REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”VICE-RECTORADO ACADÉMICO

FACULTAD DE INGENIERÍAESCUELA DE INGENIERIA EN INFORMÁTICA

NÚCLEO CIUDAD GUAYANA

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN WEB PARA EL CONTROL

DE LOS PROCESOS DE REGISTRO DE NOTAS Y EMISIÓN DE

ESTADÍSTICAS DE RENDIMIENTO ACADÉMICO, PARA LA FACULTAD DE

INGENIERÍA DE LA UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO,

NÚCLEO GUAYANA, SEDE PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLÍVAR

Docente: Ing. Andrés Lillo Autores: Br. Dubraxka Calderón

Br. KatiuscaDeffit

Br. Héctor Martínez

Br. Ángel Chaivez

Puerto Ordaz, Abril 2015

Coordinación de PasantíasIng. Simón Pérez

Coordinación de Com. Desarrollo Científico Humanístico y Tecnológico de IngenieríaIng. VicenzoMascia

Coordinación de Trabajo especial de GradoIng. Erielys Vicuña

Dirección Escuela de IngenieríaIng. Pedro Herrera

Coordinación Gestión AcadémicaIng. Adalides Rodríguez

SECRETARIALcda. María Angarita

Coordinación de Turno Día-Tarde

Msc. Yraida López

Coordinación de Turno Tarde-NocheIng. Isaura Valerio

Coordinación de Carrera Ing. Informática Ing. Aura Ordaz

Coordinación de Carrera Ing. Civil Ing. Jaira Espino

Coordinación de Reconocimiento Estudios TécnicosIng. Yolanda Salazar

Coordinación de LaboratoriosIng. Dinora Martin

Coordinación Servicio ComunitarioLcda. Juana Pulido

Coordinación de Carrera Ing. MaterialesIng. Carleny Lares

Coordinación de Laboratorios ComputaciónIng. Boada Yelenia

Coordinación de Carrera Ing. Mantenimiento Ing. Vivelib Rojas

Coordinación de Carrera Ing. Adm. De ObrasIng. Mario Bastardo

Coordinación de Carrera Ing. Sistemas Ing. Juan García

Coordinación Comisión BibliotecaIng. Ernesto Verde

Organigrama Jerárquico de la Dirección de la Sede Centro Cívico del Núcleo Guayana – Facultad de Ingeniería

ORGANIGRAMAESCUELA DE INGENIERIA CIUDAD GUAYANA

PERIODOII-2014

Modelado de Roles

Diagrama de Roles: Situación Actual de los Procesos de Registro de Notas y

Emisión de Estadísticas de Rendimiento Académico de la UGMA. Fuente: El

Autor

Tabla 1. Actores del Negocio

Nombre del Actor Descripción

Director Coordinar y efectuar los procesos de

planificación para nuevos semestres.

Enviar a la dirección de escuela de ingeniería

de Barcelona las estadísticas de la escuela

planificación y horarios de clase para ser

visualizado por Internet para cada proceso de

inscripción, son los requerimientos

establecidos.

Coordinadores de Área

de Conocimiento

Ejercer la guarda y custodia de los expedientes

y registros de notas de los estudiantes de la

institución para realizarle equivalencias.

Coordinar las actividades y eventos de

actualización conjuntamente con los docentes

de las escuelas.

Revisar las Planificaciones didácticas de las

materias que pertenecen a su área.

Coordinador de Carrera Tramitar ante la Coordinación Académica, los

registros de notas por asignaturas que realiza

en cada finalización de semestres.

Aprobar las Planificaciones didácticas de las

materias que pertenecen a su área.

Coordinador de Gestión

Académica

Verificación de las planificaciones y registros de

notas de cada docente por cada corte.

Profesores Elabora la Planificación Didáctica de cada una

de las materias que dictará en el periodo actual,

que luego entregará para su revisión y

aprobación a los coordinadores de carrera, de

área y de gestión académica, respectivos

Reporta al coordinador de gestión académica

en la planilla entregada en digital las notas de

cada alumno vía e-mail y en físico.

Reporta las notas al coordinador de área de

conocimiento.

