Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Instituto Universitario Antonio José de Sucre

Administración y ciencias Comerciales

5to Semestre - Crédito y Cobranzas

LA COBRANZA

Docente: Autor:

Carmen Julia Carlos Velásquez

C.I. 21134358

Caracas, junio de 2015

Índice

Pág.

Introducción…………………………………………………………….1

La Cobranza…………………………………………………………….2

Bases sobre las que se edifica un sistema efectivo

De cobranza……………………………………………………………3

Aspectos necesarios para administrar eficientemente un

sistema de cuentas por cobrar……………………………………….6

Las políticas de cobranza……………………………………….……8

Conclusión……………………………………………………….….…10

Referencias bibliográficas…………………………………………..11

Introducción

Las cobranzas son importantes donde existan cuentas por cobrar

ya sea en el sector financiero o comercial las cuentas por cobrar se

derivan de créditos otorgados a clientes y los créditos con falta de pago

se convierten en créditos morosos, estas deben tener una rápida acción y

eficiente para evitar que el alto porcentaje de estas cuentas se conviertan

incobrables.

Normalmente los deudores tienen más de un acreedor y aquel al

que pagan primero es quien cobra con mayor eficiencia.

El cobro de una cuenta pendiente de pago como resultado de

una venta realizada a crédito lleva a la transacción a una conclusión

adecuada.

Hemos querido determinar a través de esta investigación las

características, funciones e importancia de la cobranza; ya que sin

importar si la empresa es pequeña o grande la gestión realizada por éste

determinará la utilidad o perdida que generen las operaciones a crédito.

La gestión de una cobranza no se limita solo a cobrar, sino además

debe controlar y hacer seguimiento adecuado del historial de cada cliente.

Esto le permitirá hacer frente a cada problema que se pueda presentar

dando las soluciones adecuadas que a su vez alcancen el éxito.

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La cobranza

Para el desarrollo de una correcta administración de la función de

cobro en una empresa, es necesario contar con una estrategia clara y

bien definida que nos permita hacer frente a las posibles causas de un

retraso en pago, pero también a tomar acciones concretas cuando se

presentan a fin de que estas no se repitan

Se denomina cobranza al proceso mediante el cual se hace

efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra, de la

prestación de un servicio, de la cancelación de una deuda, etc. Esta

puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a

partir de un área dedicada especialmente a este menester, o puede

encomendarse a otra institución. En el primer caso, luego de tener claros

cuales son los montos que deben percibirse, una persona denominada

cobrador se hace presente en los domicilios identificados para el abono

del monto estipulado.

A efectos de evitar actos de corrupción y entendimiento entre los

clientes y las personas destinadas a cobrar dinero de la empresa, es

recomendable que estás últimas sean rotadas. En efecto, algunos vicios

en este sentido pueden llevar a una consecuencia indeseable para la

organización. Es por ello que también se necesita que las personas

dedicadas a tal tarea hayan hecho gala de cualidades referidas a la

honestidad y la integridad. Además el cobrador debe llegar a tener una

llegada al cliente que le permita con seguridad realizar el cobro de la

forma más rápida posible.

En cuanto al departamento de cobranzas, es un área que debe

trabajar en forma coordinada con otros departamentos afines, como el de

contabilidad, el de finanzas y el de ventas.

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Así, por ejemplo, recibirá un informe del departamento de

contabilidad en lo que respecta a cuentas por cobrar vencidas o a punto

de vencerse a efecto de poder cumplir con la cobranza en esos tiempos.

Por otra parte, el sector de cobranzas deberá enviar informes al sector

financiero para que se tenga noción de las entradas de efectivo que se

han visto efectivizadas. Finalmente, el departamento de ventas es el que

dará cuenta aproximada del volumen total a tener en cuenta para realizar

el trabajo de realizar cobros.

En algunas ocasiones, el procedimiento de llevar a cabo una

cobranza se encuentra tercerizado. Esto es especialmente cierto en casos

de cobros difíciles de conseguir por clientes de dudoso comportamiento.

En estos casos suele contratarse a otra entidad con procedimientos

específicamente ideados para persuadir a personas renuentes al pago a

reconsiderar su situación y cumplir con sus obligaciones.

La cobranza es un elemento clave en el funcionamiento de una

empresa en la medida en que garantiza que esta pueda seguir operando

con normalidad. De nada serviría toda la inversión y el trabajo efectuado

si las cuentas no se saldasen en tiempo y forma.

