Conceptos,Planificación

1 Federico Galvis Tarquino Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

DEPORTIVOS

SESIÓN

TIPOS DE EVENTOS, CONCEPTOS


EVENTO: Eventual, de vez en cuando, esporádico.

La Organización de un evento deportivo o recreativo, permite materializar los

proyectos (SUEÑOS) de nuestra organización.

Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas personas,

para lograr el objetivo propuesto y las necesidades de un publico objetivo.

Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duración, publico

objetivo, recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos, expectativas.

Todo evento tiene características diferentes, nunca un evento se repite dos veces, así,

lo hagamos varias veces.


DEFINICIÓN DE EVENTO DEPORTIVO

Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y

que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística,

de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.

¿QUÉ ES UN EVENTO DEPORTIVO?

Actividad que por su:

Trascendencia social

Público asistente

Número de participantes

Complejidad de medios e infraestructuras

Dificultad organizativa


Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:

Estructura de Recursos humanos

Tramites administrativos

Apoyo económico

Planes alojamiento y transporte

Infraestructuras especiales

Actos de protocolo

Plan de difusión y Promoción

Sistemas de acreditaciones

Control accesos, seguridad, etc.


ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

Ante todo deberíamos hacernos las siguientes preguntas:

¿Qué es lo que quiero organizar?

¿Para qué lo quiero organizar, con qué intención?

¿Cómo es?

¿Cuándo es?

¿Cuánto nos va a costar?

Una vez que hemos adoptado la decisión de llevarlo a cabo, debemos confeccionar

una memoria descriptiva que contenga:

1. Una breve introducción que refleje las características generales del evento.

2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones

públicas, asociaciones, federaciones y otras).


ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

3. Determinar si existe algún tipo de condicionante que pueda afectar a la

organización del evento (normativa, reglamentación).

4. Características técnicas del evento.

5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.

6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.

7. Necesidades en cuanto a personal.


ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR

LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO O

RECREATIVO.

1.Definir el objetivo. Qué es lo que se quiere con el evento.

2.Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, académico, militar y demás)

3.Saber con que recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos).

4.Saber a donde lo haremos.

5.Definir hora y lugar.

6.Conocer características de asistentes o participantes.


BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

ECONÓMICO

SOCIAL

IMAGEN EXTERIOR.

TURÍSTICO

DEPORTIVO

INFRAESTRUCTURA

OTROS.


EVENTO DEPORTIVO

Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de

un deporte reconocido por el Estado Colombiano

competitivo o no, que se realice en un escenario

deportivo y que cuente con la presencia de público

sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no,

sea de carácter nacional o internacional.


CLASIFICACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Según la capacidad organizativa se pueden organizar:

Grandes, medianos o pequeños eventos.

Grandes Eventos: Convocan un número importante de participantes o asistentes,

muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de

muchos recursos económicos, físicos y humanos, además de un alto numero de

personal de apoyo.

Ej. Juegos Olímpicos, mundiales de futbol.


CLASIFICACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Medianos eventos: Eventos de característica local, convocan un número de

participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados.

Festivales escolares. Juegos de Integración Ciudadana.

Pequeños eventos: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número

determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y poco apoyo y

recursos.

Ej.: Torneo barrial, ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.


GRANDES EVENTOS

Antes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se

deben considerar los siguientes aspectos:

Objetivos.

Infraestructura (física y técnica).

Confirmación y solicitud de sede.

Diagnostico.

Organización (nombramiento de comités y comisiones)


MEDIANOS Y PEQUEÑOS EVENTOS

Se hace necesario considerar los siguientes aspectos

Objetivos:

Deportivos Mejorar representación

Técnicos: Mejorar infraestructura.

Financieros invertir fondos. (Conseguir fondos).

Diagnostico:

Infraestructura.

Participantes.

Financiación.

Recursos (Humanos-administrativos técnicos-materiales).

Tiempos: Horas y días.

