TablasUna tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:- Ordenar la los registros.- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.- Crear un resumen de los datos.- Aplicar formatos a todos los datos.Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos.

Crear una tablaPara crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de dialogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.- Al final hacer clic en Aceptar.Al cerrarse el cuadro de dialogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tablaPara modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que este activa, y pulsar en el icono Formulario. Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección deComandos que no están en la cinta de opciones.

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.Eliminar: Eliminar el registro que está activo.Restaurar: Deshace los cambios efectuados.Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionara en un registro vacío, solo nos quedara rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.Para buscar un registro y posicionarnos en el podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana enNombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

También podemos:Modificar la estructura de la tablaCambiar el Estilo de la TablaOrdenar una Tabla de DatosFiltrar los datos

Funciones de base de datosEn el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entraran en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la

función suma porque sumaria todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"

Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido.

Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.

Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro).

Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el recuento.Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

Como se forman las condiciones?Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos).En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de cálculo. Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios

Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna anos todos los registros tienen completos sus datos.

Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123

Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105

Función BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200

Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33

Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566

Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que debe cumplir el registro buscado.Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #!VALOR!.Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #!NUM!.Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automóvil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4 (rentabilidad=9).Nota: este ejemplo funciona porque hay un solo registro que cumple la condición, hay un solo automóvil con rentabilidad 9.

Función BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33

Función BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Calcula la varianza basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88

Función BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10

Función BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)Calcula la desviación estándar basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo.rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --> 7,15

Ejercicio – Funciones de Base de DatosAprenderá a usar algunas de las funciones de bases de datos con las que cuenta Excel para manipular la información y obtener esta en base a criterios de consulta.

1. Realice la siguiente tabla:

Vera que en la parte superior esta la tabla de información. En la siguiente sección esta una tabla mas pequeña que es donde están los CRITERIOS de consulta. Notemos que tenemos los mismos títulos que en las columnas superior y en la celda inferior, tenemos el dato que queremos consultar. En la parte inferior, tenemos un listado de las funciones que vamos a aplicar.

Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculoPara resumir los resultados de datos en diferentes hojas de cálculo e informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de cálculo independiente en una hoja de cálculo (u hoja de cálculo maestra). Las hojas de cálculo que se consolidan pueden estar en el mismo libro como una hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en una hoja de cálculo, puede actualizarlos y agregarlos más fácilmente de forma regular o puntual. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría usar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener los totales de ventas y

promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización.

Hay dos formas principales de consolidar datos: Consolide por posición Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo, cuando tiene una serie de hojas de cálculo de gastos creadas a partir de la misma plantilla). Consolide por categorías Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por ejemplo, puede usar este método cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada mes en las que se usa el mismo diseño, pero cada hoja de cálculo contiene distintos elementos o un número diferente de elementos. Puede consolidar datos mediante el comando Consolidar (pestaña Datos, grupo Herramientas de datos). También puede consolidar los datos con una fórmula o un informe de tabla dinámica.

Consolidar datos por posición 1. En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos del siguiente modo: Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco. Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.

Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño. 2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados. 3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que use Microsoft Excel para consolidar los datos. 5. Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el libro y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. 6. Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en el libro actual, haga lo siguiente: 1. En el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo. 2. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo. 1. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para agregar todos los rangos que desea. 2. Indique cómo desea actualizar la consolidación mediante una de las siguientes acciones:

Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen en otro libro, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

Active esta casilla de verificación únicamente si la hoja de cálculo que contiene los datos se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación, ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se van a incluir en la consolidación. Para configurar la consolidación de modo que pueda actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla Crear vínculos con los datos de origen.

Otras maneras de consolidar datos Además de consolidar datos por posición o por categoría, también puede hacerlo mediante fórmulas o informes de tabla dinámica.

USAR UNA FÓRMULA PARA CONSOLIDAR DATOS 1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee para los datos de consolidación. 2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación. 3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos incluidos), tendría que escribir lo siguiente en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra:

Si el libro está configurado para calcular fórmulas automáticamente, una consolidación por fórmula siempre se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de las hojas de cálculo independientes.