El profesor carga al sistema central de la

UGMA las notas. Las llena manualmente en

una hoja de Excel, en notas por cortes y por

total de la calificación.

Alumnos Firma los reportes de las planillas de notas

acumuladas de una materia por corte y también

la correspondiente de notas definitivas.

Análisis del Proceso Actual

Descripción de los Procesos Principales del Sistema Actual

1.1 Creación de los Planes Didácticos

Consiste en la elaboración de los Planes didácticos de materias ofertadas en

el periodo académico actual. El estado del plan puede ser: aprobado, en revisión o

rechazado), puede tener más de una versión, y puede ser de dos tipos: por

objetivos o por competencias.

Este proceso incluye la carga de criterios, problemas del contexto a resolver,

actividades y recursos utilizados, detallados por semana y asignadosa cada corte,

de acuerdo al periodo académico y tipo de plan didáctico.

Independientemente de su tipo, cada plan didáctico genera una lista de

evidencias, que representan las evaluaciones a efectuar a los alumnos en cada

corte del periodo.

Alcance (otros procesos involucrados): Carga de Notas

1.2 Carga de Notas

En este proceso se registran las notas de las evaluaciones realizadas en una

materia que dicta un profesor.

El profesor va cargando las evidencias de cada corte en una hoja Excel, la

cual se imprimirá al finalizar cada corte para ser firmada por los estudiantes, y

entregada su original y en electrónico por correo al Coord. de Gestión Académica.

Al terminar el último corte se obtiene la nota final que luego de ser aprobada

formará parte del record académico del alumno. Esta planilla de notas definitivas

tiene el mismo tratamiento que la de notas parciales.

El profesor carga al Sistema Central de la UGMA las notas definitivas e

imprime del sistema el Acta Final de Evaluación, que llevará la firma del Profesor,

Director de Escuela y la Coordinadora de Control de Estudios.

Llena manualmente el Registro de Evaluación Permanente que contiene las

notas de los cortes y el total de las calificaciones.

1.3 Elaboración de Estadísticas de Rendimiento Académico

Consiste en la creación de reportes por parte de los Profesores,

Coordinadores de Carrera, Área de Conocimiento, Gestión académica y Director,

a partir de las notas emitidas por los profesores durante y al finalizar el periodo

académico actual.

Alcance (otros procesos involucrados): Carga de Notas y Creación de la Pre-

Oferta Académica del próximo periodo académico

Roles que intervienen: Profesor, Director, Coordinadores de Carrera, Área de

Conocimiento y Gestión Académica

1.4 Creación de la Pre-Oferta Académica del próximo periodo académico.

Consiste en preparar una oferta académica a partir de las estadísticas

generadas al cierre del penúltimo corte del periodo académico actual, y

estadísticas de periodos anteriores como: alumnos inscritos y aprobados del

semestre anterior, alumnos inscritos por equivalencias en periodos pares (II) o

impares (I) o nuevos de acuerdo al periodo a comenzar, entre otras.

Alcance (otros procesos involucrados): Creación de Oferta Académica periodo

actual (Externa).

Roles que intervienen: Coordinadores de Carrera.

Casos de Uso

Coordinación

Académica

Coord. A. Conocimiento

Coord. de Carrera

ProfesorCreación de Plan

Didáctico

Carga de Nota del Periodo

Actual

Elaboración estadísticas de rendimiento

académico del Periodo Actual

Creación de pre oferta académica próximo periodo

Coord. Gestión Académica

Director

Control de

Estudio

Diagrama de Roles

Diagrama de Rol 1: Creación de Plan Didáctico

Diagrama de Rol 2: Carga de Nota Parcial del Periodo Actual

Diagrama de Rol 3: Carga de Notas Definitivas del Periodo Actual

Diagrama de Rol 4: Elaboración estadísticas de rendimiento académico del Periodo Actual

