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CU Manual General de Programa INSP.W01 Instructivo para la realización de las auditorías Versión 02; 2012DIC

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TÍTULO: REALIZACIÓN DE LA INSPECCIÓN/AUDITORÍA

1. Alcance y objetivo

Esta instrucción describe detalladamente la planificación y la realización de las visitas con propósito de los trabajos de auditoría para los programas de certificación de Control Union Perú. Estas actividades las realizan los auditores autorizados (senior/líder) de Control Union Perú (CU).

2. Definición

Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos. Evidencia de auditoría Registros, declaraciones de hechos u otra información, que son relevantes a los criterios de auditoría y verificables. Hallazgos en la auditoría Resultados obtenidos de la evaluación de la evidencia de auditoría que se ha recolectado, contra los criterios de auditoría.

Planificación consiste en asignar, de la manera más eficiente posible con las personas con capacidad de auditoría disponible. Parámetros de planificación son las restricciones a la asignación. Por ejemplo, plazos de tiempo, distancias. Formulario de evaluación es una lista de verificación: con requerimientos (basado en la regulación/estándares correspondientes y Reglamento de Auditoría de Control

Union Certifications, que los clientes tienen que cumplir; en la cual, se registran los resultados de la auditoría.

3. Materiales 3a Documentos CU Manual de Procedimientos (que contiene todos los procedimientos generales de CU) Instructivo de reportes (REP.W01) Plan de auditoria general: ASSPLAN.L01 Guía de seguridad y protección de CU Guía de muestreo Matriz de Competencias de CUSI Anexos y documentos específicos del programa 3b Equipo de los auditores Formularios aplicables y plantillas estándar de reportes (papel y/o electrónicos) Equipos de muestreo; Documento de Identificación

4. Método

La realización de la inspección/auditoría es parte del proceso de inspecciones como se describe en el manual procedimientos P04 Inspecciones (ver figura 4.2). En el manual general del programa es un instructivo separado (fig. 4.1).

Fig 4.1: proceso de realización de la inspección/auditoría, sobre la base de la directriz 19011.

Inicio de la auditoría

Realización de revisión de

documentos

Preparación para las actividades de auditoría in situ

Realización de las actividades de

auditoría in situ

Preparación, aprobación y distribución del reporte de

auditoría


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4.a Inicio de la auditoría Basado en los datos de la oferta aceptada (ver procedimiento 3/instructivo CONTR.W01), se registra al cliente en la base de datos CUSI: código de cliente, alcance de auditoría/certificación, número de auditorías por año, duración de las auditorías, etc. Las auditorías se asignan a auditores que están calificados para el programa. Este puede comprobarse en la Matriz de Competencia en CUSI (ver PLAN. W01). Antes de que la auditoría sea llevada a cabo, el certificador/auditor verifica si: Asignaciones para llevar a cabo las auditorías son dadas por el certificador ya sea a través del calendario anual

de auditoría, programa de auditoría o caso por caso. Esto puede hacerse rellenando un formulario de asignación.

Si debe ocurrir una visita de auditoría periódica en una fecha posterior de la planificada, esta postergación no debe exceder los meses límite fijados por el programa y debe tener motivos justificados. Cuando el intervalo entre dos auditorías periódicas haya excedido el intervalo establecido por el programa, el certificador debe asegurarse que en las auditorías subsiguientes se restaure la igualdad entre el número de años calendario y el número de auditorías regulares durante un período determinado.

Con frecuencia, el calendario de auditorías es verificado en CUSI a través del panel de control por el certificador o

por la persona delegada, con la finalidad de monitorear si los auditores cumplen con sus objetivos.

Para el tiempo y duración de la auditoría, ver el/los contrato(s) disponible(s).

Durante las auditorías, se requiere el acceso libre y seguro a las unidades agrícolas y de procesamiento (Regulación de Inspección de CU). Si dicho acceso a las unidades no es posible debido “a causas de fuerza mayor” como caminos inaccesibles, inundación, etc. y/o si su acceso no es seguro para el auditor debido a, por ejemplo, guerra civil o actividades terroristas; la auditoría no es factible. CU hará todo lo posible para realizar la auditoría en una etapa posterior u obtener la información requerida por medios alternativos. El certificador decidirá si la auditoría es posible o no. La decisión se basará en la información internacional (ej. las declaraciones oficiales del ministerio de asuntos exteriores holandeses) o local disponible. El certificador informará por escrito al cliente que las unidades concernientes no pueden ser inspeccionadas (y en consecuencia

ser certificadas), esto será a la brevedad posible pero con un máximo de dos semanas antes a la fecha planificada para la auditoría.

Para la auditoría, el auditor tiene que tener el acceso a toda la información relevante por cliente. Normalmente, el

acceso a CUSI es suficiente. En caso el auditor no tenga acceso a CUSI, el certificador debe asegurarse que el auditor reciba toda la información necesaria. La información puede variar, pero generalmente, incluye lo siguiente:

o Información del último contrato (programa(s) de certificación, alcances de la certificación, plan anual de auditoría, etc.);

o Copia del actual certificado(s) de alcance, si en la actualidad está siendo certificado; o Copia de último reporte de certificación (incluyendo formularios de no-conformidad o re-evaluación, si

aplica); o Copia de mapas, listas de agricultores, descripciones de proceso etc. (si aplica); o Copia de las últimas comunicaciones importantes (si aplica); o Formulario de Asignación (si aplica); o Cualquier otra información relevante como: lista de hoteles, mapas del país, etc.

Para programas específicos, puede requerirse documentos extras, (ver éstos en los anexos específicos por

programa). Si hubiera información faltante, el auditor deberá ponerse en contacto con el certificador o su asistente.

El auditor hace una cita con el cliente, mencionándole el objetivo, el tiempo estimado y los alcances de la visita.

La planificación y organización de los puntos prácticos (alojamiento, arreglos de viajes) las hace el auditor mismo o con ayuda de la oficina.

El auditor o cualquier representante de CU envía el Plan de Auditoría (ASSPLAN.L01) al cliente, de ser aplicable. Si la auditoría no puede ser completada en el tiempo previsto, se hará uso de tiempo extra para completar la auditoría.

Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: Debe ser desarrollado un programa de auditoría para el ciclo completo de certificación para identificar claramente la(s) actividad(es) de auditoría necesaria para demostrar que el sistema de gestión del cliente cumple los requisitos para la certificación de la norma correspondiente (s) u otro documento normativo (s). El programa de auditoría debe incluir una auditoría inicial en dos etapas (etapa 1 y etapa 2), las auditorías de vigilancia en el primer y segundo año, y una auditoría de re-certificación en el tercer año antes de la expiración de la certificación. El ciclo de certificación de tres años comienza con la decisión de certificación o re-certificación. Cuando se tienen en cuenta la certificación u otras auditorías ya concedidas para el cliente, CU debe recoger información suficiente, verificable para justificar y registrar todos los ajustes en el programa de auditoría.


