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INFORME DE AVANCECASO PRACTICO DON JULIO

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DEICY ZAMBRANO GUEVARA

XIMENA MARCELA TRUJILLO

DIEGO ALBERTO ORTEGON

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAFACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION

PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESASNEIVA2012

PROPUESTA TECNICA

Naturaleza: Auditoria administrativa

Alcance: Área de operaciones

Antecedentes: En la empresa Don Julio no se han realizado auditorias.

Objetivos:

Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual.

Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones.

Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora.

Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.

Estrategias:

El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores.

Justificación:Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento.Acciones:Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar.

Recursos:

Auditor Independiente

Resultados:Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.

Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de operaciones.

Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área.

Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.

Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.

Asignación de la Responsabilidad:AuditorCapacitación:Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría.

PROGRAMA DE TRABAJO

Identificacion: Auditoria administrativa Responsable: Equipo auditorArea: area produccion (Granja)

CRONOGRAMA PROCESO DE AUDITORIAACTIVIDAD RESPONSABLE FECHAPRESENTACION AUDITORIA EQUIPO

AUDITOR01 DE OCTUBRE

DIAGNOSTICO PRELIMINAR ASISTENTE 5 DE OCTUBREOBSERVACION AREA AUDITADA EQUIPO

AUDITOR6 AL 15 DE OCTUBRE

INFORME PRELIMINAR EQUIPO AUDITOR

20 DE OCTUBRE

APLICACIÓN DE TECNICAS DE AUDITORIA (ENTREVISTA, CUESTIONARIOS)

AUDITOR 21 AL 30 DE OCTUBRE

DIAGNOSTICO FINAL EQUIPO AUDITOR

15 DE NOVIEMBRE

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

EQUIPO AUDITOR

20 DE NOVIEMBRE

LEGALIZACION DE LA AUDITORIA

CONTRATO N. 025REALIZACION AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Neiva, 17 de octubre de 2012

Ante la necesidad de tomar acciones de control y mejora dentro de la organizacion, El represetante Legal de Don Julio y la empresa auditora AUDITORIA Y SERVICIOS mediante contrato de prestacionde servcio N. 2405 acuerdan la relaizacion de una auditoria administrativa en el area de produccion por un valor de 30.000.000. El equipo auditor se compromete a realizar el proceso bajo las condciones estipúladas y a tener la mayor confidencialidad con la informacion, mientras que Don Julio se compromete a prestar toda la colaboracion para que el auditor desarrolle su trabajo sin ningun contratiempo.

En constancia firman:

GERENTE DON JULIO DIRECTOR AUDITORIA Y SERVICIOS

PERFIL DEL AUDITOR

relevante e importante Título profesional y conocimientos en áreas como

veterinaria y zootecnia , como de los procesos misionales y apoyo de las

organizaciones.

Visión global del negocio objeto de don julio, con tacto para fijarse tareas

en lo material,

relevante e importante Título profesional y conocimientos en áreas afines a

los procesos misionales y apoyo de las organizaciones.

Reconocida experiencia en la metodología y normas aplicables en el

proceso auditor, con especial entrenamiento en el manejo de procesos

operativos, administrativos, legales, financieros contables y de gestión a

través de perfiles interdisciplinarios.

Conocimiento en normas legales de la organización y sus procesos.

Concebir la planeación como una cultura para lograr los resultados y poder

administrar la auditoria con calidad.

Capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para

encarar eficientemente relaciones interpersonales con el grupo de

auditoría y la organización auditada.

Poseer habilidades y capacidad técnica, para realizar su labor.

Ser analítico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar

juicios.

Poseer espíritu de instructor y docente como una manera de propiciar el

mejoramiento y el logro de la calidad del organismo auditado y su entorno.

Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del

auditado.

Independencia de criterios frente al organismo auditado, reconociendo e

informando las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.

Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la auditoria y lo

relacionado con las organizaciones, competencias y procesos.

Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el

de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un

momento determinado.

Capacidad de análisis y visualización sobre las consecuencias de las

actuaciones presentes, con el ánimo de tomar una decisión acertada sobre

las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.

Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de

pertenencia, como también el de conciencia social que le desarrolla el

conocimiento de la Auditoria y sus resultados.

Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su

función de auditor.

Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de

manera oral y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus

actuaciones.

INVESTIGACION PRELIMINAR

MISION

DON JULIO S.A es un negocio que Se dedica a la producción y comercialización de todos los subproductos derivados del conejo, como son la carne en canal, las pieles, el pie de cría, la conejaza, etc. Todo eso lo hace a base de constancia y sacrificio para poder ofrecer a nuestros clientes un producto que cumpla con sus expectativas.

VISION

Ser reconocidos como una empresa sólida y profesional, con calidad y principios éticos, que ofrece un servicio y producto de excelencia. Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora, competitiva dedicada para la satisfacción plena de los clientes.

FILOSOFÍAProcurar la satisfacción de la sociedad mediante la venta de productos de consumo rápido de calidad y precios accesibles, con una atención amable y personalizada.

PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALESDON JULIO S.A, guiará y desarrollará sus procesos por medio delos siguientes principios y valores:

PRINCIPIOS

El negocio orienta sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos planteados.

Constituye una microempresa abierta a cambios que permite un desarrollo y crecimiento sólido.

La búsqueda permanente de calidad en sus productos para satisfacer al cliente.

Siempre busca mantener la conservación, defensa y cuidado del medio ambiente.

VALORES

Honestidad: Siempre transparentes en la gestión administrativa e identificada con un compromiso hacia la sociedad, el estado y el medio ambiente.

Responsabilidad: Existe un compromiso del personal de cumplir con sus actividades en los plazos y formas pactadas, para brindar un excelente producto a los clientes.

ANTECEDENTES

Don Julio S.A inicio sus actividades el 7 de septiembre del 2000, como un proyecto de un grupo de productores agropecuarios del poblado de Villa Alta, con el objetivo de criar conejos para la posterior venta de su carne y piel.El conejo presenta características productivas que se diferencian de las otras especies. Por ejemplo, la hembra puede producir hasta 17.7 veces su peso corporal, pues cada coneja reproductora de 4.5 kg produce hasta 40 conejos de vivos al año.

En promedio, su rendimiento en canal es de 50%, solo superado por el cerdo y el pollo.La presión reproductora de la hembra no es superada por ningún otro mamífero; en muchas especies se habla de servicios posteriores al destete, mientras que en el caso de los conejos se debe hablar de servicios posteriores al parto.

Julio Perez, dueño de la empresa, se preparo de manera cuidadosa para asumir su responsabilidad. Para tal efecto, asistió a cursos de capacitación en cunicultura, donde aprendió los procesos de crianza y desarrollo de los conejos, así como las formas de comercialización.

Dos años después la idea se consolidó: se fundó la empresa e inicio sus operaciones en octubre de 2002, con sólo nueve conejos, de los cuales siete eran hembras y dos machos. El objetivo principal era la crianza y reproducción de la población.

En la actualidad la granja cuenta con 40 conejos, y se espera que la población aumente a 200 para iniciar la venta de carne y piel. Los conejos son de raza California y Nueva Zelanda, que son las mejores, ya que su carne es totalmente blanca, rinde más y tienen mayor conversión.

En diciembre de 2004 la sociedad se desintegro. Julio Pérez, su único propietario planea reanudar las operaciones en el primer trimestre de 2005.

Con base en estos antecedentes, la empresa, actualmente en proceso de reorganización, decidió someterse a una auditoria administrativa, con la firme convicción de sus resultados le permitan contar con un nuevo enfoque y una administración mas capacitada y sensible al mercado.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

1,0 Dirección general 1,1 Dirección de producción 1,1.1 Asesor de granjas 1,1.1.1 Departamento de natalidad 1,1.1.2 Departamento de engorda 1,1.1.3 Departamento de rastro 1,1.1.1.1 Oficina de limpieza 1, 1,2 Dirección de finanzas 1,1.3 Dirección de ventas