Bases sobre las que se edifica un sistema efectivo de cobranza

1- PREVENCIÓN La prevención es un paso fundamental para

evitar problemas gratuitos en el futuro, es decir, debemos trabajar en las

causas que generan los problemas mas comunes en lugar de tratar de

solucionarlos una vez que se presentan, dicho de otra forma, prevenir

implica evitar que ciertos problemas de cobranza se presenten

eliminándolos desde su origen, algunos ejemplos claros de esto serían los

siguientes: Una investigación de crédito "bien hecha".

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Cuando hablamos de una investigación de crédito bien hecha, no

necesariamente nos referimos a un estudio de crédito de la mayor

profundidad que en todos los casos incluya información amplia, técnica y

detallada sobre cada prospecto ya que esto sería poco práctico por lo que

el concepto de "Investigación de Crédito" deberá de considerarse como

una variable que en principio sea adaptable, entre otras, a las siguientes

características: -El tipo de cliente al que voy a analizar -El perfil del

mercado en el que se desempeñará el negocio -Los montos de los

créditos a otorgar -El posicionamiento de nuestro producto con el cliente -

Los requisitos de la competencia -El cumplimiento de los tratos de la

venta y la posventa. La identificación y anulación de generadores internos

de morosidad Para ello habrá que estudiar minuciosamente todas

aquellas posibilidades de errores internos que tengan potencial de

convertirse en razones o argumentos de no pago para nuestro cliente En

el caso de la cobranza podemos identificar los argumentos de "No pago"

expuestos por nuestros clientes con saldo vencido con mayor frecuencia,

analizarlos y ver cuales de ellos verdaderamente tienen su origen en

nuestra propia organización, por ejemplo: -Retraso en la entrega de

mercancía por falta de un captador de pedidos -Mal servicios por parte de

nuestra empresa de mensajería para la entrega de las facturas -Exceso

de requisitos por parte nuestra para entregar una factura original -

Demasiados trámites para acreditar una devolución, etc.

2- ADMINISTRACIÓN (Estrategia) Sin duda otro elemento clave en

la cobranza es la "Estrategia", así es, la cobranza como toda actividad

táctica requiere de una planeación y organización previa que garantice al

máximo el resultado satisfactorio, los resultados exitosos nunca son

producto de la casualidad, detrás de ellos están entre otras cosas,

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El diseño oportuno de todo un sistema que garantice que las cosas se

harán solo de un modo, "del Mejor" y por supuesto que estarán a cargo de

la gente más capaz. Podríamos dividir la estrategia en dos grandes

segmentos, que son:

1.- Políticas y Procedimientos: Si entendemos el trabajo como un

juego, las políticas serían las reglas de lo que se puede y no se puede

hacer y los procedimientos el instructivo que paso a paso nos diría cómo

jugar. Las políticas son generales y hablan de la operación completa del

área, deben estar alineadas con la filosofía, reglamentos y políticas del

resto de los departamentos involucrados, los procedimientos por otro

lado, se elaboran para describir de manera detallada cómo hacer cada

una de las actividades o funciones que un área o una persona deben

desempeñar a fin de que sin importar quien o quienes hagan el trabajo,

siempre se haga de la manera prevista, la cual obviamente la

organización ha identificado como la mejor forma de hacerlo. La primera

política a determinar en la operación de un área de crédito y cobranza es

aquella que define las bases sobre las que han de otorgarse los créditos,

estableciendo de manera clara si la política será liberal o conservadora.

2.- Cargos, Perfiles y Funciones: No solo se trata de crear reglas y

establecer cómo han de llevarse a cabo las actividades, para garantizar

su cumplimiento es necesario además que las personas que tienen a su

cargo cumplir con dichas tareas, tengan el conocimiento y habilidades

necesarios para llevarlos a la práctica de ahí que sea importante definir de

manera previa los puestos a crear así como el perfil de las personas que

han de ocuparlos incluyendo los conocimientos, habilidades que deben

tener y la capacitación que deberán recibir.

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3- GESTIÓN La parte de gestión es sin duda la más importante de

las anteriores pues podemos tener diseñado un excelente sistema de

cobranza con procesos de prevención adecuados, una estrategia acorde

a las características del mercado y de nuestra empresa, manuales que

definan claramente los perfiles y funciones de nuestro equipo, pero si al

final no gestionamos, entonces lo anterior de nada sirve, por el contrario si

podríamos gestionar sin lo anterior y de hecho la mayoría de las

empresas carece de estrategia y prevención basándose únicamente en la

gestión, y si bien los resultados que obtienen no son óptimos, al menos

mantienen la cartera en acción. La gestión se resume a un punto.”Cobrar,

Cobrando” La labor de cobranza no reside sólo en conocer las técnicas,

sino en aplicarlas, es decir, uno debe de ser proactivo para lograr

resultados, no se puede llegar simplemente a la oficina, sentarse al

escritorio, acercarse el teléfono y cruzarse de brazos a esperar para ver

cuantos clientes llaman hoy con la intención de ponerse al corriente.