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Etapa 1 de las auditorías: En caso de una auditoría inicial o de re-certificación, se puede realizar una etapa 1 de la auditoría para: Los hallazgos de auditoría de la etapa 1 deben ser documentadas y comunicadas al cliente, incluyendo la identificación de las áreas de preocupación que podrían ser clasificados como no conformidades durante la etapa 2 de la auditoría. Para determinar el intervalo entre la etapa 1 y etapa 2 de las auditorías, tiene que tenerse en cuenta las necesidades del cliente para resolver las áreas de interés identificadas en la etapa 1 de la auditoría. El organismo de certificación también tiene que revisar sus acuerdos para la etapa 2. Etapa 2 de las auditorías: El objetivo de la etapa 2 de la auditoría es evaluar la aplicación, incluida la eficacia, del sistema de gestión del cliente. La etapa 2 de la auditoría debe tener lugar en el sitio(s) del cliente. Auditorías de re-certificación Antes de la auditoría de re-certificación, el auditor debe realizar una Revisión del Desempeño Anterior (RDA), en el que se considera el desempeño del sistema de gestión durante el período de certificación, que incluye la revisión de los anteriores reportes de la auditoría de vigilancia. Las actividades de auditoría de recertificación pueden tener o no, basados en los resultados de la RDA, una etapa 1 de la auditoría. Se necesita una etapa 1 de la auditoría en situaciones en las que se han producido cambios significativos en el sistema de gestión, el cliente, o el contexto en el que el sistema de gestión está funcionando (ej. cambios en la legislación). Una auditoría de re-certificación debe ser planeada y llevada a cabo para evaluar la continuidad del cumplimiento de todos los requisitos de la norma del sistema de gestión relevante u otro documento normativo. El propósito de la auditoría de re-certificación es la confirmación de la conformidad y efectividad del sistema de gestión en su conjunto, y su continua relevancia y aplicabilidad para el alcance de la certificación. 4.b Realizar revisión de documentos

Antes de la auditoría in situ, se realiza una revisión de los documentos. Basados en los resultados, se define el alcance de la auditoría, se anotan los puntos específicos a resaltar y se determina la estrategia de muestreo. El alcance de la auditoría y la estrategia de muestreo, están influenciados por los siguientes factores:

Último contrato firmado, y formato(s) de aplicación relacionado; Hallazgos en auditorías anteriores (o proyectos comparables); Formulario de asignación (si aplica); Información (Confidencial) de terceros (como competidores, investigadores, consumidores, organización no

gubernamental - NGO, otros certificadores, etc.); Información pública del cliente o de las partes involucradas en el procesamiento y/o producción (ej.

periódicos, boletines, boletín de noticias, etc.); Asuntos actuales de alta importancia (o de interés social y político); Estándares actualizados o modificados o su interpretación; Escala y diversidad de la ubicación física con relación a la posibilidad de encontrar no-conformidad (ubicación

cercana al pueblo, campos grandes, altos rendimientos, tipos de suelo específicos, etc.); Valor económico de los productos certificados, sobre todo, con relación a productos no certificados; Etapa del ciclo de producción (ej. plantas jóvenes o listas para cosechar; árboles jóvenes o viejos); Efectos de la estación (ej. Lluvias torrenciales o problemas con insectos específicos); Características del producto certificado (ej. planta de fácil crecimiento versus planta muy sensible); Ubicaciones donde ocurren las actividades (ej. desmalezar un campo o registrar la madera); Auditoría sin aviso previo a las ubicaciones (efecto sorpresa); Experiencia y sentido común del auditor.

En caso de que la auditoría se realice en otro idioma a la del propio auditor, se deberá acordar con el cliente el idioma a utilizar. Si es necesario un traductor, el certificador/auditor debe asegurarse de que el traductor es objetivo, imparcial, independiente del cliente inspeccionado, y no tiene ningún lazo financiero con el cliente. El traductor/guía debe hablar el idioma correctamente, ser capaz de interpretar, no sólo debe poseer habilidades generales del idioma, sino también el lenguaje profesional para el área para el que va a ser utilizado (ej. industria agrícola, forestal o alimentaria). CU verificará la competencia traductora del traductor de antemano, por ejemplo por medio de su CV. Asimismo, los documentos de la auditoría deberán estar también en el idioma que el auditor, el cliente y el certificador manejan con el conocimiento suficiente como para entender todos los elementos y sus interpretaciones; a fin de que la auditoría se realice sin ningún malentendido ocasionado por el idioma. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: Etapa 1 de las auditorías: En la auditoría inicial y de re-certificación, se puede realizar una etapa 1 de la auditoría para: • auditar la documentación del sistema de gestión del cliente; • evaluar la ubicación del cliente y las condiciones específicas del sitio, y para llevar a cabo conversaciones con el personal del cliente para determinar el grado de preparación para la etapa 2 de la auditoría;


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• revisar el estado del cliente y la comprensión respecto a los requisitos de la norma, en particular con respecto a la identificación del desempeño clave o los aspectos significativos, procesos, objetivos y el funcionamiento del sistema de gestión; • recopilar la información necesaria sobre el alcance del sistema de gestión, los procesos y la(s) ubicación(es) del cliente, y los aspectos legales y regulatorios y de cumplimiento (ej. la calidad, los aspectos ambientales y legales de la operación del cliente, los riesgos asociados, etc.); • revisar la asignación de recursos para la etapa 2 de la auditoría y acordar con el cliente sobre los detalles de la etapa 2 de la auditoría; • proporcionar un enfoque para la planificación de la etapa 2 de la auditoría al tener una comprensión suficiente del sistema de gestión del cliente y las operaciones del sitio en el contexto de los posibles aspectos significativos; • evaluar si se planifican y realizan las auditorías internas y la revisión por la dirección, y que el nivel de implementación del sistema de gestión confirman que el cliente está listo para la etapa 2 de la auditoría. Antes de la etapa 1 de la auditoría, se tiene que realizar una Revisión del Desempeño Anterior (RDA) en el que sea considerado el desempeño del sistema de gestión durante el período de certificación, e incluya la revisión de los anteriores reportes de auditoría de vigilancia. Las actividades de auditoría de recertificación pueden tener o no, basados en los resultados de la RDA, una etapa 1 de la auditoría. Se necesita una etapa 1 de la auditoría en situaciones en las que se han producido cambios significativos en el sistema de gestión, el cliente, o el contexto en el que el sistema de gestión está funcionando (ej. cambios en la legislación). 4.c Preparación para las actividades de auditoría in situ Determinación del tiempo de auditoría Para cada cliente, debe ser determinado el tiempo necesario para planificar y llevar a cabo una auditoría completa y eficaz del sistema de gestión del cliente. Para determinar el tiempo de auditoría, deben ser considerados los siguientes aspectos: a) los requisitos del estándar del sistema de gestión relevante; b) el tamaño y la complejidad; c) el contexto tecnológico y normativo;

