TEORIA ARCHIVISTICA I

ANGELA MARCELA HERNANDEZ MORENOFLOR EDITH SANCHEZ

DIANA MARCELA GARCIA GARCIA

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS

ARTESUNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2012

TEORIA ARCHIVISTICA I

ANGELA MARCELA HERNANDEZ MORENOFLOR EDITH SANCHEZ

DIANA MARCELA GARCIA GARCIA

PRESENTADO A:MARIA NANCY URIBE CUELLAR

DOCENTE

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓNBIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESUNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2012

•Introducción•Objetivos•Desarrollo taller•Conclusiones

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

De los diferentes centros de manejo de información que se conocen, nos parece pertinente indagar un poco mas sobre dos casos particulares que están en nuestro entorno: Es el caso especifico de el archivo de Leasing de Occidente y la Biblioteca de la Universidad Cooperativa de Colombia.

El manejo de la información en estos dos casos, tiene diferencias fundamentales basadas en la tipología documental que cada uno maneja y el usuario final al cual esta destinado su servicio.

OBJETIVOS

• Poner en practica lo aprendido en la unidad.

•Reconocer diferencias básicas entre un archivo y una Biblioteca.

• Conocer los puntos de vista de los códigos tanto penales como de comercio que cobijan la gestión documental.

Ciudad: Bogotá D.C

Dirección: Carrera 13 N. 26-45 Edificio Corficolombiana Piso 10

Banco de Occidente Unidad de Leasing – Administrado por Outsourcing

IDENTIFICACIÓN

Clase de archivo: Archivo centralizado de Gestión.Archivo activo del sector financiero Privado vigilado por la Superfinanciera.

Tipología Documental:En este archivo se administran documentos transaccionales de carácter bancario y financiero.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Al visitar este archivo podemos clasificar sus unidades documentales de almacenamiento así:Carpeta multifolder que almacenan Créditos bancarios aprobados por el Banco de Occidente.Carpeta multifolder que almacenan contratos Leasing aprobados por el Banco de Occidente.

Carpetas de yute café con los casos de reclamaciones jurídicas.Bolsa de acetato que almacena los documentos de los créditos negados.Carpeta de yute blanco que almacenan los casos de la unidad de normalización de activos.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Esta organizado numéricamente ascendentemente por el consecutivo asignado por los auxiliares de archivo que administran esta unidades de información.Las unidades de información se clasifican según el área generadora del Banco de Occidente y se organizan internamente según las especificaciones de cada área.

TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

GUIAS O ROTULOS:Las unidades de conservación se encuentran marcadas con rótulos de archivo donde se especifica la descripción de la unidad: nombre del cliente, nit, fechas extremas, numero de consecutivo de la carpeta, código de barras y serie documental. Y se codifica con códigos de barras asignados por el área encargada del archivo.

INVENTARIO: Se maneja una descripción global sistematizada. Para la administración y descripción documental de cada unidad de almacenamiento manejan un software (base de datos) el cual es alimentado por el auxiliar de archivo que captura todos los datos requeridos, entre ellos:•Código de barras•Descripción carpeta•Alterno•Estado de la unidad•Serie documental•Fechas desde y hasta•Consecutivo de carpeta asignado

TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Las unidades documentales son guardadas consecutivamente en orden ascendente en la estantería de módulos rodantes de consulta permanente.

BACKUP DE CONSULTA: Exportaciones a medios magnéticos de consulta.

TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

SERVICIOS QUE OFRECE EL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DEL

BANCO DE OCCIDENTE•Recepción de información (documentos sueltos)•Clasificación de documentos•Ordenación de documentosInsertar documentos en las unidades de conservación•Armar, codificar, enganchar y crear unidad de conservación en el inventario o base de datos.•Facilitación de la información: Préstamo y rearchivo de unidades de conservación.•Digitalización de folios.•Atención de centro de correspondencia de la unidad de Leasing de Occidente: Radicación y distribución de correspondencia.

BIBLIOTECA SELECCIONADA

Ciudad: Bogotá D.C

Dirección: Dirección: Av. Caracas No. 37-63.

La Biblioteca de la Universidad Cooperativa de Colombia es una unidad de información que suministra recursos informáticos basados en el préstamo de material bibliográfico (libros, revistas) y bases, catalogo OPAC (ALEP 500).El sistema Nacional de Bibliotecas de la Universidad Cooperativa de Colombia esta conformado por 18 bibliotecas y 32 sub- bibliotecas a nivel nacional, para atender las necesidades de información académica en todas las áreas.

IDENTIFICACIÓN

TIPO

Biblioteca Universitaria

SERVICIOS

•Portafolio •Capacitación al lector •Orientación a la comunidad universitaria•Catálogo•Bases de datos•Biblioteca Columbus•Biblioteca digital colombiana•Revistas indexadas

SERVICIOS

Es sistema de búsqueda de material bibliográfico de las colecciones físicas, se realiza por medio de software ALEP 500, uno de los mas reconocidos mundialmente, y que aun es un proyecto ya que se esta implementando o alimentando únicamente para el ingreso de material bibliográfico y para la búsqueda del mismo.Mientras que para el ingreso de registros de usuarios, aun implementamos el sistema winisis.