ORGANIGRAMA GENERAL

INSTRUMENTACION

RECOPILACION DE LA INFORMACION

DIRECCION GENERAL

DIRECCIÓN DE PRODUCCION

DIRECCIÓN DE FINANZAS

DIRECCIÓN DE VENTAS

ASESOR DE GRANJAS

DEPARTAMENTO DE NATALIDAD DEPARTAMENTO

DE ENGORDEDEPARTAMENTO DE RASTRO

OFICINA DE LIEMPIEZA

La realización de la información se realizo bajo las herramientas normalmente utilizadas para ello. La obtención de la información se capto con base en dos opciones como: la obtención de la información por medio del testimonio que proporcione el gerente de la empresa sobre aspectos constitución, estructura, valores, misión, visión, proceso de producción y en otros conceptos relevantes.

El resto de la información será captada por el equipo auditor en cedulas para la detección y registro de hallazgos y evidencias, entras otros aspectos.

TECNICA DE RECOLECCION

El equipo auditor decidimos aplicar las siguientes técnicas mas utilizada para su fácil y rapidez para obtener la información imprescindible.

Investigación documental Observación directa Entrevista Cuestionarios Cedulas

MEDICION

Esta actividad se baso en los siguientes indicadores

PROPOSITO ESTRATEGICO: DEFINIR EL MARCO DE ACTUACION DE LA ORGANIZACIÓN

VISIÓN:

INDICADORES CUALITATIVOS

- Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes

- Forma en que fomenta el nivel de compromiso

- Manera en que eleva la moral y el espíritu de equipo

INDICADORES CUANTATIVOS

Empleados que la conocenTotal de empleados

Empleados que la compartenEmpleados que la conocen

MISIÓN:

INDICADORES CUALITATIVOS - Medida en que enlaza lo deseable con lo posible

- Manera en que conforma el marco de referencia de las acciones

- Grado en el que se constituye como una guía de actuación

INDICADORES CUALITATIVOS

Empleados que la conocenTotal de empleados

Empleados de confianza que participan en su definiciónTotal de empleados

Empleados temporales que participan en su definición Total de empleados

PROCESOS:

INDICADORES CUALITATIVOS- Nivel en que ordenan e imprimen cohesión a las acciones de la

organización - Modo en que transforman insumos en productos.

INDICADORES CUANTITATIVOS

InsumosProductos

Procesos productivosTotal de procesos

PROPOSITO ESTRATEGICO: DISEÑAR E INSTRUMENTAR LA INFRAESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

- Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad

- Manera en que se traduce el objeto de la organización en un mecanismo de trabajo

INDICADOR CUANTITATIVOS

Áreas descentralizadas Total de áreas

DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES INDICADORES CUALITATIVOS

- Grado en que determinan las cargas de trabajo

- Nivel en que posibilitan la delegación especifica de autoridad y responsabilidad

Empleados Números de áreas

Funciones definidasTotal de áreas

Tareas realizadas Total de áreas

Tareas realizadas Funciones definidas

RECURSOS HUMANOS

INDICADORES CUALITATIVOS- Precisión con que determine el sistema formal de gestión de talento

- Grado en que se consideran tales recursos como el capital intelectual.


Movimientos de personalTotal de personal

Fuentes de reclutamientoInventario de información

Personal de nivel operativo Total de personal

Personal temporal Total de personal

Personal capacitado Cursos de capacitación

TOMAR LAS DECISIONES PARA REGULAR LA GESTION DE LA ORGANIZACIÓN

TOMAS DE DECISIONES

INDICADORES CUALITATIVOS Grado en el que se le reconoce la facultad para identificar y resolver

situaciones para conseguir los resultados esperados


Decisiones no programadasTotal de decisiones

Alternativas de decisión posibles Total de alternativas

Métodos utilizados en la toma de decisiones Métodos definidos

Medición del progreso de las acciones en función del desempeño

CALIDAD INDICADORES CUALITATIVOS

Modo en que contribuye a hacer de la mejora continua un habito


Procesos enfocados en la calidadTotal de procesos

Certificados de calidad obtenidos Certificado de calidad requeridos

DESPLAZAMIENTO Y UBICACIÓN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

INDICADORES CUALTITATIVOS Modo en que aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad

competitiva de la organización Medida en que representa una fuente de ingreso fundamental


Estrategias comerciales

Estrategias de negocio

Fuerza de ventas Total de personal

Ventas netas Fuerza de ventas

PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo se utilizo las notas, donde el equipo auditor llevo un resumen de lo ocurrido durante el proceso para obtener la información necesaria para la auditoria.