d) cualquier subcontratación de alguna de las actividades incluidas en el alcance (del sistema de gestión); e) los resultados de cualquier auditoría previa; f) consideraciones del número de sitios y sitios múltiples; g) los riesgos asociados con los productos, procesos o actividades de la organización; h) cuando las auditorías son combinadas, conjuntas o integradas. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: El tiempo de auditoría determinado, y su justificación, deberán estar registrados en CUSI. El tiempo empleado por cualquier miembro del equipo que no está asignado como un auditor (es decir, expertos técnicos, traductores, intérpretes, observadores y auditores en formación) no pueden contarse en el tiempo de auditoría establecidos. Preparación del plan de auditoria La confirmación del registro que es generada y enviada al cliente después de que un cliente ha firmado el contrato, contiene información para el cliente y así pueda hacer todos los arreglos necesarios para la auditoría. En caso esta confirmación del registro contenga información insuficiente para el cliente, se crea el plan de auditoría. Hay planes de auditoría específicos por programa, de ser aplicable. Estos requerimientos están cubiertos en el plan de auditoria estándar: ASSPLAN.L01. Para algunos programas puede aplicarse una evaluación de riesgo (ver manual de programa específico). Para programas específicos puede aplicarse un plan de auditoría adaptado (ver manual de programa específico). Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: Tiene que ser establecido un programa de auditoría. El programa de auditoría incluye una auditoría inicial de dos etapas, auditorías de vigilancia en el primer y segundo año, y una auditoría de re-certificación en el tercer año antes de la expiración de la certificación. El ciclo de certificación de tres años comienza con la inspección inicial o de re-certificación. Tanto la auditoría inicial y las auditorías de re-certificación se puede dividir en la etapa 1 y etapa 2 de auditorías (véase también Tipos de auditoría a continuación). La determinación del programa de auditoría y los ajustes posteriores en cuanto al tamaño de la organización del cliente, el alcance y la complejidad de su sistema de gestión, productos y procesos, el número de adicional, estudios de HACCP, así como el nivel de eficacia demostrada del sistema de gestión y los resultados de cualquier auditoría anterior. Debe ser establecido un plan de auditoría (en función de la etapa 1, etc.) para cada auditoría identificadas en el programa de auditoría, para proporcionar la base para un acuerdo sobre la realización y programación de las actividades de auditoría. Tiene que ser adecuados a los objetivos y el alcance de la auditoría y por lo menos incluir o hacer referencia a lo siguiente: a) los objetivos de la auditoría, que será determinado por CU; b) los criterios de auditoría, que se determinará por CU después de una discusión con el cliente; c) el alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades organizacionales y funcionales o los procesos

a ser auditados, que será fijado por CU después de una discusión con el cliente;


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d) las fechas y lugares en que se lleven a cabo las actividades de auditoría in situ, incluyendo visitas a sitios temporales, según corresponda;

e) el tiempo de espera y la duración de las actividades de auditoría in situ; f) los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompañantes Los objetivos de la auditoría deben describir lo que está por realizarse con la auditoría y debe incluir lo siguiente: a) determinación de la conformidad del sistema de gestión del cliente, o partes de ella, con los criterios de auditoría; b) la evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización del cliente cumple los

requisitos legales, regulatorios y contractuales; c) la evaluación de la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización del cliente está

continuamente cumpliendo sus objetivos específicos; d) de aplicar, la identificación de áreas de mejora potenciales del sistema de gestión. El alcance de la auditoría describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación física, unidades organizacionales, actividades y procesos a ser auditados. Cuando el procedimiento inicial o de re-certificación consiste en más de una auditoría (ej. cubriendo diferentes lugares), el alcance de una auditoría individual no puede cubrir el alcance de toda la certificación, sino la totalidad de las auditorías deben ser consistentes con el alcance en el documento de certificación. El plan de auditoría debe comunicarse con la organización del cliente y las fechas de la auditoría deben acordarse de antemano. Asignación de tareas al equipo auditor En el caso de los equipos auditores, el auditor líder está a cargo de la auditoría y tiene que asignar el trabajo al equipo de auditoría. Otras instrucciones están establecidas en los manuales de los programas específicos aplicables (ej. FSC, multi-sitio y de grupo, 17021, Global Gap; Opción 2, Orgánico; ICS) Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: En la designación del equipo auditor, incluyendo el líder del equipo auditor, deben ser tomadas en cuenta las competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría. Si hay un solo auditor, el auditor debe tener la competencia necesaria para desempeñar las funciones de un jefe de equipo auditor correspondiente para dicha auditoría.

Al decidir el tamaño y la composición del equipo auditor, debe ser considerado lo siguiente: a) los objetivos de la auditoría, el alcance, los criterios y el tiempo estimado de la auditoría; b) si la auditoría es una auditoría combinada, integrada o conjunta; c) la competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoría; d) los requisitos de certificación (incluyendo algún requisito legal, regulatorio o contractual); e) el lenguaje y la cultura; f) si los miembros del equipo de auditoría han auditado previamente el sistema de gestión del cliente. El conocimiento y las habilidades necesarias del jefe del equipo auditor y de los auditores pueden ser complementados por expertos técnicos, traductores e intérpretes que trabajan bajo la dirección de un auditor. Cuando se utilizan traductores o intérpretes, estos deben ser seleccionados de tal manera que no influyan indebidamente la auditoría. Auditores en formación pueden incluirse en el equipo auditor como participantes, siempre y cuando un auditor esté designado como evaluador. El evaluador debe ser competente para hacerse cargo de las obligaciones y tener la responsabilidad final de las actividades y hallazgos del auditor en capacitación. El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, asigna la responsabilidad de los procesos de auditoría específicos, funciones, lugares, áreas o actividades a cada miembro del equipo, teniendo en cuenta la necesidad de competencia, y el uso eficaz y eficiente del equipo de auditoría, así como los diferentes roles y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos. Las tareas asignadas al equipo auditor se definirán y se darán a conocer a la organización del cliente, y exigirá que el equipo de auditoría a) examine y verifique la estructura, las políticas, procesos, procedimientos, registros y documentos relacionados de

la organización del cliente pertinentes al sistema de gestión, b) se determine que estos cumplen con todos los requisitos relevantes para el alcance previsto de la certificación, c) determine que los procesos y procedimientos están establecidos, implementados y mantenidos con eficacia, para

proporcionar una base para la confianza en el sistema de gestión del cliente, y d) comunique al cliente, para su acción, las incoherencias entre las políticas del cliente, los objetivos y metas

(coherentes con las expectativas de la norma del sistema de gestión correspondiente u otros documentos normativos) y los resultados.

CU debe proporcionar el nombre y, cuando así se solicite, proporcionar información general disponible sobre cada miembro del equipo auditor, con el tiempo suficiente para que la organización del cliente se oponga a la designación de un auditor o experto técnico en particular y para que el organismo de certificación reconstituya el equipo en respuesta a cualquier objeción válida. Preparar los documentos de trabajo Antes de iniciar una auditoría, se pueden preparar los documentos de trabajo, por ejemplo;

Formularios de evaluación; Lista de asistentes a la reunión de apertura; Documentos adicionales como especificación de campo, etc.