Sistemas de juego.

Comités y Comisiones (Según necesidades).


EVENTO

Es una actividad social determinada,

un festival, una fiesta, una ceremonia,

una competición, una convención.

Aquella actividad que se desarrolla en

un momento puntual en el tiempo,

con un principio y un final

previamente conocido,

independientemente de que pueda

poseer una periodicidad establecida.


ORGANIZACIÓN

Stephen Robbins (1996) Como una

unidad social conscientemente

coordinada, compuesta por dos o más

personas, que funcionan relativamente

en forma continua para alcanzar una

meta o conjunto de metas comunes.

March y Simon (1958) afirman que las

organizaciones son un ensamble de seres

humanos que interactúan y ellas son los

mayores ensambles de nuestra sociedad

que tienen algún sistema de coordinación

central.


CONCEPTO ORGANIZACIÓN

La palabra organización tiene tres

acepciones; la primera,

etimológicamente, proviene del

griego órganon que significa

instrumento.

otra como una entidad o grupo

social.

y otra más que se refiere a la

organización como un proceso.


ORGANIZAR

Acto de acopiar e integrar dinámica y

racionalmente los recursos de una

organización o plan, para alcanzar

resultados previstos mediante la

operación.

“Coordinar de forma planificada las

actividades de un grupo de personas, para

procurar el logro de un propósito común, a

través de la división de trabajo y funciones,

y a través de una jerarquía de autoridades

y responsabilidades”. (Martín, 2002)


ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona jurídica

reconocida por el Estado Colombiano a través de los órganos

competentes respectivos

DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga

bajo su responsabilidad deportiva o administrativa,

cualquiera entidad u organización deportiva debidamente

reconocida por el Estado Colombiano por medio de la

autoridad competente respectiva.


DEPORTISTA: Se reconoce como tal a toda persona, hombre

y/o mujer que se encuentre inscrito debidamente bajo los

parámetros establecidos para tal efecto, ante un Club

Deportivo o Federación Deportiva y que tomen parte de

una disciplina deportiva.

PÚBLICO: Es la presencia de dos o más espectadores dentro

y en los alrededores de cualquier escenario público

deportivo con motivo de un espectáculo deportivo.


ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes, empresarios,

empleados o dependientes de las entidades que tengan bajo su cargo la

organización, promoción y control de cualquier tipo de espectáculo

deportivo.

PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, técnicos, árbitros

y todos aquellos cuya participación es necesaria para la realización del

espectáculo deportivo de que se trate.


BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en forma

estratégica dentro de los escenarios deportivos que de alguna manera

adquieren un comportamiento a través de gestos, canciones, pancartas

y acciones personales o de grupo. Son grupos de hinchas que no

pertenecen a alguna agremiación, denominadas también barras

independientes.

BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se

encuentran organizados a través de asociaciones debidamente

reconocidas.


CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Es la asociación de personas reguladas por un

conjunto de normas en función de un fin común


Los eventos se caracterizan por la “unicidad” significa

que no son actividades rutinarias y que cada evento es

diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo

tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos

mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de

organización, una edición difiere de la otra por el lugar

de celebración, el número de participantes, las fechas de

celebración, etc.


Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos

tangibles.

Los primeros corresponden al producto principal del evento, por

ejemplo la emoción de una competición. Los elementos tangibles

son productos complementarios de los primeros, como por

ejemplo, los productos de merchandising.

Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos

que generan opinión pública y que contribuyen a la creación de la

memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003).


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS EMPRESARIALES:

Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios: - Ferias - Congresos. - Convenciones. - Exposiciones. - Seminarios. - Visita de Ejecutivos. Lanzamientos de productos. - Conferencias de Prensa. - Talleres - Salones de exposiciones – - Extranjeros a la Empresa. - Inauguraciones. - Aniversarios de Empresa. - Family Day. - Desayunos de trabajo. - Almuerzos de Trabajo. - Cena de Trabajo. - Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad) - Encuentras de negocios. - Fiesta de Logros de Objetivos. - Incentivos para Fuerzas de Ventas. - Eventos de integración. - Al aire libre. - Concientización de Nuevos Objetivos. - Lanzamiento de Planes. - Eventos Recreativos. - Jornadas de Capacitación. - Cambio de Autoridades y demás.