ESCENARIOS

Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentesUn escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma automática en las celdas de una hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver los diferentes resultados. Por ejemplo, suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro malo. Puede usar la característica Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la misma hoja de cálculo y luego cambiar entre ellos. Para cada escenario, debe especificar las celdas que cambian y los valores que va a usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia para reflejar los diferentes valores de las celdas cambiantes. Escenario Peor opción

Celdas cambiantesCelda de resultado

Escenario Mejor opción

Celdas cambiantesCelda de resultado

Si varias personas tienen información específica en libros independientes que desea usar en escenarios, puede recopilar los libros y combinar los escenarios.Después de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen del escenario que incluya la información de estos escenarios. Un informe de escenario muestra toda la información del escenario en una tabla en una nueva hoja de cálculo.

Informe Resumen de escenarioEsquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo.

Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de resumen y detalles. Crear un esquema de filas Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. Seleccione una celda del rango. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A. Inserte las filas de resumen.

Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes: Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal

Use el comando Subtotal, que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo. Insertar sus propias filas de resumen

Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle.Especifique si la ubicación de la fila de resumen está encima o debajo de las filas de detalle. 3.24.1 Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle.

Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:3.25 Aplicar un esquema a los datos automáticamente En caso necesario, seleccione una celda del rango. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema. 3.26 Aplicar un esquema a los datos manualmente Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente. Aplique un esquema al grupo externo.3.27 Cómo aplicar un esquema al grupo externo Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados. En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado. Cómo aplicar un esquema al grupo interno anidado Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen. En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a 9.En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema. Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar. 3.23 Crear un esquema de columnas Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. Seleccione una celda del rango. Ordene las filas que forman los grupos.

Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle. Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle. Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Haga clic en Aceptar. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:Aplicar un esquema a los datos automáticamente En caso necesario, seleccione una celda del rango. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema. Aplicar un esquema a los datos manualmenteCuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente. Aplique un esquema al grupo externo. Cómo aplicar un esquema al grupo externo Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados. En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione las columnas B a I.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado. Cómo aplicar un esquema a un grupo interno anidado Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene la fila de resumen.

En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.

Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar. También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar. Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas. 3.24 Mostrar u ocultar datos de esquemas

Si no ve los símbolos de esquema 1,2,3 y +,- , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en + del grupo. Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en - del grupo. Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado En los símbolos de esquema 1,2,3, haga clic en el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan. Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en 3. Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema

Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de esquema 1,2,3. Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en 3.Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en 1

Personalizar un esquema con estilos En el caso de las filas del esquema, Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen.En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. Active la casilla de verificación Estilos automáticos. Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Active la casilla de verificación Estilos automáticos.Haga clic en Aplicar estilos.

Asimismo, puede usar los formatos automáticos (formato automático: colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que puede aplicar a un

rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos esquematizados.

Copiar datos esquematizados Si no ve los símbolos de esquema 1,2,3, y +,-, haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. Utilice los símbolos de esquema 1,2,3, y +,- para ocultar los datos de detalle que no desee copiar. Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas. Seleccione el rango de filas de resumen.

En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a..

Haga clic en Ir a Especial. Haga clic en Sólo celdas visibles. Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos. 3.27 Ocultar o quitar un esquema Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema .

Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y desactive la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

Quitar un esquema Haga clic en la hoja de cálculo. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y, a continuación, en Borrar esquema. Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio) y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

Crear un informe de resumen con un gráfico Aplicar un esquema a los datos.

Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema , y para mostrar sólo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:

Representar en un gráfico el informe de resumen Seleccione los datos de resumen que desea representar. Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior. Cree el gráfico.

Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al del siguiente ejemplo.

Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos

Subtotales Este comando se utiliza cuando se trabaja con listas y sirve para realizar precisamente lo que su nombre indica: añadir líneas de subtotal a cada grupo de datos de acuerdo a una operación indicada, por ejemplo: generar la suma de todos los valores numéricos incluidos en cada grupo de filas de una lista. El comando Subtotales permite también generar otros cálculos complementarios a cada nivel del grupo. Por ejemplo: se puede usar el comando Subtotales para calcular el promedio de los valores de una columna para cada grupo de filas.