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4.d Realización de las actividades de auditoría in situ 4.d.1 Conducción de la reunión de apertura La reunión de apertura se llevará a cabo con la administración de quien es auditado o, si es adecuado, con aquellos responsables de las funciones o procesos a ser auditados. El objetivo de una reunión de apertura es:

• confirmar el plan de auditoría, y alcances; o Programa, módulos, unidades, procesos, productos.

• proporcionar un resumen conciso de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría; • confirmar los canales de comunicación;

o necesario durante la auditoría, número de teléfono, etc. o después de la auditoría para el envío de reportes, correo electrónico, números de teléfono como se

registran en CUSI/OIT • dar oportunidad de hacer preguntas a quien es auditado

Ayuda práctica — Reunión de apertura En muchos casos, es suficiente comunicar que se está llevando a cabo una auditoría y explicando la naturaleza de la auditoría. En otros casos de auditoría, la reunión debe ser formal y llevar un registro de asistencia. La reunión deberá ser presidida por el líder del equipo auditor, y los elementos indicados en el anexo V de este documento deben ser mencionados, según corresponda. El anexo V (lista de control de la reunión de apertura) puede ser utilizado como un documento guía durante la reunión de apertura.

Para ayudar a tener una reunión de apertura que esté completa, está disponible una lista de verificación (Anexo V) que puede ser completado al final de la reunión de apertura, y firmado por el cliente, para tener la confirmación de lo que todos los temas fueron cubiertos. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: La asistencia a la reunión de apertura debe ser registrada. 4.d.2 Comunicación durante la auditoría

Dependiendo del alcance y la complejidad de la auditoría, puede ser necesario hacer arreglos formales para la comunicación dentro del equipo auditor y con el auditado durante la auditoría. Durante la auditoría, el líder del equipo auditor deberá comunicar periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado y el cliente de auditoría, según corresponda. La evidencia recopilada durante la auditoría que sugiere un riesgo inmediato y significativo (ej. seguridad, medio ambiente o calidad) debe comunicarse sin demora al auditado y, en su caso, al cliente de auditoría. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: Durante la auditoría, el equipo auditor debe evaluar periódicamente el avance de auditoría e intercambiar información. El líder del equipo auditor deberá reasignar el trabajo según sea necesario entre los miembros del equipo auditor y comunicar periódicamente el avance de la auditoría y cualquier inquietud al cliente. El líder del equipo auditor deberá revisar con el cliente cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoría que se pone de manifiesto con el avance de las actividades de auditoría in situ e informar de esto al organismo de certificación. 4.d.3 Roles and responsabilidades de los guías y observadores Las guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no forman parte de ella. No deben influir o interferir con la realización de la auditoría. Cuando los guías son designados por la entidad auditada, deben asistir al equipo auditor y actuar a solicitud del líder del equipo auditor. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: La presencia y la justificación de los observadores durante una actividad de auditoría deben ser acordadas con el cliente antes de la realización de la auditoría. Cada auditor también debe ir acompañado por un guía, a menos que se acuerde lo contrario. Los guía(s) se asignan al equipo auditor para facilitar la auditoría. Hay que asegurarse de que las guías y observadores no influyen o interfieren en el proceso de auditoría o el resultado de la auditoría. 4.d.4 Recolectando y verificando la información Alcance: Sólo se inspecciona aquellos productos/procesos/unidades mencionados en el contrato (formato de aplicación). Si hubiera que hacer adiciones al alcance de la certificación, el cliente deberá enviar inmediatamente un nuevo formato de aplicación (ver documentos para el formato de aplicación específico) al Certificador y hacer que se incluyan los cambios en el contrato, ¡¡¡antes de que se autorice la auditoría!!! ¡¡No INSPECCIONE nuevos productos/unidades si no ha sido solicitado e incluido en el contrato!!! En el caso de que la auditoría no pueda ser completamente realizada de una manera suficiente y completa, el auditor debe decidir suspender la auditoría, y discutir con el certificador cómo continuar. Recolectando y verificando la información:


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Durante la auditoría, el auditor puede decidir cambiar el plan. En el terreno él puede decidir visitar otras parcelas, entrevistar a otras personas o tomar muestras no previstas. Durante la auditoría, la información relevante para los objetivos, alcance y criterios de auditoría, incluyendo información acerca de las interfaces entre funciones, actividades y procesos, deberá recolectarse a través de un muestreo apropiado y deberá ser verificada. Sólo la información que es verificable puede constituir evidencia de auditoría. Se deberá registrar la evidencia de auditoría. La evidencia de auditoría está basada en muestras de la información disponible. Por lo tanto, hay un elemento de incertidumbre en la revisión, y aquellos que actúan sobre las conclusiones de auditoría deberán ser conscientes de esta incertidumbre. Los métodos para recolectar la información incluyen:

entrevistas, observación de actividades, y revisión de documentos.

Nota: Durante toda la auditoría, deben ser respetadas las Directrices de seguridad y conciencia de CU. Véase el Anexo II para directrices adicionales correspondientes. Técnicas de auditoría: Entrevistas con las personas (responsables), incluyendo personal de supervisión Las entrevistas deberán realizarse de una manera adaptada a la situación y a la persona entrevistada. Sin embargo, el auditor deberá considerar lo siguiente: Las entrevistas deberían ser sostenidas con personas de niveles y funciones apropiados, realizando actividades

o tareas; Dentro del alcance de la auditoría; Las entrevistas deberán ser conducidas durante los horarios normales de trabajo y, cuando sea práctico, en el

lugar normal de trabajo de la persona entrevistada; Cada intento debe hacerse para a gusto a la persona entrevistada antes y durante la entrevista; Explicar la razón de la entrevista y cualquier anotación que se haga; Las entrevistas pueden iniciar pidiendo a las personas describir su trabajo;

Las preguntas que parcialicen las respuestas (ej. preguntas inductivas), deberán evitarse; Los resultados de la entrevista deberán resumirse y revisarse con la persona entrevistada; Agradecer a las personas entrevistadas por su participación y cooperación.

Nota: Las entrevistas son uno de los medios importantes de recolectar información. Para algunos elementos, la información sólo puede ser verificada mediante entrevistas a los empleados correspondientes. Auditoría física en campo Inspección de campos o unidades buscando cualquier condición sospechosa; Revisión de los lugares de almacenamiento de productos finales y las máquinas empleadas.

