Se trata de una sofisticada herramienta de selección que permite que se visualicen en la tabla sólo aquellos registros que cumplan con determinada condición.

Los filtros tienen otra función que no tiene tanto que ver con su nombre como la anterior. Los filtros también pueden utilizarse para ordenar los registros de una tabla.

Un filtro cambia los datos que muestra un formulario o informe en una vista sin cambiar el diseño de ese formulario o informe.

Un filtro puede considerarse como un criterio o una regla que se especifica para un campo.

Los filtros se aplican y se quitan fácilmente. En Microsoft Office Access 2007, hay filtros comunes integrados en cada vista que muestra datos, inclusive la vista Presentación.

Cuando se aplica un filtro, la vista se actualiza para mostrar únicamente los registros que coinciden con los criterios.

Office Access 2007 incluye varios filtros para cada tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe y Presentación. Además de estos filtros, también se puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un formulario (que se denomina Filtro por formulario).

Hay varios filtros comunes disponibles como comandos de menú contextual, de modo que el usuario no tiene que perder tiempo creando criterios de filtro correctos.

Si selecciona dos o más columnas o controles, no estarán disponibles las opciones de filtro. Si desea filtrar la vista por varios controles o columnas, deberá seleccionar y filtrar cada columna o control por separado

Si el valor que desea usar como base para un filtro está actualmente seleccionado, podrá filtrar rápidamente la vista haciendo clic en uno de los comandos de selección. Los comandos disponibles varían dependiendo del tipo de datos del valor seleccionado.

Esta técnica resulta útil cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien, cuando se intenta buscar un registro específico.

Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al formulario o a la hoja de datos original.

A continuación, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Una vez finalizado, Access busca los registros que contengan los valores especificados

Es posible que desee aplicar un filtro no incluido en la lista de filtros comunes.

El uso de esta característica requiere que el usuario esté familiarizado con las expresiones. Las expresiones son similares a las fórmulas que se escriben en Excel y a los criterios que se especifican cuando se diseña una consulta.