EVIDENCIA

En las visitas que se realizaron se comprobó:

Las actas de constitución de la empresa esta desactualizada correspondiente a la situación actual de la empresa.

Cuenta con una estructura organizacional desorganizada La empresa no tiene un contador indefinido, sino por prestación de

servicios por lo cual no hay concordancia en los estados contables. La empresa no tiene un sistema de cartera Posee un organigrama de proceso productivo incomprensible ya que

no tiene una jerarquización en los proceso de producción. No cuenta con manual de organización ni manual de procedimientos. No cuenta con un manual de riesgos profesionales No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los

puestos No existen señalamientos específicos en el área de operaciones. Algunas maquinas se encuentra en malas condiciones. No cuenta con un estudio de estrategias de ventas.

SUPERVISION DEL TRABAJO

Hubo cambios en las fechas de las visitas, el motivo cambio climáticos que imposibilitaron en desarrollar las actividades apropiadamente, por lo cual se anoto y explicito en la notas del equipo auditor. El equipo auditor mostro puntualidad y formalidad en las visitas a la empresa.

Los tres integrantes del grupo auditor se le asignaron actividades específicas por lo cual los desempeñaron satisfactoriamente y en algunas situaciones se hubo apoyo de todo el equipo.

Los resultados que obtuvo cada auditor se entregaron un lapso no mayor de 72 horas.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

La empresa Don Julio, requiere la asesoría del auditor con base de su experiencia y conocimientos que pueda identificar las deficiencias que se venían presentando en la estructura organizacional de la empresa, proceso productivo y participación en el mercado. Una vez la auditoria identifique las estrategias de acción, las mismas sean llevada a la practica con el fin que se logre con los resultados esperados de tener una administración mas capacitada y sensible al mercado.

Se encontró que la empresa tiene una estructura organizacional inadecuada a las necesidades que requiere en la organización, ocasionando que no halla una determinación de jerarquización de los puestos de trabajos por lo cual se dificulta identificar con claridad las funciones en cada uno delos puestos y recayendo demasiadas labores al gerente, además aclarando que pueda contribuir con el reclutamiento de personal incapacitado para ejercer un puesto especifico.

En cuanto al proceso productivo de la empresa el diagrama de la producción de carne de conejo es una estructura desorganizada que no expresa con claridad los procedimientos de esto, resaltando así un alto de grado de desconocimientos sobre los procesos de producción y poca creatividad de innovación de implementar de mejoras continuas, que permita mejorar la logística de la granjas de protección y cuidados zootécnicos en la cría de conejos.

Por ultimo la empresa Don Julio con poco tiempo constitución y ejercicio, no ha establecido un plan de ventas que le permita enfocarse para que real

INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL :

Instalaciones

Las instalaciones se construyeron a cielo abierto pues estos animales se adaptan muy bien a las bajas temperaturas (hasta bajo cero). Sin embargo, requieren de una buena ventilación, ya sea que estén en el exterior o en el interior. En los meses de verano se deben mantener las jaulas a la sombra, ya que muestran poca tolerancia al calor. En invierno se coloca un plástico alrededor de la jaula, con espacio en la base para ventilación, para resguardar el interior de la humedad y del viento.

AGUA

El conejo requiere agua limpia y fresca todos los días. La forma de proveerla varía: recipientes, botellas, sistema de abastecimiento, cazuelas de barro. Ect. Deben ser lo suficientemente grandes como para contener de 3 a 5 litros de agua y tan pesadas que los conejos no pueda volcarlos. Las botellas son mas higiénicas, aunque mas frágiles. Es necesario limpiar los elementos con agua caliente y dejarlos secar al sol si es posible.

Recipientes de los alimentos

Los recipientes de plástico, cerámica o metal también son prácticos, ya que los conejos pueden rascarlos y volcar el alimento fuera de ellos sin esfuerzo; además, poder retirarlos facilita su limpieza.