Auditoría de la administración/procedimientos Revisión y comparación de documentos administrativos (las facturas, listas de empaque, documentos de

transporte, etc.) para materias primas entrantes y productos finales certificados vendidos. Un análisis de los registros relacionados con la producción (ej. inventario, ventas, compras) y con la

administración (ej. contabilidad, quejas, etc.); Para productores, una estimación del rendimiento potencial para el año siguiente, así como una auditoría del

balance en las cantidades producidas y vendidas durante el período anterior, e incluyendo las cantidades que se mantienen en el inventario durante este mismo período (balance de masas);

Para solicitantes que realizan operaciones relacionadas con la preparación de alimentos (procesamiento y/o empaque), una auditoría de la declaración del balance sobre las materias primas adquiridas, y para las materias primas correspondientes que están incluidas en los productos vendidos y en el inventario;

Revisión de las listas de agricultores y mapas. Trazabilidad de la auditoría Seleccionar al azar un producto final (ej. un paquete de té) y con la ayuda del código de trazabilidad, intente

remontarse al origen del producto y averiguar hasta dónde puede hacer esto. El auditor deberá ser capaz de remontarse al origen del producto y la administración del cliente usando el código de trazabilidad.

Otros:

Durante la auditoría, el auditor tratará de identificar e investigar las áreas de riesgo; Además, el auditor también tiene que verificar si los cambios que han sido realizados en los estándares y en los

reglamentos de CU, han sido puestos en práctica con eficacia por el operador; Siempre se tiene que verificar que todas las condiciones impuestas previamente (no conformidades) han sido

cumplidas efectivamente y puestas en práctica; El auditor deberá, en aquellos casos que crea tenga importancia, verificar la administración, la producción y

lugares de almacenamiento de productos no certificados; Cuando los productores agrícolas realizan producción separada, las auditorías deben permitir la determinación

visual de lo que está siendo sembrado en todos los campos de cultivo dentro de la unidad de producción. En caso de sospecha, los datos obtenidos pueden ser comprobados cruzando información, poniéndose en contacto con el consignatario/comprador de los productos vendidos o con el vendedor de materias primas para obtener la aclaración.


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Muestreo Las muestras tienen que ser tomadas de acuerdo con el procedimiento especificado en la guía de muestreo que es parte del manual general del programa. En el Anexo I, Procedimiento de muestreo conciso, se resume el procedimiento de muestreo como fácil referencia. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: Hallazgos de auditoría resumiendo la conformidad y detallando la no conformidad y su evidencia de soporte de la auditoría se registra y se comunica para permitir hacer una decisión de certificación informada o mantener la certificación. La etapa 2 de la auditoría debe tener lugar en el sitio(s) del cliente y debe incluir al menos lo siguiente: a) información y pruebas sobre la conformidad con todos los requisitos de la norma del sistema de gestión

correspondiente u otros documentos normativos; b) monitoreo del desempeño, medición, reporte y revisión contra los objetivos y metas de desempeño clave

(coherentes con las expectativas de la norma del sistema de gestión correspondiente u otro documento normativo);

c) el sistema de gestión del cliente y desempeño en cuanto al cumplimiento legal; d) el control operacional de los procesos del cliente; e) auditoría interna y revisión por la dirección; f) gestión de las políticas de responsabilidad del cliente; g) relaciones entre los requisitos normativos, la política, los objetivos y metas de desempeño (coherentes con las

expectativas de la norma del sistema de gestión correspondientes u otros documentos normativos), algunos requisitos legales aplicables, responsabilidades, competencia del personal, operaciones, procedimientos, datos de desempeño y hallazgos de auditoría interna y las conclusiones.

4.d.5 Generación de hallazgos de auditoría y preparación de las conclusiones de la auditoría La evidencia de auditoría deberá ser evaluada versus los criterios de auditoría a fin de generar los hallazgos en la auditoría. Los hallazgos en la auditoría pueden indicar tanto la conformidad como la no conformidad con los criterios de auditoría. Cuando haya sido especificado en los objetivos de auditoría, los hallazgos en la auditoría pueden significar una oportunidad de mejora.

En caso de un equipo auditor, el equipo deberá reunirse según sea necesario con la finalidad de examinar los hallazgos en las diferentes etapas durante la auditoría. La conformidad con los criterios de auditoría deberán resumirse señalando los lugares, funciones o procesos que fueron auditados. De haber sido incluido en el plan de auditoría, los hallazgos de auditoría individuales de conformidad y su evidencia de soporte, también deberán registrarse. La no conformidad y su evidencia de soporte de la auditoría deberán registrarse. Si se han tomado notas, éstas también deberán guardarse en CUSI. Las no conformidades pueden clasificarse. Éstas deberán ser revisadas con el auditado a fin de obtener su reconocimiento de que las evidencias de auditoría son exactas, y que las no conformidades han sido entendidas. Se deberán hacer todos los esfuerzos para resolver cualquier opinión divergente acerca de las evidencias de auditoría y/o hallazgos, y los puntos no resueltos deberán registrarse. En el caso de un equipo auditor, éste deberá concertar antes de la reunión de cierre: revisar los hallazgos en la auditoría y cualquier otra información apropiada que se haya reunido durante la

misma, versus los objetivos de auditoría; acordar en las conclusiones de auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente en el proceso de

auditoría; preparar las recomendaciones, de estar especificadas en los objetivos de la auditoría; hablar del seguimiento de la auditoría, si ha sido incluido en el plan de auditoría.

Confirmar la adecuación del programa de auditoría o identificar cualquier modificación necesaria (ej. alcance, tiempo o fechas de auditoría, frecuencia de la vigilancia, competencia). Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: En las auditorías de vigilancia, las áreas y funciones representativas incluidas en el alcance del sistema de gestión son objeto de un seguimiento periódico, y los cambios en el cliente y su sistema de gestión tienen que ser tomadas en cuenta. Las actividades de vigilancia pueden incluir a) Las consultas sobre los aspectos de la certificación, b) la revisión de las declaraciones de cualquier cliente con respecto a sus operaciones (ej. material promocional, sitio

web), c) solicitudes al cliente sobre proporcionar documentos y registros, d) otros medios de monitoreo del desempeño del cliente. Las auditorías de vigilancia son auditorías in situ, pero no son necesariamente auditorías del sistema completo, y se debe planificar junto con las otras actividades de vigilancia de modo que, puede ser mantenida la confianza de que el sistema de gestión certificado sigue cumpliendo los requisitos entre las auditorías de recertificación. El programa de auditoría de vigilancia incluye, al menos, a) las auditorías internas y revisión por la dirección, b) una revisión de las medidas adoptadas en las no conformidades detectadas durante la auditoría anterior, c) el tratamiento de las quejas, d) la eficacia del sistema de gestión con respecto al logro de los objetivos del cliente, e) el progreso de las actividades planificadas destinadas a la mejora continua,


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Ayuda práctica - Reunión de cierre La reunión debería ser presidida por el líder del equipo auditor, y los elementos indicados en el anexo VI de este documento, deben ser mencionados según corresponda. El Anexo VI (lista de chequeo de la cierre reunión) puede ser utilizado como un documento de orientación durante la reunión de cierre.

f) continuar el control operativo, g) la revisión de los cambios, h) el uso de marcas y/o cualquier otra referencia a la certificación. Las auditorías de vigilancia deberán llevarse a cabo por lo menos una vez al año. La fecha de la primera auditoría de vigilancia después de la certificación inicial no podrá ser mayor a 12 meses a partir del último día de la etapa 2 de la auditoría. 4.d.6 Conducción de la reunión de cierre Al final de la visita de auditoría, el auditor:

resume y explica los principales hallazgos; explica la relación de "la no-conformidad" y los estándares y regulación correspondientes.