Aspectos necesarios para administrar eficientemente un sistema de

cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión

de un crédito a sus clientes en cuenta abierta. Con el fin de mantener a

sus clientes habituales y atraer nuevos, la mayoría de las empresas

(Comerciales, Industriales, de Servicios y en general y hoy por hoy

cualquier tipo de empresa) consideran necesario ofrecer crédito

prefiriendo vender al contado en lugar de vender a crédito, pero las

presiones de la competencia obligan a la mayoría de las empresas a

ofrecer este servicio. De tal forma, los bienes son despachados, los

inventarios se reducen y se crea una “CUENTA POR COBRAR”.

Finalmente el cliente pagará la cuenta y en dicho momento la empresa

recibirá efectivo y el saldo de sus cuentas por cobrar disminuirá.

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El mantenimiento de la cuentas por cobrar tiene costos tanto

directo como indirectos, pero también tienen un beneficio importante, la

concesión del crédito incrementará las ventas. La administración de las

cuentas por cobrar empieza con la decisión de si se debe o no conceder

crédito.

Análisis de las cuentas: Esta es una de las actividades más

importantes en la observación de las cuentas por cobrar y consiste en

clasificarlas de acuerdo con el tiempo durante el cual han estado vigentes.

Este procedimiento debe realizarse en forma permanente y sus resultados

se presentan en un estado de análisis de cuentas, o a solicitud de quien

esté a cargo de la gerencia de crédito. Este procedimiento también es útil

para comprobar el saldo de las cuentas por cobrar. Este estado

denominado

Análisis de cuentas:

Generalmente contiene:

a.- Nombre y dirección del cliente

b.- Monto de la Deuda

C.-Qué parte de la deuda corresponde a cada mes atrasado en los pagos,

o facturas anteriores pendientes de cancelación. Estas son de gran

utilidad para informar a la alta dirección de la empresa el estado de atraso

de las cuentas y determinar la eficiencia de la labor de cobranza. El

departamento de Contabilidad puede utilizarlo para la fijación de la

reserva o provisión en la estimación de pérdidas en cuentas por cobra

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Las políticas de cobranza

Son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por

cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la

empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de

estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de

las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se

basa su aprobación. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible

a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede

esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de

difícil cobro de la empresa. El aumento en los gastos de cobro debe

reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de

cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia

puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si

el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras

palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que

paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a

otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa. La empresa debe

tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si

los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un

periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

Modalidades de procedimiento de cobro: Normalmente se emplean

varias modalidades de procedimientos de cobro pero se pueden resumir

de la siguiente manera:

Cobranza directa: esta se lleva por medio de Caja de la empresa

en la que los clientes cancelan directamente a la empresa.

Cobranza por medio de cobradores: esto ocurre cuando la empresa

recurre a realizar la cobranza a través de gente especializada para tal fin,

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Bien sea dentro o fuera de la empresa a medida que una cuenta envejece

más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los

procedimientos básicos de cobro que se utilizan y el orden que

normalmente se siguen en el proceso de cobro es el siguiente:

1.- Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de

la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la

empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su

obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado

después del envío de la carta, se envía una segunda carta más

perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de

cobros de cuentas vencidas.

2.- Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de

créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago

inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer

arreglos para prorrogar el periodo de pago.

3.- Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar

las cuentas incobrables a una agencia de cobros (gente especializada

fuera de la empresa) o a un abogado para que las haga efectivas.

Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son

bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del

que espera recibir.

4.- Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso

de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El

procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al

deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de

futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los

traslados.

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Conclusión

Para que una gestión de cobranza sea exitosa debe contar con el

esfuerzo abnegado de una personal calificado y adiestrado para tal fin.

En la empresa pequeña el ejecutivo de cobranza puede ser propio

dueño; mientras que para las grandes organizaciones se debe emplear

personal que no necesariamente tenga la responsabilidad de aprobación

de los créditos pero sí debe estar empapado del historial de los clientes.

El personal de cobranza debe estar formado por los auxiliares de

control y los cobradores, en algunas ocasiones estas funciones son

cubiertas por una misma persona. El puesto de cobrador es sumamente

delicado, es por ello que se requiere que cumpla una serie de cualidades

además de realizar rotación de este personal periódicamente.

En la actualidad muchas empresas han optado porque sus

vendedores cumplan con la labor de la cobranza, lo que le permitirá

reducir sus costos y contar con personal de confianza

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Referencias Bibliográficas

definicion.mx/cobranza/

www.definicionabc.com › General

www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/.../contenido_u4.pdf

www.monografias.com › Administracion y Finanzas

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