DIFERENCIAS ENTRE EL ARCHIVO DEL BANCO DE OCCIDENTE Y LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

COOPERATIVA DE COLOMBIA

ARCHIVO BANCO DE OCCIDENTE BIBLIOTECA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

En los tipos de soporte de se manejan ejemplares únicos. Manuscritos originales.

En los tipos de soportes se manejan ejemplares múltiples impresos.

Se maneja una serie de documentos almacenados por fondos documentales originados por cada área de origen.

Se maneja una colección de documentos unido por un origen.

La información que se almacena es producida por el Banco de Occidente entidad privada.

La información que se almacena es producida por una actividad humana, individual o colectiva que se encuentra por las replicas de ejemplares.

Los fines de la información que se produce para la custodia en el archivo del Banco de Occidente tiene la finalidad legal o jurídica.

En la Biblioteca cooperativa de Colombia tiene un objetivo artístico, recreativo, científico, educativo y técnico.

Los soportes documentales o folios que se almacenan en las unidades de información tienen el objetivo de mantener el historial de las pruebas crediticias de los clientes que solicitan o adquieren créditos con el Banco de Occidente.

Los libros o colecciones de consulta que se pueden adquirir en esta Biblioteca Universitaria es para instruir o informar al estudiante sobre temas de investigación y aprendizaje académico.

La información recibida para almacenamiento se ingresa por medio de registros, guías, ordenación, inventarios o base de datos y descripción.

La información recibida para almacenamiento se clasifica, cataloga o se organiza por ficheros.

La consulta de información la realiza o se le presta a los funcionarios del Banco de Occidente los cuales mismos generan, conocen y administran.

La consulta o préstamo de esta información es al publico en general o estudiantes de la Biblioteca Cooperativa de Colombia o cualquier usuario investigador.

APARTES TOMADOS DE : http://www.slideshare.net/FABIANELADSCRIPTO/diferencias-entre-archivo-biblioteca-museo-y

CODIGO PENAL Y CODIGO DE COMERCIO

Que es Documento:Concepto Penal de "Documento".- El concepto penal de documento a la luz de las reformas introducidas por la ley 26.388.-Con la sanción de la ley 26.388 en el mes de junio de 2008 (Adla, Bol. 17/2008, p. 4) se han producido en nuestro país una serie de modificaciones al Código Penal.

PENAL

La primera modificación procurada por esta nueva ley se vincula con algunos conceptos contenidos en la parte general del texto sancionatorio argentino.En efecto, se han incorporado tres párrafos al artículo 77 del Código Penal, y paralelamente se ha derogado el art. 78 bis del mismo catálogo punitivo.El nuevo texto dice lo siguiente:Art. 77: …"El término "documento" comprende toda

PENAL

representación de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento, archivo o transmisión." "Los términos "firma" y "suscripción" comprenden la firma digital, la creación de una firma digital o firmar digitalmente." Los términos "instrumento privado" y "certificado" comprenden el documento digital firmado digitalmente".

CODIGO PENAL Y CODIGO DE COMERCIO

Que es Documento:

Concepto No. 2001039569-2. Agosto 13 de 2001. Síntesis: Conservación de archivos y documentos en el sector financiero. Medios técnicos de conservación. Destrucción de documentos. Expedición y autenticación de copias.

COMERCIO

En primer término, sea del caso mencionar que es obligación de todo comerciante "llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales" (Artículo 19, numeral 3 del Código de Comercio). Al respecto se pronunció la Sección Cuarta del Consejo de Estado en Sentencia del 30 de abril de 1998, Expediente 8790, Magistrado Ponente Daniel Manrique Guzmán, que sobre el particular expresó:

"Artículo 96. Conservación de archivos y documentos. Los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros2 deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito por un período no menor de seis (6) años, desde la fecha del último asiento".

Así las cosas, se concluye que el conjunto de libros y papeles del comerciante de las entidades de que trata el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero puede destruirse a los seis (6) años, desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, observando eso si la regla del artículo 60 del Código de Comercio, en cuanto hace a la de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado".

CODIGO PENAL Y CODIGO DE COMERCIO

Se resalta:

PAPEL DEL ARCHIVISTA EN LA NORMAS DEL CODIGO DE COMERCIO

Básicamente el papel de un archivista en cuento al código de comercio es velar por el respectivo soporte contable que produzca cada entidad comercial en su debido almacenamiento y conservación de 10 años a partir de su cierre. Generalizando un archivista ocupa el papel más importante en la conservación y respectiva administración de los documentos; conservando una ética integra en no flagear en la divulgación de información acerca de los documentos que administra, y vela por vigilar que si explota ilegalmente la información debe denunciar ante la Ley. En cuento a la generación de documentos de un comerciante esta en la obligación de generar los soportes contables los cuales un archivista debe conservar adecuadamente por más de 10 años.

CONCLUSIONES

• Pusimos en practica lo aprendido en la unidad.

•Reconocimos diferencias básicas entre un archivo y una Biblioteca.

• Conocimos los puntos de vista de los códigos tanto penales como de comercio que cobijan la gestión documental.