El reporte/formulario de evaluación y el resumen de la evaluación incluyendo las NC’s, puede ser escrito o impreso, o una copia digital del formulario de evaluación se queda con el cliente. Preferiblemente, el auditor y el cliente firman el reporte o resumen para confirmar el acuerdo sobre las conclusiones. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: Debe llevarse a cabo una reunión de cierre formal con la administración del cliente y, si es adecuado, con los responsables de las funciones o procesos auditados. El propósito de la reunión de cierre es presentar las conclusiones de la auditoría, incluida la recomendación relativa a la certificación. Las no conformidades se presentarán de tal manera que se entiendan, y se determine el plazo para responderlas. La asistencia a la reunión de cierre se registrará.

El cliente debe tener la oportunidad para hacer preguntas. Todas las opiniones divergentes con respecto a los hallazgos de la auditoría o conclusiones entre el equipo auditor y el cliente, deben ser discutidas y resueltas en lo posible. Todas las opiniones divergentes que no se resuelven se registrarán y serán referidas al Certificador. 4.e Preparación, aprobación y distribución del reporte de auditoría El reporte de auditoría debe proporcionar un registro exacto, conciso y claro de la auditoría para permitir tomar una decisión de certificación con conocimiento. Los resultados de la auditoría son enviados al certificador en principio, inmediatamente después de la auditoría o, si las circunstancias hacen que esto no sea posible de realizar cuanto antes, al menos deberán enviarse dentro de un plazo de 4 semanas (sin embargo, las no conformidades mayores (pre-condición) deberán informarse inmediatamente después/durante de la auditoría). Después de la visita de auditoría el auditor prepara los documentos para ser enviados a la oficina. Los formularios deberán ser subidos dentro de la inspección en CUSI, o enviados por correo aéreo (registrado) o entregados personalmente al certificador. Datos específicos sobre el reporte se señalan en el instructivo de reporte de la inspección (REP.W01). Requisitos adicionales para las auditorías bajo el requerimiento 17021 realizadas por auditores líder: Para cada auditoría debe ser proporcionado un reporte escrito. La propiedad del reporte de auditoría debe ser mantenida por el organismo de certificación. Requisitos adicionales para las auditorías bajo el Análisis de Causa-Raíz de las no-conformidades de 17021 El cliente tiene la obligación de analizar la causa y describir la corrección específica y las acciones correctivas tomadas, o que vayan a adoptar, para eliminar las no conformidades detectadas y presentar esto a CU dentro de un plazo definido. Las correcciones, las causas identificadas y acciones correctivas presentadas por el cliente deben ser revisadas para determinar si son aceptables y deberán ser verificadas la eficacia de las correcciones y las acciones correctivas que se tomen. La evidencia obtenida que soporte la resolución de las no conformidades debe ser registrada. El cliente debe ser informado del resultado de la revisión y verificación. Antes de tomar una decisión, se debe confirmar que a) la información proporcionada por el equipo auditor es suficiente con respecto a los requisitos de certificación y el

alcance de la certificación; b) se ha revisado, aceptado y verificado la eficacia de la corrección y las acciones correctivas, para todas las no

conformidades que representan; 1) el incumplimiento de uno o más de los requisitos de la norma de sistema de gestión, o


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2) una situación que plantea una duda importante sobre la capacidad del sistema de gestión del cliente para lograr sus resultados previstos;

c) las correcciones y acciones correctivas que ha planeado el cliente para cualquier otra no conformidad, han sido revisadas y aceptadas.

4.f Realización de la auditoria de seguimiento En caso sea posible rectificar una o varias no-conformidades mediante revisión administrativa, la documentación concerniente será re-evaluada por el auditor, y como tal, registrada en la NC en CUSI (ver también CERT.W01).

5. References

Manual de Procedimientos, procedimiento b, 3, 4, 10, Anexo A10; Regulación de Inspección de CU Manual General de Programa: CONTR.WO1, PLAN.W01, REP.W01, CERT.W01 Guía de muestreo de CU. 6. Anexos Anexo I: Procedimiento de muestreo conciso Anexo II: Anexo para Directrices de seguridad y conciencia de CU Anexo III: Formulación de los hallazgos y no-conformidades Anexo IV: Instrucciones/pasos y relaciones del panel de control (dashboard) de CUSI Anexo V: Lista de chequeo de la reunión de apertura. Anexo VI: Lista de chequeo de la reunión de cierre.

Planificación Realización de la inspección

Reporte de la inspección

P04 Inspecciones P05 Reporte

INSPECCIÓN

Fig. 4.2: Realización de la inspección en relación a Inspecciones


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ANEXO I Procedimiento de muestreo conciso Equipo de muestras

Formulario de muestreo Etiquetas para muestra Sellos numerados Equipo limpio como cuchillo, tijeras, muestreador de suelo Material de embalaje ej. bolsas de plástico o tarros (para fluidos) Bolsas de plástico grandes o cesta para mezclar la muestra Guantes de plástico Etiqueta para laboratorio

¡Estos tienen que llevarse durante cualquier auditoría! Método de Muestreo El siguiente método es sólo un resumen de los pasos a seguir. Los métodos específicos para el muestreo de productos, cultivos, campos, volumen, etc., se especifica en la guía de muestreo como parte del manual general de programa. Manos limpias o usar guantes de plástico; Tomar sub-muestras de tal modo que, la posibilidad de descubrir cualquier uso de o contaminación con

sustancias no permitidas, sea mayor. Tome al menos 6 sub-muestras (cuando posible); Ponga la sub-muestra en la bolsa de plástico grande limpia o cesta (un total de 600 gramos aprox. dependiendo

del tipo de productos, ver guía de muestreo); Mezclar la muestra (ej. método cuaternario); Distribuir la muestra de manera equitativa (cada una de 200 gramos aprox.) en tres bolsas o tarros (poner

también los tarros en bolsas); Llenar las etiquetas de muestreo de la muestra etiquetada y amarrar a la tira de sellado; Cierre fuertemente las bolsas con los sellos; Rellenar el formato de muestreo y hacer que el cliente de su firma de consentimiento; Proporcionar una muestra al cliente incluyendo una copia del formato de muestreo, informándole que deberá

almacenarla de tal manera que puedan usarla como su muestra de referencia (preferentemente congelado); Enviar a laboratorio una muestra junto con el formato de muestreo por correo registrado (y/o expreso/courier)

tan pronto como sea posible; Almacenar una muestra al fondo del congelador y conservarla durante tres meses; Mantener todas las muestras tan frías como sea posible; Guardar copia del formato de muestreo. Nota: No deje desatendidas las muestras sin sellar. Muestreo: El objetivo del muestreo es descubrir cualquier posibilidad de uso o contaminación por sustancias no

permitidas. Las muestras deberán ser tomadas de aquellos lugares dentro del lote con mayor probabilidad de encontrar trazas de sustancias no permitidas, debido al uso o contaminación: o cosechas del campo: a lo largo de los límites (borde) con campos convencionales; o productos almacenados en los "límites" con productos almacenados convencionalmente, o productos que

están sobre tierra; etc. Condiciones para (no) tomar muestras:

o Tomar muestras de sitios/puntos con la mayor probabilidad de detección; o No tomar muestras si el muestreo representa una situación peligrosa para el auditor (asfixia, caerse,

etc.); o No tomar muestras si el objeto no está en buenas condiciones u originales (ej. putrefacción, contenedores

rotos). Esto no aplica para muestreo por contaminación con pesticidas. Los contenedores/empaques rotos pueden significar contaminación.

