LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS EN VENEZUELALos libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, estn descritos en el Cdigo de Comercio de Venezuela, que en su artculo 32 establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprender obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar.

TIPOS DE LIBROS DE CONTABILIDAD O LIBROS CONTABLES:

- Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se llaman asiento.

- Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que aparecen en el libro diario.

- Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, crditos y pasivos, vinculados o no a su comercio y tambin refleja la situacin del patrimonio de la empresa.

- Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.

- Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronolgico de todas las compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Tambin el Cdigo de Comercio de Venezuela en su artculo 260, hace referencia, que adicionalmente los administradores de la compaa deben llevar:

- Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos los accionistas, como la cantidad de acciones que posea.

- Libro de Actas de la Asamblea: es donde registraremos todas las asambleas tanto ordinarias como extraordinarias.

- Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios administradores que compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones tengan validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores y se deciden por mayora de nmero, esto es si los estatutos no disponen de otra cosa.

Las compaas de responsabilidad limitada, adems de los libros indicados para todos los comerciantes, deben llevar segn el artculo 328:

- Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad de los socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas, como las cesiones efectuadas, incluso por va de remate.

- Libro de Actas de la Administracin: se utiliza cuando la administracin de la compaa est a cargo de ms de una persona.

- Libro de Actas de las Asambleas.

Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la responsabilidad de los administradores.

LIBRO DE INVENTARIO:Es un libro obligatorio que debe ser registrado y sellado en el tribunal o registro mercantil correspondiente, antes de ponerse en uso segn el artculo 33 del Cdigo de Comercio de Venezuela.CARACTERSTICAS DEL LIBRO DE INVENTARIO1. Generalmente es un libro de tres columnas empastado y foliado.2. En su primera pagina deber ir la nota del tribunal, en la cual queda claramente indicado el uso que se le dar al libro el nombre de la empresa y el de su dueo, el nombre de la ciudad donde fue registrado, el numero de folios o paginas que integran el libro y deber quedar sellado y firmado por las personas competentes. En los dems folios o pginas deber quedar estampado el sello del tribunal.3. El encabezamiento que consiste en sealar el nmero del inventario. El Cdigo de Comercio de Venezuela en su artculo 35 establece " Todo comerciante al comenzar su negocio y al final de cada ejercicio econmico har en el libro de inventario una descripcin de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos". De acuerdo con este articulo el inventario de una empresa estar formado de la siguiente forma: Una relacin exacta del dinero en caja y del que se encuentra en bancos, realizando una relacin del dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios. Una relacin de los efectos y cuentas por cobrar. Una relacin de los bienes muebles e inmuebles. Una relacin de la mercanca en existencia. Una relacin de los otros activos que posea. Una relacin exacta de sus deudas y obligaciones.

Estos inventarios debern ser firmados por el contador y el dueo o persona autorizada de la empresa.

EJEMPLO DE LIBRO DE INVENTARIO

LIBRO DIARIO

Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.El primer registro de una operacin se hace en el diario.Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el perodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotacin.El asiento de cada transaccin indica qu cuentas deben cargarse y cules deben acreditarse posteriormente en el mayor.En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el captulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creacin. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos deba, las cuales cobramos por caja. El asiento sera el siguiente:

Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perodo de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en s, o sea, qu cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.En orden cronolgico, mediante asientos, se registrarn en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representacin de stos se efectuar mediante anotaciones como la que sigue:Las cuentas cargadas sern las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operacin -desde el punto de vista de la empresa que efecta la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos.En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deber coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.El diario constituye la fuente de informacin para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de dbitos y crditos.IMPORTANCIA Y FINALIDADEs un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, segn lo seala el Cdigo de Comercio en el Art. 32, adems de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deber ser un libro empastado, foliado y deber quedar completamente sellado en todas sus pginas.El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en l se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarn registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronolgico; se registrar indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, as como los importes de los dbitos y crditos.El libro Diario puede ser:1. El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el ms utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera pgina ir la Nota del Tribunal.2. El Diario Multicolumnar.3. Diario Columnar. Importancia. Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transaccin, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas Varias. Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable. No existe un modelo nico de Diario Multicolumnar, cada empresa lo disea de acuerdo a sus necesidades. El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operacin cargndole y abonndole a las cuentas respectivas, operacin por operacin, destinndole una lnea para cada operacin, si se necesita otras lneas las utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en blanco, no borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisin al formular el asiento, lo corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia (artculos 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 del Cdigo de Comercio). Una vez registradas las operaciones de un determinado perodo generalmente en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al Mayor General.VENTAJAS DEL DIARIO.El diario cumple tres tiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo dbito o crdito. Este peligro se reduce al mnimo con el uso del diario. Aqu, los dbitos y crditos de cada operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente esta clase de errores.En segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la operacin en un solo lugar. Adems, el diario ofrece amplio espacio para describir la operacin con el detalle que se desee.En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronolgico.Principio del formularioFinal del formularioASIENTOS DEL LIBRO DIARIO Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronolgica en el DIARIO GENERAL, previo a un anlisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en el DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este anlisis se le denomina JORNALIZACION. En el libro diario se elabora el asiento de cadatransaccin. Un asiento puede ser simple o compuesto.