El comando Subtotales también crea totales generales, es decir, aplica la función que se indique, al total de la lista, así como a subgrupos dentro de la lista. El primer paso para la creación de subtotales es la ordenación de la lista. Es necesario que se ordene una columna que muestre varias categorías diferentes de datos, para esto es necesario tener bien organizada la información de la lista y posteriormente realice los siguientes pasos:

1. Una vez ordenados los datos accese a la ficha ‘Datos’ y diríjase al grupo ‘Esquema’. De clic en el comando “Subtotal”.

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Para cada cambio en: muestra cada una de las columnas de la tabla disponibles. Se debe seleccionar aquella columna sobre la cual se desee conocer el subtotal. Entonces se aplicará un subtotal para cada cambio de datos en esa columna. Hay que tener cuidado al seleccionar la columna, ya que por ejemplo, si se selecciona la columna de fecha produciría demasiados subtotales.

Se ofrecen 11 funciones que están diseñadas para trabajar con listas como Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contar números, Desvestp, Var, Varp.

El cuadro de lista Agregar subtotal a muestra todas las columnas de la lista en donde se puede aplicar la función seleccionada. Es importante verificar el tipo de datos que maneja la columna donde se va a agregar el subtotal. Se pueden agregar subtotales a varias columnas al mismo tiempo. Al activar la casilla Reemplazar subtotales actuales se borrarán los subtotales generados anteriores y se crearán nuevos subtotales. Si se selecciona Salto de página entre grupos se generan saltos de página que permiten imprimir los subtotales de cada categoría en hojas separadas. Resumen debajo de los datos muestra el total general debajo de la hoja. De otra forma si no se selecciona esta opción sale el total general al inicio de la hoja. Quitar todos: Borra todos los subtotales existentes en la lista si se hace clic en este botón. 2. Seleccione los datos requeridos y presione el botón <Aceptar>

Aplicar validación de datos a celdas La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. En este artículo se describe el funcionamiento de la validación de datos en Excel y las diferentes técnicas de validación de datos existentes. No analiza la protección de celdas que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar ni sobrescribir. La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

¿Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.

Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un

campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres. Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación. 3.13 Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos: El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido. Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no válidos en la celda.

Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos. Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación. Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que: Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de cálculo, vea Proteger los elementos de un libro u hoja de cálculo. La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y a continuación haga clic en Automático. Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.

Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

Manejar una alerta de validación de datos Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.), se muestra un mensaje de error de validación de datos. Este mensaje de error significa que el propietario del libro aplicó la validación de datos (validación de datos: función de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les notifiquen

las entradas incorrectas.) a la celda para impedir que los usuarios escriban datos no válidos e implementó el mensaje de error para indicarle que los datos que escribió no son válidos. Solo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada. Si desconoce la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el propietario del libro.

Si heredó el libro, puede modificar o quitar la validación de datos a menos que la hoja de cálculo esté protegida con una contraseña que no conoce. Si es posible, puede ponerse en contacto con el propietario anterior para que lo ayude a desproteger la hoja de cálculo. También puede copiar los datos en otra hoja de cálculo y, a continuación, quitar la validación de datos.

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

Seleccione las celdas que desea validar.En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos en este momento. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para terminar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Lista. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta. También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. 3.14.1 Mostrar un mensaje de entrada Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

Rellene el título y el texto del mensaje. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

3.14.2 Especificar una respuesta para los datos no válidos Haga clic en la pestaña Mensaje de error y asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos esté activada. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. 3.16 Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente. 3.17 Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.

Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo.

Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y a continuación muestre la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual % en el grupo Número de la ficha Inicio.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente. 3.18 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar

una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Hora. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que.

Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de abierto, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Hora de inicio y a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalización. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente. 3.20 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.

Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente. 3.21 Calcular qué se permite según el contenido de otra celda Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.

En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite.

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente.

Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

Usar una fórmula para calcular qué se permite Seleccione las celdas que desea validar.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:

Para asegurarse de que Escriba esta fórmulaLa celda para la cuenta del picnic (B1) solo se puede actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dólares asignados.

=Y(D1=0;D2<40000)

La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo contiene texto.

=ESTEXTO(B2)

Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97.000 dólares.

=Y(E1<=800;E2<=97000)

La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el número de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo).

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores únicos.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de código de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente.Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.