Se puede tomar muestras para análisis químico de herbicidas, insecticidas, fungicidas, metales pesados u otras

sustancias no permitidas, con diferentes propósitos: o por información encontrada durante la auditoría en campo que sugiere el uso de sustancias no permitidas

(ej. residuos en hojas, empaques vacíos, información de agricultores vecinos, etc.); o por información proporcionada por un tercero (ej. prensa, otras entidades de auditoría, etc.) señalando el

uso de sustancias no permitidas; o Como muestra de rutina

Si el cliente solicita la consideración en retrospectiva del período de conversión, siempre deberá tomarse una

muestra. De preferencia, muestras del producto (o si el producto no está disponible, la hoja) en lugar de muestras de suelo. La muestra de suelo es aceptable solamente si la tierra está abandonada y cuando las

circunstancias sugieren que hubo aplicación o contaminación con material no permitido, lo cual, solo aparece en la muestra de suelo.


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En vista de que los límites de detección estándar para análisis de los laboratorios son, a menudo, tan bajos como 0,001 mg/kg, se puede utilizar el método de prueba mixta. Para ello, el auditor toma, por ejemplo, cuatro muestras de cuatro agricultores diferentes por separado y las mezcla en conjunto. La mezcla se divide a su vez en tres muestras iguales: una muestra para el laboratorio, una para el cliente y una para CU. El laboratorio analizará la muestra para residuos. Si se detectara algo, las muestras separadas pueden ser analizadas para averiguar cuál de los agricultores usó productos químicos no permitidos. De esta manera se puede muestrear a muchos agricultores a bajos costos.

Transporte: Las muestras deberán llevarse cuanto antes a un laboratorio acreditado que esté en la lista de proveedores (ver el Manual de Procedimiento, anexo A10 - lista de proveedores). Las muestras pueden ser enviadas por correo o courier, o llevadas personalmente a la oficina CU por el auditor o puede solicitarse que el cliente envíe las muestras selladas. Los gastos por el envío de las muestras se cargan al cliente respectivo (excepto para NOP, donde el costo es pagado por CU). Para información adicional sobre la interpretación de los resultados de la muestra, ver el instructivo para certificación CERT. W01. Almacenamiento: Almacene la muestra durante el tiempo que ocurre desde que se toma hasta su envío al laboratorio, de tal manera que la muestra llegue al laboratorio en buen/original (ver CU guía de muestreo) estado (ej. apártela del sol). De preferencia, las muestras deberán enviarse al laboratorio el mismo día en que se tomó la muestra. Si esto no es posible, deberán almacenarse en condiciones frías (<6ºC) hasta el día siguiente, cuando se enviarán las muestras

al laboratorio.


iii

Anexo II. Anexo para Directrices de seguridad y conciencia de CU Específicamente para auditorías agrícolas y auditorías, aplican las siguientes directrices adicionales: 1. Ropa: Usar zapatos/botas adecuados; Casco si se encuentra en unidades de procesamiento: lleve puesta la ropa protectora y siga las normas de

seguridad del lugar; Llevar puestos los guantes protectores cuando manipule fertilizantes, insecticidas, pesticidas; Si el ambiente es polvoriento, usar un protector de boca; si las sustancias son potencialmente riesgosas para

la salud, usar un protector de boca con filtro de aire. 2. Sustancias químicas: Usar siempre el protector de boca y bolsas protectoras de zapatos si debe entrar a un lugar de

almacenamiento de sustancias químicas/fertilizantes. 3. Máquinas: Mantenerse alejado de partes giratorias; Las máquinas deber ser operadas siempre por el operador, no por el auditor; Usar lentes protectores si se encuentra en un área donde se está operando una máquina rociadora. 4. En casos excepcionales, como epidemias, el auditor tiene que tener y usar:

Botas limpias y antisépticas sin perfil; Cubre zapatos desechables; Guantes desechables; Guardapolvos limpios (uso único de ser posible) Antisépticos permitidos Dos bandejas para el transporte separado de los materiales limpios y sucios.


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ANEXO III. Formulación de Hallazgos y No Conformidades 1. Formulación de hallazgos positivos El auditor debe justificar la respuesta (SÍ, NO, N/A-no aplica) de manera que proporcione la información suficiente al certificador.

Las justificaciones/evidencias deben mencionarse en el campo "Comentario" del Formulario de Evaluación después de cada pregunta.

Las justificaciones que sólo repiten la pregunta son insuficientes, como por ejemplo: ¿Hay pruebas suficientes en…? - Sí, hay pruebas suficientes.

La justificación requiere incluir el hecho objetivo y/o pruebas, evidencias en las cuales el auditor(a) basa su decisión.

Especifique la evidencia de manera tal que pueda ser trazable/verificable por terceros (inclusive, alguien que no estuvo presente durante la auditoría, deberá saber cómo ha sido cubierto ese elemento).

Pregunta Comentario errado Comentario correcto/hallazgo positivo

¿Existen documentos que demuestran claramente que el Grupo de Agricultores solicitante, es una persona jurídica?

Sí, hay documentación que demuestra a la persona jurídica del Agricultor Grupo. -> Este no da ninguna información sobre la conformidad.

Se ha visto el registro del Grupo Agricultor ante la Cámara de Comercio local (documento n° 123/xxx).

¿El almacén es resistente al fuego? Sí, es resistente al fuego. El almacén está hecho de hierro.

¿Tiene el cliente archivos de todas las quejas recibidas acerca de la producción certificada y de las acciones apropiadas para remediarlas?

El cliente tiene archivos de todas las quejas recibidas sobre la producción certificada y las acciones apropiadas para remediarlas.

Ha sido revisada la queja nr. 14.06, descripción clara, causa-raíz del problema revelada, acción correctiva hecha dentro de la fecha prevista (fecha límite fue el 14.02.2006 y rectificada 12.02.2006)

¿El contenido del Manual de Calidad es revisado periódicamente para asegurar que continúa cumpliendo los requerimientos del estándar y del Grupo de Agricultor?

Manual de Calidad es revisado periódicamente.

La versión xxx/200x del MC incluye los últimos cambios en los documentos de la normativa que fueron efectuados el xx/xx/2005

¿Se tiene disponible una copia de toda la documentación relevante en todos los sitios dónde está siendo controlado el Sistema de Gestión de Calidad?