Diagrama de Rol 5: Creación de pre oferta académica próximo periodo

Rol: Profesor

Rol: Coord. de Carrera

Elabora y entrega

Plan Didáctico

Recibe aprobado

Rol: Coord. A. Conocimiento

Aprueba y envía

Revisa y distribuye

Rol: Coord. Gestión

Académica

Revisa y aprueba

Aprueba y envía

Rol: Profesor

Registra las notas en

Excel y envía

Confirma

Almacena Rol: Alumno

Firma y envía

Envía notas parciales para que verifiquen

Rol: Coord. Gestión

Académica

Rol: Profeso

r

Registra las notas

en sistema central,Imprime

acta , firma

Firma Acta y envía

Rol: Control

de Estudios

Firma Acta y envía

Recibe Acta Rol:

Profesor

Recibe Acta

firmadasLlena

manualmente

registro evaluació

n

Rol: Alumno

Firma y

envía

Envía notas

acumuladas para

que verifique

n

Rol: Director

Recibe

ActaFirma Acta

y envía

Rol: Profesor

Rol: Coord.

de Carrera

Creación de

reportes estadíst

icosRecibe aprobad

o

Rol: Coord. A. Conocimie

nto

Genera y

consulta

Rol: Coord. Gestión

Académica

Genera y

consulta

Rol: Director

Genera y

consulta

Análisis de los documentos del proceso

análisis de los documentos del proceso (se tienen q mencionar todo lo que se hace ahorita)en analisis documentos se describe como se hacen

Análisis de los Documentos del Proceso de la Situación Actual

Estos reportes están enmarcados en los procesos que se llevan a cabo dentro de una facultad en una sede de un núcleo de la universidad, en un periodo académico.

1. PLAN DIDÁCTICO: Presenta el Plan Didáctico elaborado por el profesor para una sección o secciones de una materia que esté(n) a cargo de un (os) profesor (es) en particular.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestión Académica, Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Creación de Plan Didáctico.

2. FORMATO REGISTRO ACUMULATIVO DE NOTAS PERIODO: Contiene las notas obtenidas por los alumnos de una sección de una materia, en un periodo académico particular.Se derivan dos reportes

2.1 NOTAS ACUMULADAS POR CORTE: Muestra las notas acumuladas por corte, que permite su impresión para la firma de los alumnos.

2.2 NOTAS DEFINITIVAS: Muestra las notas acumuladas en todos los cortes más la definitiva y permite la impresión para la firma de los alumnos.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestión Académica, Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Rol: Coord. de Carrera

Prepara una oferta académica y registra

en SistemaRol: AlumnoConsulta para

inscribirse

Proceso/Interfaz asociado(a):Cargade Notas.

3. INFORME DE GESTIÓN DE UN PROFESOR:Estos reportesson emitidos por el Profesor.

3.1 CONTROL ENTREGA PLANIFICACIÓN ACADÉMICA POR AREA DE CONOCIMIENTO: Muestra la fecha de entrega de la planificación académica y de cada uno de los cortes de todas las materias que pertenezcan a un área de conocimiento del cual el profesor es coordinador, en un periodo académico dado.

Usuario autorizado a consultar: Coordinador de Área de Conocimiento, Coordinador de Gestión Académica y Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Creación de Plan Didáctico.

3.2 RENDIMIENTO ACADÉMICO ESTUDIANTILEN UNA MATERIA PARTICULAR EN EL PERIODO ACADÉMICO ACTUAL, DICTADA POR UN PROFESOR: Muestra el rendimiento estudiantil en una materia dictada por un profesor en un periodo académico dado. Si el profesor dicta la misma materia en distintas secciones, el resultado aparecerá detallado por cada sección. La estadística contempla el número de inscritos, número de aprobados, número de desertores, número de reprobados, y el rendimiento estudiantil será dado por la relación número de aprobados/número de inscritos * 100.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestión Académica, Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):Elaboración de Estadísticas de Rendimiento Académico.

3.3 RENDIMIENTO ACADÉMICO ESTUDIANTILEN MATERIAS DICTADAS POR UN PROFESOR PARTICULAR EN EL PERIODO ACADÉMICO ACTUAL: Muestra el rendimiento estudiantil de las materias dictada por un profesor en un periodo académico dado. Si el profesor dicta la misma materia en distintas secciones, el resultado aparecerá detallado por cada sección. La estadística contempla el número de inscritos, número

de aprobados, número de desertores, número de reprobados, y el rendimiento estudiantil será dado por la relación número de aprobados/número de inscritos * 100.

