Word 2010Trabajar con plantillas

Área académica de Informática

2014

Trabajar con plantillas

1.- Trabajar con plantillas

Como podrás trabajar con mayor eficiencia si al crear documentos nuevos tomas como base las plantillas que Word te ofrece. Las plantillas te ahorran el trabajo que implica volver a crear desde cero un documento cada vez que necesites uno similar.

En el cuadro de diálogo Nuevo documento, podrás decidir entre trabajar con una plantilla que ya esté instalada, buscar una plantilla en línea, abrir una plantilla en blanco o crear tu propia plantilla.

a) Diferencia entre plantilla y documento

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una factura.

La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla.

b) Buscar plantillas

Al trabajar con plantillas, el primer paso es encontrar la que cubra tus necesidades. Puedes escoger entre muchas categorías tales como cartas, informes, folletos, formularios, etc. Algunas plantillas vienen instaladas en Word y muchas otras están disponibles en línea.

Localizar una plantilla instalada en su PCAunque siempre tienes la opción de buscar en línea plantillas específicas para crear casi cualquier tipo de documento, toma en cuenta que Word tiene instaladas algunas de las más básicas.

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Para buscar una plantilla instalada en tu computadora, sigue los siguientes pasos:

(1) Haz clic en la ficha Archivo.(2) Haz clic en la opción Nuevo y verás que aparecen dos gran-

des opciones Plantillas disponibles (disponibles en tu com-putadora) y Plantillas de Office.com (en línea).

(3) Haz clic en Plantillas de ejemplos de Plantillas disponibles.(4) Busca en la plantilla Boletín de etiqueta y haz clic para ver la

vista previa. (5) Haz clic en Crear, pero antes debes marcar Documento o

Plantilla.(6) Guarda el archivo y luego observa la los íconos generados como documento y como

plantilla en el explorador de Windows.

Encontrar plantillas en WebSi la plantilla que desees no está instalada, existen muchas otras disponibles en Internet. Microsoft ofrece nu-merosas plantillas en línea y también existen plantillas que otros proveedores o miembros de la comunidad ponen a tu alcance.

Para buscar una plantilla en Internet, sigue los siguientes pasos:

(1) Haz clic en la ficha Archivo.(2) Haz clic en la opción Nuevo y verás que aparecen dos grandes

opciones Plantillas disponibles (disponibles en tu computado-ra) y Plantillas de Office.com (en línea).

(3) Haz clic en Agendas de Plantillas de Office.com(4) Busca en la plantilla Agenda de conferencia con marcas y haz clic para ver la

vista previa. (5) Haz clic en Descargar y espera un momento.(6) Guarda el archivo como documento o como plantilla.

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c) Usar plantillas para documentos

Ahora que estás familiarizado con la forma de localizar plantillas, puedes elegir las que se adapten a tus nece-sidades y crear documentos nuevos a partir de ellas. Cuando utilices una plantilla, podrás hacerle cambios para después guardarla como un archivo diferente, sin modificar la plantilla original. Puedes emplear una plan-tilla cuantas veces sea necesario.

Crear una memorando a partir de una plantilla

Si lo que tuvieras que hacer es un memorando y si no encuentras ninguno para ser descargado, lo buscas, sigue los siguientes pasos:

(1) Haz clic en la ficha Archivo.(2) Escribe memorando para buscar una plantilla de Plantillas de Office.com

(3) Haz clic sobre la flecha.(4) Selecciona Memorando (con marca de agua

“Borrador”)(5) Descarga la plantilla(6) Guarda el archivo como documento o plantilla.(7) Remplaza los datos.

Ejercicio 1 Crea una carpeta con el nombre (1?XXE03-bim2). Re-

cuerda que ? debe ser remplazado por tu sección y XX=por tu Nº de orden.

Busca una plantilla para hacer una carta. Descarga la plantilla. Remplaza los datos, según tus requerimientos. Guarda el documento dentro de la carpeta(1?XXE03-bim2) con el nombre de la plantilla descargada..

Agregar una portada.

Aunque no tengas habilidades de diseño, puedes agregar una portada que le de un aspecto profesional a tus documentos, empleando la galería de opciones que Word te ofrece.