Toda la documentación correspondiente está disponible.

El Procedimiento XY acerca de la operación pack hose estaba presente en la lugar de empaque, el Procedimiento XX acerca del almacenamiento de pesticidas vacíos estaba presente en el almacén de pesticidas.

Cuando el cliente sospecha que algún material que han comprado o que un producto que han fabricado no es conforme a este estándar, ellos retirarán las referencias del contenido de algodón orgánico del producto relacionado hasta que puedan confirmar la certificación válida del producto.

N/A, no es el caso Cumple porque la compañía tiene el procedimiento 1.2.3 para casos cuando esto se determina.

En todos los elementos (contestados por SÍ, NO, y N/A) el hallazgo debe estar formulado como en los ejemplos mencionados arriba. Debe tenerse especial cuidado cuando un elemento se completa con “N/A”. Siempre debe haber una razón bien fundada por la que el elemento no aplique a la situación. 2. Formulación de no-conformidades La definición de no conformidad es: “No cumplimiento de un Requerimiento”. Tres aspectos tienen que estar presentes para poder formular una NC: Requerimiento: Con requerimiento no se quiere decir que sea la pregunta en la lista de chequeo (Checklist), sino el requerimiento en sí es el texto del estándar. La pregunta en la lista de chequeo es, en muchos casos, una traducción del requerimiento. Por tanto, escriba el número de referencia (número de artículo, número del elemento) del requerimiento del estándar. Incumplimiento:


v

El incumplimiento significa: qué es lo que exactamente no se ha hecho de acuerdo al requerimiento. Evidencia: La evidencia es la prueba objetiva, o data que respalde la existencia o no de algo. La fuente principal de evidencia son los registros y la observación visual, pero las declaraciones verbales también pueden constituir evidencia; por lo que tienen que ser registradas por el auditor. Las confesiones son suficientes para formular una NC, pero los reclamos verbales sobre acciones realizadas correctamente deben ser respaldados con evidencia objetiva. EJEMPLO:

Requerimiento Incumplimiento Evidencias

GOTS 3.4 Los trabajadores deberán recibir capacitación periódica y registrada sobre salud y seguridad, y dicha capacitación se repetirá a los trabajadores nuevos o reasignados.

Los trabajadores no reciben la capacitación

George Ots dijo que Eduard Ko (otro empleado) nunca había tenido capacitación. Los archivos de la capacitación fueron verificados, y en efecto no se encontraron pruebas de la capacitación de E.Ko. El capacitador calificado también confirmó esta omisión.

Los tres puntos arriba mencionados siempre deben estar presentes y deben ser confirmados por el cliente durante la auditoría. Crea una confesión, pero verifique un reclamo Deberá ser posible que alguien más, basado en las pruebas registradas, pueda comprobar los hallazgos posteriormente y llegar a los mismos resultados. Es también muy importante que el cliente tenga una no-conformidad descrita claramente, ya que en ella se basará su investigación para corregir la no-conformidad. En caso de NC’s mayores, que ocasione serias dudas sobre la declaración (certificado) emitido por Control Union Certifications, el certificador tiene que ser informado inmediatamente Nunca proporcione sugerencias sobre la forma de resolver la No-conformidad.


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ANEXO IV: Instrucciones/pasos y relations del panel de control (dashboard) de CUSI IMPORTANTE – Este anexo es informativo y no pretende ser aplicado como requerimiento 4. Método

El instructivo será incorporado después de la implementación del OIT


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ANEXO V: Lista de chequeo de la reunión de apertura. IMPORTANTE – Este anexo es informativo y no pretende ser aplicado como requerimiento La reunión de apertura se llevará a cabo con la administración de quien es auditado o, si es adecuado, con aquellos responsables de las funciones o procesos a ser auditados. El objetivo de una reunión de apertura es: • confirmar el plan de auditoría, y alcances; Programa, módulos, unidades, procesos, productos. • proporcionar un resumen conciso de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría; • confirmar los canales de comunicación; • dar oportunidad de hacer preguntas a quien es auditado

Tópico Abordado: Comentarios

Presentación de los participantes, incluyendo una descripción de sus funciones;

Confirmación de los objetivos de la auditoría, alcance y criterios;

Confirmación del cronograma del plan de auditoría y otras acuerdos pertinentes con el auditado, como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia entre el equipo auditor y la administración del auditado, la disponibilidad de la persona responsable(s) y cualquier cambio de última hora;

Métodos y procedimientos que se utilizarán para llevar a cabo la auditoría, que incluye asesorar al auditado en que la evidencia de auditoría sólo se basará en una muestra de la información disponible y que por lo tanto hay un elemento de incertidumbre en la auditoría;

Confirmación de que el líder del equipo auditor y el equipo auditor en representación del organismo de certificación es responsable de la auditoría, y tiene el control de la ejecución del plan de auditoría, incluyendo las actividades de auditoría y seguimiento de auditoría;

Confirmación de los canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado;

Confirmación del idioma que se utilizará durante la auditoría;

Confirmación de que, durante la auditoría, el auditado será informado del progreso de auditoría y de cualquier inquietud;

Confirmación de que los recursos y las instalaciones que necesita el equipo auditor están disponibles;

Confirmación de los asuntos relacionadas con la confidencialidad;

Confirmación de la seguridad del trabajo correspondiente, procedimientos de emergencia y seguridad para el equipo auditor;

Confirmación de la disponibilidad, los roles y las identidades de los guías y observadores;

El método de reporte, incluyendo la clasificación de las no

conformidades/hallazgos de la auditoría;

Confirmación del estado de los hallazgos de la revisión anterior o auditoría, si es aplicable;

Información acerca de las condiciones bajo las cuales puede darse por terminada la auditoría;

Información sobre cualquier sistema de apelación sobre la realización o las conclusiones de la auditoría;

Oportunidad para que el cliente haga preguntas.


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ANEXO VI: Lista de chequeo de la reunión de cierre. IMPORTANTE – Este anexo es informativo y no pretende ser aplicado como requerimiento La reunión de cierre debe llevarse a cabo con la administración de quien es auditado o, si es adecuado, con aquellos responsables de las funciones o procesos a ser auditados. El objetivo de una reunión de cierre es presentar las conclusiones de auditoría, incluida la recomendación relativa a la certificación. Las no conformidades se presentarán de tal manera que se entiendan, y se determine el plazo para responderlas.

Tópico Abordado: Comentarios

Asesorar al cliente que la evidencia de auditoría recogidos se basan en una muestra de la información, lo que introduce un elemento de incertidumbre;

El método y el plazo del reporte, incluyendo la clasificación de los hallazgos de la auditoría;

El proceso de manejo de no conformidades, incluyendo las consecuencias relativas al estado de la certificación del cliente;

El plazo para que el cliente presente un plan de correcciones y acciones correctivas para las no conformidades identificadas durante la auditoría;

Actividades post auditoría;

Información sobre el manejo de quejas y procesos de apelación;

Oportunidad para que el cliente haga preguntas.

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