Almacenamiento de los alimentos

El alimento debe conservarse en recipientes secos y libres de insectos. Por lo tanto, deben poseer tapa y mantenerse cerrados e higienizarse periódicamente para prevenir la formación de bacterias. El alimento no debe conservarse más de un mes, por lo que no es conveniente adquirir cantidades excesivas, pues sus ingredientes perderían valor nutritivo.

Suplementos

Los mas utilizados son avena, cebada, trigo, aceite de germen, vitaminas o simplemente minerales para el agua y semillas de girasol. Otros suplementos como sulfaquinoxalina, terramicina, ácido bórico, etc. Son utilizados para combatir enfermedades previa consulta con el medico veterinario.

Mantenimiento

Para mantenerlos en buenas condiciones sus jaulas y casillas deben estar limpias, esto es, deben ser higienizadas una vez por semana. El uso de virutas de madera o turba en el piso de la jaula es una medida adecuada para eliminar el olor de amoniaco de la orina. En síntesis: buena comida e higiene.

PROCESO PRODUCTIVO

Diagrama de la producción de carne de conejo y su uso para la reinversión de capital:

SERVICIO GESTACIÓN PARTO LACTACIÓN DESTETE

SELECCIÓN DE REEMPLAZOS

OBSERVACION DIRECTA:

El lugar que está ubicada es una zona rural del municipio de La Calera, Cundinamarca, Colombia en lo cual es un buen ambiente para la cría de los conejos.

Se observa que la granja donde se crían los gazapos esta muy desprotegida, ya que cualquier depredador puede entrar y salir con facilidad.

Solo hay una persona para realizar el trabajo de limpieza, lo cual es insuficiente

El dueño de la empresa no sabe delegar funciones y realiza demasiadas labores

Las instalaciones son buenas pero hay maquinaria obsoleta que podría ser vendida y comprar nueva.

No hay manual de procedimientos, por lo cual existe confusión entre las funciones de cada puesto.

Como no se encuentra en operación solo se pudo contar con la información del dueño y confiar en su palabra y la de sus colaboradores

Hay poca competencia Falta de asesoría No se aprovechan los programas de apoyo del gobierno Los permisos no están actualizados

Las enfermedades que se pueden presentar en los conejos son:

CRECIMIENTOSACRIFICIOSVENTA DE CARNE

INGRESOS

VENTA DE PIELES

COMPRA DE INSUMOS

ALIMENTACIÓN

COSTALES DE ABONO

INGRESO POR COSTALES

SUELDOS Y GANANCIAS DEL

DUEÑO

Digestivos Diarreas Crecimiento exagerado de los incisivos Parasitosis Desnutrición Respiratorias Neumonías Rinitis Locomotores Podidermatitis Fracturas Trastornos nerviosos Toxemia de la preñez Toxopalmosis Tegumentarios Sarna Caída excesiva de pelo Oculares Conjuntivitis Reproductivos Gestación ectípicas Baja fertilidad Canibalismo Abortos Mala atención según el tipo de enfermedad

A pesar de que se prestan ciertos cuidados, estas patologías deterioran la calidad del producto.

En cuanto a la administración, debido a la escasa delegación de actividades por parte del dueño, existe deficiencia en la realización de múltiples actividades administrativas .

CEDULA DE OBSERVACIONDON JULIO S.A.

AREA AUDITADA:PRODUCCION TIPO DE AUDITORIA:ADMINISTRATIVA

OBSERVACION

RECOMENDACIONES

ELABORADO POR EQUIPO AUDITORFECHA

CEDULA DE HALLAZGOSDON JULIO S.A.


CONDICION

CRITERIO

CAUSA


CEDULA DE SEGUIMIENTODON JULIO S.A.


OBSERVACION ORIGINAL

RECOMENDACIONES ORIGINALES

SITUACION ACTUAL

RESPONSABLE

CAUSA


REVISION BIBLIOGRAFICA

http://www.conejoslosalisos.com

LIBRO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA - PEARSON

http://www.conejoslosalisos.com/

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