Para agregar una portada a un documento el proceso es muy sencillo, sigue los siguientes pasos:

(1) Haz clic en la ficha Insertar.(2) Haz clic en Portada del grupo Páginas.(3) Haz clic en un modelo integrado, según tus requerimientos y listo.

Ejercicio 2 Abre el archivo Info-grupo de la carpeta de trabajo Semana 5. Aplica la portada integrada Pilas. Remplaza los datos, según los requerimientos del documento. Guarda la presentación dentro de la carpeta(1?XXE03-bim2) con el nombre Portada.

d) Administrar plantillas

Si utilizas un documento con frecuencia, podrás trabajar con mayor eficiencia si lo conviertes en plantilla y así estará disponible cada vez que se necesite. Puedes modificar una plantilla existente o crear una nueva.

Modificar una plantilla existente.

Para crear una plantilla con base en una existente, selecciona la que más se parezca a la que necesitas y haz los cambios que desees al formato y/o texto. Después, guárdala como plantilla para utilizarla en el futuro.Para modificar una plantilla, sigue los siguientes pasos con el siguiente ejemplo:

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(1) Haz clic en la ficha Archivo.(2) Haz clic en Cartas.(3) Haz clic en Empresa.(4) Haz clic en Planeación de reuniones y seminarios.(5) Descarga la plantilla Carta solicitando un orador no retribuido para una reunión.

(6) Sustituye los campos con el texto sombreado (ver imagen).

(7) Guarda los cambios con un nombre distinto para preservar la plantilla original.

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Crear una plantilla nueva

Podrás crear una plantilla nueva con el formato o con el texto que vas a emplear frecuentemente. Por ejemplo, puedes crear un membrete de una institución y guardarlo como plantilla para utilizarlo en toda la corresponden-cia.

Para crear una plantilla nueva, sigue los siguientes pasos:

(1) Haz clic en Documento en blanco y luego haz clic en Crear.(2) Haz clic en la ficha Archivo y luego selecciona la opción Opciones.(3) Haz clic en “Avanzadas” de Opciones de Word .(observa la siguiente imagen)

(4) Haz clic en el botón Ubicaciones de archivos… (observa la siguiente imagen)

(5) En la caja de diálogo “Ubicación de ar-chivos” deberás seleccionar un tipo de archivos que en este caso sería Plantillas personales.

(6) Haz clic en el botón Modificar… para direccionar la ruta a Documentos, lugar donde se creará la carpeta con tu grado, sección y Nº de orden, por ser el más conveniente.

(7) Haz clic en el botón:a. Aceptar para salir de la caja de diálo-

go “Cambiar posición”,b. Aceptar para salir de la caja de dialo-

go Ubicación de archivos.

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c. Aceptar para salid de la caja de diálogo opciones de Word. (Observa la imagen que aparece en la siguiente página).

(8) En un documento en blanco ingresar todos los datos que se requieran tener en la plantilla tales como en-cabezado, pie de página, etc.

(9) Haz clic en la ficha Archivo, luego en Guardar.

a. Guarda el documento como Plantilla de Word en la carpeta creada en Documentos o desplázate hasta la parte superior de la lista de carpetas (ver imagen).

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Usar plantilla creada

Para usar una plantilla creada o modificada, sigue los siguientes pasos:

(1) Haz clic en la ficha Archivo.(2) Haz clic en la opción Nuevo.(3) Haz clic en Mis plantillas.(4) Selecciona tu plantilla.(5) Selecciona Documento o Plantilla, según tus requerimientos.(6) Haz clic en el botón Aceptar.

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Tabla de contenido

1.- Trabajar con plantillas..........................................................................................................................2

a) Diferencia entre plantilla y documento................................................................................................2

b) Buscar plantillas....................................................................................................................................2

Localizar una plantilla instalada en su PC.................................................................................................2

Encontrar plantillas en Web.....................................................................................................................3

c) Usar plantillas para documentos..........................................................................................................4

Crear una memorando a partir de una plantilla.......................................................................................4

Ejercicio 1.............................................................................................................................................4

Agregar una portada.................................................................................................................................4

Ejercicio 2.............................................................................................................................................4

d) Administrar plantillas............................................................................................................................4

Modificar una plantilla existente..............................................................................................................4

Crear una plantilla nueva..........................................................................................................................6

Usar plantilla creada.................................................................................................................................8

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