1. Asiento Simple: es el que est formado por un cargo y un abono (dos cuentas nada ms).

Ejemplo:Se compromercancaal contado por Bs. 10.000,00 y se pago con cheque.

Fecha Asiento Ref. DebeHaber

2004-1-

Mayo10Compras10.000,00

Banco10.000,00

2. Asiento Compuesto:Es el que est formado por varios cargos y un abono o viceversa es decir ms de dos cuentas.

Ejemplo:Se compromercancaacrditopor Bs. 50.000,00, se dio de inicial Bs. 30.000,00 con cheque y por resto se firmo una letra.

Fecha Asiento Ref.DebeHaber

2004-1-

Mayo10Compras50.000,00

Banco30.000,00

Efecto x Pagar20.000,00

Ya explicado los tipos de asientos, explicaremos el manejo del libro diario:

1. Fecha de laOperacin.2. Nombres de la cuentas afectadas, deudora y acreedoras.3. importe de las cantidades se por el debe o haber (debe haber equilibro en los importes)

EJEMPLO DE LIBRO DIARIO

DISPOSICIONES DEL CDIGO DE COMERCIO: Artculo 34 En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas.

EL LIBRO MAYORA lo largo de la existencia de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripcin legal o por necesidades de la gestin de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronolgica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atencin a la fecha de realizacin, sino a la cuenta que se ha visto afectada.El Libro Mayor no es un libro obligatorio. En l se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas.La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y despus se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta.De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que est representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.El libro ms importante en cualquier contabilidadLibro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa.Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, as como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.Dado que cualquier empresa efecta mltiples operaciones, la valoracin de sus elementos ser objeto de continuas variaciones.El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en stas se habrn ido anotando las alteraciones producidas. A travs de estos registros ser posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo ste el cometido del Mayor.Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. ste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplir que la suma de los saldos deudores coincidir con la suma de los saldos acreedores y, adems, el valor total de las sumas del Debe ser igual al importe total de las sumas del Haber.TIPOS DE LIBROS MAYORSe reconoce que hay dos tipos: Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares. Importancia y Finalidad.Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales.El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organizacin para llevar la contabilidad.ASPECTOS LEGALES DEL LIBRO MAYOR EN EL CDIGO DE COMERCIO. Este Libro es obligatorio llevarlo segn lo establece el Cdigo de comercio Venezolano, en su Art. N 32."Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender obligatoriamente, elLibro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones." El Cdigo civil en su art. 13_" el idioma legal es el Castellano. Las oficinas pblicas no podrn usar otro en sus actos y los libros de Cuentas de los comerciantes, banqueros, negociantes empresarios y dems industriales, deben llevarse en el mismo idioma.

EJEMPLO DE LIBRO MAYOR

REFERENCIA CRUZADA DE COMUNICACIN ENTRE EL LIBRO DIARIO GENERAL Y EL LIBRO MAYOR GENERAL.

Ya sabemos que la informacin contable debe registrarse primeramente en el Libro Diario, no solo por imperativo de la ley, (Art. N34 del C. C.) sino porque debe existir un procedimiento sistemtico que permita la verificacin de cada una de las operaciones que se registran en la contabilidad de la empresa, para cualquier revisin que sea necesaria, de manera cronolgica y cuantitativa, porque de otra manera sera sumamente engorroso saber el saldo de una cuenta o cuntos dbitos o crditos tiene cada cuenta, por lo tanto en la hoja de cuentas en el libro Mayor, se ha creado una columna que permite anotar la referencia de donde se tom la informacin en el diario y as mismo el Libro Diario tiene una columna que permite anotar la referencia de donde se anot o se pas en el Libro Mayor.