Usuario autorizado a consultar: Profesor, Coord. Gestión Académica, Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Elaboración de Estadísticas de Rendimiento Académico.

Consideraciones: Se recomienda que en la ponderación se tomara en cuenta las unidades crédito de cada materia, de manera que numéricamente “justifique” el rendimiento.El profesor debe anexar el análisis de sus resultados acompañado de su justificación.

3.4 RENDIMIENTO ESTUDIANTIL EN UN ÁREA DE CONOCIMIENTOS PARTICULAR EN EL PERIODO ACADÉMICO ACTUAL: Al igual que el reporte anterior, presenta la lista de asignaturas pertenecientes al área de conocimientos del cual es responsable el profesor. Cada asignatura va acompañada de la cantidad de secciones existentes, la sumatoria de los alumnos inscritos, el total de alumnos regulares, el total de desertores, el total de aprobados, el total de aplazados, acompañados de los porcentajes que cada uno representa de acuerdo al total de inscritos.

Finalmente, se totalizan las cantidades: asignaturas, secciones, estudiantes inscritos, regulares, desertores, aprobados, aplazados, conjuntamente con su representación porcentual y se grafican los acumuladosen un cuadro.

Usuario autorizado a consultar: Coordinador de Área de Conocimiento, Coordinador de Gestión Académica y Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a): Elaboración de Estadísticas de Rendimiento Académico.

Consideraciones: Se recomienda totalizar el rendimiento del área de conocimiento en base a las unidades crédito de las materias.

El Coordinador de Área de Conocimientodebe anexar el análisis de sus resultados acompañado de su justificación.

4. REPORTE DE GESTIÓN DOCENTE - CARRERA: Compila los resultados del rendimiento estudiantil de todas las materias de una Carrera en particular.

Se presenta un gráfico con los resultados obtenidos en: aprobados, reprobados y desertores.

Usuario autorizado a consultar: Coordinador de Carrera y Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):Elaboración de Estadísticas de Rendimiento Académico.

Consideraciones: El Coordinador de Carrera debe anexar el análisis de sus resultados acompañado de su justificación.

5. REPORTE DE GESTIÓN DOCENTE - FACULTAD: Compila los resultados del rendimiento estudiantil de todas las carreras dentro de una facultad de una sede.

Se presenta un gráfico con los resultados obtenidos en: aprobados, reprobados y desertores.

Usuario autorizado a consultar: Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):

Consideraciones: El Director debe anexar el análisis de sus resultados acompañado de su justificación.

6. REPORTE DE PREOFERTA ACADÉMICA: Contiene la Pre-Oferta

Usuario autorizado a consultar: Director.

Tipo de presentación: Pantalla e impreso.

Proceso/Interfaz asociado(a):

Consideraciones: El Director debe anexar el análisis de sus resultados acompañado de su justificación.

Análisis de Requerimiento

Funcionales

El sistema demanda automatizar los procesos de registro de notas y

emisión de estadísticas de rendimiento académico.

El sistema deberá brindar información estadística que permita aligerar los

procesos de planificación, tales como:

- La proyección de apertura de materias, y secciones para el próximo

período académico a iniciar,

- Emisión de las planillas de notas,

- Rendimiento estudiantil en tiempo real, en donde se mostrará por corte

alumnos aplazados, pasados o desertores.

- Consulta de estadísticas de rendimiento académico por materia, sección.

- Emisión de planificaciones didácticas, cubriendo aspectos como el

control de emisión, revisión y aprobación de las mismas.

No Funcionales

Que el sistema sea codificado bajo un entorno web dinámico, hecho en

HTML y CSS, servida por Apache, para ser enlazado con una base de

datos manejada porMySQL y consultada por PHP.

El sistema debe estar disponible en un 100% las 24 horas del día los 365

días del año.

Debe ser administrado por el personal de la UGMA.

Establecer roles de permisología para garantizardiferentes niveles de

acceso.

La interfaz del modelo inicialmente solo podrá ser visualizada en Google

Chrome, porque utilizará sus funcionalidades.