TIPOS DE EVENTOS

2. Cultural (exposición, danza,

teatro)

3. Académico (seminario, conferencia,

simposio, científico)

4. Recreativo (festival,

convivencias, campamentos, jornadas recreativas, excursiones espectáculo)

5. Deportivo (prueba, campeonato, juegos, copas, torneos relámpagos.)


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS ESCOLARES-ACADÉMICOS:

- Inicio del ciclo lectivo. - Cierre del ciclo lectivo. - Fiestas Patrias. - Torneos y Encuentros Deportivos. - Festivales. - Ferias. - Certámenes. - Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. - Reunión de ex-alumnos. - Aniversario de la Institución - Fiesta de Graduación – Seminarios, Simposios. – Charlas. - Grados

EVENTOS CULTURALES:

- Festivales. - Actos Culturales. - Conmemoraciones. - Espectáculos artísticos. - Muestras de arte. - Inauguraciones de Centros Culturales. - Fiestas de Colectividades. - Presentación de un libro. - Presentación de una Obra. - Espectáculos callejeros. - Exposiciones. - Congresos. - Ferias. - Concursos. Mesas de debate.


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS POLITICOS: - Lanzamiento de Campaña. - Nombramiento de Funcionarios. - Debates. - Congresos. - Cierre de campaña. - Reuniones de trabajo. - Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. - Eventos a beneficio. - Inauguraciones. - Firmas de Acuerdo. - Actos Conmemorativos. - Viajes políticos. - Recepciones diplomáticas. - Distinciones. - Entrega de premios, diplomas. - Homenajes y Reconocimientos. - Cenas de Gala. - Conferencias de prensa

EVENTOS RELIGIOSOS Característicos de cada religión: - Bautismo. - Comunión. - Navidad. - Pascuas. - Jubileo - Santoral. - Retiros Religiosos. - Convivencias. - Estadías de descanso. - Cursillos religiosos. - Seminarios religiosos. - Campamentos religiosos. - Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, Confirmaciones, aniversarios)


TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS EN EL CAMPO:

Sociales: casamiento, cumpleaños, días de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios. Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de año, presentación de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitación, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa.- Recepciones diplomáticas. - Día de campo para colegios.

EVENTO SOCIAL

Visitas; participación en ferias y otras

actividades. Son medios para la integración

social. Se organizan fiestas, excursiones,

eventos deportivos, caminatas y más.

También actividades de promoción social,

eventos para la divulgación de información

sobre adicciones, alcoholismo y sus riesgos.


CARACTERÍSTICAS

ES TENSIONANTE.

PRODUCE STRESS.

ES DETERMINADO.

EL ÉXITO ES LIMITADO. NORMATIVIDAD

FLEXIBLE. OBLIGATORIO.

EXIGE PREPARACIÓN DE LOS PARTICIPANTES.

DIGNIFICANTE - COMPENSATORIO.

FRUSTRANTE.

ES DE GRANDES RESPONSABILIDADES

EVENTO DEPORTIVO


CARACTERÍSTICAS

ES LÚDICO.

INFORMAL.

CONSTRUCTIVO.

PERMITE FÁCIL INTEGRACIÓN. ES RELAJANTE.

SU NORMATIVIDAD ES FLEXIBLE.

PUEDE SER MIXTO (RECREO-COMPETITIVO).

OFRECE MUCHAS POSIBILIDADES DE ÉXITO.

VOLUNTARIO.

ES MOTIVANTE Y ESTIMULANTE.

EVENTO RECREATIVO

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